Mise à jour de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour la déclaration de la présence en milieu de travail

Titre du programme/initiative

Mise à jour de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour la déclaration de la présence en milieu de travail à l'aide de l'outil de gestion de la présence en milieu de travail et de mesRégimesDeTravail à Santé Canada et à l'Agence de la santé publique du Canada.

Description du programme/initiative

Au printemps 2023, la fonction publique fédérale a adopté un modèle de travail hybride commun pour s'assurer que l'expérience de travailler dans la fonction publique ou de recevoir des services de celle-ci est la même dans l'ensemble du gouvernement et dans tout le pays. Afin d'optimiser les avantages de la présence sur le lieu de travail et d'assurer une plus grande équité et cohérence dans l'application du modèle de travail hybride, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a annoncé une mise à jour de l'Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail, ci-après appelée l'Orientation, établissant une exigence minimale de 3 jours par semaine au bureau pour tous les fonctionnaires. Pour assurer le leadership et soutenir efficacement leurs équipes, les gestionnaires sont tenus d'être sur place au moins 4 jours par semaine.

Santé Canada et l'Agence de la santé publique du Canada ont adopté des mesures visant à assurer une conformité totale à cette nouvelle Orientation. Pour ce faire, tous les gestionnaires devront utiliser l'outil de gestion de la présence sur le lieu de travail (OGPLT) pour saisir l'emplacement de travail quotidien des employés. L'OGPLT est un système autonome qui regroupera des données au niveau des directions générales afin de fournir à la haute direction des rapports complets sur la présence au travail.

Pourquoi a-t-on réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)?

Bien que cette activité n'implique aucun processus décisionnel touchant directement les individus, il a été déterminé que la mise en œuvre de l'OGPLT justifiait la réalisation d'une ÉFVP compte tenu des risques potentiels associés à la collecte de renseignements personnels sur les employés. Cette mise à jour de l'ÉFVP a été lancée afin d'y inclure des informations sur l'ajustement qui a été apporté aux données du système et de décrire avec précision le processus et les risques actuels.

Informations complémentaires

La présente ÉFVP porte sur l'utilisation, la divulgation, la conservation et l'élimination de renseignements personnels par Santé Canada et par l'Agence de la santé publique du Canada dans le cadre de la mise en œuvre de l'OGPLT et de l'utilisation des renseignements personnels provenant de mesRégimesDeTravail.

Pour donner suite aux recommandations issues de l'ÉFVP, la Direction de la culture du travail et du talent a mis à jour l'avis de confidentialité au sujet de l'outil, a demandé une autorisation provisoire d'exploitation de la plateforme, et confirmera auprès des conseillers en gestion de l'information que les calendriers de conservation des renseignements personnels sont appropriés.

Fichier de renseignements personnels

Le fichier de renseignements personnels Présences et Congés POE 903 s'applique à cette initiative.

Pour de plus amples informations sur cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Pour de plus amples renseignements sur la présente ÉFVP, veuillez-vous adresser à la Direction de la culture du travail et du talent à OneHR-UneRH@hc-sc.gc.ca.