Feuillet d'information - Gestion des renseignements sur les contacts et la comptabilité financière des sociétés pharmaceutiques

1. Code d'entreprise unique à quatre ou cinq chiffres

Nous assignons un code unique de quatre ou cinq chiffres à chaque entreprise pharmaceutique avec laquelle Santé Canada interagit en ce qui concerne les présentations de drogues, le droit de vendre une drogue, et les licences d'établissements. Nous pouvons interagir avec votre entreprise pour une ou plusieurs des activités susmentionnées [par exemple (p.ex.), 9797; nous utiliserons ce code comme exemple dans ce document].

Le code d'entreprise est assigné la première fois que votre entreprise soumet officiellement de l'information à Santé Canada - habituellement lors de votre première présentation de drogue ou de votre première demande de licence d'établissement pharmaceutique. Une fois assigné, ce code devient le moyen par lequel nous pouvons identifier votre entreprise dans nos bases de données de réglementation pharmaceutique. Vous verrez votre code d'entreprise sur la première page du formulaire de déclaration annuelle de drogue. Le code est au centre de la page, directement au-dessus du nom de l'entreprise.

2. Les trois principales bases de données de réglementation pharmaceutique

À l'interne, nous utilisons trois préfixes pour établir le lien entre votre code d'entreprise et nos trois principales bases de données de réglementation pharmaceutique.

DRSE9797- identifie votre entreprise pour toutes les questions concernant les évaluations de présentation de drogue. La base de données qui renferme l'information sur les présentations de votre entreprise est le Système de gestion des présentations de drogues.

DPD9797 - identifie votre entreprise pour toutes les questions concernant la délivrance des identification numériques de drogue (DIN) et la déclaration. La base de données qui renferme l'information concernant les DIN de votre entreprise est la Base de données sur les produits pharmaceutiques (BDPP).

DEL9797 - identifie votre entreprise pour toutes les questions concernant les licences des établissements pharmaceutiques. La base de données qui renferme l'information concernant la licence d'établissement de votre entreprise est le Système d'agrément des établissements pharmaceutiques (LEPP).

3. Vos comptes financiers

Les trois secteurs d'activité mentionnés au point no 2 sont sujets au recouvrement des coûts. Les secteurs de Santé Canada pour lesquels les coûts sont recouverts sont distincts et sont gérés dans le système financier sous trois secteurs de projets financiers séparés. Encore une fois, votre code d'entreprise joue un rôle important. Vos numéros de comptes financiers sont composés des préfixes DRSE, DPD et DEL et de votre code d'entreprise. Par exemple, DRSE9797 est le compte qui traite des transactions financières concernant toutes vos présentations, DPD9797 est le compte qui traite de toutes les transactions concernant le droit de vendre une drogue et DEL9797 est le compte des transactions financières concernant votre licence d'établissement pharmaceutique. Vous verrez ces numéros de compte sur toute correspondance financière que nous vous envoyons; le préfixe vous indiquera de quel compte il s'agit.

4. Propriété des comptes financiers

Comme c'est le cas pour tout compte de banque dans une institution financière, il y a un propriétaire identifié pour chaque compte que nous ouvrons. Le propriétaire est chargé de payer les factures, est autorisé à demander des remboursements (sur les paiements en trop) et autorisé à transférer des soldes de crédit d'un compte à l'autre (par exemple de DRSE9797 à  DPD9797).

Les comptes DRSE et DPD sont ouverts au nom du propriétaire enregistré de l'avis de conformité (AC) ou du DIN. Nous utilisons l'information que vous fournissez sur le Formulaire de présentation de médicaments (Santé Canada 3011), le Formulaire concernant les frais de présentation et l'information que vous nous avez transmise au cours de la déclaration annuelle. Si des identifications numériques de drogue sont enregistrées pour plusieurs divisions distinctes de votre entreprise, chaque division est alors traitée comme une entité séparée et aura son propre code de quatre chiffres ainsi que des comptes financiers séparés. Les comptes DEL sont la propriété du détenteur de la licence d'établissement pharmaceutique, et ce renseignement est tiré du formulaire de demande d'agrément des établissements pharmaceutiques.

La propriété du compte est indiquée dans la section « Pour» qui paraît sur tous les états de compte et les factures. En plus de la section d'information «Pour», vous remarquerez une section d'information «À» sur tous les états de compte et les factures - c'est l'adresse où le propriétaire du compte nous a demandé d'envoyer les états de compte et les factures. Le nom et l'adresse de l'entreprise, qui sont indiqués dans la section «À» peuvent être différents du nom et de l'adresse du propriétaire du compte, mais il faut se souvenir que le propriétaire du compte est responsable du compte.

Les factures et les états de compte ne sont jamais adressés directement à l'attention d'une personne - ils sont adressés au service des Comptes fournisseurs, au nom et à l'adresse de l'entreprise indiqués dans la section «À», pour le propriétaire de compte. Veuillez vous assurer que l'adresse qui apparaît à la case A3 de votre formulaire de déclaration annuelle réflète bien l'adresse à laquelle vous désirez que votre facture soit acheminée.

5. Changements dans le nom de votre entreprise, un déménagement, ou une fusion avec une autre entreprise

Il est très important que vous nous informiez de tout changement concernant votre entreprise afin que nous puissions garder au courant notre information sur les questions réglementaires et financières. Il est particulièrement important que vous nous avisiez de toute proposition concernant un changement de nom de votre entreprise ou de toute possibilité de fusion pour que nous puissions vous informer à l'avance des exigences réglementaires concernant le changement. Dans plusieurs cas, il est obligatoire d'enregistrer ces changements, et il est possible qu'en vertu du Règlement sur les aliments et drogues, vous soyez tenus de présenter une nouvelle demande pour chaque produit pharmaceutique touché (Article C. 01.014.4). Vous trouverez plus d'information dans les documents (qui peuvent être consultés sur le site web de Santé Canada):

• Changements dans le nom du fabricant ou du produit
• Gestion des présentations de drogue

S'il vous plaît, prenez note que si vous êtes une société / fabricant située hors Canada, vous êtes tenu de nous fournir les informations relatives de votre importateur Canadien.

Votre code d'entreprise est très important pour vous et pour nous. Bien que ce ne soit pas obligatoire de le mentionner chaque fois que vous communiquez avec nous, cela nous aide à vous identifier.

Nous ne réassignons pas les codes d'entreprise, nous les retirons.

Si vous désirez plus d'information au sujet des codes d'entreprises ou de l'ouverture des comptes, n'hésitez pas à communiquer par courriel hc.client.information.sc@canada.ca.