Guide d’utilisation du formulaire de demande de dérogation en ligne pour les produits dangereux utilisés en milieu de travail

Table des matières

Objet

Le présent guide décrit les étapes à suivre pour compléter le formulaire en ligne intitulé « Demande de dérogation en vertu de la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses » (LCRMD).

Contexte : protection des renseignements commerciaux confidentiels pour les produits dangereux utilisés en milieu de travail

Lorsqu'un fournisseur ou un employeur souhaite être exempté de l'obligation de divulguer des renseignements commerciaux confidentiels (RCC), comme la dénomination chimique d'un ou de plusieurs ingrédients dangereux constituant un secret commercial, celui-ci doit présenter une demande de dérogation à Santé Canada.

Une fois que nous recevons le formulaire de demande dûment rempli et déterminons qu’il répond aux exigences de dépôt, y compris la réception de paiement, nous allons enregistrer et attribuer un numéro d'enregistrement à la demande. Le numéro d'enregistrement doit figurer sur la fiche de données de sécurité (FDS) et, le cas échéant, sur l'étiquette pour que le produit visé puisse être vendu sur le marché canadien ou importé au Canada sans divulgation des RCC.

Conseils généraux et exigences logicielles pour remplir le formulaire en ligne

Le formulaire de demande est conçu pour recueillir tous les éléments d'information que Santé Canada requiert pour l'évaluation d'une demande. Il comporte 7 sections :

Section 1 — Demandeur et coordonnées
Section 2 — Documents communs
Section 3 — Demande
Section 4 — Frais
Section 5 — Comment soumettre votre demande de dérogation
Section 6 — Comment sauvegarder votre formulaire
Section 7 — Comment consulter ou modifier un formulaire préalablement sauvegardé

Conseils pour remplir le formulaire :

Une connexion à Internet et l'un des navigateurs suivants sont requis pour accéder au formulaire :

Ressources, lois et règlements connexes :

Avis de confidentialité : consulter la page SIMDUT 2015 — Renseignements commerciaux confidentiels (RCC) pour plus de renseignements sur la collecte de vos renseignements confidentiels.

Comment remplir le formulaire de demande en ligne

Demandeur et coordonnées — Section 1

La section 1 consigne le nom du demandeur et les coordonnées de l'entreprise demandant la dérogation. Dans la sous-section de coordonnées du demandeur, il est obligatoire de sélectionner l'un des choix de la liste déroulante catégorie de demandeur afin de répondre aux exigences de renseignement de la section 3 du formulaire. Veuillez indiquer si la demande provient d'un « fournisseur » ou d'un « employeur ».

L'un ou l'autre choix requiert des renseignements sur le nom de l'entreprise, l'adresse (y compris le code postal), le nom de la personne-ressource représentant l'entreprise demandant la dérogation, son courriel et son numéro de téléphone. Le numéro d'entreprise peut être saisi dans le champ approprié.

Selon le pays sélectionné dans la liste, d'autres champs sont générés et doivent être remplis. « Canada » génère le champ province. « États-Unis » génère le champ état. « Autre » génère les champs autre pays et région.

Les petites entreprises ont droit à une réduction de 50 % des frais de dossier. En vertu du RCRMR, vous pouvez prétendre au statut de petite entreprise si l'entité commerciale demandant la dérogation :

Pour signaler le statut de petite entreprise, indiquer « oui » à la question le demandeur est-il une petite entreprise?.

Si un agent tiers présente une demande au nom de l'entreprise, les coordonnées de l'agent tiers doivent également être fournies à la section 1. Pour générer des champs à cet effet, il est nécessaire de sélectionner « oui » à la question la demande sera-t-elle gérée pars un tiers agent autorisé à agir pour le compte du demandeur?. Notez que l'agent tiers représente le demandeur pour toutes les sections suivantes du formulaire.

Conseil : si des demandes ultérieures sont prévues, il est recommandé de sauvegarder le formulaire après avoir rempli la section des coordonnées (Section 1). Il est possible de sauvegarder le formulaire et de le télécharger ultérieurement à partir de la page de formulaire vierge pour y ajouter des renseignements. Se reporter aux instructions des sections 6 et 7 pour savoir comment sauvegarder, consulter ou modifier le formulaire.

Déclaration

Cette sous-section du formulaire avise le demandeur relativement aux 3 déclarations requises à la soumission de la demande :

  1. Premièrement, que vous êtes en effet le demandeur ou un agent tiers autorisé
  2. Deuxièmement, que vous confirmez que les renseignements fournis dans la demande concernant les RCC satisfont aux critères établis en vertu du paragraphe 3(1) du RCRMD, soit que :
    (a) les renseignements ne sont pas accessibles au public
    (b) le demandeur a pris des mesures raisonnables dans les circonstances pour qu'ils demeurent inaccessibles au public; et
    (c) les renseignements ont une valeur économique réelle ou potentielle pour le demandeur ou ses concurrents, parce qu'ils ne sont pas accessibles au public et que leur communication entraînerait une perte financière importante pour le demandeur ou un gain financier important pour ses concurrents
  3. Troisièmement, que les renseignements à l'appui de la demande sont en votre possession ou à votre disposition, et nous seront fournis sur demande

Vous devez fournir des détails sur les critères de RCC décrits au point 2. (a), (b) et (c) ci-dessus dans le champ renseignements à l'appui de la demande de dérogation dans la sous-section produits.

Il est obligatoire de cocher les 2 cases dans cette sous-section.

Saisir le nom et le prénom du demandeur dans le champ de texte signature, comme exigé au paragraphe 8(1) du RCRMD. Le nom saisi dans le champ de texte signature doit correspondre au nom de la personne ressource, ou agent tiers, le cas échéant, saisi dans la section 1.

Le champ date est renseigné automatiquement.

Documents communs — Section 2

Dans cette section, vous pouvez joindre les documents qui s'appliquent à toutes les demandes incluses dans le formulaire (par exemple, lettre d'accompagnement, correspondance, etc.). Les documents reliés aux produits demandés peuvent être ajoutés dans la section 3.

Cliquer sur le bouton sélect. fichiers pour joindre un document. Accéder à l'emplacement du document sur votre ordinateur pour sélectionner 1 ou plusieurs documents. Le ou les documents seront téléchargés et joints au formulaire en tant que Document 1, Document 2, etc. Sélectionner le type de document dans le menu déroulant et saisir un titre qui reflète le contenu pour chacun des documents.

Pour supprimer un document téléchargé par erreur, cliquer sur le bouton enlever document. Pour supprimer tous les documents téléchargés, cliquer sur le bouton enlever tous les documents.

Certains formats de fichiers tels que.zip et.exe ne peuvent pas être ajoutés au formulaire en ligne pour l'instant. La taille cumulative des documents ajoutés ne doit pas excéder 70 Mo. Le formulaire affiche un décompte de la taille cumulative des document joints au fur et à mesure de leur ajout. Si la taille cumulative du document dépasse 70 Mo, vous pouvez soumettre les documents supplémentaires via le formulaire pour soumettre des documents additionnels.

Demande - Section 3

Cette section du formulaire recueille des renseignements détaillés du RCC qui fait l'objet de la demande. Il est nécessaire de présenter une demande pour chaque produit, même si 2 produits (ou plus) pour lesquels vous demandez une dérogation correspondent à une même FDS générique. Si plusieurs demandes de dérogation sont soumises à l'aide du même formulaire de demande, il est possible d'ajouter des produits supplémentaires en cliquant sur le bouton ajouter une demande à la fin de la section 3.

Remarque : si vous avez téléchargé une FDS générique, veuillez vous assurer que le titre indique clairement à quel(s) produit(s) elle est associée. Si la FDS générique s'applique à plus d'un produit, il suffit de la télécharger une seule fois.

Type de demande

La sélection d'un type de demande dans la liste déroulante est obligatoire, que la demande soit « nouvelle » ou « renouvelée ». Dans le cas d'une demande renouvelée, un champ supplémentaire sera généré pour saisir le numéro d'enregistrement précédent, lequel a été attribué au produit lors d'une soumission précédente. Les demandes renouvelées complétées soumises et répondant aux critères de dépôt reçoivent un nouveau numéro d'enregistrement de produit. Nous nous réservons le droit de demander une nouvelle présentation (facturé comme une nouvelle demande) s'il y a un changement dans la composition qui nous oblige à réévaluer la demande.

Objet de la demande

La sous-section suivante définit les catégories de demande dérogations admissibles (désignées ci-après comme l'objet de la demande). Les objets de la demande sont au nombre de 3 ou 6 selon que vous avez indiqué « fournisseur » ou « employeur » à la section 1 du formulaire. Chaque catégorie correspond à une case à cocher. Veuillez sélectionner toutes les réponses applicables.

Par exemple, si vous souhaitez protéger à la fois la dénomination chimique et la concentration d'un ingrédient, cocher « fournisseur ou employeur : dénomination chimique qui identifie une matière ou une substance, ou un ingrédient d'un produit dangereux » et « fournisseur ou employeur : concentration d'un ingrédient d'un produit dangereux ».

Les catégories d'objet de la demande sont :

  1. Fournisseur ou employeur : dénomination chimique qui identifie une matière ou une substance, ou un ingrédient d'un produit dangereux
    Sélectionner cette catégorie si vous souhaitez protéger la dénomination chimique d'une matière, d'une substance, ou d'un ingrédient. « Dénomination chimique » désigne le nom chimique d'un ingrédient ainsi que tous les synonymes et noms commerciaux applicables, le numéro de registre CAS (Chemical Abstract Service) correspondant ou tout autre identificateur unique (le cas échéant), et toutes les impuretés, solvants stabilisants ou additifs stabilisants correspondants.

  2. Remarque : si vous souhaitez protéger la dénomination chimique d'un ingrédient, vous devez saisir une dénomination chimique générique (DCG) adéquate en anglais et en français dans les champs dénomination chimique générique (anglais) et dénomination chimique générique (français) pour chacun des ingrédients dans lasous-section sur la composition des produits.

  3. Fournisseur ou employeur : concentration d'un ingrédient d'un produit dangereux
    Sélectionner cette catégorie si vous souhaitez protéger la concentration ou la plage de concentration d'un ingrédient dans un produit.

  4. Fournisseur ou employeur : nom d'une étude toxicologique qui identifie une matière ou une substance, ou un ingrédient d'un produit dangereux
    Sélectionner cette catégorie si vous souhaitez protéger le nom d'une ou plusieurs études identifiant la matière, la substance ou l'ingrédient. Réclamer une étude toxicologique pour une dérogation en vertu de la LCRMD ne correspond pas à une exemption de divulgation des effets toxicologiques. Cela signifie que les détails d'une étude donnée (telles que le nom de l'étude ou la source) ont le statut de RCC. Conformément à l'article 6.1 du RPD, vous n'êtes pas tenu de divulguer l'information concernant la source des données toxicologiques fournies au point 11 de la FDS, si cela vous est demandé.

    Remarque : si vous souhaitez protéger le nom d'une étude, cocher la case nom d'une étude toxicologique et saisir le titre de l'étude dans le champ prévu à cet effet.

  5. Employeur uniquement : l'identificateur du produit, c'est-à-dire la marque, la dénomination chimique ou l'appellation courante, commerciale ou générique d'un produit telle qu'indiquée ci-dessous
    Sélectionner cette catégorie si vous êtes un employeur et souhaitez protéger le nom ou la marque du produit, comme l'identificateur de produit.

    Remarque : si vous souhaitez protéger l'identificateur de produit, vous devez renseigner le champ autres identificateurs de produit dans la sous-section produits.

  6. Employeur uniquement : informations autres que l'identificateur de produit constituant un moyen d'identification.
    Sélectionner cette catégorie si vous êtes un employeur et souhaitez protéger les informations qui constituent un moyen d'identification d'un produit, autres que l'identificateur de produit. Par exemple, il pourrait s'agir d'autres moyens d'identification, comme prévu à l'alinéa 1b) de l'annexe 1 du RPD.

  7. Employeur uniquement : informations pouvant être utilisées pour identifier le fournisseur d'un produit dangereux.
    Sélectionner cette catégorie si vous êtes un employeur et souhaitez protéger les informations qui pourraient être utilisées pour identifier le fournisseur d'un produit dangereux.

Demandes — Ajouter un document

Télécharger ici les documents connexes au produit faisant l'objet de la demande. Il s'agit, entre autres, de la FDS du produit, en anglais et en français, la composition du produit, l'étiquette, etc.

Cliquer sur le bouton sélect. fichiers pour joindre un document. Accéder à l'emplacement du document sur votre ordinateur pour sélectionner 1 ou plusieurs documents. Le ou les documents seront téléchargés et joints au formulaire en tant que Document 1, Document 2, etc. Sélectionner le type de document dans le menu déroulant et saisir un titre qui reflète le contenu pour chacun des documents.

Pour supprimer un document téléchargé par erreur, cliquer sur le bouton enlever document. Pour supprimer tous les documents téléchargés, cliquer sur le bouton enlever tous les documents.

Certains formats de fichiers tels que.zip et.exe ne peuvent pas être ajoutés au formulaire en ligne pour l'instant. La taille cumulative des documents ajoutés ne doit pas excéder 70 Mo. Le formulaire affiche un décompte de la taille cumulative des documents joints au fur et à mesure de leur ajout. Si la taille cumulative des documents dépasse 70 Mo, il est possible de soumettre des documents supplémentaires au moyen du formulaire pour soumettre des documents additionnels.

Produits

Le renseignement du champ identificateur de produit (comme le nom du produit) est obligatoire. L'identificateur de produit saisi dans ce champ doit correspondre à l'identificateur de produit de la FDS et/ou l'étiquette.

Si vous souhaitez protéger l'identificateur de produit, comme indiqué dans la sous-section objet de la demande, vous devez renseigner le champ autres identificateurs de produit en fournissant un autre identificateur de produit. Cliquer sur le bouton ajouter un autre identificateur pour ajouter des identificateurs substituts, tels que des équivalents anglais ou dans d'autres langues, le cas échéant.

Saisir une brève description du produit, par exemple, la couleur, l'emballage ou des mises en garde sur l'étiquette. Il est également possible d'indiquer la fonction du produit et la forme de produit dans les listes prévues à cet effet. Cocher toutes les cases applicables, puis sélectionner toutes les catégories associées.

Renseignements à l'appui de la demande de dérogation

Cette section du formulaire vous demande de répondre à des questions sur la confidentialité et de fournir des estimations financières concernant l'objet de la demande. Nous utiliserons ces renseignements pour évaluer si la demande est valide.

Sélectionner « oui » ou « non », selon le cas, pour les questions 1 et 2. À la question 3, vous devez déclarer (3a) soit la valeur économique et la perte financière matérielle estimées, (3 b) soit la valeur économique et le gain financier important pour les concurrents. Nous vous encourageons à fournir vos estimations pour 3a et 3 b, mais 1 seule des 2 valeurs est requise.

Les données financières fournies pourraient être basées sur la marge bénéficiaire brut, les marges sur coûts directs, le bénéfice d'exploitation et le bénéfice net. Ces renseignements doivent être strictement liés à l'entreprise qui dépose la demande et à ses ventes et pertes de produits au Canada; cependant, il est possible de fournir en outre les données relatives aux ventes du produit par la société mère ou des sociétés affiliées dans d'autres parties du monde. Ces données seront prises en compte dans la mesure où les liens entre l'entreprise pour qui la demande est soumise et ces entités sont explicites.

L'information concernant l'argent consacré et les autres ressources commerciales employées par le demandeur pour élaborer les renseignements est pertinente, et pourrait être prise en considération pour déterminer si la demande est valide en vertu du paragraphe 3(2) du RCRMD.

Composition

Tous les matériaux, substances, ingrédients, impuretés, solvants et additifs de stabilisation que comporte qui comportent le produit doivent être énumérés. Cliquer sur le bouton ajouter un ingrédient situé à la fin de cette sous-section si vous devez indiquer plus d'un ingrédient.

Veuillez fournir les renseignements suivants pour chaque ingrédient entrant dans la composition du produit :

À propos de l'ingrédient : cocher toutes les catégories d'objet de la demande qui s'appliquent

Un champ supplémentaire sera généré si vous cochez la case nom d'une étude toxicologique. Pour protéger l'identité d'une étude, vous devez saisir le titre de l'étude dans le champ titre d'étude. Si plusieurs études toxicologiques sont visées dans la demande, il est recommandé de créer et de partager une annexe où les références à chacune de ces études sont regroupées.

Identité chimique spécifique : saisir l'identité chimique spécifique de tous les ingrédients du produit

Dénomination chimique générique (DCG) : fournir les DCG en anglais et en français, lesquels doivent correspondre à celles indiquées sur la FDS soumise, si vous souhaitez protéger la dénomination chimique d'un ingrédient du produit

Concentration : saisir la quantité (en pourcentage) de chaque ingrédient du produit dans ce champ

Il est obligatoire de soumettre soit la concentration réelle, soit la plage de concentration réelle des ingrédients du produit. Par exemple, si vous soumettez une plage de concentration pour un ingrédient, elle doit refléter la variabilité réelle de la concentration de l'ingrédient dans ce produit. La plage soumise ne doit pas être une plage que vous utilisez pour protéger une concentration ou une plage de concentration considérée comme un RCC sur la FDS.

Il n'est en outre pas possible de saisir à la fois une plage de concentration (c'est-à-dire un % de concentration inférieure et supérieure) et un % de concentration nominale.

Frais — Section 4

Cette section se remplira automatiquement sur la base des renseignements saisis dans les sections précédentes du formulaire. Les frais de demande font l'objet d'un rajustement annuel conformément à la Loi sur les frais de service (LFS). De plus amples renseignements sont disponibles dans le tableau « Résumé des frais rajustés » inclus dans cette section du formulaire.

Après avoir reçu votre demande via le formulaire de demande en ligne, nous vous enverrons un numéro de facture. Vous aurez 30 jours pour effectuer le paiement auprès du service des Comptes débiteurs.

Pour en savoir plus :

Comment soumettre votre demande de dérogation — Section 5

Cliquer sur bouton procéder à la soumission pour soumettre le formulaire. Le formulaire est automatiquement vérifié pour s'assurer que les champs obligatoires sont renseignés.

Il n'est pas possible de soumettre le formulaire si des renseignements obligatoires sont manquants. Dans un tel cas, une fenêtre contextuelle indique quels champs obligatoires doivent être remplis ou corrigés, le cas échéant.

Une fois que tous les champs obligatoires sont remplis, une fenêtre contextuelle confirme que la transmission du formulaire est réussie et fourni le numéro de cas et le numéro de soumission. Il s'agit du numéro de cas qui doit être indiqué dans toute correspondance future avec nous.

Comment sauvegarder votre formulaire — Section 6

Cliquer sur le bouton sauvegarder mon formulaire pour enregistrer les données du formulaire de demande. Un fichier .hcxs est créé et téléversé sur votre ordinateur.

Comment consulter ou modifier un formulaire préalablement sauvegardé — Section 7

Accéder à la page de formulaire de demande vierge pour y télécharger le fichier .hcxs enregistré sur votre ordinateur. Cliquer sur le bouton sélect. fichier à la section 7 et accéder à l'emplacement du fichier .hcxs préalablement enregistré. Sélectionner le fichier .hcxs contenant les renseignements que vous souhaitez télécharger dans le formulaire de candidature en ligne. Cliquer sur le bouton télécharger les renseignements. Une fenêtre contextuelle confirmera que les renseignements enregistrés dans le fichier .hcxs ont été transférés dans le formulaire.

Conseil : Conservez tous les documents sauvegardés que vous joignez au formulaire à un même emplacement sur votre ordinateur jusqu'à ce que vous ayez soumis votre demande.

Directives pour soumettre des documents additionnels à Santé Canada

Aperçu du Formulaire pour soumettre des documents additionnels

Le formulaire pour soumettre des documents additionnels a pour fonction de :

  1. Soumettre des renseignements supplémentaires requis concernant la demande initiale
  2. Soumettre des pièces justificatives excédentaires à la taille cumulative de 70 Mo de la demande initiale

Remplir le Formulaire pour soumettre des documents additionnels

Soumission — Section 1

Sélectionner le programme « Produits dangereux sur le lieu de travail » et saisir le No de cas.

Auteur de la soumission — Section 2

Saisir vos coordonnées (nom de l'entreprise, adresse, nom, courriel et no de téléphone).

Selon le renseignement inscrit dans le champ pays, d'autres champs générés doivent obligatoirement être renseignés. « Canada » génère le champ province. « États-Unis » génère le champ état. « Autre » génère les champs autre pays et région.

Documents — Section 3

Cliquer sur le bouton sélect. fichier pour joindre un document. Accéder à l'emplacement du document sur votre ordinateur pour sélectionner un ou plusieurs documents. Le ou les documents seront téléchargés et joints au formulaire en tant que Document 1, Document 2, etc. Sélectionner le type de document dans le menu déroulant et saisir un titre qui reflète le contenu pour chacun des documents.

Pour supprimer un document téléchargé par erreur, cliquer sur le bouton enlever document. Pour supprimer tous les documents téléchargés, cliquer sur le bouton enlever tous les documents.

Certains formats de fichiers tels que.zip et.exe ne peuvent pas être ajoutés au formulaire en ligne pour l'instant. La taille cumulative des documents ajoutés ne doit pas excéder 70 Mo. Le formulaire affiche un décompte de la taille cumulative des documents joints au fur et à mesure de leur ajout. Si la taille totale cumulative des documents dépasse 70 Mo, il est possible de soumettre des documents supplémentaires dans un autre formulaire de documents additionnels pour la même demande.

Comment soumettre le formulaire de documents additionnels — Section 4

Cliquer sur le bouton procéder à la soumission pour soumettre le formulaire de documents additionnels. Le formulaire est automatiquement vérifié pour s'assurer que les champs obligatoires sont renseignés. Il n'est pas possible de soumettre le formulaire si des renseignements obligatoires sont manquants. Dans un tel cas, une fenêtre contextuelle indique quels champs obligatoires doivent être remplis ou corrigés, le cas échéant.

Une fois que tous les champs obligatoires remplis, une fenêtre contextuelle confirme que la transmission du formulaire de documents additionnels est réussie et fourni le numéro de cas et le numéro de soumission. Il s'agit du numéro de cas qui doit être indiqué dans toute correspondance future avec nous.

Comment sauvegarder le formulaire de documents additionnels — Section 5

Cliquer sur le bouton sauvegarder mon formulaire pour enregistrer les renseignements saisis dans le formulaire de documents additionnels. Un fichier .hcxs est créé et téléversé sur votre ordinateur.

Comment consulter ou modifier un formulaire de documents additionnels préalablement sauvegardé — Section 6

Accéder à la page de formulaire vierge pour y télécharger le fichier.hcxs enregistré sur votre ordinateur. Cliquer sur le bouton sélect. fichier et accéder à l'emplacement du fichier .hcxs. Sélectionner le fichier .hcxs contenant les renseignements que vous souhaitez télécharger dans le formulaire de documents additionnels. Cliquer sur le bouton télécharger les renseignements. Une fois ces étapes complétées, une fenêtre contextuelle confirme que les renseignements du fichier sauvegardé ont été téléchargés dans le formulaire de documents additionnels.

Conseil : Conservez tous les documents sauvegardés que vous joignez au formulaire à un même emplacement sur votre ordinateur jusqu'à ce que vous ayez soumis votre demande.

Pour nous contacter

Veuillez nous contacter par courriel si vous avez besoin d'aide ou si vous avez des questions sur le formulaire de demande en ligne ou le formulaire de documents additionnels : whmis.claim-demande.simdut@hc-sc.gc.ca.

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