Comité consultatif national de l'immunisation (CCNI) : Mandat

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1.0 Contexte

Établi en 1964, le Comité consultatif national de l'immunisation (CCNI) relève actuellement du vice-président (VP), Direction générale de la prévention et du contrôle des maladies infectieuses (DGPCMI), de l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC).

Le CCNI collabore avec le Comité canadien de l'immunisation (CCI), le Réseau pancanadien de santé publique et le Comité consultatif de médecine tropicale et de médecine des voyages (CCMTMV), qui font tous partie de la structure nationale chargée des enjeux d'immunisation au Canada.

2.0 Mandat

Le CCNI fournit des conseils de santé publique et des conseils médicaux et scientifiques, de façon constante et en temps opportun, relativement aux vaccins destinés aux humains en vue de la prévention des infections et des maladies et de l'utilisation de certains agents prophylactiques (p. ex., les immunoglobulines). L'ASPC conserve tous les pouvoirs décisionnels ainsi que les responsabilités en matière de politique et d'enquêtes.

Le CCNI exécute son mandat comme suit:

  1. Conseiller l'ASPC sur l'utilisation des vaccins et des agents prophylactiques chez les humains en:
    • présentant un résumé de l'épidémiologie de maladies évitables par la vaccination ainsi que des renseignements et des preuves relativement à des vaccins précis et des agents prophylactiques, notamment l'efficacité du vaccin, son efficience, l'immunogénicité et la sûreté; formulant des recommandations fondées sur des données probantes et, en cas de rareté de données, des recommandations fondées sur les connaissances d'experts et la pratique;
  2. Conseiller l'ASPC sur la recherche et la surveillance relatives aux vaccins en:
    • recommandant les activités d'évaluation et de surveillance postcommercialisation de la phase IV pour les vaccins autorisés particuliers (y compris la surveillance des échecs vaccinaux, des effets indésirables et de la couverture vaccinale);
    • déterminant les questions de recherche pertinentes pour les programmes d'immunisation provinciaux, territoriaux et nationaux;
    • recommandant la surveillance d'infections et de maladies particulières, lorsque les données disponibles sont insuffisantes pour formuler une recommandation.
  3. Conseiller l'ASPC sur les programmes de vaccination en:
    • formulant des recommandations fondées sur des données probantes pour les vaccins autorisés pour la vente dans le contexte des programmes d'immunisation provinciaux et territoriaux, en tenant compte des facteurs scientifiques (efficacité et efficience du vaccin, immunogénicité, sûreté et fardeau de la maladie) et en intégrant dans les recommandations, selon leur pertinence, les facteurs liés aux programmes (économie, faisabilité, acceptabilité, évaluations de l'éthique et l'équité).

      Ces éléments liés au programme tiennent compte d'aspects liés à:

      • l'économie: le produit ou le programme est-il rentable?
      • la faisabilité: comment peut-on, d'un point de vue fonctionnel, mettre en œuvre le programme?
      • l'acceptabilité: un tel programme est-il souhaité par le public (ou les fournisseurs et autres intervenants)?
      • l'éthique: le produit ou le programme est-il la meilleure solution? Les valeurs et les principes d'éthique sont-ils respectés pendant le processus décisionnel? Comment les problèmes de valeurs conflictuelles seront-ils résolus?
      • l'équité: le produit ou le programme est-il accessible aux populations qui pourraient en bénéficier?
    • formulant des recommandations sur les pratiques exemplaires d'immunisation (p. ex., tenue de registre, technique d'immunisation, chaîne du froid des vaccins).

Le CCNI conseille à l'ASPC de tenir compte des besoins d'information tant des décideurs en matière de santé publique que des fournisseurs de soins de santé.

3.0 Composition

Le CCNI est composé de 14 membres bénévoles qui sont recrutés lors d'un processus ouvert de mise en candidature et nommés selon, notamment, leur expertise, leurs connaissances et leur expérience en matière d'immunisation, de santé publique, de prévention des maladies évitables par la vaccination; leur expérience antérieure de participation à des comités consultatifs sur la vaccination; leur expérience dans le domaine des maladies infectieuses chez les enfants ou les adultes, le domaine de l'allergie/immunologie ou d'autres domaines liés à la santé comme la pharmacie et les soins infirmiers, la pharmacoéconomie, l'épidémiologie et la modélisation de maladies infectieuses.

Les nominations doivent refléter la politique de l'ASPC selon laquelle la composition du comité doit être bien équilibrée quant aux points de vue représentés, à la fonction du comité et aux diverses zones géographiques, autant que possible. Les membres ne peuvent pas se faire remplacer.

3.1 Durée du mandat, démission et cessation

Les membres sont nommés par le VP, DGPCMI; la durée de leur mandat est laissée à la discrétion du VP, mais ils sont habituellement nommés pour un mandat de quatre ans, avec possibilité de prolongation de quatre autres années. Les membres qui terminent leur deuxième mandat peuvent être invités à rester pendant une période supplémentaire de 1 à 2 ans, après entente avec le président du CCNI, le secrétaire général et le président du groupe de travail afin de terminer les projets dont ils sont responsables.

Durée du mandat et nomination du président

Le président doit être membre du CCNI; il a un mandat de deux ans qui peut être prolongé de deux mandats d'un an. Le choix du président s'appuiera sur une capacité démontrée à diriger et à travailler efficacement avec les autres membres et d'autres participants au CCNI. Le président peut voter uniquement lorsqu'il a égalité des voix des membres votants. Six mois avant la fin du mandat du président du CCNI, le VP fera les démarches pour nommer un président élu.

Durée du mandat et nomination du vice-président

Un vice-président est nommé pour un mandat de deux ans qui peut être prolongé de deux mandats d'un an après entente mutuelle. Le choix du vice-président s'appuiera sur une capacité démontrée à travailler efficacement avec les autres membres et d'autres participants au CCNI. Le vice-président est habituellement le premier candidat pressenti pour succéder au président sortant, bien que la nomination du président reste la prérogative du VP, DGPCMI.

Le président ou le vice-président ou un membre du CCNI délégué approprié (choisi par le VP, après consultation avec le président) représentera le CCNI au Comité canadien sur l'immunisation (CCI), au Advisory Committee on Immunization Practices (ACIP), au comité de planification de la Conférence canadienne sur l'immunisation et aura un rôle de liaison avec d'autres Groupes techniques consultatifs nationaux pour la vaccination (GTCV) à l'internationale.

Exigences préalables à la nomination

Avant d'être nommé membre, le candidat doit:

Processus de démission

Un membre peut démissionner du CCNI en présentant un avis écrit au secrétaire général, avec copie au président du CCNI, en précisant la date de son départ.

Motifs de cessation

La nomination d'un membre peut prendre fin pour diverses raisons, notamment:

Le secrétaire général informera un membre, par écrit, de son exclusion et fournira au membre les motifs de l'exclusion et la date de cessation des fonctions.

3.2 Rôles et responsabilités

Les membres ont la responsabilité de:

  1. être disponible et prêt à assister aux réunions du comité, y compris les réunions virtuelles (téléconférences, vidéoconférences, etc.) et les échanges par courriel et à participer aux discussions sur les recommandations, les conseils ou les rapports de l'organisme consultatif à l'ASPC
  2. déclarer tout changement à leurs affiliations et intérêts avant chaque réunion et informer, par écrit (courriel), le secrétariat et la présidence de changements de leurs affiliations et intérêts liés au mandat du comité
  3. diriger toute demande des médias ou du public au secrétariat
  4. répondre rapidement aux demandes ou autres communications du secrétariat envoyées par courriel
  5. examiner et commenter toutes les déclarations du CCNI et les chapitres du Guide canadien d'immunisation (GCI)
  6. voter sur les recommandations du CCNI, s'il y a lieu
  7. aider à la préparation des réponses aux demandes du public et des gouvernements provinciaux, territoriaux, municipaux ou régionaux sur l'interprétation et la mise en œuvre des recommandations du CCNI
  8. agir comme président ou membre des groupes de travail du CCNI à l'élaboration des déclarations du CCNI et des révisions du GCI

Les membres ne peuvent pas désigner un remplaçant s'ils ne peuvent pas participer aux réunions.

À l'exception de la situation des dispositions de la section 3.2 (h), le président a les mêmes responsabilités que les membres, ainsi que des responsabilités supplémentaires, notamment:

  1. donner son avis à l'ASPC relativement au choix des membres et du vice-président
  2. présider les réunions de l'organisme consultatif
  3. inviter les membres à faire un exposé lors d'une réunion, lorsque pertinent et approprié
  4. animer une discussion franche et profonde entre les membres du comité dans le cadre de la réalisation du mandat du comité
  5. rechercher le consensus entre les membres à propos des conseils du comité et, en cas de divergence, s'assurer que cette diversité d'opinion est consignée dans les documents ou le rapport de la réunion
  6. présenter les conseils du comité à l'ASPC et s'assurer de la préparation des documents ou du rapport de la réunion
  7. apporter un soutien de toute autre manière en vue de la réalisation du mandat du comité
  8. participer au comité exécutif du CCNI et aux réunions avec le VP
  9. faire partie d'autres comités-conseils à la demande du VP
  10. participer aux réunions qui poursuivent le travail du CCNI, y compris le réseau mondial des GTCV et présider les comités d'immunisation des provinces/territoires

Le vice-président, à la demande du président ou en cas d'absence du président, peut présider la réunion et assumer d'autres tâches et responsabilités requises ou déléguées par le président. Le vice-président participe aux réunions du comité exécutif du CCNI et aux réunions avec le VP, s'il y a lieu. De plus, le vice-président veille à la mise à jour du GC qui doit toujours rester d'actualité.

4.0 Autres participants

4.1 Représentants d'office

Les représentants d'office peuvent provenir des organismes suivants:

Les représentants d'office n'ont pas de droit de vote.

Les représentants d'office peuvent nommer un remplaçant et appuient le travail du CCNI et de l'ASPC en:

  1. apportant des connaissances et de l'expertise
  2. communiquant les points de vue du ministère, de l'ASPC ou de la division qu'ils représentent
  3. aidant les groupes de travail à élaborer les déclarations du CCNI et les chapitres du Code canadien d'immunisation (CGI)
  4. étant disponible et prêt à assister aux réunions du comité, y compris les réunions virtuelles (téléconférences, vidéoconférences, etc.) et les échanges par courriel et en participant aux discussions sur les recommandations, les conseils ou les rapports de l'organisme consultatif à l'ASPC
  5. répondant rapidement aux demandes ou autres communications du secrétariat envoyées par courriel

4.2 Agents de liaison

Les représentants des associations nationales ou professionnelles ou des comités peuvent être invités par le VP, DGPCMI, à participer aux activités du CCNI en tant qu'agent de liaison, sans droit de vote. Chaque groupe choisi sera invité à nommer un représentant qui devra apporter ses connaissances et ses commentaires aux discussions du CCNI, exprimer les points de vue de l'organisme et communiquer les conseils du CCNI à l'organisme, s'il y a lieu. Les agents de liaison sont recommandés par leur organisme et l'organisme, à sa discrétion, peut faire une rotation ou un remplacement de son agent de liaison.

Les agents de liaison peuvent provenir de:

Le rôle des agents de liaison est de soutenir le travail du CCNI en:

  1. apportant des connaissances et de l'expertise
  2. agissant comme membre des groupes de travail du CCNI pour l'élaboration des déclarations du CCNI et la révision du GCI
  3. agissant comme président d'un groupe de travail du CCNI, s'il y a lieu
  4. communiquant au CCNI les plus récentes informations pertinentes de leur organisme respectif
  5. examinant et commentant les déclarations du CCNI et les chapitres du GCI
  6. étant disponible et prêt à assister aux réunions du comité, y compris les réunions virtuelles (téléconférences, vidéoconférences, etc.) et les échanges de courriel
  7. dirigeant toute demande des médias ou du public au secrétariat

Comme les membres du CCNI, les représentants de liaison devront déclarer leurs affiliations et intérêts au début de chaque réunion et aviser, par écrit (courriel), le secrétariat et la présidence de tout changement à leurs affiliations et intérêts liés au mandat du comité pendant leur mandat de membre de l'organisme consultatif.

4.3 Conférenciers, invités et observateurs

L'ASPC peut inviter certaines personnes qui ne sont pas membres d'un organisme consultatif ou représentants participants à présenter une opinion sur un sujet en particulier ou un point à l'ordre du jour. De même, ces personnes peuvent demander de présenter au CCNI sur un sujet donné ou un point à l'ordre du jour ou d'assister à titre d'observateur à une partie de la réunion ou toute la réunion. L'ASPC étudiera leur demande avec le président et le secrétaire général.

5.0 Secrétariat, secrétaire général, comité exécutif et comité des priorités du CCNI

L'ASPC établira un secrétariat, un secrétaire général et un comité exécutif du CCNI et un comité des priorités du CCNI afin d'offrir au CCNI un soutien organisationnel, technique et administratif ainsi qu'un soutien en gestion de projet.

5.1 Secrétariat

Le secrétariat organise les réunions du CCNI et des groupes de travail ainsi que les déplacements des membres du CCNI, et distribue le matériel aux participants, s'il y a lieu. Bien que l'ASPC s'engage à faire preuve d'ouverture et de transparence, les règles de confidentialité peuvent empêcher la publication de certains documents.

5.2 Secrétaire général

Le secrétaire général assure le leadership et fournit des conseils stratégiques relativement à la réalisation du mandat du CCNI, y compris sa gestion. Il travaille en étroite collaboration avec le président, le secrétariat et le comité exécutif du CCNI pour veiller à ce que le mandat du Comité soit accompli de façon efficace et efficiente. Il fournit des conseils à l'ASPC sur les questions relatives au CCNI et le tient informé des enjeux susceptibles d'avoir une incidence sur son fonctionnement.

Le secrétaire général donne une orientation au secrétariat et aux présidents du comité exécutif du CCNI. Une fois que le CCNI a transmis ses conseils à l'ASPC, le secrétaire général fait rapport au comité sur la manière dont ces conseils ont été utilisés.

5.3 Comité exécutif du CCNI

Le comité exécutif du CCNI est composé du président, du vice-président et du secrétaire général du CCNI, du gestionnaire de projet, du chef scientifique du Guide canadien d'immunisation et du directeur, Division des programmes d'immunisation et de la préparation aux pandémies. Le comité exécutif se rencontre trois à six fois par année, en personne ou par téléconférence. Le secrétaire général préside les réunions du comité exécutif.

6.0 Affiliations et intérêts

Les membres, les agents de liaison et les représentants d'office (participants au CCNI) doivent se conduire de manière convenable, c.-à-d., ils ne doivent pas user de leur position pour servir leur intérêt personnel ou l'intérêt de tout autre personne, entreprise ou organisme et ils doivent éviter tout conflit d'intérêt réel ou apparent. Les participants au CCNI doivent mettre à jour le formulaire de divulgation en cas de changement de leur situation. Les membres doivent présenter les changements d'affiliations et d'intérêts avant chaque réunion. Ces changements doivent être transmis au secrétariat.

L'ASPC étudiera les formulaires de divulgation avant de procéder à des nominations, et d'une manière continue, au moins une fois par année, ainsi qu'à chaque fois que le mandat de l'organisme consultatif externe est modifié.

La divulgation doit se faire le plus tôt possible et, dans tous les cas, avant les discussions ou la prise d'une décision concernant n'importe quel sujet connexe. En cas de conflit d'intérêts ou d'une apparence de conflit d'intérêts dans le cadre des activités du CCNI, les participants doivent déclarer l'existence du conflit d'intérêts et pourraient être invités à ne pas participer aux débats ou à cesser d'être membres du CCNI ou d'un groupe de travail, selon les circonstances.

Tout renseignement communiqué et toute mesure prise en rapport avec un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent doivent être consignés dans le rapport de la réunion durant laquelle le renseignement a été communiqué ou la mesure a été prise.

Une fois remplis, les formulaires de divulgation seront considérés comme des documents confidentiels et l'ASPC les conservera dans ses dossiers. Cependant, comme condition de nomination, les membres du CCNI doivent accepter que l'Agence publie sur son site web un résumé de l'expertise et de l'expérience et un formulaire de déclaration des affiliations et des intérêts qui se fondent sur les renseignements fournis dans le formulaire de divulgation. Les membres du CCNI seront invités à prendre connaissance du contenu du résumé afin d'en confirmer l'exactitude avant sa publication.

Une personne ayant des affiliations et des intérêts liés au mandat du CCNI peut tout de même en devenir un participant puisque l'ASPC recherche une gamme de connaissances, d'expertises et d'expériences et qu'elle reconnaît que parfois, les personnes ayant des affiliations et des intérêts liés au mandat du CCNI possèdent des connaissances, une expertise ou une expérience recherchées et peuvent offrir une contribution appréciable dans le cadre des travaux du comité.

L'Agence, après en avoir discuté avec le président et le vice-président, peut limiter la participation d'un participant au CCNI à un point à l'ordre du jour ou à un sujet de la réunion, selon la nature des affiliations et des intérêts du participant.

7.0 Engagements d'entente de confidentialité et sécurité

Les membres du CCNI, ainsi que tout observateur ou invité s'il y a lieu, doivent signer une entente de confidentialité. Les participants du CCNI doivent respecter la confidentialité et ne pas divulguer de renseignements confidentiels obtenus dans le cadre de leur participation au CCNI, à moins que l'entente de confidentialité ne permette la divulgation des renseignements.

L'ASPC attribue aux renseignements la cote de protection prévue à leur égard aux termes de la Politique du gouvernement sur la sécurité.

Le président veillera à ce que chaque personne participant à une réunion, à une discussion téléphonique, à un échange par courriel ou à toute autre forme de communication ait reçu des directives sans équivoque sur la confidentialité des délibérations.

7.1 Habilitation de sécurité

L'obtention d'une habilitation de sécurité de niveau « fiabilité » est une condition de nomination des membres du CCNI.

8.0 Services juridiques et indemnisation

L'ASPC se charge d'accorder aux membres bénévoles de ses organismes consultatifs une protection contre la responsabilité civile, à condition qu'ils agissent de bonne foi dans les limites de leurs fonctions, et ne gênent pas les intérêts de l'État, et qu'ils ne disposent d'aucune protection du genre.

Les membres du CCNI doivent aviser promptement l'ASPC de toute réclamation, action, poursuite ou autre procédure dont ils font l'objet. Si les membres sont admissibles à une protection contre la responsabilité civile, l'ASPC contribuera, à ses frais, à la défense contre une telle réclamation, action, poursuite ou autre procédure ainsi qu'aux négociations relatives à leur règlement.

9.0 Frais de déplacement et d'hébergement

Les membres qui voyagent pour des fins autorisées liées au comité obtiendront un remboursement de leurs frais de voyage et d'hébergement conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Les agents de liaison et les représentants d'office devront assumer leurs frais de déplacement. Toutefois, si l'agent de liaison se déplace pour participer à un groupe de travail à titre de président, ses dépenses de déplacement pour assister aux réunions du CCNI seront remboursées.

10.0 Médias et communications

Toutes les demandes des médias relatives aux activités du CCNI doivent être transmises au secrétariat, qui obtiendra des directives et une réponse de la Direction générale des affaires publiques et des communications (DGAPC).

S'il y a lieu, l'ASPC peut demander au président, au vice-président ou à un membre de répondre à une question soulevée par les médias. La demande doit d'abord être transmise à la DGAPC de l'ASPC ou au secrétariat, et l'ASPC décidera s'il convient de demander à un membre de répondre à la question. L'Agence donnera des indications au membre sur la façon d'y répondre.

Si les médias posent une question relative au mandat du CCNI à un membre du CCNI, il pourra y répondre, en son nom ou à titre de professionnel (par exemple, un professeur peut parler de sa recherche). Les membres du CCNI doivent éviter de s'exprimer au nom du CCNI ou de l'ASPC, ou de fournir des renseignements considérés confidentiels en vertu de l'entente de confidentialité. Toutefois, les membres du CCNI peuvent parler, en leur nom ou à titre de professionnel, de renseignements publiés par l'ASPC. S'ils se font poser une question sur le CCNI ou sur la façon dont le CCNI se penche sur différents enjeux, les participants doivent demander aux médias de s'adresser au secrétariat.

11.0 Transparence

L'ASPC s'engage à respecter la transparence comme principe de fonctionnement. La transparence du CCNI est assurée grâce à l'affichage des documents du CCNI (expurgés des renseignements confidentiels et personnels) sur le site web de l'ASPC. Ces documents peuvent comprendre:

Les membres pourront recevoir, selon leur préférence, les documents du CCNI en français ou en anglais, ou dans les deux langues officielles.

12.0 Réunions

Le secrétariat se servira du Guide des réunions écologiques de l'ASPC pour planifier et tenir les réunions du CCNI, des groupes de travail et d'autres réunions.

Conformément à la Loi sur les langues officielles du gouvernement fédéral, les membres d'un organisme consultatif ont le droit de recevoir des documents et de participer aux discussions dans la langue officielle de leur choix.

12.1 Fréquence et lieu des réunions

Le CCNI se réunira trois fois par année, en personne, dans la région de la capitale nationale. Au besoin, d'autres réunions peuvent être organisées au gré de l'ASPC, en consultation avec le président du CCNI. Entre les réunions, des téléconférences seront organisées au besoin, à la demande du président.

12.2 Quorum, recommandations et vote

Le Comité fournit des conseils à l'ASPC en tant que groupe et cherche, autant que possible, à atteindre un consensus. Si les membres ne peuvent parvenir à un consensus, le rapport doit préciser que les recommandations ou les conseils suscitent une divergence d'opinions.

Un vote ne pourra être validé que si un quorum d'au moins deux tiers des membres est atteint. Comme le comité compte 13 membres votants, il faudra au moins 9 membres votants pour constituer le quorum. Les membres qui auront été absents de toutes les discussions et qui n'auront pas examiné toute la documentation de base n'auront pas le droit de voter. Une abstention sera considérée comme un vote neutre. En cas d'égalité, la voix du président déterminera le résultat du vote.

12.3 Délibérations et rapports

Le secrétariat rédigera un rapport de décisions neutre sans mention attribuable à une personne en particulier, y compris les recommandations et les conseils découlant de chaque réunion du comité. Ces rapports concernent notamment les réunions en personne, les réunions virtuelles, les téléconférences et les vidéoconférences. Si une partie ou l'entièreté du rapport est confidentielle, le document le précisera.

Après relecture par le président et le secrétaire général (ou le président du groupe de travail et le responsable médical ou technique de l'ASPC dans le cas des réunions des groupes de travail), l'ébauche du rapport sera transmise en temps opportun aux participants au CCNI. Dès que possible, le comité confirmera que l'ébauche constitue un compte rendu exact ou y apportera des corrections.

Un membre qui a dû s'absenter pendant une partie de la réunion en raison d'affiliations et d'intérêts ne peut recevoir la section du document qui porte sur ces affiliations et ces intérêts avant que cette partie du document soit rendue publique.

Pour chaque réunion, un résumé des discussions qui ne renferme aucun renseignement confidentiel sera rédigé par le secrétariat. Après relecture par le président et le secrétaire général, le document sera transmis, dans le mois qui suit la réunion, aux participants au CCNI qui pourront faire des commentaires. Une fois que les membres l'auront approuvé, le résumé des discussions peut être utilisé à des fins de communication des renseignements; il sera aussi affiché sur le site web de l'Agence.

12.4 Publication et restriction relative aux recommandations du Comité

Les recommandations du comité peuvent être publiées sur le site web de l'ASPC lorsqu'elles ne renferment aucun renseignement qui doit demeurer confidentiel. Ces publications peuvent comporter des liens menant vers d'autres sites web.

S'il y a lieu, l'ASPC fournira des directives précises pour la publication de renseignements et des recommandations formulées par le comité.

Après l'approbation du VP ou de l'administrateur en chef de la santé publique (ACSP), les recommandations du CCNI peuvent être publiées sur le site web de l'ASPC et dans le Relevé des maladies transmissibles au Canada, et occasionnellement dans d'autres publications.

Dernière mis à jour: décembre 2017

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