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Comité consultatif national de l'immunisation (CCNI) : Mandat

Mis à jour et approuvé par le vice-président de l'Agence de la santé publique du Canada : 16 septembre 2022

Contenu

1.0 Contexte

Établi en 1964, le Comité consultatif national de l'immunisation (CCNI) relève actuellement du vice-président (VP), Direction générale des programmes des maladies infectieuses, de l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC).

Le CCNI collabore avec le Comité canadien de l'immunisation, le Réseau pancanadien de santé publique et le Comité consultatif de médecine tropicale et de médecine des voyages de l'ASPC, qui font tous partie de la structure nationale chargée des enjeux d'immunisation au Canada.

2.0 Mandat

Le CCNI fournit en permanence et en temps opportun des conseils médicaux, scientifiques et de santé publique pour les programmes systématiques et les situations d'urgence, comme une pandémie de grippe liés à l'utilisation par le Canada des produits suivants :

L'ASPC conserve tous les pouvoirs de décision, les responsabilités en matière d'élaboration de politiques et celles en matière d'enquête.

Le CCNI exécute son mandat en conseillant l'ASPC dans trois domaines majeurs.

  1. L'utilisation des vaccins et des agents prophylactiques chez l'humain. À cette fin, le CCNI :
    • Présente un résumé de l'épidémiologie de maladies particulières évitables par la vaccination
    • Fournit un résumé des renseignements et des données probantes relativement à des vaccins et agents prophylactiques précis, notamment l'efficacité potentielle et réelle, l'immunogénicité et l'innocuité de tels produits
    • Formule des recommandations fondées sur des données probantes
    • Émet des recommandations fondées sur les connaissances et la pratique des experts lorsque les données probantes font défaut
  2. Recherche et surveillance relatives aux vaccins. À cette fin, le CCNI :
    • Recommande des activités d'évaluation et de surveillance post-commercialisation de phase IV pour certains vaccins autorisés (y compris la surveillance des échecs vaccinaux, des événements indésirables et de la couverture vaccinale)
    • Détermine les questions de recherche pertinentes pour les programmes d'immunisation provinciaux, territoriaux et nationaux
    • Préconise la surveillance d'infections et de maladies particulières, lorsque les données disponibles sont insuffisantes pour formuler une recommandation
  3. Programmes de vaccination. À cette fin, le CCNI fournit des recommandations fondées sur des données probantes concernant :
    • Le ou les vaccins dont l'utilisation est autorisée dans les programmes d'immunisation provinciaux et territoriaux par l'entremise d'un avis de conformité ou du Programme d'accès spécial, en tenant compte des éléments liés au programme, tels que ceux qui suivent.
      • L'économie - Le produit ou programme est-il rentable?
      • La faisabilité - Le programme est-il raisonnablement réalisable?
      • L'acceptabilité - Le public (ou les prestataires ou autres intervenants) souhaite-t-il un tel programme ou produit?
      • L'éthique - Le produit ou programme est-il la meilleure solution? Les valeurs et les principes éthiques sont-ils respectés au cours du processus décisionnel? Comment les conflits de valeurs seront-ils résolus?
      • L'équité - Le produit ou programme est-il accessible aux populations qui peuvent en bénéficier?
    • Les pratiques exemplaires d'immunisation (par exemple tenue de registre, technique d'immunisation, chaîne du froid des vaccins).

Les conseils qu'offre le CCNI à l'ASPC tiennent compte des besoins d'information tant des décideurs en matière de santé publique que des professionnels de la santé. Les recommandations du Comité visent à compléter les décisions réglementaires fondées sur le fardeau de la maladie et les besoins en matière de santé publique au Canada; il tient donc compte du contenu ou des indications des monographies de produits, sans toutefois s'y limiter. En tant que tel, il peut formuler des recommandations non officiellement approuvées lorsqu'elles sont étayées par une analyse éthique de santé publique.

3.0 Composition

Le CCNI est composé de 16 membres bénévoles. Ces derniers seront recrutés par un mode de nomination ouverte et nommés, notamment, selon leur expertise, leurs connaissances et leur expérience dans les domaines suivants : immunisation, santé publique, prévention des maladies évitables par la vaccination, expérience antérieure dans des comités consultatifs sur les vaccins ou dans le domaine des maladies infectieuses chez les enfants ou les adultes, gériatrie, allergie/immunologie et autres domaines liés à la santé, tels que les soins infirmiers, la pharmaco-économie, les sciences sociales, l'épidémiologie et la modélisation des maladies infectieuses.

Les nominations tiennent compte de la politique de l'ASPC selon laquelle le CCNI doit être composé de membres :

Dans la mesure du possible, le Comité reflétera également la diversité et les données démographiques du Canada dans des domaines tels que le sexe, la langue officielle, la race et l'origine ethnique afin d'assurer un équilibre des perspectives.

Les membres ne peuvent pas être représentés par des suppléants ou des remplaçants.

3.1 Conditions de nomination, de démission et de licenciement

Les membres seront nommés par le VP, Direction générale des programmes des maladies infectieuses; la durée de leur mandat est laissée à la discrétion de ce dernier, mais ils sont habituellement nommés pour un mandat de quatre ans, avec possibilité de prolongation de quatre autres années. Pour un membre qui termine son dernier mandat, une prolongation supplémentaire (1 à 2 ans) peut être envisagée, après accord du président du CCNI, du secrétaire général et du président du groupe de travail, afin de mener à bien les projets dont le membre est le responsable.

Durée du mandat et nomination du président

Le président doit être membre du CCNI; il a un mandat de deux ans qui peut être prolongé de deux mandats d'un an. Le choix du président s'appuiera sur une capacité démontrée à diriger et à travailler efficacement avec les autres membres et participants du CCNI. Il peut voter uniquement lorsqu'il y a égalité des voix des membres votants. Six mois avant la fin du mandat du président du CCNI, le VP fera les démarches nécessaires pour nommer un président élu.

Durée du mandat et nomination du vice-président

Un vice-président sera nommé pour un mandat de deux ans qui peut être prolongé de deux mandats d'un an après entente mutuelle. Le choix du vice-président s'appuiera sur une capacité démontrée à travailler efficacement avec les autres membres et participants du CCNI. Il est habituellement le premier candidat pressenti pour succéder au président sortant, bien que la nomination du président reste la prérogative du VP, Direction générale des programmes des maladies infectieuses.

Le président, le vice-président ou un autre membre du CCNI délégué approprié (choisi par le VP, après consultation avec le président) représentera le CCNI au Comité canadien d'immunisation, à l'Advisory Committee on Immunization Practices et au comité de planification de la Conférence canadienne sur l'immunisation. Il assumera également un rôle de liaison avec d'autres groupes techniques consultatifs nationaux pour la vaccination à l'internationale.

Exigences préalables à la nomination

Avant d'être nommé membre, le candidat doit :

  1. Soumettre un formulaire de sélection, de consentement et d'autorisation du personnel pour une habilitation de sécurité et obtenir l'habilitation de sécurité correspondant au mandat du CCNI (voir Section 7.0)
  2. Signer une entente de confidentialité (voir Section 7.0)
  3. Remplir et signer un formulaire de déclaration d'affiliations et d'intérêts et, si la participation est autorisée malgré des intérêts financiers directs, accepter les limites de sa participation (voir Section 6.0)
  4. Fournir une brève autobiographie (voir Section 6.0)
  5. Examiner et accepter un résumé de ses affiliations et intérêts qui pourraient être rendus publics, y compris dans des communiqués de presse (voir Section 6.0)

Mode de démission

Un membre peut démissionner du CCNI en présentant un avis écrit au secrétaire général, avec copie au président du Comité, en précisant la date de son départ.

Motifs de cessation

La nomination d'un membre peut prendre fin pour diverses raisons, notamment :

  1. Le mandat du membre est terminé
  2. Le membre démissionne
  3. Le membre devient un employé du gouvernement fédéral
  4. Le mandat du CCNI change et les connaissances, l'expérience ou l'expertise du membre ne sont, dès lors, plus pertinentes
  5. Le mandat ou le cadre de référence de l'organisme consultatif (que constitue le CCNI), ou les deux, sont annulés par l'ASPC
  6. Le membre ne respecte pas ses obligations en matière de confidentialité
  7. Le membre manque trois réunions consécutives de l'organisme consultatif sans motif valable
  8. Le membre a agi de manière à compromettre l'intégrité de l'organisme consultatif
  9. Le membre ne respecte pratiquement jamais ses engagements envers le CCNI

Le secrétaire général informera un membre, par écrit, de son exclusion et lui fournira le motif en cause et la date de cessation de ses fonctions.

3.2 Rôles et responsabilités

Les membres ont la responsabilité de :

  1. Participer aux réunions du Comité, y compris aux réunions virtuelles (téléconférences, vidéoconférences, etc.) et aux échanges par courriel, ainsi qu'aux discussions sur les recommandations, les conseils ou les rapports de l'organisme consultatif à l'ASPC
  2. Déclarer tout changement dans leurs affiliations ou intérêts liés au mandat du Comité avant chaque réunion et en informer le secrétariat et le président par écrit (courriel)
  3. Diriger au secrétariat toute demande de renseignements des médias ou du public
  4. Répondre rapidement aux diverses demandes de communication du secrétariat, notamment celles envoyées par courriel
  5. Examiner toutes les déclarations du CCNI et les chapitres du Guide canadien d'immunisation et y apporter une contribution
  6. Voter sur les recommandations du CCNI, s'il y a lieu
  7. Aider à la préparation des réponses aux demandes de renseignements du public et des administrations provinciales, territoriales, municipales ou régionales sur l'interprétation ou la mise en œuvre des recommandations du CCNI
  8. Agir à titre de président ou de membre des groupes de travail du CCNI pour l'élaboration de ses déclarations et des révisions du Guide canadien d'immunisation, s'il y a lieu

Les membres ne peuvent pas désigner un remplaçant s'il leur est impossible d'assister à une réunion.

À l'exception de la situation des dispositions de la Section 3.2 (h), le président a les mêmes responsabilités que les membres, ainsi que des responsabilités supplémentaires, notamment :

  1. Donner son avis à l'ASPC relativement au choix des membres et du vice-président
  2. Présider les réunions de l'organisme consultatif;
  3. Inviter les membres à faire une présentation lors d'une réunion, lorsque cela est pertinent et approprié
  4. Animer une discussion franche et approfondie entre les membres du Comité dans le cadre de la réalisation du mandat de ce dernier
  5. Rechercher un consensus entre tous les membres à propos des conseils du Comité et, en cas de divergence, s'assurer que cette diversité d'opinion est consignée dans les documents ou comptes rendus de réunion
  6. Présenter les conseils du Comité à l'ASPC et s'assurer de la préparation des documents et comptes rendus de réunion
  7. Apporter un soutien de toute autre manière en vue de la réalisation du mandat du Comité
  8. Participer au comité de direction du CCNI et aux réunions avec le VP
  9. Faire partie d'autres comités-conseils à la demande du VP
  10. Coordonner et présider un comité d'intervention rapide composé de membres du CCNI et d'autres personnes à la demande du VP
  11. Participer aux réunions qui font avancer le travail du CCNI, notamment celles du réseau mondial des groupes techniques consultatifs nationaux pour la vaccination et des présidents des comités d'immunisation des provinces et territoires
  12. S'adresser aux médias au nom du CCNI, à la demande de l'ASPC

Le vice-président, à la demande du président ou en cas d'absence de ce dernier, peut présider une réunion et assumer d'autres tâches ou responsabilités selon les besoins ou sur délégation du président. Il participera au comité de direction du CCNI et à ses réunions avec le VP, Direction générale des programmes des maladies infectieuses, s'il y a lieu. De plus, le vice-président veille à la mise à jour du Guide canadien d'immunisation.

4.0 Autres participants

4.1 Représentants d'office

Les représentants d'office soutiendront les travaux du CCNI et de l'ASPC de la manière suivante :

Les représentants d'office peuvent provenir des organismes suivants :

Les représentants d'office n'ont pas le droit de vote. Ils peuvent cependant avoir des substituts.

4.2 Agents de liaison

Des représentants d'associations ou de comités nationaux ou professionnels peuvent être invités par le VP, Direction générale des programmes des maladies infectieuses, à participer aux activités du CCNI en tant qu'agents de liaison, sans droit de vote. Chaque groupe choisi par le VP sera invité à nommer un représentant qui peut soutenir le travail du CCNI en :

Les agents de liaison peuvent provenir des organismes suivants :

Tout comme les membres du CCNI, les agents de liaison devront déclarer toute nouvelle affiliation et tout nouvel intérêt liés au mandat du Comité lors des réunions du groupe de travail ou du CCNI, et ils informeront le secrétariat et le président par écrit (courriel) de tout changement à cet égard pendant leur mandat en tant que représentants de l'organisme consultatif.

4.3 Conférenciers, invités et observateurs

L'ASPC peut inviter certaines personnes sans qu'elles soient membres de l'organisme consultatif ou agents participants à présenter une opinion sur un sujet en particulier ou un point à l'ordre du jour. De même, ces personnes peuvent demander à s'adresser au CCNI sur un sujet donné ou sur un point à l'ordre du jour, ou encore assister à titre d'observateurs à une réunion en entier ou en partie. L'ASPC étudiera leur demande avec le président et le secrétaire général.

5.0 Secrétariat et comité de direction

L'ASPC établira un secrétariat, un secrétaire général et un comité de direction du CCNI pour offrir un soutien organisationnel, technique et administratif, ainsi qu'un soutien en gestion de projet.

5.1 Secrétariat

Le secrétariat sera composé d'agents de projet qui organiseront les réunions du CCNI, celles des groupes de travail et les déplacements des membres du Comité, et distribueront les documents aux participants selon les besoins. Bien que l'ASPC s'engage à faire preuve d'ouverture et de transparence, les règles de confidentialité peuvent empêcher la publication de certains documents.

Le secrétariat sera également composé de responsables techniques (par exemple épidémiologistes, coordinateurs de projets scientifiques, conseillers médicaux) appelés à fournir une direction et un soutien technique au Comité et aux groupes de travail. Un cadre supérieur assurera la coordination générale du CCNI et du secrétariat.

5.2 Comité de direction du CCNI

Le comité de direction du CCNI sera composé du président, du vice-président, du secrétaire général, du secrétaire général adjoint et du directeur exécutif de la Division des programmes d'immunisation de l'ASPC. Ce comité se réunira une fois par mois, par téléconférence. Le secrétaire général préside les réunions du comité de direction.

5.3 Secrétaire général

Le secrétaire général soutient le mandat du CCNI en fournissant une direction, une orientation et des conseils stratégiques, y compris une orientation et des conseils sur la gestion du CCNI. Il travaille en étroite collaboration avec le président, le secrétariat et le comité de direction du CCNI afin de s'assurer que le mandat de ce dernier soit accompli de manière efficace et efficiente. Il fournit également des conseils à l'ASPC sur les questions liées au CCNI et tient ce dernier informé des enjeux susceptibles d'avoir une incidence sur son fonctionnement.

Le secrétaire général préside le comité de direction du CCNI. Une fois que ce dernier a transmis ses conseils à l'ASPC, le secrétaire général fait rapport au CCNI sur la manière dont ces conseils ont été utilisés.

5.4 Secrétaire général adjoint

Le secrétaire général adjoint assiste le secrétaire général dans les travaux du Comité et le remplace dans toutes ses fonctions en cas d'absence.

5.5 Directeur exécutif, Division des programmes d'immunisation

Le directeur exécutif de la Division des programmes d'immunisation est responsable du fonctionnement et de la supervision du CCNI et de son secrétariat, ainsi que de la liaison avec la haute direction de l'ASPC au sujet du CCNI et de ses activités. Le directeur exécutif appuiera également le secrétaire exécutif dans ses engagements avec les provinces et les territoires, la direction stratégique et la gestion des questions au sein de l'ASPC, et pourra remplacer le secrétaire exécutif dans ses fonctions de relations avec les intervenants et de leadership pendant une période d'absence.

6.0 Affiliations et intérêts

Les membres, agents de liaison et représentants d'office (participants du CCNI) se conduiront de manière convenable, c'est-à-dire de telle sorte que leurs actions en tant que membres du Comité ne puissent être raisonnablement interprétées comme visant leur gain personnel ou celui de toute autre personne, entreprise ou organisme et ils éviteront tout conflit d'intérêt réel ou apparent.

Reconnaissant que les personnes ayant des affiliations et des intérêts liés au mandat du CCNI peuvent avoir des idées précieuses à contribuer aux travaux du Comité, l'ASPC ne les empêchera pas d'en devenir membres. Toutefois, après en avoir discuté avec le président et le vice-président, l'Agence peut limiter la participation d'un membre à un point à l'ordre du jour ou à un sujet de réunion. La décision sera en fonction de la nature des affiliations ou des intérêts du participant.

6.1 Conflits d'intérêts

Voici les situations où il existe un conflit d'intérêts et où la personne ne devrait pas siéger en tant que membre du CCNI :

Conflit d'intérêts potentiel qui doit être divulgué, mais qui ne limite pas la participation de la personne au Comité :

* Les participants du CCNI qui sont membres d'un comité de surveillance des données de sécurité seront tenus de respecter les mêmes exigences.

6.2 Déclarations et mode d'évaluation

Afin d'éviter toute influence indue ou tout conflit d'intérêts réel ou perçu dans les décisions du CCNI, il convient de procéder à un examen des conflits d'intérêts potentiels, qui est considéré comme une responsabilité partagée entre le comité de direction du CCNI, le président et le vice-président du CCNI et les membres individuels. Cela se fait de trois manières :

  1. Les membres du CCNI et les agents de liaison doivent remplir un formulaire de divulgation des affiliations et des intérêts, et il leur incombe de le mettre à jour par écrit chaque fois que leur situation change. Les membres sont tenus de soumettre toutes modifications au secrétariat du CCNI.

    L'ASPC examinera les formulaires en question avant de procéder aux nominations et au moins une fois par an, ainsi que chaque fois qu'elle modifie le mandat de l'organisme consultatif externe.

    Comme condition d'adhésion, il sera demandé aux membres du CCNI de permettre à l'ASPC de publier sur son site Web un résumé de l'expertise, de l'expérience et de la déclaration des affiliations et des intérêts, qui sera basé sur le formulaire de divulgation rempli. Les membres seront invités à vérifier l'exactitude du contenu du résumé avant sa publication.

  2. Les membres et les agents de liaison sont ceux qui connaissent le mieux leur situation personnelle, il leur incombe donc de :

    1. Déclarer tout conflit d'intérêts réel ou perçu le plus tôt possible et, en tout état de cause, avant toute discussion et prise de décision sur des sujets connexes
    2. Déclarer l'existence du conflit d'intérêts dans les situations où un conflit d'intérêts ou l'apparence d'un tel conflit survient au cours des discussions du CCNI, et ils peuvent être tenus de se récuser de toute participation aux discussions sur ce sujet, ou de toute participation ultérieure au comité plénier.
    3. Un point permanent de chaque réunion du CCNI permettra aux membres votants ayant un conflit d'intérêts par rapport au contenu ou aux questions à l'ordre du jour de déclarer ce conflit; et il pourra leur être demandé de se récuser de la participation aux discussions et au vote sur ce sujet, le cas échéant. Toute divulgation et mesure prise en rapport avec un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent sera consignée dans le compte rendu de toute réunion au cours de laquelle une divulgation est faite ou des mesures prises.
  3. Après consultation avec le président et le vice-président du CCNI, l'ASPC peut limiter la participation d'un membre à un point de l'ordre du jour ou à un sujet de réunion, selon la nature des affiliations ou des intérêts du membre.

7.0 Engagement d'entente de confidentialité et de sécurité

Les membres du CCNI, ainsi que tout observateur ou invité s'il y a lieu, doivent signer une entente de confidentialité. Ces participants respecteront la confidentialité et ne divulgueront pas de renseignements confidentiels obtenus dans le cadre de leur contribution au CCNI, à moins que l'entente de confidentialité ne permette la divulgation de tels renseignements.

L'ASPC attribue aux renseignements la cote de protection prévue à leur égard aux termes de la Politique du gouvernement sur la sécurité.

Le président ou le secrétariat du CCNI veillera à ce que chaque personne participant à une réunion, à une discussion téléphonique, à un échange par courriel ou à une communication sous une autre forme ait reçu des directives claires pour assurer la confidentialité des délibérations.

7.1 Habilitation de sécurité

L'obtention d'une habilitation de sécurité de niveau « fiabilité » est une condition de nomination des membres du CCNI.

8.0 Services juridiques et indemnisation

L'ASPC se charge d'accorder aux membres votants bénévoles de ses organismes consultatifs une protection contre la responsabilité civile, à condition qu'ils agissent de bonne foi dans les limites de leurs fonctions et qu'ils répondent aux conditions suivantes :

Les membres votants du CCNI informeront rapidement l'ASPC de toute réclamation, action, poursuite ou procédure dont ils font l'objet. Si les membres sont admissibles à une protection contre la responsabilité civile, l'ASPC contribuera, à ses frais, à la défense contre une telle réclamation, action, poursuite ou autre procédure ainsi qu'aux négociations relatives à leur règlement.

Dans ses documents d'accueil, l'ASPC fournit à tous les membres votants du CCNI une lettre d'indemnisation standard.

9.0 Frais de déplacement et d'hébergement

Les membres qui voyagent pour des fins autorisées liées au Comité obtiendront un remboursement de leurs frais de déplacement et d'hébergement conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte . Quant aux agents de liaison et aux représentants d'office, ils devront assumer leurs propres frais de déplacement. Toutefois, si l'agent de liaison se déplace pour participer à un groupe de travail à titre de président, ses dépenses de déplacement pour assister aux réunions du CCNI seront remboursées.

10.0 Médias et communications

Toutes les demandes des médias relatives aux activités du CCNI doivent être transmises au secrétariat, qui obtiendra des directives et une réponse de la Direction générale des affaires publiques et des communications de l'ASPC avant toute autre action.

S'il y a lieu, l'ASPC peut demander au président, au vice-président ou à un membre de répondre à une question soulevée par les médias, auquel cas l'ASPC donnera des conseils à la personne sur la façon de répondre.

Si les médias posent à un membre une question relative au mandat du CCNI, ce membre pourra y répondre, en son nom ou à titre de professionnel (par exemple un professeur peut parler de sa recherche). Les membres du CCNI peuvent également, à titre personnel ou professionnel, aborder des renseignements qui ont été publiés par l'ASPC. Toutefois, ils éviteront de s'exprimer au nom du CCNI ou de l'ASPC, ou de fournir des renseignements considérés comme privés en vertu de l'entente de confidentialité. S'ils se font poser une question sur le CCNI ou sur la façon dont il a traité différents enjeux, les membres demanderont aux médias de s'adresser au secrétariat.

11.0 Transparence

L'ASPC s'engage à respecter la transparence comme principe de fonctionnement. La transparence du CCNI est assurée par l'affichage des documents du Comité (expurgés des renseignements confidentiels et personnels) sur le site Web de l'ASPC. Ces documents peuvent comprendre :

Les membres pourront recevoir, selon leur préférence, les documents du CCNI en français ou en anglais, ou dans les deux langues officielles.

12.0 Réunions

Pour la planification et la conduite des réunions du CCNI, des groupes de travail ou d'autres réunions connexes, le secrétariat suivra le « Guide des réunions écologiques » de l'ASPC.

Conformément à la Loi sur les langues officielles du gouvernement fédéral, les membres d'un organisme consultatif ont le droit de recevoir des documents et de participer aux discussions dans la langue officielle de leur choix.

12.1 Fréquence et lieu des réunions

Le CCNI se réunira trois fois par année, en personne, dans la région de la capitale nationale. Au besoin, d'autres réunions peuvent être organisées au gré de l'ASPC, en consultation avec le président du CCNI. Des réunions virtuelles seront également organisées au besoin, à la discrétion du président, y compris dans des contextes de pandémie où les réunions en personne ne sont pas pratiques.

12.2 Quorum, recommandations et vote

Le CCNI fournit des conseils à l'ASPC en tant que groupe et cherche, autant que possible, à atteindre un consensus. Si les membres ne peuvent y parvenir, le compte rendu précisera que les recommandations ou conseils suscitent une divergence d'opinions.

Lorsqu'un consensus unanime ne peut être atteint, le comité de direction du CCNI peut recourir à l'une des deux normes de vote pour faciliter la prise de décision. L'option préférée est un consensus à la majorité des deux tiers; cette méthode a été principalement utilisée lors de la réponse au vaccin contre la COVID-19, où les votes étaient courants.

Lorsqu'un consensus à la majorité des deux tiers ne peut être atteint, le comité de direction peut reporter les décisions afin de permettre une discussion plus approfondie ou de développer des options de recommandation révisées en vue d'un consensus à la majorité des deux tiers. Par ailleurs, le comité de direction peut envisager d'utiliser une majorité de 50 % plus un en dernier recours si une décision est requise de toute urgence ou si le Comité est fondamentalement divisé et incapable d'avancer. En cas d'égalité des voix, le président émet un vote décisif pour obtenir une majorité de 50 % plus un.

Les ratios de vote seront calculés en fonction du nombre de membres votants disponibles pour voter dans le délai prescrit, et non en fonction du nombre total de membres du Comité.

Un quorum d'au moins deux tiers des membres doit être atteint pour authentifier un vote. Les votes sont idéalement recueillis pendant les réunions, mais peuvent également l'être par voie électronique. Avec un total de 15 membres votants, le quorum sera d'un minimum de 10 membres votants. Les membres qui auront été absents de toutes les discussions et qui n'auront pas examiné toute la documentation de base n'auront pas le droit de voter. Une abstention sera considérée comme un vote neutre. Lors d'une urgence de santé publique, le quorum peut être modifié afin de faciliter une prise de décision urgente.

Les principes clés des recommandations seront votés par le CCNI, et la formulation finale des recommandations sera élaborée par l'ASPC (secrétariat du CCNI) et approuvée par le président au nom du Comité.

12.3 Délibérations et rapports

Le secrétariat préparera un compte rendu de décision sans mention attribuable qui comprendra les recommandations et avis résultant de chaque réunion du Comité. Cela inclut les réunions en personne, les réunions virtuelles, les conférences téléphoniques et les vidéoconférences. Si une partie ou l'entièreté du rapport est confidentielle, le document le précisera.

Après relecture par le président et le secrétaire général (ou le président du groupe de travail et le responsable médical ou technique de l'ASPC dans le cas des réunions des groupes de travail), l'ébauche du compte rendu sera transmise en temps opportun aux participants du CCNI. Dès que possible, le Comité confirmera que l'ébauche constitue un libellé exact ou y apportera des corrections.

Pour chaque réunion, un résumé des discussions qui ne renferme aucun renseignement confidentiel sera rédigé par le secrétariat. Après relecture par le président et le secrétaire général, le document sera transmis, dans le mois qui suit la réunion, aux participants du CCNI qui pourront faire des commentaires. Une fois que les membres l'auront approuvé, le résumé des discussions peut être utilisé à des fins de communication des renseignements; il sera aussi affiché dans le site Web de l'ASPC.

12.4 Publication et restriction relative aux recommandations du CCNI

Les recommandations du Comité peuvent être publiées sur le site Web de l'ASPC lorsqu'elles ne renferment aucun renseignement qui doit demeurer confidentiel. Ces publications peuvent comporter des liens menant vers d'autres sites Web.

S'il y a lieu, l'ASPC fournira des directives précises pour la publication de renseignements et des recommandations formulées par le Comité.

Après l'approbation du VP ou de l'administrateur en chef de la santé publique, ou les deux, les recommandations du CCNI peuvent être publiées dans le site Web de l'ASPC et dans le Guide canadien d'immunisation. Les résumés sont généralement publiés dans le Relevé des maladies transmissibles au Canada et occasionnellement dans d'autres publications.

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