Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Exercice 2018-2019
Sur cette page
- Introduction
- Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
- Résultat de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2018‑2019
- Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs
- Résultats de l’évaluation annuelle des fournisseurs de services communs au cours de l’exercice 2018‑2019
- Plan d’action des fournisseurs de services communs pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs
1. Introduction
Ce document présente un résumé des mesures prises par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), qui comprend des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats de l’évaluation et les plans d’action connexes.
Il est possible de trouver des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du Secrétariat dans ses plus récents Plan ministériel et Rapport sur les résultats ministériels.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
Dans cette section
2.1 Gestion du contrôle interne
Le Secrétariat est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure est formalisée dans le Cadre de contrôle interne en matière de gestion financière du Secrétariat, qui est approuvé par le secrétaire, et comprend les éléments suivants :
- des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité liés à la gestion du contrôle interne;
- un Bureau des valeurs et de l’éthique, qui offre des programmes de formation et de sensibilisation et qui a produit un code de conduite ministériel;
- des activités de communication et des séances de formation continue sur les exigences législatives et les politiques visant à assurer une saine gestion financière et de contrôle;
- des moyens de surveillance et des mises à jour régulières sur la gestion du contrôle interne en plus de rapports sur les résultats d’évaluation et de plans d’action connexes à l’intention du secrétaire, de la haute direction ministérielle et du Comité de vérification du gouvernement du Canada (CVGC) du Secrétariat.
Le CVGC est un comité consultatif indépendant et objectif du Secrétariat. Il a pour fonction de fournir des conseils au secrétaire concernant le caractère adéquat et le fonctionnement du processus de gestion du risque du Secrétariat, du contrôle et du cadre de gouvernance.
2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers
Le Secrétariat a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers, telles qu’elles sont décrites ci‑dessous.
Ententes en matière de services communs
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l’approvisionnement en biens et en services, conformément à la délégation de pouvoirs du Secrétariat qui lui sont délégués, en plus de fournir des services de biens immobiliers.
- Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques au Secrétariat.
- Services partagés Canada (SPC) fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) au Secrétariat dans les domaines des centres de données et des services des réseaux.
- Le Secrétariat, un organisme central, offre des services liés aux régimes d’assurance destinés aux fonctionnaires fédéraux et il est responsable de la gestion centralisée du paiement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi (le Régime de pension de retraite de la fonction publique, le Régime d’assurance‑emploi [AE], le Régime de pensions du Canada ou le Régime des rentes du Québec [RPC/RRQ] et le Régime de prestations supplémentaires de décès) pour le compte d’autres ministères et organismes.
Les lecteurs de cette annexe peuvent se reporter aux annexes des organisations susnommées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF relativement à ces services particuliers.
Le Secrétariat compte sur d’autres fournisseurs de services externes et ministères pour le traitement de certaines opérations ou informations ayant une incidence sur les états financiers, comme décrit ci-dessous.
Ententes particulières
- Le Bureau de l’actuaire en chef, qui relève du Bureau du surintendant des institutions financières Canada, prépare une évaluation actuarielle du Régime de pension de retraite de la fonction publique.
- SPAC s’occupe de l’administration quotidienne du Régime de pension de retraite de la fonction publique.
- SPAC s’occupe de l’administration quotidienne de certaines dépenses financées par l’administration centrale, comme les cotisations de l’employeur au titre du RPC/RRQ, les cotisations d’assurance‑emploi et les cotisations sociales provinciales. Ces types de dépenses sont consignés dans les états financiers du Secrétariat en tant que fonds pangouvernementaux, et elles reflètent le rôle du Conseil du Trésor à titre d’employeur de la fonction publique.
- Le Secrétariat se fonde sur les contrôles internes d’un certain nombre de sociétés d’assurances (à l’heure actuelle, la Sun Life du Canada, compagnie d’assurance‑vie; la Great‑West, compagnie d’assurance‑vie; l’Industrielle Alliance et Manuvie) qui fournissent des services tels que l’administration des régimes de soins médicaux et dentaires, et les services d’assurances. Comme fournisseurs de service externes, en vertu des contrats avec le gouvernement du Canada, ces compagnies d’assurance ont le pouvoir et la responsabilité de s’assurer que ces services sont gérés conformément aux modalités établies par le Secteur des pensions et des avantages sociaux du Conseil du Trésor.
Le Secrétariat fournit certains services ministériels optionnels (par exemple, des services comptables, des systèmes financiers) à plusieurs ministères selon le principe du recouvrement des coûts. Ces services sont régis au moyen de protocoles d’entente entre le Secrétariat et les autres ministères.
3. Résultat de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2018‑2019
Dans cette section
| Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour l’exercice en cours | État |
|---|---|
| Contrôles au niveau de l’entité, recettes | Activités de 2018‑2019 exécutées comme prévu, aucune mesure corrective requise. |
| Immobilisations, Régime de pension de retraite de la fonction publique, Régime d’assurance invalidité, Prestation supplémentaire de décès | Activités de 2018‑2019 exécutées comme prévu, mesures correctives en cours. |
Paie (évalués de 2017‑2018 à 2019‑2020) :
|
Activités de 2018‑2019 exécutées :
|
Les constatations clés et les rajustements importants requis pour les activités d’évaluation de l’exercice courant sont résumés ci-dessous.
3.1 Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante
Au cours de 2018-2019, aucun contrôle clé des processus existants n’a été modifié en profondeur de façon à nécessiter une réévaluation.
3.2 Programme de surveillance continue
Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue des processus opérationnels ministériels, le Secrétariat a effectué sa réévaluation des contrôles au niveau de l’entité et les contrôles financiers liés aux processus opérationnels des recettes et des immobilisations. De plus, le Secrétariat a complété l’évaluation de l’efficacité de la conception des contrôles liés à la paie. Dans l’ensemble, les contrôles clés qui ont été testés ont tous fonctionné comme prévu, avec les mesures correctives énoncées ci-dessous :
Immobilisations
- améliorer le suivi et la surveillance des actifs informatiques attrayants et des dépenses associées;
- améliorer la séparation des tâches pour la radiation des actifs logiciels.
Paie
- élargir les critères fondés sur le risque pour l’évaluation des opérations de paie avant que la paie ne soit traitée;
- améliorer les outils pour aider les gestionnaires des secteurs à évaluer leurs dépenses de salaire par rapport aux prévisions connexes.
Un plan d’action portant sur les exigences d’assainissement mentionnées ci-dessus est en cours d’élaboration.
Le Secrétariat a également effectué une évaluation des risques au cours de l’exercice 2018-2019 au moyen d’une analyse du contexte et d’entrevues avec des principaux intervenants. Les résultats de l’évaluation des risques ont servi à mettre à jour le plan de surveillance continue fondé sur les risques (voir les sections 4 et 6).
4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs
Le plan cyclique de surveillance continue du Secrétariat pour les trois prochaines années, présenté au tableau 2, est fondé sur l’évaluation annuelle des risques.
| Secteurs de contrôles clés | Exercice 2019-2020 |
Exercice 2020-2021 |
Exercice 2021-2022 |
|---|---|---|---|
Notes du tableau 2
|
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| Contrôles au niveau de l’entité | Non | Non | Non |
| Contrôles généraux des TI (CGTI) gérés par le ministèresNote 1 du tableau 2 | Non | Oui | Non |
| Rapports financiers et cycle de clôture | Oui | Non | Non |
| Budgétisation et prévisions | Oui | Non | Non |
| Paie | Oui | Non | Oui |
| Charges de fonctionnement et créditeurs | Oui Déplacement et pouvoir de signer des documents financiers |
Oui Passation de marchés |
Non |
| Recettes | Non | Non | Non |
| Immobilisations | Non | Non | Oui |
5. Résultats de l’évaluation annuelle des fournisseurs de services communs au cours de l’exercice 2018‑2019
Le Secrétariat offre des services communs relatifs à l’administration des régimes d’assurance de la fonction publique (crédit 20 du SCT) à l’administration du processus selon le principe du recouvrement des coûts aux fins des régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi. Puisque le Secrétariat gère les fonds pangouvernementaux et les paiements en tant qu’employeur de la fonction publique, divers ministères et organismes gouvernementaux dépendent du Secrétariat pour le traitement d’opérations ayant une incidence sur leurs états financiers en ce qui concerne l’assurance, les avantages sociaux des employés et les opérations relatives aux salaires prévues par la loi et décrites au tableau 3.
Dans le cadre de la prestation de ces services communs, le Secrétariat utilise des données produites par les systèmes de paie fédéraux, y compris Phénix qui fait l’objet d’une gestion centralisée par SPAC. Il existe d’importantes interdépendances entre les processus d’administration de la paie de SPAC et du Secrétariat parce que bon nombre de contrôles clés relatifs au traitement des cotisations, d’avantages sociaux des employés et d’autres opérations relatives aux salaires sont automatisés dans le système de paie. Même si le Secrétariat exerce des activités de surveillance continue concernant les contrôles relevant de sa responsabilité, il doit se fier à l’environnement de contrôle de SPAC aux fins d’assurance quant à l’intégrité des données qu’il utilise dans le cadre de la prestation des services communs.
En 2018‑2019, le Secrétariat, en tant que fournisseur de services communs, a effectué une évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles financiers du Régime d’assurance invalidité, du Régime de pension de retraite de la fonction publique et de la Prestation supplémentaire de décès dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue. Pendant la période visée, trois lacunes ont été relevées : deux avaient trait à l’approbation en temps opportun des charges trimestrielles et l’autre portait sur l’officialisation des activités de rapprochement.
6. Plan d’action des fournisseurs de services communs pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs
Le Secrétariat en tant que fournisseur de service commun pour les régimes d’assurance de la fonction publique et les régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi, a achevé son évaluation annuelle des contrôles internes fondée sur les risques pour ces services, au moyen d’une analyse de l’environnement et des entrevues avec les principaux intervenants. Les résultats de cette évaluation sont décrits dans le plan cyclique de surveillance continue, dans le tableau 3.
| Secteurs de contrôles clés | Exercice 2019-2020 |
Exercice 2020-2021 |
Exercice 2021-2022 |
Exercice 2022-2023 |
Exercice 2023-2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| Régime de soins de santé de la fonction publique | Non | Oui | Non | Non | Non |
| Régime de soins dentaires de la fonction publique | Non | Oui | Non | Non | Non |
| Régime de services dentaires pour les pensionnés | Non | Non | Oui | Non | Non |
| Régime d’assurance invalidité | Non | Non | Non | Oui | Non |
| Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique | Non | Non | Non | Oui | Non |
| Paiements des charges sociales provinciales | Non | Non | Oui | Non | Non |
| Cotisations aux régimes provinciaux d’assurance-maladie | Oui | Non | Non | Non | Non |
| Régime québécois d’assurance parentale | Oui | Non | Non | Non | Non |
| Régime de pension de retraite de la fonction publique | Non | Non | Non | Non | Oui |
| Prestation supplémentaire de décès | Non | Non | Non | Non | Oui |
| Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ) | Oui | Non | Non | Non | Non |
| Cotisations à l’assurance-emploi (AE) | Oui | Non | Non | Non | Non |
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