Rapport annuel sur la Loi sur l’accès à l’information 2023-2024
Sur cette page
- Introduction
- Objet de la Loi sur l’accès à l’information
- Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
- Arrêté de délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
- Structure organisationnelle
- Rapport statistique
- Interprétation du rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
- Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information
- Examens de l’AIPRP non prévus par la loi
- Séances d’information, de formation et de sensibilisation
- Politiques, lignes directrices et procédures
- Initiatives et projets technologiques visant à améliorer l’accès à l’information
- Initiatives et projets politiques visant à améliorer l’accès à l’information
- Surveillance de la conformité
- Conclusion
- Annexe A. Arrêté autorisant la délégation des pouvoirs – Loi sur l’accès à l’information
- Annexe B. Rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information
- Annexe C. Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
Introduction
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) pour 2023-2024 (du 1er avril 2023 au 31 mars 2024).
Le présent rapport est préparé et déposé conformément à l’article 94 de la LAI, selon lequel le responsable de chaque institution fédérale doit établir un rapport annuel sur l’application de la loi, en ce qui concerne son institution, au cours de l’exercice financier et le présenter au Parlement.
Objet de la Loi sur l’accès à l’information
L’objet de la LAI est « d’accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre un débat public sur la conduite de ces institutions. À cet égard :
- la partie 1 élargit l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif;
- la partie 2 fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements ».
Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
En sa qualité d’organe administratif du Conseil du Trésor, le SCT remplit un double mandat, c’est-à-dire appuyer le Conseil du Trésor à titre de comité de ministres et s’acquitter des responsabilités prévues par la loi à titre d’organisme central du gouvernement et de celles d’un ministère proprement dit. Le mandat du Conseil du Trésor est prévu par la Loi sur la gestion des finances publiques.
Pour remplir son mandat, le SCT organise ses activités et ses ressources autour de quatre responsabilités essentielles :
- surveillance des dépenses;
- leadership administratif;
- employeur;
- surveillance réglementaire.
Le SCT est chargé de fournir un soutien et des conseils aux ministres du Conseil du Trésor dans leur rôle qui consiste à assurer l’optimisation des ressources. Il est également chargé d’assurer la surveillance des fonctions de gestion financière dans les institutions fédérales.
Le SCT fait des recommandations et fournit des conseils au Conseil du Trésor sur les politiques, les directives, les règlements et les propositions de dépenses de programme touchant la gestion des ressources du gouvernement. Il lui incombe d’assurer la gestion générale des initiatives, des questions et des activités pangouvernementales (comme l’indique le Budget principal des dépenses).
Les bureaux des hauts fonctionnaires suivants font partie du SCT :
- le contrôleur général du Canada;
- le dirigeant principal des ressources humaines du Canada;
- le dirigeant principal de l’information du Canada.
Le contrôleur général du Canada est responsable de la fonction de contrôleur du gouvernement et assure, à l’échelle gouvernementale, un leadership, une orientation, une surveillance et un renforcement des capacités en matière de gestion financière, d’audit interne et de gestion des biens et des services acquis.
Le dirigeant principal des ressources humaines joue un rôle de leadership à l’échelle du gouvernement en matière de gestion des personnes par le biais de politiques, de programmes et d’activités de mobilisation stratégiques et en gérant de façon centralisée les relations de travail, la rémunération et les pensions et avantages sociaux, et en contribuant à la gestion des cadres supérieurs.
Le dirigeant principal de l’information assure un leadership, une orientation, une surveillance et un renforcement des capacités dans l’ensemble du gouvernement en matière de gestion de l’information, de technologie de l’information, de sécurité du gouvernement (y compris la gestion de l’identité), d’accès à l’information, de protection des renseignements personnels et de prestation de services internes et externes.
Arrêté de délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Conformément au paragraphe 95(1) de la LAI, la présidente du Conseil du Trésor a délégué certaines de ses attributions pour l’application de la LAI aux fonctionnaires du SCT suivants :
- le secrétaire du Conseil du Trésor;
- le secrétaire adjoint de Communications stratégiques et affaires ministérielles;
- le directeur principal des Services ministériels;
- le directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP);
- les gestionnaires et les chefs d’équipe du Bureau de l’AIPRP.
L’arrêté autorisant la délégation d’attributions a été signé le 29 novembre 2023. L’annexe A en contient une copie.
Structure organisationnelle
Le Bureau de l’AIPRP fait partie de la Division des services ministériels du Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles du SCT.
Il incombe au Bureau de l’AIPRP :
- de mettre en œuvre et de gérer les programmes et les services liés à l’application de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) (les deux lois);
- de donner des conseils aux employés du SCT pour les aider à remplir leurs obligations aux termes de ces deux lois;
- d’examiner et de communiquer des documents en vertu de la partie 2 de la LAI, en particulier, les titres des notes d’information, les cahiers pour les comparutions devant les comités parlementaires, les notes pour la période de questions et les cahiers de transition.
En plus de s’occuper de l’application de ces deux lois, le Bureau de l’AIPRP apporte son soutien dans les domaines suivants :
- examen interne des documents destinés à être publiés par les secteurs;
- examen des documents qui font l’objet d’une motion parlementaire visant la production de documents;
- examen des documents en rapport avec les recours collectifs;
- organisation de séances de formation sur l’application des deux lois pour les secteurs et les responsables des secteurs;
- mise à jour des politiques et recherches liées à l’application des deux lois;
- recherches sur les tendances au sein du Bureau de l’AIPRP et présentation de rapports connexes;
- administration des systèmes du logiciel d’AIPRP;
- production de divers rapports;
- gestion des atteintes à la vie privée;
- formulation de conseils liés à l’AIPRP à l’intention des secteurs de programme.
Le Bureau de l’AIPRP relève de la responsabilité d’un directeur, qui est appuyé par trois gestionnaires. Chacun de ces gestionnaires supervise une unité qui est responsable d’un domaine fonctionnel différent :
- l’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance;
- l’Unité des opérations de l’AIPRP;
- l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels.
L’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance et l’Unité des opérations de l’AIPRP collaborent pour traiter les demandes d’AIPRP, et l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels soutient les responsables des secteurs en ce qui a trait aux questions touchant la protection des renseignements personnels, notamment l’examen des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et la gestion des atteintes à la vie privée.
Le Bureau de l’AIPRP compte des employés à divers niveaux. En 2023-2024, l’équivalent de 18,4 employés à temps plein a assuré l’application de la LAI, soit 17 employés à temps plein, 4 employés occasionnels et 1 étudiant. Un nombre supplémentaire équivalent à 7,7 employés à temps plein a assuré l’application de la LPRP en 2023-2024, soit 7 employés à temps plein et 1 employé à temps partiel. Certains employés du Bureau de l’AIPRP contribuent à la fois à l’application de la LAI et de la LPRP, et ces activités sont consignées dans le rapport pertinent proportionnellement à leur apport.
La figure 1 montre les rôles des personnes et des équipes qui participent au traitement des demandes d’AIPRP au SCT. Le Bureau de l’AIPRP compte trois unités fonctionnelles. Les agents de liaison sectoriels ne font pas partie du Bureau de l’AIPRP, mais jouent un rôle important dans le traitement des demandes, car ils coordonnent les activités d’AIPRP dans leur secteur.
Figure 1 - Version textuelle
Directeur de l’AIPRP
Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance
Coordonne et examine les documents devant être publiés en vertu de la partie II de la LAI.
Fournit des services aux personnes qui ont transmis des demandes d’AIPRP.
Assure la liaison avec les secteurs pour obtenir les documents nécessaires au traitement des demandes d’AIPRP.
Assure la surveillance, la production de rapports sur le rendement et l’analyse des données aux fins de l’AIPRP.
8 employés et 1 étudiant
Unité des opérations de l’AIPRP
Examine les documents à envoyer en réponse aux demandes présentées en vertu de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Assure la liaison avec le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée pour la résolution des plaintes.
Contribue à l’examen des documents au moyen d’autres processus, par exemple des motions parlementaires et d’autres divulgations.
9 employés
Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels
Conseille et appuie les fonctionnaires du SCT pour assurer la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux instruments de politique connexes.
Aide les fonctionnaires du SCT à s’assurer que les droits à la vie privée des personnes sont respectés dans l’exécution des programmes et des activités.
Appuie le directeur de l’AIPRP dans son rôle de délégué responsable de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
6 employés
Agents de liaison sectoriels de l’AIPRP
Soutiennent le programme de l’AIPRP en coordonnant les activités d’AIPRP dans leur secteur.
Le Bureau de l’AIPRP du SCT travaille avec les 19 secteurs du SCT qui s’occupent de rechercher les documents permettant de répondre aux demandes d’AIPRP. Chaque secteur a désigné des agents de liaison sectoriels qui travaillent directement avec le Bureau de l’AIPRP pour traiter efficacement les demandes. Le Bureau de l’AIPRP travaille également en partenariat avec les secteurs du SCT pour répondre aux exigences en matière de publication proactive prévues par la partie 2 de la LAI.
L’article 96 de la LAI autorise les institutions fédérales à fournir des services d’accès à l’information à une autre institution fédérale qui relève de l’autorité du même ministre. Au cours de l’exercice 2023‑2024, le Bureau de l’AIPRP n’a pas fourni de tels services.
Rapport statistique
Les rapports statistiques préparés par les institutions fédérales fournissent des données globales sur l’application de la LAI et de la LPRP. Ces données sont rendues publiques chaque année dans un rapport statistique qui accompagne les rapports annuels sur l’AIPRP déposés au Parlement par chaque institution. L’annexe B contient le rapport statistique du SCT sur la LAI de 2023-2024.
Cette année, les institutions ont dû rendre compte des critères supplémentaires suivants :
- les demandes ouvertes des périodes de rapport antérieures;
- les plaintes non réglées des périodes de rapport antérieures;
- les nouvelles autorisations de collecter ou d’utiliser les numéros d’assurance sociale;
- les demandes de renseignements personnels transmises par des ressortissants étrangers.
L’annexe C contient le rapport statistique supplémentaire sur la LAIet la LPRPde 2023-2024.
Les sections suivantes contiennent :
- les faits saillants sur le rendement du SCT en 2023-2024 par rapport à ses obligations en vertu de la LAI;
- des analyses des données statistiques notables de l’exercice visé par rapport à celles des exercices précédents.
Interprétation du rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information
Dans cette section
- Introduction
- Partie 1. Demandes reçues et reportées
- Partie 2. Demandes traitées
- Partie 3. Taux de respect des délais, temps consacré au traitement et prorogations
- Partie 5. Consultations d’autres institutions fédérales et d’organisations
- Partie 6. Consultations au sujet des documents confidentiels du Cabinet
- Partie 7. Plaintes et enquêtes
- Partie 8. Poursuites en justice
- Partie 9. Frais
- Partie 10. Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information
Introduction
En 2023-2024, le SCT a constaté la poursuite de plusieurs tendances importantes qui ont émergé au cours des 3 années précédentes. Bien que ces tendances aient été plus évidentes au cours des 3 années précédentes, de nombreuses mesures sous-jacentes qui influent sur ces tendances remontent à 2014‑2015. Les tendances suivantes seront des thèmes clés pour l’interprétation du rapport statistique de 2023-2024 :
- le nombre de demandes reportées demeure inchangé;
- le nombre de pages traitées augmente;
- le taux de respect des délais diminue;
- le nombre de ressources opérationnelles demeure inchangé.
Le tableau 1 présente un aperçu sur 10 ans du nombre des demandes d’accès à l’information traitées par l’institution.
| Exercice | Demandes reçues | Demandes traitées | Demandes reportées | Nombre de pages traitée | Nombre de pages communiquées | Taux de respect des délais | Nombre d’employés à temps plein |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Notes du tableau 1
|
|||||||
| 2023–2024 | 365 | 363 | 151 | 100 014 | 50 502 | 71 % | 18,4 |
| 2022–2023 | 369 | 392 | 149 | 76 784 | 38 859 | 81% | 19,92 |
| 2021–2022 | 435 | 428 | 172 | 72 420 | 44 892 | 90 % | 17,45 |
| 2020–2021 | 328 | 317 | 165 | 65 675 | 27 801 | 81 % | 18,81 |
| 2019–2020 | 380 | 420 | 154 | 15 039 174Voir la note * du tableau 1 | 21 533 | 91 % | 16,65 |
| 2018–2019 | 564 | 518 | 196 | 46 241 | 33 125 | 97 % | 15,81 |
| 2017–2018 | 574 | 557 | 150 | 75 958 | 49 753 | 93 % | 10 |
| 2016–2017 | 534 | 523 | 133 | 57 046 | 32 085 | 96 % | 7,82 |
| 2015–2016 | 503 | 464 | 122 | 39 310 | 23 986 | 95 % | 7,50 |
| 2014–2015 | 417 | 419 | 82 | 34 808 | 23 920 | 96 % | 7,5 |
Les mesures sous-jacentes à l’appui de ces tendances montrent les défis que doivent relever de nombreux bureaux de l’AIPRP au sein du gouvernement du Canada. Au sein du SCT, le principal défi réside dans l’augmentation de la demande de services d’AIPRP en raison des facteurs suivants :
- l’intérêt accru du public pour les activités ministérielles, qui se traduit souvent par un plus grand nombre de documents à traiter;
- l’augmentation du nombre de documents créés attribuable à un environnement de travail numérique;
- l’augmentation des exigences en matière de formation, de technologie et de politique pour le programme d’AIPRP;
- un soutien accru aux activités non législatives (litiges, examens de publications, motions parlementaires pour la production de documents).
Bien que le nombre indiqué d’employés qui consacrent leur temps à l’application de la LAI ait augmenté de manière considérable par rapport aux années antérieures à 2018-2019, le nombre d’employés affectés au traitement des demandes en vertu de la partie 1 de la LAI est demeuré le même, soit l’équivalent de 9,4 employés à temps plein.
Les activités de modernisation et de gouvernance liées à l’amélioration de l’efficacité du programme d’AIPRP ont été un axe d’intervention principal du SCT et ont augmenté de manière considérable au cours des 5 dernières années. Par conséquent, les 3 ressources mentionnées comme assurant l’application de la LAI s’acquittent de ces responsabilités, notamment les suivantes :
- apporter un soutien aux fonctionnaires du ministère pour les aider à s’acquitter de leurs responsabilités en vertu de la LAI;
- assurer le respect des exigences en matière de publication proactive;
- favoriser la modernisation numérique;
- assurer la surveillance de la conformité;
- offrir la formation ministérielle.
Pour favoriser la modernisation en 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a publié un nouveau formulaire pour les réponses des secteurs qui exige des experts en la matière dans les secteurs qu’ils fournissent des recommandations détaillées et une validation des dépôts dans lesquels ils ont effectué leurs recherches pour obtenir des renseignements pertinents. Ce nouveau formulaire s’aligne sur les recommandations formulées par le Commissariat à l’information à l’intention de la communauté de l’AIPRP.
Le Bureau de l’AIPRP du SCT a également utilisé SharePoint pour faciliter le partage des documents entre les secteurs et le Bureau de l’AIPRP. En 2023-2024, le SCT a modifié l’arrêté autorisant la délégation pour faciliter l’examen des documents en vertu de la partie 1 de la LAI. Le Bureau de l’AIPRP continue également de travailler à la mise en œuvre d’un nouveau logiciel de traitement des demandes qui permettra de mieux soutenir la modernisation numérique de l’institution.
Bien que la capacité de traitement des demandes d’AIPRP soit demeurée inchangée, la demande pour ce service a augmenté. Les initiatives du SCT, en tant qu’institution, ont toujours suscité un intérêt limité de la part du public, compte tenu de son mandat. Toutefois, cette situation a considérablement changé au cours des 5 dernières années. En effet, le SCT a observé une augmentation considérable de l’intérêt porté à l’égard des initiatives dirigées par le SCT ainsi que de la complexité de celles-ci, en plus d’une augmentation connexe du nombre de demandes d’AIPRP complexes et sensibles reçues. Une ventilation détaillée de ces tendances est disponible dans la section suivante, Demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.
La plupart des documents créés sont numériques, et un nombre plus élevé de documents sont produits aujourd’hui. Par conséquent, le Bureau de l’AIPRP reçoit de nombreuses demandes plus volumineuses, complexes et sensibles qui dépassent la capacité de traitement, ce qui a pour effet de diminuer le taux de respect des délais de l’institution et qui se traduit par un nombre constant de demandes reportées chaque année.
La demande accrue de services d’AIPRP devrait se poursuivre au cours des prochains exercices.
Partie 1. Demandes reçues et reportées
Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
En 2023-2024, le SCT a reçu 365 demandes en vertu de la LAI, ce qui est comparable à 2022-2023. Il a reçu des demandes d’accès à l’information sur divers sujets en 2023‑2024 et a continué à recevoir de nombreuses demandes volumineuses sur des sujets qui présentaient un grand intérêt pour le public.
Le volume important de ces demandes et la complexité de celles-ci nécessitent une expertise de haut niveau sur plusieurs années, ce qui pose de sérieux problèmes de capacité pour le Bureau de l’AIPRP, car il ne dispose pas d’un personnel suffisant pour traiter ces demandes.
Il y a lieu de croire que le SCT continuera de recevoir des demandes volumineuses sur des sujets présentant un grand intérêt pour le public dans les années à venir. Par conséquent, il sera essentiel de maintenir en poste le personnel actuel et de recruter du personnel suffisamment expérimenté pour que ces demandes puissent être traitées rapidement.
Les sujets indiqués ci-dessous ont généré un volume élevé de demandes en 2023-2024.
Transition du Régime de soins de santé de la fonction publique à la Canada-Vie
Le 1er juillet 2023, le Régime de soins de santé de la fonction publique est passé de Sun Life Canada à Canada-Vie. Ce changement a suscité beaucoup d’intérêt chez les membres de la fonction publique et a donné lieu à 13 demandes sur le sujet, soit 27 068 pages de documents à traiter.
Négociations collectives et grève de l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC)
Le 18 avril 2023, plus de 155 000 fonctionnaires représentés par l’AFPC ont entamé une grève légale qui s’est poursuivie jusqu’au 28 avril 2023, avant qu’une entente de principe ne soit conclue. En tant qu’employeur de l’administration publique centrale, le SCT a reçu 16 demandes liées à l’interruption de travail et à la convention collective, soit 21 584 pages à traiter.
Politique sur le modèle de travail hybride commun pour la fonction publique
Le Bureau de l’AIPRP a continué à recevoir un certain nombre de demandes concernant la politique sur le modèle de travail hybride commun pour la fonction publique qui a été annoncée en décembre 2022. Cette politique a donné lieu à 11 nouvelles demandes en 2023-2024, représentant 7 062 pages, un nombre de pages qui s’ajoute aux quelques 35 000 pages en réponse aux demandes reçues en 2022‑2023. Le Bureau de l’AIPRP prévoit qu’il continuera à recevoir d’autres demandes à ce sujet en 2024-2025 en raison de l’annonce en mai 2024 de la mise en œuvre de l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail.
Acquisition de l’application ArriveCan
En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a reçu 8 demandes liées aux activités entreprises par le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires pour étudier l’acquisition de l’application ArriveCan et les pratiques contractuelles sous-jacentes. Ces huit demandes représentent 26 226 à traiter.
Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada
Le SCT a reçu 4 demandes officielles représentant 2 959 pages relatives à la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada. Bien qu’il s’agisse d’une réduction importante par rapport aux 31 demandes reçues en 2022‑2023, ce nombre témoigne de l’intérêt soutenu du public pour ce sujet.
Demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information reportées
Le nombre de demandes que le Bureau de l’AIPRP du SCT a reportées des exercices précédents est demeuré relativement le même, passant de 149 demandes en 2022-2023 à 151 en 2023-2024. La constance du nombre de demandes reportées met en relief les contraintes de capacité auxquelles le Bureau de l’AIPRP est confronté lorsqu’il tente de réduire l’arriéré tout en assurant la conformité à la LAI pour les nouvelles demandes.
Le nombre de pages liées aux demandes est un autre élément qui met en évidence cette contrainte de capacité. Les demandes reportées augmentent en volume et en complexité, comme le montre le volume actuel des demandes reportées, qui représente 418 000 pages de documents à traiter.
Le Bureau de l’AIPRP estime que si rien ne change dans le contexte opérationnel actuel, le volume de pages reportées continuera d’augmenter au cours des prochains exercices à un rythme d’environ 32 000 pages par an.
La figure 2 montre le nombre de demandes reçues par le SCT chaque exercice et le nombre de demandes reportées de 2019-2020 à 2023-2024.
Figure 2 - Version textuelle
| Exercice | 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| Reçues | 380 | 328 | 435 | 369 | 365 |
| Reportées | 154 | 165 | 172 | 149 | 151 |
Provenance des demandes
Sur les 365 demandes reçues en 2023-2024, 151, soit la plus grande majorité, provenaient de personnes qui se sont identifiées comme des membres du public. La deuxième catégorie la plus importante est celle des personnes qui ont refusé de s’identifier, soit 138 personnes. Les autres demandes ont été soumises par des personnes qui se sont identifiées comme étant des personnes des médias (40), du milieu universitaire (19), des entreprises (12) et des organisations (5).
Bien que la grande majorité des demandes provienne des membres du public, il est important de mentionner que le nombre de demandes émanant de personnes ayant refusé de s’identifier est passé de 75 en 2022-2023 à 138 en 2023-2024, ce qui représente une augmentation de 84 %. De plus, le nombre de demandes émanant du milieu universitaire a diminué, passant de 76 en 2022-2023 à 19 en 2023-2024, ce qui représente une diminution de 75 %.
La figure 3 montre le pourcentage de demandes d’accès à l’information reçues selon la provenance.
Figure 3 - Version textuelle
| Membres du public | 151 |
|---|---|
| Milieu universitaire | 19 |
| Demandeurs ayant refusé de s’identifier | 138 |
| Médias | 40 |
| Entreprises (Secteur privé) | 12 |
| Organisations | 5 |
| Total | 365 |
Modes de transmission des demandes
Selon l’article 6 de la LAI, les demandes doivent être soumises par écrit.
Elles peuvent être soumises par voie électronique au moyen du Service de demande d’accès à l’information et de renseignements personnels (SDAL) ou par courrier électronique. Elles peuvent également être envoyées par courrier, par télécopie ou déposées en personne.
La plupart des demandes reçues par le SCT sont soumises par voie électronique. En 2023-2024, 325 demandes ont été soumises au moyen du SDAL et 30, par courriel, ce qui représente 97 % des 365 demandes reçues par le SCT.
Partie 2. Demandes traitées
Demandes d’accès à l’information traitées
En 2023-2024, le SCT a traité 363 demandes, une diminution de 6 demandes traitées par rapport à l’exercice 2022‑2023, au cours duquel 369 demandes ont été traitées. Si le nombre de demandes traitées est demeuré relativement le même, il n’en demeure pas moins que le Bureau de l’AIPRP a traité 100 014 pages au cours de la période visée par le rapport, ce qui représente une augmentation de 30 % par rapport à l’exercice précédent, au cours duquel 76 784 pages ont été traitées.
La figure 4 montre le nombre de demandes d’accès à l’information que le SCT a traité chaque exercice, soit de 2019-2020 à 2023-2024.
Figure 4 - Version textuelle
| Exercice | 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| Traitées | 420 | 317 | 428 | 392 | 363 |
En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a fermé de nombreuses demandes sur des sujets qui ont suscité un grand intérêt parmi les membres du public et qui étaient liées aux mêmes documents. Ces documents sont considérés comme des pages traitées pour chaque demande dans laquelle ils sont communiqués et nécessitent un niveau d’effort moindre de la part du Bureau de l’AIPRP en ce qui a trait au traitement.
La plupart des demandes d’AIPRP visent des documents uniques à traiter. Cependant, lorsque le SCT traite plusieurs demandes sur le même sujet, il est possible qu’une partie des documents à fournir dans le cadre des demandes soit traitée sous plusieurs numéros de demande. Le Bureau de l’AIPRP du SCT indexe les documents qui répondent à des demandes d’un grand intérêt pour le public afin de continuer à réaliser des gains d’efficience.
Les sujets suivants représentent une part importante des demandes fermées et des pages traitées en 2023-2024.
Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada
Le SCT a fermé 9 demandes comprenant 20 185 pages relatives à la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada.
Politique sur le modèle de travail hybride commun pour la fonction publique
Le SCT a fermé 26 demandes totalisant 31 895 pages liées au modèle de travail hybride commun pour la fonction publique qui a été annoncé en décembre 2022.
Négociations collectives et grève de l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC)
Le SCT a fermé 13 demandes comprenant 7 831 pages liées à l’arrêt de travail d’avril 2023 et à la nouvelle convention collective.
Mesures prises à l’égard des demandes traitées
Voici une ventilation des mesures prises à l’égard des 363 demandes traitées en 2023-2024 :
- 160 demandes contenaient des documents qui ont été partiellement communiqués;
- 69 demandes ont été abandonnées par le demandeur;
- 65 demandes contenaient des documents qui ont été entièrement communiqués;
- 54 demandes ont donné lieu à aucun document;
- 11 demandes ont été transférées;
- 2 demandes contenaient des documents qui ont tous fait l’objet d’une exception;
- 2 demandes contenaient des documents qui ont tous fait l’objet d’une exclusion.
Le nombre de demandes dont les documents ont été entièrement communiqués en 2023-2024 (65) est presque le même que celui de 2022-2023 (61). Par ailleurs, le nombre de demandes dont les documents ont été partiellement communiqués a augmenté de 19 %, passant de 134 en 2022-2023 à 160 en 2023‑2024. Pour une partie importante des demandes qui relevaient du mandat du SCT, les documents n’ont été que partiellement communiqués en raison de la nature des activités du SCT, qui concernent des documents confidentiels du Cabinet, des négociations de l’employeur et des conseils et des recommandations sensibles à l’intention de la présidente du Conseil du Trésor.
La figure 5 montre le pourcentage des demandes d’accès à l’information en fonction des mesures prises en 2023-2024.
Figure 5 - Version textuelle
| Mesures prises à l’égard des demandes | Total | % |
|---|---|---|
| Communication partielle | 160 | 44 % |
| Aucun document pertinent | 54 | 15 % |
| Demandes abandonnées | 69 | 19 % |
| Communication intégrale | 65 | 18 % |
| Exclusion totale | 2 | 1 % |
| Demandes transférées | 11 | 3 % |
| Exception totale | 2 | 1 % |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 % |
| Refus de donner suite à la demande avec l’approbation du commissaire à l’information | 0 | 0 % |
| Total | 363 | 100 % |
Remarque : aucune demande n’a été ni confirmée ni infirméeVoir la note en bas de page 1, et 2 demandes contenaient des documents qui ont fait l’objet d’une exception en totalité et 2, des documents pour lesquels une exclusion en totalité a été appliquée. Par conséquent, ces mesures ne figurent pas dans la figure 5.
| Mesures prises à l’égard des demandes | 2021–2022 | 2022–2023 | 2023–2024 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pourcentage du total | Nombre de demandes | Pourcentage du total | Nombre de demandes | Pourcentage du total | |
| Communication totale | 85 | 20 % | 61 | 16 % | 65 | 18 % |
| Communication partielle | 159 | 37 % | 134 | 34 % | 160 | 44 % |
| Exception totale | 1 | 0 % | 0 | 0 % | 2 | 1 % |
| Exclusion totale | 3 | 1 % | 6 | 2 % | 2 | 1 % |
| Aucun document pertinent | 117 | 27 % | 120 | 31 % | 54 | 15 % |
| Demandes transférées | 0 | 0 % | 3 | 1 % | 11 | 3 % |
| Demandes abandonnées | 63 | 15 % | 68 | 17 % | 69 | 19 % |
| Ni confirmées ni infirmées | 0 | 0 % | 0 | 0 % | 0 | 0 % |
| Total | 428 | 100 % | 392 | 100 % | 363 | 100 % |
Mesures prises
À l’instar des exercices précédents, les documents de la plupart des demandes sont partiellement communiqués aux demandeurs, ce qui signifie que les documents ont été fournis, mais que certaines exceptions ou exclusions ont été appliquées. Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP a fourni des documents pertinents au demandeur dans 62 % des cas. Il s’agit d’une augmentation de 12 % par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel les demandeurs ont reçu des documents pertinents dans 50 % des cas. Environ 37 % des demandes ont été abandonnées ou transférées, ou il n’y avait aucun document pertinent au SCT pour la demande reçue. Seulement 2 % des demandes ont fait l’objet d’une exception ou d’une exclusion dans leur intégralité.
Ces chiffres témoignent des efforts que déploie le Bureau de l’AIPRP pour adhérer aux principes d’un gouvernement ouvert. Comme au cours de l’exercice précédent, le SCT a fourni des documents pertinents aux demandeurs pour 98 % des demandes lorsqu’il était le ministère concerné et disposait des documents pertinents.
Exceptions
La LAI prévoit des exceptions à la communication de certains renseignements. En 2023-2024, 162 demandes visaient des renseignements qui ont fait l’objet d’une exception en vertu de la LAI et qui n’ont donc pas été communiqués.
Plusieurs exceptions peuvent être appliquées à une demande, ce qui fait que le nombre d’exceptions invoquées est supérieur à celui des demandes pour lesquelles des documents ont été caviardés. En 2023-2024, un total de 162 demandes visaient des documents qui ont fait l’objet d’exceptions parce qu’ils contenaient les renseignements suivants :
- renseignements ayant trait aux processus décisionnels internes du gouvernement (69 demandes) (article 21 de la LAI);
- renseignements personnels (95 demandes) (article 19 de la LAI);
- renseignements liés à l’application de la loi et à la sécurité (61 demandes) (article 16 de la LAI);
- renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire (35 demandes) (article 23 de la LAI).
Chaque année, le Bureau de l’AIPRP reçoit des demandes des membres du public sur la manière d’obtenir de l’information en vertu de la LAI ou de la LPRP, et sur l’endroit où ils peuvent envoyer leurs demandes. Le SCT redirige un grand nombre de ces demandes vers d’autres institutions fédérales et, à l’occasion, vers les bureaux provinciaux de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée. Ces demandes ne sont pas prises en considération aux fins du présent rapport.
Exclusions
De nombreux documents du SCT sont catégorisés comme des documents confidentiels du Cabinet parce que le SCT fournit un soutien administratif au comité du Cabinet du Conseil du Trésor et assure une fonction d’examen critique à titre d’organisme central pour les présentations au Cabinet d’autres institutions fédérales. Ces documents sont exclus de toute communication en vertu de la LAI. Les documents qui sont accessibles au public (par exemple, publications gouvernementales et documents qui se trouvent dans les bibliothèques ou les musées) sont également exclus.
Plusieurs exclusions peuvent être appliquées à une demande, ce qui fait que le nombre d’exclusions invoquées est supérieur à celui des demandes pour lesquelles des documents ont été caviardés. En 2023-2024, un total de 71 demandes contenaient des documents qui ont été exclus :
- documents confidentiels du Conseil privé du Roi (70 demandes) (article 69 de la LAI);
- documents publiés (8 demandes) [alinéa 68a) de la LAI].
Pages traitées et communiquées
Le SCT a traité 363 demandes en 2023-2024, ce qui a nécessité le traitement de 100 014 pages et de 4 jeux de données, soit une augmentation de 30 % (23 230) du nombre de pages traitées par rapport à 2022-2023. 88 des 363 demandes traitées ont nécessité le traitement de plus de 99 pages, et 30 demandes traitées ont chacune nécessité le traitement de plus de 1 000 pages.
La figure 6 montre le nombre de demandes d’accès à l’information que le SCT a traitées de 2019-2020 à 2023-2024, ainsi que le nombre de pages qu’il a traitées pour ces demandes.
Figure 6 - Version textuelle
| Exercice | 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de pages | 39 174 | 65 676 | 72 420 | 76 784 | 100 014 |
| Demandes traitées | 420 | 317 | 428 | 392 | 363 |
Au cours des 5 dernières années, le SCT a observé une tendance à la hausse du nombre de documents d’AIPRP pertinents qui sont fournis par les fonctionnaires du ministère. En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a enregistré une moyenne de 276 pages traitées par demande fermée, ce qui représente une augmentation de 29 % par rapport au record précédent de 196 pages en moyenne par demande fermée enregistré en 2022-2023. Les demandes volumineuses nécessitent souvent un temps de traitement plus long, en plus d’exiger une expertise plus poussée.
Par conséquent, l’incidence de l’augmentation du volume moyen de pages pour les demandes se manifeste par un taux de respect des délais plus faible. Le Bureau de l’AIPRP prévoit que le volume moyen de pages par demande fermée continuera d’augmenter au cours des prochains exercices.
La figure 7 montre le nombre moyen de pages traitées pour chaque demande traitée. Le nombre de pages traitées par demande a augmenté de 23 % de 2022-2023 à 2023-2024..
Figure 7 - Version textuelle
| Exercice | 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| Traitées | 93 | 207 | 169 | 196 | 276 |
Il existe une tendance établie selon laquelle les demandes fermées sont en moyenne de plus en plus volumineuses. Une analyse supplémentaire illustre plus clairement la nature de cette tendance.
Le calcul du nombre moyen de pages traitées par demande fermée tient compte d’un nombre important de demandes qui ne contenaient pas de documents, qui ont été transférées ou qui ont été abandonnées avant le traitement des documents. Lorsque ces demandes sont exclues du calcul, le nombre moyen de pages traitées par demande fermée augmente considérablement pour atteindre 424 pages. Combinée au fait que les demandes sont de plus en plus complexes, l’augmentation du volume de pages pour les demandes démontre une fois de plus les défis opérationnels auxquels il faudra faire face en 2023-2024.
Complexité
En tant qu’organisme central participant à la mise en œuvre de politiques à l’échelle du gouvernement, le SCT détient des documents qui doivent souvent faire l’objet d’une consultation auprès d’autres institutions fédérales avant d’être communiqués, car ceux-ci contiennent des renseignements provenant de ces institutions ou présentent un certain intérêt pour celles-ci. Des 225 demandes qui ont fait l’objet d’une communication totale ou partielle, 61 (ou 27 %) ont nécessité une consultation officielle auprès d’autres institutions.
Outre le processus de consultation officiel, il a fallu adresser 339 notifications informelles à d’autres institutions fédérales. Le processus de notification informelle est l’un des mécanismes mis en œuvre par le Bureau de l’AIPRP du SCT pour aider à limiter la nécessité de mener des consultations interinstitutionnelles, comme le préconisent le Commissariat à l’information et la Directive sur les demandes d’accès à l’information. Le processus de notification informelle réduit le fardeau administratif que représentent les consultations pour les autres institutions fédérales et garantit aux Canadiens un accès rapide aux documents gouvernementaux.
Support des renseignements communiqués
Le Bureau de l’AIPRP a continué à fournir aux clients un accès aux documents gouvernementaux sur support électronique. En 2023-2024, le SCT a transmis tous les documents visés par les 225 demandes par voie électronique. Il en avait été de même en 2022-2023 et en 2021-2022.
Demandes de traduction
À l’instar des exercices précédents, en 2023-2024, le SCT n’a pas reçu ni traité de demandes nécessitant la traduction de documents pertinents.
Partie 3. Taux de respect des délais, temps consacré au traitement et prorogations
Taux de respect des délais
Le taux de respect des délais correspond au pourcentage des demandes pour lesquelles une réponse a été fournie dans les délais prévus par la LAI, y compris les demandes pour lesquelles l’institution a obtenu une prorogation prévue par la LAI.
En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP du SCT a atteint un taux de respect des délais de 71,3 %. Il s’agit du taux le plus bas en 5 ans, qui a diminué de 10,1 % par rapport au taux de 81,4 % du dernier exercice et de 18,9 % par rapport au taux de 90,2 % en 2021-2022.
Selon le SCT, plusieurs facteurs ont contribué au déclin du taux de respect des délais, notamment les suivants :
- l’augmentation du volume et de la complexité des documents devant être traités et examinés avant d’être communiqués;
- le temps nécessaire pour obtenir des documents volumineux auprès des fonctionnaires du ministère;
- les efforts déployés par le Bureau de l’AIPRP du SCT pour réduire le nombre de demandes de son arriéré qui ont été reçues au cours de ses périodes de rapport les plus anciennes;
- les responsabilités supplémentaires du Bureau de l’AIPRP au-delà de ses obligations en vertu des parties 1 et 2 de la LAI;
- l’expertise plus poussée limitée qui est nécessaire pour traiter les demandes complexes et sensibles.
La figure 8 montre l’incidence de l’augmentation du nombre moyen de pages traitées pour les demandes traitées sur le taux de respect des délais et le pourcentage de demandes traitées nécessitant une prorogation du délai.
Figure 8 - Version textuelle
| Exercice | 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre moyen de pages traitées par demande traitée | 93 | 207 | 169 | 196 | 276 |
| Pourcentage de demandes traitées qui ont nécessité une prorogation | 74 % | 83 % | 44 % | 37 % | 45 % |
| Pourcentage de demandes traitées dans les délais prévus par la LAI (taux de respect des délais) | 91 % | 81 % | 90 % | 81 % | 71 % |
Le calcul du taux de respect tient compte du nombre important de demandes pour lesquelles il n’y avait aucun document pertinent, qui ont été transférées ou qui ont été abandonnées avant le traitement des documents. Ces demandes sont fermées dans les 30 jours et augmentent artificiellement le taux de respect. Le taux de respect pour les demandes contenant des documents est de 56 %.
Présomptions de refus
Divers facteurs ont empêché le SCT de traiter les demandes dans les délais prévus par la loi, notamment les suivants :
- une charge de travail importante dans le Bureau de l’AIPRP;
- une interruption de travail qui a eu une incidence sur une partie des demandes traitées;
- des retards dans l’obtention de documents de la part des fonctionnaires du ministère.
À l’instar d’autres institutions fédérales, des changements de personnel ont eu lieu au cours de la période visée par le présent rapport et l’intégration de nouveaux employés a également eu une incidence sur la capacité à répondre aux demandes d’AIPRP dans les délais prévus par la loi.
Ces facteurs ont créé un environnement difficile en ce qui concerne le respect de la loi et le recours aux prorogations en vertu de la LAI, car le Bureau de l’AIPRP n’a pas été en mesure d’examiner les documents pour déterminer s’il fallait demander des prorogations en vertu de la loi.
En 2023-2024, le SCT a fermé 104 demandes qui avaient dépassé le délai prévu par la LAI et qui étaient donc considérées comme des demandes en présomption de refus. Parmi les demandes fermées en 2023-2024, 29 % ont été fermées après la date limite prévue par la loi. Le nombre de demandes en présomption de refus a augmenté de 43 % par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel il y avait 73 demandes en présomption de refus.
En 2023-2024, 62 demandes, soit 60 % de toutes les demandes en retard, ont été fermées après la date limite prévue par la loi en raison de la charge de travail du Bureau de l’AIPRP.
En tout, 15 demandes ont été classées dans la catégorie de présomption de refus « autre ». Cette catégorie comprend les demandes en retard parce qu’il a été difficile d’obtenir des documents auprès des fonctionnaires du ministère, ou pour d’autres raisons telles que l’indisponibilité des ressources de l’AIPRP en raison du mouvement de grève de l’AFPC.
Temps nécessaire pour traiter les demandes
Sur les 363 demandes fermées en 2023-2024, 49 % ont été fermées dans les 30 jours, ce qui représente une baisse de 9 % par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel 58 % avaient été fermées. Ce changement est partiellement attribuable au fait que le SCT a reçu 55 % moins de demandes pour lesquelles il n’existait aucun document, lesquelles sont généralement traitées dans les 15 à 30 jours suivant leur réception.
Le nombre de demandes qui ont pris plus de 120 jours à traiter a augmenté de 6 %, passant de 82 en 2022-2023 à 86 en 2023-2024. Bon nombre des demandes qui ont nécessité plus de 120 jours de traitement sont liées aux sujets susmentionnés, qui présentaient un grand intérêt pour le public et concernaient un grand nombre de documents.
La figure 9 montre le temps qu’il a fallu pour le traitement des demandes d’accès à l’information en 2023-2024.
Figure 9 - Version textuelle
| Temps nécessaire pour le traitement | De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jours |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Demandes traitées | 82 | 95 | 41 | 59 | 34 | 35 | 17 |
| Temps nécessaire pour le traitement de la demande | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | % | Nombre de demandes | % | Nombre de demandes | % | |
| De 1 à 15 jours | 58 | 14 % | 50 | 13 % | 82 | 23 % |
| De 16 à 30 jours | 174 | 41 % | 178 | 45 % | 95 | 26 % |
| De 31 à 60 jours | 36 | 8 % | 44 | 11 % | 41 | 11 % |
| De 61 à 120 jours | 86 | 20 % | 38 | 10 % | 59 | 16 % |
| De 121 à 180 jours | 26 | 6 % | 28 | 7 % | 34 | 9 % |
| De 181 à 365 jours | 24 | 6 % | 18 | 5 % | 35 | 10 % |
| Plus de 365 jours | 24 | 6 % | 36 | 9 % | 17 | 5 % |
| Total | 428 | 100 % | 392 | 100 % | 363 | 100 % |
Raisons pour lesquelles le délai a été prorogé
La LAI prévoit des délais pour répondre aux demandes d’accès à l’information et autorise des prorogations dans l’un ou l’autre des cas suivants :
- lorsque le respect du délai entraverait le fonctionnement de l’unité en raison du volume de pages à examiner;
- lorsqu’il faut consulter d’autres institutions;
- lorsqu’il faut consulter un tiers.
En 2023-2024, le SCT a demandé une prorogation du délai pour 164 demandes traitées, soit 45 % de toutes les demandes traitées. Tout comme pour l’exercice 2022-2023, 65 % des prorogations ont été demandées pour consulter d’autres institutions fédérales, les services juridiques ou des tiers.
Cependant, le SCT a demandé 92 prorogations du délai dans le cas de demandes pour lesquelles il y avait un grand volume de documents et que le respect du délai initial aurait entravé de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution. Ce nombre de prorogations constitue une augmentation de 70 % par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel 54 prorogations ont été demandées en vertu de la même disposition, et met en évidence l’incidence de l’augmentation des volumes de documents sur les délais de traitement au sein du Bureau de l’AIPRP.
La figure 10 montre la répartition des différents types de prorogations demandées pour les demandes d’accès à l’information traitées en 2023-2024.
Figure 10 - Version textuelle
| Type de prorogations | 9(1)b) Consultation |
9(1)a) Entrave au fonctionnement/charge de travail |
9(1)c) Avis aux tiers |
|---|---|---|---|
| Nombre de prorogations demandées | 137 | 92 | 35 |
Remarque : chaque demande peut remplir les conditions requises pour plusieurs types de prorogations, ce qui peut entraîner un nombre de prorogations demandées supérieur au nombre de demandes dont le délai a été prorogé.
Durée des prorogations
En 2023-2024, le SCT a traité 164 demandes pour lesquelles des prorogations ont été demandées.
La figure 11 montre les différents types de prorogations demandées pour les demandes d’accès à l’information traitées en 2023-2024.
Figure 11 - Version textuelle
| Durée des prorogations | Volume et entrave au fonctionnement | Consultation | Avis aux tiers |
|---|---|---|---|
| 30 jours ou moins | 57 | 30 | 9 |
| De 31 à 60 jours | 24 | 45 | 21 |
| De 61 à 120 jours | 8 | 33 | 5 |
| De 121 à 180 jours | 0 | 11 | 0 |
| De 181 à 365 jours | 2 | 17 | 0 |
| Plus de 365 jours | 1 | 1 | 0 |
Partie 4. Demandes informelles
Pour soumettre une demande officielle en vertu de la LAI,les demandeurs doivent payer des frais de 5 $. L’institution qui reçoit la demande est tenue par la loi de fournir une réponse dans les 30 jours civils suivant la réception de la demande, et les demandeurs ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information s’ils ne sont pas satisfaits de la façon dont leur demande a été traitée.
Afin de fournir aux Canadiens des renseignements pertinents de façon informelle et en temps opportun, et dans l’esprit de la transparence et du principe d’un gouvernement ouvert, le SCT traite les demandes informelles de renseignements. Les demandes informelles transmises au SCT visent principalement la communication de demandes officielles déjà traitées. Contrairement aux demandes officielles, les demandes informelles :
- ne sont pas visées par la LAI;
- n’exigent pas le versement de frais;
- ne sont pas soumises à des délais prévus par la loi;
- ne donnent pas aux demandeurs le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information.
Demandes informelles reçues
Au cours de l’exercice 2023-2024, le SCT a reçu un total de 3 579 demandes informelles.
Ce nombre représente une augmentation de 264 % des demandes informelles reçues par rapport à l’exercice 2022‑2023, au cours duquel 984 demandes informelles avaient été reçues, et une augmentation de 4 161 % par rapport aux 84 demandes informelles reçues en 2021-2022.
À l’instar de 2022-2023, une personne a présenté une demande pour 3 350 dossiers qui avaient été communiqués antérieurement. Si l’on exclut ce cas particulier, le nombre total de demandes informelles reçues serait de 229, ce qui représente une augmentation de 173 % par rapport à 2021-2022.
Le Bureau de l’AIPRP prévoit une croissance continue du nombre de demandes informelles en raison de l’engagement continu du gouvernement du Canada envers la transparence par le biais de la publication des résumés des demandes d’accès à l’information et leur maintien prolongé en ligne pour une période maximale de 10 ans.
La figure 12 montre le nombre de demandes informelles reçues de 2020-2021 à 2023-2024.
Figure 12 - Version textuelle
| Exercice | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 |
|---|---|---|---|---|
| Demandes informelles reçues | 50 | 84 | 984 | 3 579 |
Demandes informelles traitées
Bien que les demandes informelles ne soient pas assujetties aux mêmes délais que les demandes officielles présentées en vertu de la LAI, le SCT s’efforce de les traiter dans les 30 jours civils suivant la réception de la demande. En 2023‑2024, le SCT a traité 205 des 228 demandes informelles dans les 30 jours suivant leur réception.
Les 228 demandes informelles traitées en 2023-2024 représentent une baisse de 77 % par rapport au nombre traité en 2022-2023. Le nombre supérieur à la moyenne de demandes informelles reçues et clôturées au cours de l’exercice 2022-23 est le résultat direct d’un seul demandeur demandant 896 dossiers précédemment publiés et explique la baisse significative des demandes clôturées en 2023-24.
La figure 13 montre le nombre de demandes informelles traitées de 2020-2021 à 2023-2024.
Figure 13 - Version textuelle
| Exercice | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 |
|---|---|---|---|---|
| Demandes informelles traitées | 63 | 91 | 971 | 228 |
Pages communiquées en réponse à une demande informelle
Le SCT a communiqué 54 148 pages en réponse à des demandes informelles en 2023-2024. Ce nombre représente une diminution de 55 % par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel 120 056 pages avaient été communiquées. Puisque le Bureau de l’AIPRP a reçu 3 350 demandes informelles à la fin de l’exercice, le nombre de pages traitées augmentera de façon appréciable au cours du prochain exercice.
La figure 14 montre le nombre de pages communiquées pour les demandes informelles traitées de 2020-2021 à 2023‑2024.
Figure 14 - Version textuelle
| Exercice | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 |
|---|---|---|---|---|
| Pages communiquées | 3 575 | 13 491 | 120 056 | 54 148 |
Partie 5. Demandes de consultation provenant d’autres institutions fédérales et d’organisations
Demandes de consultation reçues et reportées
Le SCT a reçu 160 demandes de consultation en 2023-2024, en plus des 12 demandes de consultation reportées de l’exercice précédent. Il s’agit d’une diminution de 14 % du nombre de demandes de consultation reçues par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel 186 demandes de consultation avaient été reçues.
Le SCT continue de recevoir beaucoup moins de demandes de consultation par rapport aux exercices précédant la pandémie de COVID-19. Il estime que cette tendance peut être attribuable au fait que la commissaire à l’information recommande vivement de limiter les consultations et aux dispositions de la Directive sur les demandes d’accès à l’information selon lesquelles il y a lieu de limiter la nécessité de mener des consultations interinstitutionnelles.
La figure 15 montre le nombre de demandes de consultation que le SCT a reçues de 2019-2020 à 2023‑2024. Le nombre de demandes de consultation n’est toujours pas revenu aux niveaux observés avant la pandémie de COVID-19.
Figure 15 - Version textuelle
| Exercice | 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes de consultation reçues | 381 | 146 | 166 | 186 | 160 |
Demandes de consultation traitées et pages traitées
Le SCT a traité 156 demandes de consultation au cours de l’exercice 2023-2024 et 6 574 pages pour ces demandes, ce qui représente une diminution de 48 % du nombre de pages traitées par rapport aux 12 564 pages traitées en 2022-2023.
La figure 16 présente les demandes de consultation traitées et les pages connexes traitées de 2019-2020 à 2023-2024.
Figure 16 - Version textuelle
| Exercice | 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes de consultation traitées | 385 | 149 | 186 | 188 | 156 |
| Pages connexes traitées | 12 233 | 4 398 | 7 084 | 12 564 | 6 574 |
Temps qu’il a fallu pour traiter les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’organisations
Sur les 156 demandes de consultation traitées au cours de l’exercice, 70 % l’ont été dans les 30 jours et 94 % dans les 60 jours suivant leur réception.
La figure 17 montre le nombre de demandes de consultation traitées en fonction du temps qu’il a fallu pour les traiter.
Figure 17 - Version textuelle
| Temps nécessaire pour traiter la demande | De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jours |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Demandes traitées | 40 | 68 | 38 | 9 | 1 | 0 | 0 |
Partie 6. Consultations au sujet des documents confidentiels du Cabinet
Consultation des services juridiques
En tant qu’organe administratif du Conseil du Trésor, le SCT fournit un soutien aux ministres du Conseil du Trésor. Par conséquent, les demandes qu’il reçoit contiennent souvent des renseignements qui sont assujettis au secret du Cabinet et qui nécessitent de consulter ses services juridiques, selon la Politique sur l’accès à l’information.
En 2023-2024, le SCT a consulté ses services juridiques dans le cadre de 61 demandes pour qu’ils évaluent les renseignements pouvant être assujettis au secret du Cabinet. Il s’agit d’une augmentation du nombre de consultations de 25 % par rapport aux 49 consultations sur les documents confidentiels du Cabinet menées en 2022-2023.
La figure 18 montre le nombre de consultations sur les documents confidentiels du Cabinet effectuées selon le temps de traitement.
Figure 18 - Version textuelle
| Temps de traitement | De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jours |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Demandes traitées | 51 | 10 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Consultation du Bureau du Conseil privé
Le SCT n’a traité aucune demande en 2023-2024 qui a nécessité de consulter le Bureau du Conseil privé pour évaluer les documents confidentiels du Cabinet.
Partie 7. Plaintes et enquêtes
Plaintes reçues
Les demandeurs peuvent déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information s’ils ne sont pas satisfaits du traitement de leurs demandes.
En 2023-2024, le Commissariat a informé le SCT qu’il avait reçu 12 plaintes, soit une diminution de 67 % par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel il en avait reçues 36.
Le tableau 4 montre le type de plaintes reçues par le Commissariat à l’information en 2023-2024 au sujet du SCT.
| Type de plainte | Nombre de plaintes |
|---|---|
| Délais | 4 |
| Délais : présomption de refus | 3 |
| Refus : exceptions | 1 |
| Refus : exclusions | 2 |
| Refus : documents manquants | 1 |
| Divers | 1 |
| Total | 12 |
Observations relatives aux plaintes
Le processus de traitement des plaintes comporte plusieurs étapes. Dans un premier temps, le Commissariat à l’accès à l’information communique avec les institutions pour obtenir le dossier de traitement et l’examiner. Au cours d’une enquête, le Commissariat doit donner aux institutions la possibilité de présenter des observations.
En 2023-2024, le Commissariat a demandé au SCT de fournir des observations juridiques pour 11 demandes, ce qui représente une diminution de 45 % par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel il lui avait demandé de fournir des observations pour 20 demandes.
Dossiers de plainte fermés
Le Commissariat à l’information a transmis des conclusions pour un total de 19 enquêtes sur des plaintes au cours de 2023-2024. En ce qui concerne les conclusions des 19 enquêtes transmises, le Commissariat a avisé le SCT qu’il avait mis fin à 10 de ces enquêtes. Sur les conclusions des 9 autres plaintes, 6 ont été jugées non fondées et 3 ont été considérées comme étant fondées.
Le 21 juin 2019, la Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence a donné au Commissariat le pouvoir de rendre des ordonnances exécutoires relativement aux demandes d’accès à l’information, y compris d’ordonner la communication de documents gouvernementaux pour les plaintes déposées après la sanction royale. Le SCT a reçu 2 ordonnances en 2023-2024, soit une diminution de 82 % par rapport aux 11 ordonnances reçues en 2022-2023. Il s’agit de la deuxième année où le SCT reçoit des ordonnances depuis la modification de la loi, ce qui constitue un défi supplémentaire en matière de charge de travail pour le Bureau de l’AIPRP au cours de l’exercice 2023-2024.
Le tableau 5 présente les conclusions des enquêtes sur les plaintes réalisées par le Commissariat au cours de l’exercice 2023-2024.
| Type de plainte | Décision concernant la plainte | ||
|---|---|---|---|
| Non fondée | Fondée | Abandonnée | |
| Délais | 1 | 1 | 2 |
| Délais : présomption de refus | 0 | 1 | 7 |
| Refus : exceptions | 1 | 1 | 1 |
| Refus : exclusions | 3 | 0 | 0 |
| Refus : documents manquants | 1 | 0 | 0 |
| Divers | 0 | 0 | 0 |
Partie 8. Poursuites en justice
Il n’y a pas eu de poursuites en justice contre le SCT en rapport avec la LAI en 2023-2024.
Partie 9. Frais
Selon les modifications apportées à la LAI, qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, le SCT ne peut facturer que des frais de demande de 5 $, comme le prévoit l’alinéa 7(1)a) du Règlement sur l’accès à l’information. Conformément à la Directive sur les demandes d’accès à l’information, publiée le 13 juillet 2022, les institutions peuvent renoncer à ces frais de demande si elles le jugent approprié.
En ce qui concerne les frais de 5 $ pour présenter une demande en vertu de la LAI, le total des recettes perçues par le SCT a été de 1 225 $ en 2023-2024. Tout au long de l’exercice, le SCT a renoncé à 570 $ de frais de demande et a remboursé 30 $ de frais de demande.
Le SCT n’a pas eu à appliquer une dispense de frais comme l’indique l’avis de mise en œuvre 2024 Faire progresser la réconciliation avec les Autochtones : Dispense du versement des droits de 5 $, mais il reconnaît et soutient cette initiative visant à faire progresser la réconciliation et à éliminer les obstacles auxquels les peuples autochtones sont confrontés lorsqu’ils demandent l’accès à l’information du gouvernement. Le SCT ne prévoit pas que la mise en œuvre de la directive en question aura des répercussions opérationnelles.
Partie 10. Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information
Coûts
En 2023-2024, le SCT a pris en charge un coût total de 2 333 387 $ pour l’application de la LAI. Le Bureau de l’AIPRP a engagé des coûts salariaux de 1 736 382 $, une augmentation de 157 363 $ par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel les coûts engagés ont été de 1 463 468 $. Il n’y a eu aucun coût lié à des contrats de services professionnels en 2023-2024.
En 2023-2024, 588 547 $ ont été déclarés dans les autres coûts administratifs. Comme pour les années précédentes, environ 95 000 $ ont été dépensés pour l’entretien annuel du logiciel de l’AIPRP. Dans le cadre de son programme de modernisation, le Bureau de l’AIPRP s’est procuré de nouvelles licences pour le logiciel de l’AIPRP en 2023-2024, pour un total de 493 900 $. Le document Initiatives et projets technologiques visant à améliorer l’accès à l’information contient des informations détaillées supplémentaires à cet égard.
Comme il a été indiqué précédemment, ce montant ne tient pas compte des efforts déployés par les fonctionnaires du ministère pour récupérer et fournir les documents au Bureau de l’AIPRP à des fins de traitement ni des coûts liés aux consultations internes des documents ou des services juridiques (au besoin) pour traiter les demandes soumises en vertu de la LAI. De même, le montant ne tient pas compte des coûts liés aux consultations d’autres institutions fédérales. En particulier, les coûts liés à l’application de la loi ne concernent que les coûts encourus pour l’application de la partie 1, et non les coûts liés à la communication proactive en vertu de la partie 2.
Ressources humaines
En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP comptait 18,4 équivalents temps plein (ETP) affectés à l’application de la LAI, soit 1,5 ETP de moins que les 19,9 ETP enregistrés en 2022-2023. Cette réduction est attribuable à la réaffectation interne des ressources de l’AIPRP pour répondre à la demande accrue de traitement des demandes en vertu de la LPRP en 2023-2024. Compte tenu de l’augmentation du volume et de la complexité des demandes à traiter, il a fallu davantage d’analystes principaux pour examiner ces demandes. Le Bureau de l’AIPRP a mis davantage l’accent sur ses activités de recrutement afin d’augmenter la proportion globale d’analystes principaux au sein de son effectif. Le résultat de ce changement est une augmentation des salaires pour moins d’ETP.
Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information
En vertu de la partie 2 de la LAI, les institutions sont tenues de publier de façon proactive des informations spécifiques dans certains délais. Le tableau 6 présente les informations que le SCT est tenu de publier de manière proactive.
| Exigence législative | Section | Délai de publication | Exigence institutionnelle |
|---|---|---|---|
| Toutes les institutions fédérales au sens de l’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information. | |||
| Frais de déplacement | 82 | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement | Oui |
| Frais d’accueil | 83 | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement | Oui |
| Rapports déposés au Parlement | 84 | Dans les 30 jours suivant le dépôt | Oui |
| Entités publiques ou ministères, organismes et autres organisations assujettis à la LAI et énumérés aux annexes I, I.1 ou II de la Loi sur la gestion des finances publiques | |||
| Contrats de plus de 10 000 $ | 86 | T1-3 : dans les 30 jours suivant le trimestre T4 : dans les 60 jours suivant le trimestre |
Oui |
| Subventions et contributions de plus de 25 000 $ | 87 | Dans les 30 jours suivant le trimestre | Oui |
| Documents d’information préparés à l’intention des nouveaux administrateurs généraux ou des personnes occupant un poste de niveau équivalent | 88(a) | Dans les 120 jours suivant la nomination | Oui |
| Titres et numéros de référence des notes de service préparées pour un administrateur général ou une personne occupant un poste de niveau équivalent, qui sont reçues par son bureau | 88(b) | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de réception | Oui |
| Documents d’information préparés pour la comparution d’un administrateur général ou d’une personne occupant un poste de niveau équivalent devant un comité du Parlement | 88(c) | Dans les 120 jours suivant la comparution | Oui |
| Institutions fédérales qui sont des ministères mentionnés à l’annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques ou des secteurs de l’administration publique centrale mentionnés à l’annexe IV de cette loi (institutions fédérales dont le Conseil du Trésor est l’employeur) | |||
| Reclassification de postes | 85 | Dans les 30 jours suivant le trimestre | Oui |
| Ministres | |||
| Documents d’information préparés par une institution fédérale à l’intention des nouveaux ministres ou des ministres entrants | 74(a) | Dans les 120 jours suivant la nomination | Oui |
| Titres et numéros de référence des notes de service préparées par une institution fédérale pour le ministre, qui sont reçues par son cabinet | 74(b) | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de réception | Oui |
| Notes relatives à la période de questions préparées par une institution fédérale pour le ministre et utilisées le dernier jour de séance de la Chambre des communes en juin et en décembre | 74(c) | Dans les 30 jours suivant le dernier jour de séance de la Chambre des communes en juin et décembre | Oui |
| Documents d’information préparés par une institution fédérale pour la comparution d’un ministre devant un comité du Parlement | 74(d) | Dans les 120 jours suivant la comparution | Oui |
| Frais de voyage | 75 | Dans les 30 jours suivant la fin du mois du remboursement | Oui |
| Frais d’accueil | 76 | Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement | Oui |
| Contrats de plus de 10 000 $ | 77 | T1-3 : dans les 30 jours suivant le trimestre T4 : dans les 60 jours suivant le trimestre |
Oui |
| Dépenses des bureaux des ministres *Remarque : ce rapport d’ensemble est actuellement publié par le SCT au nom de toutes les institutions. |
78 | Dans les 120 jours suivant l’exercice financier | Oui |
Selon la Directive sur la publication proactive en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, tous les postes au sein d’une institution comportant des responsabilités en vertu de la partie 2 de la LAI doivent être clairement énoncés. Au SCT, les responsabilités en vertu de la partie 2 de la LAI sont décentralisées et sont attribuées à des fonctionnaires des secteurs en fonction de la nature de l’exigence de publication proactive. Les responsabilités en matière de publication proactive sont attribuées aux fonctionnaires du Secteur des services ministériels (SSM), de la Direction des ressources humaines (DRH) et du Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles (CSAM).
Le SSM est chargé de publier :
- les frais de voyages;
- les frais d’accueil;
- les contrats de plus de 10 000 $;
- les subventions et contributions de plus de 25 000 $;
- les dépenses des cabinets de ministre.
La DRH est chargée de publier :
- les reclassifications de postes.
Le Secteur des CSMA est chargé de publier :
- les rapports déposés au Parlement;
- les documents d’information préparés pour les nouveaux ministres et les ministres entrants, et les administrateurs généraux ou les personnes occupant un poste équivalent;
- les titres et les numéros de référence des notes de service préparées pour le ministre et les administrateurs généraux ou les personnes occupant un poste de niveau équivalent;
- les documents d’information préparés pour la comparution du ministre et de l’administrateur général ou d’une personne occupant un poste de niveau équivalent devant un comité du Parlement;
- les notes pour la période de questions préparées pour le ministre.
Au sein du Secteur des CSAM, le Bureau de l’AIPRP est responsable :
- des cahiers de transition;
- des cahiers de comparution devant les comités parlementaires;
- des notes pour la période de questions;
- des titres et des numéros de référence des notes de service.
Tous les documents qui ont été publiés en vertu de la partie 2 de la LAI sont disponibles en ligne sur la page Divulgation proactive | Gouvernement ouvert, à l’exception des dépenses des cabinets des ministres, qui sont affichées à la page Dépenses des cabinets des ministres | Gouvernement ouvert.
En 2023-2024, le SCT a publié 99 % de toutes les publications proactives dans les délais prévus par la loi. Un taux de respect de 100 % n’a pas pu être atteint, car le conflit de travail a empêché le Bureau de l’AIPRP de publier les titres des notes d’information à temps.
Le Bureau de l’AIPRP dirige la publication de certaines exigences relatives à la publication proactive de renseignements en vertu de la partie 2 de la LAI. Il s’agit notamment de :
- l’élaboration de guides de procédure sur la publication proactive;
- la formation du personnel du SCT;
- la coordination avec l’équipe Web;
- la traduction, la révision et l’examen de tous les documents avant leur publication.
Le Bureau de l’AIPRP publie de façon proactive de renseignements à l’intention :
- de la présidente du Conseil du Trésor;
- des administrateurs généraux du SCT :
- le secrétaire,
- le contrôleur général du Canada,
- la dirigeante principale des ressources humaines du Canada,
- le dirigeant principal de l’information du Canada.
Cahiers de transition
En 2023-2024, deux cahiers de transition ont été publiés, un pour chacune des personnes suivantes :
- la présidente du Conseil du Trésor;
- la dirigeante principale des ressources humaines.
Jacqueline Bogden a été nommée au poste de dirigeante principale des ressources humaines du Canada le 27 février 2023. Le cahier de transition connexe a été publié le 27 juin 2023 et contenait 269 pages qui ont été publiées dans leur intégralité.
La présidente du Conseil du Trésor, Anita Anand, a été nommée le 26 juillet 2023. Le cahier de transition connexe a été publié le 14 novembre 2023 et contenait 349 pages qui ont été publiées dans leur intégralité.
Deux autres cahiers de transition n’étaient pas encore terminés à la fin de l’exercice 2023-2024. Ces cahiers de transition, qui seront publiés en 2024-2025, sont destinés aux personnes suivantes :
- le secrétaire du Conseil du Trésor - nommé le 6 février 2024;
- le dirigeant principal de l’information du Canada - nommé le 12 février 2024.
Ces cahiers de transition seront pris en compte dans le rapport du prochain exercice.
Titres de notes de service
En 2023-2024, 215 titres de notes de service ont été publiés. Dans le respect des exigences législatives, ces titres ont été publiés sur une base mensuelle. Certains titres ont dû être caviardés avant la publication pour protéger :
- des renseignements liés à la prise de décision interne du gouvernement;
- des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire.
Cahiers de comparution devant les comités parlementaires
En 2023-2024, le SCT a publié 13 cahiers pour des comparutions devant des comités parlementaires, ce qui a nécessité le traitement de 1 782 pages. La publication des cahiers de comparution nécessite un examen approfondi et des consultations et une coordination au sein du SCT. Les fonctionnaires du SCT ont comparu devant 15 comités parlementaires. Toutefois, les documents du ministère n’ont pas été fournis pour 2 de ces comparutions.
Notes pour la période de questions
En 2023-2024, aucune note pour la période de questions pour la présidente du Conseil du Trésor n’a dû être publiée.
Voyages et accueil
En 2023-2024, des publications relatives aux frais de voyages et d’accueil ont été mises en ligne chaque mois. Au total, 98 frais de voyage et 15 frais d’accueil ont été publiés.
Examens de l’AIPRP non prévus par la loi
Alors qu’il s’acquitte des responsabilités qui lui incombent en vertu des parties 1 et 2 de la LAI, le Bureau de l’AIPRP est souvent appelé à soutenir le ministère dans le cadre d’initiatives qui ne relèvent pas du champ d’application de la LAI.
Examen des documents
Le Bureau de l’AIPRP apporte souvent son soutien au ministère en procédant à l’examen de documents en dehors du cadre de la LAI. Ces examens de documents sont généralement effectués pour soutenir le ministère dans les domaines suivants :
- litiges (dont la participation continue aux réunions bimensuelles pour préparer l’examen des documents);
- ordonnances de production de documents du Parlement;
- documents qui seront soumis à la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral;
- rapports d’audit.
En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a examiné 3 974 pages pour 7 demandes ministérielles.
Séances d’information, de formation et de sensibilisation
Le Bureau de l’AIPRP a amélioré son programme de sensibilisation et de formation en 2023-2024, c’est‑à-dire qu’il a créé des modules de formation numériques pour aider les fonctionnaires du ministère à s’acquitter de leurs responsabilités en vertu de la LAI. L’objectif de ces modules de formation vidéo est d’accroître l’efficacité et la cohérence globales des séances de formation ministérielles sur l’AIPRP, tout en offrant un accès à la demande aux ressources de formation.
Le premier module, La LAI - Une introduction pour les employés, informe le personnel du SCT sur tous les éléments obligatoires énumérés à l’annexe B de la Directive sur les demandes d’accès à l’information. Le premier module a été mis à la disposition du personnel dans les deux langues officielles le 8 février 2024 et a été consulté 560 fois depuis sa publication, ce qui représente une augmentation de 67 % du nombre de fonctionnaires du ministère qui ont reçu une formation liée à l’AIPRP en 2022-2023. Le Bureau de l’AIPRP continuera de recommander fortement que tous les nouveaux employés du SCT tirent parti de ce module de formation pour mieux comprendre leurs responsabilités en vertu de la LAI.
De plus, le Bureau de l’AIPRP du SCT a offert une formation sectorielle au Secteur des CSAM et au SSM.
Pour célébrer le 40e anniversaire de la LAI et de la LPRP, la présidente du Conseil du Trésor et des représentants du Bureau de l’AIPRP ont rencontré des fonctionnaires du ministère à l’occasion de la Journée internationale du droit à l’information. Au cours de cet événement, environ 200 membres du personnel du SCT ont reçu un certain nombre de ressources sur la législation.
Le tableau 7 présente les initiatives de formation spécifiques menées par le Bureau de l’AIPRP en 2023‑2024.
| Initiative | Secteur | Description | Unité responsable | Nombre de participants |
|---|---|---|---|---|
| La LAI - Une introduction pour les employés | Tout le personnel du SCT | Vidéo d’introduction à la LAI et aux procédures au SCT | Réception des demandes et gouvernance | 560 |
| Journée internationale du droit à l’information | Tout le personnel du SCT | Kiosque d’information sur la Journée du droit à l’information | Réception des demandes et gouvernance | 200 |
| Formation sur l’AIPRP pour les secteurs | Communications stratégiques et affaires ministérielles | Formation sur le traitement des demandes d’AIPRP pour les secteurs | Réception des demandes et gouvernance | 150 |
| Formation sur l’AIPRP pour les secteurs | Secteur des services ministériels | Formation sur le traitement des demandes d’AIPRP pour les secteurs | Réception des demandes et gouvernance | 38 |
Outils d’AIPRP pour aider les fonctionnaires du ministère
En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a mis en place un modèle numérique de formulaire de réponse afin de mieux aider les fonctionnaires du ministère à répondre aux demandes d’AIPRP. Le nouveau formulaire favorise l’efficacité du traitement des demandes d’AIPRP et permet de faire en sorte que les fonctionnaires du ministère comprennent mieux leurs responsabilités lorsqu’ils répondent aux demandes d’AIPRP. Il s’agit notamment de faire en sorte que :
- les recherches de documents pertinents soient complètes;
- les recommandations de communication soient documentées et conformes à la LAI;
- les demandes soient approuvées par les fonctionnaires désignés.
Le formulaire de réponse aux demandes d’AIPRP tient également compte des exigences recommandées par le Commissariat à l’information, ce qui peut aider à résoudre efficacement les plaintes.
Politiques, lignes directrices et procédures
Élargissement de l’arrêté autorisant la délégation pour améliorer l’efficacité
En novembre 2023, l’arrêté autorisant la délégation des attributions en matière d’AIPRP a été élargi pour déléguer des attributions supplémentaires aux gestionnaires et aux chefs d’équipe du Bureau de l’AIPRP. L’élargissement de l’arrêté de délégation afin de réduire les goulets d’étranglement opérationnels et d’habiliter davantage de personnes au sein du Bureau de l’AIPRP est l’un des éléments de la stratégie de modernisation du Bureau de l’AIPRP visant à accroître l’efficacité globale.
Consignes sur la fourniture en temps utile des documents d’AIPRP
Dans le but de favoriser le respect des délais prévus par la loi, le Bureau de l’AIPRP a fourni des consignes supplémentaires aux fonctionnaires du ministère sur l’importance de fournir rapidement les documents pertinents au Bureau de l’AIPRP. Ces consignes sont l’un des outils utilisés par le Bureau de l’AIPRP pour augmenter la proportion de demandes traitées dans le délai initial de 30 jours civils et pour réduire la fréquence et la durée des prorogations demandées en vertu de la loi. Pour atteindre cet objectif, le Bureau de l’AIPRP a accompagné ces consignes d’activités de suivi du rendement et d’établissement de rapports afin de trouver des possibilités d’améliorer les réponses des secteurs aux demandes d’AIPRP. La section Surveillance de la conformité contient d’autres informations à cet égard.
Limitation des consultations interinstitutionnelles
Bien que le Bureau de l’AIPRP s’efforce en permanence de limiter les consultations interinstitutionnelles lorsqu’elles ne sont pas nécessaires, le SCT, en tant qu’organisme central, collabore et communique souvent avec d’autres ministères. Ainsi, de nombreux documents demandés en vertu de la LAI sont liés à des documents ou des informations appartenant à d’autres institutions et nécessitant une consultation.
Cependant, le Bureau de l’AIPRP fait une distinction entre les documents qui nécessitent une consultation officielle et les documents pour lesquels une notification de communication est suffisante. Les notifications sont généralement envoyées une semaine avant la communication des documents, et l’institution qui reçoit la notification n’a pas besoin de l’examiner ou d’y répondre. Cette pratique permet d’accélérer le traitement des demandes au SCT en évitant de longues consultations, tout en offrant un mécanisme plus rationnel aux autres institutions pour qu’elles soient informées de la publication prochaine de leurs renseignements.
Résumés des demandes d’accès à l’information traitées
Selon la Directive sur les demandes d’accès à l’information le Bureau de l’AIPRP publie mensuellement des résumés des demandes d’accès à l’information traitées. Un total de 258 résumés a été publié en 2023-2024. Le nombre de résumés publiés est inférieur au nombre de demandes fermées au cours de l’exercice, car les demandes abandonnées et les demandes à caractère personnel sont exclues de la publication.
Initiatives et projets technologiques visant à améliorer l’accès à l’information
Transition numérique de l’AIPRP
Le Bureau de l’AIPRP continue d’accorder la priorité à la transformation numérique et d’explorer la meilleure façon de maximiser les outils Microsoft 365 et SharePoint pour faciliter le processus de l’AIPRP.
Interaction numérique avec les clients pour les services d’AIPRP
Le Service de demande d’accès à l’information et de renseignements personnels en ligne (SDAL) est le principal mécanisme permettant aux Canadiens de soumettre des demandes d’accès à l’information par voie numérique. Bien que le SDAL ait été élargi pour permettre la transmission des dossiers de réponses numériques sécurisées aux clients à l’été 2022, le SCT continue d’utiliser plusieurs méthodes de transmission numérique pour fournir aux demandeurs leurs documents. Il s’agit notamment du service Connexion postel de Postes Canada et du courrier électronique traditionnel.
Acquisition par le ministère d’un nouveau logiciel de traitement des demandes d’AIPRP
En collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), le Bureau du dirigeant principal de l’information (BDPI) du SCT a dirigé le processus d’acquisition d’un nouveau logiciel pour les demandes d’AIPRP au cours des dernières années. Le nouveau logiciel de traitement des demandes d’AIPRP est destiné à remplacer les anciens logiciels utilisés par de nombreuses institutions fédérales depuis 10 ans. L’objectif du projet de remplacement du logiciel est de fournir aux bureaux de l’AIPRP une application moderne qui offre des capacités améliorées d’automatisation, de configurabilité et d’analyse des données afin d’accroître l’efficacité du traitement des demandes d’AIPRP.
En juin 2023, le Bureau de l’AIPRP du SCT a conclu un contrat pour l’acquisition d’un nouveau logiciel de traitement des demandes d’AIPRP. Ce nouveau logiciel constitue le fondement de la stratégie globale de modernisation de l’AIPRP du Bureau de l’AIPRP.
Alors que le plan initial prévoyait l’achèvement du projet au plus tard le 31 mars 2024, un certain nombre de problèmes rencontrés ont entraîné le report de la mise en œuvre du logiciel au SCT. Le SCT continuera de travailler avec SPAC, le BDPI, d’autres institutions fédérales et le développeur du logiciel en 2024-2025 à la réalisation du projet de remplacement du logiciel de l’AIPRP au SCT.
Initiatives et projets politiques visant à améliorer l’accès à l’information
Groupe de travail sur la limitation des consultations interinstitutionnelles
En avril 2022, la commissaire à l’information du Canada a présenté un rapport spécial au Parlement intitulé Question d’accès : La difficulté d’accéder à notre mémoire collective, qui met en lumière les défis que pose la consultation interinstitutionnelle lorsqu’il s’agit de répondre à une demande d’accès à l’information. En août 2023, le Bureau de l’AIPRP a fourni des observations opérationnelles au BDPI et des documents sur l’AIPRP pour contribuer à faire avancer l’élaboration de politiques sur la limitation des consultations interinstitutionnelles dans tous les ministères.
Élaboration d’un outil d’évaluation des principes FAIR
Dans le cadre de la Stratégie relative aux données de 2023-2026 pour la fonction publique fédérale, le point d’action 2,2b de la mission « Données pour la prise de décisions » appelle à l’élaboration d’un outil d’évaluation des principes de données FAIR (faciles à trouver, accessibles, interopérables et réutilisables) et d’orientations sur l’évaluation des données existantes en vue de leur réutilisation. En février 2024, le Bureau de l’AIPRP a fourni des observations opérationnelles pour aider le BDPI à élaborer et à mettre en œuvre cet outil dans toutes les institutions.
Tirer parti de l’accès à l’information pour promouvoir la déclassification et le déclassement des documents gouvernementaux
En décembre 2023, l’avis de mise en œuvre Tirer parti de l’accès à l’information pour promouvoir la déclassification et le déclassement des documents gouvernementaux est entré en vigueur. Le SCT a mis en œuvre avec succès les recommandations de l’avis, à savoir l’incitation à la déclassification et au déclassement des documents :
- lors de la recherche de documents pour les demandes d’AIPRP;
- lorsque les documents sont communiqués dans leur intégralité en vertu de la LAI;
- lors de la formation sur l’AIPRP.
Les fonctionnaires du ministère sont informés de cet avis de mise en œuvre par le biais de la formation sur l’AIPRP et sont encouragés à examiner périodiquement leurs documents afin de déterminer s’ils peuvent être déclassifiés ou déclassés.
Surveillance de la conformité
Le Bureau de l’AIPRP produit une variété de rapports périodiques et spéciaux pour surveiller la conformité du SCT à la LAI. En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a continué à mettre l’accent sur l’analyse des données pour en dégager les nouvelles tendances et promouvoir l’efficacité des procédures.
Le Bureau de l’AIPRP crée et distribue plusieurs rapports décrivant le rendement du Bureau de l’AIPRP et les défis auxquels il est confronté. Parmi ces rapports figurent :
- des rapports trimestriels sur le rendement sectoriel et la qualité des documents récupérés;
- un tableau de bord de l’AIPRP à l’intention de la haute direction sur le rendement mensuel du Bureau de l’AIPRP;
- le répertoire des services.
Rapports sur la conformité des secteurs en matière d’AIPRP
En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a élaboré des rapports trimestriels sur le rendement des secteurs afin d’informer les secteurs de leur rendement à l’égard de leurs obligations en matière d’AIPRP. Il s’agit là d’une façon de faciliter le partage des données existantes sur la conformité et d’accélérer les réponses aux demandes d’AIPRP dans les secteurs.
Rapports mensuels sur le rendement en matière d’AIPRP
Le tableau de bord de l’AIPRP est une mise à jour mensuelle des mesures de rendement liées à l’AIPRP et est fourni à la haute direction responsable de l’AIPRP. Le rapport donne un aperçu du travail accompli par le Bureau de l’AIPRP en vertu des parties 1 et 2 de la LAI au cours du mois précédent et pour l’exercice en cours.
Répertoire des services
En vertu de la Directive sur les services et le numérique, tous les ministères sont tenus d’élaborer un répertoire des services offerts dans leur ministère, et de le mettre à jour chaque année. L’objectif de ce répertoire est de s’assurer que :
- les services sont axés sur le client;
- les normes de service, les cibles connexes et les informations sur le rendement pour tous les services et tous les modes de prestation de services sont gérés et examinés périodiquement;
- les services sont régulièrement examinés afin de trouver des possibilités d’amélioration des services aux clients, de la prestation numérique et de l’efficacité.
Le Bureau de l’AIPRP mesure le rendement principalement au moyen des données sur le respect des délais prévus par la loi. En 2023-2024, il avait un taux cible de service interne ministériel de 80 % en ce qui a trait au respect des délais. Au cours de l’exercice, le Bureau de l’AIPRP a enregistré un taux de respect des délais de 71 %, ce qui correspond au taux moyen de 72,3 % pour les demandes fermées dans l’ensemble du gouvernement du Canada en 2022-2023.
En plus de contribuer à la surveillance du rendement, le répertoire des services permet de vérifier que les services sont adaptés au numérique. Le Bureau de l’AIPRP a fourni des services numériques pour 98 % de toutes les demandes d’accès à l’information reçues et 100 % de toutes les demandes fermées en 2023-2024.
Conclusion
L’exercice 2023-2024 a été une année productive, mais remplie de défis pour le Bureau de l’AIPRP du SCT. Dans le contexte opérationnel, le Bureau de l’AIPRP a réussi à augmenter sa productivité tout en perfectionnant ses processus. En outre, il s’est procuré un nouveau logiciel pour traiter les demandes d’AIPRP et a investi considérablement dans ses programmes de formation et de production de rapports afin d’améliorer l’efficacité du programme d’AIPRP.
Le Bureau de l’AIPRP devrait être confronté à des pressions constantes au cours du prochain exercice, car on s’attend à ce que le grand intérêt manifesté par le public à l’égard des initiatives du SCT en 2023‑2024 se poursuive. Par conséquent, le Bureau de l’AIPRP ainsi que l’ensemble du SCT devront déployer des efforts soutenus pour améliorer le rendement et la réactivité grâce au renforcement des capacités, à l’innovation et à la souplesse.
Afin de mettre à profit ses réalisations de l’exercice précédent, le Bureau de l’AIPRP a continué à accroître le nombre de rapports pour surveiller les progrès réalisés et les domaines à améliorer, a élaboré de nouveaux outils et du matériel de formation pour soutenir les secteurs et le bureau d’AIPRP, et a favorisé une modernisation numérique accrue en mettant en œuvre un nouveau système de traitement des demandes. Cependant, le SCT doit continuer à investir les efforts nécessaires pour relever le défi que présente l’augmentation du nombre de demandes opérationnelles et en matière de politiques, tout en contestant le statu quo au moyen de l’innovation et de la souplesse.
Annexe A. Arrêté autorisant la délégation – Loi sur l’accès à l’information
Je, soussignée, présidente du Conseil du Trésor, autorise, en vertu de l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information, les agents de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), le chef d’équipe de l’AIPRP, le gestionnaire de l’AIPRP, le directeur de l’AIPRP, le directeur principal des Services ministériels, le secrétaire adjoint des Communications stratégiques et des affaires ministérielles, et le secrétaire, ainsi que les personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, à exercer en mon nom les pouvoirs de signer ou les attributions énoncées à la présente annexe A. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
Copie originale signée par
l’honorable Anita Anand
Présidente du Conseil du Trésor
Date : 29 novembre 2023
Appendice A. Dispositions de la Loi sur l’accès à l’information faisant l’objet d’une délégation des attributions
| Poste | Attributions |
|---|---|
| Secrétaire | Pleins pouvoirs |
| Secrétaire adjoint, Communications stratégiques et affaires ministérielles | Pleins pouvoirs |
| Directeur principal, Services ministériels | Pleins pouvoirs, à l’exception du paragraphe 37(1) |
| Directeur, Accès à l’information et protection des renseignements personnels | Pleins pouvoirs, à l’exception du paragraphe 37(1) |
| Gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels | Pleins pouvoirs, à l’exception de l’alinéa 35(2)b) et du paragraphe 37(1) |
| Chef d’équipe, Accès à l’information et protection des renseignements personnels | Pleins pouvoirs, à l’exception de l’alinéa 35(2)b) et du paragraphe 37(1) |
| Agents de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels | Alinéa 7a) |
Annexe B. Rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information
Dans cette section
- Section 1. Demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
- Section 2. Demandes informelles
- Section 3. Demandes présentées au Commissariat à l’information concernant le refus de donner suite à une demande
- Section 4. Demandes traitées au cours de la période visée par le rapport
- Section 5. Prorogation des délais
- Section 6. Frais
- Section 7. Demandes de consultation provenant d’autres institutions et d’organisations
- Section 8. Temps qu’il a fallu pour traiter les demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
- Section 9. Enquêtes et comptes rendus des conclusions
- Section 10. Poursuite en justice
- Section 11. Ressources liées à l’application de la Loi sur l’accès à l’information
Nom de l’institution : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Période visée par le rapport : du 1er avril 2023 au 31 mars 2024
Section 1. Demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
1.1 Nombre de demandes reçues
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période visée par le présent rapport | 365 |
| En suspens depuis des périodes de rapport précédentes | 149 |
| En suspens depuis la période de rapport précédente | 91 |
| En suspens depuis plus d’une période de rapport | 58 |
| Total | 514 |
| Traitées au cours de la période visée par le présent rapport | 363 |
| Reportées à la prochaine période de rapport | 151 |
| Reportées dans les délais prévus par la loi | 51 |
| Reportées au-delà des délais prévus par la loi | 100 |
1.2 Source des demandes
| Source | Nombre de demandes |
|---|---|
| Médias | 40 |
| Milieu universitaire | 19 |
| Entreprises (secteur privé) | 12 |
| Organisations | 5 |
| Membres du public | 151 |
| Refus de s’identifier | 138 |
| Total | 365 |
1.3 Mode de transmission des demandes
| Mode de transmission | Nombre de demandes |
|---|---|
| En ligne | 325 |
| Courriel | 30 |
| Poste | 10 |
| En personne | 0 |
| Téléphone | 0 |
| Télécopieur | 0 |
| Total | 365 |
Section 2. Demandes informelles
2.1 Nombre de demandes informelles
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période visée par le présent rapport | 3 579 |
| En suspens depuis les périodes de rapport précédentes | 14 |
| En suspens depuis la période de rapport précédente | 14 |
| En suspens depuis plus d’une période de rapport | 0 |
| Total | 3 593 |
| Traitées au cours de la période visée par le présent rapport | 228 |
| Reportées à la prochaine période de rapport | 3 365 |
2.2 Mode de transmission des demandes informelles
| Mode de transmission | Nombre de demandes |
|---|---|
| En ligne | 229 |
| Courriel | 3 350 |
| Poste | 0 |
| En personne | 0 |
| Téléphone | 0 |
| Télécopieur | 0 |
| Total | 3 579 |
2.3 Temps qu’il a fallu pour traiter les demandes informelles
| Temps nécessaire pour le traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total |
| 200 | 5 | 11 | 2 | 4 | 6 | 0 | 228 |
2.4 Pages communiquées en réponse à une demande informelle
| Moins de 100 pages communiquées | De 101 à 500 pages communiquées | De 501 à 1 000 pages communiquées | De 1 001 à 5 000 pages communiquées | Plus de 5 000 pages communiquées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées |
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.5 Pages communiquées en réponse à une demande informelle
| Moins de 100 pages communiquées | De 101 à 500 pages communiquées | De 501 à 1 000 pages communiquées | De 1 001 à 5 000 pages communiquées | Plus de 5 000 pages communiquées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées à nouveau | Nombre de demandes | Pages communiquées à nouveau | Nombre de demandes | Pages communiquées à nouveau | Nombre de demandes | Pages communiquées à nouveau | Nombre de demandes | Pages communiquées à nouveau |
| 140 | 4 071 | 43 | 8 825 | 33 | 24 411 | 12 | 16 841 | 0 | 0 |
Section 3. Demandes présentées au Commissariat à l’information concernant le refus de donner suite à une demande
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| En suspens depuis la période de rapport précédente | 0 |
| Présentée au cours de la période visée par le présent rapport | 0 |
| Total | 0 |
| Approuvée par la commissaire à l’information au cours de la période visée par le présent rapport | 0 |
| Refusée par la commissaire à l’information au cours de la période visée par le présent rapport | 0 |
| Retirée au cours de la période visée par le présent rapport | 0 |
| Reportée à la prochaine période de rapport | 0 |
Section 4. Demandes traitées au cours de la période visée par le rapport
4.1 Mesures prises et temps qu’il a fallu pour traiter les demandes
| Mesure prise à l’égard de la demande | Temps consacré au traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 33 | 19 | 8 | 2 | 3 | 0 | 65 |
| Communication partielle | 7 | 10 | 19 | 48 | 31 | 32 | 13 | 160 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 2 | 0 | 0 | 0 | 2 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
| Aucun document pertinent | 6 | 47 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 54 |
| Demande transférée | 11 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 11 |
| Demande abandonnée | 58 | 5 | 0 | 1 | 1 | 0 | 4 | 69 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Refus d’agir avec l’approbation de la commissaire à l’information | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 82 | 95 | 41 | 59 | 34 | 35 | 17 | 363 |
4.2 Exceptions
| Disposition de la Loi | Nombre de demandes |
|---|---|
| Alinéa 13(1)a) | 4 |
| Alinéa 13(1)b) | 3 |
| Alinéa 13(1)c) | 4 |
| Alinéa 13(1)d) | 1 |
| Alinéa 13(1)e) | 0 |
| Article 14 | 0 |
| Alinéa 14a) | 3 |
| Alinéa 14b) | 1 |
| Paragraphe 15(1) | 0 |
| Paragraphe 15(1) - Affaires internationales | 4 |
| Paragraphe 15(1) - Défense du Canada | 24 |
| Paragraphe 15(1) – Activités subversives | 13 |
| Sous-alinéa 16(1)a)(i) | 0 |
| Sous-alinéa 16(1)a)(ii) | 0 |
| Sous-alinéa 16(1)a)(iii) | 0 |
| Alinéa 16(1)b) | 1 |
| Alinéa 16(1)c) | 4 |
| Alinéa 16(1)d) | 1 |
| Paragraphe 16(2) | 15 |
| Alinéa 16(2)a) | 0 |
| Alinéa 16(2)b) | 1 |
| Alinéa 16(2)c) | 59 |
| Paragraphe 16(3) | 0 |
| Alinéa 16.1(1)a) | 0 |
| Alinéa 16.1(1)b) | 0 |
| Alinéa 16,1(1)c) | 0 |
| Alinéa 16.1(1)d) | 0 |
| Paragraphe 16.2(1) | 0 |
| Article 16.3 | 0 |
| Alinéa 16.4(1)a) | 0 |
| Alinéa 16.4(1)b) | 0 |
| Article 16.5 | 0 |
| Article 16.6 | 0 |
| Article 17 | 3 |
| Alinéa 18a) | 1 |
| Alinéa 18b) | 5 |
| Alinéa 18c) | 0 |
| Alinéa 18d) | 0 |
| Alinéa 18.1(1)a) | 1 |
| Alinéa 18.1(1)b) | 0 |
| Alinéa 18,1(1)c) | 0 |
| Alinéa 18.1(1)d) | 0 |
| Paragraphe 19(1) | 95 |
| Alinéa 20(1)a) | 2 |
| Alinéa 20(1)b) | 14 |
| Alinéa 20(1)b.1) | 0 |
| Alinéa 20(1)c) | 9 |
| Alinéa 20(1)d) | 5 |
| Article 20.1 | 0 |
| Article 20.2 | 0 |
| Article 20.4 | 0 |
| Alinéa 21(1)a) | 63 |
| Alinéa 21(1)b) | 45 |
| Alinéa 21(1)c) | 18 |
| Alinéa 21(1)d) | 15 |
| Article 22 | 0 |
| Paragraphe 22.1(1) | 0 |
| Article 23 | 35 |
| Article 23.1 | 0 |
| Paragraphe 24(1) | 0 |
| Article 26 | 0 |
4.3 Exclusions
| Disposition de la Loi | Nombre de demandes |
|---|---|
| Alinéa 68a) | 8 |
| Alinéa 68b) | 0 |
| Alinéa 68c) | 0 |
| Article 68.1 | 0 |
| Alinéa 68.2a) | 0 |
| Alinéa 68.2b) | 0 |
| Paragraphe 69(1) | 2 |
| Alinéa 69(1)a) | 14 |
| Alinéa 69(1)b) | 0 |
| Alinéa 69(1)c) | 0 |
| Alinéa 69(1)d) | 3 |
| Alinéa 69(1)e) | 12 |
| Alinéa 69(1)f) | 0 |
| Alinéa 69(1)g) en référence à a) | 50 |
| Alinéa 69(1)g) en référence à b) | 0 |
| Alinéa 69(1)g) en référence à c) | 19 |
| Alinéa 69(1)g) en référence à d) | 11 |
| Alinéa 69(1)g) en référence à e) | 19 |
| Alinéa 69(1)g) en référence à f) | 4 |
| Paragraphe 69.1(1) | 0 |
4.4 Support des renseignements communiqués
| Papier | Document électronique | Jeu de données électronique | Vidéo | Audio | Autre |
|---|---|---|---|---|---|
| 0 | 221 | 4 | 0 | 0 | 0 |
4.5 Complexité
4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées sur supports papier et électronique
| Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 100 014 | 50 502 | 298 |
4.5.2 Pages pertinentes traitées selon les mesures prises à l’égard de la demande et en fonction de l’ampleur des demandes sur supports papier et électronique
| Mesure | Moins de 100 pages traitées | De 100 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 57 | 1 133 | 5 | 1 122 | 0 | 0 | 3 | 4 262 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 86 | 2 340 | 34 | 8 153 | 16 | 11 716 | 23 | 54 616 | 1 | 8 430 |
| Exception totale | 1 | 17 | 1 | 360 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 2 | 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 64 | 30 | 0 | 0 | 2 | 1 517 | 3 | 6 288 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée |
0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Refus d’agir avec l’approbation de la commissaire à l’information | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 210 | 3 550 | 40 | 9 635 | 18 | 13 233 | 29 | 65 166 | 1 | 8 430 |
4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées - Support audio
| Nombre de minutes traitées | Nombre de minutes communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 |
4.5.4 Nombre de minutes traitées par mesure prise à l’égard de la demande pour les supports audio selon l’ampleur des demandes
| Mesure | Moins de 60 minutes traitées | De 60 120 minutes traitées | Plus de 120 minutes traitées | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Minutes traitées | Nombre de demandes | Minutes traitées | Nombre de demandes | Minutes traitées | |
| Communication intégrale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Refus d’agir avec l’approbation de la commissaire à l’information | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées - Support vidéo
| Nombre de minutes traitées | Nombre de minutes communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 |
4.5.6 Nombre de minutes traitées par mesure prise à l’égard de la demande pour les supports vidéo selon l’ampleur des demandes
| Mesure | Moins de 60 minutes traitées | De 60 120 minutes traitées | Plus de 120 minutes traitées | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Minutes traitées | Nombre de demandes | Minutes traitées | Nombre de demandes | Minutes traitées | |
| Communication intégrale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Refus d’agir avec l’approbation de la commissaire à l’information | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
4.5.7 Autres complexités
| Mesure | Consultation nécessaire | Besoin d’avis juridiques | Autre | Total |
|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 7 | 0 | 24 | 31 |
| Communication partielle | 54 | 4 | 65 | 123 |
| Exception totale | 0 | 1 | 0 | 1 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 4 | 0 | 20 | 24 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Refus d’agir avec l’approbation de la commissaire à l’information | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 65 | 5 | 109 | 179 |
4.6 Demandes traitées
4.6.1 Demandes traitées dans les délais prévus par la LAI
| Demandes traitées dans les délais prévus par la LAI | |
|---|---|
| Nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la LAI | 259 |
| Pourcentage des demandes traitées dans les délais prévus par la LAI | 71,35 % |
4.7 Présomptions de refus
4.7.1 Raisons pour lesquelles les délais prévus par la LAI n’ont pas été respectés
| Nombre de demandes traitées en retard | Raison principale | |||
|---|---|---|---|---|
| Entrave au fonctionnement ou charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autre | |
| 104 | 62 | 18 | 9 | 15 |
4.7.2 Demandes traitées en retard (dont toute prorogation des délais)
| Nombre de jours de retard au-delà des délais prévus par la LAI | Nombre de demandes traitées en retard sans prorogation des délais | Nombre de demandes traitées en retard avec prorogation des délais | Total |
|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | 7 | 13 | 20 |
| De 16 à 30 jours | 3 | 7 | 10 |
| De 31 à 60 jours | 4 | 15 | 19 |
| De 61 à 120 jours | 4 | 17 | 21 |
| De 121 à 180 jours | 2 | 15 | 17 |
| De 181 à 365 jours | 3 | 5 | 8 |
| Plus de 365 jours | 1 | 8 | 9 |
| Total | 24 | 80 | 104 |
4.8 Demandes de traduction
| Demande de traduction | Acceptée | Refusée | Total |
|---|---|---|---|
| De l’anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l’anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Section 5. Prorogation des délais
5.1 Raisons des prorogations du délai et mesures prises à l’égard de la demande
| Mesure visant les demandes pour lesquelles le délai a été prorogé | 9(1)a) Entrave au fonctionnement et charge de travail | Raison principale | 9(1)c) Avis aux tiers | |
|---|---|---|---|---|
| Article 69 | Autre | |||
| Communication totale | 16 | 2 | 16 | 0 |
| Communication partielle | 68 | 35 | 76 | 33 |
| Exception totale | 1 | 0 | 1 | 0 |
| Exclusion totale | 2 | 2 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 5 | 0 | 0 | 2 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 5 | 0 |
| Refus d’agir avec l’approbation de la commissaire à l’information | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 92 | 39 | 98 | 35 |
5.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 9(1)a) Entrave au fonctionnement et charge de travail | Raison principale | 9(1)c) Avis aux tiers | |
|---|---|---|---|---|
| Article 69 | Autre | |||
| Moins de 30 jours | 57 | 7 | 23 | 9 |
| De 31 à 60 jours | 24 | 26 | 19 | 21 |
| De 61 à 120 jours | 8 | 3 | 30 | 5 |
| De 121 à 180 jours | 0 | 0 | 11 | 0 |
| De 181 à 365 jours | 2 | 3 | 14 | 0 |
| Plus de 365 jours | 1 | 0 | 1 | 0 |
| Total | 92 | 39 | 98 | 35 |
Section 6. Frais
| Type de frais | Frais perçus | Frais dispensés | Frais remboursés | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Montant | Nombre de demandes | Montant | Nombre de demandes | Montant | |
| Frais de demande | 245 | 1 255,00 $ | 114 | 570,00 $ | 6 | 30,00 $ |
| Autres frais | 0 | 0,00 $ | 0 | 0,00 $ | 0 | 0,00 $ |
| Total | 245 | 1 255,00 $ | 114 | 570,00 $ | 6 | 30,00 $ |
Section 7. Demandes de consultation provenant d’autres institutions et d’organisations
7.1 Demandes de consultation provenant d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’organisations
| Demandes de consultation | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à examiner | Autres Organisations | Nombre de pages à examiner |
|---|---|---|---|---|
| Reçues au cours de la période visée par le présent rapport | 158 | 6 010 | 2 | 87 |
| En suspens depuis la période de rapport précédente | 12 | 1 020 | 0 | 0 |
| Total | 170 | 7 030 | 2 | 87 |
| Traitées au cours de la période visée par le présent rapport | 154 | 6 487 | 2 | 87 |
| Reportées à l’intérieur des délais négociés | 16 | 543 | 0 | 0 |
| Reportées au-delà des délais négociés | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Recommandations et temps qu’il a fallu pour traiter les demandes de consultation provenant d’autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommandation | Nombre de jours nécessaires pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication intégrale | 31 | 47 | 26 | 4 | 1 | 0 | 0 | 109 |
| Communication partielle | 5 | 16 | 11 | 5 | 0 | 0 | 0 | 37 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
| Consultation d’une autre institution | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 |
| Autre | 2 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 |
| Total | 39 | 67 | 38 | 9 | 1 | 0 | 0 | 154 |
7.3 Recommandations et temps qu’il a fallu pour traiter les demandes de consultation provenant d’organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada
| Recommandation | Nombre de jours nécessaires pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication intégrale | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Communication partielle | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consultation d’une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
Section 8. Temps qu’il a fallu pour traiter les demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
8.1 Demandes de consultation auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 100 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| De 1 à 15 | 38 | 275 | 4 | 366 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 16 à 30 | 11 | 193 | 6 | 373 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 31 à 60 | 1 | 32 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 181 à 365 | 1 | 32 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 51 | 532 | 10 | 739 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
8.2 Demandes de consultation auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 100 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| De 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| De 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 9. Enquêtes et comptes rendus des conclusions
9.1 Enquêtes
| Article 32 – Avis d’enquête | Paragraphe 30(5) - Cessation de l’enquête | Article 35 – Observations officielles |
|---|---|---|
| 12 | 10 | 11 |
9.2 Enquêtes et comptes rendus des conclusions
| Paragraphe 37(1) – Comptes rendus initiaux | Paragraphe 37(2) – Comptes rendus finaux | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Reçus | Contenant des recommandations formulées par la commissaire à l’information | Contenant des ordonnances rendues par la commissaire à l’information | Reçus | Contenant des recommandations formulées par la commissaire à l’information | Contenant des ordonnances rendues par la commissaire à l’information |
| 3 | 0 | 3 | 9 | 0 | 2 |
Section 10. Poursuite en justice
10.1 Poursuites en justice et plaintes
| Section 41 | ||||
|---|---|---|---|---|
| Plaignant (1) | Institution (2) | Tiers (3) | Commissaire à la protection de la vie privée (4) | Total |
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
10.2 Poursuites en justice et avis aux tiers en application de l’alinéa 28(1)b)
| Article 44 en application de l’alinéa 28(1)b) |
|---|
| 0 |
Section 11. Ressources liées à l’application de la Loi sur l’accès à l’information
11.1 Répartition des dépenses
| Dépenses | Montant |
|---|---|
| Salaires | 1 736 382 $ |
| Heures supplémentaires | 8 458 $ |
| Biens et services | 588 547 $ |
| Services professionnels - Contrats | 0 $ |
| Autre | 588 547 $ |
| Total | 2 333 387 $ |
11.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information |
|---|---|
| Employés à temps plein | 17,25 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0,8 |
| Employés régionaux | 0,00 |
| Experts-conseils et personnel d’agence | 0,00 |
| Étudiants | 0,35 |
| Total | 18,4 |
Annexe C. Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
Dans cette section
- Section 1. Capacité à recevoir des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Section 2. Capacité à traiter les documents en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Section 3. Demandes ouvertes et plaintes non réglées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
- Section 4. Demandes ouvertes et plaintes non réglées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Section 5. Numéro d’assurance sociale
- Section 6. Accès universel en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l’institution : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Période du rapport : du 1er avril 2023 au 31 mars 2024
Section 1. Demandes ouvertes et plaintes non réglées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
1.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes reportées des périodes de rapport précédentes.
| Exercice au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues | Demandes ouvertes dans les délais prévus par la loien date du 31 mars 2024 | Demandes ouvertes dépassant les délais prévus par la loi en date du 31 mars 2024 | Total |
|---|---|---|---|
| 2023-2024 | 46 | 46 | 92 |
| 2022-2023 | 2 | 12 | 14 |
| 2021-2022 | 1 | 19 | 20 |
| 2020-2021 | 1 | 8 | 9 |
| 2019-2020 | 0 | 8 | 8 |
| 2018-2019 | 1 | 0 | 1 |
| 2017-2018 | 0 | 7 | 7 |
| 2016-2017 | 0 | 0 | 0 |
| 2015-2016 | 0 | 0 | 0 |
| 2014-2015 ou avant | 0 | 0 | 0 |
| Total | 51 | 100 | 151 |
1.2 Indiquez le nombre de plaintes non réglées auprès du Commissariat à l’information du Canada qui ont été reportées de périodes de rapport précédentes.
| Exercice au cours duquel les plaintes ont été reçues par l’institution | Nombre de plaintes non réglées |
|---|---|
| 2023-2024 | 13 |
| 2022-2023 | 5 |
| 2021-2022 | 0 |
| 2020-2021 | 0 |
| 2019-2020 | 0 |
| 2018-2019 | 0 |
| 2017-2018 | 0 |
| 2016-2017 | 1 |
| 2015-2016 | 0 |
| 2014-2015 ou avant | 0 |
| Total | 19 |
Section 2. Demandes ouvertes et plaintes non réglées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
2.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes reportées des périodes de rapport précédentes.
| Exercice au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues | Demandes ouvertes dans les délais prévus par la loien date du 31 mars 2024 | Demandes ouvertes dépassant les délais prévus par la loi en date du 31 mars 2024 | Total |
|---|---|---|---|
| 2023-2024 | 17 | 6 | 23 |
| 2022-2023 | 0 | 2 | 2 |
| 2021-2022 | 0 | 0 | 0 |
| 2020-2021 | 0 | 0 | 0 |
| 2019-2020 | 0 | 0 | 0 |
| 2018-2019 | 0 | 0 | 0 |
| 2017-2018 | 0 | 0 | 0 |
| 2016-2017 | 0 | 0 | 0 |
| 2015-2016 | 0 | 0 | 0 |
| 2014-2015 ou avant | 0 | 0 | 0 |
| Total | 17 | 8 | 25 |
2.2 Indiquez le nombre de plaintes non réglées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada reporté de périodes de rapport précédentes.
| Exercice au cours duquel les plaintes non réglées ont été reçues par l’institution | Nombre de plaintes non réglées |
|---|---|
| 2023-2024 | 6 |
| 2022-2023 | 0 |
| 2021-2022 | 0 |
| 2020-2021 | 0 |
| 2019-2020 | 0 |
| 2018-2019 | 0 |
| 2017-2018 | 0 |
| 2016-2017 | 0 |
| 2015-2016 | 0 |
| 2014-2015 ou avant | 0 |
| Total | 6 |
Section 3. Numéro d’assurance sociale
| Votre institution a-t-elle reçu l’autorisation de procéder à une nouvelle collecte ou à une nouvelle utilisation cohérente du numéro d’assurance sociale en 2023-2024? | Non |
|---|
Section 4. Accès universel en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers confirmés à l’étranger en 2023-2024? | 19 |
|---|