2022 à 2023 Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Sur cette page

• Introduction
• Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
• Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Structure organisationnelle
• Rapport statistique
• Interprétation du rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Incidence des mesures liées à la COVID-19
• Séances d’information, de formation et de sensibilisation
• Surveillance
• Plaintes ministérielles auprès du Commissariat à la protection de la vie privée
• Fonds de renseignements
• Annexe A. Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
• Annexe B. Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe C. Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour 2022-2023 (du 1er avril 2022 au 31 mars 2023).

L’article 72 de la LPRP exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare un rapport annuel sur l’application de la loi, en ce qui concerne son institution, au cours de l’exercice financier et qu’il le présente au Parlement.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La LPRP a pour objet :

• de donner aux particuliers le droit d’accéder aux renseignements personnels les concernant qui relèvent d’une institution fédérale et de demander que des corrections y soient apportées;
• de fournir le cadre juridique visant la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication, le retrait et l’exactitude des renseignements personnels dans l’administration des programmes et des activités par les institutions fédérales qui y sont assujetties.

Selon la LPRP, renseignements personnels s’entend « des renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ».

Il peut s’agir, par exemple, de renseignements relatifs :

• à l’origine nationale ou ethnique, à la couleur, à la religion, à l’âge ou à la situation de famille d’une personne;
• à l’éducation, au dossier médical, au casier judiciaire, aux opérations financières ou aux antécédents professionnels d’une personne;
• à l’adresse, aux empreintes digitales ou au groupe sanguin d’une personne;
• à tout numéro ou symbole, ou tout autre identifiant, qui est propre à une personne.

Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

En sa qualité d’organe administratif du Conseil du Trésor, le SCT remplit un double mandat, c’est-à-dire qu’il appuie le Conseil du Trésor à titre de comité de ministres et s’acquitte des responsabilités prévues par la loi à titre d’organisme central du gouvernement. Le mandat du Conseil du Trésor est prévu par la Loi sur la gestion des finances publiques.

Pour remplir son mandat, le SCT organise ses activités et ses ressources autour de quatre responsabilités essentielles :

• surveillance des dépenses;
• leadership administratif;
• employeur;
• surveillance réglementaire.

Le SCT est chargé de fournir un soutien et des conseils aux ministres du Conseil du Trésor dans leur rôle qui consiste à assurer l’optimisation des ressources. Il assure également la surveillance des fonctions de gestion financière dans les institutions fédérales.

Le SCT fait des recommandations et fournit des conseils au Conseil du Trésor sur les politiques, les directives, les règlements et les propositions de dépenses de programme touchant la gestion des ressources du gouvernement. Il lui appartient d’assurer la gestion générale des initiatives, des questions et des activités pangouvernementales (comme l’indique le Budget principal des dépenses).

Les bureaux des hauts fonctionnaires suivants font partie du SCT :

• le contrôleur général du Canada;
• le dirigeant principal des ressources humaines du Canada;
• le dirigeant principal de l’information du Canada.

Le contrôleur général du Canada est responsable de la fonction de contrôleur du gouvernement et assure, à l’échelle gouvernementale, un leadership, une orientation, une surveillance et un renforcement des capacités en matière de gestion financière, d’audit interne et de gestion des biens et des services acquis.

Le dirigeant principal des ressources humaines joue un rôle de leadership à l’échelle du gouvernement en matière de gestion des personnes par le biais de politiques, de programmes et d’activités de mobilisation stratégiques et en gérant de façon centralisée les relations de travail, la rémunération et les pensions et avantages sociaux, et en contribuant à la gestion des cadres supérieurs.

Le dirigeant principal de l’information assure un leadership, une orientation, une surveillance et un renforcement des capacités dans l’ensemble du gouvernement en matière de gestion de l’information, de technologie de l’information, de sécurité du gouvernement (y compris la gestion de l’identité), d’accès à l’information, de protection des renseignements personnels et de prestation de services internes et externes.

Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément au paragraphe 73(1) de la LPRP, la présidente du Conseil du Trésor a délégué les pouvoirs pour l’application de la LPRP aux fonctionnaires du SCT suivants :

• le secrétaire du Conseil du Trésor;
• le secrétaire adjoint de Communications stratégiques et affaires ministérielles;
• le directeur principal des Services ministériels;
• le directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels;
• les gestionnaires du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) (articles 26 et 27);
• les chefs d’équipe du Bureau de l’AIPRP (articles 26 et 27).

Certaines fonctions administratives sont également déléguées aux gestionnaires, aux chefs d’équipe et aux agents afin d’accélérer le traitement des demandes.

L’arrêté autorisant la délégation de pouvoirs a été signé le 2 février 2022 et une copie se trouve à l’annexe A.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’AIPRP fait partie de la Division des services ministériels du Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles du SCT.

Voici ses responsabilités :

• mettre en œuvre et gérer les programmes et les services liés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la LPRP (les deux lois);
• donner des conseils aux employés du SCT pour les aider à remplir leurs obligations aux termes de ces deux lois.

En plus de l’application de ces deux lois, le Bureau de l’AIPRP apporte son soutien dans les domaines suivants :

• examen des documents détenus par le SCT en rapport avec les recours collectifs;
• organisation de séances de formation sur l’application des deux lois pour les secteurs et les responsables des secteurs;
• mise à jour des politiques et recherches liées à l’application des deux lois;
• recherches sur les tendances au sein du Bureau de l’AIPRP et présentation de rapports connexes;
• administration des systèmes du logiciel d’AIPRP et production de divers rapports;
• gestion des atteintes à la vie privée et formulation de conseils liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels à l’intention des secteurs de programme.

Le Bureau de l’AIPRP relève de la responsabilité d’un directeur, qui est appuyé par trois gestionnaires. Chacun de ces gestionnaires supervise une unité qui est responsable d’un domaine fonctionnel différent. Voici les trois unités clés :

• l’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance;
• l’Unité des opérations de l’AIPRP;
• l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels.

L’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance et l’Unité des opérations de l’AIPRP collaborent étroitement pour traiter les demandes d’AIPRP, et l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels soutient les responsables des secteurs en ce qui a trait aux questions touchant la protection des renseignements personnels, notamment l’examen des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Au total, 23 employés à temps plein occupant des postes de différents niveaux ont contribué à l’application des deux loisen 2022-2023. Le Bureau de l’AIPRP s’est efforcé de pourvoir des postes supplémentaires, mais le maintien en poste des employés s’est avéré un problème en 2022-2023, de sorte que le nombre d’équivalents temps plein (ETP) au sein du Bureau de l’AIPRP pendant la période visée par le rapport est demeuré le même.

La figure 1 montre les rôles des personnes et des équipes qui participent au traitement des demandes d’AIPRP au SCT. Le Bureau de l’AIPRP compte trois unités fonctionnelles. Les agents de liaison sectoriels ne font pas partie du Bureau de l’AIPRP, mais jouent un rôle important dans le traitement des demandes, car ils coordonnent les activités d’AIPRP dans leur secteur.

Figure 1 - Version textuelle

La directrice de l’AIPRP est appuyée par trois unités : l’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance, l’Unité des opérations de l’AIPRP et l’Unité de la politique sur la protection des renseignements personnels.

L’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance coordonne et examine les documents pour la publication proactive et reçoit les demandes d’AIPRP du public et les demandes de consultation des autres ministères. L’unité assure également la liaison avec les secteurs pour obtenir et récupérer les documents nécessaires au traitement des demandes d’AIPRP, et prépare des rapports sur le rendement, en utilisant les données du logiciel d’AIPRP. L’unité est composée de 8 employés et d’un étudiant.

L’Unité des opérations de l’AIPRP examine les documents à envoyer en réponse aux demandes faites en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et consulte les parties requises. L’unité assure la liaison avec le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée pour résoudre les plaintes et examine les documents des motions parlementaires pour la production de documents. L’Unité des opérations est composée de 9 employés.

L’Unité de la politique sur la protection des renseignements personnels conseille et appuie les responsables du SCT pour assurer la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux instruments de politique connexes. L’unité appuie les responsables du SCT afin de s’assurer que le droit à la vie privée des personnes est respecté dans la prestation des programmes et des activités. Enfin, l’unité soutient la directrice de l’AIPRP dans son rôle de délégué responsable de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’Unité des politiques de protection de la vie privée est composée de 6 employés.

Comme il a été mentionné précédemment, les agents de liaison sectoriels de l’AIPRP ne font pas partie du bureau de l’AIPRP. Ils soutiennent le programme d’AIPRP en coordonnant les activités d’AIPRP dans leur secteur.

Rapport statistique

Les rapports statistiques préparés par les institutions gouvernementales fournissent des données globales sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la LPRP. Ces données sont rendues publiques chaque année dans un rapport statistique qui accompagne les rapports annuels sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels déposés au Parlement par chaque institution. Le rapport statistique du SCT sur la LPRP pour 2022-2023 se trouve à l’annexe B.

Cette année, les institutions ont dû rendre compte des critères supplémentaires suivants :

• leur capacité à recevoir des demandes et à traiter les documents;
• les demandes ouvertes des périodes de rapport précédentes;
• les plaintes non réglées des périodes de rapport précédentes;
• les nouvelles autorisations de collecter ou d’utiliser les numéros d’assurance sociale;
• les demandes de communication de renseignements personnels transmises par des ressortissants étrangers.

Le rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la LPRP pour 2022-2023 se trouve à l’annexe C.

Les sections suivantes contiennent :

• des faits saillants sur le rendement du SCT en 2022-2023 par rapport à ses obligations en vertu de la LPRP;
• des analyses des données statistiques notables de l’exercice visé par rapport à celles des exercices précédents.

Interprétation du rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 1. Demandes reçues et reportées

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2022-2023, le SCT a reçu un total de 105 demandes en vertu de la LPRP, ce qui représente une augmentation de 25 % par rapport à l’exercice 2021‑2022, au cours duquel un total de 84 demandes avaient été reçues. Cette augmentation témoigne de l’intérêt accru des demandeurs à l’égard des renseignements personnels les concernant.

Le nombre de demandes que le Bureau de l’AIPRP du SCT a reporté des exercices précédents est passé de 12 en 2021-2022 à 18 en 2022-2023. Bien que cette augmentation semble importante par rapport au nombre proportionnel de demandes reportées l’année précédente, 16 de ces demandes ont été reçues à la fin de 2022-2023 et ont été actives dans les délais prévus par la loi.

La figure 2 montre le nombre de demandes de communication de renseignements personnels reçues par le SCT chaque année et le nombre de demandes reportées de 2018-2019 à 2022-2023.

Figure 2 - Version textuelle

Exercice	Demandes reçues	Demandes reportées
2018-2019	77	9
2019-2020	87	8
2020-2021	66	6
2021-2022	84	12
2022-2023	105	18

Modes de transmission des demandes

Conformément au paragraphe 13(1) de la LPRP, les demandeurs doivent soumettre leurs demandes par écrit.

Les demandes peuvent être transmises au moyen du Service de demande d’accès à l’information et de renseignements personnels en ligne (SDAL), par courriel, par la poste ou en personne.

La plupart des demandes sont transmises au SCT par voie électronique. En 2022-2023, 87 demandes ont été transmises au moyen du SDAL et 13 demandes, par courriel, ce qui représente 95 % des 105 demandes reçues par le SCT.

Partie 2. Demandes traitées

En 2022-2023, le SCT a traité 99 demandes, ce qui représente une augmentation de 27 % par rapport aux 78 demandes traitées en 2021-2022.

La figure 3 montre le nombre de demandes de communication de renseignements personnels que le SCT a traitées chaque année de 2018-2019 à 2022-2023.

Figure 3 - Version textuelle

Exercice	Demandes
2018-2019	76
2019-2020	88
2020-2021	68
2021-2022	78
2022-2023	99

Mesures prises à l’égard des demandes traitées

Voici une ventilation des mesures prises à l’égard des 99 demandes traitées en 2022-2023 :

• 13 demandes n’ont donné lieu à aucun document pertinent;
• 62 demandes ont été abandonnées par le demandeur;
• 11 demandes contenaient des documents qui ont été partiellement communiqués;
• 13 demandes contenaient des documents qui ont été communiqués en totalité.

Ces chiffres sont comparables aux 14 demandes dont les documents ont été partiellement communiqués et aux neuf demandes ayant donné lieu à une communication intégrale au cours de l’exercice 2021-2022. Il s’agit d’une légère augmentation du nombre de demandes traitées pour lesquelles il y a eu des documents pertinents.

Étant donné que la présidente du Conseil du Trésor est chargée de veiller au respect de la LPRP à l’échelle du gouvernement, le SCT reçoit souvent des demandes qui relèvent du mandat d’autres institutions fédérales. Ces demandes sont consignées, examinées et traitées après que le demandeur a été informé de l’institution à laquelle il doit s’adresser. Ces demandes sont comprises dans les totaux des catégories « Aucun document pertinent » ou « Demandes abandonnées » et représentent la majorité des demandes de communication de renseignements personnels reçues par le SCT. Ces demandes contribuent au taux de respect des délais global.

La figure 4 montre le pourcentage des demandes de communication de renseignements personnels selon les mesures prises pour 2022-2023.

Figure 4 - Version textuelle

Disposition	Distribution
Request abandoned	63 %
Disclosed in part	11 %
No records exist	13 %
All disclosed	13 %

Tableau 1. Nombre de demandes et pourcentage des demandes totales selon les mesures prises, de 2020-2021 à 2022-2023

Mesure prise	2020–21		2021–22		2022–23
	Nombre de demandes	Pourcentage des demandes totales	Nombre de demandes	Pourcentage des demandes totales	Nombre de demandes	Pourcentage des demandes totales
Communication totale	11	16%	9	12%	13	13%
Communication partielle	13	19%	14	18%	11	11%
Exception totale	0	0%	0	0%	0	0%
Exclusion totale	0	0%	0	0%	0	0%
Demande abondonnée	17	25%	44	56%	62	63%
Aucun document pertinent	27	40%	11	14%	13	13%
Ni confirmée ni infirmée	0	0%	0	0%	0	0%
Total	68	100%	78	100%	99	100%

Exceptions

La LPRP permet et, dans certains cas, exige que certains renseignements personnels, comme les renseignements liés aux enquêtes concernant l’application de la loi, les renseignements sur d’autres personnes ou les renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, fassent l’objet d’une exception de communication.

En 2022-2023, 11 demandes ont fait l’objet d’exceptions en vertu de la LPRP. Ces demandes visaient des documents qui contenaient les renseignements suivants :

• renseignements personnels concernant un individu autre que celui qui avait fait la demande (11 demandes) (article 26 de la Loi);
• renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat (trois demandes) (article 27 de la Loi).

Une demande peut faire l’objet de plusieurs exceptions, ce qui fait que le nombre d’exceptions invoquées est supérieur à celui des demandes caviardées.

Exclusions

La LPRP ne s’applique pas aux renseignements qui sont déjà accessibles au public, ou les exclut, comme les publications du gouvernement et les documents des bibliothèques et des musées. La LPRP exclut également des documents tels que les documents confidentiels du Cabinet. En 2022-2023, une demande a fait l’objet d’une exclusion concernant les délibérations ou les décisions du Conseil [alinéa 70(1)c) de la Loi].

Pages traitées et communiquées

Le SCT a traité 99 demandes et 2 914 pages connexes en 2022-2023. Il s’agit d’une diminution de 63 % par rapport aux 7 840 pages traitées en 2021-2022. Cette diminution est principalement attribuable au fait qu’en 2021-2022, il y a eu huit demandes volumineuses traitées qui dépassaient 500 pages et qui représentaient au total 4 618 pages. En revanche, en 2022-2023, seules une demande dépassant 500 pages a été traitée, pour un total de 672 pages.

La figure 5 montre le nombre de demandes de renseignements personnels et de pages connexes que le SCT a traitées de 2018-2019 à 2022-2023.

Figure 5 - Version textuelle

Fiscal Year	Demandes	Pages traitées
2018-2019	76	10 165
2019-2020	88	4 433
2020-2021	68	17 455
2021-2022	78	7 840
2022-2023	99	2 914

Bien que le Bureau de l’AIPRP ait reçu moins de demandes au cours des années précédentes qu’au cours du présent exercice, un grand nombre de demandes étaient extrêmement volumineuses, contenant plus de 500 pages et, dans certains cas, plus de 2 000 pages. En 2022-2023, la plupart des demandes ont été abandonnées ou ne contenaient pas de documents pertinents, ce qui a entraîné une diminution du nombre de pages traitées.

Complexité

Sur les 99 demandes qui ont été traitées en 2022-2023, 11 ont fait l’objet d’une exception ou d’une exclusion. De ces 99 demandes, 11 (11 %) contenaient des renseignements personnels qui concernaient une autre personne, et trois (3 %) contenaient des renseignements assujettis au secret professionnel de l’avocat, deux (2 %), des renseignements assujettis au droit d’accès et une (1 %), des renseignements assujettis aux décisions du conseil. Ces 11 demandes comptaient 1 837 pages (63 %) des 2 914 pages traitées en 2022-2023.

Aucune demande n’a nécessité une consultation auprès d’autres institutions fédérales avant d’être communiquée.

Support des renseignements communiqués

Le Bureau de l’AIPRP a continué à fournir aux clients un accès aux documents gouvernementaux sur support électronique. En 2022-2023, le SCT n’a communiqué que des renseignements sur support électronique, pour un total de 24 demandes. Il s’attend à ce que le support électronique soit le principal moyen de communiquer les renseignements demandés en vertu de la LPRP au cours des prochains exercices.

Demandes de traduction

À l’instar des exercices précédents, le SCT n’a pas traité de demandes nécessitant la traduction de documents pertinents en 2022-2023.

Partie 3. Taux de respect des délais, délais de traitement et prorogations

Le taux de respect des délais correspond au pourcentage de demandes pour lesquelles une réponse a été fournie dans les délais prévus par la loi, y compris les demandes pour lesquelles l’institution s’est prévalue d’une prorogation prévue par la loi.

En 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP du SCT a atteint un taux de respect des délais de 96,9 %. Plusieurs facteurs ont contribué à ce taux, notamment les suivants :

• le perfectionnement des procédures numériques de l’AIPRP;
• la publication de rapports statistiques hebdomadaires sur le rendement qui ont incité le personnel à maintenir les niveaux de conformité;
• une gestion rigoureuse des dossiers;
• des séances d’information régulières avec les fonctionnaires du SCT;
• le taux élevé des demandes abandonnées et des demandes sans « documents pertinents ».

La figure 6 montre l’incidence de l’augmentation du nombre moyen de pages traitées pour les demandes traitées sur le taux de respect des délais.

Figure 6 - Version textuelle

Exercice	Pourcentage de demandes traitée dans les délais prescrits par la loi (taux de respect des délais)	Pages traitées par demande complétée
2018-2019	95 %	134
2019-2020	99 %	50
2020-2021	79 %	257
2021-2022	97 %	96
2022-2023	97 %	29

Présomption de refus

En 2022-2023, le SCT a traité trois demandes qui avaient dépassé le délai prévu par la loi et qui étaient donc en présomption de refus. Ce nombre est comparable au trois demandes qui était en présomption de refus au cours de l’exercice 2021-22.

Délais de traitement

Sur les 99 demandes traitées au cours de l’exercice, 92 (ou 93 %) ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception, ce qui représente une augmentation importante par rapport au taux de 81 % obtenu au cours de l’exercice précédent. Cette augmentation est principalement attribuable au fait que le SCT a reçu un nombre accru de demandes pour lesquelles il n’y avait aucun document pertinent ou qui ont été abandonnées par le demandeur. Sur les sept autres demandes traitées en 2022-2023, cinq ont été traitées dans un délai de 60 jours, et deux ont nécessité beaucoup plus de temps en raison de consultations auprès de quatre institutions fédérales.

La figure 7 montre le temps qu’il a fallu pour traiter les demandes de renseignements personnels en 2022-2023.

Figure 7 - Version textuelle

Délais de traitement	Demandes traitées
De 1 à 15 jours	66
De 16 à 30 jours	26
De 31 à 60 jours	5
Plus de 365 jours	2

Tableau 2. Demandes de renseignements personnels traitées selon le temps nécessaire pour le traitement, de 2020-2021 à 2022-2023

Temps nécessaire pour le traitement	2020–21		2021–22		2022–23
	Nombre de demandes	Pourcentage des demandes totales	Nombre de demandes	Pourcentage des demandes totales	Nombre de demandes	Pourcentage des demandes totales
De 1 à 15 jours	29	43%	50	64%	66	67%
De 16 à 30 jours	19	28%	13	17%	26	26%
De 31 à 60 jours	8	12%	14	18%	5	5%
De 61 à 120 jours	3	4%	1	1%	0	0%
De 121 à 180 jours	2	3%	0	0%	0	0%
De 181 à 365 jours	5	7%	0	0%	0	0%
Plus de 365 jours	2	3%	0	0%	2	2%

Raisons pour lesquelles le délai a été prorogé

La loi prévoit des délais pour répondre aux demandes de renseignements personnels et permet des prorogations, jusqu’à concurrence de 30 jours, dans l’un ou l’autre des cas suivants :

• l’observation des délais entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution en raison de l’une ou l’autre des raisons suivantes :
  • un examen est nécessaire pour déterminer les exceptions ou les exclusions,
  • un grand nombre de pages nécessitent un examen,
  • un grand nombre de demandes,
  • les documents sont difficiles à obtenir;
• il faut procéder à une consultation;
• il faut effectuer une traduction des documents.

En 2022-2023, le SCT a invoqué une prorogation du délai pour six demandes traitées, soit 6 % de toutes les demandes traitées, ce qui représente une diminution des prorogations de 43 % par rapport à l’exercice précédent.

Le délai des six demandes a été prorogé parce que le respect du délai initial aurait entravé de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution, conformément à l’alinéa 15a)(i) de la LPRP.

Des 6 demandes dont le délai a été prorogé conformément à l’alinéa 15a)(i) :

• deux ont nécessité un examen plus approfondi pour déterminer les exceptions à appliquer;
• deux comportaient un grand nombre de pages;
• deux concernaient des demandes pour lesquelles les documents ont été difficiles à obtenir.

Aucune prorogation n’a été invoquée en 2022-2023 pour la traduction de documents.

Durée des prorogations du délai

En 2022-2023, le SCT a traité six demandes pour lesquelles il a invoqué une prorogation du délai. Pour ces six demandes, il a obtenu une prorogation du délai de 30 jours civils.

Incidence des mesures liées à la COVID-19

Dans le cadre de la réponse du gouvernement du Canada à la pandémie de COVID-19, le SCT a mis en œuvre ou soutenu un certain nombre d’initiatives importantes qui ont eu une grande incidence sur les Canadiens en 2022-2023. Il faut obtenir le soutien et les conseils du Bureau de l’AIPRP pour toutes les initiatives nécessitant la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels afin d’assurer le respect de la LPRP.

La mise en œuvre de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada, le 6 octobre 2021, a nécessité la collecte de renseignements médicaux sensibles auprès de tous les employés de l’administration publique centrale. Elle a aussi donné lieu au stockage de ces renseignements dans le Système de suivi pour l’attestation à la vaccination du gouvernement du Canada (SSAV-GC) et à la réalisation de l’EFVP connexe.

La politique a également autorisé les personnes à demander des exemptions en vertu de la Charte canadienne des droits et libertés, notamment pour des raisons médicales et religieuses pour lesquelles il a fallu prendre d’autres facteurs en considération en matière de protection des renseignements personnels.

L’Unité de la PPRP du SCT a fourni un soutien en matière de protection des renseignements personnels tout au long de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique. Bien que la politique ait été suspendue le 22 juin 2022, le Bureau de l’AIPRP a aidé à répondre à huit plaintes ministérielles en lien avec des facteurs relatifs à la vie privée de la politique tout au long de 2022-2023.

Séances d’information, de formation et de sensibilisation

En 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP a continué de fournir régulièrement des conseils et des orientations aux responsables des secteurs, tout en élargissant ses activités de sensibilisation et ses séances de formation officielles destinées aux employés du SCT. Il a été officiellement consulté sur 142 initiatives en 2022-2023, en plus du soutien régulier qu’il offre aux secteurs qui traitent les demandes d’AIPRP. En outre, huit séances distinctes sur les lois relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels liées aux demandes d’AIPRP ont été organisées à l’intention de 565 employés. Certaines de ces séances ont été adaptées aux besoins particuliers des secteurs et des équipes.

Dans le cadre de son programme de formation, le Bureau de l’AIPRP a continué d’appliquer sa stratégie de mobilisation des agents de liaison sectoriels de l’AIPRP en 2022-2023. La stratégie a pour but d’approfondir les connaissances des responsables des secteurs et de leur fournir des outils pour accroître l’efficacité du processus d’AIPRP. Dans le cadre de cette stratégie, le Bureau de l’AIPRP a produit plusieurs tutoriels vidéo visant à aider les responsables des secteurs à préparer les réponses qu’ils doivent lui transmettre. De plus, il a tenu des séances d’information trimestrielles avec les coordonnateurs de l’AIPRP du SCT et les responsables de la gestion de l’information afin de mieux faire connaître les activités d’AIPRP. Ces séances ont permis d’assurer la diffusion à grande échelle des outils liés à l’AIPRP et ont été offertes à 200 participants.

Pour la Journée internationale du droit à l’information et la Journée de la protection des données, le Bureau de l’AIPRP a organisé des séances pour promouvoir les principes s’appliquant à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. De plus, 45 % des membres du Bureau de l’AIPRP ont assisté à la conférence annuelle de l’Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (ACAP), qui promeut la transparence du gouvernement ainsi que la connaissance et la compréhension des lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels au Canada.

Le tableau 4 présente des initiatives de formation organisées par le Bureau de l’AIPRP en 2022‑2023.

Le tableau 5 présente la formation particulière offerte par le Bureau de l’AIPRP en 2022-2023.

Surveillance

Le Bureau de l’AIPRP produit divers rapports périodiques et ponctuels pour surveiller la conformité du SCT à la Loi sur l’accès à l’information et à la LPRP. En 2022-2023, il a mis davantage l’accent sur l’analyse des données dans le but de déceler les nouvelles tendances et de favoriser l’efficacité des procédures. À cet égard, il a élaboré des rapports de rendement sectoriels individualisés visant à sensibiliser les secteurs à leur rendement en matière d’obligations liées à l’AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP a aussi collaboré étroitement avec les secteurs qui reçoivent un grand nombre de demandes d’AIPRP afin de coordonner les réponses de ces secteurs et d’en accélérer la transmission. Cette nouvelle mobilisation des secteurs vise à appuyer la communication des données existantes sur la conformité, qui étaient, par le passé, communiquées chaque semaine aux secteurs de programme et à la haute direction.

Plaintes ministérielles auprès du Commissariat à la protection de la vie privée

En tant qu’employeur de l’administration publique centrale, le Conseil du Trésor est chargé d’établir les conditions d’emploi des employés. Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) appuie la présidente du Conseil du Trésor et les ministres du Conseil du Trésor grâce aux mesures suivantes :

• diriger les travaux de recherche, élaborer les politiques et négocier les conventions collectives;
• élaborer des stratégies et des outils pour veiller à ce que les institutions puissent gérer efficacement les ressources humaines;
• agir à titre de responsable fonctionnel de la gestion des personnes.

Le 6 octobre 2021, le BDPRH a mis en œuvre la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada. Même si la politique a été suspendue le 22 juin 2022, le SCT a reçu trois plaintes distinctes déposées auprès du CPVP en 2022-2023 concernant l’administration des attestations de statut de vaccination contre la COVID-19. Les trois plaintes supplémentaires liées à la vaccination contre le COVID-19 portent le total à huit plaintes depuis la mise en œuvre de la politique. Le traitement de ces plaintes a nécessité le travail de deux équivalents temps plein et a pris en moyenne un mois et demi. Une autre plainte a été déposée auprès du CPVP concernant l’utilisation et la communication de renseignements personnels sur le Portail de demande d’AIPRP en ligne hébergé par le SCT.

Fonds de renseignements

Le SCT publie un répertoire de ses fonds de renseignements, de même que des détails pertinents sur les renseignements personnels sous sa responsabilité.

L’objectif principal de ce répertoire est d’aider les personnes à exercer les droits qui leur sont conférés par la Loi sur l’accès à l’information et la LPRP. Ce répertoire appuie également l’engagement du gouvernement fédéral visant à faciliter l’accès à l’information sur ses activités puisqu’il est offert gratuitement au public sur Internet.

La page Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux (Info Source) : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada contient une description des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes du SCT.

L’exercice 2022-2023 a été une année productive pour le Bureau de l’AIPRP du SCT en ce qui concerne les demandes de renseignements personnels officielles ainsi que les initiatives stratégiques visant la protection des renseignements personnels. Le Bureau a traité 25 % de demandes de renseignements personnels de plus que l’exercice précédent. Même si une grande partie des demandes présentées ont été en fin de compte abandonnées par les demandeurs, il se dégage un intérêt accru de la part des personnes pour l’accès aux renseignements personnels les concernant. Le Bureau de l’AIPRP continue de s’efforcer d’atteindre un taux de respect des délais élevé. L’Unité de la PPRP au sein du Bureau de l’AIPRP a traité plusieurs plaintes ministérielles, appuyé l’élaboration et la réalisation de plusieurs EFVP et enquêté sur des atteintes à la vie privée. Le Bureau de l’AIPRP est axé sur le service à la clientèle et continuera à se concentrer sur l’application de la LPRP et à assumer ses responsabilités en fournissant des conseils en matière de protection des renseignements personnels aux responsables des secteurs. Il est conscient des pressions accrues exercées sur l’équipe, notamment en ce qui concerne le soutien offert dans le cadre des programmes ministériels et met à contribution son expertise dans d’autres initiatives qui n’entrent pas dans le champ d’application de la Loi sur l’accès à l’information ou de la LPRP.

Annexe A. Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Je, soussignée, présidente du Conseil du Trésor, autorise, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les agents de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), le chef d’équipe de l’AIPRP, le gestionnaire de l’AIPRP, le directeur de l’AIPRP, le directeur principal des Services ministériels, le secrétaire adjoint des Communications stratégiques et des affaires ministérielles, et le secrétaire, ainsi que les personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, à exercer au nom de la présidente les pouvoirs de signer ou les attributions énoncées à l’appendice B ci-joint. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Copie originale signée par

l’honorable Mona Fortier
Présidente du Conseil du Trésor
Date : 2 février 2022

Annexe B. Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada                                                                          

Période du rapport : du 1er avril 2022 au 31 mars 2023

Annexe C. Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par la présidente du Conseil du Trésor, 2023,
N^o de catalogue BT1-5/2F-PDF, ISSN : 2371-3046