Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers - Rapport ministériel sur le rendement de 2015-2016 - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers
Table des matières
1. Introduction
Le présent document donne un résumé des mesures prises par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) qui comprend des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats de l’évaluation et les plans d’action connexes.
Le Rapport sur les plans et les priorités et le Rapport ministériel sur le rendement du Secrétariat fournissent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du Secrétariat.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Le Secrétariat est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure est formalisée dans le Cadre de gestion financière et de contrôle interne du Ministère, qui est approuvé par la secrétaire. La structure comporte les éléments suivants :
- des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité liés à la gestion du contrôle interne;
- un Bureau des valeurs et de l’éthique qui offre des programmes de formation et de sensibilisation et qui a produit un code de conduite ministériel;
- des activités de communication et de formation continues sur les exigences législatives et les politiques visant à assurer une saine gestion financière et le contrôle;
- un groupe relevant de la dirigeante principale des finances (DPF) chargé de la surveillance du CIRF, dont l’objectif principal consiste à conserver des documents sur le contrôle interne et à effectuer des évaluations à l’appui de la gestion et de la surveillance du système de CIRF;
- des moyens de surveillances et des mises à jour régulières sur la gestion du contrôle interne en plus de rapports sur les résultats d’évaluation et du plan d’action connexes à l’intention de la secrétaire, de la haute gestion et du Comité de vérification du gouvernement du Canada (CVGC) du Secrétariat.
Le CVGC est un comité consultatif indépendant et objectif du Secrétariat. Il a pour fonction de conseiller la secrétaire sur les systèmes de contrôle interne du Secrétariat, les rapports financiers et les divulgations de renseignements financiers. Il émet également des avis, au besoin, sur les plans d’évaluation axée sur les risques et les résultats connexes ayant trait à l’efficacité du système ministériel de CIRF.
Le CVGC réunit la secrétaire, le secrétaire délégué ainsi que trois membres qui ne font pas partie de l’administration publique fédérale. Un membre externe préside le comité. Étant donné le caractère indépendant du comité, ce dernier joue un rôle essentiel pour garantir l’intégrité des rapports de gestion, ainsi que pour fournir une perspective objective et plus large sur les risques et les contrôles. La dirigeante principale des finances et le dirigeant principal de la vérification du Secrétariat, ainsi que le contrôleur général du Canada, assistent à toutes les réunions du CVGC. Les membres du CVGC se réunissent au moins quatre fois par année, et ils peuvent convoquer des réunions supplémentaires si la situation l’exige.
2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers
2.2.1 Recours du Secrétariat à des organismes du gouvernement fédéral
En tant que ministère, le Secrétariat compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers. Il existe deux types d’ententes de services : les ententes courantes, qui sont utilisées par la plupart des ministères, et les ententes particulières, qui sont réservées au Secrétariat.
Ententes courantes
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l’approvisionnement en biens et en services, conformément à la délégation de pouvoirs qui lui sont délégués, en plus de fournir des services de gestion des locaux.
- En tant qu’organisme central du gouvernement, le Secrétariat fournit les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ.
- Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques.
- Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) au Secrétariat dans les domaines des centres de données et des services des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l’accord interministériel entre Services partagés Canada et le Secrétariat.
Ententes particulières
- SPAC s’occupe de l’administration quotidienne du Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP).
- Tous les trois ans, le Bureau de l’actuaire en chef, qui relève du Bureau du surintendant des institutions financières Canada, prépare une évaluation actuarielle du RPRFP.
- SPAC s’occupe de l’administration quotidienne de certaines dépenses financées par l’administration centrale, comme les cotisations de l’employeur au titre du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ), les cotisations d’assurance-emploi et les cotisations sociales provinciales. Ces types de dépenses sont consignés dans les états financiers du Secrétariat en tant que fonds pangouvernementaux, et elles reflètent le rôle du Conseil du Trésor à titre d’employeur de la fonction publique.
2.2.2 Recours du Secrétariat à des fournisseurs de services non gouvernementaux
Le Secrétariat se fonde sur les contrôles internes effectués par un certain nombre de compagnies d’assurances offrant des services précis, comme l’administration des régimes de soins médicaux et dentaires et les services d’assurances.
2.2.3 Services offerts par le Secrétariat à d’autres ministères
Divers ministères gouvernementaux dépendent du Secrétariat pour le traitement de certaines opérations ou la fourniture d’information ayant une incidence sur leurs états financiers.
Ententes courantes
- Le Secrétariat fournit à tous les ministères des pourcentages déterminés sur la base du passif actuariel lié aux indemnités de départ pour l’ensemble de la fonction publique. Les ministères utilisent ces ratios pour calculer le passif des indemnités de départ aux fins de leurs états financiers ministériels.
- Le Secrétariat fournit à tous les ministères un montant en pourcentage qui leur permet de calculer le montant annuel en dollars pour les services qu’ils reçoivent sans frais pour les régimes d’assurance de la fonction publique dont le financement est assumé par l’administration centrale.
- Le Secrétariat fournit à tous les ministères des renseignements précis sur les calculs requis pour déterminer la part de l’employeur à l’égard des régimes d’avantages sociaux des employés. Ces régimes comprennent les coûts imputables au gouvernement pour les cotisations et les paiements de l’employeur à l’égard du Régime de pension de retraite de la fonction publique, du RPC/RRQ, du compte de prestations de décès et du compte d’assurance-emploi.
Ententes particulières
Le Secrétariat fournit, au moyen de protocoles d’entente individuels, des services de gestion à plusieurs ministères, y compris le ministère des Finances Canada, le Bureau du Conseil privé, l’École de la fonction publique du Canada, l’Office des transports du Canada, la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada, le Bureau du surintendant des institutions financières Canada, le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs, la Commission canadienne des grains, l’Agence de la consommation en matière financière du Canada et le Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité.
3. Résultats de l’évaluation au cours de l’exercice 2015-2016
Les constatations clés et les rajustements importants requis pour les activités d’évaluation de l’exercice courant sont résumés ci-dessous.
Nouveaux contrôles clés ou contrôles clés modifiés en profondeur
Pendant l’exercice en cours, aucun contrôle clé des processus existants n’a été modifié en profondeur de façon à nécessiter une réévaluation.
La mise en œuvre d’un nouveau système de paie (Phénix) a entraîné d’importants changements aux activités de contrôle associées aux processus administratifs de la paie et des avantages sociaux, ce qui a mené au report des tests d’efficacité opérationnelle à l’exercice 2017-2018. Avant la mise en œuvre de Phénix en février 2016, le Secrétariat a examiné ses documents sur le processus liés aux responsabilités de contrôle ministérielles et les a mis à jour en fonction du cadre de contrôle élaboré par SPAC.
Programme de surveillance continue
Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le Secrétariat, à titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu’employeur de la fonction publique, a effectué, avec l’aide du cabinet d’Ernst & Young, une réévaluation des contrôles financiers liés au Régime de pension de retraite de la fonction publique et au Régime d’assurance-invalidité. Les contrôles clés qui ont été testés ont tous fonctionné comme prévu, et aucune mesure corrective aux enjeux n’a été relevée.
Dans le cadre de son rôle de ministère, le Secrétariat a effectué des tests d’efficacité opérationnelle des frais de déplacement. Les résultats ont indiqué les possibilités d’améliorations suivantes:
- améliorer le processus de vérification financière et renforcer les activités de surveillance liées au recouvrement des coûts;
- appliquer les procédures et les lignes directrices officielles.
Toutes les activités ont été terminées.
De plus, les tests d’efficacité opérationnelle ont été terminés pour le processus des immobilisations. Les résultats ont indiqué les possibilités d’améliorations suivantes :
- maintenir la séparation des fonctions appropriée entre la réception de biens, la création d’un dossier de biens et l’inventaire de biens;
- conserver la preuve de la vérification pour les biens reçus en signant les bordereaux de marchandises et en y apposant la date, et l’examen de l’inventaire des biens par le gestionnaire responsable;
- établir des exigences de documentation et maintenir les preuves appropriées pour confirmer la date lorsque des applications élaborées à l’interne sont mises en service.
Toutes les activités ont été terminées.
- Les autres activités suivantes ont été terminées en 2015-2016 :
- Deloitte a effectué un audit externe des contrôles généraux de la TI pour le système financier SAP du Secrétariat. La portée de cet audit comprenait les contrôles généraux de la TI communs aux clients du regroupement d’utilisateurs du système financier du Secrétariat. Les contrôles de la TI relevant de la compétence de Services partagés Canada ainsi que les contrôles des utilisateurs propres à chacun des membres du regroupement ont été exclus de l’audit. Les résultats de cet audit ont indiqué que les contrôles testés étaient conçus et mis en œuvre de façon appropriée, et qu’ils fonctionnaient efficacement tout au long de la période visée par l’audit.
- Un examen du processus de gestion du risque du Secrétariat a été mené par le Bureau de la vérification interne et de l’évaluation (BVIE) en vue d’évaluer le niveau de maturité des processus et des pratiques de gestion du risque du Secrétariat.
- Le Secrétariat a continué d’apporter des correctifs aux enjeux des évaluations d’exercices précédents.
4. Plan d’action ministériel
4.1 Progrès accomplis au cours de l’exercice 2015-2016
Le Secrétariat a atteint l’étape de la surveillance continue en ayant terminé sa première évaluation approfondie de l’ensemble du système ministériel de CIRF. Le Secrétariat a appliqué ses activités cycliques de surveillance continue conformément aux plans approuvés des exercices précédents en plus de mettre en œuvre certaines mesures correctives aux enjeux relevé au cours des évaluations d’exercices précédents. Le tableau 1 présente un sommaire des progrès accomplis dans ce contexte.
| Élément du plan d’action de l’exercice précédent | État |
|---|---|
| Le Secrétariat à titre de ministère | |
| Paie et avantages sociaux : Tests d’efficacité opérationnelle | Reporté en raison de la mise en œuvre du nouveau système de paie (Phénix) |
| Frais de déplacement : Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs | Terminé |
| Immobilisations : Tests d’efficacité opérationnelle et correctifs | Terminé |
| Le Secrétariat à titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu’employeur de la fonction publique | |
| Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP) : Tests d’efficacité opérationnelle | Terminé |
| Régime d’assurance invalidité (RAI) : Tests d’efficacité opérationnelle | Terminé |
4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents
Le plan cyclique de surveillance continue fondé sur les risques du Secrétariat pour les trois prochains exercices est présenté dans le tableau 2. Le but pour l’exercice 2016-2017 est de réévaluer l’efficacité opérationnelle des contrôles liés au Régime de soins de santé de la fonction publique, au Régime de soins dentaires de la fonction publique et au Régime de services dentaires pour les pensionnés.
| Secteurs de contrôles clés | Exercice 2016–2017 |
Exercice 2017–2018 |
Exercice 2018–2019 |
|---|---|---|---|
| Le Secrétariat à titre de ministère | |||
| Contrôles au niveau de l’entité | S.O | S.O | Oui |
| Contrôles généraux de la TI gérés par le Ministèredéclaration de responsabilité de la direction englobant note 1 | S.O | Oui | S.O |
| Paie et avantages sociaux | S.O | Oui | S.O |
| Rapports financiers et cycle de clôture | S.O | S.O | Oui |
| Recettes et comptes débiteurs | S.O | S.O | Oui |
| Immobilisations | S.O | S.O | Oui |
| Le Secrétariat à titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu’employeur de la fonction publique | |||
| Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP) | S.O | S.O | Oui |
| Régime d’assurance invalidité (AI) | S.O | S.O | Oui |
| Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) | Oui | S.O | S.O |
| Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) | Oui | S.O | S.O |
| Cotisations sociales provinciales | S.O | Oui | S.O |
| Cotisations à l’assurance-emploi (AE) | S.O | Oui | S.O |
| Cotisations au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ) | S.O | Oui | S.O |
| Régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP) | Oui | S.O | S.O |
| Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) | S.O | Oui | S.O |
| Cotisations aux régimes provinciaux d’assurance-maladie | S.O | Oui | S.O |
| Régime québécois d’assurance parentale | S.O | Oui | S.O |
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