Comparution de la présidente du Conseil du Trésor au Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique (ETHI) – Système d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels – Avril 2023

Sur cette page

1. Note de scénario
2. Principales mesures en matière d’accès à l’information

Rôles et responsabilities

1. Rôle de la présidente du Conseil du Trésor en matière d'accès à l'information et de protection de la vie privée et engagement de la présidente du Conseil du Trésor sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée

Loi et politiques de l’accès à l’information

2. Aperçu de la Loi sur l'accès à l'information - exigences et exemptions
3. Principales mesures du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière d’accès a l’information
4. Vie privée et utilisation des données

Questions de l’heure pour le SCT

5. Effectif de l'AI
6. Déclassification des dossiers
7. Améliorer l'efficacité du système d'accès à l'information par l'innovation et la modernisation technologique
8. Utilisation des documents confidentiels du cabinet en tant qu'exception à la divulgation en vertu de la Loi
9. Bureau du commissaire à l'information
10. Questions soulevées par le commissaire à l'information
11. Conclusions du rapport d'examen de l'accès à l'information
12. Divulgation proactive
    1. Divulgation proactive de l’information
    2. Divulgation proactive des marchés
13. Financement, coûts et performance globale de l'AIPRP

Note de scénario

Comparution du secrétaire du Conseil du Trésor et de fonctionnaires du SCT devant le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique de la Chambre des communes concernant l’étude sur les systèmes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels

Contexte

• Le 16 mai 2022, le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique (ETHI) a adopté une motion pour qu’il « mène une étude sur le système d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels; que l’étude comporte au moins cinq réunions et que le comité fasse rapport de ses conclusions à la Chambre ».
• Le Comité a tenu 9 réunions au total depuis et a entendu divers témoins, dont la commissaire à l’information (à 2 reprises). Des fonctionnaires du BCP, de la GRC, de SP et d’AMC, ainsi que des parties prenantes, ont également comparu.
• Le 13 décembre 2022, la présidente du Conseil du Trésor a déposé le rapport du gouvernement sur l’examen de l’accès à l’information à la Chambre des communes. La dernière comparution de la commissaire à l’information, le 7 mars 2023, a surtout porté sur le rapport de décembre.

Jour de la comparution – Scénario (ETHI)

• La réunion devrait commencer à 15 h 30, sous réserve de retards causés par des votes à la Chambre. La ministre, la dirigeante principale de l’information et le dirigeant principal des données du Canada doivent comparaître sans autre témoin.
• La ministre prononcera une allocution d’ouverture de 5 minutes, et des fonctionnaires du SCT comparaîtront pendant 1 heure au total.
• Les fonctionnaires qui n’ont pas de laissez-passer parlementaire et qui se présentent en personne devraient arriver une demi-heure plus tôt pour permettre le contrôle de sécurité.
• Les rondes se dérouleront comme suit :
  

  Première ronde – 6 minutes seront allouées à la première personne à poser une question de chaque parti, selon l’ordre suivant :
  Parti conservateur
  Parti libéral
  Bloc Québécois
  Nouveau Parti démocratique

  Deuxième ronde et rondes subséquentes
  Parti conservateur, 5 minutes
  Parti libéral, 5 minutes
  Bloc québécois, 2,5 minutes
  Nouveau Parti démocratique, 2,5 minutes
  Parti conservateur, 5 minutes
  Parti libéral, 5 minutes

Cahier d’information

• Un cahier a été préparé en prévision de la comparution et le cabinet de la présidente l’a reçu une semaine à l’avance. Le cahier donne un aperçu des lois et des politiques sur l’accès à l’information. Le cahier comprend également des documents sur des questions clés comme la déclassification, les divulgations et l’innovation entourant l’accès à l’information, ainsi que des documents concernant le Commissariat à l’information.

Autres renseignements pertinents

• La commissaire à l’information a récemment comparu le 7 mars 2023 et a exprimé ses frustrations face à la lenteur de l’examen de l’accès à l’information et au leadership du Conseil du Trésor.
• En plus de l’étude sur les systèmes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, le comité mène actuellement un certain nombre d’études. L’étude sur l’ingérence étrangère et les menaces à l’intégrité des institutions démocratiques, de la propriété intellectuelle et de l’État canadien et l’étude sur la troisième édition du Code de déontologie des lobbyistes sont particulièrement dignes de mention.

Principales mesures en matière d’accès à l’information

Vous trouverez ci-bas une liste révisée de certaines mesures clés d’amélioration de l’accès à l’information (AI) et de la transparence mises en œuvre, planifiées ou en cours. Ces mesures répondent aux préoccupations et commentaires soulevés par la Commissaire à l’information et par des intervenants dans le cadre de l’examen de l’accès à l’information.

Ce travail s’ajoute aux activités continues que mène le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) pour offrir un soutien ainsi que des conseils stratégiques et des orientations à plus de 265 institutions fédérales en ce qui concerne l’application de la Loi sur l’accès à l’information (LAI).

Rôle de la présidente du Conseil du Trésor en matière d'accès à l'information et de protection de la vie privée et engagement de la présidente du Conseil du Trésor sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée

Objet

La présidente du Conseil du Trésor du Canada est la ministre désignée responsable de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels à l’échelle du gouvernement et, à ce titre, elle joue un rôle de leader en matière de politiques et de questions administratives en vertu de ces lois. Compte tenu de ces responsabilités, on s’attend à ce que la présidente du Conseil du Trésor joue un rôle de leader dans ces domaines.

Réponse

• À titre de ministre désignée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je suis responsable de l’administration des deux lois.
• Cela comprend fournir un soutien aux institutions pour qu’elles s’acquittent de leurs obligations au moyen d’un ensemble de politiques et de directives visant à améliorer les services offerts aux Canadiens et Canadiennes.
• Nous dirigeons également les efforts continus visant à améliorer l’accès à l’information. À ce jour, nous avons:
  • terminé le premier examen législatif de la Loi sur l’accès à l’information;
  • investi dans le portail en ligne de l’AIPRP, un nouveau service permettant de présenter des demandes d’AIPRP en ligne et de trouver de l’information sur des demandes antérieures;
  • entrepris une évaluation du système de publication proactive.
• Le ministre de la Justice a été chargé de poursuivre l’examen approfondi de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris la mobilisation des partenaires autochtones, afin d’élaborer des propositions précises de modifications à la Loi sur la protection des renseignements personnels afin de suivre le rythme des effets des changements technologiques et de l’évolution des valeurs canadiennes. Mes fonctionnaires continuent de travailler en étroite collaboration avec les fonctionnaires du ministère de la Justice pour faire avancer ce travail.

Contexte

La présidente du Conseil du Trésor est la ministre désignée pour l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels à l’échelle du gouvernement. À ce titre, elle a les responsabilités suivantes :

• Fournir des orientations et des conseils aux institutions fédérales concernant l’administration des lois et approuver toute exception aux exigences des politiques.
• Imposer des formulaires et des plateformes à utiliser pour administrer les lois, et fixer la forme et le contenu des rapports annuels au Parlement.
• Publier chaque année un répertoire qui décrit les institutions fédérales, leurs responsabilités, leurs programmes et leurs fonds de renseignements.
• Examiner et publier les statistiques recueillies par les institutions en vertu des lois.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est chargé d’aider la présidente du Conseil du Trésor à s’acquitter de ses responsabilités en tant que ministre responsable de l’application de ces lois.

Sous l’autorité de la présidente, deux politiques (la Politique sur l’accès à l’information et la Politique sur la protection de la vie privée) et cinq directives (la Directive sur les demandes d’accès à l’information, la Directive sur les demandes de renseignements personnels et la correction de renseignements personnels, la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la Directive sur le numéro d’assurance sociale) ont été publiées à l’appui de ces obligations.

Le SCT fournit des orientations et des conseils aux quelque 265 institutions assujetties à ces lois en ce qui a trait à l’administration des lois et à l’interprétation des politiques et de leurs instruments de soutien. Le SCT publie également des instruments de politique et des directives émis par le Conseil du Trésor du Canada qui appuient la publication proactive, l’information accessible, les données ouvertes et la sécurité pour les ministères de l’administration publique centrale.

La présidente a le pouvoir de désigner les formulaires (et, par extension, les plateformes) à utiliser pour administrer les lois, y compris le nouveau portail en ligne de l’AIPRP. Le SCT aide également la présidente à déterminer la forme et le contenu du rapport annuel au Parlement et à superviser la conformité aux politiques et aux instruments à l’appui.

En vertu des pouvoirs de la présidente conférés par la Loi sur la protection des renseignements personnels, le SCT reçoit les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée des programmes nouveaux ou considérablement modifiés comportant des renseignements personnels et enregistre les fichiers de renseignements personnels liés à ces programmes. La loi stipule également que chaque institution doit avoir un site Web « Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements » où l’on décrit l’institution fédérale, ses responsabilités et fichiers de renseignements personnels. Le SCT examine ces sites Web chaque année afin de veiller à ce qu’ils soient conformes.

Le SCT reçoit et examine également les rapports sur les violations substantielles de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Lorsque plusieurs institutions sont visées, le Secrétariat conseille également ces institutions si une intervention coordonnée s’impose.

En vertu des pouvoirs conférés par les deux lois à la présidente, le SCT examine les rapports annuels sur le rendement des programmes d’AIPRP au sein des institutions et publie un rapport statistique fondé sur ces rapports. Il publie également un résumé annuel des affaires judiciaires liées à ces lois et tient à jour une liste en ligne des titres et adresses des agents qui reçoivent les demandes d’accès dans chaque institution.

Enfin, le SCT travaille avec l’École de la fonction publique du Canada pour intégrer des éléments de connaissance liés aux deux lois et à leurs instruments de politique dans les cours de formation, les programmes et les instruments d’évaluation des connaissances.

Aperçu de la Loi sur l'accès à l'information - exigences et exemptions

Objet

Renseignements clés sur la Loi sur l’accès à l’information.

Réponse

• L’ouverture, la transparence et la responsabilisation sont des principes directeurs du gouvernement du Canada. En fin de compte, l’information gouvernementale appartient à tous les Canadiens et Canadiennes.
• La Loi sur l’accès à l’information exige que les institutions fédérales fassent tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui demandent des renseignements et répondent aux demandes en temps opportun.
• En 2019, avec le project de loi C-58, notre gouvernement a apporté les améliorations les plus importantes à la loi en plus de 30 ans au moyen du projet de loi C-58 afin d’accroître l’ouverture et la transparence du gouvernement.
• Ces changements visaient notamment à :
  • donner au commissaire à l’information le pouvoir de rendre des ordonnances, y compris ordonner la divulgation de documents gouvernementaux;
  • éliminer tous les frais autres que les frais de demande de 5 $;
  • créer une obligation de réviser la Loi tous les cinq ans;
  • exiger que les institutions publient de façon proactive des renseignements précis qui présentent un intérêt pour le public, sans que personne n’ait besoin d’en faire la demande.

Contexte

Objet et parties :

La Loi sur l’accès à l’information a pour objectif d’accroître la responsabilisation et la transparence des institutions fédérales afin de promouvoir une société ouverte et démocratique, et de permettre un débat public sur la conduite de ces institutions. Cet objectif est appuyé par deux parties de la loi, la partie 1 (le système fondé sur les demandes) et la partie 2 (la publication proactive).

En vertu de la partie 1 de la loi, les citoyens canadiens, les résidents permanents et les sociétés résidant au Canada ont le droit de demander l’accès à tout document relevant d’une institution fédérale – art. 4.

Afin d’équilibrer le droit d’accès avec la protection d’autres valeurs importantes telles que la protection des renseignements personnels, la confidentialité et la sécurité, la partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information prévoit des exceptions à la divulgation pour certains types de renseignements.

La partie 2 exige que certains renseignements soient publiés proactivement, notamment :

• les lettres de mandat du premier ministre aux ministres;
• les trousses d’information destinées aux nouveaux ministres et administrateurs généraux;
• les titres des documents d’information;
• les notes pour la période des questions;
• les documents d’information préparés à l’intention des ministres aux fins d’une comparution devant un comité parlementaire;
• les renseignements sur les contrats gouvernementaux de plus de 10 000 $;
• les frais de déplacement et d’accueil des hauts fonctionnaires et du ministre.

Lors de la publication proactive de renseignements en vertu de la partie 2, les renseignements publiés sont les mêmes que ceux qui seraient fournis en réponse à une demande en vertu de la partie 1.

La Cour suprême du Canada a également reconnu que la loi avait un statut quasi constitutionnel, ce qui signifie qu’elle l’emportera généralement sur d’autres lois incompatibles.

Application :

Environ 265 institutions sont assujetties à la partie 1 de la Loi, dont les ministères et organismes, les sociétés d’État et les filiales en propriété exclusive.

La partie 1 de la loi s’applique aux documents « relevant » d’une institution fédérale.

La partie 2 de la loi, les exigences en matière de publication proactive, s’applique au cabinet du premier ministre, aux cabinets des ministres, aux sénateurs, aux députés, aux institutions qui appuient le Parlement et les tribunaux, aux ministères et organismes gouvernementaux et aux sociétés d’État.

Exceptions et exclusions :

Certaines exceptions sont obligatoires (p. ex., pour les renseignements personnels); d’autres sont discrétionnaires (p. ex., les renseignements relatifs aux affaires fédérales-provinciales). Voici les principales exceptions :

• renseignements obtenus à titre confidentiel, paragraphe 13(1);
• affaires fédéro-provinciales, article 14;
• affaires internationales, défense et sécurité nationale, paragraphe 15(1);
• application de la loi, enquêtes et sécurité des établissements pénitentiaires, article 16;
• sécurité des individus, tant physique que psychologique, article 17;
• renseignements personnels, article 19;
• renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire, article 23;
• protection des avis et recommandations élaborés par des fonctionnaires à l’intention des ministres, alinéa 21(1)(a).

Certains renseignements sont exclus de l’application de la loi et ne seront pas fournis, comme les documents publiés, article 68, et les documents confidentiels du Cabinet, article 69.

Traitement des demandes et calendrier :

À la suite de la réception d’une demande, une institution dispose de 30 jours civils pour répondre à la demande et présenter un avis écrit à savoir si l’accès à l’information sera accordé ou non. Si l’institution n’est pas en mesure de respecter le délai de 30 jours, elle peut alors prolonger le délai pour une période raisonnable dans des conditions précises, y compris lorsque des consultations sont requises.

En septembre 2022, vous avez publié des directives à l’intention des institutions exigeant que les demandes de consultation soient limitées, de portée étroite et présentées avec le contexte, qu’on leur accorde la même priorité que les demandes d’accès à l’information, qu’on y réponde dans un délai raisonnable et qu’elles fassent l’objet d’une surveillance quant à la rapidité.

Plaintes

Un demandeur insatisfait de la réponse d’une institution peut porter plainte auprès du commissaire à l’information. À la suite de la réception d’une plainte, le commissaire à l’information lancera une enquête.

Le commissaire a le pouvoir d’émettre des ordonnances à l’intention des institutions, y compris des ordonnances de divulgation de documents. L’institution peut demander que l’ordonnance du commissaire à l’information fasse l’objet d’un contrôle judiciaire par la Cour fédérale du Canada. Dans des circonstances précises, les tiers et le commissaire à la protection de la vie privée peuvent également demander un contrôle judiciaire.

Principales mesures du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière d’accès a l’information

Objet

Quoique la Loi sur l’accès à l’information accorde un vaste droit d’accès et ait fait l’objet d’importantes modifications en 2019, de nombreuses parties prenantes demandent toujours au gouvernement de proposer d’autres modifications législatives à la Loi.

Réponse

• Pour améliorer le régime d’accès à l’information et relever les défis les plus urgents auxquels il est confronté, il n’est pas toujours nécessaire de procéder à des modifications législatives.
• Le gouvernement a défini une série de mesures clés pour relever les défis dans plusieurs domaines, y compris l’amélioration de l’orientation et des modifications des pratiques, le renforcement de la capacité opérationnelle et l’introduction d’outils de traitement et de solutions numériques pour améliorer l’accès à l’information pour les Canadiens et Canadiennes.
• Par exemple, nous nous attaquons aux irritants liés à la durée des consultations ministérielles au moyen de directives améliorées émises l’automne dernier aux ministères afin d’accélérer ces processus. De plus, nous avons modifié la pratique consistant à supprimer, après deux ans, les sommaires de demandes déjà publiés en ligne afin qu’ils continuent d’être accessibles aux personnes qui souhaitent en faire la demande.
• Le printemps dernier, nous avons mis sur pied le Bureau du perfectionnement de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour aider à renforcer la capacité opérationnelle à l’échelle du gouvernement. Le Bureau appuiera les activités continues de recrutement externe, de maintien en poste, de formation et de perfectionnement professionnel afin de bâtir une solide collectivité de l’AIPRP. Une récente campagne de recrutement a permis de constituer un bassin de 150 candidats pour appuyer les efforts d’embauche du ministère.
• De plus, nous reconnaissons que la technologie jouera un rôle central pour nous aider à mieux répondre aux demandes d’information. À cette fin, nous avons lancé une nouvelle version du portail en ligne de l’AIPRP qui permet aux utilisateurs d’ouvrir une session pour créer un compte et de suivre et de recevoir leurs demandes remplies directement des institutions, et ce, de façon sécuritaire et efficace.
• Enfin, le SCT a mis en place des contrats pour permettre aux ministères de remplacer diverses applications logicielles de traitement actuellement utilisées dans l’ensemble du gouvernement, dont bon nombre sont désuètes.
• Dans le cadre de notre engagement en matière de transparence et pour souligner le travail que nous faisons pour améliorer l’accès à l’information, les principales mesures que nous prenons pour améliorer l’accès à l’information sont affichées sur notre site Web et mises à jour régulièrement.

Contexte

Le SCT prend de nombreuses mesures visant à offrir aux Canadiennes et aux Canadiens un meilleur accès à l’information et à améliorer les programmes de protection des renseignements personnels, à commencer par l’engagement d’améliorer l’accès à l’information figurant dans le mandat de 2015.

Le SCT améliore le portail en ligne de l’AIPRP, notamment en lançant la version actuelle en juillet 2022. Jusqu’à présent, 240 institutions sont intégrées au portail, et d’autres envisagent d’y adhérer à l’avenir. Le SCT a également attribué trois contrats relatifs au logiciel de traitement des demandes d’AIPRP de prochaine génération, éliminant ainsi le recours à des processus d’approvisionnement complexes et accroissant l’efficacité.

Le SCT a également créé le Bureau de perfectionnement de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (BPC AIPRP) pour appuyer les collectivités de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Le BPC AIPRP appuie les activités de recrutement en cours, ainsi que le maintien en poste, la formation et le perfectionnement professionnel.

• En 2022-2023, le SCT a présenté 16 séances de formation approfondie aux professionnels de l’AIPRP sur des articles précis des lois, ainsi qu’une formation d’intégration à l’intention des nouveaux professionnels de l’AIPRP.

En 2022-2023, une campagne de recrutement a été menée avec succès dans tout le Canada. Tous les Canadiens ont été invités à postuler et plus de 1 000 personnes ont envoyé leur candidature. Plus de 150 d’entre elles ont réussi à se qualifier dans un bassin de candidats. Cette expérience a permis aux institutions et aux candidats de tirer des enseignements précieux qui influenceront positivement les futures initiatives de recrutement. D’autres activités de recrutement seront entreprises plus tard en 2023.  Ces activités ont permis d’intégrer une centaine de candidats externes à l’effectif de l’AIPRP et d’offrir des possibilités de promotion à 60 autres candidats qui faisaient déjà partie de cet effectif.

Le SCT appuie le ministère de la Justice dans ses efforts de modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le SCT a également appuyé la mise en œuvre du Décret d’extension no 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui rend universel le droit d’accès aux renseignements personnels, par l’intermédiaire de nouveaux formulaires et de conseils sur la vérification de l’identité de tous les demandeurs, y compris les ressortissants étrangers. Cette mise à jour de la Loi sur la protection des renseignements personnels élimine la nécessité pour les ressortissants étrangers, à l’extérieur du Canada, d’avoir recours à un service tiers pour présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La mise à jour harmonise également le régime de protection des renseignements personnels du secteur public fédéral du Canada avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne.

Le SCT s’est engagé à améliorer l’administration du programme de protection des renseignements personnels, notamment en fournissant de nouveaux outils et conseils à l’intention des institutions gouvernementales. La Politique sur la protection de la vie privée et ses directives sous-jacentes ont été mises à jour deux fois en 2022 pour tenir compte des mises à jour de la loi et des pratiques exemplaires actuelles. Le Guide de protection des renseignements personnels numériques, publié le 27 mars 2023 sur Canada.ca, aide les institutions fédérales à comprendre les exigences actuelles du SCT en matière de politique de protection de la vie privée et fournit des conseils pratiques en matière de conception en tenant compte de la protection de la vie privée en intégrant des principes de protection de la vie privée dans leurs initiatives.

En outre, le nouveau Manuel de demande de renseignements personnels, les nouveaux modèles d’entente sur l’échange de renseignements, les directives ainsi que les huit Avis de mise en œuvre de la protection des renseignements personnels publiés depuis 2020 sont quelques-unes des façons dont nous appuyons la collectivité de la protection des renseignements personnels et aidons à mieux protéger les renseignements personnels.

Vie privée et utilisation des données

Objet

Le rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en matière de protection des renseignements personnels, de violation et d’utilisation des données dans le secteur public.

Réponse

• Le gouvernement du Canada prend au sérieux la protection des renseignements personnels des Canadiennes et des Canadiens et aide les institutions à gérer leurs fonds de renseignements au moyen d’un ensemble de politiques et de directives.
• Ces politiques et directives fournissent des conseils sur la gestion des données et renseignements personnels. Elles garantissent que des évaluations sont menées sur la collecte et l’utilisation prévues des renseignements personnels.
• Alors que le gouvernement poursuit sa transformation numérique, nous continuerons de veiller à ce que notre approche et nos mesures reposent sur le respect de la vie privée des Canadiennes et des Canadiens.
• Le gouvernement se réjouit à l’idée de continuer à travailler avec le commissaire à la protection de la vie privée pour veiller à ce que les renseignements personnels des Canadiennes et des Canadiens soient protégés.

Contexte

La présidente du Conseil du Trésor est la ministre désignée pour l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui comprend la publication de politiques et de directives relatives à la protection des renseignements personnels.

En vertu de la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, les institutions doivent mener des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour les programmes et activités non statistiques exigeant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels qui soulèvent des risques pour la vie privée, la confidentialité ou la sécurité.

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est un processus d’évaluation qui oblige les institutions à élaborer des mesures visant à atténuer et, dans la mesure du possible, à éliminer les risques cernés concernant la protection des renseignements personnels. En vertu des politiques du SCT, les institutions sont tenues de fournir des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au SCT et au commissaire à la protection de la vie privée.

Le 23 mars 2023, la présidente du Conseil du Trésor a déposé la réponse du gouvernement au septième rapport du Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique (ETHI) - PDF. Ce rapport présente des recommandations que devrait prévoir la loi concernant les exigences en matière d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour les initiatives technologiques à haut risque et à accorder au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada le pouvoir de formuler des recommandations et d’émettre des ordonnances lorsqu’il constate des violations des lois dont il a la responsabilité.

En guise de réponse, le gouvernement reconnaît la nécessité d’établir un cadre moderne de protection de la vie privée et il fait allusion aux efforts continus du ministère de la Justice du Canada pour moderniser la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris par des mises à jour éventuelles des exigences en matière d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et du régime de surveillance de la Loi.

En vertu de la Politique sur la protection de la vie privée, les institutions sont tenues d’établir des plans et des procédures pour aborder les atteintes à la vie privée au sein de leur institution. La politique exige également que les institutions signalent les atteintes substantielles à la vie privée au SCT et au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Les atteintes substantielles à la vie privée visent des renseignements ou des données personnelles de nature délicate (p. ex., des renseignements ou des données médicales ou financières) qui pourraient entraîner un risque réel de préjudice important pour la personne. Le SCT consigne et examine les rapports sur les atteintes et détermine où des conseils ou de la formation supplémentaires sont requis. Au besoin, selon l’ampleur et la nature délicate de l’information, le SCT travaille avec l’institution sur sa réponse et ses efforts d’atténuation.

Le Commissariat à la protection de la vie privée élabore sa réponse à un rapport sur les atteintes en s’appuyant sur une évaluation du risque. L’approche peut aller d’un examen informel jusqu’à une enquête exhaustive.

D’autres instruments de politique du SCT, comme les Normes relatives au numérique du gouvernement du Canada, la Politique et la Directive sur les services et le numérique et la Directive sur la prise de décisions automatisée, établissent des exigences visant à garantir que les renseignements et les données personnels sont protégés et utilisés d’une manière compatible avec la Loi sur la protection des renseignements personnels, et que la protection de la vie privée est prise en compte dans tous les plans ou stratégies de gestion des renseignements ou des données.

La Politique sur les services et le numérique tient les administrateurs généraux responsables de veiller à ce que, lorsqu’ils gèrent des renseignements ou des données personnelles, y compris dans le contexte de l’interopérabilité des données, la vie privée des personnes soit protégée et que la vie privée soit prise en compte dans le contexte de tout plan ou stratégie visant à gérer les informations ou les données du ministère.

Effectif de l'AI

Objet

Les parlementaires se sont dits préoccupés par le recours à des sous-traitants pour traiter les demandes d’accès à l’information, et la commissaire à l’information a noté des problèmes de capacité de l’effectif dans l’ensemble du régime d’accès à l’information. Les parlementaires se sont également intéressés au soutien offert aux institutions pour fournir des ressources humaines supplémentaires formées et qualifiées et accélérer les réponses aux demandes d’accès à l’information.

Réponse

• L’effectif de l’AIPRP travaille avec diligence à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Les institutions font parfois appel à des entrepreneurs pour combler les lacunes en matière de formation et de qualification des employés et pour faire face à l’augmentation du nombre de demandes ou du nombre de dossiers.
• Le ratio consultants/employés est passé d’un sommet de 13 % entre 2011-2012 et 2013-2014 à 7 à 8 % depuis 2016-2017.
• Nous appuyons la collectivité de l’AIPRP par l’entremise du Bureau d’aide au développement de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, lancé en juin 2022. Le Commissariat coordonne les processus de recrutement et offre une formation centralisée afin de renforcer les capacités des collectivités de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.
• Une récente campagne de recrutement pancanadienne a permis de mettre plus de 150 candidats à la disposition des établissements du gouvernement du Canada. En date du 1er avril, 90 candidats sont toujours disponibles pour être embauchés à partir du bassin.

Contexte

Il y a 1 600 employés qui travaillent directement à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De ce nombre, 900 employés et 81 sous-traitants supplémentaires ont été affectés aux dossiers sur l’accès à l’information tandis que 700 employés et 27 sous-traitants supplémentaires ont été affectés aux dossiers sur la protection des renseignements personnels.

Les coûts des employés représentaient 75 millions de dollars ou 80 % des dépenses totales du programme d’AI en 2021-2022. Les coûts liés aux entrepreneurs ont représenté 15 % des dépenses totales.

Le gouvernement a innové dans des domaines tels que les processus de recrutement, le renforcement des capacités et la formation pour cerner le meilleur moyen d’appuyer les collectivités d’accès à l’information et de protection de la vie privée. Nous nous attendons à ce que cela aide les Canadiens à accéder plus rapidement aux renseignements gouvernementaux.

En juin 2022, le SCT a lancé le Bureau de perfectionnement de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (BPC AIPRP) pour fournir aux institutions une formation centralisée et un recrutement coordonné. Le Bureau a été financé par les institutions les plus ciblées dans le cadre de divers protocoles d’entente. L’engagement financier pour 2022-2023 était de 680 000 $.

En 2022-2023, une campagne de recrutement pancanadienne réussie a été entreprise. Tous les Canadiens ont été invités à postuler et plus de 1 000 personnes ont soumis leur candidature. Plus de 150 ont réussi à se qualifier dans un bassin de candidats. Cette expérience a fourni de précieux enseignements tirés à la fois des institutions et des candidats, qui influenceront positivement les futures initiatives de recrutement. Des activités de recrutement supplémentaires seront entreprises plus tard en 2023. Cela a permis à une centaine de candidats extérieurs de rejoindre les effectifs de l’AIPRP et on a offert des possibilités de promotion à 60 autres candidats qui travaillaient déjà dans ce secteur.

Dans le cadre de ses nouvelles initiatives, le BPC AIPRP a présenté plus de 20 séances d’information virtuelles à plus de 1 100 personnes travaillant dans le secteur de l’AIPRP. Les sujets abordés allaient de l’intégration à des sections précises de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels en passant par les statistiques de l’AIPRP et les atteintes à la vie privée. Les réactions des participants ont été très positives. Nombre d’entre eux ont assisté à plusieurs séances. Le BPC AIPRP a de nombreux sujets à proposer en matière de formation au cours du prochain exercice financier. En outre, il étudie d’autres méthodes pour offrir une formation et des exercices de perfectionnement supplémentaires aux collectivités qui continuent d’intensifier leurs services.

Le BPC AIPRP a également commencé à rassembler le matériel de formation utilisé par les institutions afin de constituer un recueil de produits de formation qui pourraient être utiles aux professionnels de l’AIPRP. Le premier résultat de ce projet sera bientôt la publication d’un tableau synthèse d’apprentissage pour les professionnels de l’AIPRP, qui contiendra une liste d’outils d’apprentissage sur des sujets tels que l’AIPRP, l’apprentissage des Autochtones, la santé mentale, les services, la gestion de l’information, la sécurité et l’intégration, afin de favoriser leur perfectionnement professionnel.

Les institutions fédérales ont dépensé 14,5 millions de dollars en contrats de services professionnels pour l’administration de la Loi sur l’accès à l’information en 2021-2022. 75,4 millions de dollars ont été dépensés pour les employés, 2,9 millions de dollars ont été dépensés pour les autres coûts.

Le nombre d’années-personnes attribuées aux entrepreneurs est passé d’un sommet de 124 il y a dix ans à 60 à 80 depuis 2016-2017.

Les consultants sont surtout utilisés par les institutions qui ferment plus de 1 000 demandes chaque année, comme l’Agence du revenu du Canada, Santé Canada et la Défense nationale.

Déclassification des dossiers

Objet

La déclassification a été soulevée au cours de l’étude du Comité ETHI et continuera d’être un point de discorde important au fur et à mesure que l’étude se poursuivra. Que fait le gouvernement pour faire avancer les travaux sur la déclassification des dossiers?

Réponse

• Sécurité publique Canada a terminé un projet pilote de collaboration avec Bibliothèque et Archives Canada, le Bureau du Conseil privé et la collectivité de la sécurité nationale et du renseignement pour déclassifier les dossiers historiques du Comité mixte du renseignement.
• Le projet pilote visait à évaluer un cadre spécifique à la sécurité nationale et au renseignement pour la déclassification et le déclassement.
• Le projet pilote est une première étape pour déterminer comment un examen à grande échelle des documents historiques classifiés pourrait être entrepris, ainsi que la façon et la mesure dans laquelle la déclassification peut être effectuée de façon significative.
• Grâce à cette initiative de déclassification, le gouvernement vise à promouvoir la transparence et à favoriser une meilleure compréhension des activités entreprises par la communauté de la sécurité nationale et du renseignement.
• Le SCT continue d’explorer d’autres façons d’aider les institutions à traiter les demandes d’accès à l’information pour des documents classifiés en temps opportun.

Contexte

La politique du SCT énonce les exigences que les ministères doivent respecter pour protéger les renseignements tout au long de leur cycle de vie, notamment en veillant à ce que le délai de protection des renseignements soit aussi court que possible, compte tenu des obligations en matière de confidentialité, juridiques ou autres.

Les documents gouvernementaux se voient attribuer une cote de sécurité en fonction des risques associés à la divulgation du document au moment de sa création. Ces catégories vont des risques pour la vie privée et la dignité personnelle d’un individu à ceux liés aux intérêts nationaux et à la sécurité du Canada.

La catégorisation de la sécurité est basée sur les risques qui existent au moment où ils ont été appliqués et dicte la manière dont les responsables gouvernementaux traitent et stockent les informations. Le concept de déclassification est fondé sur l’hypothèse que le temps varie selon les risques et l’applicabilité de la catégorisation initiale.

La Directive sur la gestion de la sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor exige que les ministères et les organismes définissent et documentent les exigences visant à assurer la protection de l’information ministérielle tout au long de son cycle de vie, en fonction des exigences de sécurité et des menaces identifiées (annexe B.2.2.1.3 de la Directive).

Cela inclut l’attribution de la période la plus courte possible pour la protection des informations, tout en veillant à ce que la catégorie de sécurité continue de tenir compte des incidences potentielles d’une compromission ainsi que des considérations de confidentialité, juridiques ou autres considérations politiques, en consultation avec les autorités compétentes et en respectant les ententes avec des tiers. Les catégories de sécurité peuvent également être rehaussées si le risque de blessure prévu augmente (annexe E.2.2.2.2 de la Directive).

Ces exigences en matière de politique visent à fournir aux institutions la souplesse dont elles ont besoin pour attribuer des classifications de sécurité et pour les rétrograder ou les supprimer le cas échéant. Cela signifie toutefois qu’il n’y a pas d’approche systématique à l’échelle du gouvernement du Canada. Pour de nombreux documents historiques, tels que ceux que détient Bibliothèque et Archives Canada ou la collectivité de la sécurité nationale et du renseignement, la réception d’une demande d’AI est la méthode d’examen de facto.

Le Canada n’a pas de programme national de déclassification semblable à celui des États-Unis. Le SCT continuera d’explorer des façons de faciliter les examens planifiés systématiques, le déclassement et la déclassification des dossiers.

Le 26 avril 2022, la commissaire à l’information a publié deux rapports : une enquête systémique concernant les réponses tardives de BAC aux demandes d’accès et un rapport spécial au Parlement qui a mis en évidence ce problème ainsi que la nécessité d’un programme de déclassification. Le rapport spécial a souligné qu’une déclassification plus rigoureuse pourrait jouer un rôle important dans la réduction du fardeau de l’AI pour BAC en permettant une divulgation plus proactive de l’historique du Canada en matière de sécurité nationale et de renseignement.

En décembre 2022, le rapport d’examen de l’AI a conclu qu’une approche systématisée de la déclassification appuie la transparence et la responsabilité du gouvernement, améliore l’accès à l’histoire du Canada et favorise l’agilité du régime d’AI et la sécurité des systèmes d’information.

Améliorer l'efficacité du système d'accès à l'information par l'innovation et la modernisation technologique

Objet

La discussion sur l’efficacité du régime d’accès à l’information a été le thème principal de l’étude du Comité ETHI. Comment le régime d’accès à l’information utilise-t-il l’innovation et la modernisation technique pour améliorer le service aux Canadiens et Canadiennes?

Réponse

• L’accès à l’information devrait refléter le monde numérique d’aujourd’hui et les attentes des Canadiens à l’égard d’une information accessible, opportune et digne de confiance.
• Cela comprend l’amélioration de la divulgation proactive, l’augmentation de la capacité opérationnelle des institutions visées par la Loi sur l’accès à l’information et les initiatives qui reflètent le monde numérique d’aujourd’hui et les attentes des Canadiens en matière d’information accessible, opportune et digne de confiance.
• Il est essentiel de répondre à ces attentes et de mettre en œuvre les capacités numériques du gouvernement pour maintenir la confiance dans les institutions canadiennes.
• Le SCT améliore le portail de l’AIPRP en ligne et a aidé les institutions à se procurer un logiciel moderne de traitement des demandes.
• Grâce à l’AIPRP en ligne, les Canadiens peuvent créer des comptes pour soumettre efficacement leurs demandes, suivre l’état de leurs demandes et télécharger les réponses à leur demande d’accès à l’information au moyen d’un portail en ligne sécurisé.
• Nous avons intégré 251 institutions à la plateforme de l’AIPRP en ligne et, au cours de 2023-2024, nous continuerons d’en intégrer davantage, y compris IRCC et l’ASFC. Ainsi, plus de 90 % des demandes d’AIPRP passeront par la plateforme en ligne de l’AIPRP du gouvernement du Canada.

Contexte

Le SCT fournit des outils qui permettent aux institutions de mettre en œuvre des services et des processus numériques d’AIPRP.

Solutions logicielles de traitement des demandes

En mai 2022, le gouvernement du Canada a attribué trois contrats pour la prochaine génération de logiciels de traitement des demandes d’AIPRP. Ce faisant, nous avons éliminé la nécessité pour les institutions de mener leurs propres processus d’approvisionnement concurrentiels complexes, leur permettant de concentrer leurs ressources sur leurs activités principales.

Le nouveau logiciel de traitement permettra aux établissements de remplacer les applications héritées, fournissant ainsi des applications plus fiables avec des fonctionnalités plus avancées pour gagner en efficacité grâce à des processus numériques internes améliorés.

AIPRP en ligne

En juillet 2022, le SCT a mis en œuvre la version actuelle d’AIPRP en ligne, la première amélioration majeure du service de demande d’AIPRP en ligne depuis son lancement public en octobre 2018. La nouvelle version d’AIPRP en ligne jette les bases d’une plateforme de prestation de services numérique plus complète, en mettant en place un service d’ouverture de session sécurisé avec authentification multifactorielle, des comptes d’utilisateur, des mises à jour de l’état des demandes en temps réel et une livraison électronique intégrée des dossiers. Ces améliorations au système nous permettront d’ajouter plus de fonctionnalités qui favoriseront l’intégration interministérielle et un service numérique plus robuste pour les Canadiens. La plateforme d’AIPRP en ligne dessert maintenant plus de 240 institutions et le travail se poursuit pour intégrer les quelques institutions restantes.

Les prochaines fonctionnalités qui seront implémentées pour accélérer le traitement des demandes comprennent :

• un moyen d’accélérer les communications entre les bureaux de l’AIPRP et le demandeur au moyen d’un service de messagerie sécurisé (prévu d’ici juin 2023);
• l’intégration d’AIPRP en ligne avec le nouveau logiciel de traitement des demandes institutionnelles pour automatiser le processus de réception des demandes institutionnelles (on vise la fin 2023);
• un moyen pour les institutions de se consulter numériquement au moyen du portail d’AIPRP en ligne, permettant une transmission instantanée des demandes de consultation et des réponses entre les institutions (on vise fin 2023).

Portail du gouvernement ouvert

Le SCT a aussi récemment cessé de retirer les sommaires des demandes d’accès à l’information du Portail du gouvernement ouvert après deux ans et a publié un jeu complet de données sur les sommaires d’accès à l’information pour appuyer la recherche et l’analyse.

Afin d’appuyer la transparence de façon plus générale, en 2021, la fonctionnalité Proposez un jeu de données sur le Portail du gouvernement ouvert a été mise à jour pour rendre le processus plus convivial et transparent. Il y a actuellement 459 demandes au moyen de Proposez un jeu de données avec divers états, dont 108 ont donné lieu à la publication de jeux de données numériques, 135 sont en cours (ou ne sont pas détenus par le gouvernement) et 199 attendent une réponse des institutions gouvernementales.

Utilisation des documents confidentiels du cabinet en tant qu'exception à la divulgation en vertu de la Loi

Objet

Le traitement des documents confidentiels du Cabinet dans le cadre de la Loi sur l’accès à l’information a fait l’objet de nombreux commentaires au cours de l’étude du Comité ETHI, certains préconisant que les documents confidentiels relèvent du champ d’application de la Loi. Actuellement, les documents confidentiels du Conseil privé du Roi sont exclus du champ d’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Réponse

• Notre gouvernement continue d’étudier les moyens de faire en sorte que les informations exclues du droit d’accès soient aussi limitées que possible, tout en maintenant les garanties essentielles en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de confidentialité.
• Les informations confidentielles du Cabinet sont exclues du champ d’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne peuvent donc pas être divulguées.
• Le fait d’exclure ces informations confirme le principe de la responsabilité ministérielle collective et permet aux ministres de s’engager dans des discussions complètes et franches, nécessaires au bon fonctionnement d’un système de cabinet.
• Au cours des dernières années, d’après les informations reçues des institutions assujetties à la Loi, le recours à l’exclusion des informations confidentielles du Cabinet a généralement diminué.
• La commissaire à l’information a récemment indiqué que seul un petit nombre de plaintes, probablement moins de 5 %, concernaient des renseignements confidentiels du Cabinet.
• La détermination de l’application de l’exclusion des documents confidentiels du Cabinet fait l’objet d’un examen auquel participent le ministère de la Justice et le Bureau du Conseil privé.

Contexte

Une « exception » est une disposition obligatoire ou discrétionnaire en vertu de la Loi qui oblige ou autorise le responsable de l’institution fédérale à refuser de communiquer des documents en réponse à une demande d’accès.

Une « exclusion » signifie que l’information n’est pas assujettie à la LAI. Le responsable de l’institution n’a aucun pouvoir discrétionnaire de divulguer des renseignements exclus.

L’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information prévoit que la Loi ne s’applique pas aux documents confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada (documents confidentiels du Cabinet). C’est ce que nous appelons l’exclusion des documents confidentiels du Cabinet. L’exclusion vise à garantir que le principe de la responsabilité collective est respecté et que les ministres peuvent s’engager dans des discussions complètes et franches nécessaires au fonctionnement efficace d’un système de Cabinet. En 2002, la Cour suprême du Canada a reconnu que la confidentialité du Cabinet est essentielle au bon gouvernement.

Les mises à jour de 2019 de la Loi n’ont apporté aucun changement à l’exclusion des documents confidentiels du Cabinet. Le gouvernement ne s’est pas engagé à modifier les protections actuelles des documents confidentiels du Cabinet.

La commissaire à l’information ne peut pas examiner les renseignements exclus comme les documents confidentiels du Cabinet au cours d’une enquête. En revanche, elle peut examiner des documents soumis à une exception.

Au cours du processus législatif qui a mené aux modifications apportées à la Loi en 2019, les intervenants, y compris la commissaire à l’information, ont fait pression pour restreindre la protection des documents confidentiels du Cabinet en remplaçant l’exception par une exemption formulée de manière plus restrictive. Cette mesure permettrait à la commissaire de consulter les documents confidentiels du Cabinet au cours d’une enquête.

• Dans son examen de la LAI en 2016, le Comité ETHI a recommandé que l’exclusion actuelle soit remplacée par une exception obligatoire. Ce Comité a également recommandé que l’exception obligatoire pour les documents confidentiels du Cabinet ne s’applique pas aux renseignements purement factuels ou contextuels;
• Des renseignements dans un dossier sur une décision prise par le Cabinet ou l’un de ses comités en cas d’appel en vertu d’une loi;
• Où le consentement est obtenu pour divulguer les renseignements;
• Les renseignements versés dans un dossier qui existent depuis une période adéquate déterminée par le gouvernement et que cette période soit inférieure à la durée actuelle de vingt ans.

Le Bureau du Conseil privé épaule la greffière du Conseil privé à déterminer ce qui constitue une information pouvant être considérée comme un document confidentiel du Cabinet. Les institutions doivent suivre le processus de consultation qui a été établi entre le Bureau du Conseil privé et le ministère de la Justice. Le concept de documents confidentiels du Cabinet est également défini dans la Loi sur la preuve au Canada.

À l’échelle internationale, la plupart des organismes du Cabinet ou des organismes fonctionnellement semblables sont assujettis à leur législation nationale en matière d’accès à l’information et peuvent faire l’objet d’un examen indépendant. Dans de rares cas, comme au Royaume-Uni, l’examen indépendant du privilège parlementaire, qui englobe les discussions du Cabinet, peut faire l’objet d’un veto ministériel. Au Royaume-Uni, ce veto fait l’objet d’un examen minutieux depuis 2010. Au Canada, les documents confidentiels du Cabinet relèvent de la législation fédérale, ce qui signifie que tout examen de son application ne se limite pas nécessairement à la LAI.

Bureau du commissaire à l'information

Objet

Lors de sa comparution devant le Comité ETHI le 7 mars 2023, la commissaire a soulevé un certain nombre de questions, notamment l’augmentation du nombre de plaintes traitées par son bureau et à la nécessité de disposer de ressources financières et humaines supplémentaires.

Réponse

• Même si les demandes d’augmentation du financement du Commissariat seraient examinées dans le cadre du processus budgétaire, mon ministère dirige les travaux visant à régler les questions soulevées par la commissaire concernant le besoin de ressources supplémentaires pour la collectivité de l’AIPRP. Par l’entremise du Bureau d’aide au développement de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels lancé en juin 2022, nous appuyons la collectivité de l’AIPRP.
• Plus précisément, le Commissariat coordonne les processus de recrutement et offre une formation centralisée afin de renforcer les capacités des collectivités de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.
• Réduire le nombre de plaintes adressées au commissaire à l’information en raison des retards dans la réponse aux demandes découlant des consultations interinstitutionnelles; Le SCT a publié des directives à l’intention des institutions fédérales sur les consultations interinstitutionnelles. L’avis précise que les consultations ne sont pas obligatoires en vertu de la Loi et ne devraient avoir lieu qu’au besoin.
• De plus, l’avis recommande également que les institutions de traitement établissent et mettent en œuvre un processus de surveillance des délais pour les prolongations des consultations et, au besoin, pour prendre des mesures.
• Le gouvernement continuera d’appuyer la commissaire à l’information dans son important travail.

Contexte

La commissaire à l’information est une agente du Parlement responsable de la surveillance indépendante de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. Elle enquête sur les plaintes concernant le traitement des demandes d’accès par les institutions fédérales et rend compte de son travail au Parlement.

Lors de sa comparution devant l’ETHI en mars 2023, la commissaire à l’information a fait remarquer que, même si le volume de plaintes reçues par son bureau augmente, elle a atteint la limite de ce qu’elle est capable d’enquêter au niveau de financement actuel.

Étant donné que la commissaire à l’information est une agente indépendante du Parlement, le SCT n’a aucun rôle à jouer pour surveiller ou contrôler la façon dont son budget est alloué; elle est seule responsable de la gestion des ressources de son bureau.
Le Commissariat à l’information du Canada (CIC) a relevé trois facteurs contribuant à l’augmentation du nombre de plaintes :

• Le nombre de plaintes reçues par le CIC correspond au nombre de demandes d’accès reçues par les ministères, qui est également en augmentation.
• Les problèmes très médiatisés ont tendance à entraîner des pointes dans les demandes d’accès – le CIC signale que c’était le cas à la suite de l’accident ferroviaire au Lac-Mégantic en 2013 et prévoit une augmentation des demandes relatives au système de paye Phénix;
• Le CIC a lancé un formulaire de demande en ligne, ce qui facilite l’enregistrement des plaintes.

Le niveau de financement actuel du CIC est basé sur la conclusion de 4 000 cas par an, mais il conclut 7 000 cas par an. La charge de travail a augmenté de 180 % au cours des cinq dernières années. Soixante-quinze pour cent du financement est consacré à l’embauche d’enquêteurs. Le CIC déclare qu’il ne peut pas réduire l’inventaire de 3 500 à 4 000 sans plus de ressources. De plus, les institutions qui font l’objet d’enquêtes doivent allouer des ressources supplémentaires pour répondre aux enquêtes du CIC.

Bien que la commissaire à l’information soit une agente du Parlement, le CIC relève du ministre de la Justice. Comme pour les autres institutions fédérales énumérées à la partie III de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), le CIC doit obtenir l’approbation budgétaire du Comité du Cabinet du Conseil du Trésor.

Il a été suggéré que le budget du CIC, plutôt que d’exiger l’approbation habituelle du Conseil du Trésor pour le financement, pourrait être discuté par un comité parlementaire ou un comité spécial qui pourrait alors faire une recommandation sur le niveau de financement. Cela permettrait une plus grande indépendance. C’est le cas en Australie. Au Canada, certains agents du Parlement disposent de mécanismes indépendants pour déterminer le financement (p. ex., le commissaire à l’intégrité du secteur public ou le directeur général des élections). La commissaire à l’information a déjà suggéré que leur modèle, lorsque les présentations budgétaires sont examinées par le président de la Chambre des communes, puis transmises à la présidente du Conseil du Trésor aux fins d’inclusion dans le budget des dépenses sans changement, peut être plus approprié pour le travail du CIC.

Questions soulevées par le commissaire à l'information

Objet

Lors de sa comparution du 7 mars 2023 devant le Comité ETHI, la commissaire a soulevé un certain nombre de questions.

Réponse

• L’accès à l’information est essentiel à notre démocratie et doit refléter les attentes des Canadiens et des peuples autochtones en matière d’information accessible, opportune et fiable.
• Comme la commissaire à l’information l’a elle-même souligné, bon nombre des défis les plus pressants auxquels le régime est confronté n’exigent pas de modifications législatives.
• Nous avons donné suite à la plupart des recommandations formulées dans le cadre de modifications non législatives.
• À titre d’exemple, nous sommes déterminés à continuer de renforcer l’accès à l’information en améliorant la divulgation proactive, la capacité opérationnelle, les outils de traitement et les solutions numériques afin d’assurer un régime plus efficace, en nous appuyant sur les premières réformes législatives apportées à la Loi en plus de 30 ans.
• Nous accueillons favorablement les points de vue du Parlement sur la voie à suivre.

Contexte

La commissaire à l’information a comparu deux fois devant le Comité ETHI et la dernière fois remonte au 7 mars dans le cadre de son étude permanente du système d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Elle a commenté les sujets suivants sur le rapport final de l’examen de l’accès à l’information du gouvernement qui a été déposé en décembre 2022 :

• Améliorations apportées au Bureau de perfectionnement de la collectivité de l’accès à l’information – Effectif de l’accès à l’information
  • Le 7 mars, la commissaire à l’information a également déclaré que la formation sur l’AI n’est pas obligatoire pour les employés de la fonction publique. La Directive sur les demandes d’accès à l’information exige une formation obligatoire, et les documents étayant cette formation, pour tous les employés. Les institutions rendent compte des activités de formation dans leurs rapports annuels.
• Améliorations apportées à AIPROP en ligne – Améliorer l’efficacité du système d’accès à l’information grâce à l’innovation et à la modernisation technique.

Autres domaines de préoccupation relevés par la commissaire à l’information lors de sa comparution devant le Comité ETHI en octobre 2022 et mars 2023 :

Augmentation du volume des plaintes et budget du Commissariat à l’information : Le gouvernement continuera à épauler la commissaire à l’information dans son travail important. Nous sommes déterminés à travailler en étroite collaboration avec la commissaire à l’information pour discuter du financement nécessaire à l’accomplissement de son mandat, mais je ne peux pas commenter certaines demandes actuelles visant à obtenir une nouvelle aide financière pour le Commissariat à l’information, qui devraient être soumises par le ministre de la Justice à la ministre des Finances pour examen.

Mesures sur l’accès à l’information : Le SCT élabore actuellement un plan d’action triennal qui aborde les thèmes décrits dans le rapport d’examen de l’accès à l’information.

Pouvoir de prendre des ordonnances et processus de certification : La commissaire suggère qu’un processus de certification des ordonnances déposées à la Cour fédérale renforcerait son pouvoir de rendre des ordonnances. Le SCT croit comprendre que la commissaire a la possibilité de décider d’entamer des procédures devant la Cour fédérale pour obliger une institution gouvernementale à respecter ses ordonnances. La commissaire n’a jamais entrepris cette démarche.

Création d’un programme de déclassification : Le Canada ne dispose pas d’un programme national de déclassification similaire à celui des États-Unis. Sécurité publique Canada a conclu un projet pilote en collaboration avec Bibliothèque et Archives Canada, le Bureau du Conseil privé et la communauté de la sécurité nationale et du renseignement pour déclassifier les documents historiques du Comité mixte du renseignement. Ce projet pilote constitue une première étape afin de déterminer la manière de mener un examen à grande échelle des documents historiques classifiés ainsi que de la manière d’effectuer un exercice de déclassification de manière significative et d’en établir la portée. Le SCT continuera à envisager des moyens de faciliter les examens systématiques programmés, le déclassement et la déclassification des documents.

Appuyer l’obligation de consigner l’information : Conformément à la Politique sur les services et le numérique du Conseil du Trésor, les administrateurs généraux doivent veiller à ce que les décisions soient documentées, et les employés doivent documenter leurs activités et leurs décisions. En outre, la destruction ou la falsification d’un document en prévision d’une demande constitue une infraction en vertu de l’article 67.1 de la Loi. Le SCT collabore avec des partenaires pour fournir une formation de base sur la bonne gestion de l’information et continuera à explorer les moyens de s’assurer que l’obligation de consigner l’information est respectée par tous les fonctionnaires. La commissaire à l’information a indiqué qu’elle étudiait les commentaires formulés par le contrôleur général du Canada devant le Comité permanent des opérations gouvernementales concernant le fait de demander aux fonctionnaires de ne pas prendre de notes pendant les réunions.

Accroître la formation : Le SCT a mis sur pied un Bureau de perfectionnement de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels qui a organisé diverses séances d’apprentissage auxquelles ont participé plus de 1 100 employés depuis novembre 2022 et continuera à épauler la communauté grâce aux formations offertes. (Voir fiche 5)

Ensemble des réponses à l’AI et divulgation proactive : Les résumés des réponses aux demandes d’accès à l’information terminées figurent sur le portail du gouvernement ouvert en français et en anglais, et les institutions sont tenues par la politique du SCT de publier ces résumés tous les trente jours. Le SCT vient également de publier un ensemble de données historiques sur les résumés des demandes d’accès à l’information afin de faciliter la recherche et l’analyse. Le SCT continue de s’efforcer de donner accès aux réponses complètes en respectant les exigences de la Loi sur les langues officielles et la nécessité de rendre accessibles toutes les communications du gouvernement du Canada.

Le SCT continue de veiller à assurer l’évolution du programme législatif de publication proactive en adoptant diverses mesures en réponse à l’évaluation interne et au rapport d’examen, y compris l’élaboration d’une nouvelle directive mettant l’accent sur le suivi.

Retards attribuables aux consultations : Le SCT a reconnu que le processus de consultation peut entraîner des retards injustifiés et s’efforce de réduire le nombre de consultations et de rendre le processus de consultation plus efficace. En réponse au rapport spécial de la commissaire à l’information au Parlement en septembre 2022, le SCT a émis certaines directives sous la forme d’un avis de mise en œuvre à l’intention des institutions fédérales sur les consultations interinstitutionnelles en précisant les responsabilités en matière de traitement des consultations. Le SCT a également organisé un groupe de travail sur les consultations afin d’étudier les moyens de réduire la fréquence des consultations et le temps nécessaire pour les mener à bien. Ces efforts contribueront à l’élaboration des prochaines orientations et directives.

Améliorer le format et la fréquence des rapports statistiques : Le gouvernement évalue en permanence la facilité d’utilisation des rapports statistiques pour les Canadiens.

Appuyer l’exercice de réconciliation avec les Autochtones et la définition de « gouvernement autochtone » : Dans le cadre de l’examen de l’accès à l’information, le gouvernement a largement consulté les peuples autochtones, les experts et les principaux intervenants. Le rapport qui en découle servira de base aux travaux ultérieurs pour nous aider à créer un système d’accès à l’information plus solide, plus robuste et plus fiable pour l’ensemble de la population canadienne et les peuples autochtones.

Améliorer le suivi et la conformité : Selon les mises à jour de 2022 de la Politique sur l’accès à l’information, en ce qui concerne les demandes d’accès aux documents en vertu de la partie 1, les dirigeants des institutions sont chargés de contrôler la conformité, de faire enquête sur divers enjeux, de prendre des mesures correctives pour les résoudre et d’informer le SCT des enjeux importants. En ce qui concerne la partie 2, à la suite de l’évaluation du programme (publiée en 2022) et de la conclusion du rapport d’examen de l’accès à l’information au Parlement, nous étudions les moyens d’améliorer le suivi et les rapports sur l’accès à l’information et nous avons déterminé qu’il faut nous doter de mécanismes de responsabilité pour renforcer le système de publication proactive.

Conclusions du rapport d'examen de l'accès à l'information

Objet

La commissaire à l’information a fait part de sa déception de constater que le rapport se contente d’exposer des conclusions et ne propose pas de recommandations ni de plan d’action. Quelles sont les prochaines étapes pour le SCT en ce qui concerne le rapport d’examen de l’accès à l’information?

Réponse

• Le rapport final de l’examen de l’accès à l’information éclaire les travaux futurs visant à aider le GC à créer un système d’accès à l’information plus solide, plus robuste et plus fiable pour tous les Canadiens et les peuples autochtones.
• Des mesures sont déjà prises pour améliorer le système d’accès à l’information, et un plan de 3 ans est en cours d’établissement pour donner suite aux conclusions du rapport final de l’examen de l’accès à l’information.
• Le plan de 3 ans visera à faire progresser les mesures à prendre en réponse aux commentaires reçus du commissaire à l’information et mènera le SCT au prochain examen obligatoire de la Loi.
• Ce plan couvre les thèmes décrits dans le rapport, y compris la gestion efficace de l’information, le renforcement de la communauté d’accès à l’information et la promotion de la réconciliation dans le contexte des services d’accès à l’information.
• Comme la commissaire à l’information l’a elle-même souligné, bon nombre des défis les plus pressants auxquels le régime est confronté n’exigent pas de modifications législatives.
• Nous sommes déterminés à continuer de renforcer l’accès à l’information en améliorant la divulgation proactive, la capacité opérationnelle, les outils de traitement et les solutions numériques afin d’assurer un régime plus efficace, en nous appuyant sur les premières réformes législatives apportées à la Loi en plus de 30 ans.
• Nous accueillons favorablement les points de vue du Parlement sur la voie à suivre.

Background

Dans le cadre de cet examen, le gouvernement a largement consulté les Canadiens, les peuples autochtones, les experts et les principaux intervenants. Grâce à ce travail, l’examen a déterminé les principaux domaines d’intérêt pour atteindre trois principaux résultats stratégiques : améliorer le service aux Canadiens en ce qui concerne l’accès à l’information; accroître la confiance et la transparence dans les institutions; faire progresser la réconciliation avec les peuples autochtones.

Bien que le rapport ne formule pas de recommandations d’initiatives précises pour réformer le régime d’accès à l’information, les conclusions du rapport évoquent diverses possibilités d’action. Le SCT élabore un plan d’action triennal qui aborde les thèmes décrits dans le rapport, notamment :

• gérer l’information efficacement;
• renforcer les capacités de la collectivité de l’accès à l’information;
• améliorer la publication proactive en vertu de la LAI;
• faciliter et appuyer le contrôle autochtone de l’information et des données;
• aider les établissements à fournir des services d’accès à l’information culturellement adaptés.

Entre autres priorités, au cours de la prochaine année, des travaux auront lieu pour :

• maintenir les activités de mobilisation et de sensibilisation avec les organisations autochtones;
• continuer d’intégrer les institutions qui relèvent de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) sur le portail en ligne de l’AIPRP;
• contribuer au perfectionnement et à la durabilité des collectivités de l’accès à l’information et de la vie privée au moyen d’activités de recrutement, de rétention, d’apprentissage, de réseautage et de partenariat dans un esprit de diversité, d’inclusion et d’accessibilité grâce à la mobilisation des collectivités;
• examiner l’approche relative aux rapports statistiques annuels requis en vertu de la LAI afin de continuer à mieux déterminer les problèmes systémiques d’une manière qui tient compte des défis en matière de rapports pour les institutions.

Les institutions gouvernementales utilisent souvent plusieurs systèmes pour stocker et gérer les renseignements et les données, dont beaucoup sont périmés. Cet écosystème de stockage présente des difficultés pour la recherche et l’extraction des documents et augmente le coût de la gestion de l’information, non seulement dans les équipes de l’AIPRP, mais partout où l’information est créée, conservée et utilisée dans l’administration gouvernementale. Le SCT étudie les moyens d’aider les institutions à améliorer leurs pratiques de gestion de l’information. Le SCT a élaboré une nouvelle Norme sur les systèmes de gestion de l’information et des données qui est entrée en vigueur en mai 2022. Elle repose sur une approche fondée sur les principes et les résultats pour la gestion de l’information et des données dans l’ensemble du gouvernement du Canada.

La dernière section du rapport de la présidente sur l’examen de l’accès à l’information au Parlement souligne les liens étroits entre les conclusions du rapport et les thèmes mentionnés dans l’Ambition numérique du Canada pour 2022. Quatre thèmes stratégiques ressortent de l’Ambition numérique : excellence en matière de technologie et d’opérations; services et programmes numériques basés sur les données; stratégie et politique relatives au numérique prêtes à l’action; évolution structurelle du financement, des talents et de la culture. Chacun de ces thèmes est reflété dans le rapport, et le régime de l’accès à l’information est un terrain d’essai idéal pour progresser dans ces domaines.Cette section souligne également comment l’innovation numérique peut renforcer la confiance du public et la transparence du gouvernement. Par exemple, l’automatisation et l’intelligence artificielle dans le régime de l’accès à l’information peuvent aider à lutter contre la mésinformation et la désinformation.

Divulgation proactive de l’information

Objet

Les parlementaires ont exprimé leur intérêt pour l’idée d’accroître la divulgation proactive des documents afin d’alléger la pression que subissent les unités d’accès à l’information en raison du volume élevé des demandes qu’elles reçoivent.

Réponse

• La publication proactive fournit aux Canadiens un large éventail d’informations de manière prévisible, sans que personne n’ait à présenter une demande officielle d’accès à l’information.
• En plus de la divulgation proactive, les institutions fédérales divulguent également d’autres renseignements, appelés divulgations proactives, qui ne sont pas prescrites par la loi. Les renseignements publiés et divulgués de façon proactive sont accessibles sur le Portail du gouvernement ouvert à open.canada.ca.
• Depuis juin 2022, les résumés des demandes d’accès à l’information complétées sont publiés tous les 30 jours sur le portail du gouvernement ouvert et demeurent accessibles au public, ce qui modifie la pratique antérieure qui consistait à supprimer les résumés après une période de deux ans.
• Nous continuons d’explorer des approches pour rendre les trousses de diffusion de l’accès à l’information largement accessibles de manière à ce que tous les Canadiens puissent en bénéficier.

Si l’on insiste concernant la publication proactive en matière de passation de marchés :

• Notre travail de publication proactive des informations gouvernementales afin d’assurer une plus grande transparence et une plus grande responsabilité comprend la divulgation des activités de passation de marchés des ministères, telles que définies dans la Norme relative aux données sur la passation de marchés ouverts, et nous continuons à chercher des occasions d’harmonisation avec la norme à mesure que nous améliorons la divulgation de nos données.
• Nous pilotons également l’inclusion d’autres types d’informations en vue d’une publication proactive, telles que : le nombre d’offres, la justification d’une source unique, les critères d’un contrat concurrentiel et l’applicabilité du Programme de contrats fédéraux.

Contexte

Les modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information en 2019 obligent les organismes à publier de manière proactive certains types de renseignements d’intérêt public, y compris les documents d’information pour les ministres, les frais de voyage et d’accueil, et les contrats. De plus, les politiques du Conseil du Trésor (CT) exigent la divulgation proactive de renseignements additionnels.

La question du contrôle et de la surveillance de la publication proactive a été soulevée par le commissaire à l’information lors de son intervention devant le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique de la Chambre des communes (ETHI) le 7 mars, dans une évaluation interne du SCT achevée en 2022 et dans les réactions du public dans le rapport d’examen de l’accès à l’information présenté au Parlement. À l’heure actuelle, le commissaire à l’information n’a pas de pouvoirs de surveillance pour la publication proactive.

La Loi sur l’accès à l’information exige que tous les contrats de plus de 10 000 dollars soient divulgués de manière proactive dans les 30 jours suivant la fin des trois premiers trimestres d’un exercice fiscal et dans les 60 jours suivant la fin du quatrième trimestre

Les données pangouvernementales entre les exercices financiers de 2018-2019 et de 2019-2020 ont montré que le nombre de demandes d’accès à l’information a diminué pour tous les organismes autres qu’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).

De façon anecdotique, certains organismes ont signalé au SCT qu’elles n’ont connu aucun changement dans leurs demandes, tandis que d’autres ont signalé une augmentation des demandes d’accès à l’information liées aux publications proactives.

L’examen de l’accès à l’information lancé en juin 2020 portait notamment sur l’étude des possibilités d’améliorer la publication proactive tout en examinant l’harmonisation aux initiatives au sens large en matière de transparence et de responsabilité du gouvernement.

Alors que l’examen était en cours, le Bureau de l’audit interne et de l’évaluation du SCT a entrepris une évaluation de la publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information entre janvier et décembre 2021. Les constatations de cette évaluation ont également servi à appuyer l’étude de l’examen de la publication proactive.

L’examen et l’évaluation ont tous deux conclu que l’accès à l’information et la publication proactive sont un aspect essentiel pour établir un écosystème de l’information sain au Canada.

Bien que la nature législative des exigences en matière d’accès à l’information signifie que la liste des exigences ne peut être mise à jour sans examen par le Parlement, la mise en œuvre du programme actuel de publication proactive peut être appuyée par des modifications de la politique et des mises à jour technologiques.

En guise de suivi à évaluation, voici les principaux sujets que le SCT souhaiterait faire progresser : la promotion de l’utilisation du Portail du gouvernement ouvert, notamment en faisant de ce portail la plateforme prescrite pour toutes les publications proactives; le suivi et le compte rendu des activités de publication proactive par les institutions; la collaboration avec les utilisateurs des publications proactives de manière plus large et plus cohérente.

Divulgation proactive des marchés

Objet

Circonstances dans lesquelles le gouvernement du Canada divulgue publiquement les contrats.

Réponse

• Le gouvernement du Canada s’est engagé à assurer l’ouverture du gouvernement, la transparence et la responsabilité.
• Notre travail visant à publier de façon proactive l’information du gouvernement en vue d’assurer une plus grande transparence et responsabilité comprend la divulgation des activités d’approvisionnement des ministères, telles que définies dans la Norme relative aux données sur la passation de marchés ouverts, et nous continuons à chercher des occasions d’harmonisation avec la Norme à mesure que nous améliorons la divulgation de nos données.
• Les contrats de plus de 10 000 $ conclus par les ministères fédéraux sont divulgués de manière proactive sur le portail du gouvernement ouvert afin que les Canadiens et Canadiennes soient mieux à même de demander des comptes au gouvernement et aux responsables du secteur public.
• Des renseignements tels que le nom de l’entreprise, la valeur du contrat et une brève description du travail sont ainsi divulgués sur le portail.
• En outre, les appels d’offres du gouvernement sont également affichés publiquement sur AchatsCanada.canada.ca.
• Nous pilotons également l’inclusion d’autres types d’informations en vue d’une diffusion proactive, telles que : le nombre d’offres, la justification d’une source unique, les critères d’attribution des marchés concurrentiels et l’applicabilité du Programme de contrats fédéraux.

Contexte

En juin 2019, la Loi sur l’accès à l’information (LAI) modifiée a reçu la sanction royale mettant en vigueur l’exigence de publication proactive qui comprenait l’exigence que tous les marchés de plus de 10 000 $ soient divulgués de façon proactive dans les 30 jours suivant la fin des trois premiers trimestres d’un exercice financier et dans les 60 jours suivant la fin du quatrième trimestre.

Avant la mise à jour de la LAI en juin 2019, le gouvernement du Canada avait imposé des exigences de divulgation proactive au moyen de diverses politiques pour certains types de dépenses ou de mesures de gestion, y compris le 23 mars 2004, la publication obligatoire des marchés de plus de 10 000 $ et, sept mois plus tard, la publication obligatoire des subventions et des contributions de plus de 25 000 $.

Depuis le 1er janvier 2017, à l’appui du deuxième plan national pour un gouvernement ouvert, les ministères sont tenus de publier de manière proactive des informations sur les marchés et les modifications de plus de 10 000 $ dans une base de données centralisée et lisible par machine sur le Portail du gouvernement ouvert du SCT. Auparavant, les ministères publiaient des rapports de divulgation proactive sur leurs sites Web respectifs.

Comme le prévoit la LAI, la divulgation des marchés doit inclure les informations suivantes : a) l’objet du marché; b) les noms des parties; c) la durée visée; d) la valeur du marché; e) le numéro de référence attribué au marché, le cas échéant; f) toute autre information qui, conformément aux politiques du Conseil du Trésor (CT), doit être publiée.

En règle générale, tous les ministères, agences et autres organismes sont responsables de la communication en temps utile et de l’exactitude des contacts sur le portail du gouvernement. La LAI n’exige généralement pas des sociétés d’État qu’elles communiquent de manière proactive (à l’exception des sociétés désignées à l’annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques, comme il est indiqué à l’article 81 de la LAI, qui définit l’entité gouvernementale comme suit : (a) un ministère mentionné à l’annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques; b) une division ou une direction de l’administration publique fédérale mentionnée dans la colonne I de l’annexe I.1 de cette loi; c) une société mentionnée à l’annexe II de cette Loi).

Les informations divulguées excluent celles qui ne seraient pas divulguées en réponse à une demande d’accès à l’information, dont les renseignements de nature personnelle ou les documents confidentiels du Cabinet.

Outre les exigences de la LAI, les ministères doivent divulguer les renseignements de 31 autres champs obligatoires, y compris une description des travaux, si un marché public est visé par un accord commercial ou par un accord de revendication territoriale globale, la procédure d’appel d’offres (y compris si elle était concurrentielle ou non concurrentielle) et s’il s’agit d’un marché provenant du cabinet du ministre.

Les Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés aident les ministères à respecter leurs obligations en matière d’information en fournissant des conseils aux gestionnaires et aux spécialistes fonctionnels sur la désignation, la collecte, l’établissement de rapports et la publication de données sur les marchés.

Examen de l’accès à l’information

Entré en vigueur en 2019, le programme de publication proactive prévu par la loi est encore relativement nouveau (moins de quatre ans). En 2022, le SCT a conclu une évaluation interne de la publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI, qui recommande au SCT la façon de mieux épauler les institutions dans la mise en œuvre de la publication proactive.

L’évaluation a appuyé le premier examen législatif de la LAI, qui a été lancé en juin 2020 et s’est achevé en décembre 2022. L’un des résultats stratégiques sur lesquels portait le rapport d’examen visait à améliorer la confiance et la transparence dans les institutions. Par exemple, le gouvernement du Canada s’est engagé à examiner les moyens d’améliorer les informations publiées de manière proactive en vertu de la partie 2 de la LAI, et à renforcer la surveillance de la conformité des institutions.

Suite aux modifications du projet de loi C-58, qui sont entrées en vigueur en 2019, le président du Conseil du Trésor est tenu de mener un examen de la LAI tous les cinq ans et de déposer un rapport au Parlement. Comme le prévoit la LAI (paragraphe 93(2)), le rapport a été renvoyé au Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique (ETHI).

Financement, coûts et performance globale de l'AIPRP

Objet

La présidente est chargée de recueillir chaque année des statistiques sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Ces statistiques sont utilisées pour évaluer le rendement du programme d’accès à l’information du gouvernement du Canada.

Réponse

• Le gouvernement du Canada s’est engagé à faire en sorte que le processus d’accès à l’information assure la transparence et la responsabilité des institutions démocratiques canadiennes.
• Le Rapport statistique sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels pour l’exercice 2021-2022 résume les principales tendances par rapport aux données statistiques sur les programmes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels du gouvernement du Canada dans l’ensemble des institutions fédérales assujetties aux deux lois.
• Sur les 40 889 demandes d’accès à l’information fermées par les institutions, autres qu’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, au cours de l’exercice 2021-2022, un peu moins de 71 % ont été fermées dans les délais prévus par la loi, y compris les prorogations.
• Sur les 66 696 demandes de renseignements personnels fermées par des institutions, autres qu’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, au cours de l’exercice 2021-2022, 71 % ont été fermées dans les délais prescrits par la loi, y compris les prorogations.
• Ces pourcentages représentent une légère amélioration par rapport à la baisse enregistrée au cours de la dernière décennie.

Contexte

Nombre de demandes :

Le volume des demandes a plus que quintuplé au cours de la dernière décennie. En 2021-2022, les organisations fédérales ont reçu près de 223 000 demandes, et IRCC a reçu 80 % de toutes les demandes reçues.

• Lorsque IRCC est exclu, le volume de demandes a diminué de 2017-2018 à 2020-2021 avant d’augmenter en 2021-2022.
• La demande est imprévisible. Il y a 10 ans, sans compter IRCC, les organisations traitaient un peu moins de 10 millions de pages pertinentes aux demandes. En 2020-2021, le volume était de près de 9 millions. Mais au cours de cette période intermédiaire, nous avons vu deux pics à près de 25 millions de pages traitées. Les ressources sont limitées :
  • En 2017-2018, une demande adressée à l’Agence des services frontaliers du Canada concernait la production d’un jeu de données équivalant à environ 14,8 millions de pages.
  • En 2019-2020, le SCT a reçu trois demandes de vérifications menées au sein du Bureau du contrôleur général du Canada portant sur plus de 15 millions de pages.
• Un peu plus de 10 % des organismes assujettis à la Loi représentent 98,4 % des demandes reçues.
• IRCC représentait à lui seul 80 % de toutes les demandes d’accès à l’information en 2021-2022 et a connu une augmentation de 211,4 % au cours des 5 dernières années du nombre de pages traitées.
• Sur les 265 organismes relevant de l’accès à l’information, environ 150 reçoivent des demandes au cours d’une année donnée.
• Les organismes reçoivent plus de 10 000 demandes informelles par an.

Rendement :

• En juin 2022, le SCT a inauguré le Bureau de perfectionnement de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (BPC AIPRP) afin de fournir aux institutions une formation centralisée et un recrutement coordonné. Le BPC AIPRP est financé par les institutions au moyen de divers protocoles d’entente. L’engagement financier pour 2022-2023 était de 680 000 $.
• En 2021-2022, 56 % des institutions ont atteint la norme de 90 % des demandes traitées dans les délais prescrits par la loi. Il y a dix ans, c’était un peu plus de 60 %.
• Le nombre de demandes que les organismes sont en mesure de fermer a également augmenté, mais n’a pas suivi le rythme de l’augmentation du volume de demandes. Au cours de la dernière décennie, l’écart entre les demandes reçues et les demandes fermées s’est régulièrement creusé.
• Les demandes reportées en 2022-2023 ont totalisé près de 78 000, contre 43 719 pour la période précédente. Lorsqu’IRCC est exclu, les organismes ont commencé en 2021-2022 avec plus de la moitié du nombre de demandes qu’ils recevraient éventuellement, avec 24 140 demandes en cours contre 45 3334 demandes qui seraient reçues.

Frais d’administration relatifs à la LAI :

• Les coûts directs d’administration relatifs à la partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information en 2021-2022 s’élevaient à 94 millions de dollars.
• Actuellement, environ 80 % des coûts d’administration des ateliers sur l’accès à l’information sont pour les employés, 15 % pour les experts-conseils, le reste étant pour la TI et d’autres coûts.
• Une étude menée en 2022-2023 dans le cadre de l’examen de l’accès à l’information a révélé que le coût direct du traitement d’une page d’une demande d’accès à l’information est d’un peu plus de 5 $. La même étude a estimé qu’en tenant compte des coûts indirects (p. ex., le coût des experts en la matière qui collectent, examinent et font des recommandations sur les dossiers), le régime actuel coûte 195 millions de dollars à gérer.
• L’étude a également montré que le coût total de l’administration de la partie 2 de la Loi sur la publication proactive était estimé à environ 64 000 $ pour chaque bureau responsable d’un aspect du processus de publication proactive au sein d’un organisme. Comme pour l’administration de la partie 1 de la Loi, les dépenses salariales représentaient la quasi-totalité du coût total (99 %).
• À ce stade, il est important de noter que les frais juridiques engagés dans le cadre de l’administration de la Loi, ainsi que les coûts liés aux services de communication, n’ont pas été pris en compte dans l’étude.

Investissements du gouvernement dans le système d’accès à l’information :

Outre le financement d’environ 90 millions de dollars chaque année qui est exigé pour assurer l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, le gouvernement a investi d’autres sommes importantes pour le système sur l’AI.

Un montant supplémentaire de 67 millions de dollars est alloué chaque année à la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Budget de 2016 prévoyait un financement temporaire et permanent d’environ 15 millions de dollars pour le Commissariat à l’information.

Dans le Budget de 2021, on a investi 14,2 millions de dollars afin d’appuyer les activités d’accès à l’information - y compris 9,97 millions de dollars sur 3 ans afin d’appuyer de nouvelles améliorations de l’AIPRP en ligne et accélérer la divulgation proactive d’informations, ainsi que 4,25 millions de dollars sur 2 ans pour l’achèvement de l’examen sur l’AIPRP.

Nous sommes également conscients que des investissements particuliers ont été consentis à IRCC en tant que grand ministère en ce qui concerne le nombre de demandes d’accès à l’information.

Ces fonds supplémentaires ont permis, entre autres, d’atteindre les objectifs suivants :

• accroître la capacité du Commissariat à l’information de mettre en œuvre les changements résultant du projet de loi C-58;
• accroître la capacité des organisations à administrer la Loi sur l’accès à l’information;
• trouver des moyens innovants d’améliorer l’accès aux processus et aux technologies de l’information;
• appuyer l’achèvement de l’examen de la Loi sur l’accès à l’information.

Combien ont été investis dans l’examen de la Loi sur l’accès à l’information et à quoi a servi le financement?

• Le financement prévu dans le Budget de 2021 concernant l’exécution de l’examen (4,25 millions de dollars) a contribué à la création d’une équipe chargée de l’examen de l’accès à l’information qui compte environ 6 à 8 personnes et il a permis, entre autres activités, la publication d’un site Web spécifiquement dédié au soutien des activités de consultation du public et des Autochtones pour cet examen, ainsi que du financement afin d’appuyer la participation des peuples autochtones au processus d’examen.
  • Environ 3,45 millions de dollars pour les salaires des ETP et les frais généraux sur 2 ans.
  • Environ 0,8 million de dollars sont destinés aux coûts des biens et services, dont 100 000 $ dépensés pour appuyer les propositions des organisations autochtones.