Avis de mise en œuvre de la protection des renseignements personnels 2020‑02 : Définition de renseignements personnels – Personnel ministériel

1. Date d’entrée en vigueur

Le présent avis de mise en œuvre entre en vigueur le 6 juillet 2020.

2. Pouvoirs

Le présent avis de mise en œuvre est adopté en vertu de l’alinéa 71(1)d) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

3. Objectif

Le présent avis de mise en œuvre offre des conseils aux institutions relatives à l’application de l’exception à la définition de renseignements personnels prévue à l’alinéa 3j.1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il comprend à la fois un arbre de décision et des exemples de scénarios pour aider les institutions à déterminer comment traiter les renseignements personnels d’un conseiller ministériel, actuel ou ancien ou d’un membre, actuel ou ancien, du personnel ministériel, lorsque ces renseignements figurent dans des documents qui sont présentés en réponse à une demande en vertu de la partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information.

4. Contexte

Le 21 juin 2019, le projet de loi C-58 : Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence a reçu la Sanction royale. Le projet de loi modifie la Loi sur la protection des renseignements personnels afin d’ajouter une nouvelle exception à la définition de renseignements personnels pour l’application de l’article 7 (usage), de l’article 8 (communication) et de l’article 26 (renseignements concernant un autre individu) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de l’article 19 de la Loi sur l’accès à l’information.

La nouvelle exception à la définition de « renseignements personnels » prévue à l’article 3 est ainsi rédigée :

j.1) un conseiller ministériel, au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur les conflits d’intérêts, actuel ou ancien, ou un membre, actuel ou ancien, du personnel ministériel, au sens de ce paragraphe, en ce qui a trait au fait même qu’il soit ou ait été tel et à ses nom et titre;

Le projet de loi C-58 établi également des exigences juridiques pour une publication proactive, y compris la publication des frais de voyage et d’accueil des cabinets de ministres.

5. Orientation

L’exception de l’alinéa 3 j.1) s’applique aux documents créés à compter du 21 juin 2019, soit la date d’entrée en vigueur de la nouvelle disposition : voir l’article 3.02 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En ce qui concerne les documents créés avant le 21 juin 2019, cette exception ne s’applique pas.

L’exception à la définition de renseignements personnels applicable aux conseillers et au personnel ministériels se limite au membre, actuel ou ancien, du personnel ministériel; à leur nom et à leur titre.

Les autres renseignements tel que les fonctions, les responsabilités et les opinions ou points de vue de la personne donnés dans le cadre de son emploi, demeurent des renseignements personnels protégés par la Loi. Par conséquent, selon le contexte, lorsqu’un document qui répond à une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information contient le nom ou le titre du membre du personnel ministériel, ainsi que des références à ses tâches et fonctions, un caviardage peut être nécessaire pour protéger, par exemple, les renseignements sur les tâches et les fonctions du membre du personnel. L’exception ne peut être appliquée que si une institution a un très haut niveau de confiance que la divulgation des documents ne révélera pas de renseignements personnels.

Afin de déterminer les renseignements qui peuvent être communiqués, les institutions doivent également tenir compte des éléments suivants :

si la communication est autorisée par le paragraphe 19(2) de la Loi sur l’accès à l’information pour les raisons suivantes :
- l’individu concerné par les renseignements consent à leur communication (voir l’article 11.13.3 du Manuel de l’accès à l’information pour obtenir des directives sur la demande de consentement),
- l’information est accessible au public (par exemple en publiant proactivement des frais de déplacement),
- la communication est conforme à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
le risque de réidentification des membres du personnel ministériel dans les demandes d’accès à l’information en cours et dans les demandes futures ou celles qui ont déjà fait l’objet d’une publication.

Afin d’aider les institutions à appliquer cette exception, l’annexe A fournit un arbre de décision comme guide visuel et l’annexe B fournit des conseils sur les scénarios hypothétiques.

Les institutions sont encouragées à établir des procédures et des pratiques pour appuyer l’application uniforme de l’alinéa 3j.1) au sein de leur organisation. Les institutions sont également encouragées à documenter les justifications des décisions concernant l’alinéa 3j.1).

6. Application

Le présent avis de mise en œuvre s’applique aux institutions fédérales visées à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris toute société d’État mère ou filiale en propriété exclusive de ces sociétés. Cependant, il ne s’applique pas à la Banque du Canada.

7. Références

Lois

Instruments de politique connexes du Conseil du Trésor

Autres publications

Manuel de l’accès à l’information

8. Demandes de renseignements

Les membres du public peuvent communiquer avec les Demandes de renseignements du public du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir des renseignements concernant le présent avis de mise en œuvre.

Les employés des institutions fédérales peuvent communiquer avec leur coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour obtenir des renseignements concernant le présent avis de mise en œuvre.

Les coordonnateurs de l’AIPRP peuvent communiquer avec la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir des renseignements sur le présent avis de mise en œuvre.

Annexe A : Arbre de décision concernant l’application de l’alinéa 3j.1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Arbre de décision concernant l’application de l’alinéa 3j.1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Version textuelle ci-dessous: — Figure 1 : Arbre de décision concernant l’application de l’alinéa 3j.1) de la *Loi sur la protection des renseignements personnels*

Annexe B : Scénarios visant à aider les institutions à appliquer l’alinéa 3j.1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Vous trouverez ci-dessous des scénarios dans lesquels les informations décrites au paragraphe 3j.1) se trouvent dans des documents répondant à une demande d’accès à l’information. Les conseils fournissent une approche, mais il faut tenir compte de la manière dont la demande est rédigée et du contexte entourant les documents.

Outre l’application de l’alinéa 3j.1), les documents doivent être examinés pour déterminer si des exclusions ou des exemptions s’appliquent, en tout ou en partie, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI).

Scénario	Orientation
Un document de réponse à une demande d’accès à l’information créé le 2 juillet 2019 énumère uniquement les noms et les titres des membres du personnel du Cabinet du ministre.	Puisque le document a été créé le 21 juin 2019 ou après cette date, la liste de noms et de titres des membres du personnel et des conseillers ministériels peut être communiquée.
Un document de réponse à une demande d’accès à l’information créé le 2 juillet 2019 énumère uniquement les noms et les titres des membres du personnel du Cabinet du ministre entre le 1er janvier 2019 et le 30 juin 2019.	Puisque le document a été créé le 21 juin 2019 ou après, la liste de noms et de titres des membres du personnel et des conseillers ministériels peut être communiquée, y compris le nom et le titre de ceux qui n’exercent plus leur rôle, à compter du 21 juin 2019.
Un document de réponse à une demande d’accès à l’information créé le 2 juillet 2019 énumère uniquement les noms, les titres et les numéros de téléphone des membres du personnel du Cabinet du ministre entre le 1er janvier 2019 et le 30 juin 2019.	Puisque le document a été créé le 21 juin 2019 ou après, la liste de noms et de titres des membres du personnel et des conseillers ministériels peut être communiquée, y compris le nom et le titre de ceux qui n’exercent plus leur rôle, à compter du 21 juin 2019. Les numéros de téléphone des membres du personnel et des conseillers ministériels constituent des renseignements personnels qui sont protégés en vertu du paragraphe *19(1) de la LAI.* Les institutions devraient considérer si le paragraphe 19(2) de la LAI s’applique, surtout si les numéros de téléphone sont accessibles au public de façon continue - par exemple dans le répertoire publié sur GC (anciennement connu sous le nom de SAGE 2.0).
Un document de réponse à une demande d’accès à l’information comprend une liste des noms des participants à une conférence. Les membres du personnel ministériel figurent à la liste.	La demande est traitée en vertu de la partie 1 de la LAI. La participation à une conférence constitue des tâches et des fonctions des membres du personnel ministériel énumérés et, par conséquent, des renseignements personnels qui sont protégés en vertu du paragraphe 19(1) de la LAI. Si des frais de déplacement ont été engagés pour assister à la conférence certains renseignements sur les frais de déplacement, y compris l’objet du voyage, doivent être publiés de façon proactive et conformément à l’article 75 de la Partie 2 de la LAI, dans les 30 jours suivant la fin du mois au cours duquel les frais engagés ont été remboursés. Le paragraphe 80(3) de la LAI énonce que les renseignements devant être publiés au titre de l’article 75 ne sont pas des renseignements personnels pour l’application de cette exigence en matière de publication proactive. Par conséquent, à la suite de la publication des renseignements relatifs aux frais de déplacement, le dirigeant de l’institution peut exercer son pouvoir discrétionnaire de communiquer le nom du membre du personnel ministériel et le fait qu’il a assisté à une conférence en vertu de l’alinéa 19(2)b) de la LAI parce que le public a déjà accès à cette information en raison de sa publication proactive.
Un document de réponse à une demande d’accès à l’information comprend des renseignements sur un membre du personnel ministériel qui a assisté à une conférence en raison du dossier dont il traite.	Tel qu’il est décrit ci‑dessus, à la suite de la publication proactive relative à des renseignements sur les frais de déplacement, le nom et l’objet du déplacement du membre du personnel ministériel relativement à ces frais particuliers sont mis à la disposition du public et peuvent être communiqués dans la mesure où ces mêmes renseignements ont déjà été publiés. Le dirigeant de l’institution peut exercer son pouvoir discrétionnaire en vertu de l’alinéa 19(2)b) de la LAI. Les renseignements sur les tâches et les fonctions du membre du personnel figurant dans les documents demeureraient des renseignements personnels et ils sont protégés en vertu du paragraphe *19(1) de la LAI.* Les institutions devraient considérer si le paragraphe 19(2) de la LAI s’applique.
Un document répondant à une demande d’accès à l’information comprend une correspondance associée au déplacement d’un membre du personnel ministériel.	Tel qu’il est décrit ci‑dessus, à la suite de la publication proactive des renseignements sur les frais de déplacement, le nom et l’objet du déplacement du membre du personnel ministériel relativement à ces frais particuliers peuvent être communiqués dans la mesure où ces mêmes renseignements ont déjà été publiés. Cette décision relève du pouvoir discrétionnaire du dirigeant de l’institution en vertu de l’alinéa 19(2)b) de la LAI. Toutefois, toute opinion du membre du personnel ministériel ou tout autre renseignement sur lui figurant dans la correspondance demeurent des renseignements personnels et ils sont protégés en vertu du paragraphe *19(1) de la LAI.* Les institutions devraient considérer si le paragraphe 19(2) de la LAI s’applique.
Un document répondant à une demande d’accès à l’information comprend une facture d’un hôtel où un membre du personnel ministériel a séjourné comme pièce justificative pour une demande de remboursement de frais de voyage. La facture comprend le nom et l’adresse personnelle du membre du personnel ministériel.	Comme ci-dessus, à la suite de la publication proactive des informations sur les frais de voyage, la facture du membre du personnel ministériel peut être divulguée en partie dans la mesure où ces mêmes informations sont déjà publiées. Cela est à la discrétion du responsable de l’institution en vertu de l’alinéa 19(2)b) de la LAI. L’adresse personnelle du membre du personnel ministériel qui figure sur la facture est protégée en vertu du paragraphe 19(1) de la LAI. Les institutions devraient déterminer si le paragraphe 19(2) de la LAI s’applique.
Un document répondant à une demande d’accès à l’information comprend une chaîne de courriels d’un membre du personnel ministériel reçue en raison du dossier dont il traite. La chaîne de courriels comprend des commentaires entre les employés du gouvernement qui recommandent des mesures à prendre. Dans certains cas, le nom du membre du personnel ministériel figure en « cc » et, dans d’autres cas, il est le destinataire. Dans ce scénario, le nom du membre du personnel ministériel et les renseignements qui révèlent ses tâches et ses fonctions sont inextricablement liés.	Le nom et le titre du membre du personnel ministériel, en combinaison avec les renseignements liés à ses tâches et fonctions, sont protégés en vertu du paragraphe 19(1) de la LAI puisque ces renseignements répondent au critère de la catégorie des renseignements personnels. Afin d’appliquer l’exception prévue à l’alinéa 3j.1), les renseignements demandés doivent être clairement visés par l’exception et, par conséquent, la séparation des documents peut présenter un risque de réidentification. Les institutions devraient considérer si le paragraphe 19(2) de la LAI s’applique.
Un document répondant à une demande d’accès à l’information comprend un courriel d’un membre du personnel ministériel envoyé à un employé du gouvernement. Le courriel comporte des commentaires du membre du personnel ministériel dans le cadre d’une discussion sur des options avec l’employé du gouvernement. Dans ce scénario, le nom du membre du personnel ministériel et les renseignements qui révèlent ses tâches et ses fonctions sont inextricablement liés.	Le nom, le titre et les renseignements du membre du personnel ministériel, en combinaison avec les renseignements liés à ses tâches et fonctions sont protégés en vertu du paragraphe 19(1) de la LAI puisque ces renseignements répondent au critère de la catégorie des renseignements personnels. Afin d’appliquer l’exception prévue à l’alinéa 3j.1), les renseignements demandés doivent être clairement visés par l’exception et, par conséquent, la séparation des documents peut présenter un risque de réidentification. Les institutions devraient considérer si le paragraphe 19(2) de la LAI s’applique.

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Date de modification :: 2020-07-14

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