Cartes d'achat 350-4

Instruments habilitants

But

  • Énoncer la marche à suivre pour l'administration et le contrôle des cartes d'achat au Service correctionnel du Canada (SCC)

Champ d'application

La présente directive décrit les rôles et les responsabilités du dirigeant principal des finances, des coordonnateurs national et régionaux des cartes d'achat, des gestionnaires de budget, des autorités fonctionnelles et des détenteurs de carte concernant l'administration et/ou l'utilisation des cartes d'achat


Directive financière

Correctional Service Canada badge

Numéro : 350-4

En vigueur : 2015-04-27

Sujets connexes

CONTENU

Responsabilités

  1. Le dirigeant principal des finances :
    1. établira des pratiques et contrôles de gestion axés sur les risques
    2. nommera un coordonnateur national des cartes d'achat au sein de la Direction générale du contrôleur, à l'administration centrale
    3. s'assurera que les coordonnateurs national/régionaux des cartes d'achat, les gestionnaires de budget, les autorités fonctionnelles et les détenteurs de carte connaissent leurs responsabilités
    4. s'assurera que la formation requise est fournie au personnel
    5. déterminera les types d'articles qui peuvent être achetés à l'aide des cartes d'achat, la valeur maximale des achats et toute limite/restriction relativement à l'utilisation des cartes d'achat
    6. s'assurera que les paiements sont effectués avant la date d'échéance et selon les modalités de paiement établies.
  2. Les contrôleurs régionaux :
    1. s'assureront que des vérifications des comptes ayant trait aux achats et aux paiements sont effectuées régulièrement et conformément à la présente directive
    2. demanderont des éclaircissements et/ou prendront des mesures correctives, au besoin.
  3. Le directeur, Opérations financières, à l'administration centrale :
    1. s'assurera que la preuve des résultats des vérifications est conservée pour évaluer la conformité avec le cadre de gestion du risque et aux fins d'assurance de la qualité et de vérification
    2. certifiera, selon l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les relevés mensuels consolidés
    3. émettra sans tarder le paiement au fournisseur de la carte de crédit tel qu'il est indiqué à l'annexe B.
  4. Les responsables régionaux des Finances relevant des contrôleurs régionaux :
    1. mèneront des vérifications régulières des comptes afin de s'assurer que les achats sont conformes à la présente directive
    2. superviseront le processus de vérification après paiement en veillant au respect des exigences relatives à l'échantillonnage statistique
    3. valideront l'authenticité de la signature du gestionnaire de budget en se fondant sur la carte de spécimen de signature correspondante
    4. aviseront le détenteur de carte et/ou le gestionnaire de tout écart
    5. demanderont des précisions et prendront des mesures correctives, au besoin (la preuve des résultats de la vérification doit être conservée dans un dossier aux fins de conformité avec le cadre de gestion du risque, d'assurance de la qualité et de vérification).
  5. Le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel :
    1. supervisera le coordonnateur national des cartes d'achat
    2. fera rapport de l'utilisation des cartes d'achat au contrôleur national
    3. veillera à ce que les transactions applicables soient consignées dans le Module sur les immobilisations du Système de gestion des finances et du matériel du Service
    4. établira et communiquera les politiques et les procédures internes.
  6. Le coordonnateur national des cartes d'achat :
    1. gérera le programme des cartes d'achat du Service
    2. fournira une orientation au sujet des politiques et des procédures relatives aux cartes d'achat
    3. aidera à élaborer et à maintenir un programme de formation à l'intention des détenteurs de carte
    4. assurera la liaison auprès de la société émettrice des cartes d'achat pour fixer les exigences relatives aux rapports de gestion et régler les problèmes liés aux cartes d'achat
    5. procédera à la surveillance de toute transaction de 10 000 $ et plus lorsque la carte d'achat est utilisée conformément aux modalités de paiement précisées dans un contrat, tel qu'il est indiqué dans la section Surveillance de la présente directive
    6. surveillera l'utilisation des cartes d'achat et en rendra compte au directeur, Services de contrats et de gestion du matériel
    7. informera les coordonnateurs régionaux des cartes d'achat et/ou les responsables régionaux des Finances de tous les problèmes et/ou toutes les préoccupations qui devraient être portés à l'attention des gestionnaires de budget et/ou des détenteurs de carte
    8. assurera la tenue à jour d'un registre des détenteurs de carte au palier régional.
  7. Les coordonnateurs régionaux des cartes d'achat :
    1. procéderont à la surveillance et à l'orientation des unités opérationnelles et les aviseront de tout problème et/ou de toute préoccupation
    2. examineront et traiteront les demandes et tiendront à jour le registre des détenteurs de carte dans leur région
    3. présenteront les demandes de carte d'achat à la société émettrice et distribueront les cartes d'achat
    4. informeront les détenteurs de carte de leurs obligations et responsabilités et leur feront signer le formulaire Carte d'achat – Consentement et accusé de réception (CSC/SCC 1095) avant de leur remettre leur carte
    5. obtiendront une copie signée du Formulaire de consentement du gestionnaire du budget (CSC/SCC 1095-1)
    6. signaleront l'annulation, la perte ou le vol de toute carte d'achat à la société émettrice et récupéreront la carte en vue de sa destruction (s'il y a lieu)
    7. s'assureront que les cartes sont temporairement suspendues lorsque le détenteur est en congé prolongé pendant au moins trois semaines
    8. surveilleront l'utilisation des cartes d'achat au moyen de processus d'échantillonnage courants
    9. signaleront les éventuels cas d'infractions graves au directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, ou au coordonnateur national des cartes d'achat.
  8. Les gestionnaires de budget :
    1. recommanderont, en fournissant une justification écrite, les employés qui devraient détenir une carte d'achat et s'assureront qu'ils remplissent la Demande de carte d'achat (CSC/SCC 1490) pour toute demande de nouvelle carte, de changement ou d'annulation ayant trait aux comptes autorisés dans le cadre de leur budget
    2. recommanderont des limites de crédit raisonnables en fonction de l'utilisation prévue, du budget disponible et de besoins récurrents, de façon périodique ou lorsque les responsabilités changent
    3. signeront le Formulaire de consentement du gestionnaire du budget (CSC/SCC 1095-1)
    4. s'assureront qu'une carte de spécimen de signature est remplie et approuvée pour chaque détenteur de carte d'achat possédant des pouvoirs de dépenser et/ou des pouvoirs financiers délégués en vertu de l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers
    5. s'assureront que le solde disponible non grevé est suffisant avant d'effectuer des transactions avec la carte d'achat ou de fournir un engagement écrit pour les dépenses et/ou une autorisation d'effectuer des transactions au détenteur de carte, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements
    6. s'assureront que la vérification des comptes est effectuée conformément à la Directive sur la vérification des comptes
    7. certifieront, aux termes de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les relevés des détenteurs de carte au moins une fois par mois
    8. s'assureront qu'une formation et/ou des renseignements adéquats sont fournis au détenteur de carte de sorte qu'il comprenne bien ses responsabilités et ses obligations
    9. lorsqu'un détenteur de carte est en congé pendant plus de trois semaines, s'assureront d'en informer le coordonnateur régional des cartes d'achat et veilleront à ce que des mesures appropriées soient prises pour protéger la carte
    10. s'assureront que la carte est retournée au coordonnateur régional des cartes d'achat au moment du départ, de la suspension des privilèges ou de la mutation régionale d'un employé, conformément aux procédures de départ des employés du SCC, qui nécessitent entre autres que l'employé remplisse le formulaire Autorisation de départ pour l'employé(e), contractuel(le) et autre personne (CSC/SCC 0816).
  9. Les détenteurs de carte :
    1. signeront le formulaire Carte d'achat – Consentement et accusé de réception (CSC/SCC 1095)
    2. rempliront et tiendront à jour une carte de spécimen de signature s'ils se voient déléguer des pouvoirs de dépenser et/ou des pouvoirs financiers en vertu de l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers
    3. s'assureront que la personne dont le nom apparaît sur la carte d'achat est la seule qui l'utilise
    4. éviteront de prêter la carte d'achat à un autre employé ou à une partie externe
    5. s'assureront que leur carte est utilisée uniquement pour effectuer des achats et des paiements autorisés par le gouvernement, conformément aux restrictions établies dans la présente directive et aux limites prévues dans l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du SCC
    6. n'exerceront pas le pouvoir de signer des documents financiers pour le règlement des relevés de leur carte d'achat, quelles que soient les circonstances (il importe de souligner que les articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'appliquent)
    7. obtiendront, avant d'effectuer un achat, une autorisation suffisante et appropriée du gestionnaire de budget auquel est délégué le pouvoir de dépenser, s'ils ne détiennent pas le pouvoir délégué requis
    8. protégeront les renseignements ayant trait à la carte et s'assureront que cette dernière est conservée dans un endroit sécuritaire en tout temps quand elle n'est pas utilisée
    9. éviteront d'obtenir des points de récompense de la part du fournisseur pour eux-mêmes et/ou de retirer un avantage personnel réel ou apparent des achats effectués
    10. aviseront immédiatement le coordonnateur régional des cartes d'achat et l'émetteur de la carte en cas de perte ou de vol de la carte, ou encore de dommages causés à celle-ci
    11. fourniront la preuve d'approbation des transactions et la documentation justificative afférente au relevé de la carte d'achat conformément à la Directive sur la vérification des comptes
    12. retourneront la carte au coordonnateur compétent dès qu'une telle demande est formulée, que le détenteur est muté au sein du SCC ou que son emploi prend fin
    13. procéderont à la vérification et au rapprochement des relevés mensuels, à l'aide du Module sur les cartes d'achat du gouvernement (CAG) dans le Système de gestion des finances et du matériel du Service, ou délégueront cette tâche au personnel administratif (utilisateur régulier de CAG)
    14. prépareront et enverront, dans les délais prescrits, les lots de documents financiers (relevé de la carte d'achat, factures, formulaires applicables et rapport signé du registre des cartes d'achat par centre de responsabilité du SIGFM) à la Division régionale des opérations financières
    15. régleront les écarts et les différends
    16. communiqueront avec le coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle pour s'assurer que les transactions applicables sont consignées dans le Module sur les immobilisations du Système de gestion des finances et du matériel du Service, conformément à la DF 350-1 – Gestion des biens
    17. respecteront les politiques et pratiques du SCC sur les marchés en ce qui concerne les offres concurrentielles, les coûts liés au cycle de vie, les considérations environnementales et le meilleur rapport qualité-prix
    18. utiliseront les offres à commandes obligatoires de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), le cas échéant
    19. confirmeront le caractère sécuritaire du site Web et obtiendront l'assurance que la transaction est enregistrée auprès du fournisseur voulu avant de procéder aux achats par Internet, comme il est indiqué à l'annexe C
    20. s'assureront que la politique relative à la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée, la taxe de vente du Québec et la taxe de vente provinciale est respectée lors de tout achat effectué avec la carte, comme il est indiqué au chapitre 5 du Manuel de comptabilité du SCC.

Procédures

Exigences

  1. La présente directive n'a pas préséance sur les politiques et procédures du SCC relatives aux marchés ni sur les exigences quant à la délégation des pouvoirs de dépenser et/ou des pouvoirs financiers.
  2. On ne peut diviser les achats en de multiples transactions pour arriver sous le seuil des 10 000 $ (incluant les taxes applicables et les frais supplémentaires), car cela serait considéré comme un fractionnement de marché, une pratique contraire aux politiques du SCC et du Conseil du Trésor en matière de passation de marchés.
  3. La taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée doit être payée sur tous les biens et/ou services achetés par les détenteurs de carte d'achat. La taxe de vente provinciale n'a pas à être payée sur de tels achats, sauf s'il s'agit d'achats faits par le SCC au nom d'un détenu (achats effectués pour des détenus), conformément au chapitre 5 du Manuel de comptabilité du SCC. Dans le cas d'achats effectués dans la province du Québec, les détenteurs de carte doivent payer la taxe de vente du Québec (les certificats d'exemption ne pourront plus être utilisés).
  4. Lorsque le détenteur de carte n'a pas été investi des pouvoirs de dépenser ou que la valeur de la transaction excède les pouvoirs qui lui sont délégués, une personne possédant le niveau d'autorité requis doit préautoriser les achats faits par le détenteur de carte. Une preuve valide, lisible et indélébile de la préautorisation doit être consignée afin d'appuyer le paiement du relevé de la carte d'achat. Voir l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers.
  5. Quand la carte d'achat est utilisée comme mode de paiement, le gestionnaire de budget ne peut négocier directement un marché dont la valeur dépasse les pouvoirs d'exécuter des transactions qui lui sont délégués. Une demande de marché doit être transmise aux responsables des Services de contrats et de gestion du matériel. Une clause dans le marché précisera que la carte d'achat constitue le mode de paiement préféré. Dans de tels cas, les paiements doivent respecter les modalités du marché ainsi que les conseils fournis par le Comité national/régional d'examen des marchés dans le cadre du processus d'approbation du marché.
  6. Toutes les transactions applicables doivent être consignées dans le Module sur les immobilisations du Système de gestion des finances et du matériel du Service lorsqu'une carte d'achat est utilisée pour des biens, conformément à la DF 350-1 – Gestion des biens.

Admissibilité et restrictions

  1. Pour être admissible à une carte d'achat, l'employé doit :
    1. être un employé du SCC nommé pour une période indéterminée ou, dans des circonstances exceptionnelles, un employé nommé pour une période déterminée qui possède au moins six mois de service continu au sein du SCC (les employés occasionnels, les étudiants, les employés nommés pour une période déterminée qui possèdent moins de six mois de service continu et les consultants – y compris les services d'aide temporaire – ne peuvent obtenir une carte d'achat)
    2. avoir un besoin opérationnel d'utiliser une carte d'achat pour exécuter les tâches qui lui sont assignées
    3. faire approuver la Demande de carte d'achat (CSC/SCC 1490) par le gestionnaire de budget
    4. avoir réussi la formation sur les achats écologiques (voir la section Formation de la présente directive)
    5. remplir et signer le formulaire Carte d'achat – Consentement et accusé de réception (CSC/SCC 1095)
    6. obtenir une carte de spécimen de signature approuvée, s'il y a lieu.

Utilisations recommandées

  1. La carte d'achat devrait être utilisée, entre autres, pour les types de transactions approuvées suivantes :
    1. comme outil d’approvisionnement pour l’achat de biens et/ou de services d’un montant inférieur à 10 000 $ par transaction. Ce montant englobe le coût d’achat du bien et/ou du service, les frais de livraison et d’installation, toutes les taxes applicables et tout autre coût additionnel associé à l’achat (il n’est pas nécessaire de créer un bon de commande dans Approvisionnement Internet). La carte d’achat ne doit pas être utilisée pour l’acquisition de biens ou de services assortis de conditions
    2. comme méthode de paiement pour les marchés dont les conditions générales du gouvernement indiquent que la carte d’achat est le mode de paiement préféré. Un engagement (bon de commande ou demande) doit être créé dans Approvisionnement Internet avant le paiement des marchés évalués à 1 000 $ ou plus
    3. comme méthode de paiement pour les commandes subséquentes à une offre à commandes pour lesquelles la carte d’achat constitue le mode de paiement préféré. Un engagement (bon de commande ou demande) doit être créé dans Approvisionnement Internet avant le paiement des commandes, peu importe la valeur de celles-ci
    4. comme solution de paiement préférable à la petite caisse (lorsque cela est possible)
    5. l’équipement et les fournitures de bureau achetés dans le cadre d’offres à commandes obligatoires de TPSGC
    6. la formation [le formulaire Demande et autorisation de formation (GC 211) doit être approuvé avant la présentation de la facture aux fins de paiement]
    7. les abonnements collectifs et les renouvellements [le formulaire Demande d’adhésion/Renouvellement d’adhésion (CSC/SCC 0488) doit être approuvé avant la présentation de la facture aux fins de paiement]
    8. les frais d’accueil d’un coût combiné de moins de 200 $ associés à une seule activité, accompagnés d’une Demande d’autorisation pour offrir de l’accueil (CSC/SCC 0681) dûment remplie et approuvée (et de la feuille de calcul sur l’estimation des coûts de l’accueil et le rapprochement dûment remplie, s’il y a lieu) avant la présentation de la facture aux fins de paiement
    9. les frais liés à des conférences [la Demande de participation à une conférence (CG 170) doit être approuvée avant la présentation de la facture aux fins de paiement]
    10. comme mode de paiement préféré pour les services d’aide temporaire (lorsque cela est possible).

Utilisations interdites

  1. La carte d'achat ne doit pas être utilisée, entre autres, pour les types de transactions suivantes :
    1. avances de fonds
    2. achats personnels
    3. transactions illégales ou frauduleuses
    4. dépenses liées aux voyages conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte
    5. la plupart des frais liés à l'utilisation et à l'entretien du parc automobile conformément à la DSI 335 – Gestion du parc automobile, à l'exclusion :
      1. des frais d'immatriculation d'un véhicule
      2. de l'achat régulier de fournitures visant uniquement à constituer un stock d'articles en inventaire comme des batteries, des pneus, de l'huile, des filtres et des pièces de rechange
      3. des cas où un fournisseur n'accepte pas une carte de crédit du parc automobile
    6. transactions interministérielles
    7. logiciels et matériel informatique (à moins d'avoir obtenu une approbation du Bureau de service national de la technologie de l'information)
    8. marchandises contrôlées (p. ex., munitions et armes à feu)
    9. frais d’accueil d’un coût combiné de 200 $ ou plus associés à une seule activité [excluant les demandes approuvées d’autorisation générale en matière d’accueil pour de multiples sous‑activités liées à une activité récurrente sur une période de temps déterminée (p. ex., réunions mensuelles d’un comité consultatif de citoyens)]
    10. acquisition de biens ou de services assortis de conditions.

Achats effectués pour des détenus

  1. Lorsque le SCC effectue, au nom de détenus, des achats autorisés à l'aide du Fonds de fiducie des détenus ou de la Caisse de bienfaisance des détenus, une carte d'achat désignée à cette fin est requise. Dans un tel cas, le détenteur de carte pourrait se voir assigner deux cartes d'achat : une servant aux achats pour les détenus et l'autre servant aux achats liés aux activités du SCC.

Formation

  1. Les gestionnaires de budget doivent suivre la formation obligatoire qui est indiquée dans la Directive sur l'administration de la formation indispensable du Conseil du Trésor ainsi que la formation requise du SCC.
  2. Tous les détenteurs de carte doivent suivre le Module d'apprentissage en ligne sur les politiques et les procédures pour les cartes d'achat (obligatoire) avant d'obtenir et d'utiliser une carte d'achat.
  3. Tous les détenteurs de carte doivent suivre la formation obligatoire en ligne sur les Achats écologiques (C215) fournie par l'École de la fonction publique du Canada, conformément à la Directive environnementale sur l'approvisionnement écologique figurant dans la DF 350-3 – Passation de marchés. Les employés occupant un poste de gestionnaire de budget ou exécutant des fonctions administratives financières liées à l'utilisation de la carte d'achat sont également encouragés à suivre la formation en ligne sur les achats écologiques.
  4. Les détenteurs de carte, les utilisateurs réguliers de CAG et les coordonnateurs des cartes d'achat doivent se reporter au Module d'apprentissage en ligne sur les CAG pour obtenir des consignes relatives au Système de gestion des finances et du matériel du Service.

Surveillance

  1. Le directeur, Opérations financières, à l'administration centrale supervisera et gérera la vérification des comptes et la vérification après paiement des transactions effectuées à l'aide des cartes d'achat.
  2. Le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, supervisera le processus de contrôle des transactions et des rapports consolidés de l'émetteur des cartes pour assurer le respect des pratiques relatives à la procédure d'achat, à l'inventaire et/ou à la gestion des biens, incluant confirmer que les transactions sont légitimes selon les modalités d'un contrat attribué.

Conséquences

  1. En cas de non-conformité avec la présente directive, il faut prendre des mesures correctives telles que la prestation de formation supplémentaire, l'apport de changements aux procédures et aux systèmes, l'annulation de la carte d'achat, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires, le recouvrement des dépenses interdites engagées et autres mesures jugées appropriées.
  2. Il importe de rappeler aux employés que les articles 76 à 81 (responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (fraudes envers le gouvernement), 122 (abus de confiance), 322 (vol) et 380 (fraude) du Code criminel.

Demandes de renseignements

  1. Services de contrats et de gestion du matériel
    Administration centrale
    Courriel : Gen-NHQcontractingandmaterielservices@csc-scc.gc.ca

Commissaire adjointe,
Services corporatifs

Original signé par :
Liette Dumas-Sluyter

Annexe A - Renvois et définitions

RENVOIS

DÉFINITIONS

Carte d'achat : carte de paiement émise en vertu d'un marché conclu entre une société émettrice de cartes de crédit et le gouvernement du Canada pour l'achat et le paiement de biens et services, opérations officielles autorisées pour le compte du gouvernement.

Commande subséquente à une offre à commandes : commande émise en vertu des pouvoirs de l'utilisateur autorisé en bonne et due forme, dans le cadre d'une offre à commandes précise de TPSGC. Lorsqu'on passe une commande subséquente à une offre à commandes, on accepte cette offre pour les biens ou les services commandés ou pour les deux à la fois, ce qui donne lieu à un contrat.

Détenteur de carte : employé qui est nommé par son gestionnaire de budget pour recevoir une carte d'achat émise en son nom ou, dans le cas d'une carte d'achat émise au nom d'une entité organisationnelle, employé à qui la carte est assignée afin d'acheter des biens et services pour l'entité organisationnelle nommée sur la carte.

Engagement des dépenses : pouvoir d'engager des dépenses ou de s'engager à obtenir des biens ou des services qui occasionneront des dépenses.

Fractionnement des marchés : pratique qui consiste à diviser un besoin en un certain nombre de transactions plus petites pour contourner les contrôles ou les pouvoirs d'approbation de marchés. Cette pratique contrevient aux instruments de politique du SCC et du Conseil du Trésor.

Gestionnaire de budget : gestionnaire d'un certain centre de responsabilité qui a le pouvoir d'attestation délégué en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Limite de crédit : montant maximal des frais qui peuvent être portés à une carte d'achat au cours d'une période comptable.

Offre à commandes : offre faite par un fournisseur de fournir sur demande à des clients des biens et/ou des services selon des prix ou une base de tarification préétablis et conformément à des modalités définies pour une durée précisée. On conclut un contrat distinct chaque fois qu'on passe une commande subséquente à une offre à commandes. Lorsqu'on passe une commande subséquente, les modalités sont déjà établies, et le Canada doit accepter sans condition l'offre du fournisseur.

Pouvoir d'attestation : en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, pouvoir d'attester, avant un paiement, l'exécution d'un marché ainsi que le montant, les droits et l'admissibilité au titre du paiement.

Pouvoir d'exécuter une opération : pouvoir de conclure un marché, y compris les acquisitions par carte d'achat, ou d'approuver des droits reconnus par la loi.

Pratiques et contrôles de gestion : politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en œuvre ses programmes et d'exercer ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d'atteindre ses objectifs.

Relevé consolidé : demande de paiement d'une société émettrice de cartes d'achat en fonction des soldes de comptes non réglés d'un groupe prédéterminé de détenteurs de carte.

Transaction : montant maximal qui peut être dépensé par achat ou transaction, et non par article.

Utilisateur régulier de cartes d'achat du gouvernement (CAG) : personne qui se servira du Module sur les CAG dans le Système de gestion des finances et du matériel du Service. Cette personne peut être un détenteur de carte ou non. Si elle n'est pas un détenteur, elle entrera le codage financier des achats d'un ou de plusieurs détenteurs de carte.

Annexe B

GESTION ET PAIEMENT PAR LES FINANCES
DU RELEVÉ MENSUEL CONSOLIDÉ DES CARTES D'ACHAT

  1. Destinataires

    Les présentes procédures s'adressent aux coordonnateurs national/régionaux des cartes d'achat, aux responsables des Opérations financières de l'administration centrale (AC), aux responsables de la Comptabilité corporative de l'AC, au Groupe des systèmes de contrôle financier de l'AC, à CORCAN et aux responsables des Opérations financières régionales.

  2. But et portée

    Le but des présentes procédures est d'établir des rôles, des responsabilités et des procédures clairs pour la gestion et le paiement du relevé mensuel consolidé des cartes d'achat au SCC.

  3. Contexte

    Les Opérations financières de l'AC, au sein de la Direction générale du contrôleur, exercent la responsabilité déléguée de gérer et d'acquitter le relevé consolidé des cartes d'achat pour le SCC et au nom de CORCAN.

  4. Exigences

    Le SCC reçoit un relevé mensuel consolidé qui est payé centralement par les Opérations financières de l'AC et qui comprend les transactions de CORCAN. Les Opérations financières de l'AC sont chargées du paiement de toutes les transactions portées sur des cartes d'achat. Par conséquent, aucun paiement pour une carte d'achat ne peut être émis directement à la société émettrice de cartes de crédit (BMO) par un détenteur ou par une région.

    Les articles facturés contestés sont également acquittés centralement, et un crédit sera accordé par BMO au besoin. Les crédits accordés par BMO doivent être traités dans le SIGFM de la même façon qu'une transaction ordinaire.

    Les détenteurs de carte ou leur délégué (p. ex., utilisateur régulier de CAG) peuvent demander l'accès au site Web BMO détails en-direct en communiquant avec leur coordonnateur régional des cartes d'achat. Grâce à l'accès en direct, les détenteurs peuvent télécharger des relevés mensuels personnels et visionner des transactions au quotidien.

  5. Instructions relatives au processus opérationnel

    Tous les jours
    Les fichiers BMO sont enregistrés dans le Module sur les CAG. Systèmes financiers, AC
    Entrer les renseignements dans le Module sur les CAG avant d'émettre une carte au nom du détenteur. Nota : Les détenteurs de carte sont créés par le Groupe des systèmes de contrôle financier dans le Module sur les CAG à la demande des coordonnateurs des cartes d'achat. Coordonnateurs des cartes d'achat
    et
    Systèmes financiers, AC
    Le jour ouvrable suivant la fin de la période de facturation
    (la période de facturation se termine le 3e jour du mois)
    Exécuter le rapport Sommaire des passifs CAG après 14 h (heure de l'Est) afin de s'assurer que le dernier fichier journalier a été traité. CORCAN et
    les régions du SCC
    Récupérer la facture de BMO dans la boîte. Opérations financières, AC
    1er jour ouvrable suivant la fin de la période de facturation
    Exécuter le rapport Liste des rapprochements tôt le matin (peut être préprogrammé dans le SIGFM). CORCAN et
    les régions du SCC
    Rapprocher la facture de BMO avec le Rapport sommaire des passifs par centre de responsabilité et segment d'équilibre des CAG et les comptes de passif en attente dans le SIGFM – en cas de rajustements SCC CORCAN. Opérations financières, AC
    Émettre le paiement à BMO avant le huitième jour du mois, par dépôt direct. Le numéro de facture utilisé sera 20XX-XX, qui apparaît sur la facture de BMO (les Opérations financières de l'AC factureront par la suite CORCAN pour sa part de la facture consolidée une fois le processus de paiement terminé par le SCC). Opérations financières, AC
    14e et 16e jours du mois et 5e jour du mois suivant
    (ensuite chaque lundi jusqu'à la fin de l'année)
    Exécuter un processus de rapprochement. Des avis seront envoyés automatiquement aux utilisateurs réguliers de CAG qui ont des transactions non rapprochées. Systèmes financiers, AC
    Entre le 17e jour et la fin du mois
    Exécuter le rapport Liste des rapprochements et faire un suivi auprès des utilisateurs réguliers de CAG qui ont reçu des avis. Systèmes financiers, AC
    Une fois par semaine
    Assurer la surveillance, à l'échelle nationale, des transactions en attente et s'assurer que les mesures correctives nécessaires sont prises par les coordonnateurs régionaux des cartes d'achat (se reporter aux Instructions relatives aux interrogations d'achats en suspens plus bas). Services de contrats et de gestion du matériel, AC,
    et
    coordonnateurs des cartes d'achat
    Une fois par mois
    Rapprocher les comptes « dépenses en attente » (affectation 225) avec le total des transactions « ouvertes », « en attente » et « complétées » à l'aide d'une analyse de compte et du rapport Liste des rapprochements CAG. Toute anomalie devrait être signalée à la Comptabilité corporative de l'AC. La Comptabilité corporative mène ces vérifications. CORCAN et
    les régions du SCC
    Exécuter le Rapport du registre des cartes d'achat par centre de responsabilité (article 34), le faire signer par le gestionnaire de budget délégué et le transférer aux Opérations financières régionales. Détenteurs/utilisateurs réguliers de CAG
    S'assurer que tous les Rapports du registre des cartes d'achat par centre de responsabilité (article 34), ainsi que les documents à l'appui, ont été reçus avant le 20e jour du mois et effectuer la vérification après paiement. Utiliser le rapport Liste des rapprochements exécuté le 3e jour pour s'assurer que tous les rapports ont été reçus. CORCAN,
    Opérations financières et
    les régions du SCC
    Effectuer le rapprochement des comptes « dépenses en attente » et « passifs en attente » avec le grand livre. Comptabilité corporative
    Analyser les problèmes soumis par les régions en ce qui a trait au rapprochement du compte « dépenses en attente ». Comptabilité corporative
    Tous les trois mois
    Effectuer un examen de la qualité des achats faits avec la carte d'achat. Services de contrats et de gestion du matériel, AC
    et coordonnateurs des cartes d'achat
  6. Instructions relatives aux interrogations d'achats en suspens

    Tous les coordonnateurs des cartes d'achat peuvent effectuer des enquêtes sur les achats en suspens dans le Module sur les CAG (SIGFM). Le formulaire Interrogation d'achats en suspens donne la liste des transactions faites par carte d'achat qui n'ont pu être imputées dans le Module sur les CAG (peut-être parce que le détenteur de carte n'a pas encore été créé ou que des renseignements erronés sur la carte ont été entrés).

    Les coordonnateurs des cartes d'achat devraient examiner les transactions en suspens dans le Module sur les CAG de façon régulière. Ils doivent vérifier si le « numéro de la carte » de la section Achats en suspens appartient à leur profil régional de CAG. La recherche du nom du détenteur de carte et du centre de responsabilité visé peut se faire à l'aide de l'outil BMO détails en-direct.

    Si la transaction en suspens relève d'un coordonnateur régional des cartes d'achat particulier, celui-ci devrait vérifier si le détenteur de carte et la carte existent dans le Module sur les CAG.

    • Si le dossier existe et l'information saisie est exacte, veuillez faire parvenir l'information à GEN-NHQ IFMMS pour qu'une enquête plus approfondie soit menée.
    • Si le dossier existe et l'information saisie contient des erreurs, corriger les informations du compte dans le Module sur les CAG
    • Si le dossier n'existe pas, saisir l'information de la carte d'achat.

    Une fois l'information de la carte d'achat saisie correctement dans le système, la transaction de la carte d'achat en suspens sera chargée dans le Module sur les CAG pour être traitée le lendemain matin.

  7. Demandes de renseignements

    Les demandes de renseignements concernant les factures et/ou les relevés de BMO peuvent être dirigées vers le coordonnateur régional des cartes d'achat.

    Les demandes de renseignements concernant le Module sur les CAG du SIGFM peuvent être dirigées vers la boîte de courriel générale GEN-NHQ IFMMS.

Annexe C

LIGNES DIRECTRICES SUR LA SÉCURITÉ DES SITES WEB

Les pratiques décrites ci-après visent à optimiser la sécurité des transactions.

  1. Ne transmettez pas les numéros figurant sur votre carte d'achat, à moins que l'icône de « cadenas verrouillé » n'apparaisse sur le navigateur.
    1. N'achetez des biens et des services que par l'intermédiaire d'une connexion Internet qui repose sur des mesures de protection de la sécurité, comme Secure Socket Layer (SSL). Quand le SSL est activé, une icône de « cadenas verrouillé » apparaît sur votre navigateur. Les connexions SSL chiffrent l'information qui passe entre le navigateur et le système de commerce électronique du marchand, ce qui permet de s'assurer que les renseignements personnels et l'information figurant sur la carte d'achat sont à l'abri des regards indiscrets.
    2. Lorsqu'on utilise une connexion sécuritaire (SSL), l'adresse du site Web affichera généralement « https » dans la barre d'adresse plutôt que l'habituel « http ». L'icône d'un « cadenas verrouillé » apparaîtra à l'extrémité de la fenêtre de votre navigateur, indiquant que la connexion est sécuritaire. Cliquez sur l'icône de « cadenas verrouillé » pour vérifier l'identité du site auquel il est connecté. Par exemple, Internet Explorer et Netscape Communicator sont dotés d'un support intégré pour le SSL ainsi que d'autres caractéristiques de sécurité. Quand ces caractéristiques sont utilisées, l'utilisateur est en mesure d'effectuer des transactions électroniques sécuritaires.

      screen shot

  2. Les utilisateurs devraient connaître le « détournement de site » ou la « mystification ». Cette activité illégale consiste en la reproduction d'un site Web existant dans le but de tromper les visiteurs. Il s'agit de voler le contenu d'un site Web en copiant certaines de ses pages et en les mettant sur un site qui semble être le site légitime. Les gens sont ensuite invités à se rendre sur le site illégal par des moyens trompeurs. Les entreprises de toute taille peuvent tomber dans le piège de ces attaques relativement faciles.
  3. Les utilisateurs qui entrent des adresses de pages Web (qu'on connaît sous le nom de « localisateur URL ») directement dans la barre d'adresse de leur navigateur Web en les sélectionnant à partir d'un signet ou en cliquant sur un lien correctement codé sur un autre site ne feront pas l'objet d'un détournement de site. Le problème se produit généralement quand on clique sur des descriptions de site qui proviennent de recherches faites sur des sites de principaux moteurs de recherche. Il est donc essentiel que les utilisateurs comparent les résultats de l'adresse observée au point 1b (ci-dessus) avec la véritable adresse du site du marchand désiré.
  4. Il est important de savoir avec qui l'utilisateur traite. Certaines caractéristiques clés, comme une adresse de courriel, une adresse postale (pas une boîte postale) et un numéro de téléphone faciliteront les communications avec les fournisseurs si cela se révèle nécessaire. Vous pouvez aussi être à l'affût de détails, comme un « sceau de qualité », qui décrivent comment l'entreprise s'y prendra pour protéger les renseignements personnels du client, à quel point elle divulgue bien les conditions de vente, la garantie des produits qui sont achetés, les politiques relatives aux échanges et/ou aux remboursements et la façon dont elle gère les plaintes des clients.
  5. Les détenteurs devraient imprimer ou sauvegarder en ligne des bons de commande pour pouvoir les consulter ultérieurement. Une fois qu'ils sont remplis, les bons de commande peuvent ne durer qu'un court instant (ils ne restent pas affichés très longtemps à l'écran, et il faudrait donc les imprimer ou les sauvegarder lorsqu'ils apparaissent à l'écran si l'information doit servir pour une consultation ultérieure).

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