Programme d’aide aux employés

Lignes Directrices

OBJECTIF DE LA POLITIQUE

1. Exposer les détails de l'application des principes du Programme d'aide aux employés, conformément à la Directive du commissaire n^o 253 - Programme d'aide aux employés.

RENVOIS

2. Politique du Conseil du Trésor sur le Programme d'aide aux employés
   Directive du commissaire 253 - Programme d'aide aux employés
   Lignes directrices 253-2 - Gestion du stress lié aux incidents critiques

DÉFINITIONS

3. Le Programme d'aide aux employés (PAE) est un programme confidentiel conçu pour inciter les employés et les membres de leur famille à demander volontairement de l'aide afin de faire face à des problèmes d'ordre personnel ou professionnel qui peuvent nuire à leur bien-être et à leur rendement. Le PAE a pour but d'aider les employés à cerner leurs problèmes et de les orienter vers les ressources appropriées. Il vise aussi à aider les employés à résoudre des difficultés à court terme en faisant appel à une grande variété de professionnels. Lorsqu'un problème requiert une intervention à long terme, les clients du PAE sont dirigés vers les ressources spécialisées dans la collectivité, incluant celles qui sont couvertes dans le cadre du Régime de soins de santé de la fonction publique.
4. On entend par employés tous les employés actifs à temps plein et à temps partiel, de tous les niveaux, nommés pour une période indéterminée ou déterminée, excluant les travailleurs occasionnels, les travailleurs contractuels et les étudiants. Les employés à la retraite et ceux dont l'emploi est terminé ont accès au Programme pendant les six mois suivant la fin de l'emploi.

PRINCIPES

5. Travailler en milieu correctionnel représente un défi de taille, souvent très exigeant, qui peut augmenter les risques de stress et de stress cumulé chez les employés.
6. Le Service correctionnel du Canada (SCC) a adopté un modèle de PAE qui repose principalement sur la disponibilité d'agents d'orientation. Les employés qui se sont portés volontaires et sont choisis conjointement par les syndicats et la direction reçoivent une formation pour aider leurs collègues et les membres de leur famille qui se trouvent aux prises avec des difficultés, leur donner des conseils et les orienter vers des professionnels ou des organismes appropriés, y compris ceux dans la collectivité. De plus, le SCC passe des contrats de services pour offrir du counseling à court terme, afin de répondre sans délai à différents besoins.
7. Le PAE n'existe pas isolément ou indépendamment des autres programmes. Dans le respect des limites imposées par la confidentialité, le PAE peut travailler en collaboration avec d'autres comités, programmes et partenaires (tels que le Programme de santé et de sécurité au travail, le Programme de gestion informelle des conflits, le Programme de prévention du harcèlement, le Programme de retour au travail et les programmes de formation) en vue d'améliorer la qualité de vie au travail et d'établir un climat de travail positif, grâce à la promotion continuelle d'un milieu de travail sain et sécuritaire et d'une culture organisationnelle qui appuie et respecte l'individu.
8. Selon la politique du Conseil du Trésor, les membres de la direction doivent appuyer le PAE. Les syndicats qui représentent les employés du Service sont consultés et invités à participer conjointement à tous les aspects de l'élaboration du Programme, notamment l'orientation, l'information et la promotion. Les syndicats, conformément à leur décision d'appuyer le Programme, et la direction doivent désigner les représentants qui participeront aux comités du PAE.
9. Le PAE du SCC ne comprend pas de processus d'orientation officiel. Le recours au Programme est volontaire, de sorte que la décision d'utiliser les services offerts dans le cadre du PAE appartient à l'employé seul.
10. Chaque client du PAE doit être respecté sans considération fondée notamment sur la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'état civil, la situation de famille, la déficience, l'appartenance politique, la situation sociale ou économique, les capacités ou les caractéristiques physiques ou mentales ou autres motifs semblables.

RESPONSABILITÉS

11. Indicateurs de ressources - Afin d'assurer, dans le cadre du PAE, la prestation de services uniformes à l'échelle du pays, le commissaire adjoint de la Gestion des ressources humaines est chargé d'établir des indicateurs de ressources qui doivent être revus régulièrement. Les indicateurs de ressources doivent assurer la présence continue des fonds nécessaires pour les services de counseling à court terme, la promotion des programmes et les activités de prévention visant à favoriser la santé et le mieux-être. Étant donné la nature du Programme, certaines activités nécessiteront aussi des fonds pour les frais d'accueil.
12. Les sous-commissaires régionaux et le commissaire adjoint de la Gestion des ressources humaines sont chargés de fournir le soutien nécessaire pour s'assurer que des mécanismes d'aide aux employés sont en place et fonctionnent efficacement. Ils sont aussi chargés de veiller à ce que des programmes de prévention soient mis en œuvre, y compris la tenue régulière d'activités de formation, d'éducation préventive et d'information, afin d'aider les employés tout au long de leur carrière dans leur développement personnel relativement aux questions de santé et de mieux-être. Étant donné que le Programme fait principalement appel à des employés volontaires, les sous-commissaires régionaux et le commissaire adjoint de la Gestion des ressources humaines doivent s'assurer que l'on répond aux besoins particuliers des pairs-aidants, telle l'usure de compassion.
13. Les sous-commissaires régionaux, le commissaire adjoint de la Gestion des ressources humaines, les directeurs d'établissement et les directeurs de district sont responsables du PAE et doivent :
    1. de concert avec les représentants syndicaux qui appuient le Programme, désigner les membres des comités du PAE et sélectionner les agents d'orientation du PAE;
    2. s'assurer que les services d'aide aux employés sont offerts en conformité avec les exigences du Programme;
    3. s'assurer que les gestionnaires, les surveillants et les représentants syndicaux reçoivent une formation sur le PAE et que tous les employés participent à des séances d'information sur le PAE;
    4. s'assurer que les agents d'orientation reçoivent tout le soutien nécessaire pour s'acquitter de leurs obligations et responsabilités reliées au PAE, y compris la formation, les services d'aide et la participation à des comités.
14. Les surveillants doivent :
    1. s'assurer que tous les employés sont informés au sujet du PAE;
    2. fournir tout le soutien nécessaire aux employés qui utilisent les services du PAE;
    3. fournir tout le soutien nécessaire aux agents d'orientation du PAE, notamment en les dégageant au besoin de leurs fonctions de travail habituelles afin qu'ils puissent s'acquitter de leurs obligations et responsabilités reliées au PAE, y compris la formation, les services d'aide, la promotion des programmes, la tenue d'activités de mieux-être et la participation à des comités.
15. Le coordonnateur national du PAE est responsable de l'ensemble du Programme et de la gestion du stress lié aux incidents critiques (GSIC), au niveau national. Il est chargé de fournir des conseils sur le PAE et la GSIC à la haute direction, aux agents de liaison, aux agents de programme, aux gestionnaires, aux surveillants, aux représentants syndicaux, aux employés du SCC et aux membres de leur famille ainsi qu'à tous les autres intervenants d'autres ministères et organismes communautaires et privés.
16. Les coordonnateurs régionaux du PAE sont responsables de l'élaboration, la mise en œuvre, la gestion et la promotion du PAE et de la GSIC, à l'échelle régionale. Ils sont chargés de fournir des conseils sur le PAE et la GSIC à la haute direction régionale, aux agents de liaison, aux agents de programme, aux gestionnaires, aux surveillants, aux représentants syndicaux, aux employés du SCC et aux membres de leur famille ainsi qu'à tous les autres intervenants d'autres ministères et organismes communautaires et privés.
17. Le Comité consultatif national du PAE est chargé de surveiller le Programme ministériel et de fournir des conseils concernant la gestion du Programme à la haute direction du SCC.
18. Les comités consultatifs régionaux sont chargés de fournir conseils et avis concernant la gestion du Programme au Comité régional de direction du SCC.
19. Les comités locaux, avec le soutien de la direction et des syndicats, sont chargés de la mise en œuvre et de la promotion du Programme dans les unités opérationnelles. Le président du comité local est un agent de programme choisi par les membres du comité. Les responsabilités à assumer comprennent :
    1. coordonner les activités de l'équipe du PAE et agir comme agent de liaison auprès du coordonnateur régional du PAE;
    2. s'assurer que des liens et des relations sont établis et maintenus avec les ressources de la collectivité afin de dresser et de tenir à jour des listes des services disponibles à l'intention des agents d'orientation;
    3. s'assurer que des liens sont établis selon le besoin avec les syndicats, la direction, les surveillants et les agents du personnel des unités;
    4. s'assurer, en collaboration avec le coordonnateur régional du PAE, que tous les employés, les membres de la direction et les représentants syndicaux reçoivent de la formation sur le PAE;
    5. informer la direction, les syndicats qui appuient le Programme et le coordonnateur régional du PAE des activités menées dans le cadre du Programme, y compris la formation fournie aux agents de programme, les réunions de comité, l'information et la formation destinées aux employés ainsi que les services d'aide;
    6. s'assurer qu'un calendrier d'activités d'information, de formation et de prévention relatives au PAE est établi, afin de promouvoir la santé et le bien-être et de sensibiliser les employés aux problèmes d'ordre personnel et professionnel reliés au style de vie, au milieu de travail et aux mécanismes d'adaptation.
20. Les agents d'orientation doivent :
    1. fournir les services du PAE sous forme d'aide, de renseignements, de conseils et d'orientation vers des professionnels ou organismes appropriés, tout en protégeant la confidentialité et, dans la mesure du possible, l'anonymat des utilisateurs du PAE;
    2. reconnaître les limites de leur rôle et inciter les utilisateurs du PAE, selon les besoins exprimés, à avoir recours à d'autres ressources qualifiées disponibles;
    3. assurer soutien et suivi;
    4. veiller à perturber le travail le moins possible lorsqu'ils s'occupent de questions relatives au PAE;
    5. compiler des données statistiques sur les services du PAE offerts et les communiquer au coordonnateur local ou à l'agent de liaison du PAE, qui les transmettra au coordonnateur régional du PAE, de manière confidentielle.

CRITÈRES DE SÉLECTION

21. Les pairs-aidants doivent être représentatifs de la population du SCC. Il faut inviter des femmes et des hommes de diverses catégories d'âge, de différents groupes d'employés (AS, CR, CX, PE, WP, etc.) et d'origines culturelles et ethniques différentes à se porter volontaires. Les ressources du PAE devraient s'apparenter au public desservi.
22. Les candidats doivent être dignes de confiance. La sélection devrait se faire en considérant en premier lieu les personnes qui possèdent les qualités personnelles et les habiletés nécessaires pour assumer un rôle neutre dans une initiative conjointe patronale-syndicale et qui sont le moins susceptibles de s'occuper de différents secteurs de responsabilité qui pourraient être trop exigeants et/ou en conflit.
23. Les candidats doivent être approuvés par la direction et le syndicat. Si le syndicat ou la direction doute des qualités personnelles d'une personne, sa candidature n'est pas retenue. Aucune partie ne devrait insister sur le choix d'un candidat qui n'a pas la confiance de l'autre partie. On ne devrait pas non plus empêcher la sélection d'un candidat en se basant sur une raison qui n'est pas reliée aux critères officiels de sélection.
24. Un candidat acceptable devrait :
    1. démontrer son désir d'apporter de l'aide à des compagnons de travail;
    2. être prêt à assumer le rôle de pair-aidant pour une période minimale de trois ans (c. à d. pas de retraite ni de mutation prévues pendant cette période);
    3. être mature, respectueux de ses pairs et respecté par ces derniers;
    4. être discret, capable de garder des confidences et être intègre;
    5. être en mesure d'établir des relations avec les gens, communiquer avec facilité, démontrer de l'empathie, demeurer objectif, ne pas porter de jugement de valeur et faire preuve d'habiletés à aider et à résoudre des problèmes;
    6. être capable de maintenir une attitude neutre, demeurer impartial dans des conflits entre le client, le syndicat ou la direction;
    7. être capable de travailler en équipe;
    8. être capable de travailler sous pression et être disponible à court préavis;
    9. avoir le soutien de son surveillant pour pouvoir consacrer du temps aux activités du PAE;
    10. être disponible pour participer à la formation de base et continue prévue dans les Normes nationales de formation.
25. Retrait - Le coordonnateur régional du PAE est responsable de l'évaluation de la qualité des programmes. Dans une situation où l'on envisage le retrait d'un volontaire, il faut prendre contact avec le coordonnateur régional du PAE aux fins de recommandations. Le coordonnateur régional du PAE doit communiquer avec le coordonnateur national du PAE.

CONFIDENTIALITÉ DE L'INFORMATION

26. La confidentialité signifie que l'on doit s'abstenir de divulguer volontairement de l'information reçue en confidence. Ce principe ne s'applique pas aux situations dans lesquelles la loi oblige une personne à divulguer des renseignements en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou lorsque des considérations humaines, morales ou éthiques prévalent. On ne peut promettre la confidentialité dans les cas visés au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui comprennent les citations à comparaître devant le tribunal, les cas présumés de violence faite à un enfant, les menaces de suicide et l'activité criminelle.
27. Aucun agent d'orientation ne doit être convoqué comme témoin par la direction ou un syndicat dans le but de fournir de l'information à un tiers tel qu'un tribunal ou un arbitre.
28. Les entrevues dans le cadre du PAE sont confidentielles, et les agents d'orientation du PAE ne doivent pas conserver de notes ni de dossiers. Un surveillant qui autorise un employé à rencontrer un représentant du PAE pendant les heures de travail peut demander confirmation du fait que l'employé s'est présenté à un rendez-vous seulement si l'employé autorise la divulgation de ce renseignement précis. Aucune information concernant le contenu d'une entrevue ne peut être partagée.

IMPARTIALITÉ DES INTERVENANTS

29. Les pairs-aidants doivent éviter de fournir les services du PAE à des amis, des proches parents ou des personnes qu'ils supervisent ou avec lesquelles ils travaillent en étroite collaboration.
30. La sélection de pairs-aidants doit se faire en considérant en premier lieu les personnes qui sont le moins susceptibles de s'occuper de différents secteurs de responsabilité qui pourraient parfois être trop exigeants et/ou en conflit.

DROITS DES EMPLOYÉS

31. Étant donné que la participation au PAE est volontaire, aucun employé ne doit faire l'objet de mesures disciplinaires s'il refuse d'avoir recours au PAE. Le rendement et l'inconduite au travail sont les seuls critères sur lesquels la direction peut se fonder pour prendre des mesures administratives.
32. Au besoin, des crédits de congés de maladie sont utilisés aux fins de traitement et de réadaptation, conformément aux conventions collectives et politiques de la fonction publique en vigueur. Sur demande, d'autres formes de congés doivent être autorisées et utilisées conformément aux conventions collectives et aux politiques de la fonction publique en vigueur.

SURVEILLANCE

33. Pour que l'on puisse évaluer l'efficacité de cette politique, le Secrétariat du Conseil du Trésor exige que les ministères présentent un rapport sur la structure du Programme et un résumé statistique de leurs activités. Les coordonnateurs du PAE sont responsables de la production de données statistiques. Les rapports statistiques ne devraient pas permettre d'identifier les clients. Le Secrétariat demande un rapport tous les deux ans à partir du 31 mars 1993.
34. Toute information produite dans le cadre du PAE doit être préparée de manière à préserver la confidentialité. Dans la mesure du possible, des efforts raisonnables devraient aussi être faits pour protéger l'anonymat.

Le Commissaire adjoint,
Gestion des ressources humaines

Original signé par :

Denis Méthé