Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information – 2020-2021

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents ainsi qu'à toute personne et société présentes au Canada le droit d'accéder aux documents relevant d'une institution fédérale assujettie à la Loi. Cela permet d'accroître la responsabilité et la transparence des institutions fédérales et favorise une société ouverte et démocratique.

Services partagés Canada (SPC) est heureux de présenter au Parlement son dixième rapport annuel sur l'application de la Loi. Le présent rapport est rédigé et déposé au Parlement conformément à l'article 94 de la Loi sur l'accès à l'information et à l'article 20 de la Loi sur les frais de service pour l'exercice financier du 1er avril 2020 au 31 mars 2021.

Mandat institutionnel

SPC a été créé en 2011 dans le but de transformer la façon dont le gouvernement du Canada gère et protège son infrastructure de technologie de l'information (TI).

SPC soutient la vision numérique du gouvernement du Canada afin d'élargir et d'améliorer la portée de la capacité des services numériques, d'accélérer le rythme de la modernisation numérique et de renforcer le soutien continu apporté aux outils, aux systèmes et aux réseaux numériques à l'échelle du gouvernement.

Dans l'exécution de son mandat, SPC appuie le Plan stratégique des opérations numériques de 2018 à 2022 et la Stratégie d'adoption de l'informatique en nuage du gouvernement du Canada, et travaille en partenariat avec des intervenants des secteurs public et privé, met en œuvre des approches à l'échelle de l'entreprise pour gérer les services d'infrastructure de TI, et emploie des processus efficaces et efficients de gestion des activités.

Pouvoir délégué

La ministre du Gouvernement numérique est responsable du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Conformément au paragraphe 95(1) de la Loi, la ministre a délégué tous ses pouvoirs, fonctions et attributions aux membres de la haute direction du Ministère, y compris au directeur et aux directeurs adjoints de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), ci-après appelée la Division de l'AIPRP (voir l'annexe A).

Structure de la Division de l’AIPRP

La Division de l'AIPRP fait partie du Secrétariat ministériel, qui est supervisé par la directrice générale, secrétaire générale et chef de la protection des renseignements personnels et relève de la Direction générale de la stratégie et de la mobilisation (DGSM).

La Division applique la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et son directeur joue le rôle de coordonnateur de l'AIPRP pour le Ministère. Le travail est effectué sous l'autorité de deux directeurs adjoints respectivement responsables de l'Unité des opérations et de l'Unité des politiques et de la gouvernance. Parmi les 18 années‑personnes en moyenne consacrées au programme d'AIPRP, 13 années‑personnes l'ont été à l'application de la Loi sur l'accès à l'information. Ces chiffres en années‑personnes comprennent les emplois à temps plein, les emplois occasionnels et les étudiants. De nombreux processus de dotation ont été exécutés au cours de l'année, y compris un processus conjoint PM‑05 (chef d'équipe) avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).

L'Unité des opérations est responsable du traitement des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les activités en question comprennent notamment les tâches suivantes :

• Assurer la liaison avec les experts en la matière au sein de SPC.
• Effectuer un examen détaillé des dossiers demandés et tenir des consultations externes, au besoin, pour trouver le juste équilibre entre le droit d'accès à l'information du public et la nécessité, pour le gouvernement, de protéger certains renseignements dans un nombre limité de cas particuliers.
• Au besoin, donner des séances d'information à la haute direction sur les questions relatives aux demandes et au rendement de l'institution.
• Agir comme principal point de contact avec le Commissariat à l'information du Canada (CIC) et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) en ce qui concerne la résolution des plaintes relatives aux demandes présentées en vertu des deux lois.

L’Unité des politiques et de la gouvernance est responsable, entre autres, de ce qui suit :

• Donner des conseils et des orientations stratégiques à l'équipe de la haute direction de SPC sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.
• Élaborer des instruments et des outils stratégiques en matière d'AIPRP.
• Aider les responsables des programmes à réaliser des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et à rédiger des ententes d'échange de renseignements personnels.
• Préparer et donner des séances de formation et de sensibilisation à l'échelle de SPC.
• Coordonner les exigences de SPC en matière de rapports annuels.
• Voir à la publication d'une version mise à jour d'un chapitre Info Source de SPC.
• Agir comme principal point de contact avec le CIC et le CPVP pour divers examens, vérifications, enquêtes systémiques et atteintes à la vie privée.

L'application des lois par la Division de l'AIPRP est également facilitée à l'échelon des directions générales et des directions de SPC. Quatorze officiers de liaison au bureau du sous‑ministre adjoint et 64 officiers de liaison aux directions générales coordonnent la collecte des dossiers et des renseignements demandés. Ils donnent également des conseils aux gestionnaires des directions générales et des directions sur l'application des lois. Enfin, l'administration de la loi ne serait pas possible sans le grand nombre d'employés de SPC dans tout le département qui identifient et examinent les informations pour répondre aux demandes.

SPC n'était partie à aucune entente de service au titre de l'article 96 de la Loi sur l'accès à l'information pendant la période visée par le rapport.

Faits saillants du rapport statistique de 2020-2021

Le rapport statistique (annexe B) sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information contient un sommaire des demandes d'accès à l'information et des consultations traitées pendant la période visée par le rapport 2020-2021.

Demandes reçues

SPC a traité 191 demandes d’accès à l’information, ce qui représente une hausse de 39 pour cent des demandes par rapport à l’année précédente. Cette augmentation a eu un impact important sur l’institution, en particulier pour les employés opérationnels de SPC qui doivent identifier et examiner les documents liés aux demandes.

L'année dernière, deux domaines en particulier au sein de SPC ont fait l'objet de près de 80 pour cent de toutes les demandes :

• la Direction générale des réseaux, sécurité et services numériques (plus de 30 pour cent) est responsable de la planification, de la conception et de l'exploitation de l'infrastructure de la TI du gouvernement du Canada, de la gestion des services de cybersécurité et de sécurité de la TI qui protègent les données et les biens technologiques du gouvernement, et du déploiement de services numériques modernes, fiables et rentables, ce qui comprend les services et le soutien en matière de télécommunications, l'approvisionnement en matériel et en logiciels, et les solutions de communications numériques.
• la Direction des acquisitions et des relations avec les fournisseurs (près de 50 pour cent) permet à SPC de suivre un plan d'approvisionnement et d'achat stratégique par la centralisation de l'administration des contrats et l'acquisition de biens et services de TI et autres.

De même, le rapport annuel montre une hausse de 27 pour cent du nombre de pages traitées, soit 131 092 pages. Toutefois, le rapport statistique ne reprend que les pages de dossiers clos. Comme pour les années précédentes, un grand nombre de pages traitées ne sera reflété dans les futurs rapports que lorsque les dossiers seront fermés.

Il est important de prendre note que SPC a atteint un taux de conformité de 97,5 pour cent. Bien qu'il s'agisse d'une légère baisse par rapport à la marque de 100 pour cent obtenue l'année dernière, SPC se situe bien au‑dessus de la moyenne de la communauté.

SPC a reporté 27 demandes de 2019‑2020, soit un total de 218 demandes pour la période de référence. La Division de l'AIPRP continue de surveiller régulièrement ses délais de traitement des demandes et d'effectuer un suivi de la rapidité de leur règlement.

Demandes d’accès à l’information – Version texte

Année fiscale	Reçues	Traitées
2020-2021	191	161
2019-2020	159	137
2018-2019	312	332
2017-2018	257	285
2016-2017	278	285

Demandes informelles

SPC affiche les résumés des demandes d'accès à l'information complétées concernant des documents ministériels sur le portail du Gouvernement ouvert. Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu et traité 139 demandes informelles de documents déjà publiés. Cela représente une hausse de 58 pour cent par rapport à l'année précédente.

Répercussions de la COVID-19

La Division de l'AIPRP s'est rapidement adaptée aux réalités du télétravail à plein temps. La majorité des employés de l'AIPRP étaient déjà installés pour travailler à domicile en cas de fermeture d'un immeuble. Voici quelques-unes de nos réalisations pendant la pandémie :

• Opérationnel dès le premier jour de la pandémie, à l'exception du traitement des dossiers secrets et très secrets. Le bureau n'a constaté aucun dossier en retard en raison de cette contrainte.
• Adaptation de tous les processus permettant de continuer de répondre aux demandes du public canadien.
• Solutions pour les consultations auprès d'autres ministères, ainsi que de tiers internes et externes. Les consultations en format papier et DVD ont été remplacées par le service postel et les courriels chiffrés.
• Conseils à d'autres institutions pour la mise en œuvre de postel.
• Nombreuses heures de conseils sur la protection de la vie privée à des hauts fonctionnaires de SPC au sujet de la COVID‑19.
• Participation à divers groupes de travail coopératifs sur les réalités actuelles de la COVID‑19.
• Formulation de conseils et de recommandations sur l'utilisation de la suite Microsoft (MS) 365, comme les énoncés de confidentialité et les pratiques exemplaires pour MS Teams et MS Stream.

La Division de l'AIPRP a dû relever quelques défis importants pour accomplir ces réalisations. Voici quelques‑uns des principaux défis auxquels la Division a été confrontée, et ce qui a été fait pour les relever :

• Le manque d'équipement de bureau adéquat au domicile des employés a nui à leur efficacité. Les employés pouvaient entrer individuellement dans l'immeuble et récupérer du matériel et des fournitures de bureau selon les directives données par la direction. Ce qui ne pouvait pas être récupéré a été acheté pour accommoder les employés.
• Les demandes de courrier ont été retardées en raison de la fermeture de l'immeuble. Le courrier a été récupéré une fois l'accès à l'immeuble accordé. La Division de l'AIPRP a continué de se rendre régulièrement au bureau pour récupérer le courrier. La fermeture hâtive de l'immeuble n'a entraîné aucun retard dans les dossiers.
• Tous les demandeurs ont été informés que l'envoi des documents pertinents serait retardé, car il ne pourrait être effectué qu'après le retour de la Division de l'AIPRP au bureau. Pour éviter les retards, le système postel a été utilisé pour toutes les demandes.
• Les documents secrets et très secrets doivent passer par le réseau sécurisé, qui n'est accessible qu'à certains endroits dans le bureau. Par conséquent, le traitement des dossiers dont la classification de sécurité est supérieure à Protégé B est toujours problématique. SPC travaille sur la mise à niveau de son infrastructure afin de pouvoir traiter plus facilement les dossiers ayant une classification de sécurité Secret.
• La santé mentale des employés est une préoccupation. SPC a offert des séances de soutien dans le contexte de la COVID‑19 pour aider les employés à faire face à cette situation. De plus, la direction et les collègues se sont soutenus mutuellement au cours de cette pandémie. La Division a modifié ses priorités afin de se concentrer sur les tâches essentielles et a mis en œuvre des régimes de travail plus souples.

Source des demandes

Le grand public est à l'origine de la plus grande partie des demandes d'accès à l'information, soit 42 pour cent des demandes. Les demandes reçues des médias constituaient 24 pour cent de l'ensemble, tandis que celles provenant du secteur privé et de sources anonymes représentaient respectivement 25 pour cent et 3 pour cent. Les demandes provenant d'organisations et du milieu universitaire comptaient pour environ 6 pour cent de l'ensemble des demandes reçues.

Sources des demandes – Version texte

Sources des demandes	Pourcentage de demandes reçues
Médias	24 %
Milieu universitaire	6 %
Secteur privé	25 %
Organismes	0 %
Public	42 %
Refus de s’identifier	6 %

Refus de donner suite

L'article 6.1 du projet de loi C-58, qui a reçu la sanction royale le 17 juin 2019, stipule que le responsable d'une institution gouvernementale peut demander au commissaire à l'information d'enquêter sur une demande jugée vexatoire, faite de mauvaise foi ou qui constitue un abus de droit. L'approbation du commissaire à l'information est nécessaire pour refuser la demande d'accès aux dossiers. SPC n'a pas invoqué cet article au cours de la période visée par le rapport.

Disposition des demandes traitées

Au cours de la période visée par le rapport, SPC a publié l'intégralité des dossiers dans 11 pour cent des cas.

Pour 99 demandes (61 pour cent), le Ministère a invoqué des exceptions. Il est arrivé dans deux cas (1 pour cent) que les documents correspondant aux demandes ont fait l'objet d'une exception ou d'une exclusion complète. Pour les 43 demandes restantes (27 pour cent), soit il n'existait aucun document, soit la demande a été abandonnée par le demandeur, soit la demande a été transférée.

Prorogations

L'article 9 de la Loi sur l'accès à l'information permet la prorogation des délais prévus par la Loi si des consultations sont nécessaires ou si la demande concerne un volume important de documents, et que leur traitement à l'intérieur du délai initial entrave de façon sérieuse les activités du Ministère.

SPC a demandé des prorogations dans 43 cas (27 pour cent) lorsqu'il a dû consulter son unité des Services juridiques et d'autres ministères avant de répondre au demandeur. De plus, des prorogations ont été obtenues dans 48 cas (25 pour cent) afin de réduire le risque d'interférence avec les opérations quotidiennes en raison d'une grande quantité de dossiers. Le Ministère a également invoqué 21 prorogations (11 pour cent) pour pouvoir donner un avis à un tiers.

Délai de traitement

La Loi sur l'accès à l'information établit le délai de réponse aux demandes d'accès à l'information. Elle prévoit également des prorogations lorsque la réponse à la demande exige l'examen d'une grande quantité d'information ou des consultations exhaustives auprès d'autres institutions du gouvernement ou de tierces parties.

SPC a traité 82 demandes (51 pour cent) en 30 jours ou moins, et 20 autres demandes (12 pour cent) dans un délai de 31 à 60 jours. Le Ministère a traité 29 demandes (18 pour cent) dans un délai de 61 à 120 jours, 14 (9 pour cent) dans un délai de 121 à 180 jours, 14 (9 pour cent) en 181 jours ou plus, et une demande dans un délai supérieur à 365 jours.

Exceptions

Chaque fois que SPC a invoqué une disposition prévoyant une exception, le principe de prélèvement mentionné à l'article 25 de la Loi a été appliqué de sorte que la plus grande quantité possible de renseignements pertinents puisse être communiquée. Une seule demande a fait l'objet d'une exception complète.

La Division de l'AIPRP a choisi de mettre en évidence deux alinéas et un paragraphe de la Loi, car ce sont ceux sur lesquels on s'appuie le plus :

• l'alinéa 16(2)(c), qui concerne la sécurité et la vulnérabilité des bâtiments, structures ou systèmes (50 cas ou 26 pour cent);
• le paragraphe 19(1), qui protège les renseignements personnels (75 cas ou 39 pour cent);
• l'alinéa 20(1)(c), qui protège les renseignements qui pourraient entraîner des pertes ou des gains financiers pour un tiers (76 cas ou 40 pour cent).

L'alinéa 16(2)(c) est une exception discrétionnaire, tandis que le paragraphe 19(1) et l'alinéa 20(1)(c) sont des exceptions obligatoires.

Exclusions

La Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux renseignements qui sont déjà publics, comme les publications gouvernementales et les documents que l'on retrouve dans les bibliothèques et les musées (article 68). Elle exclut aussi, notamment, les documents confidentiels du Cabinet (article 69). Au cours de 2020-2021, SPC a exclu à neuf reprises des documents relevant de l'article 68, et l'article 69 a été invoqué dans 22 cas.

Consultations

Au cours de la période visée par le présent rapport, SPC a reçu 64 consultations d'autres institutions gouvernementales. Le Ministère a mené huit consultations à la fin de la période 2020-2021.

Plaintes, vérifications et enquêtes

Au cours de l'exercice 2020-2021, SPC a reçu un rapport de conclusions de plaintes précédentes. Neuf plaintes ont été reçues pour cette période visée.

Au cours de l'exercice, les enquêtes sur les plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information visaient un dossier.

Aucune vérification concernant SPC n'a été effectuée par le CIC en vertu de la Loi.

Principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes

La Division de l'AIPRP continue de travailler avec diligence au règlement des plaintes. Dès la réception d'une demande, la Division travaille diligemment avec les demandeurs afin de bien comprendre la demande et ainsi réduire le temps de traitement et assurer la pertinence des documents fournis. De plus, SPC a pris différentes mesures dans le but de réduire au minimum le nombre de plaintes reçues. Par exemple, la Division révise régulièrement ses procédures afin d'améliorer son rendement et de réduire le délai de traitement des demandes dans le but de diminuer le nombre de plaintes. Les analystes de l'AIPRP reçoivent une formation continue sur le processus de traitement des plaintes et le traitement des plaintes reçues du CIC. La Division a établi un processus simplifié de traitement des plaintes dans le cadre duquel le directeur adjoint de l'Unité des opérations est chargé de formuler des observations à l'intention du CIC.

Surveillance de la conformité

La Division a mis en œuvre diverses procédures internes pour s'assurer que les demandes d'accès à l'information sont traitées de façon efficace et sans délai. Par exemple, la direction et les analystes de la Division de l'AIPRP se réunissent régulièrement pour effectuer un suivi de la charge de travail et de l'état d'avancement des demandes d'accès à l'information. Ces réunions permettent à l'équipe d'améliorer la reddition de comptes et d'apporter plus de précisions.

La Division de l'AIPRP présente des rapports à l'équipe des Communications et au bureau du président, et se réunit toutes les semaines pour discuter des dossiers à venir. L'AIPRP dispose d'une norme de service de cinq jours ouvrables pour la récupération de documents et le suivi du rendement de la Direction générale. Chaque mois, la Division de l'AIPRP produit un rapport sur le rendement à l'intention des sous‑ministres adjoints et du bureau du président, qui permet à la haute direction d'aborder diverses questions touchant l'ensemble de SPC. De plus, la Division organise une réunion mensuelle avec les officiers de liaison des directions générales afin de cerner les préoccupations et les problèmes communs, et d'améliorer la récupération des documents et les recommandations. Au cours du présent exercice, quatre dossiers en retard ont été signalés. Des consultations avec l'unité des Services juridiques et d'autres ministères et un volume important de pages traitées ont été les principales raisons du retard dans ces dossiers.

Frais

La Loi sur les frais de service exige que SPC fasse annuellement rapport au Parlement des frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.Les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

En 2020-2021, SPC a perçu 885 $ et a dispensé des demandeurs de 70 $. Conformément à la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, publiée le 5 mai 2016, SPC dispense les demandeurs de tous frais prescrits par la Loi et son règlement d'application, sauf les frais de demande de 5 $ prévus à l'alinéa 7(1)(a) du Règlement.

Coûts

Pendant la période visée par le rapport, la Division de l'AIPRP a dépensé un total de 1 015 130 $ dans l'application de la Loi sur l'accès à l'information, dont 978 102 $ en salaires et 33 419 $ en biens et services.  

Ces coûts ne reflètent pas réellement le coût de l'administration de la Loi sur l'accès à l'information à SPC. En dehors du personnel de la Division de l'AIPRP, un grand nombre d'employés de SPC sont responsables de l'identification et de l'examen des documents afin de répondre à l'information demandée pour appuyer l'administration de la Loi.

Activités de formation et de sensibilisation

La Division de l'AIPRP se consacre à la promotion d'une culture d'excellence en matière d'AIPRP à l'échelle de SPC. C'est pourquoi la Division continue d'élaborer et d'offrir des activités de formation et de sensibilisation visant à accroître l'ouverture et la transparence dans l'ensemble du Ministère.

Formation obligatoire

Afin de s'assurer que tous les employés de SPC, peu importe leur poste ou leur niveau, connaissent leurs responsabilités par rapport à l'AIPRP et acquièrent une compréhension approfondie des pratiques exemplaires et des principes connexes, SPC a lancé, en collaboration avec l'École de la fonction publique du Canada (EFPC) le cours en ligne sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (I015) le 14 juillet 2016. Offert sur le site Web de l'EFPC, ce cours est facultatif pour les employés de la fonction publique fédérale, mais il est obligatoire pour tous les employés de SPC. Au cours de la période visée par le présent rapport, 945 employés de SPC ont suivi et réussi ce cours.

Formation à l’interne sur l’AIPRP

Afin de maintenir nos pratiques de formation et de sensibilisation, la Division de l'AIPRP a dû adapter sa formation pour qu'elle soit donnée en ligne plutôt qu'en personne. Par conséquent, les formateurs ont donné avec succès 31 séances de formation et de sensibilisation à l'interne à environ 840 participants, dont des cadres, des gestionnaires et des employés de tous les niveaux de SPC. Le nombre de participants qui ont reçu une formation au cours de cet exercice a augmenté de 71 pour cent. Au cours de l'exercice précédent, 490 employés de SPC ont suivi la formation.

La Division a donné de nombreuses séances de formation AIPRP 101 au cours de 2020‑2021. En tout, 247 employés ont suivi ce cours. Avec l'aide d'autres directions générales du Ministère, la Division de l'AIPRP a également élaboré une nouvelle formation sur les demandes d'attribution des tâches axée sur la façon de répondre à une demande d'un bureau de première responsabilité. La formation a été donnée à 168 employés.

Semaine du droit à l’information

En 2020, la Semaine canadienne du droit à l'information a eu lieu du 28 septembre au 4 octobre. Elle est célébrée depuis 17 ans dans le monde entier. Elle vise à sensibiliser les citoyens au droit d'accès aux informations gouvernementales afin de promouvoir la liberté d'information comme élément essentiel de la démocratie et de la bonne gouvernance. La Division de l'AIPRP a organisé deux séances virtuelles « Demandez‑moi n'importe quoi » pour 152 employés, élaboré des communiqués pour la page intranet de SPC, publié du contenu sur les médias sociaux par l'intermédiaire des dirigeants, et fait la promotion de la formation sur l'AIPRP au moyen du réseau de communication interne de SPC.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Afin de maintenir une norme d’excellence élevée et d’améliorer continuellement les services à la clientèle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, SPC a entrepris plusieurs projets :

• L’Unité des politiques et de la gouvernance a élaboré une nouvelle formation sur les demandes d’attribution des tâches concernant la récupération des documents des bureaux de première responsabilité suite à une demande d’accès à l’information. La Division continue d’informer tous les employés de SPC concernant leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP.
• La Division a aidé d’autres ministères à s’intégrer au service postel, qui permet la livraison électronique de documents pertinents aux demandeurs. Avec l’ajout des signatures électroniques pour signer la correspondance avec les demandeurs, la Division de l’AIPRP de SPC est entièrement numérique depuis le début de 2020.
• Dans le but d’approfondir les connaissances des employés de la Division de l’AIPRP, les séances de formation suivantes ont été données : évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, enquêtes sur les atteintes à la vie privée, formation sur les techniques de négociation et séances d’apprentissage internes.
• La Division en est à l’étape finale du déploiement des logiciels nouvellement acquis, Amped FIVE et Audacity. Amped FIVE est destiné à traiter les enregistrements vidéo en réponse aux demandes d’AIPRP, tandis que le logiciel Audacity sera utilisé pour le traitement des fichiers audio seulement. Ces logiciels font partie d’une série complète d’outils pour l’édition de documents audio et vidéo.
• La Division de l’AIPRP travaille en collaboration avec le SCT afin d’être l’une des premières à adopter la solution logicielle de traitement des demandes d’AIPRP de prochaine génération du SCT. Ce logiciel de nouvelle génération fera avancer la Division afin de mieux relever les défis actuels et futurs liés à l’AIPRP.
• La Division de l’AIPRP collabore activement avec l’équipe de l’Activation numérique de la Direction générale du dirigeant principal de la technologie pour explorer les technologies d’automatisation des processus robotiques et d’apprentissage automatique afin d’automatiser les tâches manuelles et répétitives dans la gestion et le traitement des dossiers. Cette technologie permettra de répondre aux demandes d’AIPRP de la manière la plus efficace possible, d’optimiser la prestation des services et, en fin de compte, de servir de modèle aux futurs adoptants au sein du gouvernement du Canada.

Annexe A – Décret de délégation

Services partagés Canada

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu du paragraphe 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information et du paragraphe 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Ministre du Gouvernement numérique délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de Services partagés Canada, investie par les dispositions des lois ou de leurs règlements mentionnées en regard de chaque poste.

Le présent document remplace et annule tout arrêté de délégation antérieur.

Annexe

Poste	Loi sur l'accès à l'information et Règlement	Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement
1. Président	Autorité absolue	Autorité absolue
2. Première vice-présidente	Autorité absolue	Autorité absolue
3. Secrétaire ministérielle et chef de la protection des renseignements personnels	Autorité absolue	Autorité absolue
4. Directeur, Division de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée	Autorité absolue	Autorité absolue
5. Directeurs adjoints, Opérations et Politique et gouvernance, Direction de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels	Autorité absolue	Autorité absolue

Daté, à Ottawa,
ce 26ième jour de juin, 2020

L’honorable Joyce Murray
Ministre du Gouvernement numérique et Responsable de Services partagés Canada

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Services partagés Canada

Période d’établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport	191
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente	27
Total	218
Fermées pendant la période d’établissement de rapport	161
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport	57

1.2 Source des demandes

Source	Nombre de demandes
Médias	46
Secteur universitaire	12
Secteur commercial (secteur privé)	47
Organisation	0
Public	80
Refus de s’identifier	6
Total	191

1.3 Demandes informelles

Délai de traitement

1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
139	10	0	0	0	0	0	139

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2: Motifs pour ne pas donner suite à une demande

	Nombre de demandes
En suspens depuis la période d’établissement de rapport précédente	0
Envoyées pendant la période d’établissement de rapports	0
Total	0
Approuvées par la commissaire à l’information pendant la période d’établissement de rapports	0
Refusées par la commissaire à l’information au cours de la période d’établissement de rapports	0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapports	0

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

Disposition	Délai de traitement
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	1	13	2	1	0	0	0	17
Communication partielle	2	23	16	28	15	14	1	99
Exception totale	0	1	0	0	0	0	0	1
Exclusion totale	0	0	1	0	0	0	0	1
Aucun document n’existe	10	11	0	0	0	0	0	21
Demande transmise	3	1	0	0	0	0	0	4
Demande abandonnée	16	1	1	0	0	0	0	18
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation du commissaire à l'information	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	32	50	20	29	15	14	1	161

3.2 Exceptions

Article	Nombre de demandes
13(1)(a)	1
13(1)(b)	0
13(1)(c)	0
13(1)(d)	0
13(1)(e)	0
14	0
14(a)	0
14(b)	0
15(1)	3
15(1) - I.A.*	1
15(1) - Def.*	1
15(1) - S.A.*	15
16(1)(a)(i)	0
16(1)(a)(ii)	0
16(1)(a)(iii)	0
16(1)(b)	0
16(1)(c)	6
16(1)(d)	0
16(2)	50
16(2)(a)	0
16(2)(b)	2
16(2)(c)	50
16(3)	0
16.1(1)(a)	0
16.1(1)(b)	0
16.1(1)(c)	0
16.1(1)(d)	1
16.2(1)	0
16.3	0
16.4(1)(a)	0
16.4(1)(b)	0
16.5	0
17	0
18(a)	3
18(b)	2
18(c)	0
18(d)	0
18.1(1)(a)	1
18.1(1)(b)	0
18.1(1)(c)	0
18.1(1)(d)	0
19(1)	75
20(1)(a)	0
20(1)(b)	41
20(1)(b.1)	2
20(1)(c)	76
20(1)(d)	4
20.1	0
20.2	0
20.4	0
21(1)(a)	14
21(1)(b)	24
21(1)(c)	14
21(1)(d)	3
22	2
22.1(1)	0
23	9
23.1	0
24(1)	0
26	1

A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives

3.3 Exclusions

Article	Nombre de demandes
68(a)	9
68(b)	0
68(c)	0
68.1	0
68.2(a)	0
68.2(b)	0
69(1)	0
69(1)(a)	2
69(1)(b)	0
69(1)(c)	0
69(1)(d)	1
69(1)(e)	4
69(1)(f)	0
69(1)(g) re (a)	9
69(1)(g) re (b)	1
69(1)(g) re (c)	2
69(1)(g) re (d)	1
69(1)(g) re (e)	1
69(1)(g) re (f)	1
69.1(1)	0

3.4 Support des documents communiqués

Papier	Électronique	Autres
0	116	0

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
131 092	51 743	136

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Estimation des frais	Avis juridique	Autres	Total
Communication totale	3	0	0	0	3
Communication partielle	54	0	9	0	63
Exception totale	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	1	0	0	0	1
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Refus d’agir avec l’approbation de la commissaire à l’information	0	0	0	0	0
Total	58	0	9	0	67

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

	Demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi	157
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%)	97,5

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire	Motif principal
	Entrave au fonctionnement/Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
4	1	2	0	1

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

Nombre de jours de retard au-delà des délais prévus par la loi	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n’a été prise	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise	Total
1 à 15 jours	0	0	0
16 à 30 jours	0	2	2
31 à 60 jours	0	0	0
61 à 120 jours	0	1	1
121 à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	1	1
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	0	4	4

3.8 Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l’anglais au français	0	0	0
Du français à l’anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé	9(1)(a) Entrave au fonctionnement	9(1)(b) Consultation		9(1)(c) Avis à un tiers
		Article 69	Autres
Communication totale	0	0	1	1
Communication partielle	48	8	33	20
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document n’existe	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	1	0
Refus d’agir avec l’approbation de la commissaire à l’information	0	0	0	0
Total	48	8	35	21

4.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations	9(1)(a) Entrave au fonctionnement	9(1)(b) Consultation		9(1)(c) Avis à un tiers
		Article 69	Autres
30 jours ou moins	17	1	4	3
31 à 60 jours	9	2	11	15
61 à 120 jours	14	5	17	3
121 à 180 jours	6	0	0	0
181 à 365 jours	1	1	3	0
Plus de 365 jours	1	0	0	0
Total	48	8	35	21

Section 5 : Frais

Type de frais	Frais perçus		Frais dispensés ou remboursés
	Nombre de demandes	Montant	Nombre de demandes	Montant
Présentation	177	885 $	14	70 $
Autres frais	0	0 $	0	0 $
Total	177	885 $	14	70 $

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à traiter	Autres organisations	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport	64	4 369	1	3
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	7	1 278	0	0
Total	71	5 647	1	3
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	63	3 607	1	3
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	8	2 040	0	0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	32	7	1	0	0	0	0	40
Communiquer en partie	5	8	5	2	0	0	0	20
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	1
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	3	0	0	0	0	0	0	3
Total	40	15	6	2	0	0	0	63

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	4	0	0	0	0	0	0	4
Communiquer en partie	0	0	0	0	0	0	0	0
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	4	0	0	0	0	0	0	4

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Article 32 Avis d’enquête	Article 30(5) Cessation de l’enquête	Article 35 Présenter des observations	Article 37 Compte rendus de conclusion reçus	Article 37 Compte rendus de conclusion contenant des recommandations émis par la Commissaire de l’information	Article 37 Compte rendus de conclusion contenant des ordonnances émis par la Commissaire de l’information
9	2	1	1	0	0

Section 9 : Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

Article 41 (avant 21 juin 2019)	Article 42	Article 44
0	0	0

9.2 Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Article 41 (après 21 juin 2019)
Plaignant (1)	Institution (2)	Tier (3)	Commissiaire à la protection de la vie privée (4)	Total
0	0	0	0	0

Section 10: Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1 Coûts

Dépenses		Montant
Salaires		978 102 $
Heures supplémentaires		3 609 $
Biens et services		33 419 $
Contrats de services professionnels	0 $
Autres	33 419 $	-
Total		1 015 130 $

10.2 Ressources humaines

Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein	9,333
Employés à temps partiel et occasionnels	1,292
Employés régionaux	0,00
Experts-conseils et personnel d’agence	0,00
Étudiants	1,667
Total	12,292