Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels – 2022-2023

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des individus à l’égard des renseignements personnels que les institutions fédérales détiennent à leur sujet. Elle établit des règles pour la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination de tels renseignements. Elle prévoit également, pour les particuliers, le droit d’accès aux renseignements personnels les concernant, ainsi que le droit de demander qu’on y apporte des corrections.

Services partagés Canada (SPC) a le plaisir de présenter au Parlement son douzième rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le présent rapport est préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi. Le rapport porte sur la période comprise entre le 1er avril 2022 et le 31 mars 2023.

Mandat institutionnel

SPC a été créé en 2011 dans le but de transformer la manière dont le gouvernement du Canada assure la gestion et la sécurité de son infrastructure de technologie de l’information (TI).

SPC appuie la vision numérique du gouvernement du Canada visant à élargir et à améliorer la portée de la capacité en matière de services numériques, à accélérer le rythme de la modernisation numérique et à renforcer le soutien continu en ce qui a trait aux outils, aux systèmes et aux réseaux numériques à l’échelle du gouvernement.

Dans le cadre de l’exécution de son mandat, SPC appuie le Plan stratégique des opérations numériques de 2018 à 2022 et la Stratégie d'adoption de l'informatique en nuage du gouvernement du Canada. SPC travaille également en partenariat avec des intervenants des secteurs public et privé, met en œuvre des approches à l’échelle de l’entreprise pour gérer les services d’infrastructure de TI et emploie des processus efficaces et efficients de gestion des activités.

Pouvoir délégué

Le ministre des Services publics et de l’Approvisionnement est responsable du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En vertu du paragraphe 73(1) de la Loi, le ministre a délégué tous ses pouvoirs, fonctions et attributions aux membres de la haute direction de SPC, y compris le directeur et les directeurs adjoints de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), ci-après appelée la Division de l’AIPRP (voir l’annexe A).

Structure de la Division de l’AIPRP

La Division de l’AIPRP fait partie du Secrétariat ministériel, qui est supervisé par le directeur général, secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels, qui relève de la Direction générale de la stratégie et de la mobilisation (DGSM).

La Division applique la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et son directeur joue le rôle de coordonnateur de l’AIPRP pour le Ministère. Le travail est effectué sous l’autorité de deux directeurs adjoints respectivement responsables de l’Unité des opérations et de l’Unité des politiques et de la gouvernance. Parmi les 23 années-personnes en moyenne consacrées au programme d’AIPRP, 6 années-personnes ont employé leurs efforts à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces chiffres en années-personnes tiennent compte des équivalents temps plein et des étudiants.

L’Unité des opérations est responsable du traitement des demandes en vertu des deux lois. Les activités en question comprennent notamment les tâches suivantes :

• Assurer la liaison avec les experts en la matière au sein de SPC
• Effectuer des examens détaillés des documents demandés et tenir des consultations externes, au besoin, pour trouver le juste équilibre entre le droit d’accès à l’information du public et la nécessité pour le gouvernement de protéger certains renseignements dans un nombre limité de cas particuliers
• Au besoin, donner des séances d’information à la haute direction sur les questions relatives aux demandes et au rendement de l’institution
• Agir comme principal point de contact avec le Commissariat à l’information du Canada (CIC) et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) en ce qui concerne la résolution des plaintes relatives aux demandes présentées en vertu des deux lois.

L’Unité des politiques et de la gouvernance est responsable, entre autres, de ce qui suit :

• Donner des conseils et des orientations stratégiques à l’équipe de la haute direction de SPC sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels
• Élaborer des instruments et des outils stratégiques en matière d’AIPRP
• Aider les responsables des programmes à réaliser des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et à rédiger des ententes d’échange de renseignements personnels
• Préparer et donner des séances de formation et de sensibilisation à l’échelle du Ministère
• Coordonner les exigences en matière de rapports annuels de SPC
• Publier une version à jour du chapitre Info Source de SPC
• Agir comme principal point de contact avec le CIC et le CPVP pour divers examens, vérifications, enquêtes systémiques et atteintes à la vie privée

L’application des lois par la Division de l’AIPRP est également facilitée à l’échelon des directions générales et des directions de SPC. Cela ne serait pas possible sans le grand nombre d’employés de SPC dans tout le ministère qui déterminent et examinent les informations pour répondre aux demandes.

SPC n’était partie à aucune entente de service au titre de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période de rapport.

Rendement 2022-2023

Le rapport statistique (annexe B) sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels contient un sommaire des demandes d’accès aux renseignements personnels traitées et des consultations tenues pendant la période de rapport 2022-2023.

Demandes reçues

Entre le 1er avril 2022 et le 31 mars 2023, SPC a reçu 65 demandes soumises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela représente une augmentation de 14 % par rapport à la période de rapport précédente. Onze (11) demandes ont été reportées de 2021-2022, ce qui porte à 76 le nombre total de demandes pour la période de rapport. Les demandes de renseignements personnels reçues provenaient principalement d’employés de SPC qui cherchaient à obtenir des renseignements relatifs aux ressources humaines, comme des concours et des échanges de courriels comportant des critères précis.

SPC a traité 72 demandes de renseignements personnels et reporté 4 demandes à la période de rapport suivante. Une (1) demande reportée reçue en 2022-2023 respecte le délai prévu par la loi et 3 demandes dépassent le délai prévu par la loi.

La Division de l’AIPRP a vu le nombre de pages traitées augmenter légèrement pour atteindre 37 198 pages en 2022-2023. Le nombre de pages divulguées a augmenté de 1 % par rapport à l’année précédente.

Il est important de noter que SPC a atteint un taux de conformité de 91,6 %. Malgré une légère baisse par rapport aux 95,7 % de la période de rapport précédente, SPC dépasse la moyenne communautaire.

La Division de l’AIPRP continue de surveiller régulièrement ses délais de traitement des demandes et d’effectuer un suivi de la rapidité de leur règlement.

L’Unité des politiques et de la gouvernance a fermé 60 dossiers de conseils liés à la confidentialité au cours de l’année. Les dossiers de conseils liés à la confidentialité sont des conseils sur la protection de la vie privée qui ont été fournis aux secteurs de programme, aux employés et aux autres ministères. Ces conseils ont été fournis concernant différents types d’initiatives, comme la politique de vaccination, les sondages, les questions de protection de la vie privée, les divulgations et les procédures. L’Unité a enregistré une diminution de 38,7 % par rapport à la période de rapport précédente. Bien que SPC ait connu une diminution des conseils liés à la confidentialité par rapport à 2021-2022, les conseils prodigués au cours de la période du présent rapport portaient sur de nouvelles plateformes et des initiatives de nature complexe. Par exemple, la mise en œuvre du modèle de travail hybride a mené à l’adoption de nouvelles technologies à l’appui d’un effectif hybride.

Demandes de renseignements personnels – version texte

Année fiscale	Reçues	Traitées
2022-23	65	72
2021-22	56	47
2020-21	59	60
2019-20	92	92
2018-19	113	115
2017-18	90	90

Disposition des demandes traitées

Parmi les 72 demandes de renseignements personnels traitées, SPC a divulgué l’intégralité des documents dans 4 cas (6 %).

La Division a observé un afflux de demandes aux sujets plus complexes, comme les enquêtes sur les griefs et le harcèlement qui nécessitent une analyse détaillée. De plus, dans un environnement de plus en plus numérique, une demande peut générer des milliers de pages de documents, compte tenu du grand nombre de courriels et d’autres documents électroniques. Le Ministère a invoqué des exemptions dans 21 demandes (29 %). Sur les 51 demandes restantes (71 %) il n’existait aucun document ou la demande a été abandonnée. SPC fait état de 11 demandes actives reportées de 2021-2022.

Prorogations

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet de prolonger les délais prévus par la loi dans certaines circonstances, par exemple si des consultations sont nécessaires, si des traductions sont requises ou si la demande concerne un volume important de documents et que l’observation du délai initial entrave grandement les activités du Ministère. En 2022-2023, SPC a invoqué un total de 17 prorogations. Ces prorogations ont été invoquées pour offrir un délai de traitement suffisant en raison du volume accru de documents. Dans certains cas, les prolongations ont été jugées nécessaires pour des consultations externes comme les Services juridiques.

Délai de traitement

La Loi sur la protection des renseignements personnels établit les délais de réponse aux demandes de renseignements personnels. Elle prévoit également des prorogations lorsque la réponse à la demande exige l’examen d’une grande quantité d’information ou des consultations avec d’autres institutions du gouvernement ou d’autres tiers. SPC a traité 55 demandes (76 %) en 30 jours ou moins et 10 autres demandes (14 %) dans un délai de 31 à 60 jours. Le Ministère a traité 3 demandes (4 %) dans un délai de 61 à 120 jours et 4 demandes dans un délai de 121 à 365 jours.

Délai de traitement – version texte

Délai de traitement	30 jours ou moins	De 31 à 60 jours	De 61 à 120 jours	De 121 à 365 jours
Pourcentage de demandes traitées	76%	14%	4%	6%

Exceptions

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet et, dans certains cas, exige que certains renseignements personnels fassent l’objet d’une exception et ne soient pas communiqués. Par exemple, des renseignements personnels peuvent faire l’objet d’une exception s’ils sont liés à une enquête aux fins d’application de la loi, s’ils concernent une autre personne que le demandeur ou s’ils sont assujettis au secret professionnel de l’avocat.

La majorité des exceptions accordées par SPC se rapportaient à l’article 26 qui concerne la protection des renseignements personnels. Ledit article a été appliqué dans 26 cas. L’alinéa 22(1)(b) (application de la loi et enquêtes criminelles) a été invoqué dans 6 cas et l’article 27, dans 3 cas.

Exclusions

La Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas à l’information à laquelle le public a déjà accès, comme les publications du gouvernement et les documents de bibliothèques ou de musées. Les documents confidentiels du cabinet sont également exclus. La Division de l’AIPRP n’a pas appliqué d’exclusions aux termes de la Loi au cours de la période de rapport.

Consultations

SPC n’a reçu des autres ministères du gouvernement aucune demande de consultation au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Consultations internes

Les directions générales de SPC envoient des documents à la Division de l’AIPRP pour qu’ils soient examinés conformément à l’esprit de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces documents sont généralement de nature complexe et peuvent comprendre des documents relatifs aux relations de travail, des rapports de vérification, des documents à divulguer de manière proactive, ainsi que des consultations relatives aux politiques internes. Au cours de la période de rapport 2022-2023, SPC a mené 35 consultations internes et a examiné un total de 2 066 pages. Cela représente une augmentation de 45 % pour les demandes traitées et une diminution de 36 % pour le nombre de pages examinées.

Défis

La Division de l’AIPRP a continué de travailler à temps plein pendant la troisième année de la pandémie. Nos réalisations comprennent l’adaptation et l’amélioration de tous les processus pour continuer de répondre aux demandes de la population canadienne.

La Division de l’AIPRP a été en mesure d’effectuer ces réalisations tout en étant confrontée à de nombreux défis. Voici quelques-uns des principaux défis auxquels la Division a été confrontée, et ce qui a été fait pour les relever :

• La Division de l’AIPRP de SPC a continué d’utiliser le logiciel existant Connexion (anciennement Connexion postel) pour fournir aux demandeurs les dossiers de réponse à leurs demandes. La piètre performance de l’outil a causé des retards dans la réponse aux demandeurs.
• Le recrutement et le maintien en poste des employés représentent un défi. La Division examine différents moyens novateurs pour recruter et maintenir en poste les employés.

Plaintes, vérifications et enquêtes

SPC a fait l’objet de 2 plaintes en vertu de l’article 35 de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période de rapport. Il n’y a aucune plainte en suspens se rapportant à la période précédente. De plus, le CPVP n’a effectué aucune vérification ou enquête concernant le Ministère. SPC n’a reçu aucun avis d’enquête du CPVP en vertu de l’article 31 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Surveillance de la conformité

La Division a mis en œuvre différentes procédures internes pour s’assurer que les demandes d’accès à l’information soient traitées rapidement et efficacement. Par exemple, l’équipe surveille la charge de travail et l’état d’avancement des demandes de renseignements personnels. Cela a permis d’apporter des ajustements en temps voulu, au besoin.

En 2022-2023, SPC n’a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Divulgation dans l’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet au responsable d’une institution fédérale de divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu en cause lorsque, à son avis, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, ou lorsqu’il est clair que l’individu concerné en tirerait un avantage certain. En 2022-2023, SPC n’a divulgué aucun renseignement personnel en vertu de ce paragraphe.

Activités de formation et de sensibilisation

La Division de l’AIPRP se consacre à la promotion d’une culture d’excellence en matière d’AIPRP à l’échelle de SPC. C’est pourquoi la Division continue d’élaborer et d’offrir des activités de formation et de sensibilisation visant à accroître l’ouverture et la transparence dans l’ensemble du Ministère. Les employés de l’AIPRP ont participé à de nombreuses séances de formation et conférences pour élargir les connaissances de l’ensemble de la Division. Quatre (4) employés ont assisté à la conférence de l’Association canadienne d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, et 15 employés ont assisté à une séance de formation en trois parties sur l’accès à l’information, les études de cas et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Formation obligatoire

Afin de s’assurer que tous les employés de SPC, sans égard à leur poste ou à leur niveau, connaissent leurs responsabilités par rapport à l’AIPRP et acquièrent une compréhension approfondie des pratiques exemplaires et des principes connexes, SPC a lancé, en collaboration avec l’École de la fonction publique du Canada (EFPC), le cours en ligne sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (I015) le 14 juillet 2016. Offert sur le site Web de l’EFPC, ce cours est facultatif pour les employés de la fonction publique fédérale, mais il est obligatoire pour tous les employés de SPC. Pour la période de rapport, 1 290 employés ont suivi le cours avec succès. Cela représente une augmentation de 20,7 % par rapport à la période précédente où 1 069 employés de SPC avaient suivi le cours.

Formation à l’interne sur l’AIPRP 101

La Division de l’AIPRP a continué d’adapter sa formation pour qu’elle soit donnée en ligne plutôt qu’en personne. Les formateurs ont donné 4 séances de formation et de sensibilisation à l’interne à environ 37 participants, dont des cadres supérieurs, des gestionnaires et des employés de tous les niveaux de SPC. Le nombre de participants qui ont reçu de la formation au cours de la période visée par le rapport a diminué de 86 %. L’année précédente, 269 employés avaient participé à une formation. La formation sur l’AIPRP 101 n’est pas obligatoire. La Division assure la promotion de la formation de différentes manières à l’interne et offre la formation lorsque des participants sont inscrits aux différentes séances. La Division de l’AIPRP s’efforce de trouver des moyens d’accroître la participation, car la formation contribue grandement au succès continu de la gestion de l’AIPRP à SPC.

Formation sur les demandes d’attribution des tâches

L’objectif de cette formation est d’informer tous les employés de SPC sur leurs rôles et responsabilités liés aux demandes d’AIPRP, en mettant l’accent sur la manière de répondre correctement à une demande confiée à un bureau de première responsabilité. Les formateurs ont donné 2 séances internes de formation et de sensibilisation à environ 15 participants en 2022-2023.

Formation sur la protection des renseignements personnels

La Division a donné 3 séances de formation sur les atteintes à la vie privée en 2022-2023. Au total, 17 employés ont suivi ce cours. Cette formation vise à promouvoir les pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels et à informer les employés de leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels afin d’éviter les atteintes à la vie privée.

Formation sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Afin que les secteurs de programme comprennent le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), l’Unité des politiques et de la gouvernance de l’AIPRP a élaboré une formation sur l’EFVP. Plusieurs séances ont été offertes aux employés de SPC. Au cours de la période de rapport, aucune séance n’a eu lieu en raison du manque d’inscriptions. Les EFVP consistent en une évaluation de la protection des renseignements personnels particulière exigée par le SCT dans certaines circonstances. Ce type d’évaluation n’étant pas souvent requis, nous nous attendions à un nombre de séances limité. La Division a aujourd’hui intégré la formation dans le processus d’EFVP afin d’offrir du soutien avant le début de toute EFVP. Le nombre de séances offertes l’an prochain devrait refléter ce changement.

Mentorat

La Division de l’AIPRP prend l’innovation très au sérieux et met l’accent sur le développement personnel de ses employés. La Division a mis sur pied des séances d’apprentissage au cours desquelles une variété de sujets sont abordés. Les employés expérimentés de la Division de l’AIPRP offrent des conseils et du soutien aux nouveaux employés, notamment en les aidant à découvrir la culture, en répondant à toutes leurs questions et en les assistant dans l’acquisition des compétences nécessaires pour réussir. En investissant dans le mentorat, nous pouvons améliorer le maintien en poste des employés et favoriser une culture de l’apprentissage et du développement continus.

Journée de la protection des données

Le 28 janvier 2022, SPC a célébré la Journée de la protection des données pour sensibiliser et démontrer l’importance de la protection de la vie privée et des renseignements personnels dans les activités quotidiennes. La Division de l’AIPRP a élaboré des communiqués, publié du contenu sur les médias sociaux par les hauts dirigeants et assuré la promotion de la formation sur la protection des renseignements personnels sur le réseau de communication interne de SPC. L’information a été diffusée sur Twitter, LinkedIn et les canaux de communication internes.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Afin de maintenir une norme d’excellence élevée et d’améliorer continuellement les services à la clientèle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’Unité des politiques et de la gouvernance a entrepris les initiatives suivantes :

• répondre à 60 demandes de conseils en matière de protection des renseignements personnels émanant des directions générales et d’autres ministères. Il s’agissait notamment de conseils en matière de protection des renseignements personnels sur le système de paye de la prochaine génération, qui est une initiative visant à remplacer le système de paye actuel du gouvernement du Canada (Phénix), et sur plus de 33 systèmes de RH existants actuellement utilisés dans l’ensemble du gouvernement;
• fournir divers énoncés d’avis de confidentialité;
• créer une procédure de vérification de l’identité pour les demandes de renseignements personnels afin de limiter les risques d’atteinte à la vie privée et de normaliser l’approche utilisée avec les demandeurs.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels

• Pour aider les secteurs de programme à mieux comprendre les exigences et les risques en matière de protection des renseignements personnels, l’Unité des politiques et de la gouvernance élabore actuellement un formulaire de déclaration en ligne afin de moderniser le mode de signalement des atteintes à la vie privée dans l’organisation (évaluation préliminaire pour déterminer si une EFVP est nécessaire). L’Unité élabore également un protocole de protection des renseignements personnels pour l’utilisation des renseignements personnels à des fins non administratives.
• La Division de l’AIPRP croit que la diversité dans le milieu de travail peut contribuer à un environnement plus inclusif et novateur où les employés se sentent valorisés et respectés pour leurs points de vue et leurs expériences uniques. La Division est en train d’examiner les normes actuelles de communication écrite pour les rendre plus inclusives.
• La collaboration de la Division de l’AIPRP avec le SCT a amené SPC à être l’un des premiers utilisateurs d’AtipXpress, une solution logicielle de traitement des demandes d’AIPRP. Ce logiciel de prochaine génération gère tout le cycle de vie d’une demande d’AIPRP, de la demande initiale à la livraison finale des documents, y compris la gestion des demandes, la correspondance, la gestion des documents, les frais ou les paiements, l’examen des documents, la rédaction et la production de rapports. Ce logiciel fera progresser la Division dans la réponse aux défis actuels et futurs liés à l’AIPRP.

Résumé des enjeux clés et des mesures prises à l’égard des plaintes

Dès la réception d’une demande, la Division travaille avec les demandeurs afin de bien comprendre la demande et ainsi réduire le temps de traitement et assurer la pertinence des documents fournis. De plus, la Division a pris différentes mesures dans le but de réduire au minimum le nombre de plaintes reçues. Par exemple, la Division révise régulièrement ses procédures afin d’améliorer le rendement et de réduire le temps de réponse en vue d’offrir de meilleurs services à la population canadienne.

Les analystes de l’AIPRP reçoivent une formation continue sur le processus de traitement des plaintes et le traitement des plaintes reçues du CPVP. La Division a établi un processus simplifié de traitement des plaintes dans le cadre duquel le directeur adjoint de l’Unité des opérations est chargé de formuler des observations à l’intention du CPVP. Le directeur et le directeur adjoint, Unité des opérations, continuent de collaborer étroitement avec le CPVP pour résoudre les plaintes.

SPC a reçu 2 plaintes concernant des retards au cours de la période de rapport. Afin de résoudre les problèmes liés aux plaintes, la Division de l’AIPRP a fourni des communiqués provisoires en continu dans la mesure du possible afin de commencer à donner des renseignements aux demandeurs plus tôt.

Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte à la vie privée correspond à la consultation, à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, à la conservation ou à l’élimination inappropriée ou non autorisée de renseignements personnels. Une atteinte substantielle concerne des renseignements personnels de nature délicate qui pourraient raisonnablement causer des dommages ou des préjudices graves à la personne. Au cours de la période de rapport, aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalée au CPVP.

La Division de l’AIPRP surveille et documente toutes les atteintes à la vie privée qui sont signalées. La Division examine également la manière dont ces atteintes se sont produites au sein du Ministère et l’endroit où elles se sont produites afin d’offrir à des groupes particuliers une formation sur les atteintes à la vie privée adaptée pour sensibiliser et accroître la prévention.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de la période de rapport, une (1) EFVP a été réalisée. L’initiative de gestion des services de TI (GSTI) d’entreprise est un projet dirigé par SPC qui relève du portefeuille de la Direction générale de la gestion des services (DGGS), projet pluriannuel visant à créer une solution de GSTI de pointe à l’échelle de l’organisation en remplacement de l’outil actuel de GSTI de SPC, le Bureau de contrôle d’entreprise (BCE). Ce projet soutiendra directement la gestion des services et d’autres initiatives de programme en fournissant une solution d’outil de GSTI d’entreprise qui sera configurée et déployée en production par un fournisseur.

À la fin de 2022-2023, 2 EFVP se trouvaient à différentes étapes du processus d’approbation. Ces EFVP seront pris en compte dans les prochains rapports.

SPC a poursuivi sa collaboration avec d’autres ministères en partageant l’EFVP de la Solution de communication et de collaboration numériques (CCN). L’Unité des politiques et de la gouvernance remplit des listes de vérification des risques liés à la protection des renseignements personnels, ce qui permet à l’équipe de déterminer si une EFVP est nécessaire. Au cours de la période de rapport, 39 évaluations ont été terminées et 7 ont été reportées à l’exercice suivant. Les listes de vérification permettent d’évaluer les nouveaux programmes et les initiatives utilisés dans le Ministère, ainsi que chez les partenaires de SPC, pendant la collecte, l’utilisation, la divulgation, le stockage et la période de conservation des renseignements personnels. Le nombre de listes de vérification des risques d’atteinte à la vie privée a augmenté de 18 % par rapport à l’an dernier. L’augmentation pourrait s’expliquer par des années de collaboration et une sensibilisation accrue au sein de SPC.

Annexe A – Décret de délégation

Services partagés Canada

Décret de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu du paragraphe 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information et du paragraphe 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Ministre du Gouvernement numérique délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de Services partagés Canada, investie par les dispositions des lois ou de leurs règlements mentionnées en regard de chaque poste.

Le présent document remplace et annule tout arrêté de délégation antérieur.

Annexe

Poste	Loi sur l'accès à l'information et Règlement	Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement
1. Président	Autorité absolue	Autorité absolue
2. Première vice-présidente	Autorité absolue	Autorité absolue
3. Sous-ministre adjointe, Direction générale de l’engagement stratégique	Autorité absolue	Autorité absolue
4. Secrétaire ministérielle et chef de la protection des renseignements personnels	Autorité absolue	Autorité absolue
5. Directeur, Division de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée	Autorité absolue	Autorité absolue
6. Directeurs adjoints, Opérations et Politique et gouvernance, Direction de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels	Autorité absolue	Autorité absolue

Daté, à Ottawa,
ce 6 jour de janvier, 2023

Helena Jaczek
Ministre des Services publics et de l’Approvisionnement et Responsable de Services partagés Canada

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Services partagés Canada (SPC)

Période d'établissement de rapport : 1er avril 2022 au 31 mars 2023

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

		Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport		65
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente		11
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente	11
En suspens depuis plus d’une période d’établissement de rapport	0
Total		76
Fermées pendant la période d’établissement de rapport		72
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport		4
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport dans les délais prévus par la Loi	3
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport au-delà des délais prévus par la Loi	1

1.2 Mode des demandes

Mode	Nombre de demandes
En ligne	57
Courriel	2
Poste	6
En personne	0
Téléphone	0
Télécopieur	0
Total	65

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

-		Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport		0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente		0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente	0
En suspens depuis plus d’une période d’établissement de rapport	0
Total		0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport		0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport		0

2.2 Mode des demandes informelles

Mode	Nombre de demandes
En ligne	0
Courriel	0
Poste	0
En personne	0
Téléphone	0
Télécopieur	0
Total	0

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandes	Délai de traitement
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	2	1	1	0	0	0	0	4
Communication partielle	0	5	9	3	0	4	0	21
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n’existe	41	0	0	0	0	0	0	41
Demande abandonnée	6	0	0	0	0	0	0	6
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	49	6	10	3	0	4	0	72

3.2 Exceptions

Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes
18(2)	0	22(1)(a)(i)	0	23(a)	0
19(1)(a)	0	22(1)(a)(ii)	0	23(b)	0
19(1)(b)	0	22(1)(a)(iii)	0	24(a)	0
19(1)(c)	0	22(1)(b)	6	24(b)	0
19(1)(d)	0	22(1)(c)	0	25	0
19(1)(e)	0	22(2)	0	26	26
19(1)(f)	0	22.1	0	27	3
20	0	22.2	0	27.1	0
21	0	22.3	0	28	0
		22.4	0

3.3 Exclusions

Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes
69(1)(a)	0	70(1)	0	70(1)(d)	0
69(1)(b)	0	70(1)(a)	0	70(1)(e)	0
69.1	0	70(1)(b)	0	70(1)(f)	0
		70(1)(c)	0	70.1	0

3.4 Format des documents communiqués

Papier	Électronique				Autres
	Document électronique	Ensemble de données	Vidéo	Audio
0	25	0	0	0	0

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
37198	7199	31

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Nombre de minutes traitées	Nombre de minutes	Nombre de demandes
0	0	0

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

Disposition	Moins de 60 minutes traitées		60-120 minutes traitées		Plus de 120 minutes traitées
	Nombre de demandes	Minutes traitées	Nombre de demandes	Minutes traitées	Nombre de demandes	Minutes traitées
Communication totale	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Nombre de minutes traitées	communiquées	Nombre de demandes
72	72	2

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

Disposition	Moins de 60 minutes traitées		60-120 minutes traitées		Plus de 120 minutes traitées
	Nombre de demandes	Minutes traitées	Nombre de demandes	Minutes traitées	Nombre de demandes	Minutes traitées
Communication totale	0	0	2	72	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	2	72	0	0

3.5.7 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Avis juridique	Renseignements entremêlés	Autres	Total
Communication totale	0	0	0	0	0
Communication partielle	4	2	1	0	7
Exception totale	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Total	4	2	1	0	7

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi	66
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi (%)	91.6666667

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi	Motif principal
	Entrave au fonctionnement /Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
6	5	0	1	0

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

Nombre de jours au-delà des délais prévus par la Loi	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi où aucune prolongation n’a été prise	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi où une prolongation a été prise	Total
1 à 15 jours	0	6	6
16 à 30 jours	0	0	0
31 à 60 jours	0	0	0
61 à 120 jours	0	0	0
121 à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	0	6	6

3.8 Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l’anglais au français	0	0	0
Du français à l’anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e)	Alinéa 8(2)m)	Paragraphe 8(5)	Total
0	0	0	0

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues	Nombre
Mentions annexées	0
Demandes de correction acceptées	0
Total	0

Section 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

Nombre de prorogations prises	15a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution				15a)(ii) Consultation			15b) Traduction ou cas de transfert support substitution
	Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions	Grand nombre de pages	Grand volume de demandes	Les documents sont difficiles à obtenir	Document confidentiels du Cabinet (article 70)	Externe	Interne
17	0	14	0	0	0	3	0	0

6.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations	15a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution				15a)(ii) Consultation			15b) Traduction ou cas de transfert support substitution
	Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions	Grand nombre de pages	Grand volume de demandes	Les documents sont difficiles à obtenir	Document confidentiels du Cabinet (article 70)	Externe	Interne
1 à 15 jours	0	0	0	0	0	0	0	0
16 à 30 jours	0	14	0	0	0	3	0	0
Plus de 31 jours								0
Total	0	14	0	0	0	3	0	0

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à traiter	Autres organizations	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport	0	0	0	0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente	0	0	0	0
Total	0	0	0	0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport	0	0	0	0
Reportées à l'intérieur des délais négociés à la prochaine période d'établissement de rapport	0	0	0	0
Reportées au-delà des délais négociés à la prochaine période d'établissement de rapport	0	0	0	0

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Communiquer en partie	0	0	0	0	0	0	0	0
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0	0	0
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Article 31	Article 33	Article 35	Recours judiciaire	Total
0	0	2	0	2

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nombre d’ÉFVP terminées	0
Nombre d’ÉFVP modifiées	1

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Fichiers de renseignements personnels	Actifs	Créés	Supprimés	Modifiés
Spécifiques à l'institution	0	0	0	0
Centraux	0	0	0	0
Total	0	0	0	0

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT	0
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP	0

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Nombre d’atteintes à la vie privée non-substantielles	21

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

Dépenses		Montant
Salaires		$472,716
Heures supplémentaires		$0
Biens et services		$128,469
Contrats de services professionnels	$0	-
Autres	$128,469
Total		$601,185

12.2 Ressources humaines

Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein	4.730
Employés à temps partiel et occasionnels	0.180
Employés régionaux	0.000
Experts-conseils et personnel d’agence	0.000
Étudiants	0.600
Total	5.510

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.