Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information 2012-2013

Bienvenue à Services partagés Canada

Services partagés Canada (SPC) est un ministère fédéral que l’on a créé le 4 août 2011 afin de transformer fondamentalement la gestion de l’infrastructure de technologie de l’information (TI) du gouvernement du Canada.

Le Ministère rend compte de ses activités au Parlement par l’intermédiaire de la ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux. Afin d’appuyer l’exécution des programmes et la prestation des services du gouvernement fédéral, il doit fournir à ses 43 organisations partenaires des services de courriels, de centres de données et de réseaux de façon regroupée et normalisée.

De plus, le Ministère offre à d’autres organisations gouvernementales certains services facultatifs de TI selon le principe du recouvrement des coûts. Grâce à une approche pangouvernementale en matière de TI, SPC réalise des économies d’échelle qui lui permettent d’offrir aux ministères fédéraux des services d’infrastructure de TI plus efficients, plus fiables et plus sûrs.

Le mandat de SPC a été confirmé le 29 juin 2012, au moment de l’adoption, par le Parlement, de la Loi sur Services partagés Canada.

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle accorde au public le droit d’accès aux documents relevant d’une institution fédérale, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

L’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information exige que le responsable de chaque institution fédérale soumette au Parlement un rapport sur l’application de la Loi dans cette institution, à la fin de chaque exercice. C’est donc en vertu de cette disposition qu’est déposé le présent rapport devant le Parlement.

Le présent rapport annuel décrit la façon dont SPC a administré la Loi sur l’accès à l’information du 1er avril 2012 au 31 mars 2013.

Mandat et organisation du Ministère

Mandat

Le gouvernement du Canada a créé SPC le 4 août 2011 afin de transformer fondamentalement la façon dont il gère son infrastructure de TI.

SPC rend compte de ses activités au Parlement par l’entremise de la ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux. SPC a le mandat de fournir les services de courriels, de centres de données et de télécommunications à 43 ministères et organismes partenaires (organisations partenaires). Le Ministère fournit également d’autres services facultatifs aux ministères et organismes fédéraux selon le principe du recouvrement des coûts. Son budget total pour 2012-2013 s’élevait à environ 1,7 milliard de dollars (ce qui inclut les recettes provenant des services offerts suivant ce principe).

La création de SPC a permis de regrouper des gens, des ressources technologiques et des biens issus de 43 ministères et organismes afin d’améliorer l’efficacité, la fiabilité et la sécurité de l’infrastructure de TI de l’administration fédérale. Une utilisation plus efficiente de la technologie permettra d’accroître la productivité au sein des ministères et contribuera à moderniser la fonction publique.

La priorité de SPC est de maintenir et d’améliorer la prestation des services d’infrastructure de TI tout en renouvelant l’infrastructure de TI vieillissante du gouvernement en :

• regroupant les systèmes de courriels actuels des 43 ministères et organismes en un seul système de courriels intégré, efficace, sûr et moderne;
• travaillant en partenariat avec les principaux intervenants;
• adoptant des approches organisationnelles de gestion des services d’infrastructure de TI;
• mettant en œuvre des processus permettant de gérer avec efficacité et efficience les activités à l’appui de son mandat.

Organisation

SPC est une organisation d’envergure nationale, ses employés offrant des services à 43 ministères et organismes.

Au cours de l’été de 2011, environ 1 300 employés des TI de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ont été mutés dans le nouveau ministère puis, en novembre 2011, 5 000 autres employés des TI et des services internes de 42 autres organisations fédérales les ont suivis. Cet effectif expérimenté travaille selon un nouveau modèle organisationnel (Planifier, Créer, Exploiter, Gérer) favorisant les partenariats et s’appuyant sur l’excellence du service, l’innovation et l’optimisation des ressources.

SPC compte quatre directions générales, chacune devant soutenir un des quatre secteurs d’activité et les autres directions générales :

• Planification et conception – Direction générale de la transformation, de la stratégie de services et de la conception
• Exploitation – Direction générale des projets et des relations avec les clients
• Opérations – Direction générale des opérations
• Gestion – Direction générale des services ministériels

Les directions générales sont chargées de respecter les priorités établies. Parmi les forces de SPC, citons la synergie issue des efforts concertés des directions générales en vue de la prestation des services d’infrastructure de TI aux organisations partenaires.

Pouvoirs délégués

En avril 2012, la présidente de SPC a délégué l’ensemble des responsabilités découlant de la Loi sur l’accès à l’information jusqu’à l’échelon de la directrice de la Division de l’AIPRP en vertu de l’article 73 de cette loi. Le décret de délégation de pouvoirs de SPC pour la Loi sur l’accès à l’information est joint à l’annexe A.

Dévouement à l’excellence en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP)

La directrice de la Division de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces en matière d’AIPRP, ce qui permet d’assurer le respect des obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que le traitement adéquat des demandes et la communication appropriée de l’information.

Voici les principales activités de la Division de l’AIPRP :

• Traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels;
• Élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices à l’appui des deux lois;
• Favoriser la sensibilisation à ces deux lois au sein du Ministère afin de veiller à ce que les employés comprennent leurs rôles et responsabilités;
• Surveiller la conformité du Ministère aux deux lois, en plus de tenir à jour les règlements ainsi que les procédures et politiques pertinentes;
• Préparer les rapports annuels au Parlement et autres rapports exigés par la loi, ainsi que tout autre document qui pourrait être exigé par les organismes centraux;
• Répondre aux demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales concernant les renseignements de SPC dont la communication est envisagée;
• Représenter le Ministère dans ses pourparlers avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les Commissariats à l’information et à la protection de la vie privée du Canada concernant l’application de ces lois à SPC;
• Aider le Ministère à respecter ses engagements en matière d’ouverture et de transparence par la communication proactive de l’information et la communication de l’information en ayant recours à des moyens informels.

Structure de la Division de l’AIPRP

La Division de l’AIPRP compte 14 employés à temps plein (équivalents temps plein [ETP]) occupant les postes suivants : une directrice, deux directrices adjointes, un chef d’équipe, neuf analystes et un employé de soutien. Au cours de la première période complète de rapport, la Division de l’AIPRP a employé en moyenne 8,9 ETP dont 5,8 ont été affectés à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. À la fin de la période visée par le rapport, la Division de l’AIPRP comptait 11 postes pourvus.

L’unité des Opérations de la Division de l’AIPRP doit traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette activité consiste à communiquer avec les experts en la matière au sein du Ministère, à effectuer un examen ligne par ligne des dossiers demandés en vertu de la loi, et à mener des consultations externes, au besoin, afin de trouver le juste équilibre entre le droit d’accès à l’information et la nécessité, pour le gouvernement, de protéger certains renseignements dans des cas restreints et précis. Cette unité fournit des comptes rendus sur toute question relative aux demandes et au rendement ministériel aux hauts représentants du gouvernement au besoin. Elle est également le principal point de contact avec les Commissariats à l’information et à la protection de la vie privée du Canada en ce qui concerne la résolution de plaintes se rapportant aux demandes présentées en vertu des deux lois.

L’unité Politiques et gouvernance fournit conseils et orientation stratégiques sur l’AIPRP aux représentants ministériels de l’ensemble des directions générales et des directions. Elle est également chargée de seconder les responsables de programme dans la rédaction d’ententes d’échange de renseignements personnels et l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour s’assurer que les lois relatives à la protection des renseignements personnels sont respectées. Elle assure la liaison avec les employés en plus de préparer et d’offrir des séances de formation et de sensibilisation dans l’ensemble du Ministère. Cette unité coordonne également les exigences du Ministère en matière d’établissement de rapports annuels et publie le chapitre de SPC d’Info Source^{Footnote 1} en conformité avec l’initiative de modernisation d’Info Source du SCT. De plus, elle élabore des produits et des outils relatifs au traitement des demandes d’AIPRP. Elle fournit des normes et une orientation au Ministère sur des questions clés liées à l’AIPRP en plus d’être responsable des éléments de preuve 12.4 – Accès à l’information, 12.5 – Renseignements personnels et 12.6 – Gouvernance et capacité relativement à l’AIPRP du Cadre de responsabilisation de gestion du SCT. Elle est également le principal point de liaison avec les Commissariats à l’information et à la protection de la vie privée du Canada en ce qui concerne la résolution de plaintes se rapportant aux deux lois, notamment les enquêtes systémiques et les atteintes à la vie privée. C’est aussi elle qui répond aux instruments juridiques (p.ex. assignations à témoigner, ordonnances des tribunaux et mandats de perquisition).

Interprétation du rapport statistique (annexe B)

Le Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information du SCT présente un résumé des demandes d’accès à l’information et de consultation traitées pendant la période de rapport 2012‐2013.

Aperçu de la charge de travail

Au cours de la deuxième période de rapport, la Division de l’AIPRP de SPC a reçu 62 demandes officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, 38 demandes de consultation et 16 demandes informelles. Pendant cette période, SPC a maintenu un taux de conformité de 100 % dans le traitement des demandes officielles et respecté les délais chaque fois.

Demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

En 2012-2013, 62 demandes ont été reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, dont 41 ont été fermées au cours de la période. À la fin de la période visée, la charge de travail avait presque doublé.

Le nombre de demandes reçues au cours des deux premiers trimestres de la période est demeuré relativement constant et s’est élevé à dix et à neuf respectivement. Ce n’est qu’aux troisième et quatrième trimestres que le nombre de demandes reçues a augmenté considérablement, atteignant 19 et 24 respectivement. Les dernières analyses des tendances, conjuguées à l’attention accrue des médias, laissent supposer que le volume de demandes de SPC pourrait plus que doubler au cours de la prochaine période de rapport.

Provenance des demandes reçues

La plupart des demandes reçues au cours de la période visée provenaient des médias et d’entreprises dans une proportion de 43,5 % et de 40,3 % respectivement. Les demandes provenant du public représentaient 14,5 %. Une seule demande (1,6 %) a été présentée par une organisation. Enfin, aucune demande n’a été déposée par le secteur universitaire.

Disposition des demandes traitées

Le 24 avril 2013, le Commissariat à l’information du Canada a déclaré devant le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique que : « moins d’un cinquième de l’ensemble des demandes donnait lieu à une divulgation complète de l’information ». Pendant la période de rapport, SPC a procédé à une communication totale ou partielle des renseignements dans 80,5 % des cas, un tiers (37,5 %) des demandes ayant mené à la première. Il n’y a pas eu de cas où aucune information n’a été communiquée.

Exemptions invoquées

SPC a invoqué une exemption pour 24 des 41 dossiers réglés pendant la période visée. Dans chaque cas, le principe de prélèvement expliqué à l’article 25 de la Loi a été appliqué en sorte que la plus grande quantité possible de renseignements pertinents puisse être communiquée. Les articles d’exemption les plus fréquemment invoqués ont été les suivants : 19(1) renseignements personnels, 20(1)b) – renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou technique de tiers; enfin, 20(1)c) renseignements dont la divulgation pourrait causer des pertes ou profits financiers à un tiers. Ces articles ont été invoqués 13, 10 et 10 fois respectivement. Il s’agit de trois dispositions d’exemption obligatoire.

Motifs d’exclusion

Six des 41 demandes fermées portaient sur des renseignements exclus en vertu du paragraphe 69(1) sur les documents confidentiels du Cabinet. L’alinéa invoqué le plus souvent a été l’alinéa 69(1)(g)re(a) – renseignements relatifs à des notes destinées à soumettre des propositions ou recommandations au Conseil. Dans tous les cas, des renseignements ont été exclus en conformité avec les directives du Bureau du Conseil privé, qui a le pouvoir de désigner les documents confidentiels du Cabinet.

Délai de traitement

Près de la moitié des demandes traitées pendant la période de rapport, soit 19 sur 41, ont été fermées dans le délai initial de 30 jours permis par la Loi. Les 22 demandes restantes l’ont été dans les délais prorogés permis en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi.

Prorogation du délai

La prorogation du délai permis en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi a été invoquée pour 22 des 41 demandes traitées au cours de la période visée. Les prorogations nécessaires pour consulter d’autres institutions fédérales ont été demandées 13 fois, dont six cas où il a fallu, en vertu de la Loi, consulter le Bureau du Conseil privé pour déterminer s’il s’agissait de documents confidentiels du Cabinet. Des prorogations en raison du grand nombre de documents et l’entrave au fonctionnement de l’institution ont été demandées trois fois, et des prorogations pour mener les consultations nécessaires ont été demandées cinq fois.

Frais

Pendant la période de rapport, SPC a perçu 140 $ de frais d’application et accordé des dispenses de frais d’application pour 30 $. De plus, on a transféré sept autres demandes depuis d’autres institutions dont les frais n’ont pu être facturés puisqu’ils avaient déjà été facturés et perçus par le premier ministère. Aucuns autres frais n’ont été facturés ni perçus pour les dossiers fermés pendant la période visée.

Coûts

Pendant la période du rapport, la Division de l’AIPRP de SPC a dépensé 446 967 $ en salaires et 47 084 $ en biens et services pour l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. Les employés n’ont pas eu à travailler des heures supplémentaires, et aucun marché de services professionnels n’a été attribué.

Consultations

Pendant la période de rapport, SPC a reçu 38 demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales, dont 35 qui ont été fermées. De plus, une demande de consultation en suspens d’une période antérieure a été traitée par le bureau de l’AIPRP de TPSGC en vertu d’un cadre de continuité des opérations.

Demandes informelles

Pendant la période de rapport, SPC a reçu et traité 16 demandes en lien avec des documents communiqués antérieurement.

Procédures, politiques et initiatives en matière d’AIPRP

En tant que nouveau bureau, la Division de l’AIPRP devait d’abord et avant tout établir ses instruments de délégation interne. Ensuite, elle devait établir le processus pour les agents de liaison de l’AIPRP permettant d’offrir un point d’accès unique dans chaque direction générale et direction du Ministère et de simplifier ainsi l’attribution des tâches liées à l’AIPRP. Une fois que les agents de liaison ont été désignés, la Division a dû alors préparer et offrir immédiatement une formation pratique de façon à ce que ces agents connaissent et comprennent bien leurs rôles et responsabilités à l’égard de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour coordonner efficacement l’attribution des tâches liées à l’AIPRP dans leur secteur respectif.

Le processus d’AIPRP de SPC est fondé sur les pratiques exemplaires de la collectivité fédérale de l’AIPRP, qui permettront à la Division de relever les défis associés au traitement rapide des demandes d’accès et de consultation présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

La Division de l’AIPRP a instauré ses processus selon certains principes pour aider les demandeurs, en conformité avec la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information du SCT :

1. Traiter les demandes sans égard à l’identité du demandeur;
2. Offrir une aide raisonnable tout au long du processus de demande;
3. Fournir de l’information sur la Loi sur l’accès à l’information, y compris sur le processus de demande et le droit de porter plainte auprès du Commissariat à l’information;
4. Communiquer avec le demandeur dans un délai raisonnable si des précisions sur sa demande s’imposent;
5. Faire tous les efforts raisonnables pour trouver et récupérer les documents demandés sous le contrôle de l’institution;
6. Appliquer les exceptions précises et limitées aux documents demandés;
7. Fournir des réponses exactes et complètes;
8. Communiquer promptement l’information demandée;
9. Fournir, s’il y a lieu, les documents dans le format et la langue officielle demandés;
10. Fournir un endroit approprié dans les locaux de l’institution aux fins de l’examen de l’information demandée.

SPC respecte également les principes de la protection des renseignements personnels énoncés ci-dessous :

• Responsabilité : une organisation est responsable des renseignements personnels sous son contrôle.
• Collecte : les renseignements devraient être nécessaires et pertinents, et être recueillis de manière juste et licite.
• Consentement : les personnes doivent posséder les connaissances nécessaires pour consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels, sauf en cas de besoin (p. ex. enquête licite).
• Utilisation : les renseignements personnels sont utilisés conformément aux fins auxquelles ils ont été recueillis, sauf lorsque le consentement de la personne est requis ou que la loi l’exige. Les renseignements personnels doivent être conservés seulement pendant la période requise.
• Communication: les renseignements personnels devraient être communiqués conformément aux fins auxquelles ils ont été recueillis, sauf lorsque le consentement de la personne est requis ou que la loi l’exige. À cette fin, les renseignements personnels doivent être conservés seulement pendant la période requise.
• Exactitude : les renseignements personnels devraient être exacts, complets et à jour, de sorte qu’ils répondent aux fins auxquelles ils sont recueillis.
• Protection : les renseignements personnels devraient être protégés par des mesures de sécurité appropriées, selon leur nature délicate.
• Transparence des renseignements : les organisations devraient rendre facilement accessibles les renseignements précis sur leurs politiques et leurs pratiques de gestion de renseignements personnels.
• Accès : une personne devrait avoir la possibilité de contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et de les faire modifier, s’il y a lieu.
• Possibilité de porter plainte en raison du non-respect des principes : toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes.

Première communication avec les demandeurs

Dans le cadre du processus de réception, le chef de l’équipe des Opérations d’AIPRP examine toutes les demandes d’accès à l’information reçues pour s’assurer qu’elles sont complètes et claires. Il effectue également une recherche pour vérifier si les documents demandés ont déjà été communiqués. S’il y a lieu, on communique avec le demandeur pour lui demander s’il veut recevoir les documents qui ont déjà été communiqués et en réduisant, par le fait même, la portée de la nouvelle demande.

Ce processus présente plusieurs avantages. Il permet d’offrir un meilleur service, puisque l’information déjà communiquée peut être fournie sur-le-champ, sans compter que le délai de traitement nécessaire pour le reste de la demande ou la demande clarifiée peut s’en trouver réduit. Il permet également d’optimiser les ressources ministérielles puisque le travail de recherche, de récupération, d’examen et même de consultation de documents non voulus ou déjà traités est éliminé.

Les commentaires des demandeurs sont très favorables. Un demandeur régulier a indiqué qu’il ne bénéficiait généralement pas de ce niveau de service lorsqu’il présentait des demandes d’accès à l’information.

Contrôle des dossiers et 43 organisations partenaires

Au cours des premiers mois de la période visée par le rapport, le Ministère a pris conscience du défi que représentait l’éclaircissement des rôles et des responsabilités concernant la Loi sur l’accès à l’information. L’article 15 de la Loi sur Services partagés Canada, qui a reçu la sanction royale le 29 juin 2012, stipule que : « Pour l’application de la Loi sur l’accès à l’information, il est entendu que les renseignements personnels qui sont recueillis par toute autre institution fédérale [...] ou organisation et qui, pour le compte de cette institution ou organisation, sont conservés dans les systèmes de technologie de l’information de Services partagés Canada ou transitent par ces systèmes ne relèvent pas de Services partagés Canada. »

La Division de l’AIPRP ne traite donc que les dossiers qui se rapportent à ses propres activités ministérielles internes. Les droits d’accès des 43 institutions partenaires n’ont pas été modifiés, et celles-ci sont toujours responsables de la création, de la tenue à jour, de l’utilisation, de la communication et de l’élimination de leurs fonds de renseignements électroniques. (Voir la liste des institutions partenaires à l’annexe C.)

En octobre 2012, la sous-ministre adjointe principale, Services ministériels, et dirigeante principale des finances de SPC a transmis cette information par courriel aux sous-ministres délégués responsables de l’AIPRP de chaque organisation partenaire. L’information a également été communiquée aux coordonnateurs de l’AIPRP et aux dirigeants principaux de l’information des 43 organisations partenaires.

Bien que les dossiers des institutions enregistrés dans l’infrastructure partagée de TI ne relèvent pas de SPC et ne lui appartiennent pas, en raison des responsabilités qui lui ont été transférées et donc de l’intérêt commun, les consultations menées auprès des 43 organisations partenaires font partie des activités de SPC.

Initiative de modernisation d’Info Source

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l’information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales visées par Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il donne aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents leur permettant d’avoir accès aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions gouvernementales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’exercer leurs droits en vertu de cette loi.

Le SCT a instauré un projet pilote visant à décentraliser la publication des chapitres des institutions dans Info Source. SPC compte parmi les 32 premières institutions à avoir publié leur propre chapitre d’Info Source dans leur site Internet au cours de la période visée par le rapport. Le SCT a cité le chapitre d’Info Source du Ministère comme excellent exemple à suivre auprès des autres institutions.

Initiatives des demandes d’AIPRP en ligne

Le gouvernement du Canada est en train de moderniser les services qu’il offre à la population canadienne tout en élargissant son environnement d’information ouverte. Afin d’améliorer la qualité des services, d’en faciliter l’accès pour les citoyens et de réduire les coûts de traitement assumés par les institutions, le gouvernement amorce actuellement une transformation des plateformes utilisées à l’appui de l’administration de l’AIPRP. Les Canadiens peuvent donc, pour la première fois, présenter et payer les demandes d’accès à l’information en ligne, l’objectif étant d’offrir cette capacité pour tous les ministères dès que possible.

Le service Demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne a été mis en place le 9 avril 2013.

Ce projet pilote, qui est hébergé par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), permet de présenter les demandes d’AIPRP avec rapidité et efficience et d’optimiser ainsi la technologie en ligne. Dans sa première phase, le service Demande d’AIPRP en ligne permet aux clients de présenter et de payer leurs demandes en ligne à CIC, à SPC et au SCT. Lorsque la mise en œuvre du projet pilote sera terminée, on élargira le service pour inclure d’autres institutions fédérales.

Puisqu’il a pour mandat de transformer fondamentalement la façon dont le gouvernement gère son infrastructure de TI, SPC constituait le ministère tout désigné pour participer à l’initiative menée par le SCT visant la création d’un mécanisme de présentation des demandes d’AIPRP en ligne. La nécessité de traiter le paiement des frais de demande (en vertu de la Loi sur l’accès à l’information), conjuguée à la nécessité de fournir des documents à l’appui tels que des preuves de consentement, vient compliquer le processus de présentation des demandes d’AIPRP en ligne. Pendant la période visée par le rapport, SPC a participé activement à l’élaboration des exigences, à la définition du modèle fonctionnel et à l’analyse des risques du projet pilote.

Solution logicielle pangouvernementale pour l’AIPRP

La grande majorité des institutions visées par les lois sur l’AIPRP emploient des systèmes spécialisés de suivi des dossiers et de rédaction de documents. Le dernier contrat pluri-institutionnel pour ces systèmes a été attribué en mars 2009, mais il n’offre pas toutes les fonctions souhaitées aux spécialistes de l’AIPRP. Le SCT a donc pris les devants pour faire l’acquisition d’une solution logicielle d’AIPRP de la prochaine génération. Cette nouvelle solution sera offerte à toutes les institutions fédérales assujetties aux lois sur l’AIPRP.

Pour s’assurer que les exigences relatives à cette solution répondent aux besoins actuels et à venir des spécialistes de l’AIPRP, le Secrétariat a mis sur pied deux groupes de travail interministériels. Le premier est formé de coordonnateurs de l’AIPRP et a formulé des recommandations sur les fonctions générales que devrait permettre la nouvelle solution. On a établi un second groupe de travail, formé d’experts fonctionnels ou « superutilisateurs », dont le mandat consiste à subdiviser les exigences générales en exigences fonctionnelles pratiques.

SPC siège aux deux groupes de travail et contribue activement à refaçonner le processus de demande d’AIPRP.

Plaintes et vérifications

Pendant la première année d’activité de la Division de l’AIPRP, SPC n’a fait l’objet d’aucune plainte en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, et son processus d’AIPRP n’a été soumis à aucune vérification.

Au cours de la période visée par le rapport, le Commissariat à l’information du Canada a entamé une enquête systémique sur l’utilisation de services de messagerie en mode texte dans les institutions fédérales. Cette enquête avait pour but de déterminer si les messages en mode texte contenant de l’information gouvernementale envoyée d’un appareil sans fil distribué par le gouvernement ou reçus par cet appareil, sont bien gérés et préservés afin d’assurer le droit d’accès à l’information.

Même s’il ne faisait pas partie des 11 premiers ministères visés par cette enquête, SPC a présenté ses observations au Commissariat à l’information du Canada compte tenu de ses responsabilités en matière de prestation de services liés aux téléphones cellulaires et appareils BlackBerry aux 43 organisations partenaires.

Activités ministérielles de formation

Au cours de sa première année d’activité, la Division de l’AIPRP de SPC a centré ses efforts sur l’établissement d’un processus ministériel d’AIPRP et l’orientation du personnel et de la direction du Ministère dans le traitement de leurs demandes, tout en assurant une conformité entière aux règles et en répondant aux besoins en formation dans des secteurs précis.

Formation des agents de liaison de l’AIPRP

Le processus des agents de liaison de l’AIPRP établi par SPC offre un point d’accès unique dans chaque direction générale et direction, ce qui permet de simplifier l’attribution des tâches liées à l’AIPRP. En tant que principal point de contact pour les directions générales ou les directions, les agents de liaison doivent avoir une connaissance approfondie du processus d’AIPR ainsi qu’une bonne connaissance des lois. La Division de l’AIPRP a mis au point une séance de formation de trois heures et des documents de référence en réponse aux besoins particuliers des agents de liaison.

Étaient inscrites au premier calendrier de formation six séances où 32 agents de liaison et leurs remplaçants ont pu être formés. Puis, cinq autres séances se sont ajoutées au calendrier pendant la période visée pour permettre la formation de 23 nouveaux agents de liaison.

AIPRP 101

En tant qu’organisation en démarrage, la Division de l’AIPRP a offert différentes séances d’initiation à l’AIPRP à des représentants ministériels à tous les échelons. Une partie des séances de sensibilisation ont porté sur le processus à suivre à l’interne pour les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et le respect des obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour ce qui est du traitement approprié des renseignements personnels. La directrice de l’AIPRP a donné six séances distinctes auxquelles ont assisté au total 77 représentants ministériels jusqu’à l’échelon de sous-ministre adjoint principal.

Formation de l’AIPRP aux RH

Compte tenu de la nature de son travail, la Direction des ressources humaines et du milieu de travail a demandé à la Division de l’AIPRP d’offrir une formation ciblée à son personnel. C’est ainsi qu’une séance de formation de deux heures, axée principalement sur les droits et obligations en matière de protection de la vie privée, y compris un volet sur la Loi sur l’accès à l’information et le processus d’AIPRP, a été créée. Cette séance de formation a été offerte deux fois à un total de 40 employés.

Activités ministérielles de sensibilisation

La Division de l’AIPRP et la Direction de la sécurité et de la gestion de l’information jouent un rôle de premier plan dans la gestion des fonds de renseignements du Ministère. Elles élaborent ensemble une approche intégrée visant à sensibiliser les employés et les gestionnaires, à les former et à leur fournir les outils nécessaires. Les initiatives de sensibilisation intégrées ont reçu un bon accueil de la part du personnel et bénéficient de l’appui de la haute direction de SPC.

Lancement du site Web ministériel comprenant de l’information sur l’AIPRP

Au cours de la période visée, le Ministère a lancé son site Web www.ssc-spc.gc.ca. De l’information sur l’Accès à l’information et Protection des renseignements personnels a été intégrée dans la conception initiale. Le contenu du site, y compris les Sommaires des demandes d’accès à l’information complétées, les coordonnées, les publications, la marche à suivre pour présenter une demande d’AIPRP et les renseignements généraux sur le processus d’AIPRP répondaient aux exigences des politiques du CT sur l’ouverture, la transparence et l’accessibilité.

Semaine du droit à l’information

Ayant pris forme en Bulgarie en 2002, la Semaine internationale du droit à l’information vise à sensibiliser le public à son droit d’accéder à l’information gouvernementale tout en insistant sur le fait que ce droit est un élément essentiel de la démocratie et de la bonne gouvernance. En 2012, la Semaine canadienne du droit à l’information a eu lieu du 24 au 28 septembre. SPC a fait la promotion de cet événement en publiant un article dans son site extranet.

Communiqué sur la sécurité et la protection de l’information

Les fonctionnaires se voient confier la garde de renseignements de nature délicate et privée, qu’ils doivent conserver en lieu sûr et protéger. Les employés ont reçu un rappel à cet égard et à l’égard de leurs obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur la protection de l’information, de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles et de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique par voie de communiqué signé par la présidente et le chef de l’exploitation en octobre 2012.

Semaine de sensibilisation à la sécurité

La Semaine de sensibilisation à la sécurité est un événement annuel tenu durant la deuxième semaine de février. Elle a été une réussite grâce aux efforts qu’ont déployés sans relâche le Ministère, les spécialistes de la sécurité du gouvernement du Canada et les groupes interministériels comme le Groupe de travail sur la sensibilisation à la sécurité.

Un groupe de travail ministériel formé de membres de la Sécurité, de la Gestion de l’information, des Communications et de la Division de l’AIPRP a conçu toutes sortes de produits de sensibilisation à l’occasion de la Semaine de sensibilisation à la sécurité, qui sont présentés dans le site extranet de SPC. Les Communications ont également consacré le numéro de février 2013 du bulletin ministériel mensuel iConnect à la sécurité et à l’AIPRP. Parmi les articles présentés, citons un message de la sous-ministre adjointe principale, Services ministériels, et dirigeante principale des finances concernant l’utilisation et l’élimination appropriées de l’information en tant que priorité pour SPC et volet crucial de l’engagement qu’a pris le Ministère à l’égard de la population canadienne et de ses 43 organisations partenaires, qui lui font confiance jour après jour.

Prochaines étapes pour l’année à venir

La Division de l’AIPRP de SPC se réjouit d’avoir la chance extraordinaire de participer à la mise sur pied d’une nouvelle organisation. Elle continuera de se montrer innovatrice dans sa façon d’administrer la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle s’engage à continuer de soutenir le Ministère dans la création d’une culture axée sur l’excellence des services et dans la transition de ce dernier vers un milieu informatisé efficient et moderne.

Pour la prochaine période de rapport, la Division de l’AIPRP a l’intention d’améliorer le processus d’AIPRP interne. Pour ce faire, elle prendra appui sur l’exercice de mise en correspondance des processus d’AIPRP et effectuera un examen périodique du processus d’AIPRP au moyen de sondages auprès des agents de liaison de l’AIPRP et de consultations ultérieures. En outre, la Division concevra un site Web de ressources à l’intention des employés dans l’extranet du Ministère et mettra la dernière main aux lignes directrices sur l’AIPRR à l’intention des analystes de l’AIPRP. Elle s’assurera ainsi d’instaurer une démarche uniforme pour le traitement des demandes d’accès à l’information.

De plus, la Division de l’AIPRP continue aussi de travailler avec la Division de la gestion de l’information pour aider le Ministère à mettre en œuvre une stratégie en vue de transfert officiel des documents des 43 organisations partenaires vers ses propres fonds de renseignements. Cet effort de collaboration permettra de définir les fonds de renseignements et de préciser le contenu de son chapitre d’Info Source ainsi que d’aider les demandeurs à présenter leur demande à l’institution intéressée. Les résultats de ces efforts seront communiqués en continu à la haute direction des organisations partenaires ainsi qu’aux coordonnateurs de l’AIPRP du Ministère. La Division de l’AIPRP soutient ces efforts par l’intermédiaire de diverses tribunes, notamment dans le cadre des réunions des spécialistes de l’AIPRP orchestrées par le SCT, afin de faire connaître et d’examiner avec les collègues le rôle que joue SPC dans la garde et le contrôle des documents à l’échelle du gouvernement du Canada.

La Gestion de l’information, la Sécurité, l’AIPRP, les Ressources humaines et les Communications ont collaboré à l’élaboration d’un plan de travail intégré et sont en train d’instaurer une suite d’activités visant à mobiliser les employés. Ces activités permettront de recueillir de l’information en vue de l’élaboration d’un plan intégré de formation en matière de protection des renseignements personnels, d’accès à l’information, de sécurité, de sécurité de la TI et de gestion de l’information à l’intention du personnel du Ministère.

Annexe A – Décret de délégation

Décret de délégation de pouvoirs relatifs à la Loi sur l’accès à l’information

Conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, la présidente de Services partagés Canada délègue par la présente aux personnes qui sont titulaires des postes cités à l’annexe, ou aux personnes qui occupent ce poste de façon intérimaire, l’autorité d’exercer les fonctions qui lui sont conférées en tant que présidente de Services partagés Canada, à titre de chef d’une institution gouvernementale en vertu des articles de la Loi sur l’accès à l’information. Cette désignation entre en vigueur dès la signature du document.

ANNEXE

1. Chef de l'exploitation
   
2. Sous-ministre adjointe principale et dirigeante principale des finances
   Services ministériels
   
3. Directeur général
   Secrétariat ministériel
   
4. Directeur
   Division de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée

 

Signé le 2 avril 2011
Liseanne Forand

Ottawa

 

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

TBS/SCT 350-62
Nom de l'institution : Services partagés Canada
Période visée par le rapport : 2012-04-01 au 2013-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport	62
En suspens à la fin de la période de rapport précédente	0
Total	62
Fermées pendant la période visée par le rapport	41
Reportées à la prochaine période de rapport	21

1.2 Source des demandes

Source	Nombre de demandes
Médias	27
Secteur universitaire	0
Secteur commercial (secteur privé)	25
Organisme	1
Public	9
Total	62

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

Partie 3 - Prorogations

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

Partie 6 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Annexe C – Les 43 organisations partenaires

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