Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information 2014-2015

Introduction

La 4Loi sur l’accès à l’information

La xxzLoi sur l’accès à l’information qui est entrée en vigueur le 1er juillet 1983, accorde au public le droit d’accès aux documents relevant d’une institution fédérale, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

L’article 72 de la ccLoi sur l’accès à l’information stipule que le responsable d’une institution fédérale, quelle qu’elle soit, doit établir pour présentation au Parlement le rapport d’application de la attrLoi en ce qui concerne son institution durant l’exercice précédent. C’est en vertu de cette disposition qu’est déposé le présent rapport annuel au Parlement.

Le présent rapport annuel décrit comment Services partagés Canada (SPC) a appliqué la vvLoi sur l’accès à l’information entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2015.

Mandat et organisation de l’institution

Mandat

Services partagés Canada (SPC) est un ministère fédéral qui a été créé le 4 août 2011 et dont le mandat est de transformer la manière dont procède le gouvernement du Canada pour gérer son infrastructure de la technologie de l’information (TI). Le mandat de SPC a été confirmé le 29 juin 2012 avec l’adoption, par le Parlement, de la xderLoi sur Services partagés Canada.

SPC s’emploie principalement à transformer la façon dont le gouvernement gère son infrastructure de la TI en offrant des services modernes, fiables, sécurisés et économiques à ses 42 organisations partenaires. Il vise à maintenir et à améliorer la prestation de services de la TI au sein du gouvernement du Canada, à réaliser des économies et à réinvestir les sommes ainsi épargnées, à améliorer la sécurité et à mettre en œuvre des solutions pangouvernementales pour transformer l’infrastructure de la TI en vue d’améliorer les services offerts aux Canadiens.

SPC rend compte de ses activités au Parlement par l’intermédiaire de la ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Il fournit aux ministères et organismes partenaires (« organismes partenaires », voir l’annexe A) des services obligatoires de courriel, de centres de données et de réseaux modernisés, regroupés et uniformisés, afin d’appuyer l’exécution des programmes et la prestation des services du gouvernement du Canada. Au cours de l’exercice 2014-2015, SPC a œuvré au regroupement d’un nouveau système de courriel d’entreprise pour le gouvernement du Canada. En outre, le Ministère a poursuivi le regroupement des centres de données et des réseaux de télécommunication et la simplification de l’approvisionnement en matériel et logiciels de TI utilisés en milieu de travail. SPC a également continué à soutenir l’exécution de la Stratégie de cybersécurité du Canada.

En outre, SPC participe à d’autres initiatives de transformation essentielles du gouvernement du Canada, comme le projet de protection du périmètre de défense, l’Initiative de transformation de l’administration de la paye et la vision de la fonction publique du futur, comme il est énoncé dans l’initiative Objectif 2020. En tant qu’organisation assurant la prestation de services de sécurité de la TI, SPC collabore étroitement avec d’autres organisations de cybersécurité du gouvernement fédéral afin d’appuyer la Stratégie de cybersécurité du Canada.

Organisation

Pendant la période visée par le rapport, SPC comptait quatre directions générales, chacune d’elles étant responsable de soutenir l’un des quatre volets du modèle opérationnel du Ministère :

• Planification et conception – Direction générale de la transformation, de la stratégie de services et de la conception
• Exploitation – Direction générale des projets et des relations avec les clients
• Opérations – Direction générale des opérations
• Gestion – Direction générale des services ministériels

Bien que les directions générales soient chargées de respecter les priorités établies dans leurs secteurs d’activité respectifs, l’une des forces de SPC est la synergie qui résulte de la collaboration de ces entités en vue d’offrir des services d’infrastructure de la TI aux organismes partenaires de SPC.

Pouvoirs délégués

En avril 2012, conformément à l’article 73 de la bbLoi sur l’accès à l’information, la présidente de SPC a délégué toutes ses attributions établies en vertu de la qqqLoi à des fonctionnaires d’un échelon hiérarchique inférieur, dont le directeur de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), dénommée ci-après Division de l’AIPRP. (Voir l’Annexe B)

Structure de la Division de l’AIPRP

Durant la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP comptait 16 fonctionnaires employés à temps plein : le directeur, deux directeurs adjoints, un chef d’équipe, 11 analystes et un adjoint administratif. La Division de l’AIPRP a conservé en moyenne 12,85 équivalents temps plein (ETP), dont 8,09 étaient exclusivement consacrés à l’application de la nnLoi sur l’accès à l’information. À la fin de la période visée par le rapport, 15 postes étaient pourvus au sein de la Division de l’AIPRP.

Recherche constante de l’excellence en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels

La Division de l’AIPRP est chargée d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) au sein du Ministère, et de surveiller leur conformité. Ce travail permet à SPC de répondre aux exigences et obligations établies en vertu de la ddtLoi sur l’accès à l’information et du texte de loi connexe, la 71Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les principales activités de la Division de l’AIPRP sont :

• recevoir, coordonner et traiter les demandes présentées en vertu de la reeLoi sur l’accès à l’information et de la 61Loi sur la protection des renseignements personnels;
• répondre aux demandes de consultation émanant d’autres institutions fédérales concernant les renseignements détenus par SPC dont la diffusion est envisagée;
• élaborer des instruments de politique propres à SPC à l’appui de la réglementation sur l’AIPRP;
• concevoir et mener à bien des activités de sensibilisation et de formation à l’AIPRP dans l’ensemble du Ministère, de sorte que les employés et les gestionnaires comprennent leurs rôles et responsabilités;
• soutenir un réseau d’agents de liaison qui se consacrent à l’AIPRP au sein du Ministère et qui sont, notamment, chargés d’aider à traiter les demandes en coordonnant la récupération des dossiers et des recommandations provenant de leur direction générale ou région;
• s’assurer que le Ministère se conforme aux deux lois et à leurs règlements, ainsi qu’aux procédures et politiques pertinents;
• préparer les rapports annuels au Parlement sur l’application des lois, ainsi que tout autre document qui pourrait être exigé par des organisations centrales;
• représenter le Ministère dans ses relations avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada et les commissaires à l’information et à la protection de la vie privée concernant la mise en application de ces lois, en ce qui concerne SPC;
• appuyer le Ministère afin de lui permettre de respecter son engagement d’ouverture et de transparence par la divulgation proactive de renseignements et la diffusion de renseignements par des canaux officieux, comme le portail Gouvernement ouvert;
• participer à des initiatives pangouvernementales à l’intention de la communauté fédérale de l’AIPRP.

Interprétation du Rapport statistique – Demandes d’accès à l’information et consultations

Le Rapport statistique (Annexe C) concernant l’application de la htyuLoi sur l’accès à l’information présente un sommaire des demandes d’accès à l’information traitées ainsi que des consultations tenues durant la période visée par le présent rapport, soit 2014-2015.

Aperçu de la charge de travail (Annexe C, partie 1, tableau 1.1 et tableau 1.3; partie 5, tableau 5.1)

Pendant la période visée par le rapport, la Division de l’AIPRP a reçu 189 demandes officielles au titre de la teyuqLoi sur l’accès à l’information, 102 demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales et 71 demandes informelles. De plus, 23 demandes ont été reportées de la période de rapport précédente.

Le volume des demandes reçues au titre de la hjkiLoi sur l’accès à l’information au cours de cette période de rapport est comparable au volume de la période de rapport précédente (au cours de laquelle 198 demandes avaient été reçues). Cependant, il est important de noter que le nombre de pages traitées par la Division de l’AIPRP s’est multiplié par huit, passant de 22 438 pages traitées en 2013-2014 à 183 023 pages traitées en 2014-2015. Cette augmentation du volume de pages traitées découlait de l’intérêt manifesté pour les documents liés à l’approvisionnement et les dossiers de cybersécurité. Le nombre de pages communiquées a plus que triplé, passant de 16 979 pages communiquées en 2013-2014 à 55 725 pages communiquées en 2014-2015.

La Division de l’AIPRP effectue un suivi hebdomadaire rigoureux de son temps de traitement des demandes et surveille le calendrier de traitement de celles-ci. Des rapports mensuels sur le rendement sont remis à la haute direction. Durant la période visée par le présent rapport, toutes les demandes formulées en vertu de la wqq3Loi sur l’accès à l’information ont été traitées dans les délais prévus par celle-ci.

Demandes reçues (Annexe C, partie 1, tableau 1.1)

Pendant la période visée par le rapport, 189 demandes formulées au titre de la 6545Loi sur l’accès à l’information ont été reçues. De plus, 23 demandes ont été reportées de la période visée par le rapport précédent, pour un total de 212 demandes à traiter pendant la période visée par le rapport.

Sources des demandes reçues (Annexe C, partie 1, tableau 1.2)

La plupart des demandes reçues pendant la période visée par le rapport, c’est-à-dire 36 %, provenaient du public. Les médias et les entreprises privées ont formulé 31 % et 21 % des demandes reçues, respectivement. Les demandes provenant d’organisations représentaient 2 % des demandes reçues, et celles provenant d’établissements d’enseignement, 2 %. Enfin, 8 % des demandes reçues provenaient de sources qui ont refusé de s’identifier.

Disposition des demandes traitées (Annexe C, partie 2, tableau 2.1)

Pendant la période visée par le rapport, les demandes traitées au titre de la 49665Loi sur l’accès à l’information (sauf les demandes transférées ou abandonnées) ont mené à une communication de l’ensemble ou d’une partie de l’information dans 65 % des cas. Parallèlement, pour 33 % des demandes, il n’existait tout simplement aucun document à communiquer. Les demandes restantes, soit 2 %, ont toutes été exemptées.

Le nombre de demandes transférées a considérablement diminué, passant de 49 en 2013-2014 à 15 en 2014-2015. Le nombre de demandes abandonnées a connu une légère augmentation, passant de 18 en 2013-2014 à 20 en 2014-2015. Le nombre de demandes pour lesquelles il n’existait aucun document a aussi faiblement augmenté, passant de 40 en 2013-2014 à 45 en 2014-2015.

Délai de traitement (Annexe C, partie 2, tableau 2.1)

La 1kiopLoi sur l’accès à l’information établit le délai de réponse aux demandes d’accès à l’information. Elle prévoit également des prorogations lorsque la réponse à la demande exige l’examen d’une grande quantité d’information ou de longues consultations auprès d’autres institutions du gouvernement ou d’autres tierces parties. Soixante-trois pour cent des demandes ont été fermées dans le délai de 30 jours établi par la Loi. Les demandes restantes, soit 37 %, ont été fermées dans les délais prorogés permis en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi.

Exceptions invoquées (Annexe C, partie 2, tableaux 2.1 et 2.2)

Chaque fois que SPC a invoqué une disposition prévoyant une exception, le principe de prélèvement expliqué à l’article 25 de la Loi a été appliqué de façon que la plus grande quantité possible de renseignements pertinents puisse être communiquée. De fait, il n’y a eu que trois demandes pour lesquelles aucun document n’a pu être communiqué en raison d’une exception.

Les dispositions d’exception les plus souvent invoquées par SPC étaient celles énoncées à l’alinéa 20(1)(b) – renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis par un tiers, à l’alinéa 20(1)(c) – renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers à un tiers et le paragraphe 19(1) – renseignements personnels. Il s’agit des trois dispositions d’exemption obligatoire de la dert1Loi.

Motifs d’exclusion (Annexe C, partie 2, tableau 2.3)

La disposition d’exclusion la plus souvent invoquée était liée à la protection des documents confidentiels du Cabinet, surtout en vertu de l’alinéa 69(1)(g) – renseignements liés à un mémoire au Cabinet.

Prorogations (Annexe C, partie 2, tableau 2.1, et partie 3)

Comme il est indiqué dans la section « Délai de traitement » ci-dessus, les prorogations admissibles aux termes du paragraphe 9(1) ont été invoquées dans 37 % des cas. La plupart de ces prorogations étaient requises pour mener des consultations auprès d’autres institutions fédérales et de tierces parties.

Frais (Annexe C, partie 4)

Pendant la période visée par le rapport, SPC a perçu 890 $ de frais et accordé des dispenses de frais ou un remboursement d’une valeur de 45 $. Aucuns autres frais n’ont été facturés ni perçus pour les dossiers fermés pendant la période visée.

Consultations (Annexe C, partie 5, tableau 5.1)

Pendant la période visée par le rapport, SPC a reçu 102 demandes de consultation d’autres institutions du gouvernement et quatre demandes de consultation avaient été reportées de la période visée par le rapport précédent. La Division de l’AIPRP de SPC a mené 100 consultations pendant la période visée par le rapport, et six autres étaient en attente à la fin de la période visée par le rapport.

Demandes informelles (Annexe C, partie 1, tableau 1.3)

Pendant la période de rapport, SPC a reçu et traité 71 demandes informelles en lien avec des documents communiqués antérieurement.

Coûts (Annexe C, partie 9, tableau 9.1)

D’après l’information fournie par la division des finances de SPC en avril 2015, pendant la période visée par le rapport, la Division de l’AIPRP a dépensé 604 490 $ en salaires et 180 924 $ en biens et services, y compris des contrats de services professionnels, pour l’application de la lkglkflLoi sur l’accès à l’information.

Activités ministérielles de formation et de sensibilisation liées à l’AIPRP

La Division de l’AIPRP a poursuivi ses efforts en vue d’instaurer une culture d’excellence en matière d’AIPRP à l’échelle de SPC. Elle s’est principalement employée à offrir des activités de formation et de sensibilisation sur l’accès à l’information. Afin d’évaluer et de continuellement améliorer l’efficacité de ses activités de formation, la Division de l’AIPRP utilise un formulaire d’évaluation exhaustif à l’intention des participants pour que ces derniers fournissent des commentaires au sujet de leur expérience de formation.

Au total, dix séances d’AIPRP ont été organisées, auxquelles ont pris part environ 180 participants, qui comprenaient des cadres de direction, des gestionnaires et des employés à divers échelons de SPC.

Formation concernant le réseau d’agents de liaison de l’AIPRP

En tant que principal point de contact pour les directions générales ou les directions, l’agent de liaison de l’AIPRP doit avoir une connaissance approfondie du processus d’AIPRP et une bonne connaissance des lois. La Division de l’AIPRP a mis au point une séance de formation de trois heures et des documents de référence en réponse aux besoins particuliers des agents de liaison de l’AIPRP.

Au cours de la période visée par le rapport, le directeur de l’AIPRP a organisé six séances à l’intention des agents de liaison de l’AIPRP et de leurs délégués (65 participants). En outre, le directeur adjoint, Opérations d’AIPRP a répondu aux besoins de formation particuliers d’une direction générale en donnant aux adjoints administratifs et aux agents de liaison un aperçu personnalisé des types de feuilles de réponse d’AIPRP, du contexte de l’attribution des tâches et des processus liés aux avis de communication, et a répondu aux questions connexes (15 participants).

Formation sur l’AIPRP pour les experts des bureaux de première responsabilité

La complexité et le nombre des demandes présentées à SPC augmentant, plusieurs secteurs de programmes ont demandé de la formation sur le processus de l’AIPRP et la nature des exemptions. Ainsi, un programme de formation de deux heures et demie a été élaboré. Il portait sur le contexte législatif, le processus interne de SPC et les pratiques exemplaires à suivre lorsqu’on répond à des demandes d’AIPRP. Au cours de la période visée par le rapport, le directeur de l’AIPRP a organisé trois séances de formation adaptées aux bureaux de première responsabilité, une pour la Direction générale de la cybersécurité et de la sécurité de la TI, une autre pour l’équipe de direction élargie responsable de l’exécution des projets d’entreprise et une troisième pour tout le personnel du Bureau du dirigeant principal de l’information et de la sécurité. Toutes les initiatives de formation ont été bien reçues et jugées utiles (100 participants).

L’AIPRP au gouvernement du Canada

Le directeur de la Division de l’AIPRP de SPC a aussi présenté, à l’École de la fonction publique du Canada, un cours de trois jours intitulé « Accès à l’information et protection des renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada (I703) », destiné aux fonctionnaires fédéraux.

Semaine du droit à l’information

Ayant pris forme en Bulgarie le 28 septembre 2002, la Journée internationale du droit à l’information vise à sensibiliser le public à son droit d’accéder à l’information gouvernementale tout en insistant sur le fait que ce droit est un élément essentiel de la démocratie et de la bonne gouvernance. En 2014, la Semaine canadienne du droit à l’information a eu lieu du 22 au 28 septembre. SPC a fait la promotion de la Semaine du droit à l’information en attirant l’attention des employés sur cette semaine dans son bulletin hebdomadaire et en les encourageant à participer aux événements organisés dans leur région et à contribuer à protéger l’information en suivant les lignes directrices sur le rangement des bureaux du Ministère.

Sensibilisation à l’AIPRP pour le Réseau des gestionnaires

La Division de l’AIPRP a collaboré avec le Réseau des gestionnaires de SPC et le Réseau des professionnels de l’administration pour promouvoir la sensibilisation. En novembre, tous les gestionnaires de SPC ont reçu un message les informant des instruments de politique internes de SPC sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et sur le rôle important qu’ils jouent dans le respect des droits d’accès à l’information.

Instruments de politique, procédures et initiatives en matière d’AIPRP

Cadre de gestion de l’AIPRP

Au cours de la période visée par le rapport, la Division de l’AIPRP a adopté un Cadre de gestion de l’AIPRP, qui établit une structure de gouvernance et de responsabilité détaillée qui, entre autres, rend compte des responsabilités de SPC en vertu de la wrwfLoi sur l’accès à l’information et de la 51Loi sur la protection des renseignements personnels dans le domaine des droits d’accès et de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation, de la conservation et de l’élimination des renseignements personnels par SPC.

En 2014-2015, le Cadre de gestion a été approuvé, mis en œuvre, affiché sur le site extranet de SPC et communiqué aux employés à l’aide d’un message de la présidente et du chef de l’exploitation de SPC. Il explique l’organisation de SPC du point de vue de ses structures, de ses politiques, de ses systèmes et de ses procédures visant, entre autres, à gérer les risques d’atteinte à la vie privée, à attribuer les responsabilités et à coordonner les tâches liées à la protection des renseignements personnels et à assurer la conformité avec la 41Loi sur la protection des renseignements personnels, la woofLoi sur l’accès à l’information, les politiques et directives connexes du SCT et les politiques internes en matière d’AIPRP.

Les instruments de politique liés à l’AIPRP suivants étaient encore en cours d’élaboration à la fin de la période couverte par le présent rapport :

1. Directive sur la formation et la sensibilisation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels: aide SPC à intégrer la culture d’excellence en matière d’AIPRP grâce à la formation et à la sensibilisation.
2. Directive sur la surveillance de la conformité de l’AIPRP : aide SPC à assurer le respect de la 31Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’’information grâce à des instruments de politique internes précis conçus pour gérer les risques liés à la protection des renseignements personnels et améliorer l’accès aux dossiers qui contiennent de l’information, y compris des renseignements personnels, sous son contrôle.
3. Norme sur la prévention et la gestion des entraves au droit d’accès : établit la procédure pour traiter les cas d’entrave perçue ou réelle d’accès légal à l’information sous le contrôle de SPC.

Principe de l’« obligation d’aider »

Le processus de la Division de l’AIPRP est fondé sur le principe de l’« obligation d’aider », qui est défini comme suit dans la howlDirective concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information du SCT :

1. traiter les demandes sans tenir compte de l’identité du demandeur;
2. offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de la demande;
3. fournir de l’information concernant la barkLoi sur l’accès à l’information, notamment en ce qui concerne le traitement des demandes et le droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information du Canada;
4. communiquer avec le demandeur dans un délai raisonnable si des précisions sur sa demande sont requises;
5. faire tous les efforts raisonnables pour trouver et recueillir les renseignements personnels demandés qui relèvent de l’institution fédérale;
6. appliquer des exceptions précises et limitées aux documents demandés;
7. fournir des réponses exactes et complètes;
8. communiquer promptement l’information demandée;
9. fournir, s’il y a lieu, les renseignements personnels sous la forme et dans la langue officielle demandés;
10. fournir un endroit approprié au sein de l’institution pour examiner l’information demandée.

Le processus de l’AIPRP de SPC est également renforcé par les meilleures pratiques au sein de la communauté fédérale de l’AIPRP, ce qui permet à SPC de relever les défis associés au traitement rapide des demandes d’accès et de consultation présentées en vertu de yelpLoi sur l’accès à l’information.

Première communication avec les demandeurs

Dans le cadre du processus de réception, le chef d’équipe des Opérations d’AIPRP examine toutes les demandes de renseignements reçues pour s’assurer qu’elles sont complètes et claires. S’il y a lieu, on communique avec le demandeur pour obtenir des éclaircissements.

Ce processus présente plusieurs avantages. Il permet d’offrir un meilleur service au demandeur en déterminant clairement la portée des renseignements demandés, ce qui peut diminuer le temps de traitement. Il permet également d’optimiser les ressources institutionnelles, puisque le travail de recherche, de récupération, d’examen et même de consultation de documents non voulus est éliminé.

Manuel sur le processus d’AIPRP

Au cours de la période visée par le rapport, la Division de l’AIPRP a continué à mettre à jour son manuel de procédures à l’intention du personnel responsable de l’AIPRP afin de l’aider à traiter les demandes reçues en vertu de la growlsLoi sur l’accès à l’information et du texte de loi, soit la 21Loi sur la protection des renseignements personnels. Le manuel contient de l’information sur les types de document traités et la façon dont ils doivent être traités conformément à ces lois. Le manuel sert d’outil de référence au personnel responsable de l’AIPRP et a pour but d’assurer une application cohérente des deux lois et des instruments de politique connexes. En outre, le manuel soutient notre « obligation d’aider » tous les demandeurs, de sorte que les efforts raisonnables sont déployés pour aider les demandeurs à recevoir une réponse complète, exacte et rapide, conformément aux lois.

SPC a établi des procédures et des lignes directrices internes pour garantir une surveillance appropriée des demandes d’AIPRP et l’établissement de rapports sur celles-ci, ainsi que le respect des politiques et des lignes directrices du SCT. Elles contiennent des points de vérification importants qu’il faut respecter afin que SPC maintienne un taux de conformité de 100 %.

Processus lié aux documents confidentiels du Cabinet

La Division de l’AIPRP de SPC a conclu un accord sur les niveaux de service avec son unité des services juridiques concernant l’examen des documents et la formulation de recommandations sur ceux qui pourraient contenir de l’information visée par l’exclusion liée aux documents confidentiels du Cabinet. Cet accord sur les niveaux de service assure un processus administratif efficient relativement aux documents confidentiels du Cabinet, ce qui permet à SPC de respecter les exigences du nouveau processus et de remplir ses obligations en vertu de la casgLoi sur l’accès à l’information.

Contrôle des dossiers et organisations partenaires

Compte tenu du mandat de SPC, les rôles et responsabilités sont difficiles à établir en vertu de la jinxLoi sur l’accès à l’information. L’article 15 de la gascbLoi sur Services partagés Canada précise que

« pour l’application de la meowLoi sur l’accès à l’information, il est entendu que les documents de toute autre institution fédérale […] qui, pour le compte de cette institution ou organisation, sont conservés dans les systèmes de technologie de l’information de Services partagés Canada ou transitent par ces systèmes ne relèvent pas de Services partagés Canada. »

La Division de l’AIPRP ne traite que les dossiers qui se rapportent aux activités ministérielles de SPC. Les organisations partenaires demeurent responsables de la création, de la tenue à jour, de l’usage, de la communication et du retrait de leurs fonds de renseignements électroniques, et leurs droits d’accès n’ont pas changé.

Bien que les dossiers des organisations partenaires enregistrés dans l’infrastructure partagée de TI ne relèvent pas de SPC et ne lui appartiennent pas, en raison des responsabilités et donc de l’intérêt commun, les consultations menées auprès des organisations partenaires constituent une partie importante des demandes traitées par SPC. De plus, un processus a été établi pour permettre aux organisations partenaires d’effectuer des recherches dans leurs données stockées sur tout serveur de SPC, s’il y a lieu, pour répondre adéquatement à une demande en vertu de la 1ginLoi sur l’accès à l’information. Dans ces cas, la Division de l’AIPRP de l’organisation partenaire concernée doit communiquer avec le dirigeant principal de l’information de son organisation, qui est le point de contact principal entre l’organisation partenaire et le chargé de compte de SPC.

Initiative de modernisation d’Info Source

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l’information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la niopLoi sur l’accès à l’information et la 11Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le SCT exige que les institutions gouvernementales publient leur propre chapitre d’Info Source sur leur site Internet. Au cours de la période visée par le rapport, SPC a effectué l’examen de son chapitre d’Info Source. Le SCT a remarqué que « Services partagés Canada s’est employé avec diligence à s’assurer que son chapitre répond aux exigences du SCT. Il a publié un excellent chapitre décentralisé d’Info Source. Bravo! »

Service Demandes d’AIPRP en ligne

Au cours de la période visée par le rapport, SPC a reçu 121 demandes et frais en vertu de la fytrLoi sur l’accès à l’information par l’intermédiaire du service Demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne. Soixante-huit demandes et frais au titre de la hoptrdLoi sur l’accès à l’information ont été reçus par service de courrier postal.

Initiative de développement de la collectivité de l’AIPRP

La Division de l’AIPRP de SPC a également dirigé une étroite collaboration avec la communauté fédérale de l’AIPRP en vue de créer des modèles organisationnels et des descriptions de travail génériques pour la fonction publique fédérale. Au cours du processus, il y a eu de nombreuses consultations avec la communauté de l’AIPRP en général et avec d’autres intervenants, notamment l’Alliance de la Fonction publique du Canada. L’objectif est d’avoir à terme des outils de recrutement et de dotation normalisés dans toute la communauté de l’AIPRP.

Plaintes et enquêtes

Pendant la période visée par le rapport, le Commissariat à l’information du Canada a informé SPC qu’il avait reçu deux plaintes contre SPC au titre de l’article 32 de la freeLoi sur l’accès à l’information.

Dans l’une des plaintes, le plaignant alléguait que SPC avait mal appliqué les exceptions, de sorte que son refus de communiquer les documents, ou partie de ces documents, demandés en vertu de la boysLoi était injustifié. Cette plainte a été retirée.

Dans l’autre plainte, le plaignant alléguait que SPC avait demandé une prorogation peu raisonnable pour répondre à une demande de dossiers et que SPC n’avait pas tenté de composer avec le plaignant en lui remettant des communications provisoires. L’enquête sur cette plainte par le Commissariat à l’information du Canada était encore en cours à la fin de la période couverte par le présent rapport.

Affaires parlementaires

Au cours de la période sous révision, les membres du Parlement ont inscrit au feuilleton six questions à inscrire au feuilleton ou
« questions écrites » concernant l’accès à l’information ou la protection des renseignements personnels. SPC a fourni des réponses écrites qui ont été présentées sous forme de documents parlementaires. Sur demande, ces réponses sont mises à disposition du public par l’intermédiaire de la Bibliothèque du Parlement.

Prochaines étapes pour l’année à venir

La Division de l’AIPRP de SPC se réjouit d’avoir la chance de participer à la mise sur pied d’une institution relativement nouvelle. Elle continuera de se montrer innovatrice dans sa façon d’appliquer lawilly1 Loi sur l’accès à l’information. Elle s’engage également à continuer de soutenir SPC dans ses efforts pour inculquer une culture axée sur l’excellence des services et dans sa transition vers un milieu informatisé efficient et moderne.

La Division de l’AIPRP dressera le plan de ses fonds de renseignements en s’appuyant sur l’architecture d’harmonisation des programmes 2014-2015 de SPC. En plus de mener à la définition des fonds de renseignements de SPC pour aider l’organisation à apporter des précisions à son chapitre d’Info Source, cette initiative aidera aussi les demandeurs en dirigeant leurs demandes vers l’institution appropriée.

La Division de l’AIPRP a également rédigé plusieurs autres instruments de politique et œuvre à leur approbation, à leur mise en œuvre et à leur communication au cours de l’exercice 2015-2016. La situation sera communiquée dans le rapport annuel de l’an prochain. Ces instruments de politique comprennent :

1. Directive sur la formation et la sensibilisation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP)
2. Directive sur la surveillance de la conformité à l’AIPRP
3. Norme sur la prévention et la gestion des entraves au droit d’accès

La Division de l’AIPRP continuera à améliorer les connaissances et la responsabilisation du réseau de liaison de l’AIPRP et d’offrir des possibilités de formation et de sensibilisation à l’AIPRP aux cadres supérieurs, aux gestionnaires et aux employés de tout le Ministère.

Annexe B - Pouvoir délégué

Décret de délégation de pouvoirs relatifs à la Loi sur l’accès à l’information

Conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, la présidente de Services partagés Canada délègue par la présente aux personnes qui sont titulaires des postes cités à l’annexe, ou aux personnes qui occupent ce poste de façon intérimaire, l’autorité d’exercer les fonctions qui lui sont conférées en tant que présidente de Services partagés Canada, à titre de chef d’une institution gouvernementale en vertu des articles de la Loi sur l’accès à l’information. Cette désignation entre en vigueur dès la signature du document.

ANNEXE

1. Chef de l'exploitation
   
2. Sous-ministre adjoint principal et dirigeant principal des finances
   Services ministériels
   
3. Directeur général
   Secrétariat ministériel
   
4. Directeur
   Division de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée

 

Signé le 2 avril 2012
Liseanne Forand

Ottawa

Annexe C - Le Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l'institution: Services partagés Canada
Période visée par le rapport: 2014-04-01 au 2015-03-31

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 : Prorogations

Partie 4 : Frais

Partie 5 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Footnotes

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