Pourquoi le Centre des services de paye a rejeté votre demande d’intervention de paye (et quelles mesures devez-vous prendre)

Le formulaire de DIP doit seulement être soumis pour un employé desservi par le Centre des services de paye.

Ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye

Un formulaire de Demande d'intervention de paye est requis dans les situations suivantes :

• Vous devez initier un mouvement ou un cas dans le système de paye (par exemple, vous remplissez et transmettez des formulaires relatifs à la paye) ou vous envoyez un chèque (pour rembourser un trop-payé ou une dette envers l’État ou pour couvrir d’autres sommes dues [notamment des paiements postdatés en raison d’un congé non payé]).
• Il vous a été demandé de transmettre au Centre des services de paye des documents précis ou supplémentaires relatifs à un cas existant et cela nécessite une source fiable; il peut s’agir d’un formulaire de congé modifié ou d’une autorisation pour une indemnité ou un paiement.
• Vous avez reçu des communications de compagnies d’assurance, de syndicats, de cabinets d’avocats, de services professionnels, etc. qui doivent être envoyées au Centre des services de paye.

Un formulaire de Demande d'intervention de paye n'est pas nécessaire dans les situations suivantes :

• Vous souhaitez soumettre une demande de renseignements généraux ou vous avez une question sur la rémunération ou les avantages sociaux.
• Vous avez un problème ou vous souhaitez discuter d’une préoccupation concernant une quelconque mesure de rémunération (notamment les retenues pour la pension, les cotisations syndicales ou les avantages sociaux).
• Vous avez besoin de copies de vos talons de paye ou de vos feuillets de renseignements fiscaux.
• Vous voulez connaître l’état d’un dossier existant, peut-être un paiement en attente ou un montant de trop-payé.
• Vous devez demander une avance de salaire d’urgence.
• Vous n’avez pas encore reçu votre relevé d’emploi ou votre feuillet de renseignements fiscaux modifié.

Pour tout ce qui précède, utilisez plutôt le formulaire Ma demande de paye ou appelez directement le Centre de contact avec la clientèle (1‑855‑686‑4729).

Prenez bien en note ce qui suit

• Pour les demandes de renseignements sur les pensions (dont l’adhésion au régime de pension, le fait d’avoir atteint 35 ans de service, le rachat de service ou les demandes de relevés annuels des prestations), vous devez communiquer avec le Centre des pensions au 1‑800‑561‑7930.
• S’il vous manque des fonds, vous pourriez également être admissible à une avance de salaire d’urgence (ASU) ou votre ministère pourrait vous offrir un paiement prioritaire. Pour une ASU, veuillez communiquer avec le Centre de contact avec la clientèle. Puisque les paiements prioritaires sont distincts du Centre des services de paye, communiquez avec votre gestionnaire ou votre direction générale des finances en ce qui concerne les formulaires à remplir ou le processus à suivre dans votre ministère.
• Les compagnies d’assurance, les syndicats, les cabinets d’avocats, les firmes de services professionnels ou les institutions financières qui souhaitent communiquer et transmettre des documents directement au Centre des services de paye à tiersrequetecentredepaye.paycentrethirdpartyrequest@tpsgc-pwgsc.gc.ca peuvent le faire en les envoyant sans DIP et sans avoir besoin d’une source fiable.
• Lorsqu’un employé actuellement desservi par le Centre des services de paye est muté à une organisation non desservie par le Centre des services de paye, la nouvelle organisation peut alors envoyer un courriel au Centre des services de paye afin de coordonner la mutation à pwgsc.mirtransfer-transfertmir.tpsgc@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Aucune DIP n’est nécessaire pour initier cette coordination.
• Vous pouvez soumettre par courriel toute ordonnance de saisie-arrêt du ministère de la Justice ou de retenue obligatoire sur la paye de l’Agence du revenu du Canada ou de Revenu du Québec au Centre des services de paye à soutiencentredepaye.paycentresupport@tpsgc-pwgsc.gc.ca, sans DIP.

Étant donné que le formulaire de DIP est appelé à changer sans avis, nous vous recommandons de toujours y accéder en ligne au lieu de le télécharger et de réutiliser une copie enregistrée sur votre bureau. L’utilisation d’une version antérieure du formulaire entraînera le rejet de votre DIP.

Soumettre une demande d'intervention de paye

Assurez-vous que tous les champs obligatoires du formulaire sont remplis.

Assurez-vous de joindre l’ensemble de la documentation nécessaire. Si vous êtes incertain, veuillez vous reporter au Guide de référence portant sur les exigences relatives à la documentation du Centre des services de paye.

Certaines combinaisons de types et sous-types de travail nécessitent des documents précis à l’appui.

Consultez le Guide de référence sur les exigences relatives à la documentation du Centre des services de paye afin d’en apprendre davantage sur la documentation à l’appui nécessaire pour un type de demande précise.

Reportez-vous à la page Comprendre les types et sous-types de travail afin d’obtenir une liste de tous les types et sous-types offerts.

La section de commentaires devrait être remplie avec une courte explication décrivant l’objet de la demande. Le rejet aura lieu si la section de commentaires de la DIP contient des renseignements personnels sur plusieurs employés, comme le CIDP, la date de naissance ou le salaire (cela s’applique également aux demandes de DIP en bloc). Cela est nécessaire afin de protéger la vie privée et la confidentialité de tous les clients.

Toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers ou sur le budget d’un gestionnaire doivent être signées par un gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 (Loi sur la gestion des finances publiques), laquelle est connue sous le nom de « signature autorisée ». La source fiable est la personne désignée par le ministère pour valider la signature apposée en vertu de l’article 34.

Pour respecter le cadre de contrôle du Centre des services de paye et la séparation des tâches, et conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, les sources fiables ne peuvent pas valider ou soumettre des mouvements de paye qui les visent directement.

Un employé peut soumettre certains types de demandes de paye lui-même au Centre des services de paye. Les sous-types de travail suivants ne nécessitent pas la signature d’un gestionnaire disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 ou d’une source fiable :

• Avantages sociaux
  • Tous les changements volontaires (retenues et couverture) aux avantages sociaux, à l’exception de ceux pouvant être effectués directement dans Phénix
  • Prestations (non automatisées) p. ex. congé de maternité ou parental, preuve de paiements d’assurance-emploi (AE) ou du Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) (prenez note que les demandes de congés qui y sont associées nécessitent une source fiable)
• Chèque
  • paiements en espèces
  • déclaration de retenues volées ou perdues
• Modification de la situation d’emploi
  • Correction d’échelon
• Retenues
  • impôt sur le revenu (afin de modifier les montants retenus or pour mettre à jour les formulaires de déclaration des revenus fédéral [TD1] ou provincial)
  • dons de charité
  • fonds de solidarité des travailleurs du Québec
  • exception d’impôt unique afin de retenir les impôts d’un paiement (préautorisation de l’Agence du revenu du Canada [ARC] ou de Revenu Québec nécessaire)
  • cotisations syndicales (afin de déclarer un problème ou une erreur)
  • exception aux retenues volontaires dans le libre-service (particulièrement pour les employés qui ne sont pas en mesure d’utiliser le libre-service dans Phénix)
• Exception au dépôt direct (particulièrement lorsqu’un employé n’est pas en mesure d’utiliser le libre-service dans Phénix, mais qu’il doit effectuer des changements à son dépôt direct)
• Congé
  • formulaire de prestation d’assurance-invalidité (en ne remplissant que la partie réservée aux employés)
• Feuillets de renseignements fiscaux (T4) et relevé d’emploi
  • RE (demandé ou reçu, mais qui doit être corrigé)
  • modifications des T4, du Relevé 1 et du Relevé 2
• Cessation d’emploi
  • indemnité de départ

Tous les autres types de demandes d’intervention de paye nécessitent une source fiable. Consultez la page La source fiable et les demandes d’intervention de paye et communiquez avec l’agent de changement de votre ministère afin de confirmer le processus pour obtenir une source fiable au sein de votre ministère.

Si vous êtes un employé et que vous soumettez une DIP

• Assurez-vous que le formulaire est lisible et que le format du fichier n’est pas corrompu.
• Vérifiez à nouveau que vous avez rempli tous les champs obligatoires du formulaire de demande d’intervention de paye.
• Vérifiez si les documents à l’appui ont tous été inclus et signés, le cas échéant. Si un gestionnaire devait apposer sa signature sur l’un ou l’autre des documents à l’appui, la validation par la source fiable sera requise.
• Assurez-vous que les types et les sous-types de travail concordent avec la documentation à l’appui. Rappelez-vous qu’il y a plusieurs types et sous-types de combinaisons de travail possibles, dont chacune nécessitant des documents à l’appui précis. Assurez-vous de vérifier quelle documentation doit être jointe à une demande de type ou de sous-type de travail.
• N’insérez pas de types ou sous-types de travail qui ne sont pas inclus dans les menus déroulants.
• Vérifiez que l’ensemble de la demande ne dépasse pas 5 Mo.
• Vérifiez que les pièces jointes ne dépassent pas 35 pages (prenez en compte le recto et le verso).
• Vérifiez que la DIP indique correctement le nombre total de pages de la soumission. Le rejet aura lieu si une demande est reçue et qu’il y a un écart entre le nombre de pages indiqué dans la DIP et le nombre de pages réel.

Si vous êtes une source fiable

• Confirmez que les données appropriées ont été saisies dans le SGRH PeopleSoft ou Phénix. Par exemple, si un emploi d’une durée déterminée prend fin plus tôt que prévu, la date réelle doit alors être saisie dans le SGRH PeopleSoft et mise à jour dans Phénix.
• Vérifiez que le formulaire est lisible.
• Assurez-vous d’avoir rempli tous les champs obligatoires du formulaire.
• Assurez-vous que les documents à l’appui concordent avec les renseignements de l’employé pour qui la DIP est soumise.
• Assurez-vous que l’employé a signé toute la documentation à l’appui, et que toute autre signature autorisée est comprise, le cas échéant (par exemple : les formulaires de congé, les payes pour services supplémentaires, les feuilles de temps, le dépôt direct). Si un gestionnaire a apposé sa signature sur l’un ou l’autre des documents à l’appui, la validation par la source fiable sera requise.
• Assurez-vous que la DIP a été soumise à partir de l’adresse courriel d’une source fiable autorisée, si la validation d’une source fiable était nécessaire.
• Assurez-vous que les types et les sous-types de travail concordent avec la documentation à l’appui. Rappelez-vous qu’il y a plusieurs types et sous-types de combinaisons de travail possibles, dont chacune nécessite que des documents à l’appui précis soient joints. Assurez-vous de vérifier quelle documentation doit être jointe à une demande de type ou de sous-type de travail.
• N’insérez pas de types ou sous-types de travail qui ne sont pas inclus dans les menus déroulants.
• Vérifiez que l’ensemble de la demande ne dépasse pas 5 Mo.
• Vérifiez que les pièces jointes ne dépassent pas 35 pages (prenez en compte le recto et le verso), et que le formulaire de DIP en bloc ne comprend pas plus de 15 employés.
• Remplissez un formulaire de DIP par employé, à moins d’utiliser une DIP en bloc. Assurez-vous que le formulaire de DIP ne comprend pas de renseignements personnels au sujet de plusieurs employés. De plus, chaque pièce jointe doit comprendre les renseignements d’une seule personne. Si vous utilisez le formulaire de DIP en bloc, assurez-vous qu’il n’y a aucun écart entre le nombre d’employés sur le formulaire et ceux indiqués dans les pièces jointes.
• Vérifiez que la DIP indique correctement le nombre total de pages de la soumission. La demande sera rejetée s’il y a un écart entre le nombre de pages indiqué dans la DIP et le nombre de pages réel.
• De multiples DIP ne devraient pas être soumises dans un seul courriel. Vous risquez le rejet du courriel en entier, sans réussir à déterminer le cas précis qui aurait entraîné un problème. Il est toujours préférable de soumettre une seule DIP par courriel de façon à éviter la perte ou l’écart d’information.

Il est préférable de n’envoyer qu’une (1) seule DIP par courriel pour éviter de perdre de l’information ou de semer la confusion.

Le Centre des services de paye accepte les fichiers de formats .doc, .docx et PDF.

Le Centre des services de paye préfère la solution de chiffrement Entrust. Si vous disposez d’une autre application de chiffrement, il se peut que le Centre des services de paye soit incapable d’ouvrir votre demande.

Chiffrez seulement le courriel et non les pièces jointes.

Communiquez avec l’équipe chargée des technologies de l’information de votre ministère si vous avez des questions concernant le chiffrement.