Centre des interprétations en dotation de la CFP

Les nominations sont-elles requises lors d’un exercice de conversion de la classification?

En ce qui concerne les postes visés par un exercice de conversion de la classification, aucun processus de dotation n’est exigé. Dans le contexte d’une conversion de la classification, un poste existant est évalué selon une nouvelle norme d’évaluation des emplois approuvée par le Conseil du Trésor dans le cadre d’un exercice de renouvellement de la classification. Cette conversion touche tous les emplois dans le groupe professionnel visé et exige que chaque poste soit évalué par rapport à la nouvelle norme. Les postes qui répondent à la nouvelle définition du groupe professionnel sont convertis à compter de la date de conversion approuvée dans le cadre de l’exercice, et aucune mesure de dotation n’est requise.

Dans certains cas, des postes du groupe à convertir peuvent être retirés de l’exercice de conversion de la classification, car ils peuvent ne pas répondre à la nouvelle définition du groupe. Ces situations seront traitées à l’interne dans les organisations avant la conversion. Les gestionnaires devraient travailler en collaboration avec leurs conseillers en classification, en dotation et en relations de travail pour déterminer la procédure à suivre dans ces situations.

Pour en savoir plus sur les prochains changements qui seront apportés aux groupes professionnels ou obtenir des renseignements généraux sur le programme de classification et les exercices de renouvellement de la classification, consultez la Foire aux questions pour le programme de classification du Secrétariat du Conseil du Trésor (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Faut-il procéder à une nomination après la reclassification d’un poste?

La reclassification est spécifique à un emploi ou à un poste et se produit lorsqu’un changement significatif dans le travail effectué qui entraîne un changement dans le groupe professionnel, le sous-groupe et/ou le niveau de cet emploi ou de ce poste conformément au programme de classification de l’employeur.

À la suite de la reclassification d’un poste, une nomination est la seule façon d’appliquer le changement de classification (groupe et/ou niveau) d’un poste au titulaire du même poste. Une nomination est requise afin d'attribuer les nouvelles conditions au titulaire (groupe et niveau, salaire, convention collective, conditions et modalités d’emploi, etc), peu importe le changement résultant de la décision de classification (promotion, rétrogradation ou niveau équivalent).

Quand un bénéficiaire de priorité est employé pour une période déterminée, la conversion de la durée des fonctions à une période indéterminée, conformément au paragraphe 59(1) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, a-t-elle un effet sur son droit de priorité?

Un droit de priorité se termine lorsque le bénéficiaire de priorité est nommé ou muté pour une période indéterminée. Le paragraphe 59(2) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique précise que la conversion d’une employée d’une période déterminée à une période indéterminée ne constitue pas une nomination ni une mutation et elle n’affecte donc pas le droit de priorité.

Puis-je exiger la soumission du formulaire d’autodéclaration pour confirmer l’admissibilité d’un candidat à un processus non annoncé fondé sur l’équité en matière d’emploi?  Est-il obligatoire d’exiger le formulaire d’autodéclaration ou est-ce laissé à la discrétion du gestionnaire d’embauche?

Les renseignements d’autodéclaration doivent être fournis par écrit pour confirmer l’admissibilité d’un candidat au processus de nomination à l’intention des groupes visés par l’équité en matière d’emploi, peu importe si le processus est annoncé ou non.

Le gestionnaire d’embauche doit s’assurer que la personne qu’il embauche répond au critère d’équité en matière d’emploi, car une confirmation verbale ne suffit pas. L’autodéclaration doit être disponible quand une personne autorisée doit accéder à cette information, et la Politique de nomination exige que tout renseignement lié à la nomination soit documenté. Tel que prévu à l’annexe B de la politique, l’administrateur général doit s’assurer que l’autodéclaration relative à l’équité en matière d’emploi de toute personne nommée est accessible pendant au moins 5 ans, en version électronique ou par d’autres moyens.

Comme aucun formulaire en particulier n’est exigé, les candidats peuvent utiliser le moyen de leur choix pour s’auto-déclarer. Voici quelques‑uns des moyens les plus fréquemment utilisés :

• Autodéclaration dans le profil du postulant (Système de ressourcement de la fonction publique);
• Formulaire d’autodéclaration fourni sur le site Web de la CFP;
• Déclaration dans la lettre de candidature ou le curriculum vitæ;
• Échange par courriel;
• Autre document pertinent confirmant les renseignements relatifs à l’équité en matière d’emploi.

Veuillez noter que les renseignements d’autodéclaration sont assujettis aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques du Conseil du Trésor sur la gestion des renseignements protégés B.

L’autodéclaration est volontaire; toutefois, seules les personnes qui se sont autodéclarées peuvent être prises en considération ou nommées dans le cadre des processus à l’intention des groupes visés par l’équité en matière d’emploi.

Comment la zone nationale de sélection s'applique-t-elle à l'embauche des groupes d'équité en matière d'emploi?

Selon le paragraphe 34(2) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, les critères géographiques, organisationnels ou professionnels définissant une zone de sélection peuvent être différents pour les candidats membres des groupes désignés au titre de l'équité en matière d'emploi pour lesquels il y a sous-représentation.

La Politique de nomination de la Commission de la fonction publique établit une exception liée à la zone nationale de sélection pour un processus de nomination externe annoncé qui est restreint aux membres des groupes désignés au titre de l’équité en matière d’emploi dans lesquels il y a une sous-représentation. Cette exception énoncée dans la politique s'applique à l'élément géographique.

Cela signifie que la portée géographique de la zone de sélection n'a pas à être nationale lorsqu'un processus de nomination vise un ou des groupes visés par l'équité en matière d'emploi sous-représentés.

Lorsqu'un processus est ouvert à tous, sans égard à ce que les candidats soient ou non membres d’un groupe désigné, la zone nationale de sélection s'applique à tous, y compris les membres des groupes désignés.

Quels sont les documents requis pour embaucher un étudiant?

L’Annexe B de la Politique de nomination décrit les exigences relatives aux renseignements à fournir aux fins de nomination. Certaines de ces exigences ne s’appliquent pas aux nominations d'étudiants, car celles‑ci sont soustraites à certaines dispositions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, comme le prévoit le Décret d’exemption concernant les participants aux programmes d’embauche d’étudiants. Pour se conformer aux dispositions relatives aux nominations d’étudiants à l’article 3 du Règlement sur les participants aux programmes d’embauche d’étudiants, les organisations doivent établir les qualifications requises et démontrer que l’étudiant embauché satisfait à ces qualifications. 

Les exigences minimales concernant la documentation pour les nominations d’étudiants dans le cadre du Programme fédéral d’expérience de travail étudiant, du Programme des adjoints de recherche ou du Programme postsecondaire d’enseignement coopératif/de stages sont les suivantes:

• Qualifications relatives au travail à accomplir;
• Évaluation et résultats de tous les candidats;
• Formulaire d’auto-déclaration pour l’équité en matière d’emploi et le formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone, le cas échéant;
• Serment ou l’affirmation solennelle;
• Offre de nomination signée;
• Documentation à l’appui des critères d’admissibilité du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l’embauche d’étudiants.

Les administrateurs généraux doivent s’assurer que la documentation est accessible par voie électronique ou par d’autres moyens, pendant une période minimale de cinq ans suivant la dernière mesure administrative (s’il y a lieu) pour chaque nomination.

Les qualifications, comme celles qui figurent dans la demande de présentation à partir du répertoire du Programme fédéral d’expérience de travail étudiant, dans l’annonce d’emploi du Programme postsecondaire d’enseignement coopératif/de stages ou dans l’annonce d’emploi visant un poste à pourvoir dans le cadre du Programme des adjoints de recherche, n'ont pas besoin d'être approfondies. Un gestionnaire pourrait, par exemple, établir une seule qualification telle que « capacité d’accomplir des tâches manuelles » ou des « études en administration », tant que ces qualifications reflètent précisément les exigences du travail à effectuer.

L’évaluation peut être aussi simplifiée en utilisant une seule méthode d’évaluation; par exemple : examen du curriculum vitae, confirmation des études, ou entrevue avec les étudiants potentiels.

Le potentiel peut-il être utilisé comme faisant partie du mérite?

Le potentiel se défini comme la capacité éventuelle d'une personne à croître ou à se développer. Ainsi, pour utiliser le potentiel comme qualification dans le cadre d’un processus de nomination, celui-ci doit être clairement exprimé en fonction du poste à doter dans le cadre de ce processus.

Chaque qualification doit être clairement liée au poste à doter et satisfaite au moment de la nomination. Tant que le lien est clair, il n'y a pas de formulation prescrite à utiliser pour exprimer une qualification.

Pour être nommée selon le principe du mérite, une personne doit satisfaire à chacune des qualifications au moment de la nomination. Ainsi, « potentiel de ... » ne peut être interprété comme le « potentiel satisfaire à une qualification essentielle ou constituant un atout à une date ultérieure ».

Le gestionnaire subdélégué doit être en mesure de répondre à la question « potentiel de quoi? », d'expliquer ce que signifie une qualification donnée, ce qui est requis, les concepts sous-jacents et la manière dont on définit la qualification à des fins d'évaluation. Par exemple, un « potentiel de gestion » peut être défini à des fins d'évaluation comme étant la capacité d'apprendre, de résoudre des problèmes en collaboration et de composer avec des demandes concurrentes. L'évaluation portera ainsi sur les compétences et les capacités telles qu'elles se retrouvent dans le poste à doter.

En bref, que le terme « potentiel » soit utilisé ou non, le cadre de nomination établit une attente selon laquelle le gestionnaire subdélégué établira des critères de mérite raisonnables pour un poste à doter.

Quels sont les facteurs à prendre en considération lorsqu’un gestionnaire utilise sa connaissance personnelle d’un candidat pour l’évaluer dans un processus de nomination?

La Loi sur l’emploi dans la fonction publique autorise l’utilisation de tous les renseignements disponibles pour évaluer les candidats. En effet, l’article 36 de la Loi attribue aux administrateurs généraux un vaste pouvoir discrétionnaire dans le choix et l’utilisation des méthodes d’évaluation.

Ce sont les gestionnaires subdéléguées qui déterminent les renseignements dont ils ont besoin pour prendre une décision – il peut s’agir de renseignements obtenus durant la phase d’évaluation du processus de nomination, ou d’autres renseignements existants (connaissance personnelle du candidat, par exemple).

Ni la Loi, ni la Politique de nomination de la CFP n’établissent que les mêmes sources d’information ou les mêmes méthodes d’évaluation doivent être utilisées pour tous les candidats.

Comme pour toute autre méthode d’évaluation, l’évaluation via la connaissance personnelle :

• doit porter sur les qualifications pour le poste;
• doit être réalisé de manière juste et en toute bonne foi;
• a davantage de poids lorsqu'elle est corroborée par d'autres sources d'information afin de rehausser la fiabilité et la validité des résultats.

Le point à retenir est que le gestionnaire subdélégués a la responsabilité de recueillir suffisamment d’information sur chacune des qualifications  afin de prendre une décision éclairée au sujet du mérite pour cette personne. Il incombe aussi au gestionnaire de prendre en compte toute l’information dont il dispose, et d’utiliser tout renseignement valide et fiable.

Pour une nomination intérimaire, comment calcule-t-on une période de quatre mois moins un jour?

Une nomination intérimaire est temporaire et peut durer des jours, semaines, mois ou même plus d'un an. Le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique fait une distinction entre une nomination intérimaire de quatre mois ou plus, et une nomination intérimaire de moins de quatre mois. Quelle que soit la mesure utilisée pour la nomination intérimaire, il est nécessaire de déterminer précisément à quel moment la période de quatre mois moins un jour est atteinte.

En utilisant l'approche énoncée dans la Loi d'interprétation, une période de nomination intérimaire commençant le 15 juin serait calculée comme suit :

• une nomination intérimaire de quatre mois prendrait fin le 15 octobre;
• une période d'intérimaire de plus de quatre mois prendrait fin le 16 octobre ou plus tard;
• une période d'intérimaire de moins de quatre mois prendrait fin le 14 octobre ou avant.

Un nouvel administrateur général a été nommé dans mon organisation. Est-il nécessaire de faire approuver à nouveau l’instrument de subdélégation et les politiques organisationnelles, ou ces documents restent-ils en vigueur?

Quand un nouvel administrateur général est nommé ou désigné, la Commission de la fonction publique n’exige pas que l’instrument de subdélégation en dotation existant et les politiques organisationnelles en place soient approuvés de nouveau par celui‑ci, ni qu’un nouvel instrument ou de nouvelles politiques soient mis en place, sauf s’ils font l’objet d’un nouvel examen ou de changements.

Toutefois, votre organisation pourrait souhaiter examiner la direction et les exigences organisationnelles actuelles pour s’assurer qu’elles répondent toujours aux besoins de l’organisation et qu’elles sont conformes à l’orientation stratégique que le nouvel administrateur général souhaite donner en matière de dotation dans son organisation.

Comment une langue autre que le français ou l’anglais est-elle évaluée aux fins de nomination?

Le gestionnaire d’embauche est la personne qui détermine si la connaissance d’une langue autre que le français ou l’anglais est nécessaire pour exercer les fonctions du poste. La maîtrise de cette langue peut être une qualification essentielle (que le candidat doit satisfaire s’il veut être nommé au poste) ou une qualification constituant un atout.

Avant l’évaluation, le gestionnaire d’embauche établit le niveau de compétence linguistique requis pour le poste. Il a la responsabilité d’élaborer une méthode d’évaluation, de réaliser l’évaluation et de déterminer si le niveau de compétence requis pour le poste est atteint.

La personne qui réalise une évaluation linguistique autre que le français ou l’anglais doit posséder les compétences requises pour évaluer cette langue. Selon le paragraphe 37(2) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, l’examen ou l’entrevue visant à évaluer la connaissance et l’utilisation d’une troisième langue doit se tenir dans cette langue.

Quelles sont les points à prendre en considération quant aux langues officielles lorsqu’un poste est reclassifié?

Les résultats d’évaluation de langue seconde de plus de 5 ans peuvent être valides pour une nouvelle nomination au même poste si le poste a été reclassifié et le profil linguistique du poste n’a pas été rehaussé au-delà des résultats obtenus par cet employé. Cela ne s’applique pas aux situations dans lesquelles le poste n’est pas reclassifié mais est considéré comme un « nouveau poste ».

Si le profil linguistique du poste reclassifié est rehaussé au-delà des résultats aux tests de l’employé, la personne doit satisfaire aux exigences plus élevées prévues dans le nouveau profil du poste pour y être nommé de manière impérative. Par exemple, si le poste reclassifié est au niveau CBC et que la personne a les résultats BBB, elle ne peut pas être nommée au poste sur une base impérative tant qu’elle n’a pas été évaluée et réputée satisfaire aux exigences plus élevées du profil. Il est possible de réaliser un nouveau test d’évaluation de langue seconde ou de procéder à une nomination au moyen d’un processus non impératif.

Lorsque plusieurs groupes de candidats sont évalués successivement pour le même processus, la préférence accordée aux anciens combattants, aux citoyens canadiens et aux résidents permanents s’applique t elle séparément dans chacun des groupes évalués?

Oui, la préférence prévue à l’article 39 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique s’applique séparément à chaque nomination, même si une même annonce donne lieu à plusieurs nominations.

Le gestionnaire d’embauche dispose d’une marge de manœuvre pour prendre des décisions raisonnables compte tenu des circonstances de chaque nomination. Par exemple, un gestionnaire pourrait dresser la liste de tous les anciens combattants qui ont postulé, les évaluer, puis nommer ceux qui possèdent les qualifications essentielles avant de nommer d’autres candidats qualifiés. Toutefois, si les critères de mérite diffèrent d’un poste à l’autre, un ancien combattant qui ne possède pas les qualifications essentielles pour un poste pourrait être qualifié pour l’autre poste. Par conséquent, la candidature de cet ancien combattant ne serait pas complètement éliminée du processus à l’issue de la première nomination.

Pour chaque nomination, le gestionnaire d’embauche met à jour les renseignements concernant le statut d’ancien combattant (et la citoyenneté ou le statut de résident permanent) pour garantir que les bons renseignements sont pris en compte.

Est-ce qu’une décision de sélection peut être fondée sur d’autres facteurs que les critères de mérite établis?

Oui. Une décision de sélection peut être fondée sur d’autres facteurs que les critères de mérite établis. La Loi sur l’emploi dans la fonction publique ne précise pas comment la décision de sélection doit être prise. Elle exige qu’au minimum, le candidat nommé satisfasse aux qualifications essentielles et à tout autre critère de mérite lié au poste à doter.

Les personnes subdéléguées doivent justifier par écrit leur décision de sélection conformément aux exigences établies de leur organisation. La décision de sélection doit justifier pourquoi un candidat qualifié a été choisi aux fins de nomination.

Dans certaines situations, il pourrait être acceptable de fonder la décision de sélection sur d’autres facteurs que les critères de mérite établis pour sélectionner une personne parmi des candidats qualifiés. Une décision de sélection peut tenir compte d’autres facteurs comme la gestion des talents, le maintien en poste des employés et la composition de l’équipe.

Est-ce qu’une décision de sélection peut être fondée sur la première langue officielle d’un candidat?

Non. Une décision de sélection ne peut être prise en fonction de la langue officielle du candidat. Selon l’article 91 de la Loi sur les langues officielles, la prise en compte des exigences relatives aux langues officielles n’est autorisée que si elle « s’impose objectivement pour l’exercice des fonctions » d’un poste. Par conséquent, la première langue officielle d’une personne ne peut servir à appuyer une décision de sélection.

Par exemple, pour augmenter le nombre d’employés au sein d’une équipe dont la première langue officielle est le français ou l’anglais, le gestionnaire d’embauche ne peut pas choisir un candidat en fonction de sa première langue officielle. Ainsi, la décision ne serait pas prise de manière objective selon les fonctions du poste, conformément à la Loi sur les langues officielles, mais plutôt selon la première langue officielle de la personne.