Renseignements d’autodéclaration
Objectif
Ces notes ont été élaborées pour répondre aux questions reçues des organisations concernant l'utilisation des renseignements d'autodéclaration en Équité en matière d'emploi (EE) aux fins de l'auto-identification.
Dans ce document, le terme « renseignements sur l'EE »renvoie aux renseignements d'autodéclaration ou aux renseignements d'auto-identification.
Cadre juridique
L'autodéclaration est le terme en usage à la Commission de la fonction publique pour désigner la collecte des renseignements sur l'EE fournis volontairement par les postulants pendant les processus de nomination, en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (articles 11,23, 30, 34 et 36), de la Loi sur l'équité en matière d'emploi (articles 4.4, 5 et 9) et de la Loi canadienne sur les droits de la personne (article 16). Sa confidentialité est assurée par la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Les renseignements d'autodéclaration sont utilisés à des fins statistiques (rapports, analyses et études spéciales et, dans le cas des processus visant les membres des groupes désignés au titre de l'EE, pour établir l'admissibilité des postulants. Les renseignements d'autodéclaration fournis par les postulants nommés à la fonction publique pourront également servir à compiler des données sur la représentativité de l'effectif, aux fins de rapport au Parlement.
L'auto-identification est le terme qui désigne la collecte, en vertu de la Loi sur l'équité en matière d'emploi (article 9), des renseignements sur l'EE fournis volontairement par les employés, à des fins statistiques pour, d'une part, analyser et surveiller les progrès réalisés en matière de représentation des groupes d'EE au sein de la fonction publique fédérale et, d'autre part, présenter au Parlement des rapports sur la représentativité de l'effectif.
Processus annoncés
Lorsqu'ils font une demande d'emploi sur le site web de ressourcement de la fonction publique du gouvernement du Canada, les postulants qui acceptent de faire une autodéclaration doivent choisir entre deux objectifs de consentement :
- Processus de nomination et statistiques sur les nominations et la représentation de l'EE dans l'effectif;
- Statistiques sur les nominations et la représentation de l'EE dans l'effectif.
Les deux objectifs permettent l'utilisation des renseignements recueillis aux fins de la représentativité de l'effectif. Toutefois, le premier choix permet aussi aux organisations d'utiliser l'information à des fins de dotation, c'est-à-dire pour déterminer l'admissibilité aux processus dans lesquels l'EE constitue un critère de présélection ou de sélection.
Processus non annoncés
Dans le cas des processus non annoncés qui ciblent un ou plusieurs groupes d'EE, étant donné qu'on n'a pas recours au site web de ressourcement de la fonction publique du gouvernement du Canada, les candidats doivent, pour être nommés, indiquer dans leur demande s'ils appartiennent à l'un des groupes cibles. L'utilisation des renseignements sur l'EE peut être confirmée dans la lettre d'offre.
Lettre d'offre
Les ministères et organismes peuvent choisir d'annexer une copie papier du formulaire d'auto-identification à la lettre d'offre ou d'y insérer le lien électronique menant au dit formulaire.
La formulation suivante peut être utilisée pour les processus dans lesquels l'EE est un critère de présélection ou de sélection (zone de sélection ou besoins organisationnels) :
- « Étant donné que votre nomination se fonde sur votre autodéclaration à titre de membre d'un groupe désigné, vos renseignements sur l'équité en emploi doivent satisfaire aux critères de présélection ou de sélection, à défaut de quoi la nomination ne pourra être faite.
- Les renseignements que vous avez fournis dans l'autodéclaration seront utilisés aux fins de l'auto-identification, dans les rapports statistiques sur la représentation des groupes désignés au sein de l'effectif de la fonction publique. Vous pouvez modifier vos renseignements sur l'équité en emploi en informant [nom du coordonnateur de l'EE] par écrit, ou en remplissant le formulaire d'auto-identification en ligne à l'adresse suivante [XX] ».
La formulation suivante peut être utilisée pour les processus dans lesquels l'EE n'est pas un critère de présélection ou de sélection (zone de sélection ou besoins organisationnels) :
- « Si vous avez déjà fait une autodéclaration dans votre demande d'emploi, les renseignements que vous y avez fournis pourraient être utilisés aux fins de l'auto-identification, dans les rapports statistiques sur la représentation des groupes désignés au sein de l'effectif de la fonction publique. Si vous n'avez pas fait d'autodéclaration dans votre demande d'emploi ou que vous souhaitez fournir des renseignements supplémentaires, nous vous invitons à remplir le formulaire d'auto-identification que vous trouverez en ligne à l'adresse suivante [XX]. »
Collecte de données et confidentialité
Les renseignements fournis dans l'autodéclaration sont utilisés aux fins de l'auto-identification depuis le 3 mai 2010.
Les renseignements d'autodéclaration sont fournis sur une base volontaire.
Le jour de la nomination, les renseignements sur l'EE de la personne qui sera nommée doivent satisfaire aux critères de présélection ou de sélection, le cas échéant, pour que la nomination puisse être effectuée.
Si les renseignements fournis par le candidat dans l'autodéclaration diffèrent des renseignements d'EE précédemment fournis par cette personne, les renseignements d'auto-identification devraient être mis à jour pour refléter la nouvelle information. Cependant, si la personne n'a pas fait d'autodéclaration, les renseignements d'EE qui se trouvent déjà dans le système des ressources humaines de l'organisation ne devraient pas être modifiés à moins que le candidat ou l'employé fasse une demande par écrit.
Il est bon de noter que les renseignements d'autodéclaration et les renseignements d'auto-identification sont classés « Protégé B ». Pour l'utilisation, le traitement et la protection des renseignements, veuillez consulter la Norme de sécurité relative à l'organisation et l'administration et le Code de confidentialité pour la collecte des données des déclarations volontaires dans la fonction publique du Canada du Conseil du Trésor.
Tous les renseignements sur les postulants, y compris les renseignements de l'autodéclaration en matière d'EE, sont conservés dans les dossiers de dotation de l'organisation pour la période minimale prescrite aux fins de vérification de la dotation, soit cinq ans à compter de la dernière mesure administrative.
Sondage sur l'auto-identification
Les ministères et organismes continueront de réaliser des sondages sur l'auto-identification, conformément à la Loi sur l'équité en matière d'emploi (article 9).
Renseignements supplémentaires sur l'autodéclaration
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