Webinaire : À quoi s’attendre durant un examen des registres de paie 2.0

Transcription

Diapositive 1 : À quoi s’attendre durant un examen des registres de paie 2.0

Bonjour, et bienvenue au webinaire intitulé « À quoi s’attendre durant un examen des registres de paie 2.0 ». Je m’appelle Sandra et je ferai la présentation aujourd’hui.

Ce webinaire vous intéressera si vous êtes :

• un employeur;
• un fiduciaire;
• un payeur d’autres montants liés à l’emploi.

Ce webinaire a été présenté à l'origine à l'été 2018, mis à jour en fonction des questions et des commentaires. Ce webinaire sera disponible dans la Galerie de vidéos pour les entreprises de l'ARC

Diapositive 2 : Aperçu

Commençons. Aujourd’hui, nous nous pencherons sur le respect des obligations liées aux retenues sur la paie et sur les examens des registres de paie. Ces examens sont l’un des moyens qu’utilise l’Agence pour s’assurer que les employeurs appliquent les lois fiscales correctement et qu’ils respectent leurs obligations. Cela contribue au maintien d’un régime fiscal équitable pour tous.

Durant ce webinaire, nous verrons :

• ce qu’est un examen des registres de paie et pourquoi l’Agence les effectue;
• comment savoir si vous êtes un « employeur » et quelles sont vos obligations liées aux retenues sur la paie;
• comment éviter les erreurs courantes liées à la paie, et pourquoi il est important de tenir ses registres comptables en ordre;
• comment se préparer pour un examen des registres de paie;
• comment se déroule un examen des registres de paie, avec exemples à l’appui.

Diapositive 3 : Qu’est-ce qu’un examen des registres de paie?

À l’Agence du revenu du Canada, nous administrons les programmes fiscaux, de prestations et autres en appliquant de façon équitable les lois fiscales au nom des gouvernements dans l’ensemble du Canada. Nous contribuons ainsi au bien-être économique et social des Canadiens.

Le régime fiscal canadien est fondé sur l’autocotisation. Les employeurs ont un rôle clé à jouer dans le respect des lois et des obligations en déduisant les impôts et d’autres montants du revenu de leurs employés, et en versant ces montants à l’Agence tout au long de l’année.

Lors de l’examen des registres de paie, l’Agence examine les registres comptables de l’employeur pour s’assurer qu’il a retenu, versé et déclaré tous les impôts et toutes les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’assurance-emploi (AE). Elle vérifie aussi si tous les revenus et tous les avantages offerts par l’employeur ont été déclarés.

Diapositive 4 : Raisons motivant les examens des registres de paie

L’Agence peut effectuer un examen des registres de paie pour de nombreuses raisons, par exemple si un employeur n’a pas effectué les versements exigés, ou s’il y a un écart entre les montants versés au cours de l’année et ceux déclarés dans les feuillets T4. Dans un tel cas, l’examen sert à expliquer les écarts et à établir les montants à payer pour les cotisations au RPC, à l’AE, et l’impôt sur le revenu non versés. Un examen des registres de paie peut entraîner la modification des feuillets T4.

L’Agence peut aussi effectuer un examen des registres de paie pour vérifier si un employeur retient les montants de cotisation au RPC, à l’AE et l’impôt sur le revenu exigés pour la valeur des avantages imposables fournis, comme le stationnement, les avantages relatifs à l’utilisation d’une automobile et les frais personnels ou de subsistance.

La valeur d’un avantage équivaut généralement à sa juste valeur marchande. Il s’agit du prix qui pourrait être obtenu dans un marché libre entre deux personnes ou entreprises non liées qui effectuent une transaction. Le prix payé pour un bien, un produit ou un service peut être utilisé s’il représente sa juste valeur marchande. Vous devez pouvoir justifier la valeur d’un avantage si on vous le demande.

Enfin, il se peut qu’un employé dépose une plainte auprès de l’Agence s’il n’a pas reçu de feuillet T4 ou s’il n’est pas d’accord avec les montants figurant sur le feuillet T4 reçu et qu’il n’a pas pu régler le problème avec son employeur. L’Agence peut effectuer un examen des registres de paie pour résoudre ce problème.

Diapositive 5 : Êtes-vous employeur, ou non?

En règle générale, vous êtes considéré comme un employeur si :

• vous versez un salaire, un traitement (y compris des avances), des primes, des indemnités de vacances ou des pourboires à vos employés;
• vous fournissez certains avantages imposables, comme une automobile ou des allocations, à vos employés.

Dans la plupart des cas, les personnes à qui vous versez un salaire sont considérées comme des employés. Vous êtes responsable de déduire des montants que vous leur payez, les impôts et les cotisations au RPC et à l’AE, puis de verser et de déclarer ces montants à l’Agence. Si vous n’êtes pas certain si une personne est un employé ou un travailleur indépendant, vous pouvez demander à l’Agence une décision.

Diapositive 6 : Quelles sont vos obligations en matière de retenues sur la paie comme employeur?

En tant qu’employeur, vous avez certaines obligations :

Diapositive 7 : Ouvrir un compte de retenues sur la paie

Vous devez ouvrir un compte de retenues sur la paie, dont le numéro permettra d’identifier votre entreprise lorsque vous verserez des retenues à la source. Il y a trois façons d’ouvrir un compte :

• au moyen du service sécurisé en ligne "Mon dossier d’entreprise" de l’Agence;
• en envoyant une demande au bureau des services fiscaux ou au centre fiscal le plus près de chez vous;
• ou en appelant la ligne des demandes de renseignements des entreprises de l’Agence.

Diapositive 8 : Obtenir les renseignements sur les employés

Vos employés doivent vous fournir leur numéro d’assurance sociale et remplir le formulaire TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels fédéraux et provinciaux, que vous conserverez dans vos dossiers. Ce formulaire sert à calculer le montant d’impôt à retenir sur le revenu d’un employé. Si des changements sont apportés aux montants de crédit d’impôt personnel de l’employé, celui-ci doit remplir un nouveau formulaire dans les sept jours.

Diapositive 9 : Calculer et retenir l’impôt et les cotisations

Vous devez calculer le revenu de chaque employé. Le revenu comprend le salaire, les traitements, les avantages imposables, les allocations et toute autre rémunération. Il vous faut ensuite calculer et retenir les cotisations au RPC et à l’AE, et l’impôt sur le revenu selon les montants payés aux employés. Vous devez aussi calculer la part de l’employeur des cotisations au RPC et à l’AE.

Vous devez garder ces montants en fiducie pour le receveur général, séparément des fonds d’exploitation de votre entreprise, jusqu’à ce qu’ils soient versés à l’Agence. Assurez-vous que les montants ne font pas partie de biens faisant l’objet d’une liquidation, d’une cession, d’une mise sous séquestre ou d’une faillite.

Pour les employés qui travaillent au Québec, les employeurs doivent déduire les cotisations au Régime de rentes du Québec au lieu du RPC. Ils doivent verser ces montants, l’impôt sur le revenu du Québec et les cotisations au Régime québécois d’assurance parentale à Revenu Québec.

Diapositive 10 : Verser les fonds à l’Agence dans les délais prescrits

Vous devez verser les retenues faites sur les revenus des employés et la part des cotisations au RPC et à l’AE de l’employeur avant la date d’échéance fixée selon votre type d’auteur de versements. Il y a quatre types d’auteurs de versements : trimestriels, réguliers, accélérés – seuil 1 et accélérés – seuil 2.

Diapositive 11 : Déclarer les revenus et les retenues

Vous devez déclarer les revenus et les retenues dans une déclaration de renseignements T4 à la fin de chaque année civile. Vous devez y inclure les feuillets T4 de tous vos employés, ainsi qu’un sommaire T4.

Un feuillet T4 est un relevé des revenus d’emploi payés à un employé et des retenues qui ont été faites sur sa paie durant l’année. Chaque employé doit recevoir une copie de son feuillet T4 avant la dernière journée de février.

Un sommaire T4 fournit le total des gains et des retenues des employés, ainsi que la part totale de vos cotisations au RPC et à l’AE.

Si vous faites d’autres types de paiements, comme des pensions, des pensions de retraite, des commissions de travailleurs indépendants ou des rentes, vous devez les déclarer dans un feuillet et un sommaire T4A.

Diapositive 12 : Conserver les renseignements financiers

Enfin, vous devez tenir des registres comptables et conserver vos documents financiers en bon ordre.

Diapositive 13 : Fermeture d’entreprise

Si votre entreprise cesse ses activités, des règles particulières s’appliquent pour le versement des sommes et l’envoi de la déclaration.

• Vous devez verser toutes les cotisations au RPC et à l’AE et l’impôt sur le revenu que vous avez retenu de la paie de vos employés ainsi que votre part des cotisations au RPC et à l’AE dans les sept jours suivant la date à laquelle votre entreprise a cessé ses activités.
• Vous devez aussi remplir tous les feuillets et sommaires T4 et T4A et les envoyer à l’Agence par voie électronique dans les 30 jours suivant la date à laquelle votre entreprise a cessé ses activités.

Si un partenaire ou le propriétaire unique est décédé :

• Les feuillets et sommaires T4 et T4A doivent être remplis et envoyés à l’Agence dans les 90 jours suivant la date du décès.

Diapositive 14 : Erreurs courantes à éviter

Nous avons dressé une courte liste des erreurs souvent commises par les employeurs pour vous aider à les éviter :

• L’une des erreurs courantes est de ne pas verser la totalité des montants retenus à la source dans les délais prescrits. Cela arrive parfois si l’employeur utilise les mauvaises tables provinciales de retenues sur la paie ou s’il verse le mauvais montant pour la part des cotisations au RPC et à l’AE de l’employeur.
• Autre erreur courante : les montants indiqués dans la déclaration de renseignements (feuillets et sommaire T4) ne correspondent pas aux montants versés à l’Agence durant l’année.
• Finalement, une autre erreur consiste à ne pas déclarer (ou déclarer incorrectement) les avantages imposables, comme les allocations pour frais d’automobile et véhicule à moteur, le stationnement, les cadeaux et les récompenses. Le montant imposable doit être établi en fonction de la juste valeur marchande de l’avantage imposable.

Diapositive 15 : À retenir

Si vous avez embauché une personne pour qu’elle s’occupe des retenues sur la paie, n’oubliez pas qu’elle doit être désignée comme représentant autorisé. Ainsi, l’Agence pourra discuter de votre dossier avec elle. À compter de février 2020, il y aura un nouveau formulaire, Aut-01, pour les demandes d’autorisation. Pour en savoir plus, visitez Canada.ca.

Diapositive 16 : Se préparer pour un examen des registres de paie

L’une de vos obligations en tant qu’employeur est de tenir des registres comptables et de conserver vos documents financiers. En fait, l’un des meilleurs moyens de vous préparer pour un examen de vos dossiers (y compris un examen des registres de paie) est de tenir en bon ordre vos registres et documents comptables. De cette façon, vous pourrez facilement justifier les montants retenus, versés et déclarés à l’égard de vos employés.

En général, vous devez conserver vos dossiers pendant six ans à partir de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent, et les fournir à l’agent d’examen s’il vous le demande.

Pour en savoir plus, veuillez consulter la circulaire d'information sur l'impôt sur le revenu IC78-10R5, Conservation et destruction des registres comptable, ainsi que les autres publications pertinentes.

Diapositive 17 : Registres comptables

Mais que veut-on dire par tenir ses registres comptables en ordre?

Les registres comptables sont des documents financiers organisés qui résument les transactions que vous avez faites et comprennent les documents justificatifs. Ils peuvent être en format papier ou électronique.

Voici une liste de certains des documents des registres comptables qu’un agent d’examen peut vérifier :

• les bordereaux de dépôt
• les relevés bancaires
• les chèques payés
• les états financiers
• les grands livres
• les journaux généraux
• les contrats
• les reçus de caisse
• les journaux de bord des véhicules
• le registre des procès-verbaux
• le registre des administrateurs
• les registres débiteurs et les registres créditeurs

Diapositive 18 : Déroulement d’un examen des registres de paie

Voici ce qui se passe habituellement quand l’Agence décide de mener un examen de vos registres de paie.

Tout d’abord, un agent d’examen communiquera avec vous. Soit il fixera un rendez-vous pour vous rencontrer (ou rencontrer votre représentant autorisé), soit il vous demandera d’envoyer les registres comptables requis par voie électronique au moyen des portails en ligne sécurisés de l’Agence, Mon dossier d’entreprise ou Représenter un client.

L’agent vous expliquera de quels documents comptables il a besoin pour faire l’examen des registres de paie. En général, l’examen porte sur l’année en cours et l’année précédente, mais il peut aussi couvrir d’autres années.

L’agent examinera ensuite vos registres comptables afin de s’assurer que les retenues, les versements et les déclarations exigées ont correctement été effectués. S’il vous demande d’envoyer vos registres comptables par voie électronique, il fera l’examen sans vous rencontrer en personne. Il pourrait vous  téléphoner pour clarifier des renseignements que vous lui avez fournis ou pour vous demander des renseignements supplémentaires.

Diapositive 19 : Résultats de l’examen des registres de paie

Une fois l’examen terminé, voici ce qui devrait arriver :

L’agent vous fournira un relevé de compte, appelé PD 83-1, qui résume ses constatations. Il vous expliquera les renseignements figurant dans le relevé, ainsi que le calcul des pénalités ou des intérêts imposés. Il vous expliquera aussi les changements devant être apportés aux feuillets T4, au besoin.

Les montants dus à la fin de l’examen des registres de paie sont payables immédiatement à l’ordre du receveur général du Canada. Si vous ne pouvez pas payer le montant au complet, vous pouvez prendre des arrangements en fonction de votre capacité de payer.

Si nécessaire, l’Agence vous enverra un avis de cotisation ou de nouvelle cotisation après que l’examen des registres de paie aura été traité.

Le temps requis pour effectuer l’examen varie en fonction de la taille de l’entreprise, de la coopération de l’employeur ou du représentant autorisé, et de la façon dont les registres comptables de l’employeur sont tenus. Toutefois, pour les petites entreprises, l’examen prend souvent moins d’une journée.

Diapositive 20 : Avis de cotisation

Si l’agent d’examen constate des écarts entre les montants retenus et les montants versés, il pourrait établir une cotisation à l’égard du compte de retenues sur la paie de l’employeur. L’employeur devra peut-être produire de nouveaux feuillets T4 et T4A ou des feuillets modifiés. Par mesure de courtoisie, l’agent peut modifier les feuillets T4 et T4A et y inscrire les renseignements nécessaires. Cependant, l’employeur devra quand même fournir une copie des feuillets à ses employés. En raison de ces modifications, le montant d’impôt à payer des employés pourrait changer. Ils recevraient alors un avis de cotisation ou de nouvelle cotisation.

Diapositive 21 : Droits de recours

Après avoir reçu un avis de cotisation ou de nouvelle cotisation, vous pouvez communiquer avec l’agent d’examen pour obtenir d’autres explications.

Si vous n’êtes pas d’accord avec l’avis de cotisation ou de nouvelle cotisation ou avec la décision prise en lien avec le RPC ou l’AE, vous pouvez envoyer au chef des appels une lettre qui explique pourquoi vous n’êtes pas d’accord avec la décision. Également, vous pouvez utiliser l'un des formulaires suivants:

• Formulaire CPT101 pour déposer un appel d’une cotisation en vertu du RPC/AE
• Formulaire T400A pour déposer une opposition liée à une cotisation d'impôt sur le revenu
• Formulaire CPT100 pour déposer un appel d’une décision en vertu du RPC/AE

L'appel et/ou l'opposition doivent être déposés dans les 90 jours suivant la date de l'avis de décision ou la date de l'évaluation. Veuillez vous assurer d'inclure tous les faits et pièces justificatives pertinentes, ainsi qu'une explication de la raison pour laquelle vous n'êtes pas d'accord.

Diapositive 22 : La librairie de Fatima

Je vais maintenant vous présenter deux exemples d’examen des registres de paie. Vous aurez ainsi un meilleur aperçu de la façon dont cela fonctionne.

Dans le premier exemple, nous avons Fatima, qui est propriétaire d’une librairie à Moncton, au Nouveau‑Brunswick. Elle a ouvert son entreprise en 2017, elle a deux employés à temps plein (dont elle-même) et un employé à temps partiel (un étudiant de 16 ans).

Diapositive 23 : Exemple 1 (suite)

Fatima est une auteure de versements réguliers, c’est-à-dire que ses versements sont dus le 15e jour du mois suivant le mois durant lequel elle a payé ses employés. Fatima effectue toujours ses versements à temps. Toutefois, elle a été hospitalisée de façon inattendue pendant quelques mois et l’employé qui a pris en charge la gestion de l’entreprise n’a pas envoyé les versements nécessaires à l’Agence.

Diapositive 24 : Exemple 1 (suite)

Comme l’Agence n’a pas reçu les versements, un agent d’examen communique avec Fatima pour fixer un rendez-vous pour examiner ses registres comptables.

Durant l’examen des registres de paie, l’agent constate qu’aucune cotisation au RPC et à l’AE n’a été retenue sur le revenu de l’étudiant.

L’agent établit une cotisation à l’égard du compte de l’employeur pour le montant des versements manquants, c’est-à-dire les cotisations à l’AE qui auraient dû être retenues sur la paie de l’étudiant et la part de l’employeur (1,4 fois celle de l’employé). Puisque l’étudiant a 16 ans, aucune cotisation au RPC ne doit être retenue sur sa paie; cette retenue commence quand l’employé a 18 ans. Les cotisations à l’AE, elles, doivent être retenues peu importe l’âge de la personne.

L’agent calcule aussi les pénalités et les intérêts qui s’appliquent à compter de la date à laquelle les versements étaient dus.

L’agent remplit le formulaire PD83-1, Relevé de compte des registres de paie, et en explique le contenu à Fatima. Tout montant dû est payable immédiatement. Si elle ne peut pas payer le montant au complet, elle peut prendre un arrangement à court terme. Elle doit alors communiquer avec un agent des recouvrements de l’Agence. Les intérêts continueront de s’accumuler jusqu’à ce que le montant soit payé au complet.

En raison de son hospitalisation, Fatima pourrait être admissible à un allègement des pénalités et des intérêts. Pour en faire la demande, elle doit soumettre le formulaire RC4288, Demande d’allègement pour les contribuables. L’Agence étudiera son dossier et  l’informera de la décision prise.

Diapositive 25 : Exemple 2 : Robert, l’entraîneur personnel

Regardons un autre exemple.

Robert offre des services d’entraîneur personnel dans un petit centre privé de conditionnement physique à Calgary, en Alberta. Il travaille exclusivement dans ce centre depuis environ 18 mois.

Diapositive 26 : Exemple 2 (suite)

Il est rémunéré comme « travailleur indépendant ». Le propriétaire décide de déménager son centre dans une autre ville. Robert ne peut pas déménager, alors il se retrouve sans emploi et il fait une demande d’AE. Puisqu’il était payé en tant que travailleur indépendant, Service Canada demande une décision à l’Agence. Dans ce cas-ci, le revenu de Robert est jugé comme ouvrant droit à pension et assurable.

Diapositive 27 : Exemple 2 (suite)

Puisque cette décision signifie que Robert aurait dû être traité comme un employé et non pas comme un travailleur indépendant, l’agent des décisions demande qu’un examen des registres de paie soit effectué pour déterminer le montant des cotisations au RPC et à l’AE qui aurait dû être retenu sur la paie de Robert. L’employeur recevra un avis de cotisation qui tiendra compte des deux parts (celle de l’employeur et de l’employé) du RPC et de l’AE, ainsi que des pénalités et des intérêts applicables.

S’il doute du statut d’emploi d’autres employés, actuels ou anciens, du centre de conditionnement, l’agent d’examen peut demander des décisions supplémentaires.

Diapositive 28 : Pour en savoir plus

Si vous voulez plus de renseignements sur vos obligations, nous vous recommandons de consulter ces publications. Vous les trouverez sur Canada.ca, sous l’onglet « Impôts ».

De plus, l’Agence propose un index de A à Z qui comprend les « sujets pour les retenues sur la paie ». Allez aussi à Canada.ca et sous l’onglet « Impôts » et cliquez sur « Retenues sur la paie » pour accéder à de nombreuses autres publications utiles.

L’administration de l’impôt est complexe et varie selon les circonstances. Si le contenu présenté aujourd’hui ne convient pas tout à fait à votre situation, vous pouvez :

• téléphoner à la ligne des demandes de renseignements des entreprises de l’Agence, au 1-800-959-7775.
• aller à canada.ca/arc-videos où sont présentés tous nos webinaires d’entreprise.

Voilà qui met fin à notre webinaire.

Je vous remercie de votre participation. J’espère que cette séance vous a été utile. Restez à l’écoute pour savoir quels autres webinaires auront lieu au cours des prochains mois. Au revoir.