Webinaire : À quoi s’attendre lors d’un examen des comptes de paie

Transcription

Diapositive 1 :

Bonjour, et bienvenue à notre webinaire « À quoi s'attendre durant un examen des comptes de paie ». Je m'appelle Manon et je serai votre présentatrice.

Je voudrais aussi mentionner que le webinaire d'aujourd'hui sera enregistré et publié sur le site Web de l'Agence du revenu du Canada (l'ARC) à une date ultérieure.

Diapositive 2 :

De façon générale, vous êtes un employeur si vous versez des salaires, des traitements, des primes, des indemnités de congés payés ou des pourboires à vos employés. Il est possible que certains employés bénéficient de certains avantages imposables, comme des allocations pour frais d'automobile ou d'autres types d'allocations.

Vous pourriez avoir des questions concernant vos obligations en matière de paie et vous demander si vous faites les choses « comme il se doit ». Nous sommes là pour vous aider, donc n'hésitez pas à poser des questions lorsque nos agents communiquent avec vous ou se présentent à votre établissement.

Si vous décidez d'embaucher une personne pour gérer vos obligations en matière de paie, vous devrez désigner cette personne à titre de représentant autorisé pour nous permettre de discuter de votre dossier avec elle.

Le présent webinaire sera axé sur certaines composantes de l'observation en matière des retenues sur la paie. Les examens ne sont qu'un des moyens employés par l'ARC pour s'assurer que les employeurs appliquent les lois fiscales correctement et qu'ils respectent leurs obligations. Les mesures d'observation contribuent au maintien d'un régime fiscal équitable pour tous.

Avouons-le il arrive parfois que les gens trouvent qu'il est accablant d'interagir avec l'ARC. Alors, le fait d'avoir à sa disposition les bons renseignements et de savoir à quoi s'attendre peut être avantageux. Ce webinaire a pour objet de décrire le processus d'examen des comptes de paie. Il portera sur :

• Vos obligations
• Pourquoi nous effectuons des examens?
• En quoi consiste un examen des comptes de paie?
• Comment se préparer pour un examen des comptes de paie?
• Ce qui se passe durant et après un examen des comptes de paie

À la fin du webinaire, nous fournirons des documents de référence qui sont également disponibles pour vous aider à remplir vos obligations d'employeur.

Diapositive 3 :

Parfois, les éléments de preuve requis pour déterminer si vos travailleurs ont un statut d'employés ou un statut de travailleurs indépendants pourraient manquer de clarté. Vous pouvez présenter une demande à l'ARC concernant une décision relative au Régime de pensions du Canada (le RPC) et/ou à l'assurance-emploi et nous y répondrons afin de vérifier le statut de l'employé. Sinon, nous présenterons la demande, dans le cadre de notre processus d'examen des comptes de paie.

En tant qu'employeur et, dans certaines circonstances, en tant que fiduciaire ou payeur, vous avez la responsabilité de calculer les cotisations au RPC, à l'assurance emploi et l'impôt sur le revenu sur la rémunération de vos employés. Les retenues doivent être versées, de même que votre part des cotisations au RPC et à l'assurance emploi, au plus tard à la date limite indiquée selon le seuil relatif à vos versements, lequel est établi en fonction du montant de votre  retenue mensuelle moyenne.

Si vous fournissez certains avantages imposables à vos employés, travailleurs ou actionnaires, comme une automobile ou une allocation, les avantages imposables doivent être déclarés sur le feuillet T4 ou T4A approprié.

Chaque année, vous devez fournir une déclaration de renseignements au plus tard le dernier jour du mois de février de l'année suivante. Vous êtes tenu de déclarer le revenu des employés et des travailleurs indépendants, les avantages imposables et les retenues sur le feuillet T4 ou T4A.

Si votre entreprise cesse ses activités, vous devez verser toutes les retenues de cotisations au RPC, à l'assurance emploi et les retenues d'impôt sur le revenu prélevées de vos anciens employés, dans les sept jours qui suivent la date de la fin des activités. Vous devrez également remplir et produire tous les feuillets T4 ou T4A, ainsi que des sommaires à l'aide des méthodes de production électronique dans les 30 jours suivant la date de fin des activités de votre entreprise ou dans les 90 jours à compter de la date de décès d'un partenaire ou du propriétaire.

Il est important que vous teniez les dossiers à jour et que vous assuriez l'accès à ceux-ci pendant une période de six ans puisque nos agents pourraient demander à les consulter. Tous vos dossiers, qu'ils soient conservés en format papier ou électronique, doivent permettre de saisir, de produire et de conserver suffisamment de détails pour qu'il soit possible de déterminer vos obligations et vos droits en matière fiscale.

Diapositive 4 :

À l'ARC, nous exécutons des programmes fiscaux, de prestations et des programmes connexes, et assurons l'observation fiscale en appliquant la loi de façon équitable pour le compte des gouvernements dans l'ensemble du Canada, de manière à contribuer au bien-être économique et social continu des Canadiens.

Comme vous le savez, le régime fiscal canadien repose sur l'autocotisation. Toutefois, en tant qu'employeurs vous devez :

• calculer vos retenues à la source,
• verser et payer vos versements des retenues à la source en respectant la date limite de versement du seuil, et
• produire une déclaration de renseignements et verser les paiements exigés à la fin de la période de déclaration.

Afin de s'assurer que les employeurs remplissent leurs obligations et appliquent les lois fiscales correctement, l'ARC attribuera les examens des comptes de paie à la suite d'un renvoi en cas d'inobservation perçue ou sélectionnera des dossiers de façon aléatoire.

Cela contribue au maintien d'un régime fiscal équitable pour tous.

À titre d'entreprise, vous pourriez aussi avoir l'obligation de calculer, de percevoir et de verser la Taxe sur les produits et services (la TPS) ou la Taxe de vente harmonisée (la TVH), en plus de produire votre déclaration de la TPS/TVH, ce qui signifie que l'agent qui se présente à votre entreprise en vue de réaliser l'examen pourrait aborder ces deux sujets. Toutefois, étant donné qu'un webinaire sur la TPS/TVH sera offert plus tard cette année, le présent webinaire portera uniquement sur les examens des comptes de paie.

Bon, c'est quand même beaucoup pour un employeur!

Diapositive 5 :

Un examen des comptes de paie consiste en l'examen de vos registres comptables afin d'assurer la retenue, le versement et la déclaration appropriés des impôts fédéral et provinciaux, des cotisations au RPC et à l'assurance emploi, et des avantages offerts par l'employeur, ainsi que de tout autre revenu qui n'aurait pas été déclaré.

Au moment de l'examen des comptes de paie, vous pouvez poser à l'agent toute question que vous pourriez avoir concernant les exigences en matière de retenue aux termes de la Loi de l'impôt sur le revenu, du RPC, de la Loi sur l'assurance-emploi, ou concernant la TPS/TVH aux termes de la Loi sur la taxe d'accise.

L'agent prendra également le temps d'expliquer en quoi le défaut de verser les montants appropriés à temps peut entraîner des pénalités allant jusqu'à 20 %.

Nos agents sont là pour vous aider!

Diapositive 6 :

Tout d'abord, il est important que vous teniez à jour vos registres comptables de manière ordonnée. Une tenue adéquate des registres comptables vous permet de rester organisé et vous prépare à tout examen de vos dossiers, comme un examen des comptes de paie. Que vos registres comptables soient en format papier ou électronique, ils doivent être facilement accessibles et bien organisés.

Vous devez être en mesure de saisir, de produire et de conserver suffisamment de détails pour qu'il soit possible de déterminer vos obligations et vos droits en matière fiscale. Cela facilitera le processus d'examen, car vous disposerez de tous les renseignements nécessaires pour supporter tous les calculs des déductions et des droits aux prestations de vos employés.

Diapositive 7 :

L'agent qui réalise l'examen vous appellera ou vous enverra une lettre pour prendre rendez-vous avec vous ou avec votre représentant autorisé. À cette occasion, il vous expliquera quels registres comptables sont requis pour l'examen.

Dans certains cas, vous devrez transmettre vos registres comptables à un agent par voie électronique par l'entremise des portails sécurisés de l'ARC (Mon dossier d'entreprise et Représenter un client). L'agent examinera vos dossiers et fera l'examen sans qu'il soit nécessaire de fixer un rendez-vous pour vous rencontrer en personne. Il pourrait communiquer avec vous par téléphone pour demander des renseignements supplémentaires ou des précisions sur les renseignements que vous avez fournis.

L'agent qui fait l'examen examinera les registres comptables afin de s'assurer que les retenues, les versements et les déclarations des retenues nécessaires ont été effectués de façon appropriée.

Au cours de l'examen, l'agent pourrait également demander une décision relative au RPC et/ou à l'assurance emploi afin de déterminer si un travailleur est un employé ou un travailleur indépendant.

Diapositive 8 :

En terminant l'examen, l'agent vous fournira un relevé de compte (un PD 83-1) contenant les observations de l'examen. Il expliquera le relevé de compte, y compris les pénalités et les intérêts cotisés, s'il y a lieu.

Si l'examen a été fait sans qu'il y ait de contact en personne, l'agent communiquera avec vous pour discuter des observations. Un relevé de compte vous sera envoyé par la poste.

Dans les deux cas, n'hésitez pas à communiquer avec l'agent ayant réalisé l'examen pour obtenir d'autres explications concernant le relevé de compte, au besoin.

Diapositive 9 :

Si l'agent qui fait l'examen constate des écarts entre les retenues et les versements, les changements devant être apportés pourraient entraîner des cotisations dans le compte de l'employeur, de même que la nécessité de produire de nouveaux feuillets T4 ou T4A ou de les modifier. Par courtoisie, l'agent peut modifier les feuillets T4 et T4A à l'aide des renseignements nécessaires. Cependant, il incombe tout de même à l'employeur de fournir à ses employés les feuillets T4 ou T4A modifiés. Les feuillets T4 ou T4A nouveaux ou modifiés pourraient entraîner des cotisations ou de nouvelles cotisations à l'égard des comptes d'impôt personnels des personnes touchées.

Tous les montants dus à la fin de l'examen des comptes de paie sont dus et payables immédiatement à l'ordre du Receveur général du Canada.

Une fois que l'examen des comptes de paie aura été traité à l'interne par l'ARC, un avis de cotisation vous sera transmis.

Diapositive 10 :

Une fois que vous aurez reçu votre avis de cotisation, n'hésitez pas à communiquer avec l'agent qui réalise l'examen afin d'obtenir d'autres explications, au besoin.

Si vous n'êtes pas d'accord avec l'avis de cotisation, vous pouvez produire un avis d'opposition auprès de l'ARC. N'oubliez pas que cet avis, l'Avis d'opposition T400A – Loi de l'impôt sur le revenu, doit être produit dans les 90 jours suivant la date de la cotisation. Vous devez vous assurer d'inclure tous les faits pertinents, ainsi qu'une explication de la raison pour laquelle vous êtes en désaccord.

Diapositive 11 :

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur vos obligations, voici quelques publications recommandées qui pourraient vous être utiles. Ces publications sont disponibles sur le site Web Canada.ca.

Je souhaite attirer votre attention sur ce qui suit :

• Le T4130 Guide de l'employeur – Avantages et allocations imposables, car il contient des renseignements détaillés sur les nombreux types d'avantages imposables que les employeurs doivent déclarer.
• Le RC4110, Employé ou travailleur indépendant? Le guide explique quel est l'objet d'une décision relative au RPC et/ou à l'assurance emploi, et la façon de demander à l'ARC une décision relative au RPC et/ou à l'assurance emploi.
• Le RC4157 Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire, qui fournit des renseignements sur la production de feuillets T4A.
• Le RC4409 Conservation des registres, qui fournit des renseignements sur la tenue adéquate des registres comptables.

En plus des publications énumérées ci-dessus, l'ARC dispose également d'un index de A à Z qui comprend des « Sujets pour les retenues sur la paie ». Allez à Canada.ca pour consulter les « Sujets pour les retenues sur la paie » sous Impôts, ainsi que de nombreux autres sujets utiles.

C'est ainsi que prend fin ce webinaire. J'espère que, grâce à ce webinaire, vous comprenez mieux en quoi consiste un examen des comptes de paie et ce à quoi s'attendre pendant un examen.

Si vous avez des questions sur les éléments abordés aujourd'hui, vous pouvez communiquer avec l'ARC en appelant la Section des demandes de renseignements pour les entreprises au 1-800-959-7775.

Merci de votre attention.