Correction des paiements en trop de salaire

Transcription

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1. Correction des paiements en trop de salaire – Titre

Bonjour et bienvenue à notre webinaire sur la correction des paiements en trop de salaire.

Je m’appelle Prénom, et je serai votre [CHOISIR « présentateur » ou « présentatrice »] aujourd’hui.

2. Introduction – Correction des paiements en trop de salaire

Tout au long de la présentation, utilisez l’icône de point d’interrogation dans la barre d’outils en haut de l’écran pour poser une question liée à la correction des paiements en trop de salaire.

Nous répondrons au plus grand nombre de questions possible pendant le webinaire.

Pour toute autre question liée à l’impôt, appelez le service de renseignements sur l’impôt des entreprises au 1-800-959-7775.

Maintenant, commençons!

3. Au programme

Aujourd’hui, nous verrons les sujets suivants :

• Qu’est-ce qu’un paiement en trop de salaire?
• Comment corriger les paiements en trop de salaire?
• Comment rembourser les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi (RPC/AE)?

4. Définition

Commençons par définir ce qu’est un paiement en trop de salaire.

Un paiement en trop de salaire se produit dans l’une des deux situations suivantes.

Dans la première situation, en raison d’une erreur administrative, d’écriture ou de système, un employé a été payé plus que ce qui lui était dû.

Dans la deuxième situation, un employé n’a pas rempli ses fonctions ou ne s’est pas acquitté d’une obligation contractuelle pour laquelle il a reçu un paiement.

5. Définition (suite)

En d’autres mots, un paiement en trop de salaire se produit lorsqu’un employeur paie par erreur à une personne plus que son salaire, ou lorsqu’une personne ne fait pas un travail pour lequel elle a été payée.

6. Définition (suite)

S’il y a eu un paiement en trop de salaire, l’employeur décide si l’employé doit rembourser une partie ou la totalité du salaire, des traitements ou d’autres paiements versés en trop.

Il est à noter que lorsqu’un employé ne rembourse pas les paiements en trop de salaire reçus par erreur, le paiement en trop et les retenues correspondantes doivent être inclus sur son feuillet T4.

7. Situation 1 – Remboursement du salaire net

Nous allons maintenant voir comment corriger les paiements en trop de salaire. Commençons par la première situation, c’est-à-dire un paiement versé en trop par erreur.

L’employeur peut choisir de demander à l’employé de rembourser le montant net du salaire versé en trop (soit le salaire brut moins les retenues à la source) si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• le paiement en trop est le résultat d’une erreur administrative, d’écriture ou de système;
• l’entreprise est exploitée activement;
• l’employeur n’a pas encore émis de feuillet T4 indiquant les gains exacts de l’employé, c’est-à-dire sans le montant de salaire versé en trop.

Situation 1 – Remboursement du salaire net (suite)

• Il ne s’est pas écoulé plus de trois ans depuis la fin de l’année au cours de laquelle le salaire en trop a été versé, et :
  • l’employé a remboursé ou a pris une entente pour rembourser le montant net du salaire versé en trop;
  • le choix est fait de l’une des façons suivantes :
    • en excluant le salaire payé en trop du feuillet T4 original;
    • en modifiant le feuillet T4 pour en déduire le salaire payé en trop et réduire les déductions correspondantes qui ont été retenues et versées.

Dans cette situation, aucun formulaire n’est requis si l’employeur choisit cette méthode pour corriger ce type de paiement en trop de salaire.

9. Exemple 1

Jetons un coup d’œil à un exemple de la première situation de paiement en trop de salaire.

Lei est une employée à temps plein au 123 Réno-Brico. La semaine dernière, elle a reçu sa paie en double. Elle a ensuite reçu un avis de son employeur l’informant qu’il y avait un problème dans le logiciel de paie de l’entreprise et que les paiements en trop seraient corrigés au cours du prochain cycle de paie.

Dans cet exemple, le paiement en trop de salaire correspond à la situation où un employé est payé en trop en raison d’une erreur administrative, d’écriture ou de système. Si cela s’est produit moins de trois ans avant le paiement en trop et que toutes les autres conditions sont remplies (par exemple, l’entreprise est toujours en activité), 123 Réno-Brico pourrait choisir de demander à Lei de rembourser le salaire net versé en trop.

10. Remboursement du salaire net avant l’émission du feuillet T4

Si l’employé a remboursé ou pris des dispositions pour rembourser le paiement en trop avant que le feuillet T4 original soit émis, l’employeur ne doit pas inclure ce qui suit sur le feuillet T4 de l’employé :

• le paiement en trop de salaire (case 14);
• l’impôt sur le revenu retenu (case 22);
• les cotisations au Régime de pensions du Canada (case 16);
• les cotisations à l’assurance-emploi (case 18).

C’est la procédure qui serait probablement appliquée dans le cas de Lei, car elle a été avisée la semaine suivant le paiement en trop. Même s’il s’agissait de la dernière paie de l’année, il est très peu probable que l’employeur ait émis son feuillet T4 au cours de la première semaine de janvier.

11. Remboursement du salaire net après l’émission du feuillet T4

Si l’employeur a déjà émis un feuillet T4 original pour l’année où le salaire a été versé en trop, il doit préparer un feuillet T4 modifié et déduire le montant payé en trop des montants suivants :

• le paiement en trop de salaire (case 14);
• l’impôt sur le revenu retenu (case 22);
• les cotisations au Régime de pensions du Canada (case 16);
• les cotisations à l’assurance-emploi (case 18).
• les gains assurables et ouvrant droit à pension (case 24 et case 26).

Si l’employeur a remarqué l’erreur et a avisée Lei du paiement en trop deux ans après que l’erreur s’est produite, 123 Réno-Brico doit quand même modifier le feuillet T4 de la même façon.

Que le montant des gains soit corrigé avant ou après l’émission du feuillet T4 original, si le montant corrigé est supérieur au maximum des gains assurables ou ouvrant droit à pension, l’employeur doit tout de même s’assurer que le maximum des gains assurables ou ouvrant droit à pension ainsi que les déductions correspondantes de l’AE/RPC sont déclarés sur le feuillet T4 de l’employé.

12. Situation 1 – Remboursement du salaire brut

Maintenant que nous vu comment fonctionne le remboursement du salaire net, nous verrons comment et quand il faut corriger le salaire brut.

L’employé doit rembourser le montant brut d’un paiement en trop de salaire si l’une ou l’autre des conditions suivantes s’applique :

• l’employeur n’a pas choisi de faire rembourser à l’employé le montant net du paiement de salaire en trop;
• les conditions pour pouvoir rembourser le montant net du paiement en trop de salaire ne sont pas remplies.

Pour revenir à l’exemple de tout à l’heure, Lei aurait dû rembourser le salaire brut si 123 Réno-Brico lui avait demandé de rembourser le salaire brut au lieu du salaire net. Lei aurait aussi dû rembourser le salaire brut si une autre des conditions pour rembourser le salaire net n’était pas remplies. Par exemple, ce serait le cas si 123 Réno-Brico avait pris cinq ans pour informer Lei du paiement en trop de salaire, alors que la correction doit se faire au plus tard trois ans suivant l’année où le paiement en trop s’est produit.

13. Situation 1 – Remboursement du salaire brut (suite)

Lorsqu’il y a un remboursement de salaire brut pour corriger un paiement en trop de salaire effectué par erreur, l’employeur doit :

• préparer un feuillet T4 modifié pour l’employé;
• utiliser les montants de retenues du RPC, de l’AE et d’impôt sur le revenu retenu qui figurent sur le feuillet T4 original, mais réduire le revenu d’emploi inscrit à la case 14 en soustrayant le montant du remboursement du salaire;
• au besoin, modifier les gains assurables d’AE à la case 24, et les gains ouvrant droit à pension à la case 26, afin qu’ils correspondent au revenu d’emploi réduit qui sera déclaré à la case 14.

14. Situation 2 – Remboursement du salaire brut

Nous avons vu ce qu’il faut faire pour corriger un paiement en trop qui s’est produit en raison d’une erreur administrative, d’écriture ou de système.

Voyons maintenant la deuxième situation, celle où un employé n’a pas exercé ses fonctions ou ne s’est pas acquitté d’une obligation contractuelle pour laquelle il a reçu un paiement.

L’employé doit rembourser le montant brut d’un paiement en trop de salaire si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• l’employé ne s’est pas présenté au travail;
• l’employé est en congé;
• l’employé a reçu un paiement au cours de la période de congé à laquelle il aurait normalement droit conformément aux modalités de son contrat de travail ou de sa convention collective;
• les circonstances ont changé et l’employé n’a plus droit aux paiements de salaire.

15. Exemple 2

Par exemple, Jean travaille pour 123 Brioche dorée inc. La société a constaté que Jean ne s’était pas présenté au travail à la boulangerie la semaine précédente, mais qu’il avait déjà reçu un paiement pour la semaine de travail. 123 Brioche dorée inc. communique avec lui à ce sujet pour discuter de la façon de procéder au remboursement.

Dans cet exemple, étant donné que Jean a été payé pour un travail qu’il n’a pas fait, le type de paiement en trop de salaire correspond à celui d’un employé qui n’exécute pas ses fonctions ou qui ne remplit pas une obligation contractuelle pour laquelle il a reçu un paiement.

16. Situation 2 – Remboursement du salaire brut (suite)

Lorsque le paiement de salaire en trop est dû au fait que l’employé a été payé pour un travail qu’il n’a pas effectué, et que l’employé rembourse le paiement en trop, l’employeur doit :

• inclure le paiement en trop et les déductions correspondantes sur le feuillet T4 de l’employé;
• ne pas modifier le feuillet ou le registre de paie dans le but de réduire du revenu d’emploi total ou des déductions à la source le montant du remboursement.

17. Situation 2 – Remboursement du salaire brut (suite)

• fournir une lettre à l’employé indiquant :
  • la raison du paiement en trop;
  • la date à laquelle le paiement en trop a été inclus dans le revenu de l’employé;
  • la date du remboursement et le montant.

18. Remboursement des cotisations au RPC ou à l’AE

Nous avons vu les corrections de salaire en trop, regardons maintenant la façon dont un employeur peut ensuite demander un remboursement des cotisations au RPC et à l’AE.

Pour demander un remboursement des retenues de cotisations au RPC et à l’AE de l’employeur, l’employeur peut produire le formulaire PD24 si l’employé a remboursé le salaire brut dans un cas où le paiement en trop était attribuable à une erreur administrative, d’écriture ou de système.

• Les cotisations au RPC peuvent être remboursées jusqu’à quatre ans après la fin de l’année au cours de laquelle elles ont été déduites.
• Les cotisations à l’assurance-emploi peuvent être remboursées jusqu’à trois ans après la fin de l’année au cours de laquelle elles ont été déduites.

Donc, dans le cas de Lei, son employeur aurait pu demander un remboursement de ses cotisations au RPC et à l’AE seulement s’il lui avait demandé de rembourser son salaire brut plutôt que le salaire net.

Dans le cas de Jean, étant donné que le paiement en trop de salaire n’était pas attribuable à une erreur administrative, d’écriture ou de système, l’employeur ne peut pas demander un remboursement de la cotisation de l’employeur au RPC et à l’AE.

19. Récapitulatif

Aujourd’hui, nous avons vu les éléments suivants :

• Qu’est-ce qu’un paiement en trop de salaire?
• Comment corriger les paiements en trop de salaire dans le cas où :
  • une erreur administrative, d’écriture ou de système a fait en sorte qu’un employé a été payé plus que son salaire;
  • un employé n’a pas exercé ses fonctions ou ne s’est pas acquitté d’une obligation contractuelle pour laquelle il avait reçu un paiement.
• Comment demander un remboursement des cotisations au RPC/AE après un paiement en trop de salaire?

20. Merci!

L’administration de l’impôt est complexe et varie selon les circonstances. Si le contenu présenté aujourd’hui ne s’applique pas tout à fait à votre situation, vous pouvez :

• consulter les pages Web de l’Agence;
• aller à canada.ca/arc-agents-liaison pour obtenir de l’aide fiscale gratuite d’un agent de liaison;
• téléphoner au service des demandes de renseignements sur l’impôt des entreprises de l’Agence au 1-800-959-7775;
• aller à canada.ca/arc-videos où vous trouverez tous nos webinaires pour les entreprises.

Voilà qui met fin à notre webinaire. Je vous invite à cliquer sur l’icône du sondage dans la barre d’outils en haut de l’écran pour remplir le formulaire d’évaluation.

Je vous remercie de votre participation. J’espère que cette séance vous a été utile. Gardez l’œil ouvert, car d’autres webinaires sont à venir au cours des prochains mois. Au revoir.