Transcription - Allocations et avantages imposables relatifs aux automobiles et véhicules à moteur

Diapositive 1

Bonjour et bienvenue au webinaire sur les allocations et les avantages imposables relatifs aux automobiles et aux véhicules à moteur.

Le webinaire d’aujourd’hui est le deuxième d’une série de quatre traitants des avantages imposables.

De plus, j’aimerais mentionner que le webinaire d'aujourd'hui sera enregistré et affiché sur le site Web de l'Agence du revenu du Canada (l’ARC), à une date ultérieure. Vous pouvez visiter notre galerie vidéo pour l'enregistrement.

Diapositive 2

Aujourd’hui, nous allons discuter de l’usage à des fins personnelles, de la conservation des registres et de la définition d’une automobile par rapport au véhicule à moteur. Nous allons aussi passer en revue quelques calculs d’avantages et voir les différents types d’allocations que les employeurs paient ou fournissent.

Diapositive 3

Généralement, si un employeur donne quelque chose à un employé en plus de son salaire régulier et que l’employé peut utiliser ce quelque chose pour son propre profit en dehors du cadre de son emploi, l’employé reçoit un avantage imposable.

Le même concept s’applique aux véhicules que fournit un employeur; si l’employé ou l’actionnaire utilise un véhicule de l’entreprise pour des raisons autres que son emploi, la valeur de cet avantage doit être ajoutée au revenu de l’employé ou de l’actionnaire.

La Loi de l’impôt sur le revenu contient des dispositions précises encadrant le calcul des avantages relatifs aux automobiles.

Avant de vous parler des automobiles et des véhicules à moteur, je veux tout d’abord vous parler de l’usage à des fins personnelles et de la tenue de registres, puisque les règles sont les mêmes pour ces deux types de véhicules.

Nous allons passer un peu de temps sur l’usage à des fins personnelles et la tenue des registres avant de parler des automobiles et des véhicules à moteurs, vu que les mêmes règles s’appliquent.

Diapositive 4

L’employé et l’employeur ont souvent une opinion différente de celle de l’Agence du revenu du Canada sur ce qui est de l’utilisation d’un véhicule lié à l’emploi par rapport à des fins personnelles.

Alors, qu’est-ce qu’un usage à des fins personnelles?

L’usage à des fins personnelles d’un véhicule est ni plus ni moins toute utilisation du véhicule qui n’est pas liée à l’emploi.

Aussi simple que ça puisse paraître, il existe toujours de la confusion entre ce qui est ou non un déplacement pour affaires. Évidemment, tout déplacement que les employés font au cours d’une journée de travail en lien avec leur emploi est considéré comme un déplacement pour affaires. Il est tout aussi évident que si un employé utilise le véhicule de l’entreprise pour amener sa famille au cinéma, aller en vacances ou faire des courses personnelles, l’employé ne se déplace pas pour affaires. Entre ces deux exemples extrêmes, il y a des zones grises. Une de celles-là est le déplacement entre la résidence et le lieu de travail.

Le déplacement entre la résidence de l’employé et son lieu de travail habituel est une activité personnelle. Il est parfois difficile pour certaines personnes de bien le comprendre, puisque l’employé n’aurait pas fait ce déplacement si ce n’était des responsabilités liées à son emploi.

C’est toutefois une position de longue date de l’ARC et que les tribunaux ont appuyée. Nous devons nous rappeler que les employés qui n’utilisent pas un véhicule de l’entreprise doivent payer de leurs poches pour se déplacer au travail. Donc, se rendre au travail est la responsabilité de l’employé.

Parfois, un employé peut devoir retourner à la maison pour la nuit avec le véhicule de l’employeur, tout en étant interdit de l’utiliser à des fins personnelles. Dans le même temps, l'employeur peut restreindre l'utilisation du véhicule que pour les déplacements entre le travail et la maison.

Ceci peut arriver pour des raisons suivantes :

  • le véhicule est spécialement équipé pour effectuer les tâches liées à l’emploi;
  • il y a des préoccupations concernant la sécurité de l’équipement;
  • l’employé est sur appel pour répondre aux situations d’urgence.

Peu importe la raison, si l’employé se déplace de ou vers la maison, le but spécifique de ce déplacement est personnel.

Les restrictions placées sur le véhicule n’annulent pas l’avantage imposable. Un avantage à zéro n’est pas une option, contrairement à ce que les employés et les employeurs souhaiteraient.

Il y a cependant certaines exceptions à cette règle que nous verrons sous peu. Regardons quelques exemples de conduite personnelle.

Diapositive 5

Un inspecteur accomplit une tâche liée à l’emploi (comme l’inspection des chaussées) sur le chemin du retour à la maison.

Un gestionnaire se déplace régulièrement entre sa résidence et divers magasins de sa région, y compris le siège social.

Un releveur de compteurs se déplace de la maison vers divers emplacements de son employeur pour relever les compteurs.

Dans les trois scénarios, le premier et le dernier déplacement (de et vers la maison) sont des déplacements personnels.

Accomplir une tâche liée à l’emploi (comme une inspection de chaussée) sur le chemin du retour ne change pas le fait que le but premier du déplacement de l’employé est de retourner à la maison.

Par contre, les déplacements entre les emplacements de l’employeur sont des déplacements pour affaires.

Diapositive 6

Selon certaines de ses politiques administratives, l’ARC pourra considérer qu’un déplacement est lié au travail même il s’agit en fait d’un déplacement à des fins personnelles. Voici quelques exemples de déplacements qui ne sont pas considérés comme des déplacements personnels.

Mais souvenez-vous que le fait d’aller à un rendez-vous d’affaires dès le début de la journée ne fait pas en sorte que le déplacement de la veille pour se rendre à la maison devienne aussi un déplacement pour affaires. Il s’agit ici de deux déplacements différents.

J’aimerais prendre quelques minutes pour parler du dernier point sur cette diapositive.

« l’employé se déplace directement de la maison vers un endroit autre que son lieu de travail habituel », comme dans le cas d’un vendeur.

Il peut y avoir des situations où l’employé doit partir de la maison pour se rendre à un endroit autre que le lieu d’affaires de son employeur. Toutefois, il s’agit d’un endroit où se rend l’employé si rarement que nous ne pouvons pas le considérer comme un lieu de travail habituel. Donc, si vous avez un employé, comme un vendeur, qui se déplace de la maison vers un tel endroit, nous allons considérer que la distance est parcourue à des fins d’affaires.

Si l’employé part de cet endroit pour se rendre au bureau, il se déplace à des fins d’affaires.

Lorsque vous regardez les différents trajets ou les lieux de travail multiples, il est vraiment important de briser le trajet en segments pour décider quelle partie du trajet est parcourue à des fins personnelles et quelle partie est parcourue pour affaires.

Diapositive 7

Alors, qu’est-ce qu’un lieu de travail habituel?

Normalement, le lieu de travail habituel est tout endroit où l’employé se rapporte régulièrement pour travailler. Un lieu de travail habituel est un endroit de travail où l’employé, en lien avec sa ou ses tâches, produit des rapports, reçoit des instructions ou des renseignements sur l’emploi ou y accomplit d’autres tâches liées à l’emploi. Le déplacement de l’employé de sa maison vers cet endroit est personnel.

Par exemple, si l’employé a un bureau, ce bureau est son lieu de travail habituel; si l’employé se rapporte habituellement à un entrepôt, cet entrepôt est son lieu de travail habituel.

L’ARC tient compte de la régularité avec laquelle l’employé se présente à un endroit et de la nature des fonctions liées à l’emploi pour déterminer si un endroit est le lieu de travail habituel de l’employé.

Diapositive 8

Dans certains cas, il peut être difficile de déterminer si l’endroit où se présente un employé est son lieu de travail habituel. Il peut aussi être difficile de déterminer si le déplacement de l’employé est de nature personnelle.

De plus, selon la nature de leur travail, certains employés ayant des lieux de travail multiples pourraient avoir à se déplacer beaucoup plus vers le travail ou du travail que les employés qui ont un seul lieu de travail. Le facteur décisif est la nature des tâches que l’employé accomplit à chacun des endroits et la fréquence et la régularité de ses déplacements vers ces endroits précis.

Il convient de noter que cet endroit peut changer de temps à autre en raison de la nature de l’emploi. C’est une bonne idée de revoir ces lieux de travail au cours de l’année.

Diapositive 9

L’ARC voit souvent des situations où les registres n’ont pas été tenus.

Même si la Loi ne précise pas quels documents spécifiques sont nécessaires pour consigner l’utilisation d’un véhicule, la règle générale est qu’un particulier doit tenir des registres qui permettent de bien distinguer les kilomètres parcourus pour affaires et ceux parcourus à des fins personnelles.

La meilleure preuve pour justifier l’utilisation d’un véhicule est un carnet de route. Les employeurs, les employés et les actionnaires ont tous un rôle à jouer pour s’assurer que des registres appropriés soient tenus. Les registres peuvent être conservés sur différents supports. Ils peuvent être conservés sur support électronique ou sur papier. Essentiellement, l’employé et l’employeur devraient utiliser le support qui leur convient le mieux.

D’après les registres, l’employeur doit être en mesure de déterminer :

  • le nombre de jours où le véhicule était à la disposition de l’employé,
  • les kilomètres parcourus à des fins personnelles,
  • le total des kilomètres parcourus dans l’année, ainsi que
  • tout remboursement de l’employé à l’employeur.

Même si l’usage à des fins personnelles du véhicule fourni par l’employeur est égal à zéro, des registres doivent être tenus. Ils sont la preuve qu’il n’y a pas eu de kilomètres parcourus à des fins personnelles avec ce véhicule particulier durant l’année.
Dans ses registres, l'employeur doit aussi consigner :

  • les coûts liés au véhicule ou le contrat de location,
  • les frais d’exploitation et autres dépenses de cette nature.

Le carnet de route de l’employé fera partie des registres de l’employeur aux fins du calcul des avantages relatif aux automobiles et aux véhicules à moteur. Sans ces documents, il sera difficile pour l’employeur de calculer correctement l’avantage imposable de l’employé.

Diapositive 10

Qu’est-ce qui arrive s’il n’y a aucun carnet de route?

En l’absence d’un carnet de route ou d’un journal quotidien détaillant les déplacements personnels et ceux pour affaires, la position générale de l’ARC est de présumer que 20 004 km par année (ou 1 667 par mois) sont parcourus à des fins personnelles. Cependant, avant d’établir ce fait, l'ARC donnera l’occasion à l’employeur de reconstituer ses registres pour la période sous examen.

L'employeur peut consulter l’employé ou regarder les dossiers sur l’entretien, les renouvellements d’assurance, les reçus d’essence ou les livres de rendez-vous pour reconstituer ses registres, afin de déterminer l’usage personnel du véhicule. Si l’usage personnel par rapport à l’usage pour les besoins d'affaires peut être correctement justifié, l'ARC acceptera les documents que l’employeur lui fournit.

Si vous avez un employé qui conduit un véhicule de l’entreprise et qui refuse de tenir un carnet de route, vous, à titre d’employeur, pouvez tout simplement utiliser la règle du 20 004 km pour calculer l’avantage imposable.

C’est une bonne pratique d’affaires de vérifier les carnets de route des employés tout au long de l’année pour vous assurer qu’ils sont bien tenus. N’attendez pas à la fin de l’année pour apprendre qu’il vous manque des renseignements importants.

Passons maintenant au prochain sujet pour parler des automobiles par rapport aux véhicules à moteur.

Diapositive 11

Comment l'avantage imposable est calculé dépendra si le véhicule fourni par l'employeur est une automobile.  Donc, voyons ce qui constitue ou pas une automobile. Le terme «automobile» est défini dans la Loi de l'impôt sur ​​le revenu.

Selon la définition de la Loi , une automobile est un véhicule à moteur qui est principalement conçu ou aménagé pour transporter des particuliers ( ou des passagers) sur les rues et les autoroutes , et a une capacité ne dépassant pas huit places assises plus le conducteur.

En règle générale, si le véhicule est équipé d'un siège arrière ou est une cabine allongée,  il est considéré comme une « automobile ». En d'autres termes, une automobile est un véhicule qui est conçu pour être utilisé comme un véhicule ordinaire.

Diapositive 12

Les définitions dans la Loi s’appliquent à tous les véhicules, peu importe la façon dont la partie arrière ou le coffre du véhicule est utilisé.

La plupart des minifourgonnettes sont conçues pour le transport de passagers et entrent dans la définition d’une automobile. Elles ont souvent une option qui permet de les convertir, au besoin, pour transporter plus de marchandises, par exemple, un siège arrière pouvant être replié ou retiré. Tant et aussi longtemps que les sièges peuvent être replacés facilement, elles sont considérées comme des automobiles.

D’un autre côté, si une minifourgonnette est modifiée pour enlever de façon permanente les sièges arrière pour installer des tablettes ou des étagères sur les côtés afin d’entreposer des outils ou de l’équipement, elle n’est plus considérée comme une automobile. Puisqu’ il y a eu un changement permanent et qu’elle ne peut plus être utilisée pour le transport de passager, elle ne correspond plus à la définition d’une automobile aux fins de l’impôt.

Diapositive 13

Il y a des véhicules qui sont exclus de la définition d'automobiles tels que :

  • les ambulances clairement identifiées,
  • les véhicules clairement identifiés de la police et les véhicules de pompiers,
  • les taxis et les autobus, s’ils sont utilisés à plus de 50 % pour le transport de passagers, et
  • les corbillards, s’ils sont utilisés pour des funérailles.

" Clairement identifié " signifie que, à une certaine distance, quelqu'un dans la rue serait en mesure de dire sans aucun doute que le véhicule est un camion de pompiers, une ambulance ou une voiture de police.

Ces véhicules d'urgence clairement identifiés ou les véhicules d'urgence médicale doivent être utilisés en relation avec ou dans le cadre des fonctions de l'emploi d'une personne avec un service d’incendie, de police ou d’un service d’ambulance.

D'autre part, des véhicules banalisés ou voitures fantômes ne seront pas exclus de la définition d'une automobile, car ils ne sont pas clairement identifiés à l'extérieur.

Diapositive 14

Certaines camionnettes, fourgonnettes ou autres véhicules semblables peuvent être exclus de la définition, mais vous devez considérer le nombre de passagers que ces véhicules peuvent prendre et le pourcentage de leur utilisation aux fins de l’entreprise. Selon la Loi, plus il y a de places assises pour les passagers, plus que le véhicule (l’automobile) serait utilisé à des fins de l’entreprise.

Si vous consultez certains documents et renseignements dans le site Web de l’ARC, vous y verrez des mentions de termes « principalement » et « essentiellement ». Ces termes peuvent être utilisés de manière interchangeable et ils signifient en fait plus de 50 %.

Si vous voyez l’expression « la totalité ou presque », ca signifie 90 %.

Parfois, nous utilisons un pourcentage, parfois nous utilisons des mots, mais ils ont la même signification.

Diapositive 15

Quels autres véhicules peuvent être exclus?

Les camionnettes peuvent être exclues de la définition si elles sont utilisées dans un endroit de travail éloigné ou sur un chantier particulier. Ce que vous voyez sur la diapositive est un extrait de la définition d’une automobile. Vous remarquerez que le pourcentage d’utilisation aux fins de l’entreprise a été réduit dans ce cas ci. Plutôt que d’être de 90 % comme c’était le cas sur la diapositive précédente, le pourcentage est réduit à 50 %.

Par exemple, si vous avez une camionnette à cabine allongée qui est utilisée 50 % du temps dans un endroit de travail éloigné ou un chantier particulier, ce véhicule n’est pas une automobile.

Diapositive 16

L’avantage est calculé en deux parties.

Vous devez d’abord calculer

Les frais pour droit d’usage,

Puis calculer l’avantage relatif aux frais de fonctionnement.

Tout remboursement qu’un employé verse à son employeur réduira le montant total de l’avantage. Alors, avant de déclarer le montant sur un feuillet T4, vous devez tenir compte des remboursements.

Regardons maintenant chacune de ces parties séparément.

Diapositive 17

Les frais pour droit d’usage représentent l’avantage qu’obtient l’employé lorsque son employeur met une automobile à sa disposition. Qu’il l’utilise ou non n’a pas d’importance. C’est le fait que l’employé a cette automobile à sa disposition qui compte.

Les frais pour droit d’usage tiennent compte de la dépréciation de l’automobile lorsque l’employé l’utilise à des fins personnelles. 

Vous avez besoin de trois données différentes pour calculer les frais de droit d’usage.

Diapositive 18

Les 3 éléments de données dont vous avez besoin sont :

  • Le coût d’achat ou de location de l’automobile
  • Le nombre de jours où l’automobile était à la disposition de l’employé
  • Le nombre de kilomètres parcourus par l’employé à des fins personnelles

Nous allons examiner chacun de ces éléments.

Diapositive 19

Le coût d’achat de l’automobile est composé du total des deux montants suivants :

  • Le coût de l’automobile quand vous l’avez acheté, et
  • Le coût de tout ajout que vous ferez avant l’achat.

Vous devez aussi inclure le coût de toute amélioration comme l’ajout d’un toit ouvrant, de sièges en cuir ou d’une caméra de rétrovision et la TPS/TVH et les taxes de vente provinciales que vous avez payées, lorsqu’applicable. Vous devez exclure le coût de tout ajout d’équipement spécialisé après l’achat de l’automobile.

Le coût est le coût payé lorsque vous avez acheté l’automobile. Le coût doit être d’au moins la juste valeur marchande. Ce coût ne change pas.

Par conséquent, si vous avez acheté une automobile en 2013 pour 20 000 $, il s’agit du montant que vous utiliserez chaque année pour calculer l’avantage imposable de l’employé jusqu’à ce que l’employé n’utilise plus ce véhicule. 

Le coût de location est composé des frais de location et de tous frais connexes comme :

  • tout contrat d’entretien, 
  • les frais pour kilométrage excédentaire,
  • la TPS et les taxes de vente provinciales, y compris la TVH, et
  • Les paiements forfaitaires liés à la location, y compris, les paiements forfaitaires que vous avez fait au début de la location. Un paiement forfaitaire lié à la location qu'une entreprise fait au début de la location diminuera les frais mensuels du contrat de location.

Toutefois, il est nécessaire d’inclure les frais mensuels que vous payez dans le calcul de l’avantage imposable de l’employé en divisant le paiement forfaitaire par la durée de la location, puis en ajoutant ce montant aux frais mensuels de location. Vous devez exclure les frais d’assurance pour responsabilité civile et dommages matériels.

Diapositive 20

Parlons de la disponibilité. La disponibilité est différente de l’usage personnel et le calcul diffère de celui lié à l’usage personnel. Le premier élément est lié à la disponibilité du véhicule et l’autre à la distance parcourue à des fins personnelles.

Le véhicule est à la disposition de l’employé s’il y a accès ou en a le contrôle. Cette situation se présente généralement quand l’employé a les clés du véhicule.

Supposons qu’un employé a un véhicule fourni par l’employeur et qu’il part en voyage d’affaires ou en vacances pour deux semaines en laissant le véhicule stationné dans son entrée et les clés dans sa maison. Même si l’employé ne l’a pas utilisé durant ces deux semaines, le véhicule était toujours à sa disposition. Par conséquent, ces deux semaines sont comprises dans le nombre de jours de disponibilité lorsque l’employeur calcule l’avantage imposable. 

L’accès prend fin lorsque l’employé retourne les clés à l’employeur.

Si vous avez plusieurs employés qui se partagent le même véhicule, vous devriez avoir un système de suivi du début et de la fin de l’utilisation de sorte que les périodes où le véhicule était disponible et non disponible à chaque employé soient documentées.

Ces renseignements sont importants pour le calcul de l’avantage.

Diapositive 21

Les kilomètres parcourus à des fins personnelles sont les kilomètres notés dans le carnet de route ou le registre de l’employé.

Les employés doivent maintenir des registres des kilomètres personnels parcourus, s’ils ne le font pas l’employeur doit assumer 20 004 de kms personnels conduites par année.

Diapositive 22

Il y a trois méthodes pour calculer les frais pour droit d’usage :

  • La méthode détaillée,
  • La méthode simplifiée (si quatre conditions sont remplies), et
  • Celle des frais pour droit d’usage à taux réduit (si trois conditions sont remplies).

Vous trouverez tous les renseignements concernant ces méthodes de calcul dans le site Web de l’ARC et ses publications.

Tout remboursement de l’employé à l’employeur réduira les frais pour droit d’usage.

À mesure que vous passez de la méthode détaillée à la méthode simplifiée puis à celle des frais pour droit d’usage à taux réduit, le montant calculé pour cet avantage diminuera. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire d’y joindre des conditions. Ces conditions font partie de la législation.

Diapositive 23

L’autre partie du calcul de l’avantage relatif à l’automobile est les frais de fonctionnement.

Les frais de fonctionnement sont ce que vous associez habituellement à la conduite d’une automobile, c’est-à-dire l’essence, l’huile, l’entretien et toute dépense de réparation. Cela n’inclut pas des éléments comme la déduction pour amortissement, le coût de location ou les frais de stationnement.

Diapositive 24

Il y a deux façons de calculer l’avantage relatif aux frais de fonctionnement. L’employeur peut utiliser la méthode du taux fixe où il aura simplement à multiplier le nombre de kilomètres parcourus à des fins personnelles par un taux fixe de 26 cents par kilomètre (en 2016).

Ou L’employeur peut aussi utiliser la méthode optionnelle s’il satisfait aux trois conditions. Selon la méthode optionnelle, l’avantage relatif aux frais de fonctionnement correspond à la moitié des frais pour droit d’usage, avant les remboursements de l’employé.

Je tiens toutefois à vous prévenir, car en effectuant différents calculs, j’ai parfois remarqué que le montant de l’avantage relatif aux frais de fonctionnement calculé selon la méthode optionnelle peut être plus élevé que s’il est calculé selon la méthode du taux fixe.

Le taux de 26 cents par kilomètre est établi par le ministère des Finances Canada, qui le revoit chaque année. Il fait partie du Règlement de l’impôt sur le revenu et nous nous y référons comme étant le taux prescrit. Donc, si vous entendez ce terme, voilà ce qu’il signifie.

Tout remboursement que l’employé versera à l’employeur dans les 45 jours après la fin de l’année civile réduira le montant de l’avantage relatif aux frais de fonctionnement.

Diapositive 25

Un remboursement représente tout paiement que l’employé fait à l’employeur pour son usage du véhicule à des fins personnelles.

Selon la Loi de l’impôt sur le revenu, tout paiement de l’employé à l’employeur pour l’usage du véhicule à des fins personnelles réduit, soit les frais pour droit d’usage, soit les frais de fonctionnement (selon la nature du paiement), mais pas les deux.

Si l’employé rembourse à l’employeur tous les frais de fonctionnement pour l’ensemble des frais pour droit d’usage et des frais de fonctionnement calculés, il n’y aura alors aucun avantage imposable pour l’employé. Cela est dû au fait que l’employé aura payé le coût de ses kilomètres parcourus à des fins personnelles.
 
Si l’employé rembourse à l’employeur seulement une partie des frais pour droit d’usage ou des frais de fonctionnement, alors l’avantage net devra être déclaré sur le feuillet T4 de l’employé. Un remboursement en trop n’est pas transférable.

Par exemple, si les frais pour droit d’usage calculés s’élèvent à 2 000 $ et que l’employé rembourse à l’employeur 2 400 $ pour les frais pour droit d’usage, la différence de 400 $ ne peut pas être utilisée pour réduire l’avantage relatif aux frais de fonctionnement.

Il est important que l’employé sache à combien s’élèvent les frais à rembourser afin de ne pas rembourser en trop.

Diapositive 26

Il peut arriver parfois que vous demandiez à vos employés de payer certaines dépenses de leur poche. Ils devront peut-être payer leur essence ou les changements d’huile pour l’automobile que vous leur fournissez.

Si certains des kilomètres parcourus sont à des fins personnelles — et que l’employé paie de sa poche les dépenses liées aux kilomètres parcourus à des fins personnelles, parce qu’il paie lui-même ces dépenses — l’ARC permettra à l’employeur de tenir compte de ces paiements dans son calcul, afin de réduire le montant de l’avantage relatif aux frais de fonctionnement. 

Alors, même s’il n’y a techniquement aucun remboursement de l’employé à l’employeur, ce que la Loi exige, l’ARC reconnaît qu’il a des situations où les employés paient des dépenses de leur poche. 

La partie personnelle est le pourcentage obtenu en divisant le nombre de kilomètres parcourus à des fins personnelles par le nombre total de kilomètres parcourus par l’employé durant l’année.

Cette diapositive offre un exemple de la façon dont les paiements à un tiers sont calculés pour arriver au montant qui sera utilisé pour réduire l’avantage relatif aux frais de fonctionnement.

Toute dépense de l’employé associée aux kilomètres parcourus pour affaires devra être traitée en dehors de l’avantage imposable, soit par la présentation de rapports des dépenses ou d’autres moyens comparables.

Toutefois, tout paiement à un tiers pour les besoins de l’entreprise, comme à une station-service ou à un garage pour un changement d’huile, ne peut pas servir à réduire l’avantage imposable de l’employé. Il s’agit d’une question à part.

Diapositive 27

Nous vous offrons d’excellents outils pour vous aider à calculer l’avantage imposable relatif à une automobile de votre employé.

Nous avons le calculateur en direct et une feuille de travail pour vous aider à calculer l’avantage imposable. La feuille (RC18 Calcul de l’avantage relatif à une automobile)  est disponible sur notre site web sous les formulaires et publication.

Une fois que vous avez toute l’information dont vous avez besoin, allez simplement au calculateur en direct et entrez les chiffres dans les champs appropriés.

Si vous n’avez jamais calculé un avantage relatif à une automobile et que vous le faites pour la première fois, ce serait vraiment une excellente idée d’imprimer la feuille de travail (RC 18). Cette feuille de travail vous aidera à mettre les choses en perspective. Vous pourrez comprendre comment fonctionne le calculateur et comprendre les calculs qui sont effectués.

Cette feuille de travail pourra aussi vous être utile si vous devez expliquer à un employé pourquoi un avantage particulier est plus élevé à ce que l’employé s’attendait.

C’est une bonne idée d’utiliser la feuille de travail au moins une fois pour vous familiariser avec les calculs et les conditions. Certains renseignements ne sont offerts que sur le formulaire RC18. 

Diapositive 28

Contrairement à ce que plusieurs pensent, il y a un avantage relatif à l’usage à des fins personnelles de certains véhicules à moteur (autocaravane, autobus et camions) qui ne répondent pas à la définition d’une automobile énoncée au paragraphe 248(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Même si un véhicule n’est pas une automobile, cela ne signifie pas qu’il n’y a pas un avantage imposable. Dans le domaine des avantages relatifs aux automobiles et aux véhicules à moteur, zéro n’est pas une option lorsqu’il y a un usage à des fins personnelles.

Peu importe la définition du véhicule, qu’il s’agisse d’une automobile ou d’un véhicule à moteur, tout ce dont nous avons vu plus tôt au sujet des lieux d’emploi multiples, le lieu d’emploi habituel et ce qui est un usage à des fins personnelles et ce qui ne l’est pas concernent aussi les véhicules à moteur. Tout comme le besoin de tenir des registres.

Voici une règle rapide et simple pour vous aider à décider du calcul à utiliser.

Diapositive 29

Calculer l’avantage relatif à un véhicule à moteur n’est pas aussi compliqué que cela l’est pour une automobile. Rappelez-vous que pour une automobile, vous devez calculer des frais pour droit d’usage et un avantage relatif aux frais de fonctionnement. Vous n’avez pas à le faire pour calculer l’avantage relatif à un véhicule à moteur.

Vous n’avez simplement qu’à faire une estimation raisonnable de la juste valeur marchande des kilomètres parcourus à des fins personnelles avec ce véhicule particulier. Pour estimer la juste valeur marchande, calculez combien cela coûterait de louer un véhicule comparable et ajoutez ce montant aux dépenses liées à la conduite de ce véhicule pour la même période.

Diapositive 30

Sur cette diapositive nous allons vous montrer les différentes options de calcul de l’avantage relatif à un véhicule à moteur. Ces options s’appliquent seulement aux véhicules à moteur qui ne sont pas des automobiles, comme vous pouvez le constater au numéro 1 de chaque colonne. Regardons ensemble ces options.

L’option A est basée sur la Loi et le calcul est basé sur la juste valeur marchande ou JVM de l’usage personnel, comme nous venons de le voir. La JVM est une estimation raisonnable du montant qu’un employé qui ne vous est pas lié devrait payer pour utiliser un véhicule comparable au cours de la même période.

L’option B est d’ordre administratif. Cette option convient aux situations où un véhicule à moteur est essentiel aux opérations commerciales de l’employeur et l’usage à des fins personnelles de l’employé se limite aux trajets entre sa maison et les lieux d’affaires de l’employeur.  Si une des conditions liées à l’option B n’est pas satisfaite, l’option A doit être utilisée pour calculer l’avantage imposable de l’employé.

Nous verrons les taux par kilomètre sur la prochaine diapositive.

Option C est aussi d’ordre  administratif. Le taux de l’option C est plus bas que les taux de l’option B. Pour que l’employeur puisse utiliser le taux le plus bas pour calculer l’avantage imposable de l’employé, nous avons ajouté plus de conditions que l’employé doit satisfaire. Si l’employé ne satisfait pas à l’une ou à plusieurs des conditions, l’avantage imposable sera alors calculé selon l’option B s’il satisfait aux conditions ou selon l’option A, s’il ne satisfait à aucune condition.

Selon l’option C : 1- il est important que l’employeur limite l’usage à des fins personnelles du véhicule aux déplacements entre le travail et la maison. 2- Il doit y avoir un document qui le précise dans le dossier de l’employé. 3- De véritables raisons opérationnelles peuvent inclure les risques liés à la sécurité des outils et de l’équipement si le véhicule de l’employeur est laissé sans surveillance ou si l’employé a besoin de ce véhicule pour répondre à des urgences. La 4e condition est en deux parties : 1- le véhicule doit être spécialement adapté pour l’exercice des fonctions d’emploi et 2- l’employé en a besoin pour son travail. Si l’employé conduit seulement le véhicule entre la maison et le lieu de travail et l’utilise rarement rendu au travail, cette politique ne s’applique pas.

Dans le cas des options B et C, l’employé doit démontrer qu’il n’y a eu aucun autre usage à des fins personnelles.

Diapositive 31

Regardons les taux par kilomètre.

Pour l’option B, les taux par kilomètre sont de 54 ¢ pour les premiers 5 000 kilomètre et de 48 ¢ par kilomètre après ça. C’est l’article 7306 du Règlement de l’impôt sur le revenu qui fixe ces taux.

Pour les déplacements dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon et au Nunavut, il faut ajouter 4 cents par kilomètre à ces taux.

Pour l’option C, l’article 7305.1 du Règlement prévoit un taux de 26 ¢ par kilomètre.

Diapositive 32

Nous avons créé une comparaison de calcul pour vous en utilisant les options A, B et C.

Shawn utilise toute l’année une fourgonnette modifiée de l’entreprise évaluée à 20 000 $. Selon les carnets de routes, 13 000 des 32 000 kilomètre parcourus l’ont été à des fins personnelles. Regardons ensemble les différents calculs en utilisant les options mentionnées dans la diapositive précédente.

l’option (A) selon la juste valeur marchande nous arrivons à : 8 125 $ et nous avons calculé (20 000 $ x 13 000/32 000 kilomètre)

(B) l’article 7306 du Règlement  nous arrivons à : 6 540 $ qui est [(5 000 kilomètre x 54 ¢) + (8 000 kilomètre x 48 ¢)]

À l’option (C) l’article 7305.1 du Règlement nous arrivons à : 3 380 $ qui est (13 000 x 26 ¢)

Comme vous pouvez constater, il y a une différence dans le calcul du montant de l’avantage si vous utiliser le taux prescrit (la JMV) ou si l’employé répond aux conditions de l’option B ou de l’option C.

Comme vous pouvez le voir, selon l’option A, le montant de l’avantage de l’employé sera plus élevé. Mais, si l’employé satisfait aux conditions de l’option B ou de l’option C, le montant de l’avantage sera réduit.

Diapositive 33

Pour les avantages relatifs aux automobiles et aux véhicules à moteur, l’employeur a la responsabilité de déterminer la valeur de l’avantage imposable qu’il doit déclarer sur le feuillet T4 de l’employé.

L’employeur doit aussi retenir des cotisations au RPC et de l’impôt sur le revenu sur l’avantage. Puisque c’est un avantage autre qu’en espèce, l’employeur ne fait qu’en déterminer une valeur.

Un avantage autre qu’en espèce n’est pas assurable; par conséquent, l’employeur ne doit pas retenir de cotisation à l’assurance-emploi sur la valeur de cet avantage imposable.

L’employeur doit verser les retenues et sa part de cotisations au RPC à l’ARC au plus tard à la date d’échéance du versement. 

L’avantage imposable doit être inclus dans le revenu d’emploi de l’employé que vous déclarez à la case 14.

Vous devez déclarer la valeur de l’avantage imposable dans la section « Autres renseignements » du feuillet T4 de l’employé. Le code que vous devez utiliser est le code 34.

Diapositive 34

Notre dernier sujet de cette présentation : les allocations.

Donnez-vous une allocation à un employé pour qu’il utilise son propre véhicule pour travailler? Si oui, dans cette partie nous allons voir les différents types d’allocation que vous pouvez donner ou fournir à un employé, et si vous devez l’inclure dans le revenu de l’employé.

Qu’est-ce qu’une allocation? Une allocation est de l’argent que l’employé reçoit de son employeur en plus du salaire ou des traitements. Une allocation raisonnable versée à l’employé pour qu’il utilise son véhicule n’a pas à être incluse dans son revenu. Nous verrons cela de plus près à la diapositive suivante.

Diapositive 35

Le caractère raisonnable d’une allocation particulière sera toujours une question de fait. Cela dépendra des circonstances selon lesquelles l’allocation est payée.

Par contre, pour qu’une allocation pour frais d’automobile et de véhicule à moteur soit raisonnable dans le contexte de la Loi, elle doit être calculée selon un taux raisonnable par kilomètre. Cela signifie que l’employeur paie l’allocation seulement pour couvrir les kilomètres parcourus à des fins professionnelles.

Si l’employé utilise une partie de l’allocation pour payer des dépenses liées à son usage personnel ou s’il reçoit un différent type d’allocation pour le même usage du véhicule, il y aura alors un avantage imposable pour l’employé.

Si l’allocation est raisonnable, l’employeur n’a pas à l’inclure dans le revenu de l’employé ni à la déclarer sur son feuillet T4. Les taux figurant à l’article 7306 du Règlement nous servent de guide pour déterminer si un taux est raisonnable ou non. Nous en revenons donc aux 54 cents par kilomètre que nous avons vu sur une autre diapositive.

Des registres doivent être conservés pour s’assurer qu’il s’agit bien d’une allocation au taux raisonnable par kilomètre, et qu’elle est uniquement payée pour l’usage à des fins professionnelles du véhicule. Bien que l’employé reçoive l’allocation parce qu’il utilise son véhicule, les registres sont nécessaires à l’employeur parce qu’il doit justifier les kilomètres parcourus à des fins professionnelles et le montant qu’il paie par kilomètre.

Diapositive 36

Une allocation non raisonnable, parce les montants sont trop élevés ou trop bas, devra être incluse dans le revenu de l’employé en tant qu’avantage imposable.

Par exemple, vous payez 10 cents par kilomètre mais l’article 7306 du Règlement énonce un taux de 54 cents par km, donc le montant de l’allocation est réellement trop bas. Ce qui est un montant trop élevé ou trop bas dépend vraiment des circonstances.

Si, en tant qu’employeur, vous payez un taux plus élevé que le taux fixé à l’article 7306, vous devez être en mesure de justifier ce taux et d’expliquer pourquoi vous le jugez raisonnable. Si vous pouvez le faire, vous n’avez pas à inclure l’allocation dans le revenu de l’employé.

Si vous ajoutez une allocation non raisonnable au revenu d’un employé, cela signifie que l’employé pourrait peut-être déduire ses dépenses admissibles relatives aux véhicules à moteur dans sa déclaration de revenus. Toutefois, il serait bon que l’employé vérifie auprès de l’ARC quelles sont les déductions qu’il peut demander.

Diapositive 37

Un autre type d’allocation que les employeurs peuvent verser à leurs employés est une allocation d’un montant fixe. Ce type d’allocation n’est pas une allocation raisonnable.

L’employeur peut payer une allocation d’un montant fixe pour de nombreuses raisons : la facilité d’administration est l’une des raisons qui me vient à l’esprit. Il pourrait s’agir simplement d’un montant de 500 $ par mois payé à l’employé ou bien d’un montant de 6,50 $ payé à l’employé chaque fois qu’il se déplace dans un rayon de cinq kilomètres du bureau. Peu importe le montant, il s’agit d’un montant fixe qui devient un revenu pour l’employé.

Une allocation d’un montant fixe doit être incluse dans le revenu de l’employé en tant qu’avantage imposable. L’employeur n’est pas autorisé, en fin d’année, à diviser cette allocation par le nombre de kilomètres parcourus pour en faire la moyenne et voir si elle est réellement raisonnable.

Diapositive 38

L’employeur peut offrir une combinaison de ces deux allocations.

Par exemple, l’employé peut recevoir une allocation d’un montant fixe et une allocation raisonnable au kilomètre.

Si par exemple l’employeur paie une allocation d’un montant fixe pour compenser des frais fixes et une allocation raisonnable au kilomètre pour chaque kilomètre parcouru pour compenser l’avantage relatif aux frais de fonctionnement, l’employeur doit déclarer ces deux allocations sur le feuillet T4 de l’employé en tant qu’avantage imposable, parce que ces deux allocations visent la même utilisation du véhicule.

Toutefois, si l’allocation raisonnable au kilomètre et l’allocation d’un montant fixe sont payées pour des utilisations différentes, elles peuvent être traitées séparément. On pourrait donner comme exemple une situation où l’employeur paie à l’employé une allocation raisonnable au kilomètre pour ses déplacements à l’extérieur de la ville et une allocation d’un montant fixe pour ses déplacements en ville. L’employeur peut séparer ces deux allocations et n’inclure que l’allocation d’un montant fixe dans le revenu de l’employé comme avantage imposable.

Diapositive 39

L’employeur a la responsabilité de déterminer si l’allocation est imposable, quelle partie de l’allocation est imposable et de l’ajouter au revenu imposable de l’employé à la fin de l’année.

L’employeur doit aussi retenir des cotisations au RPC et à l’AE et de l’impôt sur le revenu sur l’allocation qu’il paie à un employé tout au long de l’année. Parce qu’elle est payée en espèces, l’allocation est assurable. Voilà pourquoi vous voyez sur cette diapositive que l’AE fait partie des retenues.

L’employeur doit verser les retenues à l’ARC au plus tard à la date d’échéance du versement. 

L’avantage imposable est inclus dans le revenu d’emploi de l’employé à la case 14, et le code 40 est utilisé pour déclarer le montant de l’avantage imposable dans la section « Autres renseignements » du feuillet T4 de l’employé, au lieu du code 34.

Diapositive 40

Si vous cherchez à accroître vos connaissances sur l’un ou l’autre des points abordés dans le webinaire d’aujourd’hui, des ressources sont disponibles sur le site Web de l’ARC pour vous aider.

Allez à www.arc.gc.ca et visitez nos pages Web pour les entreprises. Vous pouvez faire une recherche sur les avantages relatifs aux automobiles et véhicules à moteur et conserver des registres pour trouver rapidement l’information liée au webinaire d’aujourd’hui.

Diapositive 41

Vous trouverez aussi les publications suivantes dans notre site Web :

  • le RC18, Calcul de l’avantage relatif à une automobile;
  • le T4130, Guide de l’employeur – Avantages et allocations imposables;
  • le IT63R5, Avantages, y compris les frais pour droit d’usage d’une automobile qui découlent de l’usage à des fins personnelles d’un véhicule à moteur fourni par l'employeur après 1992 ; et
  • le IT522R, Frais afférents à un véhicule à moteur, frais de déplacement et frais de vendeurs engagés ou effectués par les employés.

Aussi, n’oublier pas d’utiliser le Calculateur en direct des avantages relatifs aux automobiles.

Diapositive 42

Je vous remercie de votre présence aujourd’hui. J’espère que, grâce à ce webinaire, vous comprenez mieux ce que sont les avantages relatifs aux automobiles et aux véhicules à moteur. Merci.

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