Comment utiliser les tables de retenues sur la paie

Transcription

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Bonjour. Merci de vous joindre à moi pour ce webinaire sur la façon d'utiliser les tables de retenues sur la paie.

Le webinaire d'aujourd'hui est le dernier d'une série de trois parties donnant des instructions étape par étape sur les exigences en matière de déclaration pour les employeurs. Je m'appelle Manon, et je serai votre présentatrice aujourd'hui. Je voudrais aussi vous mentionner que le webinaire sera enregistré et diffusé sur le site Web de l'Agence du revenu du Canada (l'ARC).

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Au cours du webinaire d'aujourd'hui, nous examinerons le guide T4032, Tables de retenues sur la paie. Nous discuterons des personnes qui doivent utiliser le guide et examinerons les différentes sections. Nous discuterons également du guide T4008, Tables supplémentaires de retenues sur la paie, et nous ferons un survol du guide T4127, Formules pour le calcul informatisé des retenues sur la paie.

Veuillez noter que les tables de retenues sur la paie et les guides s'y rattachant sont disponibles sur le site Web de l'ARC. Ils ne sont plus imprimés. Par contre, si vous souhaitez obtenir une copie imprimée, vous pouvez appeler l'ARC et faire une demande spéciale pour qu'on vous en envoie une copie par la poste.

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Le guide T4032, Tables de retenues sur la paie, s'adresse aux employeurs et aux payeurs. Il vous permettra de calculer les retenues sur la paie pour vos employés et retraités.

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Le guide T4032 est accessible à partir du site Web de l'ARC. Il y en a un pour chaque province et territoire. Il contient un ensemble de tables qui présentent les montants à déduire pour l'impôt sur le revenu fédéral et provincial, et pour les cotisations au Régime de pensions du Canada (le RPC) et à l'assurance-emploi (AE).

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Voici les sections que vous trouverez dans les tables de retenues sur la paie :

• La section A présente des renseignements généraux tels que l'indexation provinciale pour l'année, les taux de surtaxe, le montant personnel et les codes de demande.
• La section B présente les tables des cotisations au RPC.
• La section C présente les tables des cotisations à l'AE.
• Les sections D et E présentent les tables de retenues d'impôt fédéral, provincial et territorial.

Voyons chaque section en détail.

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La section A contient beaucoup de renseignements. Commençons par les tables d'impôt provincial ou territorial devant être utilisées.

Pour savoir quelle table d'impôt il faut utiliser, vous devez déterminer la province ou le territoire d'emploi de l'employé. Cela dépend si l'employé est tenu ou non de se présenter au travail à votre établissement.

Si l'employé se présente à votre établissement, sa province ou son territoire d'emploi est la province ou le territoire où il se présente pour travailler.

Si vous n'exigez pas que l'employé se présente à votre établissement, sa province ou son territoire d'emploi est la province ou le territoire où est située votre entreprise et à partir de laquelle vous payez son salaire.

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Le montant maximal fédéral des gains donnant droit à pension pour 2016 est de 54 900 $ et l'exemption annuelle de base est de 3 500 $. Cela signifie que si l'employé gagne plus que ce montant, à un moment vers la fin de l'année, vous n'aurez plus besoin de retenir de cotisations sur sa paie.

L'employé cotisera un maximum de 2 544,30 $ de RPC pour 2016. Étant donné que l'employeur cotise le même montant que l'employé au RPC, leur cotisation maximale s'élève aussi à 2 544,30 $.

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Pour 2016, le montant maximal fédéral des gains assurables est de 50 800 $ et le maximum qu'un employé devra cotiser est de 955,04 $.

L'employé cotise 1,88 % de son salaire. Les cotisations de l'employeur sont 1,4 fois supérieures à celles de l'employé.

Mais qu'est-ce que cela signifie? Cela signifie que vous devez multiplier les cotisations d'AE que vous avez retenues sur la paie de votre employé par 1,4 pour obtenir le montant d'AE que vous devez cotiser.

Par exemple, vous avez retenu 37,60 $ sur la paie de votre employé qui a gagné 2 000 $ durant la première période de paie de l'année. Vous multipliez 37,60 $ par 1,4, ce qui donne 52,64 $. C'est le montant que vous devez cotiser à l'AE pour cet employé.

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Le total du montant personnel qu'un employé demande sur le formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels, permet de déterminer quel code de demande vous devez utiliser. Pour 2016, les montants demandés qui correspondent aux codes de demande fédéraux ne sont pas les mêmes que les montants demandés qui correspondent aux codes de demande provinciaux.

Examinons-les ensemble.

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Le tableau à l'écran montre quels codes de demande fédéraux il faut utiliser, selon le montant des retenues que votre employé a le droit de demander.

Un code de demande 0 s'applique à un employé qui est un non-résident ou à un employé qui a plus qu'un employeur ou payeur en même temps.

Les codes de demande 1 à 10 correspondent au montant total de la demande que l'employé inscrit sur son formulaire TD1. Lorsque vous utilisez les tables de retenues sur la paie du T4032, vous prenez le montant des impôts à retenir dans la colonne du code de demande approprié. Je vais vous montrer comment le faire dans quelques diapositives.

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Comme je l'ai mentionné plus tôt, à la section B, vous trouverez le montant du RPC que vous devez retenir sur la paie de votre employé. L'exemption annuelle de base est incluse dans les tables du RPC. Trouvez à la section B les pages qui correspondent à votre période de paie.

Voyons comment le faire.

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Pour cet exemple, nous avons sélectionné 26 périodes de paie au cours de l'année, ce qui signifie que l'employé est payé aux deux semaines. L'employé vit et travaille en Ontario, et reçoit 2 000 $ à chaque période de paie. Pour trouver la tranche qui comprend la paie brute de l'employé (cela comprend les avantages imposables si vous en payez), regardez au bas de la colonne Rémunération. Pour 2 000 $, il y a la tranche entre 1 999,97 et 2 000,16.

Dans la colonne à côté de la colonne Rémunération, vous trouverez les cotisations au RPC que vous devez retenir sur la paie de l'employé. Dans cet exemple, on voit un montant de 92,34 $. C'est le montant du RPC que vous retiendrez sur la paie de l'employé.

Il est important de noter que lorsque l'employé atteint le montant maximal annuel des cotisations au RPC de 2 544,30 $, vous ne devez pas et ne pouvez pas retenir d'autres cotisations au RPC sur sa paie.

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En ce qui a trait aux retenues d'AE, vous aurez besoin du montant des gains assurables. Et où trouvez-vous le montant des gains assurables? C'est facile. Vous multipliez le montant brut de la rémunération par le taux de cotisation à l'AE de 1,88 %. C'est le montant que vous utilisez pour trouver les cotisations d'AE aux fins de retenue sur la paie de l'employé.

Pour vous simplifier la tâche, les gains assurables à la section C sont déjà établis dans le tableau. Vous devez donc utiliser le montant de la rémunération brute pour trouver le montant des cotisations d'AE aux fins de retenue sur la paie de l'employé.

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En utilisant le même exemple, l'employé a gagné 2 000 $ pour la période de paie. Trouvez la tranche pour 2 000 $ dans la colonne Rémunération assurable pour cette période. La tranche dans le guide T4032 se situe entre 1 999,74 $ et 2 000,26 $, comme vous le voyez à l'écran. Cela donne une cotisation d'AE de 37,60 $.

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Lorsque vous utilisez les tables de retenues d'impôt sur le revenu pour déterminer le total de l'impôt retenu pour votre employé ou retraité, vous devez chercher les montants dans le tableau des retenues d'impôt fédéral à la section D et dans la table des retenues d'impôt provincial à la section E. Nous verrons les tables de retenues d'impôt provincial dans quelques diapositives.

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Trouvez les pages à la section D qui correspondent à votre période de paie. Pour trouver la tranche qui correspond au revenu imposable de votre employé (cela comprend les avantages imposables si vous en payez), regardez au bas de la colonne Rémunération. Dans la colonne sous le code de demande approprié, vous trouverez le montant d'impôt fédéral que vous devez retenir sur la paie de votre employé.

Dans notre exemple, l'employé a 26 périodes de paie par année et une rémunération brute de 2 000 $. L'employé a un code de demande 1. L'employeur retient 220,95 $ en impôt fédéral sur la paie de l'employé.

Comme nous l'avons déjà mentionné, le code de demande dépend des renseignements qui figurent sur le formulaire TD1 de l'employé, Déclaration des crédits d'impôt personnels. L'employé remplit ce formulaire et le remet à son employeur en début d'emploi ou en cas de changement de situation.

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Pour trouver le montant de taxes provinciales que vous devez retenir sur la paie de l'employé (y compris les avantages imposables), trouvez les pages dans la section E qui correspondent à votre période de paie. Regardez au bas de la colonne Rémunération. Dans la colonne sous le code de demande approprié, vous trouverez le montant de l'impôt provincial que vous devez retenir sur la paie de votre employé.

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Comme vous le savez, dans notre exemple, l'employé est payé aux deux semaines et a un code de demande 1.

Donc, l'employeur retient 114,25 $ en impôt provincial (en Ontario) sur la paie de l'employé.

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Pour connaître l'impôt total que vous retiendrez pour la période de paie, vous devez additionner les montants de l'impôt fédéral et provincial ainsi que les cotisations au RPC et à l'AE que nous avons trouvées aux sections B et C.

Même si la période d'emploi pour laquelle vous payez un salaire est inférieure à une période complète de paie, vous devez continuer d'utiliser le tableau de retenues d'impôt qui correspond à la période de paie régulière.

Dans notre exemple, nous avons calculé les montants à retenir sur la paie brute de 2 000 $ de l'employé. Les retenues totales s'élèvent à 465,14 $, et la paie nette de l'employé est de 1 534,86 $.

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Maintenant, calculons le montant de la partie de l'employeur.

Les employeurs cotisent le même montant au RPC que leurs employés. Dans notre exemple, il s'agit de 92,34 $.

Pour l'AE, l'employeur cotise généralement 1,4 fois le montant de la retenue de l'employé. Dans ce cas, il s'agit de 52,64 $, soit la cotisation de l'employé de 37,60 $, multipliée par 1,4.

Le total des cotisations au RPC et à l'AE de l'employeur dans cet exemple s'élève à 144,98 $.

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Le versement que l'employeur doit envoyer à l'ARC est le total des retenues de l'employé et des cotisations au RPC et à l'AE de l'employeur pour la période de paie.

Dans notre exemple :

• les retenues de l'employé sont de 465,14 $;
• la partie de l'employeur est de 144,98 $;
• le versement total que l'employeur envoie à l'ARC est de 610,12 $.

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Si vous étiez avec nous durant le webinaire sur la façon de retenir, de verser et de déclarer les retenues à la source, vous vous souvenez probablement du tableau à l'écran. Je n'entrerai donc pas dans les détails. Je vais simplement mentionner qu'il présente les types de versements en fonction du montant de la retenue mensuelle moyenne (la RMM).

Qu'est-ce qu'une RMM? Il s'agit du montant que vous obtenez en additionnant les cotisations au RPC et à l'AE ainsi que l'impôt sur le revenu que vous avez envoyé à l'ARC deux dernières années civiles avant. Par exemple, en 2015, vous avez effectué quatre versements, pour un total de 120 000 $. Vous divisez ce montant par quatre (le nombre de versements), ce qui donne 30 000 $. Il s'agit du montant de la RMM qui sera utilisé pour 2017, et vous serez donc considéré comme un auteur de versements du seuil 1.

Si vous changez de type d'auteur de versements à la suite de nos calculs, nous vous en aviserons par écrit, habituellement en décembre, lorsque nous devons recevoir vos versements dans l'année à venir.

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Que se passe-t-il si vous ne faites pas les retenues pour l'impôt sur le revenu, le RPC et l'AE sur la rémunération de votre employé? L'ARC peut vous imposer une pénalité égale à 10 % du montant de RPC, d'AE et d'impôt sur le revenu que vous auriez dû retenir.

Si l'ARC vous impose cette pénalité plus d'une fois au cours d'une même année civile, la pénalité sera de 20 % du montant qui n'a pas été retenu à partir de la deuxième fois si la faute est volontaire ou commise dans des circonstances de faute lourde.

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D'accord. Mais que se passe-t-il si vos périodes de paie sont irrégulières ou ne se trouvent pas dans le guide T4032?

Par exemple, il se peut que vous ayez des employés saisonniers qui ont 13 périodes de paie par année. Vous pourriez même payer vos employés chaque jour et avoir 240 périodes de paie par année.

Dans ce cas, et dans des cas semblables, vous devez utiliser le guide T4008, Tables supplémentaires de retenues sur la paie. Ce guide fonctionne de la même façon que le guide T4032, dont nous venons de parler. Les explications que j'ai données au sujet du guide T4032 s'appliquent également aux tables supplémentaires de retenues sur la paie.

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Il y a également le guide T4127, Formules pour le calcul informatisé des retenues sur la paie. Il s'adresse aux fournisseurs et aux concepteurs de logiciels de paie; je ne vais donc pas en parler dans ce webinaire.

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Vous pouvez vous inscrire à Mon dossier d'entreprise, un service en ligne sécurisé qui vous permet d'interagir avec l'ARC par voie électronique. Il offre différentes options liées à votre compte de paie, comme la production d'une déclaration, l'affichage de l'état d'une déclaration ou du solde des comptes, et bien plus encore.

• C'est pratique : 21 heures par jour, 7 jours sur 7.
• C'est convivial : une fois que vous êtes inscrit, ouvrez simplement une session à l'aide de votre code utilisateur et de votre mot de passe de l'ARC.
• C'est rapide et sécuritaire.

Si vous n'êtes déjà pas inscrit à Mon dossier d'entreprise, vous devrez vous inscrire avant de pouvoir l'utiliser pour interagir avec l'ARC.

Pour vous inscrire, allez à arc.gc.ca/mondossierentreprise.

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Si vous voulez en savoir plus sur l'un ou l'autre des points abordés aujourd'hui, voici quelques ressources que je vous recommande.

Si vous voulez obtenir plus de renseignements sur les retenues sur la paie, consultez le guide T4001, Guide de l'employeur – Les retenues sur la paie et les versements.

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Si vous voulez obtenir plus de renseignements sur les avantages imposables et les allocations, consultez le guide T4130, Guide de l'employeur – Avantages et allocations imposables.

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Les employés peuvent maintenant remplir, sauvegarder et imprimer en ligne le formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels. N'oubliez pas qu'il y a un formulaire TD1 fédéral et un formulaire TD1 distinct pour chaque province et territoire. Conservez le formulaire TD1 rempli dans le dossier de votre employé. Vous n'avez pas besoin d'envoyer de copie à l'ARC.

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Le site Web de l'ARC présente des ressources qui peuvent vous aider. Allez à arc.gc.ca, puis rendez-vous sur nos pages Web pour les entreprises.

Vous pouvez vous inscrire, si vous ne l'avez pas encore fait, à notre liste d'envois électroniques sous « Liste de paie. » Vous recevrez alors de l'information sur nos prochains webinaires.

Le site Web de l'ARC propose également des webinaires enregistrés pour les entreprises que vous pouvez regarder en tout temps.

Vous pouvez aussi nous suivre sur Twitter à @AgenceRevCan.

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L'ARC présentera bientôt une série de baladodiffusions sur les avantages imposables. Restez à l'écoute!

C'est tout le temps que nous avons. J'aimerais vous remercier de vous être joints à moi aujourd'hui. J'espère que ce webinaire vous a permis de mieux comprendre comment utiliser le guide T4032, Tables de retenues sur la paie. Il s'agit du dernier webinaire d'une série de trois parties qui donne des instructions étape par étape sur les exigences en matière de déclaration pour les employeurs. Nous publierons les trois webinaires sur le site Web de l'ARC bientôt.

Merci.