Transcription - Salaires payés en trop

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Bonjour. Merci de vous joindre à moi pour ce webinaire sur les salaires payés en trop.

Il s’agit du deuxième d’une série de trois webinaires sur les retenues à la source. Je m’appelle Camille et je serai votre présentatrice aujourd’hui.

J’aimerais mentionner que le webinaire d'aujourd'hui sera enregistré et affiché sur le site Web de l'Agence du revenu du Canada (l’ARC), à une date ultérieure.

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Lors des webinaires précédents que nous avons présentés, et qui sont disponibles pour la plupart sur le site Web de l’ARC, nous avons abordé les sujets suivants :

  • La différence entre un statut d’un employé et celui d’un travailleur indépendant;
  • Les principes de base de la paie, tels que :
    • le fonctionnement des retenues sur la paie;
    • la méthode pour les primes;
    • la façon de produire une déclaration et plus encore; et
    • le Régime de pensions du Canada (le RPC) et l’Assurance emploi en profondeur.

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Voici les sujets que nous aborderons tout au long de ce webinaire sur les salaires payés en trop :

  • la législation;
  • un bref aperçu de différentes circonstances;
  • les politiques administratives de l’Agence du Revenu du Canada;
  • la politique lorsqu’un employé n’a pas exercé ses fonctions;
  • les responsabilités de l’employeur.

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Nous aborderons également :

  • la lettre de remboursement;
  • la politique sur les erreurs d’écriture, administratives ou de système;
  • les circonstances où l’employé doit rembourser le salaire net ou brut;
  • lorsque l’erreur et le remboursement sont dans la même année; et
  • lorsque l’erreur et le remboursement sont dans une année différente.

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Avant d’aborder le sujet des salaires payés en trop, commençons par un survol de certaines dispositions législatives pertinentes.

Ainsi, le paragraphe 5(1) de la Loi de l’Impôt sur le Revenu, stipule que :

« […] le revenu d’un contribuable, pour une année d’imposition, tiré d’une charge ou d’un emploi est le traitement, le salaire et toute autre rémunération, y compris les gratifications, que le contribuable a reçus au cours de l’année. »

Un montant qui a été inclus à titre de salaire ou de traitement, mais qui a dû être remboursé ultérieurement par un employé, pour une période pendant laquelle l’employé n’a pas exercé ses fonctions de charge ou d’emploi, ne signifie pas que la nature de ces montants doit faire l’objet d’un changement. Ces montants font partie des salaires et des traitements de l’employé. Si l’employé rembourse ces montants, il sera admissible à une déduction dans sa déclaration de revenus et de prestations en application de l’alinéa 8(1)n) de la Loi de l’Impôt sur le Revenu.

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Si vous effectuez un paiement ou un paiement en trop de salaire, de gains ou d’autres rémunérations à un employé qui n’y a pas droit, la façon dont vous corrigerez cette situation dépendra de la raison pour laquelle l’employé a reçu le paiement en trop et de l’année pendant laquelle l’employé rembourse le montant.

Ces politiques sont en place depuis l’année 2000. Vous pouvez consulter ces politiques dans notre Guide de l’employeur RC4120 – Comment produire le feuillet T4 et le Sommaire, sous le titre « Salaire payé en trop », ou notre site Web sous le même titre.

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L’ARC a deux politiques administratives liées au traitement des salaires payés en trop, autrement dit, aux remboursements de salaire par l’employé. Tous les paiements en trop (ou les remboursements, selon la façon dont vous percevez la situation) peuvent s’inscrire dans l’une ou l’autre de ces deux politiques.

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La première politique s’appelle tout simplement « L’employé n’a pas exercé ses fonctions » et s’applique dans les situations où :

  • l’employé rembourse un employeur, dans la même année ou une année suivante, pour un salaire ou un traitement payé alors que l’employé n’a pas exercé ses fonctions de charge ou d’emploi ou n’a pas respecté les conditions contractuelles.

Regardons quelques exemples de situations où cette politique s’applique.

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C’est le cas lorsqu’un employé reçoit un salaire pendant un congé mais que l’employé ne respecte pas son obligation contractuelle de retourner au travail après sa période de congé, comme par exemple, une employée en congé de maternité qui ne retourne pas au travail.

Lorsqu’un employé est malade et reçoit des paiements d’un régime d’assurance-salaire en plus d’un salaire reçu pour la même période.

Lorsqu’un employé a bénéficié de congés annuels accordés à l’avance, a utilisé les crédits, mais a quitté son travail avant de les avoir gagnés.

Un autre exemple de situation qui ne se trouve pas sur cette diapositive est lorsque qu’un employé doit rembourser une prime à la signature, car il n’a pas travaillé le temps qu’il devait selon son contrat d’emploi.

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Examinons maintenant quelles sont les responsabilités de l’employeur lorsque ces situations surviennent :

Au moment où il paie un salaire, l’employeur doit faire les retenues à la source comme il le fait normalement et remettre un feuillet T4 à l’employé à la fin de l’année.

Lorsque l’employeur réalise que l’employé n’a pas exercé ses fonctions ou respecté ses obligations contractuelles, il doit déterminer si l’employé doit lui rembourser la totalité ou seulement une partie du salaire, ainsi que le montant qu’il doit rembourser.

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Ensuite, l’employeur doit demander à l’employé de rembourser le montant brut du salaire payé en trop. Cela s’applique peu importe le moment où le salaire a été payé, ou le moment où l’employé rembourse le montant.

L’employeur ne doit pas modifier son registre de paie ni le feuillet T4 de l’employé. Ce type de trop payé n’est pas une erreur. N’oubliez pas que l’employé a reçu un salaire lorsque les montants ont été versés. Si l’événement particulier, qui fait en sorte que l’employé doit maintenant rembourser le montant, NE s’était PAS produit, l’employé n’aurait pas à rembourser le montant.

Notez que la part de l’employeur des cotisations au RPC et à l’assurance emploi, n’est pas remboursable.

Enfin, il doit remettre une lettre de remboursement à l’employé, dans l’année où ce dernier rembourse le montant du salaire payé en trop.

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Quels éléments l’employeur doit inclure dans la lettre de remboursement ?

Cette lettre doit contenir l’année d’imposition au cours de laquelle le paiement en trop a été payé et inclus dans le revenu de l’employé (c’est-à-dire sur son T4), ainsi que la date, la raison et le montant remboursé par l’employé pendant l’année.

La lettre de remboursement doit être remise à l’employé dans l’année où il a remboursé le salaire. Si le remboursement est échelonné sur quelques années, l’employeur devra remettre une lettre de remboursement pour chacune de ces années.

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Vous vous demandez peut-être :

  • Mais que fait l’employé avec cette lettre?
  • De quelle manière le revenu de l’employé sera modifié si l’employeur ne modifie pas son feuillet T4?

C’est simple, l’employé produira la lettre de remboursement en même temps que sa déclaration de revenus et de prestations dans l’année du remboursement, et demandera une déduction à la ligne 229 pour « autres dépenses d’emploi » du montant remboursé indiqué dans la lettre de remboursement.

Grâce à cette déduction, l’employé diminuera son revenu d’emploi, ce qui générera un remboursement des retenues d’impôt sur le revenu qui ont été effectuées à l’égard du paiement en trop. Bien entendu, le montant du remboursement dépendra toujours de la situation fiscale personnelle de l’employé à ce moment.

Notez qu’il y a des règles particulières qui s’appliquent aux indemnités pour accidents du travail remboursées à l’employeur. Consultez notre guide T4001 - Guide de l’employeur – Les retenues sur la paie et les versements sous le titre « Indemnités pour accident du travail » concernant ce sujet.

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Premier exemple :

Vincent a reçu une prime à la signature de son contrat en 2015;

Il a quitté son emploi et a dû rembourser la prime l’année suivante.

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Recevra-t-il de son employeur un feuillet T4-2015 modifié ou une lettre de remboursement (en 2016 – année du remboursement)?

Il recevra une lettre de remboursement pour 2016, l’année du remboursement à l’employeur, puisqu’au moment où il a reçu le paiement, il s’agissait vraiment d’un montant auquel il avait droit. Il ne s’agissait pas d’une erreur! La raison pour laquelle il a dû rembourser ce montant est qu’il n’a pas respecté ses obligations contractuelles.

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La deuxième politique concerne le salaire payé en trop suite à une erreur d’écriture, administrative ou de système, même si l’employé n’a pas exercé ses fonctions.

Dans cette situation le paiement n’est pas réellement un salaire dû à l’employé, au moment où vous le lui versez.

Un petit truc pour aider l’employeur à déterminer s’il s’agit bien d’une erreur d’écriture, administrative ou de système.

Il peut se poser la question suivante : le paiement en trop s’explique-t-il par un « oups »? Dans l’affirmative, cette politique s’applique.

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Voici quelques exemples d’erreurs administratives:

  • Un employé qui reçoit 5 000 $ au lieu de 500 $;
  • un employé qui a reçu une « prime de poste » sans réellement travailler les heures. Cette situation pourrait se produire si un employé est soumis à un système de déclaration négative de ses heures travaillées, et qu’il n’a pas fourni de feuille de temps pour corriger ses heures.

Ces exemples sont plutôt simples, mais on voit clairement que le salaire supplémentaire qui a été versé à l’employé l’a été par erreur. Donc, l’employé n’a pas droit à cette somme supplémentaire et doit la rembourser.

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L’ARC ne considère pas un montant versé par erreur comme un salaire, un traitement ou une avance. Il a été payé à l’employé par erreur. L’employé n’avait pas droit à ce montant.

Le montant ne doit pas être inclus sur le feuillet T4 de l’employé sauf si l’employé ne rembourse pas le montant ou ne conclut pas d’entente avec son employeur pour le repayer (nous en discuterons davantage plus loin dans la présentation).

Il y a différentes façons de corriger ce type d'erreur selon les années concernées. Examinons maintenant de près ces différentes approches.

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On nous demande souvent si l’employeur doit recouvrer le montant net du paiement en trop ou le montant brut. Notre réponse dépendra du moment où le paiement en trop a eu lieu par rapport au moment où l’employé a remboursé le salaire payé par erreur ou a conclu une entente avec son employeur pour le repayer.

Lorsque le paiement en trop et le remboursement (ou l’entente de remboursement) ont lieu dans la même année civile, l’ARC recommande que l’employé rembourse le montant net. Par contre, certaines politiques administratives de l’entreprise peuvent exiger de procéder autrement.

Si le recouvrement du montant net n’est pas possible, votre employé doit vous rembourser le montant de salaire brut. C’est également le cas, lorsque le paiement en trop et le remboursement (ou l’entente de remboursement) ont lieu dans des années différentes.

Selon cette politique, vous pouvez facilement déterminer si vous devez récupérer le montant net ou le montant brut, simplement en examinant le moment où les opérations ont effectivement eut lieu, ou selon les politiques de votre entreprise.

En résumé, les modifications que vous ferez dans les registres de paie de votre employé et sur son feuillet T4 sont basées sur la manière dont le remboursement est fait, soit le montant net ou le montant brut.

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Si le paiement en trop et le remboursement (ou l’entente de remboursement) ont lieu dans la même année, l’employé peut vous rembourser le montant net.

Dans cette situation, vous devez corriger les registres de paie pour supprimer entièrement l’erreur. Cependant, il doit vous rester suffisamment de temps dans l’année, pour réduire le prochain versement des retenues à la source à l’ARC, pour récupérer les retenues qui ont été versées par erreur. Sinon, l’employé devra vous rembourser le montant brut.

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Aucune partie du paiement en trop ne doit être inclus dans le feuillet T4 de l’employé.

D’un point de vue mathématique, lorsque vous ajoutez le montant net remboursé par l’employé au total des retenues à la source recouvrées auprès de l’ARC, cela correspond généralement au montant brut, en supposant que l’employé n’a pas d’autres genres de retenues sur sa paie tel que des cotisations syndicales ou un fonds de pension.

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Si le salaire versé par erreur et le remboursement (ou l’entente de remboursement) ont lieu dans des années d’imposition différentes, la façon de faire les corrections sera différente.

L’employé doit repayer le montant brut et vous devez corriger les registres de paie de l’employé pour supprimer le montant du paiement en trop.

Notez que ces mêmes procédures s’appliquent si le paiement en trop et le remboursement (ou l’entente de remboursement) sont effectués dans la même année civile, mais que vous demandez à l’employé de vous rembourser le montant brut en raison, par exemple, d’une politique interne.

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Lorsque l’employé vous rembourse, ou conclut une entente avec vous pour rembourser le montant, vous devez remettre un feuillet T4 modifié à votre employé pour l’année au cours de laquelle l’erreur a été déclarée. Lorsque vous modifiez le feuillet T4 de l’employé, ne modifiez que les gains qui ont été déclarés, soit les revenus d’emploi à la case 14 et si applicables, les gains assurables à la case 24 et les gains ouvrant droit à pension à la case 26. Laissez les déductions de RPC, d’assurance emploi et d’impôt sur le revenu tel que déclarés initialement. Ce point est très important à retenir.

Étant donné que les gains déclarés sur le feuillet T4 modifié sont réduits, l'employé devrait recevoir un remboursement de l'excédent de retenues prélevées par erreur lorsqu'il produit sa déclaration de revenus et de prestations.

Sous cette politique, vous pouvez obtenir le remboursement de la part de l’employeur des cotisations au RPC et à l’assurance emploi qui ont été payées à l’ARC. Pour ce faire, l’employeur doit compléter et produire le formulaire PD24 - Demande de remboursement pour des retenues de cotisations en trop au RPC ou à l’assurance emploi.

L’employeur a quatre ans suivant la fin de l’année où le paiement en trop au RPC a été effectué, et trois ans suivant la fin de l’année où le paiement en trop à l’assurance emploi a été effectué pour faire une demande de remboursement.

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Sur votre écran, vous voyez ce à quoi ressemble le PD24 - Demande de remboursement pour des retenues de cotisations en trop au RPC ou à l’assurance emploi.

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Regardons maintenant un exemple :

Cynthia prend deux jours de congé non-payé en 2015, mais sa paye n’a pas été réduite.

Son employeur a décelé l’erreur et recouvré le montant seulement en 2016.

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L’employeur de Cynthia doit-il lui donner une lettre de remboursement, ou un feuillet T4-2015 modifié?

Dans ce cas, il s’agit d’une erreur administrative, donc l’employée n’avait pas droit au salaire qu’elle a reçu. Comme le paiement en trop et le remboursement ont eu lieu dans deux années différentes, l’employée doit rembourser le montant brut et l’employeur doit modifier le feuillet T4 de Cynthia. Seules les cases 14 et si applicables, les cases 24 et 26 du T4 doivent être changées. Aucune modification ne doit être faite concernant les cotisations au RPC, à l’assurance emploi et à l’impôt sur le revenu qui ont été retenus au départ.

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Rappelez-vous que le salaire payé en trop par erreur n’est pas considéré comme un revenu pour un employé. Par contre, dans certaines situations, il pourrait devenir un salaire. C’est le cas lorsque l’employé ne rembourse pas le montant. Voici quatre exemples de situations où le montant devient un revenu pour l’employé :

C’est le cas lorsque :

  • l’employé conclut une entente pour rembourser le montant, mais ne le fait pas ou lorsque l’employeur renonce à ses droits sur le montant. Dans ces cas, modifier le T4 de l’année du trop payé, pour enlever le revenu. On ne touche pas aux retenues. Le revenu doit être inclus dans l’année où l’employé ne fait pas le remboursement. Les retenues doivent être effectuées de nouveau et l’employeur peut demander un remboursement des déductions de l’année précédente en remplissant un PD24;
  • l’employé refuse de rembourser le montant ou il y a eu collusion entre l’employé et l’employeur et l’employé ne rembourse pas le montant. Dans ces cas, si le paiement fait en trop a déjà été inclus dans le feuillet T4 de l’employé, aucune autre mesure n’est nécessaire.

Vous trouverez plus d’informations concernant ces quatre situations dans notre guide de l’employeur RC4120. Consultez-le pour savoir quand vous devez inclure le paiement en trop dans le revenu de l’employé si vous rencontrez une de ces 4 situations.

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Autre exemple :

Julie a reçu de son employeur 20 000 $ pour ses études universitaires, à raison de 5 000 $ par année, à la condition qu’elle retourne au travail à la fin de ses études.

Elle a obtenu son diplôme en 2015, mais elle n’est pas retournée au travail.

Son employeur a ajouté le montant d’aide universitaire sur ses feuillets T4 à chaque année.

Julie a conclu une entente avec son ancien employeur pour rembourser le montant de 20 000 $ en deux paiements, soit 10 000 $ en 2015 et 10 000 $ en 2016.

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L’employeur de Julie devrait-il modifier ses feuillets T4 ou lui remettre une lettre de remboursement?

Il s’agit clairement d’une situation où l’employeur devrait envoyer une lettre de remboursement. Il n’y a eu aucune erreur d’écriture, administrative ou de système au moment où elle a reçu les 5 000 $ par année, à titre d’aide aux études.

C’est parce qu’elle n’a pas rempli la condition de retourner au travail qu’elle doit maintenant rembourser à l’employeur l’aide aux études qu’elle a reçue.

Puisque Julie remboursera les montants en deux versements, et dans deux années d’imposition différentes, son employeur lui remettra une lettre de remboursement en 2015 après qu’elle ait remboursé le montant convenu, et une autre en 2016, après qu’elle ait finalisé le remboursement.

Lorsque Julie produira ses déclarations de revenus et de prestations pour 2015 et 2016, soit les années où elle rembourse les montants, elle pourra demander une déduction pour les montants indiqués dans chacune des lettres de remboursement qu’elle a reçues.

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Exemple suivant :

Suite à une erreur de saisie, Justin a reçu un montant supplémentaire brut de 1 000 $ (850 $ net) sur sa paye en 2015.

L’erreur a été détectée seulement en 2016.

Justin a accepté de rembourser seulement le montant net, alors que son employeur aurait dû recouvrer le montant brut (deux années différentes).

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Son employeur devrait­t-il modifier son feuillet T4  pour 2015 ou lui remettre une lettre de remboursement en 2016?

Comme il s’agit d’une erreur de saisie, l’employeur de Justin devra lui remettre un feuillet T4-2015 modifié. Puisque le paiement et le remboursement ont eu lieu dans deux années différentes, les cases 14 et si applicables, les cases 24 et 26 devront être réduites du montant net que Justin a remboursé. Les retenues sur la paie demeureront telles que déclarées sur le feuillet T4 original.

La différence entre le montant net et le montant brut devrait-elle être déclarée comme revenu? Si oui, en 2015 ou en 2016?

Dans cette situation, étant donné que deux années d’imposition différentes sont concernées, l’employeur de Justin aurait dû recouvrir le montant brut. Par contre, puisque Justin a accepté de rembourser un montant inférieur au montant brut, la différence doit être incluse dans le revenu au cours de l’année du paiement en trop. Dans ce cas-ci, il s’agit de l’année 2015.

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Regardons un dernier exemple.

Selon les modalités de sa convention collective, Antoine reçoit une «prime de risque » pendant certaines affectations.

Par erreur, il a reçu deux fois la prime en 2016, et les montants ont été déclarés sur son feuillet T4 de 2016.

Il a demandé à son bureau de la rémunération de lui fournir un feuillet T4 modifié, mais il n’a conclu aucune entente avec son employeur pour rembourser le montant.

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L’employeur d’Antoine devrait-il modifier son feuillet T4 de 2016 ?

La réponse est non. Puisque l’employé et l’employeur n’ont pas conclu d’entente concernant le remboursement à l’employeur du montant payé en trop, ce montant devient un salaire pour l’employé et doit demeurer sur le feuillet T4 d’Antoine comme revenu d’emploi.

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En résumé, il n’est pas toujours facile de déterminer si le paiement payé en trop est un salaire ou traitement, ou s’il a été payé par erreur. Et il n’est pas toujours évident non plus, de détecter une telle erreur. Cependant, nous espérons que les renseignements fournis aujourd’hui pourront vous aider à prendre une bonne décision. Si vous avez des situations inhabituelles ou si le paiement en trop est en souffrance depuis plus de 3 ans, vous pouvez communiquer avec notre service téléphonique pour les entreprises en composant le 1-800-959-7775.

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Si vous voulez en savoir plus sur l’un ou l’autre des points abordés aujourd’hui, vous trouverez plusieurs ressources dans le site Web de l’ARC. Allez à arc.gc.ca et consultez nos pages Web pour les entreprises.

Si vous ne l’avez pas déjà fait, abonnez-vous à notre liste d’envois électroniques sous Liste de paie à arc.gc.ca/listes.

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L’ARC offre aussi des vidéos et des webinaires enregistrés pour les entreprises que vous pouvez visionner sur le site web.

Vous pouvez aussi nous suivre sur Twitter à @AgenceRevCan.

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L’ARC offre un grand nombre d’outils pouvant vous aider à mieux comprendre les sujets que nous venons d’aborder ainsi que les autres obligations en matière de paie.

Vous les trouverez sur notre site Web en visitant les pages sur les retenues sur la paie. Le RC4120, Guide de l’employeur – Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire, peut vous être particulièrement utile.

C’est tout le temps que nous avons. J’aimerais vous remercier de vous être joints à moi aujourd’hui. J’espère que, grâce à ce webinaire, vous comprenez mieux comment gérer les salaires payés en trop.

Merci.

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