Approvisionnement de solutions de prévention de la perte de données d’entreprise - rapport final du surveillant de l’équité

Date de la présentation :
Le 26 septembre 2022

Présenté au :
Directeur, Programme de surveillance de l’équité

Présenté par :
P1 Consulting Inc.

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Attestation d’assurance
• 3. Exigence du projet
• 4. Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité
• 5. Demande de proposition
• 6. Documents de référence

1. Introduction

P1 Consulting Inc. a été embauché le 25 mars 2021 en tant que surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement de la Prévention de la perte de données d’Entreprise (PPDE) pour l’Agence du revenu du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), émis par Services partagés Canada (SPC) dans le cadre du numéro de l’appel d’offres : BPM008529 / Événement 4. La sélection préalable de fournisseurs admissibles à participer à l’étape de la demande de propositions (DDP) de l’approvisionnement précède notre engagement, et a été effectuée par SPC conformément à l’Invitation à se qualifier pour le mécanisme d’approvisionnement de cybersécurité (ISQ MAC) de SPC (ISQ MAC BPM006672).

P1 Consulting est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité. Nous avons passé en revue tous les renseignements fournis et observé toutes les activités mentionnées dans le présent rapport.

Nous soumettons ici le rapport final couvrant les activités du SE, commençant par le début de notre engagement, en passant par les réunions de consensus d’évaluation, jusqu’à l’achèvement de l’évaluation de la preuve des propositions le 8 août 2022. Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, ainsi que des remarques pertinentes liées aux activités entreprises.

2. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité fournit par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve suivant en ce qui concerne la Prévention de la perte de données d’entreprise pour l’Agence du revenu du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada.

Selon notre avis professionnel, le processus d’approvisionnement que nous avons observé ou surveillé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

3. Exigence du projet

L’ARC et l’ASFC stockent de vastes quantités de renseignements sensibles et protégés. Une brèche de données, qu’elle soit malveillante ou accidentelle, pourrait s’avérer incroyablement dommageable. Bien que les politiques, les restrictions d’accès et le principe du besoin de savoir aident à protéger les données, lorsqu’une personne a accès aux données dans le cadre de son rôle, la tâche de les protéger devient beaucoup plus difficile. C’est dans se contexte que se situe le besoin d’une solution de PPDE. L’ARC et l’ASFC exigent une solution de PPDE qui offre une couverture exhaustive des fichiers et des données, tout en assurant une intégration avec les outils de sécurité actuels. L’attribution du contrat consistera en 1 contrat d’une période contractuelle de 4 ans, plus 3 périodes d’option d’1 an chacune.

4. Engagement et observations dans le cadre de la surveillance de l’équité

P1 Consulting a été embauché en tant que SE pour observer l’approvisionnement, et attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités d’approvisionnement, déterminant les enjeux liés à l’équité auprès des autorités contractantes et techniques, le cas échéant, et veillant à ce que les réponses et les actions soient raisonnables, appropriées et équitables. Nous avons passé en revue l’ensemble des renseignements fournis, et observé l’ensemble des activités pertinentes à partir de la date de notre engagement.

À ce jour, dans le cadre de notre rôle en tant que SE, P1 Consulting a observé que les éléments suivants ont été mis en œuvre tout au long de l’approvisionnement :

• Clarté des documents et des processus d’approvisionnement;
• Évitement de conflits d’intérêts par la mise en œuvre de mécanismes;
• Processus appropriés liés à la protection des renseignements confidentiels du soumissionnaire;
• Application de diligence tout au long des processus d’approvisionnement et d’évaluation;
• Conformité aux documents d’approvisionnement.

5. Demande de proposition

P1 Consulting a observé le processus d’approvisionnement pour le PPDE de l’ARC et de l’ASFC. Dans le cadre de notre engagement, nous avons entrepris les activités suivantes :

• Revue de la demande de proposition :

  Le SE a passé en revue la DDP finale en ce qui a trait à l’équité. Toute préoccupation liée à l’équité a été abordée de façon convenable par l’autorité contractante (AC).

• Revue des critères et des procédures d’évaluation :

  Le SE a passé en revue les critères et les procédures d’évaluation de la DDP pour veiller à ce que l’évaluation s’effectue de façon équitable, ouverte et transparente.

• Émission de la demande de proposition :

  La DDP a été diffusée auprès de fournisseurs préalablement qualifiés par l’entremise du portail P2P le 14 juin 2021.

• Revue des modifications :

  Il y a eu 3 modifications liées au processus d’approvisionnement émises durant la période ouverte de la DDP. Le SE a passé en revue toutes les modifications en ce qui a trait à l’équité.

• Revue de la clôture de la demande proposition :

  P1 Consulting a reçu la confirmation de l’AC qu’aucune soumission tardive n’a été reçue après la date de clôture du 16 juillet 2021 à 17 h (HNE). Au total, 6 soumissions ont été reçues et traitées conformément aux exigences de clôture et à la date limite énoncés dans la DDP.

• Remplacement de l’équipe d’évaluation :

  Le 4 août 2021, le processus d’évaluation a été entamé, et est passé à l’évaluation des exigences obligatoires. Le 13 septembre 2021, il a été déterminé par l’AC et l’autorité technique (AT) que l’équipe d’évaluation devait être remplacée. Des mesures ont été prises par l’AC et l’AT dans le but de procéder au remplacement de l’équipe d’évaluation par de nouveaux membres. Le processus d’évaluation fut relancé avec cette nouvelle équipe d’évaluation. Cette approche a été déterminée comme étant appropriée par le SE en ce qui a trait à l’équité.

• Réunion sur la directive d’évaluation :

  Le 11 décembre 2021 et le 16 décembre 2021, le SE a participé aux réunions avec la nouvelle équipe d’évaluation et l’AC dans le but de discuter de l’évaluation. La réunion a permis d’aborder les rôles et les responsabilités des évaluateurs, du processus d’évaluation et des lignes directrices d’évaluation, ainsi que les feuilles de notation d’évaluation, la déclaration de conflits d’intérêts et l’entente de non-divulgation aux fins de signature par les évaluateurs. Tous les membres de l’équipe d’évaluation ont participé à la réunion en préparation pour leur rôle dans l’évaluation, et ont signé la déclaration de conflits d’intérêts et l’entente de non-divulgation avant d’entamer leur évaluation des propositions. Au cours de la session, des remarques liées à l’équité ont été fournies, et les mesures appropriées ont été prises par l’AC et l’équipe d’évaluation.

• Évaluation des exigences obligatoires et exigences cotées :

  L’équipe d’évaluation a entrepris une évaluation individuelle des exigences obligatoires de chaque proposition, et s’est réunie pour discuter de leurs constatations lors de réunions de consensus obligatoire qui ont eu lieu entre le 2 février 2022 et le 10 février 2022. Suite aux discussions de l’équipe d’évaluation, des questions d’éclaircissement ont été émises à chacun des 6 soumissionnaires le 15 février 2022, et les réponses ont été reçues avant la date limite du 25 février 2022. Ces communications d’éclaircissement et les réponses résultantes des soumissionnaires ont été passées en revue par le SE, et toute remarque liée à l’équité a été abordées convenablement par l’AC. Conformément à la DDP, les réponses de soumissionnaires pertinentes ont été partagées avec l’équipe d’évaluation pour leur étude individuelle. L’équipe d’évaluation s’est réunie le 8 mars 2022 et le 10 mars 2022 pour discuter de leur évaluation des renseignements d’éclaircissement reçus. Après l’achèvement de l’évaluation des exigences obligatoires, 4 soumissionnaires ont été considérés comme conformes à chacune des 57 exigences obligatoires. Les 2 soumissionnaires restants ont été considérés comme non conformes à l’ensemble des exigences obligatoires, et, conformément à la DDP, leur proposition a été désignée non valable, et n’ont pas été admis à la phase de l’évaluation des exigences cotées.

  L’équipe d’évaluation a entrepris une évaluation individuelle des exigences cotées pour chaque proposition admissible, et s’est réunie pour discuter de leurs constatations lors de réunions de consensus sur les exigences cotées qui ont eu lieu entre le 14 avril 2022 et le 17 mai 2022. Chacune des 4 propositions a obtenu la note minimale établie dans la DDP comme étant requise pour procéder à la phase de l’évaluation financière. Le SE a passé en revue les feuilles d’évaluation technique finale, et a observé que l’ensemble de l’évaluation des exigences obligatoires et cotées a été effectué de façon équitable et uniforme.

• Évaluation financière et résultats de l’évaluation finale :

  Le 7 juin 2022, l’AC a fourni le résultat préliminaire de l’évaluation financière au SE. Des éclaircissements ont été émis par l’AC à 2 soumissionnaires en lien avec leur soumission financière le 10 juin 2022, qui ont été passés en revue par le SE avant leur diffusion. Suite au processus d’éclaircissement, l’AC a fourni les résultats financiers finaux aux fins d’examen par le SE. Il a été déterminé que 2 des 4 propositions étaient conformes aux exigences d’évaluation financière. Le SE a examiné les documents de l’évaluation financière finale, et toute préoccupation liée à l’équité a été abordée de façon convenable par l’AC.

• Examen de la preuve de proposition :

  Conformément à la DDP, un examen de la preuve de proposition a été entrepris avec le soumissionnaire ayant obtenu la cote la plus haute dans le but de valider la proposition du soumissionnaire et la solution proposée en lien avec les exigences obligatoires et cotées. Dans la phase de la preuve de proposition, chacune des 57 exigences obligatoires, et 10 des 76 exigences cotées ont été examinées au cours d’une série de réunions qui ont eu lieu entre le 5 juillet 2022 et le 9 août 2022. Le soumissionnaire ayant obtenu la cote la plus haute a été confirmé comme étant entièrement conforme aux exigences obligatoires, et conforme à l’exigence de cotation minimale pour les exigences cotées. Pour cette raison, l’AC a procédé à la phase de passation de marché avec ce soumissionnaire. Le SE a observé que les activités de preuve de la proposition ont été menées d’une façon cohérente dans le cadre de la DDP.

6. Documents de référence

Tous les documents liés à l’approvisionnement sont disponibles auprès du bureau de projet.