Agence du revenu du Canada approvisionnement en services de traduction et de révision Rapport final du surveillant de l'équité

Présenté le :
2 novembre 2018

Présenté au :
Directeur, Surveillance de l'équité
Services publics et Approvisionnement Canada

Présenté par :
RFP SOLUTIONS INC.

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Exigence du projet
• 3. Attestation d’assurance
• 4. Méthodologie
• 5. Activités et observations du surveillant de l’équité
  • 5.1) Étape de la planification de l’approvisionnement préalable à la publication
  • 5.2) Publication de la demande de propositions
  • 5.3) Clôture de la demande de propositions
  • 5.4) Directives sur l’évaluation
  • 5.5) Évaluation des exigences obligatoires
  • 5.6) Évaluation technique
  • 5.7) Évaluation du prix, vérification et sélection du soumissionnaire
  • 5.8) Communications et compte rendu
• 6. Documents de référence

1. Introduction

RFP Solutions Inc. a été engagé le 10 mai 2018, à titre de surveillant de l'équité (SE), pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel se rapportant au contrat de services de traduction et de révision de l'Agence du revenu du Canada (ARC). L'ARC relance l'appel d'offres à la suite d'une décision prise par le Tribunal canadien du commerce extérieur après avoir reçu une plainte concernant le marché précédent.

Le présent document contient les constatations faites à ce jour par le surveillant de l'équité au sujet du processus d'approvisionnement concurrentiel en services de traduction et de révision, lancé par l'ARC en tant que demande de propositions (DP), sous le numéro d'invitation 1000341293, le 30 mai 2018, et dont la date de clôture est le 17 juillet 2018.

RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant dans le cadre de la présente activité.

Nous soumettons par la présente le rapport final sur les activités de surveillance de l'équité allant de l'élaboration de la DP à la clôture de la période des propositions en passant par la publication de la DP sur achatsetventes.gc.ca et par le processus de réponse aux demandes de renseignements des soumissionnaires éventuels. Le présent rapport traite aussi des activités du surveillant de l'équité entourant l'évaluation des propositions menant à la sélection du soumissionnaire retenu.

Le rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails sur les méthodes appliquées et les principales observations concernant les activités entreprises.

2. Exigence du projet

L'ARC est un organisme fédéral chargé d'administrer les programmes d'impôt et de prestations ainsi que d'autres programmes connexes. Elle est aussi chargée d'assurer le respect des lois fiscales au nom des gouvernements dans l'ensemble du Canada. L'ARC contribue ainsi au bien‑être économique et social des Canadiens.

L'ARC compte douze (12) directions générales à l'administration centrale dans la région de la capitale nationale, ainsi que cinq (5) bureaux régionaux répartis comme suit : Atlantique, Québec, Ontario, Prairies et Pacifique. Elle a également des centres fiscaux et des bureaux de services fiscaux répartis dans tout le pays.

L'ARC a continuellement besoin de services de traduction et de révision dans les deux langues officielles du Canada (anglais et français) pour répondre à ses besoins opérationnels.

L'objectif est de continuer à fournir à l'ARC le meilleur rapport qualité-prix pour des services de traduction et de révision à l'échelle nationale:

• en fournissant un guichet unique pour l'obtention de services normalisés de traduction de grande qualité en temps opportun;
• en simplifiant les processus administratifs internes et en améliorant l'efficacité globale des processus au sein de l'ARC;
• en réalisant des épargnes dans l'obtention de services de traduction.

L’objectif est d’établir un seul contrat pour les services qui devront être fournis à partir de la date de l’attribution du contrat jusqu’au 31 octobre 2020. Le contrat devra en outre comprendre cinq options irrévocables de prolongation, chacune pour une période additionnelle d’une année.

3. Attestation d'assurance

Par les présentes, le surveillant de l'équité donne une attestation d'assurance sans réserve à l'égard du processus d'approvisionnement concurrentiel en services de traduction et de révision de l'ARC.

Selon notre avis professionnel, le processus d'approvisionnement concurrentiel en services de traduction et de révision de l'ARC que nous avons observé a été effectué de manière équitable, ouverte et transparente.

4. Méthodologie

Conformément aux conditions de notre contrat, nous avons consulté les documents pertinents, examiné les documents relatifs à la DP avant la publication, observé les activités avant l’appel d’offres et liées à l’appel d’offres, y compris l’évaluation des propositions, déterminé les questions relatives à l’équité pour le compte de l’autorité contractante et vérifié que les réponses et les mesures étaient raisonnables et pertinentes. Vous trouverez ci-après un résumé des activités et des observations précises du SE à ce jour.

5. Activités et observations du surveillant de l'équité

5.1) Étape de la planification de l'approvisionnement préalable à la publication

Le surveillant de l'équité a amorcé les activités de SE à l'étape de l'élaboration de la DP. Un examen des ébauches et de la version finale des documents d'appel d'offres a été réalisé, y compris l'examen des documents suivants :

• Renseignements généraux
• Instructions à l'intention des soumissionnaires
• Instructions pour la préparation des soumissions
• Procédures d'évaluation et méthode de sélection
• Attestations et renseignements supplémentaires
• Exigences relatives à la sécurité, exigences financières et autres exigences, y compris les Critères d'évaluation obligatoires, les Critères de cotation numérique et la Proposition financière
• Modèle de contrat

Le surveillant de l'équité a confirmé l'impartialité des exigences, l'objectivité du processus et des critères d'évaluation et la clarté de la documentation pour faciliter la compréhension par les soumissionnaires pour préparer leurs propositions et pour réduire le risque d'incohérences ou d'erreurs relativement à l'application des critères d'évaluation par le comité d'évaluation.

Observations

Le surveillant de l'équité a identifié des enjeux d'équité lors de l'examen de la documentation relative à la DP. Ces enjeux ont été examinés avec l'autorité contractante et entièrement résolus avant la publication de la DP.

5.2) Publication de la demande de propositions

La DP a été publiée à l'intention des soumissionnaires éventuels sur achatsetventes.gc.ca, sous le numéro d'invitation 1000341293, le 30 mai 2018; la date de clôture était le 17 juillet 2018 à 14 h, heure avancée de l'Est.

En tout, 36 questions ont été reçues et il y a eu neuf révisions des termes et conditions du document de sollicitation. Les réponses aux questions ainsi que les révisions ont été présentées à tous les soumissionnaires potentiels sous forme de six modifications sur achatsetventes.gc.ca. Chaque modification a été examinée par le surveillant de l'équité avant sa publication.

Observations

Le surveillant de l'équité a identifié des enjeux d'équité lors de l'examen des modifications. Ces enjeux ont été examinés avec l'autorité contractante et résolus avant la publication de la DP.

5.3) Clôture de la demande de propositions

Le surveillant de l'équité a discuté avec l'autorité contractante de la manière dont les réponses relatives à la DP ont été reçues et traitées.

L'unité de réception des soumissions de l'ARC a reçu cinq propositions, qui ont été traitées conformément aux exigences de clôture et avant la date d'échéance indiquées dans la DP.

Observations

Le surveillant de l'équité n'a relevé aucun enjeu relatif à l'équité lors de l'examen de la réception et du traitement des réponses.

5.4) Directives sur l'évaluation

Avant d'évaluer les propositions, le surveillant de l'équité a examiné les lignes directrices relatives à l'évaluation, notamment les responsabilités de l'évaluateur, le code de conduite, les exigences en matière de sécurité, de confidentialité et de conflits d'intérêts, ainsi que la méthode d'évaluation.

Le surveillant de l'équité a confirmé l'impartialité de la méthode d'évaluation.

Le surveillant de l'équité a également participé à une séance d'orientation (24 juillet 2018) des évaluateurs organisée pour aider ceux-ci à comprendre le processus et leur rôle.

Observations

Le surveillant de l'équité n'a relevé aucun enjeu relatif à l'équité lors de l'examen de la méthode d'évaluation et des exigences connexes.

5.5) Évaluation des exigences obligatoires

Après la clôture de la DP, le comité d'évaluation a évalué les cinq soumissions reçues pour vérifier s'ils étaient conformes aux exigences obligatoires. Le comité d'évaluation a déterminé, après avoir demandé des éclaircissements aux soumissionnaires, qu'un seul soumissionnaire satisfaisait aux exigences obligatoires.

Le SE a observé les délibérations du comité d'évaluation (les 11 et 12 septembre ainsi que le 11 octobre 2018) et a examiné toutes les questions d'éclaircissement avant leur diffusion auprès des soumissionnaires, ainsi que les réponses des soumissionnaires avant leur présentation au comité.

Observation

Le surveillant de l'équité n'a relevé aucun enjeu relatif à l'équité lors de son observation de l'évaluation des exigences obligatoires énoncées dans la DP.

5.6) Évaluation technique

À la suite de l'examen des exigences obligatoires, la soumission jugée conforme a été évaluée en fonction des critères cotés par point.

Dans la DP, un seuil minimal d'évaluation technique a été établi pour qu'une proposition soit jugée recevable pour l'évaluation financière. L'unique soumissionnaire conforme a atteint le seuil de 80 % nécessaire pour passer à l'étape de l'évaluation technique. Le surveillant de l'équité était présent et a observé l'évaluation par consensus.

Observation

Le surveillant de l'équité n'a relevé aucun enjeu relatif à l'équité lors de l'évaluation technique par consensus et de l'examen des résultats.

5.7) Évaluation du prix, vérification et sélection du soumissionnaire

Conformément à la DP, l'enveloppe de proposition financière pour la proposition jugée conforme a été ouverte. L'autorité contractante a fait preuve de diligence raisonnable à l'égard des prix pour s'assurer qu'ils étaient justes et conformes à la conjoncture du marché.

Le surveillant de l'équité a examiné les résultats avec l'autorité contractante.

Le soumissionnaire retenu était le seul à avoir une proposition jugée recevable.

Observation

Le surveillant de l'équité n'a relevé aucun enjeu relatif à l'équité lors de l'examen des résultats de l'évaluation des prix, de la vérification et de la sélection du soumissionnaire.

5.8) Communications et compte rendu

Cette section sera remplie dans un addenda au présent rapport après l'attribution du contrat et un débreffage pour les soumissionnaires, selon les besoins.

6. Documents de référence

Les documents suivants relatifs au numéro de l'invitation 1000341293 sont publiés sur le site achatsetventes.gc.ca ou peuvent être obtenus auprès du Bureau de projet.