Sélection de la langue

Gouvernement du Canada / Government of Canada

Recherche

Se connecter

Se connecter

Services de gestion et d’entreposage de dossiers de l’ARC - Rapport final du surveillant de l’équité

Date de la présentation :
24 janvier 2022

Présenté à :
Directeur, Surveillance de l'équité
Direction générale de la surveillance
Services publics et Approvisionnement Canada

Présenté par :
RFP Solutions Inc.
301-1150, promenade Morrison
Ottawa (Ontario) K2H 8S9
Téléphone : (613) 728-1335
Télécopieur : (613) 728-6565
Site Web : www.rfpsolutions.ca

Table des matières

1. Attestation d'assurance

Le surveillant de l'équité fournit par la présente l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le besoin de Services de gestion et d'entreposage de dossiers de l'Agence du revenu du Canada.

Selon notre avis professionnel, les processus d'invitation à se qualifier et d'examen et d'amélioration des exigences pour le besoin de Services de gestion et d'entreposage de dossiers de l'Agence du revenu du Canada que nous avons observés ou surveillés ont été exécutés de manière équitable, ouverte et transparente.

Rebecca Toman
Représentante de l’entrepreneur en surveillance de l’équité
Analyste de l’approvisionnement, RFP Solutions Inc.

Steve Johnston
Surveillant de l'équité
Directeur général, RFP Solutions Inc.

Clinton Griffiths, CPA.
Surveillant de l'équité
Directeur, Orbis Risk Consulting

Cathryn Kallwitz
Surveillante de l'équité
Directrice des opérations, RFP Solutions Inc.

2. Exigence du projet

RFP Solutions Inc. a été embauché le 26 août 2020 en tant que surveillant de l'équité pour observer toutes les étapes du processus d'approvisionnement concurrentiel pour les Services de gestion et d'entreposage de dossiers de l'Agence du revenu du Canada (ARC) (numéros d'appel d'offres 1000353414 et 1000353414A). RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant en ce qui concerne cette activité.

Le processus d'approvisionnement comportait plusieurs étapes dont la première était une invitation à se qualifier (IQ) pour l'appel d'offres no 1000353414. Comme cet appel d'offres n'a produit aucune réponse conforme, il a été révisé et réémis en tant qu'appel d'offres no 1000353414A qui a annulé et remplacé la première IQ. À la suite de la deuxième IQ qui a produit un (1) répondant qualifié, tel qu'énoncé dans l'IQ, l'ARC a procédé à des consultations avec l'industrie lors d'une étape de l'examen et de l'amélioration des exigences (EAE). Sept (7) discussions individuelles ont eu lieu entre l'ARC et le répondant qualifié et ont été observées par le surveillant de l'équité avant que l'ARC ne décide de passer aux négociations directes avec le seul répondant conforme de l'IQ.

Le présent rapport couvre les activités du surveillant de l'équité au cours des deux (2) processus d'IQ (à partir du lancement du surveillant de l'équité qui a eu lieu le 9 septembre 2020), jusqu'à la conclusion de la septième rencontre sur l'EAE (le 8 juillet 2021), après laquelle le surveillant de l'équité a été avisé officiellement par l'ARC du passage du processus aux négociations directes (le 24 novembre 2021).

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes au cours de la période visée. Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mission, ainsi que les observations pertinentes des activités entreprises.

3. Engagement et observations du surveillant de l'équité

Conformément aux modalités de notre mandat, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents et avons observé les activités réalisés avant et pendant les deux (2) processus d'IQ ainsi que les activités de sept (7) rencontres individuelles à l'étape d'EAE en signalant les questions relatives à l'équité à l'autorité contractante et en nous assurant que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées. Ce qui suit est un résumé des activités et des observations du surveillant de l'équité.

3.1 Élaboration de la première invitation à se qualifier

RFP Solutions Inc. a été embauché pour mener des activités de surveillance de l'équité en commençant par l'élaboration par l'ARC de la première IQ. Un examen de l'ébauche et de la version définitive des documents de l'IQ a été effectué par le surveillant de l'équité. Celui-ci portait sur :

Le surveillant de l'équité a fourni une assurance quant à la neutralité des exigences, à l'objectivité des exigences et du processus et à la clarté des documents ayant pour but de favoriser la compréhension par les fournisseurs intéressés.

Observations

Lors de l'examen de l'ébauche et de la version définitive des documents de l'IQ, aucun problème d'équité n'a été relevé par le surveillant de l'équité.

3.2 Émission de la première invitation à se qualifier

La première IQ a été émise aux fournisseurs potentiels par l'entremise d'achatsetventes.gc.ca le 22 décembre 2020 sous le numéro d'appel d'offres 1000353414 avec une date de clôture finale du 10 février 2021 à 23 h 59, heure de l'Est.

Au cours de l'affichage de l'IQ, un total de deux (2) modifications contenant des réponses à neuf (9) questions ont été émises par l'entremise d'achatsetventes.gc.ca. Chaque modification a été examinée par le surveillant de l'équité avant sa publication.

Le surveillant de l'équité a fourni une assurance quant à la neutralité des exigences, à l'objectivité des exigences et du processus et à la clarté des documents ayant pour but de favoriser la compréhension par les fournisseurs intéressés.

Observations

En examinant les réponses aux questions, le surveillant de l'équité n'a relevé aucun problème d'équité.

3.3 Clôture, évaluation et annulation de la première invitation à se qualifier

À la clôture de la première IQ, deux (2) réponses ont été reçues de fournisseurs intéressés.

Les deux (2) réponses ont été reçues et traitées conformément aux pratiques de réception de l'ARC, aux exigences relatives à la clôture et à la date limite indiquée dans l'IQ.

Trois (3) évaluateurs de l'ARC ont effectué l'évaluation des réponses à l'IQ. Sur la base de l'examen initial, une (1) réponse a été jugée non conforme aux critères obligatoires de l'appel d'offres et a été rejetée conformément à l'IQ. Une (1) réponse a été jugée initialement conforme aux exigences des critères obligatoires. Cependant, lors d'un examen ultérieur, l'ARC a déterminé qu'il était nécessaire d'émettre une demande de clarification et la clarification a été prise en compte dans l'évaluation de la réponse. En conséquence, les deux réponses à l'IQ ont été jugées non conformes aux critères obligatoires de l'appel d'offres et ont été rejetées conformément à l'IQ.

Une fois l'évaluation consensuelle terminée, l'ARC a fourni au surveillant de l'équité le dossier de l'évaluation consensuelle signé par les trois (3) évaluateurs et lui a donné accès aux deux (2) réponses à l'IQ reçues ainsi qu'à la demande de clarification et à sa réponse, afin de lui permettre d'effectuer un examen de l'évaluation.

L'ARC a préparé des ébauches des lettres de notification envoyées à chacun des répondants qui ont été examinées par le surveillant de l'équité avant leur émission aux répondants le 24 mars 2021.

L'IQ a été officiellement annulée le 6 avril 2021 avec l'émission de la deuxième IQ sur achatsetventes.gc.ca (voir ci-dessous).

Observations

Lors de l'examen de la réception et du traitement des réponses à l'IQ, aucune considération relative à l'équité n'a été relevée par le surveillant de l'équité.

Lors de l'examen des documents d'évaluation, l'évaluation des réponses à l'IQ a été effectuée sur la base du processus et des critères obligatoires énoncés à la Partie 6 et à l'Annexe C de l'IQ. La clarification d'une (1) réponse a été effectuée conformément à la section 6.1.3 de l'IQ.

Lors de l'examen de l'évaluation de la non-conformité des répondants aux critères obligatoires, le surveillant de l'équité n'a relevé aucun problème d'équité.

Aucun problème d'équité n'a été constaté dans les lettres de notification envoyées aux répondants.

3.4 Élaboration de la deuxième invitation à se qualifier

L'ARC a élaboré une deuxième IQ. Un examen de l'ébauche et de la version définitive des documents de l'IQ a été effectué par le surveillant de l'équité. Celui-ci portait sur :

Le surveillant de l'équité a fourni une assurance quant à la neutralité des exigences, à l'objectivité des exigences et du processus et à la clarté des documents ayant pour but de favoriser la compréhension par les fournisseurs intéressés.

Observations

Lors de l'examen de l'ébauche et de la version définitive des documents de l'IQ, aucun problème d'équité n'a été relevé par le surveillant de l'équité.

3.5 Émission de la deuxième invitation à se qualifier

La deuxième IQ a été émise aux fournisseurs potentiels par l'entremise d'achatsetventes.gc.ca le 6 avril 2021 sous le numéro d'appel d'offres 1000353414A avec une date de clôture initiale du 20 avril 2021 à 14 h, heure de l'Est.

Au cours de l'affichage de l'IQ, une (1) modification a été émise par l'entremise d'achatsetventes.gc.ca pour apporter des modifications aux instructions au répondant et aux instructions sur la préparation de la réponse afin de clarifier la soumission par télécopieur ou par d'autres moyens électroniques. Cette modification a également repoussé la date de clôture au 23 avril 2021 à 14 h, heure de l'Est. La modification a été examinée par le surveillant de l'équité avant sa publication.

Le surveillant de l'équité a fourni une assurance quant à la neutralité des exigences, à l'objectivité des exigences et du processus et à la clarté des documents ayant pour but de favoriser la compréhension par les fournisseurs intéressés.

Observations

Lors de l'examen de la modification, le surveillant de l'équité n'a relevé aucun problème d'équité.

3.6 Deuxième invitation à se qualifier et évaluation

À la clôture de la deuxième IQ, deux (2) réponses ont été reçues des fournisseurs intéressés.

Les deux (2) réponses ont été reçues et traitées conformément aux pratiques de réception de l'ARC, aux exigences relatives à la clôture et à la date limite indiquée dans l'IQ.

Trois (3) évaluateurs de l'ARC ont effectué l'évaluation des réponses à l'IQ.

Une (1) réponse à l'IQ a été jugée non conforme aux critères obligatoires de l'appel d'offres et a été rejetée conformément à l'IQ. Une (1) réponse à l'IQ a été jugée conforme aux critères obligatoires de l'appel d'offres et admissible au passage à l'étape de l'EAE prévue.

Une fois l'évaluation consensuelle terminée, l'ARC a fourni au surveillant de l'équité le dossier de l'évaluation consensuel signé par les trois (3) évaluateurs et lui a donné accès aux deux (2) réponses à l'IQ reçues pour lui permettre de procéder à un examen de l'évaluation.

L'ARC a préparé des ébauches des lettres de notification envoyées à chacun des répondants qui ont été émises le 5 mai 2021. Le surveillant de l'équité a eu l'occasion d'examiner les notifications après leur émission.

Observations

Lors de l'examen de la réception et du traitement des réponses à l'IQ, aucune considération relative à l'équité n'a été relevée par le surveillant de l'équité.

Lors de l'examen des documents de l'évaluation, l'évaluation des réponses à l'IQ a été effectuée sur la base du processus et des critères obligatoires énoncés à la Partie 6 et à l'Annexe C de l'IQ. La clarification d'une (1) réponse a été effectuée conformément à la section 6.1.3 de l'IQ.

Lors de l'examen de l'évaluation des répondants en fonction des critères obligatoires, le surveillant de l'équité n'a relevé aucun problème d'équité.

Aucun problème d'équité n'a été observé dans les lettres de notification envoyées aux répondants.

3.7 Étape de l'examen et de l'amélioration des exigences

Une fois l'IQ terminée, l'ARC s'est préparée à l'étape de l'examen et de l'amélioration des exigences (EAE). Tel qu'indiqué à la section 2.4 de l'IQ, le but de cette étape était de solliciter les commentaires du Répondant qualifié afin de clarifier et d'améliorer l'Énoncé des travaux (EDT) préliminaire qui avait été joint au document publié de l'IQ.

L'étape de l'EAE consistait en des rencontres individuelles structurées entre l'ARC et le répondant qualifié, observées par le surveillant de l'équité.

Sept (7) rencontres individuelles ont eu lieu entre l'ARC et le répondant qualifié et ont été observées par le surveillant de l'équité au cours de la période du 2 juin au 8 juillet 2021. Les rencontres ont eu lieu à l'aide de MS Teams.

Avant chaque rencontre individuelle, l'ARC a préparé et émis un ordre du jour de la rencontre. À la suite de la première rencontre individuelle et pour chaque rencontre individuelle par la suite, l'ARC a préparé et émis un compte rendu des conclusions de la rencontre précédente qui a été examiné par les participants en tant que point officiel à l'ordre du jour. Le surveillant de l'équité a examiné l'ordre du jour de chacune des sept (7) rencontres ainsi que le compte rendu des conclusions après chacune des six (6) premières rencontres individuelles.

Les rencontres individuelles consistaient en un dialogue entre les représentants de l'ARC et le répondant qualifié qui portait sur des sujets liés à l'énoncé des travaux, tel que présenté dans l'ordre du jour de chaque rencontre. Les participants avaient la possibilité de poser des questions et de demander des éclaircissements.

Parallèlement à la tenue des rencontres individuelles, l'ARC a continué d'améliorer ses exigences dans les mises à jour de l'Énoncé des travaux préliminaire, compte tenu des conclusions de ces séances. Ce travail a été entrepris à l'interne et le surveillant de l'équité n'a pas participé à ce processus.

Après la septième rencontre individuelle, l'ARC a indiqué qu'elle envisageait de prendre la décision de procéder à une négociation directe pour ce besoin. En conséquence, le surveillant de l'équité n'a participé à aucune autre rencontre individuelle entre l'ARC et le répondant qualifié. L'ARC a poursuivi ses préparatifs à l'interne et a avisé le répondant qualifié de son intention de procéder à la négociation directe au moyen d'une rencontre tenue sur MS Teams le 10 novembre 2021. Le surveillant de l'équité a été avisé officiellement de cette décision le 24 novembre 2021.

Observations

Lors de l'examen de l'ordre du jour de chacune des rencontres individuelles, il a été déterminé que l'ordre du jour reflétait la portée de l'étape de l'EAE telle qu'énoncée dans l'IQ.

À l'observation de chacune des sept (7) rencontres individuelles, il a été constaté que le dialogue était harmonisé avec l'ordre du jour établi pour chaque séance et était conforme au processus établi dans l'IQ.

Lors de l'examen des comptes rendus des conclusions après chaque rencontre, les comptes rendus reflétaient les discussions tenues.

Aucun problème d'équité n'a été observé au cours de l'étape de l'EAE observée par le surveillant de l'équité.

4. Documents de référence

Les documents liés aux appels d'offres numéros 1000353414 et 1000353414A peuvent être obtenus sur achatsetventes.gc.ca et/ou par l'entremise du bureau de projet.

Détails de la page

Date de modification :