Évaluation de la qualité de la vérification interne de l'ARC

Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Juillet 2006

• Introduction
• Objectif
• Portée
• Méthodologie
• Rapport
• Constatations et plans d'action
  • A) Normes de qualification
    • Diligence professionnelle adéquate
    • Indépendance
    • Formation professionnelle continue
    • Évaluations internes
  • B) Normes de rendement
    • Rapports au conseil et à la haute direction
    • Considérations de planification
    • Qualité des communications
  • C) Code de déontologie de l'IVI
• Conclusion
• Annexe A – Cotes d'évaluation
• Annexe B – Principaux éléments du rôle du validateur indépendant
• Annexe C – Déclaration de validation indépendante

Introduction

En janvier 2002, l'Institut des vérificateurs internes (IVI) a publié des normes nouvelles/ améliorées qui reflètent l'évolution du rôle de la vérification interne. Le Bureau du contrôleur général (BCG) du Gouvernement du Canada a adopté ces nouvelles normes.

Les nouvelles normes exigent l'établissement d'un programme d'assurance et d'amélioration de la qualité pour l'activité de vérification interne (VI). Plus précisément, la norme 1312 exige qu'une évaluation externe ait lieu au moins tous les cinq ans pour procurer une évaluation objective de la conformité de cette fonction aux normes de l'IVI et pour améliorer le fonctionnement de l'organisation. Cette norme, selon laquelle la première évaluation doit être complétée d'ici le 1er janvier 2007, peut être respectée par le biais soit d'un examen externe, soit d'une auto-évaluation confirmée par une validation indépendante.

Pour respecter la norme, la DGVÉE s'est soumise à une auto-évaluation faisant l'objet d'une validation indépendante. Le processus en question a commencé par une évaluation interne du risque basée sur les normes de l'IVI qui a abouti à l'identification de divers points appelant quelque amélioration et à l'établissement de plans d'action aptes à corriger tous les sujets de préoccupation. La mise en oeuvre de ces plans d'action a fait l'objet d'un contrôle étroit, et leur état d'avancement actuel est reflété dans les résultats rapportés ici. La déclaration de validation indépendante fait l'objet de l'Annexe C.

Objectif

L'objectif de l'auto-évaluation était de procurer des assurances au Conseil de direction de l'ARC et au Comité de la vérification interne et de l'évaluation des programmes (CVIEP) à l'effet que l'activité de vérification interne (VI) de la DGVÉE se conforme aux normes professionnelles établies publiées par l'IVI dans son cadre des pratiques professionnelles (Professional Practices Framework).

Portée

L'auto-évaluation a été basée sur, et elle a couvert, les normes internationales de pratique professionnelle de la vérification interne (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing) de l'IVI, ainsi que le Code de déontologie de l'ARC. L'évaluation de l'activité de VI a été basée sur les politiques et procédures existantes de la DGVÉE et sur les résultats des travaux d'assurance de la qualité réalisés durant l'exercice 2005-2006. Elle a également compris la surveillance de l'avancement des plans d'action ayant été établis à la suite d'une évaluation interne des risques.

La DGVÉE n'a pas évalué les éléments des normes concernant la haute direction ou les comités de l'ARC. Le consultant d'évaluation de la qualité indépendant, membre agréé de l'IVI, a évalué ces éléments dans le cadre de la validation externe.

Méthodologie

Les étapes de vérification et les critères de l'auto-évaluation étaient fondés sur le manuel d'évaluation de la qualité (Quality Assessment Manual) (4e édition) de l'IVI et sur les propres programmes de vérification de l'assurance de la qualité de la DGVÉE. Les équipes des Services corporatifs et des Méthodes professionnelles ont préparé et/ou utilisé les éléments suivants:

• résultats d'examens de la qualité des produits de vérification complétés;
• analyses des résultats d'examens de la qualité informels sur les produits de vérification;
• résultats des sondages sur la satisfaction de la clientèle;
• examens des politiques et autres documents (internes et externes);
• entrevues et entretiens avec des gestionnaires et employés de la DGVÉE; et
• analyses comparatives dans les cas où de l'information était déjà disponible.

Le consultant externe a validé les résultats de l'auto-évaluation sur la base des travaux décrits à l'Annexe B.

Rapport

Le présent rapport a été préparé pour le CVIEP et le Comité de la vérification du Conseil de direction sur les résultats de l'auto-évaluation menée par la DGVÉE sur sa conformité avec les normes, et il énonce tous les plans d'action aux fins d'amélioration.

Le validateur externe a examiné le travail d'auto-évaluation, il a interviewé des membres de la haute direction de l'Agence et du Comité de vérification du Conseil de direction de l'ARC, et il a rédigé un rapport à l'intention de la haute direction de l'Agence (Annexe C) sur le degré de conformité de l'ARC aux normes considérées. Son rapport concorde avec la conclusion du présent rapport comme étant généralement conforme. Les observations du validateur ont été incorporées dans les constatations et dans les plans d'action de gestion.

Constatations et plans d'action

Dans l'ensemble, la fonction de Vérification interne de la DGVÉE est généralement conforme aux normes professionnelles établies par l'Institut des vérificateurs internes. C'est la cote la plus élevée qui puisse s'obtenir et cela confirme la perception de nos pairs dans d'autres organismes du gouvernement canadien selon laquelle l'activité de VI de l'ARC est un chef de file dans son domaine. Dans le lexique de l'IVI, la cote « généralement conforme » signifie qu'une fonction de vérification interne est dotée d'une charte, de politiques et de processus qui sont jugés conformes aux normes considérées, tout en présentant certains points appelant quelque amélioration.

Les normes sont subdivisées en trois catégories principales: normes de qualification, normes de rendement, et Code de déontologie de l'IVI. Les résultats de chaque catégorie sont présentés en détail ci-après.

A) Normes de qualification

Les normes de qualification décrivent quatre grands domaines, à savoir: Mission, pouvoirs et responsabilités; Indépendance et objectivité; Compétence et diligence professionnelle; Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

La politique de vérification interne et la charte du Comité de vérification du Conseil de direction répondent à tous les éléments majeurs du modèle de l'IVI. La politique de vérification interne est présentement en cours de révision, pour être approuvée à l'automne 2006. Le programme d'assurance de la qualité existant est une pratique exemplaire, et il a été utilisé par d'autres entités gouvernementales dans la conception de leurs propres programmes. Notre évaluation a déterminé que la vérification interne est généralement conforme à toutes les normes de qualification individuelles à l'intérieur des quatre catégories précitées, sauf pour une cote partiellement conforme concernant la diligence professionnelle. Des recommandations sont également formulées par rapport à l'indépendance dans l'organisation, à la formation professionnelle continue, et aux évaluations internes.

Diligence professionnelle adéquate

Les vérificateurs internes devraient déployer le soin et le savoir-faire qu'on s'attend de voir chez un vérificateur interne raisonnablement prudent et compétent en prenant en considération: l'étendue du travail requis pour réaliser les objectifs de la mission; la complexité, le poids ou les incidences des sujets sur lesquels les procédures d'assurances sont appliquées; l'adéquation et l'efficience des processus de gestion des risques, de contrôle et de régie; la probabilité d'erreurs significatives; et le coût à prévoir pour fournir des assurances relatives aux avantages potentiels. Des activités continues d'examen de la qualité et d'assurance de la qualité menées dans la première moitié de l'exercice 2005-2006 ont montré qu'un supplément de travail était requis dans la phase de planification des missions pour mieux comprendre le secteur examiné, mieux évaluer les risques et s'assurer que les objectifs sont significatifs et réalisables compte tenu des ressources disponibles.

Par conséquent, plusieurs mesures ont été prises en 2005-2006 pour améliorer cette situation. De l'information sur la façon d'améliorer le travail de planification a été communiquée à tout le personnel. Des profils de programme sont désormais requis pour presque toutes les vérifications et un examen plus serré des programmes de vérification a lieu. Le Comité directeur de l'examen de la qualité renforce l'application de ces mesures par le biais de questionnements détaillés et stratégiques.

Un cours de formation avancé a été mis en oeuvre comme projet pilote et il fait actuellement l'objet d'une évaluation. Le personnel a été vivement encouragé, et il est soutenu dans ce sens, à acquérir des désignations professionnelles du domaine de la vérification pour renforcer davantage leurs aptitudes.

En outre, au début de l'exercice, une Division des méthodes professionnelles a été créée et elle a été dotée en personnel pour fournir un plus grand degré de soutien et de guidance. Les résultats tirés de ces initiatives jusqu'ici ont été positifs.

Recommandation

Les mesures citées ci-dessus devraient être maintenues et évaluées pour assurer la conformité avec la norme de diligence professionnelle.

Plan d'action

Les directeurs de la Vérification interne, ainsi que les gestionnaires des Services corporatifs et des Méthodes professionnelles, continueront de présenter au directeur général de la DGVÉE des comptes rendus trimestriels sur l'avancement des mesures détaillées précitées. En outre, le groupe des Méthodes professionnelles effectuera des examens d'assurance de la qualité à l'automne 2006 et présentera au directeur général de la DGVÉE une évaluation de la conformité avec cette norme au 31 décembre 2006.

Indépendance

Les normes de l'IVI exigent que la personne remplissant le rôle de chef de la vérification (CV) relève d'un niveau hiérarchique apte à permettre à l'activité de VI d'assumer ses responsabilités. Le principe clé pour répondre à cette norme est que la relation de rapport soit telle que l'indépendance, l'objectivité et la compétence du CV soient clairement établies et reconnues dans l'ensemble de l'organisation et soutenues par la structure.

La littérature de l'IVI portant sur ce sujet et l'information recueillie par des analyses comparatives fait ressortir trois modèles organisationnels différents. Dans le modèle idéal de l'IVI, le CV est en situation de rapport fonctionnel devant le Comité de vérification et en situation de rapport administratif devant le chef de la direction (CD). Dans les deux autres modèles, le CV est en situation de rapport sur tous les plans devant le CD ou un autre membre de la haute direction, le plus souvent le chef des finances (CF). Notre analyse comparative a montré que les trois modèles sont tous utilisés de façon efficiente. L'IVI reconnaît dans sa règle pratique 1110-2 que d'autres situations de rapport (hors du modèle idéal) peuvent être efficientes s'il y a des distinctions claires entre les lignes de rapport fonctionnel et de rapport administratif.Le modèle existant à l'ARC reflète une situation de rapport décrite dans la règle pratique 1110-2 de l'IVI qui est reconnue à l'ARC comme étant efficient. Le directeur général de la DGVÉE est en situation de rapport tout à la fois administratif et fonctionnel devant le commissaire sur tous les plans et en situation de rapport fonctionnel devant le Comité de vérification du Conseil de direction sur les questions qui sont de son ressort au titre de la Loi sur l'ARC. Le directeur général de la DGVÉE démontre en outre son indépendance en tenant des rencontres à huis clos avec le Comité de vérification du Conseil de direction, lesquelles peuvent être sollicitées par les deux parties.

Deux entités régissent le travail de VI à l'ARC, à savoir le CVIEP et le Comité de vérification du Conseil de direction. Le nom du CVIEP ne le distingue pas clairement du Comité de vérification du Conseil de direction. Cela porte le risque de créer de la confusion pour les intervenants internes autant qu'externes.

Les rôles et responsabilités du CVIEP sont décrits dans la politique de VI, incluant l'examen et l'approbation des documents de régie tout comme des rapports finals. Les responsabilités et tâches du Comité de vérification du Conseil de direction sont décrites dans sa charte, incluant l'approbation des documents de régie de la VI et l'examen des rapports finals qui tombent sous l'autorité du Conseil de direction. Ceci reflète la structure de régie, unique, de l'Agence. Cependant, les membres du Comité de vérification du Conseil de direction ont récemment amorcé des discussions sur l'étendue précise de leurs responsabilités et tâches. Notre évaluation confirme la nécessité de tenir plus ample discussion à ce sujet.

Recommandations

Il conviendrait d'ajouter le mot « gestion » dans le nom du CVIEP pour mieux distinguer son rôle par rapport au Comité de vérification du Conseil de direction.

Il conviendrait de mener des discussions avec le commissaire et le Conseil de direction pour confirmer les rôles et responsabilités.

Plan d'action

Le mot « gestion » sera ajouté dans le nom du CVIEP.

La directrice générale de la DGVÉE amorcera des discussions avec le commissaire et le Comité de vérification du Conseil de direction, pour décision d'ici décembre 2006, dans le but de confirmer les rôles et responsabilités des comités respectifs.

Formation professionnelle continue

L'activité de VI appuie fortement la formation professionnelle continue par le soutien de ressources humaines et financières. De plus, tous les membres du personnel établissent un plan d'apprentissage individuel dans le cadre de leur processus annuel d'évaluation du rendement. Dans l'exercice 2005-2006, un niveau particulier de soutien et de participation a été évident en formation en langue seconde. Les activités à cet

égard pourraient être améliorées par l'élaboration de plans de perfectionnement du personnel à plus long terme (3-5 ans) décrivant en détail les activités de formation, les attributions de tâches, la formation linguistique, etc., qui répondraient à la fois aux objectifs et besoins personnels et professionnels. Un plus grand effort dans ce domaine faciliterait également une meilleure planification de la relève, secteur dans lequel les sondages du personnel ont fait ressortir une faiblesse.

Recommandation

L'activité de VI devrait préparer des plans de perfectionnement du personnel à long terme (3 à 5 ans) pour définir les activités de formation, les attributions de tâches et la formation linguistique. Ces plans devraient former la base d'un plan de relève plus structuré et documenté.

Plan d'action

Des profils d'apprentissage détaillant les cheminements de carrière possibles et les aptitudes requises ont été diffusés dans le site InfoZone de la DGVÉE le 19 juin 2006. La rétroaction reçue dans les six prochains mois sur l'usage de cet outil sera combinée à d'autres outils et à plus ample recherche menée sur les plans de perfectionnement par la Division des méthodes professionnelles, pour mieux définir la portée des plans de perfectionnement formels à long terme. Ce travail commencera sur-le-champ et sera mis en oeuvre à compter de cet automne. La peine mise en oeuvre sera reflétée dans le cycle d'évaluation du rendement 2007-2008 (septembre 2007).

(new) Les membres du Comité de gestion de la DGVÉE utiliseront cette information et les résultats de l'évaluation du rendement pour élaborer et documenter un plan de relève durant la même période de temps.

Évaluations internes

Les évaluations internes incluent l'examen continu de la qualité par le biais de la supervision. Même si le travail de vérification ayant été examiné était de bonne qualité, la preuve versée au dossier dans la plupart des cas pour témoigner du degré d'examen par voie de supervision n'était pas suffisante. L'activité de VI a réagi à cet état de choses sans attendre en obligeant à utiliser des outils conçus à cette fin.

La DGVÉE a acheté un logiciel de feuille de travail électronique à la fine pointe de l'art connu sous le nom de TeamMate, qu'elle soumet actuellement au processus d'homologation préalable à son utilisation, en prévoyant le mettre en oeuvre comme projet pilote à l'automne 2006 et faire sa pleine mise en oeuvre d'ici avril 2007. Ce produit est en usage dans les activités de vérification interne du secteur public et du secteur privé dans le monde entier, et il répondra pleinement aux normes de preuve d'examen par voie de supervision.

B) Normes de rendement

Les normes de rendement distinguent sept grands éléments: gestion de l'activité de vérification interne; nature du travail; planification de la mission; accomplissement de la mission)); communication des résultats; surveillance du progrès; acceptation des risques par la direction.

Les normes de rendement décrivent en détail les attentes du chef de la vérification (CV) pour ce qui est de gérer les activités journalières de la vérification interne de façon à apporter une valeur accrue à l'organisation. Cela inclut: fixer un plan basé sur les risques, faire une évaluation des risques appropriée, gérer les ressources de façon efficace et efficiente, fournir des manuels et instructions, et avoir des communications efficientes et opportunes.

L'activité de VI dispose d'un certain nombre d'excellents outils à l'appui des normes de rendement. Il existe un guide très détaillé décrivant tous les aspects de l'activité de VI. On fait emploi d'un certain nombre de modèles pour assurer l'uniformité et la qualité. Un cours de formation élémentaire « maison » qui traite de tous les sujets clés est offert à tous les employés nouvellement recrutés. Un cours avancé lancé comme projet pilote est en train de subir une évaluation.

Un processus de suivi est en place qui répond aux normes mais la Vérification interne est en train de le réexaminer dans le but d'améliorer la rigueur et les temps d'exécution du processus ainsi que la responsabilisation de la direction.

Notre évaluation a déterminé que la vérification interne est généralement conforme à toutes les normes individuelles à l'intérieur de ces sept catégories à l'exception d'une cote partiellement conforme attribuée: à la sous-composante Rapports au conseil et à la direction à l'intérieur de la norme Gestion de l'activité de vérification interne; à la sous-composante Considérations de planification à l'intérieur de la norme Planification de la mission; et à la sous-composante Qualité des communications à l'intérieur de la norme Communication des résultats.

Rapports au conseil et à la haute direction

Les normes exigent que le chef de la vérification fasse rapport devant le conseil et la haute direction sur l'avancement de la VI vis-à-vis du plan d'activité annuel. La notion de rapport est ici employée dans un sens très large pour inclure la charte/politique de VI, le plan d'activité annuel de la VI, l'avancement vis-à-vis du plan d'activité annuel, les préoccupations touchant les ressources humaines, les budgets et dépenses réelles, les temps d'exécution, les risques significatifs, les sujets de préoccupation relatifs au risque et au contrôle, les points problématiques touchant la régie, et tout autre sujet requis par le conseil.

La Vérification interne fait rapport au CVIEP et au Comité de vérification du Conseil de direction de plusieurs manières. La politique de VI est présentée aux deux comités et elle est revue au moins tous les trois ans. Le plan d'activité de la VI et le rapport annuel sont également discutés avec les deux comités. Le rapport annuel indique comment les ressources financières ont été utilisées, et il donne des exemples de montrant comment la fonction de VI apporte une valeur accrue en aidant l'Agence à atteindre ses objectifs. De plus, il contient des commentaires sur les progrès réalisés dans les principales activités visant à améliorer l'efficience de la VI. Durant l'exercice, des rapports trimestriels d'avancement vis-à-vis du plan d'activité sont présentés au Comité de vérification du Conseil de direction, donnant le détail des points contenus dans le plan, et tous les cahiers de planification et rapports finals sont présentés au CVIEP. Des rapports de suivi sommaires annuels donnent en détail le nombre et l'état d'avancement des plans d'action.

Même si beaucoup de points relatifs au rendement sont présentés aux comités de vérification, leur ensemble demeure en quelque sorte fragmentaire, puisque toutes les catégories possibles ne sont pas incluses. Par exemple, l'information détaillée sur le budget en lien avec les échéanciers réels ne leur est pas présentée à l'heure actuelle, et rien ne leur a été formellement communiqué non plus relativement aux aptitudes et qualifications du personnel Les sommaires des sondages de satisfaction de la clientèle n'ont pas été communiqués aux comités.

Recommandation

Le groupe de la vérification interne devrait continuer de raffiner les informations de rendement qui sont présentées au CVIEP et au Comité de vérification du Conseil de direction.

Plan d'action

La Vérification interne examinera les informations de rendement présentées aux comités et y apportera les rectifications utiles. Des analyses comparatives seront faites chaque fois que possible et la directrice générale de la DGVÉE discutera avec les présidents des comités pour déterminer si l'on répond à leurs besoins. Les décisions prises sur les exigences des informations de rendement seront progressivement mises en oeuvre en commençant au cours de l'exercice 2006-2007.

Considérations de planification

Les considérations de planification devraient inclure les points suivants: acquérir une bonne compréhension de l'entité à vérifier, y compris ses objectifs, son système de contrôle et ses risques significatifs; définir les objectifs et la portée de la mission qui reflètent les risques identifiés; déterminer les attentes des clients et les responsabilités respectives.

Des activités continues d'examen et d'assurance de la qualité menées dans la première moitié de l'exercice 2005-2006 ont montré que du travail supplémentaire était nécessaire dans la phase de planification des missions pour mieux comprendre le secteur soumis à l'examen, mieux évaluer les risques et s'assurer que les objectifs sont significatifs et réalisables compte tenu des ressources disponibles.

Cette constatation est directement liée à la norme de diligence professionnelle adéquate discutée précédemment. Les actions déjà en cours, recommandations et plans d'action sont les mêmes que sous la rubrique précitée et ne sont pas répétés ici.

Qualité des communications

Les normes exigent que les communications soient exactes, objectives, claires, concises, constructives, complètes et opportunes.

Une pratique exemplaire notée durant l'évaluation de la qualité des communications est la publication des rapports du groupe de la Vérification interne sur Internet dans le site Web de l'ARC. Cette pratique est tout à fait alignée sur l'objectif que le gouvernement s'est fixé en termes de devoir de rapport envers le public et de transparence complète.

Sur la base de notre travail d'auto-évaluation, toutes les composantes sont satisfaites, sauf pour ce qui est des temps d'exécution.

Cette norme considère l'existence et l'efficience des outils utilisés pour surveiller les temps d'exécution des missions. La fonction de la Vérification interne de la DGVÉE dispose véritablement des outils nécessaires et les écarts sont expliqués, cependant, les temps d'exécution pour ce qui est de rapporter les résultats finals a fait problème dans certains cas. Une analyse significative et une étude des temps d'exécution menées à l'automne 2005 ont abouti à des recommandations et plans d'action qui sont actuellement en train d'être mis en application. Bien qu'il soit trop tôt pour juger si les actions amorcées ont eu tout le succès recherché, les temps d'exécution se sont améliorés et restent une priorité.

Des commentaires ont été reçus durant l'auto-évaluation concernant la nécessité de faire savoir aux gestionnaires de l'ARC quels sont les rôles et responsabilités de la Vérification interne, de l'Évaluation des programmes et du vérificateur externe (BVG). Il nous a été souligné que le fait de mieux informer les gestionnaires sur les rôles et responsabilités de ces trois groupes faciliterait le travail de tous ces groupes.

Recommandations

L'efficience des plans d'action résultant de l'étude des temps d'exécution devrait continuer d'être surveillée.

Il conviendrait que la DGVÉE se définisse une stratégie appropriée et qu'elle mette au point et distribue les produits de communications utiles pour amener la direction de l'ARC à mieux comprendre les rôles et responsabilités de la Vérification interne, de l'Évaluation des programmes et du vérificateur externe (BVG).

Plans d'action

L'efficience des plans d'action issus de l'étude des temps d'exécution continuera d'être surveillée par le biais du rapport d'étape de la directrice générale et du programme d'assurance de la qualité. De plus, les attentes relatives aux temps d'exécution ont été ou seront incorporées dans les attentes de rendement des directeurs, gestionnaires de compte et chefs d'équipe au cours du prochain cycle. Le groupe des Méthodes professionnelles surveillera les temps d'exécution et présentera à la directrice générale un rapport d'étape sur la conformité à la norme au 31 décembre 2006.

La responsabilité de faire savoir aux personnels de gestion et de direction quels sont les rôles de la Vérification interne, de l'Évaluation des programmes et du vérificateur externe (BVG) incombe à tout le personnel de la Vérification interne. Il sera rappelé dès à présent à tous les membres du personnel qu'on les engage à saisir toutes les occasions possibles d'expliquer les rôles de ces trois groupes. Pour faciliter la chose, le groupe des Méthodes professionnelles ajoutera une explication dans le site InfoZone de la DGVÉE cet été. Le champion MG pour la DGVÉE ainsi que la Division des méthodes professionnelles travailleront conjointement avec les représentants du Centre de liaison MG et des Programmes de perfectionnement en gestion de l'ARC pour déterminer les moyens les plus efficaces pour faire connaître à l'ensemble de la direction les rôles des diverses fonctions de vérification. La date ciblée pour mener à bien cette recommandation est fixée au 31 mars 2007.

C) Code de déontologie de l'IVI

L'activité de VI de l'ARC est généralement conforme à cette norme. La norme comporte quatre éléments principaux: l'intégrité, l'objectivité, la confidentialité, et la compétence. Ces éléments sont en harmonie avec les valeurs de l'ARC et ils sont enracinés dans la culture d'entreprise et dans le Code de déontologie de l'ARC. Bien que la norme ne l'exige pas, beaucoup d'organisations de VI demandent à leur personnel de signer une déclaration relative aux conflits d'intérêts sur une base annuelle. Cette coutume a l'avantage d'amener les membres du personnel à lire la déclaration et à se rappeler leurs responsabilités professionnelles à cet égard.

Recommandation

Il est recommandé que le personnel de vérification interne signe une déclaration relative aux conflits d'intérêts sur une base annuelle.

Plan d'action

À compter du cycle d'évaluation du rendement des employés commençant le 1er septembre 2006, tous les gestionnaires et employés seront tenus de signer la déclaration relative aux conflits d'intérêts dans le cadre du processus annuel de définition des attentes en matière de rendement.

Conclusion

Sur la base des évaluations des risques réalisées durant l'exercice 2005-2006, y compris les mesures ayant résulté desdites évaluations ainsi que le programme continu d'assurance de la qualité associé à l'activité de VI et le travail d'auto-évaluation récemment achevé, l'activité de vérification interne de l'ARC est généralement conforme aux normes internationales de vérification interne de l'IVI, ce qui est la plus haute cote attribuable à une activité de VI. Dans les secteurs où des améliorations pourraient pousser plus haut le niveau de conformité, le groupe de la vérification interne a déjà pris des mesures ou défini des plans de mise en oeuvre.

Annexe A - Cote d'évaluation

GC - « Généralement conforme »
PC - « Partiellement conforme »
NC - « Non conforme »

Directives générales pour l'évaluation de la conformité aux normes et au Code de déontologie:

Examiner chacune des normes individuelles, y compris les Normes de mise en oeuvre pertinentes (lesquelles donnent des directions supplémentaires sur les services d'assurance et de consultation), et en conclure quel degré de conformité l'activité atteint vis-à-vis de chacune d'elles.

Examiner chaque section des normes et en conclure quel degré de conformité l'activité atteint vis-à-vis de chaque section considérée dans son ensemble, sur la base des degrés de conformité ayant été conclus relativement aux normes individuelles de la section et des autres observations pertinentes faites durant l'évaluation de la qualité.

Sur la même base que pour les sections des normes, conclure quel degré de conformité l'activité réalise vis-à-vis des catégories principales des normes; ensuite, faire une évaluation globale du degré de conformité que l'activité atteint vis-à-vis des normes considérées dans leur ensemble.

Examiner les quatre principes et les règles de conduite connexes énoncés dans le Code de déontologie, et en conclure si les gestionnaires et les employés attachés à l'activité respectent chacun des principes et appliquent les règles de conduite connexes.

GC — « Généralement conforme » signifie que l'évaluateur a conclu que les structures, politiques et procédures pertinentes de l'activité, de même que les processus par lesquels elles sont appliquées, sont conformes aux exigences de la Norme ou composante du code de déontologie individuelle considérée sur tous les plans substantiels. Considérant les sections et les catégories principales, cela signifie qu'une conformité générale existe vis-à-vis d'une majorité des normes ou composantes du code de déontologie individuelles considérées, en même temps qu'une conformité partielle vis-à-vis des autres de la même section/catégorie. Il se peut que des sujets d'améliorations significatives existent, mais il ne doit pas s'agir de situations où l'activité n'a pas appliqué les Normes ou composantes du code de déontologie, ou ne les a pas appliquées de façon efficiente, ou n'a pas atteint les objectifs qui y sont visés.

PC — « Partiellement conforme » signifie que l'évaluateur a conclu que l'activité fait des efforts de bonne foi pour se conformer aux exigences de la Norme ou composante du code de déontologie, section ou catégorie principale individuelle considérée, mais qu'elle n'a pas réussi à atteindre certains des principaux objectifs qu'elles visent. Il existe normalement quelques sujets d'améliorations significatives pour ce qui est d'appliquer de façon efficiente les Normes ou composantes du code de déontologie et/ou d'atteindre les objectifs qui y sont visés. Il est possible que certaines des lacunes échappent au contrôle de l'activité et fassent l'objet de recommandations à l'intention de la haute direction ou du conseil de l'organisation.

NC — « Non conforme » signifie que l'évaluateur a conclu qu'en ce qui concerne la Norme ou composante du code de déontologie, section ou catégorie principale individuelle considérée, l'activité ne la connaît pas, elle ne fait pas d'efforts de bonne foi pour s'y conformer, ou elle ne réussit pas à atteindre une grande part ou la totalité des objectifs qui y sont visés. Ces lacunes auront normalement un impact négatif significatif sur l'efficience de l'activité et sur sa capacité d'apporter une valeur accrue à l'organisation. Elles peuvent aussi représenter des sujets d'améliorations significatives, y compris susciter des mesures de la part de la haute direction ou du conseil de l'organisation.

Annexe B

Le rôle du validateur indépendant a compris les principaux éléments suivants:

• Examiner les documents relatifs à l'auto-évaluation et tout autre document pertinent, et noter les éléments utiles aux fins des visites de suivi sur place;
• Identifier les diverses pratiques exemplaires potentielles et les possibilités d'améliorations;
• Sur place, examiner la documentation relative à l'auto-évaluation;
• Effectuer des sondages limités, en se reportant aux documents sources, relativement au travail d'auto-évaluation et à la validité de l'information soumise;
• Examiner le sommaire d'évaluation concernant la conformité aux Normes et discuter du fondement des conclusions avec le chef de projet et la directrice générale;
• Mener de brefs interviews avec le chef de l'Agence, le président du Comité de vérification, d'autres membres de la haute direction appropriés, et un ou deux clients des services de vérification de l'Agence;
• Examiner les communications de la directrice générale avec le Comité de vérification au sujet des résultats de l'auto-évaluation;
• Rédiger une note de service destinée à servir de base pour un breffage de clôture auprès de l'équipe d'auto-évaluation et la directrice générale; et
• Rédiger le rapport de validation formel destiné à être soumis au Comité de vérification d'ici janvier 2007.

Annexe C

[Annexe C est également disponible en version pdf.]

Déclaration de validation indépendante

Moi, David Rattray, FCGA et CIA, partenaire associé du Centre for Public Management Inc., Ottawa, Ontario, j'ai reçu la mission de mener une validation indépendante du processus et du rapport d'auto-évaluation de la Division de la vérification interne de l'Agence du revenu du Canada (ARC). La validation avait pour objectif premier de vérifier les affirmations contenues dans le rapport d'auto-évaluation ci-joint, concernant la réalisation adéquate des attentes fondamentales de l'Agence vis-à-vis de sa fonction de vérification interne et la conformité de cette fonction aux normes professionnelles de la vérification interne (Standards for the Professional Practice of Internal Auditing) de l'Institut des vérificateurs internes (IVI). Tout autre sujet ayant pu avoir été inclus dans les exigences d'une évaluation indépendante complète, comme, par exemple, une analyse exhaustive des méthodes exemplaires, de la régie, des services de consultation et de l'usage de technologies avancées, a été exclu (conformément à la pratique de l'IVI) de la portée de cette validation en accord avec la directrice générale responsable des fonctions de vérification et d'évaluation (chef de la vérification).

Pour ce rôle de validateur, mené en toute indépendance vis-à-vis de l'organisation, je possède les connaissances et aptitudes nécessaires pour entreprendre cette mission. La validation, faite en mai et juin 2006, a principalement comporté un travail d'examen et de sondage des procédures et des résultats de l'auto-évaluation de la vérification interne. De plus, j'ai examiné la documentation fournie par l'ARC, revu les feuilles de travail de vérification, mené des groupes de discussion avec le personnel de vérification interne et mené des interviews structurés avec le commissaire, l'administrateur supérieur des affaires financières et sous-commissaire de la Direction générale des finances et de l'administration, le sous-commissaire de la Région de l'Atlantique, la directrice générale responsable des fonctions de vérification et d'évaluation (chef de la vérification) ainsi que les présidents précédent et actuel du Comité de vérification du Conseil de direction.

Toutes les observations ou recommandations que j'ai formulées comme suite à cette mission de validation ont été discutées avec le chef de la vérification et l'équipe d'auto-évaluation de l'ARC, et elles ont été intégrées dans le rapport d'auto-évaluation ci-joint.

Je suis entièrement d'accord sur les conclusions de la vérification interne de l'ARC qui sont contenues dans le rapport d'auto-évaluation ci-joint.

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Original signé par :
David Rattray, FCGA, CIA
Validateur indépendant
Centre for Public Management Inc.