Programmes de prestations
Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Novembre 2006
Table des matières
Sommaire exécutif
Un des deux objectifs stratégiques de l'Agence du revenu du Canada (ARC) est de s'assurer que les familles et les particuliers admissibles à recevoir des prestations les reçoivent du bon montant et dans les délais prévus. Entrés en vigueur en 1990 et 1993 respectivement, le crédit pour la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) et la Prestation fiscale canadienne pour enfants (PFCE) sont des paiements non imposables versés aux particuliers qui y sont admissibles. Ces paiements dépendent du nombre de personnes compris dans l'unité familiale et du revenu familial, et, chaque année, quelque 3 milliards de dollars sont versés en crédit de TPS/TVH à 9,5 millions de prestataires, et 9 milliards de dollars sont versés en PFCE et prestations connexes à 3 millions de familles.
La PFCE est un paiement mensuel non imposable versé aux familles admissibles pour les aider à assumer les dépenses qu'elles font pour élever des enfants de moins de 18 ans. La PFCE peut aussi comprendre des paiements mensuels tels que le Supplément de la prestation nationale pour enfants (SPNE) versé aux familles à faible revenu comprenant des enfants, et la Prestation pour enfants handicapés (PEH) versée aux familles admissibles comprenant des enfants atteints d'une déficience mentale ou physique grave et durable.
Le crédit pour la TPS/TVH est un paiement trimestriel non imposable versé aux Canadiens à revenu faible ou modeste admissibles pour compenser la TPS ou la TVH qu'ils payent sur leurs achats.
La Direction des programmes de prestations (DPP) de la Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP) administre la PFCE et le crédit pour la TPS/TVH. L'objectif fondamental de la DPP, en collaboration avec les partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux, est d'élaborer et de coordonner des programmes nationaux, provinciaux et territoriaux pour l'identification, la détermination, la validation et le paiement des prestations et des crédits. Certains aspects de l'admissibilité et de l'attribution du crédit pour la TPS/TVH se basent sur les données emmagasinées aux fins de la PFCE; par conséquent, le degré d'observation de la PFCE a un impact direct sur l'observation du crédit pour la TPS/TVH et sur d'autres programmes de prestations et de taxation.
Objectif : L'objectif de cette vérification était d'examiner et d'évaluer l'efficience, l'efficacité et l'adéquation de la gestion des programmes de la PFCE et du crédit pour la TPS/TVH.
La phase d'examen s'est déroulée de mai 2005 à mai 2006.
La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Conclusion : La vérification a constaté que la gestion du programme de la DPP était hautement efficace pour ce qui est d'atteindre les objectifs de service, principalement pour le respect des délais et l'exactitude du traitement des demandes, modifications et paiements de prestations. Cependant, les contrôles de l'observation en place tant pour la PFCE que pour le crédit pour la TPS/TVH ont besoin d'être améliorés pour que soit géré adéquatement le risque de paiements erronés.
Comme le reflète le rapport annuel de l'ARC, la DPP répondait aux normes de délai de service dans 99 % des paiements de prestations et dans 98 % des traitements de demandes/modifications de comptes. La Vérification interne (VI) a examiné un échantillon représentatif de 3 856 dossiers et constaté qu'il y avait un degré élevé d'observation des procédures et, sauf les constatations énoncées dans ce rapport, qu'il n'y avait aucune faiblesse importante.
Considérant que les bénéficiaires de prestations incluent certains des Canadiens les plus vulnérables sur le plan économique, il est particulièrement important de réduire le risque d'erreur préalablement à l'émission des paiements puisque leur récupération peut occasionner de lourdes difficultés financières.
La DPP a élaboré une Stratégie d'observation détaillée, qui n'a toutefois pas encore été complètement mise en oeuvre.
Le processus de revue de la qualité (RQ) au sein de la DPP est déterminé au niveau local, ce qui entraîne des manques d'uniformité d'un centre fiscal (CF) à l'autre. Il n'existe pas de politique nationale énonçant les lignes directrices applicables au processus d'examen ou aux niveaux d'examen minimaux.
L'analyse des normes relatives aux indicateurs de rendement (par exemple, nombre de dossiers à l'heure) indique qu'elles ne sont pas uniformes d'un CF à l'autre, ce qui contribue aux différences dans les rapports de productivité et à la difficulté de mesurer le rendement global des programmes. De plus, les budgets alloués aux CF présentent de larges variations d'un CF à l'autre, tout comme par rapport aux résultats réels.
Même si la DPP a fait des progrès relativement au partage des renseignements avec certaines provinces, dans le domaine des renseignements d'état civil par exemple, un effort continu est nécessaire pour s'assurer que l'ARC tire pleinement parti de ces partenariats pour obtenir l'information pouvant aider à valider les demandes.
La DPP a accepté les constatations et recommandations de la VI, et elle a établi des plans d'action pour traiter les secteurs identifiés comme nécessitant des améliorations et pour renforcer la réalisation de ce programme.
Plan d'action : La DPP élaborera une stratégie nationale de revue de la qualité à compter du début de 2007 et elle explorera les meilleures pratiques existantes. La stratégie, comprenant une politique et des normes nationales, sera élaborée dans l'exercice 2007-2008.
La DPP établira des normes nationales de production, ainsi que des mesures supplémentaires telles que sur l'efficacité (coût par cas) et l'efficience (exactitude/ qualité). Ces processus normalisés seront mis en place pour qu'à compter de l'exercice 2009-2010, les CP puissent mesurer et faire rapport sur leur production d'une manière uniforme.
La direction de la DPP a convenu d'engager des ressources pour élaborer un plan formel pour la pleine mise en oeuvre des recommandations non traitées de la Stratégie d'observation et pour surveiller et évaluer l'efficience de la stratégie. Des échéances seront incorporées dans le plan de mise en oeuvre qui sera achevé d'ici la fin de l'exercice 2006-2007.
La DPP amorcera de nouvelles études de participation à la PFCE et au crédit pour la TPS/TVH en 2008 après que les résultats du recensement de 2006 seront devenus disponibles, et elle réexaminera la conception des deux études en vue d'en tirer des résultats plus robustes. Dans l'intérim, la DPP fera un autre examen de cette question pour analyser le risque potentiel. Cela pourrait inclure une étude de mesure visant à valider les enfants. Les résultats d'une telle étude seraient disponibles en 2008.
La DPP endosse une approche basée sur le risque et la nécessité d'équilibrer les validations prépaiement et postpaiement. La DPP élaborera une stratégie provisoire pour vérifier les demandes non accompagnées de certificats de naissance jusqu'à ce qu'une stratégie à long terme soit disponible. Les procédures seront envoyées aux centres fiscaux d'ici la fin de l'exercice 2006-2007 concernant la façon de sélectionner manuellement les comptes à soumettre à la validation. La DPP utilisera les données recueillies pour faire une évaluation du risque et pour identifier quelles améliorations de système seraient les plus efficientes et les plus efficaces.
Introduction
Un des deux objectifs stratégiques de l'Agence du revenu du Canada (ARC) est de s'assurer que les familles et les particuliers admissibles à recevoir des prestations les reçoivent du bon montant et dans les délais prévus. Entrés en vigueur en 1990 et 1993 respectivement, le crédit pour la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) et la Prestation fiscale canadienne pour enfants (PFCE) sont des paiements non imposables versés aux particuliers admissibles. Ces paiements dépendent du nombre de personnes compris dans l'unité familiale et du revenu familial, et, chaque année, quelque 3 milliards de dollars sont versés en crédit de TPS/TVH à 9,5 millions de prestataires, et 9 milliards de dollars sont versés en PFCE et prestations connexes à 3 millions de familles.
La PFCE est un paiement mensuel non imposable versé aux familles admissibles pour les aider à assumer les dépenses qu'elles font pour élever des enfants de moins de 18 ans. La PFCE peut aussi comprendre des paiements mensuels tels que le Supplément de la prestation nationale pour enfants (SPNE) versé aux familles à faible revenu comprenant des enfants, et la Prestation pour enfants handicapés (PEH) versée aux familles admissibles comprenant des enfants atteints d'une déficience mentale ou physique grave et durable.
Le crédit pour la TPS/TVH est un paiement trimestriel non imposable versé aux Canadiens à revenu faible ou modeste admissibles pour compenser la TPS ou la TVH qu'ils payent sur leurs achats.
La Direction des programmes de prestations (DPP) de la Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP) administre la PFCE et le crédit pour la TPS/TVH. L'objectif fondamental de la DPP, en collaboration avec les partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux, est d'élaborer et de coordonner des programmes nationaux, provinciaux et territoriaux pour l'identification, la détermination, la validation et le paiement des prestations et des crédits.
Étant donné que la gestion par l'ARC des comptes à recevoir met l'accent sur une approche de gestion du risque, le nombre considérable de petits soldes de trop-payés de PFCE et de crédit pour la TPS/TVH est considéré comme une priorité faible. Cela influence les recommandations de la VI relatives aux contrôles préalables à l'émission des prestations. Ce risque est aggravé par la difficulté de recouvrement des créances créées par les paiements erronés. Les ressources de recouvrement des créances sont principalement concentrées sur les créances de montant élevé.
Certains aspects de l'admissibilité et de l'attribution du crédit pour la TPS/TVH se basent sur les données emmagasinées aux fins de la PFCE; par conséquent, le degré d'observation de la PFCE a un impact direct sur l'observation du crédit pour la TPS/TVH et sur d'autres programmes de prestations et de taxation.
Le Bureau du vérificateur général (BVG) a publié un rapport en 1996 sur les programmes de la PFCE et du crédit pour la TPS/TVH. Un rapport de suivi subséquent a été émis en 2001. L'ARC a également mené une vérification interne sur le programme de PFCE et émis un rapport en 1998. Les sujets suivants ont été relevés dans les rapports :
- Élaboration des profils de participation
- Achèvement des taux de participation
- Surveillance des trop-payés.
Objectif de la vérification
L'objectif de cette vérification était d'examiner et d'évaluer l'efficience, l'efficacité et l'adéquation de la gestion des programmes de la PFCE et du crédit pour la TPS/TVH.
La phase d'examen de la vérification s'est déroulée de mai 2005 à mai 2006. Des entrevues ont été menées auprès du personnel de la DPP à l'Administration centrale (AC) et dans les centres fiscaux de Surrey, Winnipeg, Sudbury et St. John's. Un examen approfondi des dossiers a été mené sur une variété de charges de travail et de projets touchant la PFCE et le crédit pour la TPS/TVH provenant de l'exercice 2004-2005.
La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Constatations, recommandations et plans d'action
1.0 Activités de gestion
La direction de la DPP possède un ensemble complet de contrôles pour assurer le paiement des prestations dans les délais prévus, et ces contrôles se sont avérés de façon générale efficients, efficaces et adéquats.
La VI a examiné un échantillon statistiquement représentatif de 3 856 dossiers. Cet examen a porté sur 2 900 dossiers extraits d'une population de 874 618 provenant de 6 charges de travail différentes de l'exercice 2004-2005. De plus, la VI a examiné 956 dossiers extraits de la population totale (7 721 692) des cas normaux dits de routine de la PFCE et/ou du crédit pour la TPS/TVH.
1.1 Paiement des prestations du montant exact et dans les délais prévus
La DPP met un accent sur la nécessité de payer les prestations dans les délais prévus et elle a établi une norme pour que les demandes ou modifications soient traitées avant la fin du deuxième mois suivant leur réception.
Comme le reflète le rapport annuel de l'ARC, les programmes de la DPP répondaient aux normes de délai de traitement dans 99 % des paiements de prestations et dans 98 % des traitements de demandes initiales/modifications de comptes. L'examen des dossiers n'a pas manifesté de problèmes par rapport aux délais et à l'exactitude du traitement des paiements et des demandes. L'examen de dossiers portant sur les demandes de PFCE dites de routine a indiqué qu'elles étaient traitées, en moyenne, dans les 15 jours suivant leur date de réception, ce qui constitue un paiement des prestations en deçà de la norme de service.
La vérification a constaté que la DPP offre un soutien efficace au personnel des CF. Les renseignements étaient clairs et communiqués dans les délais prévus, et l'examen des dossiers a manifesté un degré élevé d'observation des procédures. L'examen de la documentation et les entrevues ont également constaté l'existence de communications efficaces entre l'AC et les CF, et en particulier que l'information fournie sur le site intranet des programmes de prestations était complète (manuels, bulletins, rapports, etc.).
1.2 Qualité
Au sein de la DPP, deux processus différents sont utilisés pour vérifier la qualité du travail : l'assurance de la qualité (AQ) et la revue de la qualité (RQ).
Le processus d'AQ que la DPP a élaboré et mis en oeuvre est un processus stratégique solide grâce auquel l'AC mesurer l'exactitude et les délais du traitement opéré aux CF. Le processus d'AQ a lieu périodiquement, ce qui inclut un examen des dossiers, et il est formalisé par un rapport détaillé. Pour mieux communiquer les problématiques clés identifiées par l'AQ, la DPP a également produit un aide-mémoire qui résume chaque examen d'AQ effectué.
Le processus de RQ, cependant, aurait avantage à recevoir une direction plus étroite de la part de l'AC. La DPP a chargé la direction des centres fiscaux d'appliquer un processus continu de revue de la qualité, incluant l'examen d'un certain pourcentage de demandes traitées par les employés. Le but de cette revue est de s'assurer que les procédures de traitement des dossiers sont respectées. La vérification a constaté que le niveau d'examen variait notablement d'un CF à l'autre et d'un employé à l'autre. En particulier, les CF réduisaient occasionnellement le taux de revue à 0 % pour accélérer le traitement et dégager les étranglements. Cependant, établir le seuil à 0 % neutralise le but visé par le contrôle au moment même où la pression des délais peut augmenter le risque d'erreur. Une approche plus efficace serait que l'AC fournisse des lignes directrices et établisse un niveau de revue minimal.
Recommandation
La DPP (AC) devrait élaborer une politique et des normes nationales pour la revue de qualité de ses programmes, pour s'assurer que cette revue est faite de façon uniforme et qu'un niveau minimum de revue est appliqué. De plus, la DPP devrait formaliser une stratégie pour la mise en oeuvre de cette politique. La DPP devrait analyser et utiliser les résultats des RQ pour identifier les tendances et améliorer les programmes.
Plan d'action
La DPP amorcera une recherche et consultera la Direction générale de l'informatique et le personnel de direction des centres fiscaux dans le but d'élaborer une stratégie nationale de revue de la qualité. La phase de recherche et de consultation démarrera au début de 2007 et explorera les meilleures pratiques existantes. La stratégie, comprenant une politique et des normes nationales, sera élaborée dans l'exercice 2007-2008.
1.3 Gestion de l'information
Au sein de l'ARC, diverses exigences légales et lignes directrices régissent la conservation des documents. La DPP travaille actuellement sur l'ébauche d'une politique de classement nationale pour aider les centres de traitement à répondre à ces exigences relativement à la PFCE et au crédit pour la TPS/TVH. L'examen de dossiers et les entrevues effectués par la Vérification interne ont identifié les points ci-après en ce qui concerne la gestion de l'information.
Les politiques et procédures pour le classement des documents étaient largement déterminées par la direction locale et elles n'étaient pas les mêmes d'un bureau à l'autre. Selon le CF et la nature du document, des articles étaient classés parmi les documents permanents ou dans un système de classement manuel de conception locale (par date, numéro de cas Globus ou numéro d'assurance sociale), ou envoyés aux rebuts classifiés. De plus, la durée pendant laquelle les CF conservent les documents varie d'un CF à l'autre. Il y a un risque que les approches de conception locale ne répondent pas aux lignes directrices de l'AC, et normaliser au niveau national l'approche qui est la meilleure pourrait augmenter l'efficacité globale.
Lors de l'examen des dossiers de la section Validation et contrôles (V et C) dans la présente vérification, la VI a noté qu'il n'y avait pas de documentation papier ou électronique disponible dans 85 % des dossiers de paiements hors limite. L'absence de documentation complique le processus de revue.
Le manuel Validation et contrôles contient une feuille de sélectionneur exhaustive pour l'état civil, et le Manuel opérationnel des prestations contient une feuille de sélectionneur de la PFCE pour le chevauchement des soins. Ces feuilles de sélection ne sont pas d'un emploi obligatoire. Cependant, elles sont des outils précieux pour guider les évaluateurs dans leurs prises de décisions, et elles fournissent des pistes de vérification plus aptes à accroître l'efficacité des contrôles de qualité et de gestion.
Recommandations
La DPP devrait finaliser les procédures relatives à sa politique de classement nationale, actuellement à l'état d'ébauche, et fixer des dates d'échéance pour sa diffusion et sa mise en oeuvre.
Pour assurer l'uniformité et fournir de meilleures pistes de vérification, la DPP devrait élaborer et établir une politique nationale décrivant les procédures et les lignes directrices (avec exemples) relatives à la documentation des raisons pour lesquelles les dossiers sont envoyés à la section V et C.
La DPP devrait rendre l'emploi des feuilles du sélectionneur (telles que la Feuille de sélection pour l'état civil et la Feuille du sélectionneur – PFCE chevauchement des soins) obligatoire pour les charges de travail complexes de la section V et C.
Plan d'action
Les nouvelles politiques et procédures sont en cours de finalisation et elles seront diffusées aux bureaux locaux d'ici février 2007.
La DPP convient d'élaborer des procédures et lignes directrices pour documenter les raisons pour lesquelles les dossiers sont envoyés à la section V et C. Les nouvelles procédures seront mises en oeuvre aux bureaux locaux d'ici mars 2007.
La DPP a émis de nouvelles procédures en octobre 2006 pour aviser le personnel des bureaux locaux que l'emploi des feuilles du sélectionneur est obligatoire pour le projet de nature plus complexe qu'est le Projet de rapprochement des conjoints.
1.4 Efficacité de traitement
Dans la gestion de l'efficacité de traitement des programmes de prestations, il y a trois variables : le nombre de dossiers complétés à l'heure, les coûts directs, et les coûts indirects. Il y a d'importantes variations dans la définition et dans les résultats du « nombre de dossiers à l'heure » parmi les CF pour les programmes de prestations. Les entrevues avec les gestionnaires dans les CF ont confirmé des manques d'uniformité dans l'interprétation d'une « unité de production » ainsi que l'existence d'approches différentes pour compter le temps indirect, lequel peut constituer jusqu'à 40 % du coût des activités. Au moment de la vérification, les CF étaient en train d'établir leurs propres objectifs de productivité et normes de rendement correspondantes, et, puisqu'ils sont différents de l'un à l'autre, la DPP ne pouvait pas effectuer d'analyse directe de l'efficacité des CF, sauf pour comparer les inventaires de charges de travail.
Ces différences d'un bureau à l'autre compliquent le processus annuel de budgétisation puisque la DPP se fie sur le coût unitaire pour déterminer le budget alloué à chaque CF. Le coût unitaire budgétisé pour chaque CF n'est pas lié aux résultats de l'année précédente, vu que la majorité des taux budgétaires étaient établis au-dessus des taux réels de l'année précédente. À l'exception du CF de Surrey, les taux réels pour 2004-2005 pour tous les CF étaient bien au-dessous du budget et aussi au-dessous des taux réels de l'exercice précédent. La VI a analysé les allocations pour l'exercice 2004-2005 et constaté que les cibles fixées par la DPP variaient largement d'un bureau à l'autre, tout comme les résultats réels. Pour le CF de Surrey, le coût réel pour 2003-2004 par demande de PFCE était de 10,85 $, l'allocation budgétaire pour 2004-2005 a été de 8,36 $, et le coût réel pour 2004-2005 a été de 10,47 $. Pour le CF de St. John's, le coût réel pour 2003-2004 par demande de PFCE était de 7,08 $, l'allocation budgétaire pour 2004-2005 a été de 10,32 $, et le coût réel pour 2004-2005 a été de 6,11 $.
Recommandations
La DPP devrait établir des normes de production nationales (par exemple, dossiers à l'heure) pour tous les CF et définir des unités de sortie pour assurer que tous les CF considérés individuellement mesurent et fassent rapport de leur production d'une façon uniforme.
La DPP devrait établir des normes nationales de coût unitaire pour s'assurer que les montants budgétisés sont raisonnables et qu'ils reflètent les besoins des programmes.
Plan d'action
La DPP établira des normes nationales de production, ainsi que des mesures supplémentaires telles que sur l'efficacité (coût par cas) et l'efficience (exactitude/ qualité)
Les premières étapes entreprises incluent la ségrégation des frais généraux des comparaisons directes de productivité. Ce point sera pleinement intégré à compter de l'exercice 2007-2008.
Pour le long terme, la DPP engagera des spécialistes en gestion de processus pour faire un examen exhaustif de toutes les activités de programmes dans le but d'identifier et de normaliser les meilleures pratiques favorisant l'efficacité et l'efficience optimales. La DPP est bien avancée dans ce processus en ce qui concerne le programme du crédit d'impôt aux personnes handicapées et elle commencera à examiner les charges de travail de la correspondance en novembre 2006. Un examen intensif de toutes les activités de programmes sera achevé d'ici la fin de l'exercice 2008-2009.
Après qu'auront été achevés les examens de tous les programmes, des processus normalisés seront mis en place pour qu'à compter de l'exercice 2009-2010, les CF puissent mesurer et faire rapport sur leur production d'une manière uniforme.
1.5 Renseignements confidentiels
Le rapport de 1999 de la VI indiquait que la protection des renseignements confidentiels des clients exigeait de l'attention. Des entrevues menées à l'AC et dans les CF ont établi que la DPP a pris des mesures pour traiter les problématiques touchant la confidentialité des renseignements des clients, telles que les procédures d'échange de renseignements relatifs à des tiers, et qu'elle a mis des contrôles en place pour s'assurer que les renseignements confidentiels sont protégés.
2.0 Observation
L'objectif principal de la PFCE et du crédit pour la TPS/TVH est de donner du soutien aux particuliers et aux familles admissibles. Bien que cela continue d'être l'objectif principal de ces programmes, la DPP a fait des efforts pour améliorer les activités de validation comme le décrit sa Stratégie d'observation finalisée en août 2005. La VI a constaté que les mesures contenues dans la stratégie pour valider effectivement les demandes et pour gérer adéquatement le risque de non-observation ne permettront de le faire qu'après qu'elles auront été pleinement mises en oeuvre.
Il y a trois risques associés à la récupération d'une prestation payée par erreur. En premier lieu, la législation relative à la PFCE et au crédit pour la TPS/TVH ne prévoit pas d'application d'intérêts ni de pénalités sur les montants en souffrance. En deuxième lieu, les paiements de prestations de montants sont relativement peu élevés comparativement aux autres programmes de taxation administrés par l'ARC, et ils sont une faible priorité de recouvrement puisque le recouvrement des créances est concentré sur d'autres soldes importants. En troisième lieu, les bénéficiaires de prestations, par définition, incluent des Canadiens à revenu faible et modeste qui n'ont peut-être pas les revenus ou les ressources d'actif qui leur permettent de reverser les montants.
Certains aspects de l'admissibilité et de l'attribution du crédit pour la TPS/TVH se basent sur les données emmagasinées aux fins de la PFCE; par conséquent, le degré d'observation de la PFCE a un impact direct sur l'observation du crédit pour la TPS/TVH et sur d'autres programmes de prestations et de taxation.
2.1 Stratégie d'observation
La DPP a élaboré un document exhaustif de Stratégie d'observation, qui a été finalisé en août 2005. La stratégie est basée sur un examen exhaustif des mesures d'observation de la DPP. La stratégie documente l'approche actuelle, elle évalue son efficacité, et elle cite les secteurs requérant de l'attention ainsi que les solutions qui s'y rapportent. Toutefois, bien que des actions soient déjà en cours pour donner suite à beaucoup de recommandations, aucun plan formel contenant une liste complète des mesures et de leurs échéances de mise en oeuvre n'a été finalisé.
La VI a analysé les efforts d'observation actuels et exprimé des préoccupations sur le fait que certains éléments, comme la gestion du risque et l'analyse des tendances et comme les résultats du programme de la section V et C, ne sont pas utilisés pour améliorer et forcer l'observation. Certains projets de la section V et C traitent le risque identifié par les CF et l'AC, cependant la DPP ne fait pas un travail complet d'évaluation et de hiérarchisation des risques dans le but de cibler les secteurs où ils sont le plus fréquents ou le plus considérables. Cette approche fait partie intégrante d'une gestion des risques efficace. De plus, aucune analyse détaillée des tendances n'est effectuée sur les résultats de ces projets pour faire en sorte que ces renseignements serviraient à résoudre des problématiques d'amélioration et d'observation des programmes. Une fois mises en oeuvre, les recommandations devraient traiter ces problématiques ainsi que bon nombre des autres questions d'observation soulevées au cours de la présente vérification.
Recommandation
La DPP devrait préparer un plan officiel comprenant les produits livrables et les échéances à respecter pour guider la mise en oeuvre de sa Stratégie d'observation. De plus, la DPP devrait surveiller et évaluer l'efficacité de la stratégie de façon continue, et la raffiner sur la base de l'évaluation du risque et de l'analyse statistique.
Plan d'action
Depuis le lancement de la Stratégie d'observation en août 2005, laquelle comportait 15 recommandations, la DPP en a achevé trois et elle a amorcé le travail sur huit autres. À mesure que prend fin le traitement des recommandations, des rapports sont établis pour évaluer les actions prises et ils incluent l'impact en valeur monétaire pour quantifier les constatations. Les résultats en valeur monétaire ont été disponibles dans le dépôt de données depuis juillet 2006.
La direction de la DPP a convenu d'engager des ressources pour élaborer un plan formel pour la pleine mise en oeuvre des recommandations non traitées de la Stratégie d'observation et pour surveiller et évaluer l'efficience de la stratégie. La stratégie est un document évolutif, et il sera mis à jour annuellement pour tenir compte des analyses achevées ultérieurement. Des échéances seront incorporées dans le plan de mise en oeuvre qui sera achevé d'ici la fin de l'exercice 2006-2007.
2.2 Analyse statistique
Découlant d'une préoccupation soulevée par le BVG dans un contexte visant à s'assurer que tous les Canadiens admissibles soient informés de leurs droits à recevoir des prestations, un profil de participation est une base de données contenant l'information utile pour analyser les caractéristiques des bénéficiaires de prestations. La DPP a fait des progrès dans le développement d'un profil de participation à la PFCE et a confiance que le dépôt de données récemment instauré peut fournir des renseignements de première main pour établir des profils. Toutefois, du travail supplémentaire est nécessaire de la part de la DPP étant donné que ce profil existe à l'état d'ébauche depuis août 2004.
L'analyse démographique peut également servir à identifier les secteurs susceptibles de présenter des risques d'inobservation si la population bénéficiaire ne concorde pas avec d'autres sources. Le principal risque est que des demandes pourraient être soumises pour des enfants potentiellement non existants. Pour analyser ce risque, la DPP a mené une étude en 1997 portant sur la vérification des inscrits. La DPP a conclu de cette étude qu'aucune preuve ne démontrait la présence d'enfants potentiellement non existants dans le système de la PFCE. L'étude a recommandé que des échantillons annuels soient complétés pour surveiller les niveaux d'observation de façon continue. Cependant, ces mises à jour annuelles n'ont pas été faites. Le besoin existe d'utiliser ce type de données pour évaluer et quantifier les risques d'observation afin de mieux fixer les priorités d'action et établir le niveau approprié d'efforts de validation.
Ce type de données peut être mis en comparaison avec des sources externes. De telles comparaisons, par exemple, avec les données de Statistique Canada, pourraient aider à identifier les secteurs démographiques précis qui justifieraient une analyse plus détaillée. Ce genre d'information devrait servir à raffiner la stratégie de validation et à guider relativement au degré de vérification nécessaire.
Recommandation
La DPP devrait mener plus ample analyse sur les segments clés des données de Statistique Canada et de l'ARC pour réduire le risque d'enfants potentiellement non existants. De plus, la DPP devrait établir et maintenir des profils continus des participants.
Plan d'action
La vérification de 1996 du BVG avait souligné la nécessité de constituer un profil des bénéficiaires de la PFCE et du crédit pour la TPS/TVH, particulièrement pour déterminer leurs besoins d'information. L'élaboration du dépôt de données satisfait à cette recommandation. Le dépôt de données peut être utilisé et était utilisé pour identifier les segments particuliers de l'assiette de bénéficiaires pour les communications spécialisées, et il a servi à identifier ou analyser les segments potentiellement sous-représentés de l'assiette de bénéficiaires.
La DPP amorcera de nouvelles études de participation à la PFCE et au crédit pour la TPS/TVH en 2008 après que les résultats du recensement de 2006 seront devenus disponibles. La DPP projette de réexaminer la conception des deux études en vue d'en tirer des résultats plus robustes. Dans l'intérim, la DPP fera un autre examen de cette question pour analyser le risque potentiel. Cela pourrait inclure une étude de mesure visant à valider les enfants. Les résultats d'une telle étude seraient disponibles en 2008.
2.3 Demande initiale
Le processus de demande de la PFCE n'exige pas de preuve de naissance pour qu'un enfant soit inscrit et pour que les prestations commencent à être versées à son égard à moins que l'enfant soit né à l'extérieur du Canada ou qu'il ait plus d'un an d'âge au moment où la demande initiale est présentée. Vu le montant potentiel qui peut se payer en prestations mensuelles jusqu'à ce qu'un enfant atteigne 18 ans, vu les complexités de la récupération des montants payés par erreur, et vu que le crédit pour la TPS/TVH et d'autres mesures fiscales se basent sur les dossiers tenus sur les enfants aux fins de la PFCE, exiger une preuve de naissance uniquement pour les enfants plus âgés et pour ceux nés à l'extérieur du Canada ne limite pas adéquatement le risque d'erreur. Ce risque est accru par l'absence d'analyse statistique comme il est indiqué au paragraphe 2.2.
Même si des contrôles supplémentaires devaient occasionner des coûts incrémentiels à l'ARC et aux contribuables, un examen de dossiers des demandes initiales fait par la VI a établi que dans 194 des 388 (50 %) demandes initiales, une preuve de naissance était présentée qu'elle soit exigée ou non. La direction n'a pas pleinement évalué le risque associé à celles des demandes qui sont traitées sans preuve de naissance.
Les provinces détiennent des renseignements d'état civil tels que les coordonnées de naissance et/ou de décès. Cette information permettrait de faire une vérification de façon rentable au moment de la réception des demandes. La DPP a fait des progrès relativement au partage de renseignements avec certaines provinces, comme ces renseignements d'état civil, et elle reconnaît que plus ample collaboration est nécessaire avec ses partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux.
Recommandations
La DPP devrait mettre en oeuvre pour les demandes présentées sans preuve de naissance un processus de validation qui soit appliqué en temps opportun et qui réduise le risque.
La DPP devrait élaborer, en collaboration avec ses partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux, des solutions stratégiques pour valider la preuve de naissance de tous les enfants.
Plan d'action
La DPP endosse une approche basée sur le risque et la nécessité d'équilibrer les validations prépaiement et postpaiement. La DPP a élaboré des plans à long et à court termes pour soutenir cet engagement. En vue de mener cet engagement à bien, la DPP préparera une analyse de rentabilisation pour le financement supplémentaire d'ici la fin de l'exercice 2006-2007.
Dans le court terme, la DPP amorcera une recherche et consultera la direction des centres fiscaux pour déterminer quel genre d'améliorations pourrait être apporté au système dans le but d'améliorer les validations prépaiement. La DPP élaborera une stratégie provisoire pour vérifier les demandes non accompagnées de certificats de naissance jusqu'à ce qu'une stratégie à long terme soit disponible. Les procédures seront envoyées aux centres fiscaux d'ici la fin de l'exercice 2006-2007 concernant la façon de sélectionner manuellement les comptes à soumettre à la validation. La DPP utilisera les données recueillies pour faire une évaluation du risque et pour identifier quelles améliorations de système seraient les plus efficientes et les plus efficaces.
La DPP, dans son plan d'activité pour 2006-2007 à 2008-2009, prend l'engagement de travailler avec la Direction générale de l'informatique à établir une vision pour le système de Détermination des crédits individuels (DCI). Une équipe de base pour le « Renouvellement de la DCI » a été constituée, qui identifiera durant l'exercice 2006-2007 les écarts entre la vision établie et l'état courant du système. Une validation prépaiement plus robuste sera évaluée dans le cadre du renouvellement de la DCI.
Dans le cadre d'un plan à long terme pour continuer d'améliorer les validations prépaiement, la DPP, par l'intermédiaire du Projet de renouvellement de l'identification des particuliers, travaille actuellement à élaborer un moyen permettant de vérifier les coordonnées de naissance des enfants au moment du traitement des demandes, à l'aide du Système national d'acheminement (SNA). Cet aspect du projet en est à ses débuts, et aucune échéance pour l'élaboration et la mise en oeuvre d'un dispositif de vérification des coordonnées de naissance n'a été formalisée pour le moment.
2.4 Prestations de montant élevé
Dans le traitement des paiements de prestations, la DPP a établi un contrôle qui déclenche un examen secondaire sur les paiements de prestations qui dépassent des seuils prédéterminés. Une liste de ces paiements hors limite est générée par le système et envoyée aux CF pour qu'on en fasse un examen manuel avant de les émettre. Le montant seuil actuel n'a pas été revu ou rajusté depuis plusieurs années.
Le mode par défaut de ces paiements hors limite consiste à émettre le chèque, même si l'examen n'a pas été complété. Même si la vaste majorité des examens sont complétés à temps et que, parmi ceux-ci, la majorité soit sans erreur, il serait plus efficace d'émettre les chèques désignés aux fins d'examen uniquement après que leur examen a été complété. En outre, aucun processus d'approbation formel n'est en place préalablement à l'émission de ces paiements.
L'approche actuelle déclenchant un examen sur les paiements hors limite applique une surveillance disproportionnée aux paiements individuels de montant élevé, comme, par exemple, lors de changements rétroactifs de garde d'enfant ou dans les cas où le bénéficiaire demande des prestations couvrant plusieurs années. Les paiements mensuels au-dessous du seuil qui, cumulés, en viennent à représenter des montants plus élevés ne subissent aucun examen déclenché par le montant. Puisque les prestations peuvent être versées pour toute la période allant de la naissance jusqu'à l'âge de 18 ans, le montant estimatif total des paiements sur toute la durée de l'admissibilité peut constituer un indicateur plus fiable du risque que l'approche ciblant les paiements uniques de montant élevé. La VI est d'avis qu'une évaluation du risque plus étendue est requise; l'approche actuelle est limitée à la valeur monétaire du prochain chèque à émettre et elle ne réagit pas au montant total pouvant être à risque.
Recommandations
La DPP devrait instaurer une retenue automatique des paiements hors limite pour empêcher qu'ils soient émis tant qu'ils n'ont pas été examinés, et ceux-ci devraient être soumis au processus de RQ.
Un examen périodique des montants de seuil devrait être effectué.
Plan d'action
La DPP, dans son plan d'activité pour 2006-2007 à 2008-2009, prend l'engagement de travailler avec la Direction générale de l'informatique à établir une vision pour le système de Détermination des crédits individuels (DCI). Une équipe de base pour le « Renouvellement de la DCI » a été constituée, qui identifiera durant l'exercice 2006-2007 les écarts entre la vision établie et l'état courant du système. Le travail initial démarrera en novembre 2006. L'idée d'instaurer des retenues automatiques sera évaluée de nouveau dans le cadre du renouvellement de la DCI.
Dans l'intérim, des instructions seront envoyées aux bureaux locaux d'ici la fin de novembre 2006 pour faire savoir qu'il faudra poser manuellement une interdiction et/ou une interception sur tous les comptes à revoir.
La section Validation et contrôles (V et C) a amorcé un examen du montant seuil des listes de paiements hors limite. L'achèvement de l'examen est prévu d'ici avril 2007.
La DPP examine également l'idée d'un processus d'examen et d'approbation en deux phases pour la charge de travail des paiements hors limite. Une recommandation relative à ce processus devrait être achevée d'ici juin 2007.
Conclusion
La vérification a constaté que la gestion du programme de la DPP était hautement efficace pour ce qui est d'atteindre les objectifs de service, principalement pour le respect des délais et l'exactitude du traitement des demandes, modifications et paiements de prestations. Cependant, les contrôles de l'observation en place tant pour la PFCE que pour le crédit pour la TPS/TVH ont besoin d'être améliorés pour que soit géré adéquatement le risque de paiements erronés.
La Vérification interne (VI) a examiné un échantillon statistiquement représentatif de 3 856 dossiers. Cet examen de dossiers a démontré un haut degré d'observation par rapport aux procédures et aux normes de délai de traitement. Comme le manifeste le rapport annuel de l'ARC, les programmes de la DPP ont satisfait aux normes de service en matière de délai de traitement dans 99 % des paiements de prestations et dans 98 % des demandes initiales/modifications de comptes.
Des améliorations sont nécessaires dans les secteurs des contrôles de l'observation et de la gestion de la productivité. En particulier, plus ample attention est requise concernant l'analyse statistique des risques d'observation et le processus budgétaire.
La DPP a accepté les constatations et recommandations de la VI, et elle a établi des plans d'action pour traiter les secteurs identifiés comme nécessitant des améliorations et pour renforcer la réalisation de ce programme.
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