Suivi des rapports de vérification interne de 2005-2006

Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Décembre 2008


Introduction

Le présent rapport résume les résultats du processus annuel de suivi des recommandations formulées par la Direction générale de la vérification et de l’évaluation de l’entreprise (DGVEE) dans le cadre de vérifications internes.

Selon les normes professionnelles en matière de vérification interne, la fonction de vérification interne (VI) doit mener des activités de suivi afin de déterminer si les plans d’action de la direction ont été mis en œuvre de façon efficace.

Le processus annuel de suivi de la DGVEE repose sur des auto-évaluations effectuées par la direction de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et est accompagné, au besoin, de procédures plus poussées. La direction de l’ARC a la responsabilité de signaler les progrès réalisés quant à la mise en œuvre de ses plans d’action. Pour les secteurs à risques plus élevés, la DGVEE demande de l’information ou de la documentation de soutien supplémentaire pour s’assurer de tirer une conclusion exacte. Le rapport de suivi annuel est présenté au Comité de gestion de la vérification et de l’évaluation (CGVE), anciennement le Comité de gestion de la vérification interne (CGVI), et au Comité de la vérification du Conseil de direction.

Le processus de l’année en cours couvre les plans d’action tirés de 14 rapports de vérification interne qu’a approuvés le CGVI en 2005-2006 et des plans d’action découlant de 13 rapports d’années précédentes, qui n’ont pas été complètement mis en œuvre et sont toujours en suspens.

Le processus de suivi a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Sommaire des résultats

Dans l’ensemble, la direction de l’ARC a mis en œuvre les plans d’action établis en 2005‑2006 ou a progressé vers leur mise en œuvre. Au total, 94 % des plans d’action (137 des 146 comme il est précisé à l’annexe A) approuvés par le CGVI au cours de 2005‑2006 et des années précédentes ont permis de réaliser des progrès satisfaisants, ont été mis en œuvre ou bien les mesures ou les circonstances ont dépassé le besoin d’accomplir d’autres travaux.

On résume ci-dessous les vérifications qui comprennent des plans d’action à risques plus élevés et ceux qui nécessitent une attention particulière.

PE sur l'échange de renseignements avec DRHC (janvier 2005)

La vérification du Protocole d'entente (PE) sur l'échange de renseignements avec Développement des ressources humaines Canada (DRHC) a été présentée au CGVI en janvier 2005 et au Comité de la vérification du Conseil de direction en mars 2005.

L’objectif de la vérification était de déterminer si l’ARC a respecté les modalités qui régissent la réception, l’utilisation, le stockage et la destruction des renseignements reçus de DRHC, conformément aux PE autorisés et au Décret général de modification connexe.
 
La vérification a permis de conclure qu’il était nécessaire de revoir les PE avec DRHC afin qu’ils tiennent compte des modifications apportées à la structure organisationnelle et chez les fonctionnaires désignés des deux organisations afin de confirmer les pouvoirs administratifs et de s’assurer que les rôles et responsabilités sont clairement définis. En outre, les modalités et les dispositions des PE devaient être précisées et communiquées à la direction et au personnel afin d’optimiser la sensibilisation, la compréhension et l’utilisation appropriée de l’exécution des programmes.

Une activité de suivi indique que la Direction générale des stratégies d'entreprise et du développement des marchés (DGSEDM) a connu des retards dans le cadre de la renégociation des quatre PE conclus avec la RHDSC en raison de nombreux changements organisationnels et de personnel qu’a récemment entrepris RHDSC.

Tous les plans d’action qui restent concernent directement le renouvellement des PE actuels et l’élaboration d’un PE cadre qui sera convivial, tiendra compte de la structure actuelle des deux organisations, précisera les renseignements qu’il est possible d’échanger et les voies de communication, définira les besoins en matière d’enregistrement et d’établissement de rapports, et fixera les exigences en matière de sécurité. On a tenu une première réunion en mai 2008 pour discuter de la méthode et pour nommer les chefs de projet de l’ARC, de RHDSC et de Service Canada. En supposant que la RHDSC s’engage à consacrer une équipe de travail à ce projet, la DGSEDM a fourni un calendrier modifié pour mener à bien le renouvellement du PE d’ici le 30 juin 2009.

Examen de la gestion des comptes clients (janvier 2005)

Les résultats de la vérification de l’Examen de la gestion des comptes clients (CC) ont été présentés au CGVI en janvier 2005 et au Comité de la vérification du Conseil de direction en mars 2005.

Le but de cet examen était de déterminer les facteurs ayant une incidence sur la croissance des CC, de s’assurer que les comptes sont gérés de façon efficace et de cerner les possibilités d’amélioration. En outre, l’étendue de l’examen comprenait les recommandations pertinentes et les plans d’action découlant de la vérification interne du Système de repérage et d'analyse des rapports statistiques (SRARS) qui a été effectuée en juin 2001.

L’examen a permis de conclure que la croissance des CC a été influencée tant par des facteurs externes qu’internes à l’ARC. Le rapport comprenait également un certain nombre de recommandations visant à aider l’ARC à mieux gérer les créances de contribuables. Plus particulièrement, les améliorations apportées aux systèmes de cotation du risque, d’établissement de rapports et de mesure du rendement ont été prévues de façon à fournir une capacité d’analyse plus solide à la Division des comptes clients (DCC).

L’activité de suivi indique qu’on a complètement mis en œuvre trois des cinq plans d’action restants qui ont été élaborés en réponse à l’examen, ceux qui restent montrent un progrès acceptable. Le projet sur le Recouvrement intégré des recettes (RIR) aborde un certain nombre de plans d’action élaborés à la suite de l’examen. Étant donné qu’on prévoit entreprendre la mise en œuvre progressive des modifications apportées au système du RIR en 2009, la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC) s’attend à ce que ces plans d’action soient achevés au cours des prochaines années, au fil de la mise en œuvre des phases à venir du RIR.

La DGSCGC progresse au moyen d’une combinaison de changements incrémentiels qui nécessitent une importante fonctionnalité de nouveaux systèmes. Ces changements se développeront au cours des années et la Vérification interne surveillera les progrès au moyen de suivis et de futurs travaux de vérification et d’évaluation tels qu’ils sont décrits ci-dessous. Ces mesures permettront de veiller à ce qu’on écarte les risques soulignés dans nos rapports de 2001 et 2005.

Vu le risque inhérent aux projets de technologie de l’information (TI) importants et à la centralité du RIR à faire face aux principaux défis de gestion des créances, la DGVEE participe à deux projets dans ce secteur. La Division de l’évaluation des programmes a appuyé la DGSCGC lors de la préparation du Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats pour la version 2 du RIR et elle prévoit entreprendre d’autres travaux en collaboration avec la Direction générale visant à mener une évaluation de référence avant avril 2009. Ces travaux permettront l’évaluation future de la version 2 du RIR. La Division de la vérification interne a effectué une vérification avant la mise en œuvre du projet du RIR et prévoit signaler les constatations au cours de l’exercice 2008-2009.

Gestion des biens autres qu’en capital (mai 2004)

La Gestion des biens autres qu’en capital était une vérification régionale qui a été présentée au CGVI en mai 2004 et au Comité de la vérification du Conseil de direction en juin 2004.

L’objectif de la vérification était d’évaluer le risque éventuel pour l’ARC en ce qui concerne les biens autres qu’en capital d’une valeur inférieure à 10 000 dollars et les contrôles de l’ARC quant à ce risque. L’étendue de la vérification était axée sur les contrôles en place au cours des étapes clés du cycle de vie des biens autres qu’en capital, particulièrement pendant l’acquisition et l’utilisation.

La vérification a permis de signaler la nécessité d’une plus grande rigueur des contrôles quant à la responsabilisation, au suivi et à l’établissement de rapports des biens autres qu’en capital.

L’activité de suivi a permis de conclure que deux des trois plans d’action en suspens ont été mis en œuvre. Cependant, on estime que l’autre n’a pas entraîné de progrès satisfaisant quant à la mise en œuvre d’une directive sur la gestion des biens autres qu’en capital.

La Direction de l'administration s’est engagée à examiner toutes les politiques et les lignes directrices sur la gestion du matériel relative à la gestion des biens, y compris l’examen initial de tous les biens pour déterminer ceux qui devraient faire l’objet d’un contrôle au moyen des Systèmes administratifs d'entreprise (SAE), d’ici la fin de juin 2004. Elle s’est également engagée à adopter, d’ici décembre 2004, une nouvelle directive de gestion des biens ou une directive modifiée, en même temps que l’approbation et la mise en œuvre des recommandations présentées dans le cadre de l’examen.

L’examen des politiques et des lignes directrices sur la gestion du matériel relative à la gestion des biens est toujours en cours. À ce stade, aucun progrès n’a été réalisé en raison des contraintes en matière de ressources. La Division des services de l'entreprise, en collaboration avec la Division de l’élaboration des politiques et des programmes, élaborera un plan visant à appliquer les recommandations établies découlant de la vérification et en entreprendra la mise en œuvre. La Direction de l'administration a maintenant affecté un gestionnaire de projet à cette initiative; on s’attend à ce qu’elle soit menée à bien au cours du prochain exercice.

PE sur les échanges de renseignements relatifs aux impôts avec Revenu Québec (février 2006)

La vérification du PE sur les échanges de renseignements relatifs aux impôts avec Revenu Québec (RQ) a été présentée au CGVI en février 2006 et au Comité de la vérification du Conseil de direction en mars 2006.

La vérification avait pour but d’assurer à la haute direction que l’ARC respecte les modalités générales régissant la réception, l’utilisation, le stockage et la destruction des renseignements reçus de RQ de même que l’envoi de renseignements à ce dernier, conformément au PE.

La vérification a démontré que les gestionnaires, les utilisateurs et les personnes autorisées n’avaient pas une connaissance suffisante du PE, de leurs rôles et responsabilités et des exigences de s’y conformer. Par conséquent, bien qu’autorisées en vertu du paragraphe 241(4) de la Loi de l'impôt sur le revenu, des personnes non autorisées en vertu des conditions de ce PE échangeaient fréquemment des renseignements. De plus, des renseignements échangés ainsi que la fréquence d’envoi de certains renseignements ne respectaient pas le PE. On a en outre observé des lacunes au niveau des modes de transmission électroniques des renseignements et de leur protection.

Ce suivi a permis de constater que 8 des 16 plans d’action ont été mis en œuvre, que 5 plans d’action ont réalisé des progrès jugés satisfaisants, alors que le reste des plans d’action nécessite une attention.

La mise à jour de la Politique sur la gestion des renseignements protégés sur les clients apporte des précisions sur deux besoins. Elle permettra de définir l’examen du cycle des PE actuels et de définir la nécessité d’indiquer une classification de protection pour les PE et les annexes, au besoin. La politique établira en outre les mesures à mettre en place afin de surveiller et d’assurer un suivi des renseignements échangés par les différents intervenants. L’examen de la politique devrait être achevé d’ici avril 2009.

La mise en place d’un registre national d’échange de renseignements (RNER) fait également partie des plans d’action proposés. Maintenant que son élaboration est achevée, le registre devrait être mis en place au cours de l’automne 2008. Cependant, une constatation initiale selon laquelle « les parties doivent maintenir un relevé de l’utilisation pour assurer un contrôle des demandes d’accès et de l’usage des renseignements protégés », a été signalée afin que les exigences établies à l’annexe E soient respectées. Étant donné que le RNER actuel n’a pas été conçu dans le but de fournir un relevé de l’utilisation des renseignements provenant de Revenu Québec, on abordera cette question dans le cadre de l’examen du PE actuel qu’effectue la DGSEDM et qui devrait être terminé d’ici juin 2009.

Conclusion

Dans l’ensemble, la direction de l’ARC a mis en œuvre ses plans d’action dans les délais convenus. Ceux qu’on estime avoir connu un progrès satisfaisant, qui ont été mis en œuvre, ou pour lesquels les mesures ou les circonstances ont dépassé le besoin de les mettre en œuvre comptent pour 94 % des plans d’action compris dans le présent rapport.

Tous les plans d’action qui demeurent en suspens énumérés ci-dessus feront partie de l’étendue du prochain suivi annuel.

Annexe A

Bureau de première responsabilité (BPR)* Titre de la vérification Nombre de plans d’action Terminé N’est plus pertinent ou applicable Progrès satisfaisant Nécessite
une attention
Avant
2005-2006, suivi en cours
2005-2006
DGSCP Vérification interne de la gestion du rendement des programmes des Centres fiscaux (avril 2005)   3 3      
DGSCP
DGSEDM
Atlantique
Programmes de remboursement de la TPS/TVH aux visiteurs et aux résidents (février 2006)   5 2 1 2  
DGSCP
DGI
Processus de restructuration de la TPS/TVH (décembre 2005)   5 5      
DGPLAR Direction des organismes de bienfaisance (avril 2005)   9 7   2  
Appels
DGPO
Vérification nationale de la mise en œuvre du plan d'action sur la rapidité d'exécution des appels
(avril 2005)
  4 3   1  
DGPO Recherche scientifique et développement expérimental (décembre 2005)   4 3   1  
DGSEDM
Québec
PE sur l’échange de renseignements relatifs aux impôts avec Revenu Québec (février 2006)   16 8   5 3
DGFA Vérification de l’utilisation des Systèmes administratifs de l’entreprise (SAE)
(octobre 2005)
  7 2   5  
DGFA Planification de la continuité des activités (octobre 2005)   13 12   1  
DGFA Vérification régionale de l’utilisation des cartes d’achat (avril 2005)   4 4      
DGFA Frais de voyages d'affaires et d'accueil (juin 2005)   11 10 1    
DGFA Coûts administratifs de l’année de base (2001-2002)
du RPC/AE (avril 2005)
  3 2 1    
DGFA Procédures de fin d’exercice 2004‑2005
(février 2006)
  6 3 3    
DGRH Gestion du rendement du groupe de gestion (MG) (avril 2005)   9 4 5    
DGRH Recrutement externe (février 2004) 7   6   1  
DGRH Santé et sécurité au travail
(septembre 2004)
7   6   1  
DGSEDM Protocole d'entente sur l'échange de renseignements avec DRHC (janvier 2005) 6   1     5
DGSEDM
DGFA
Accords sur l'échange de renseignements (octobre 2002) 2   2      
DGSEDM
DGFA
Atlantique
DGI
Contrôles concernant la confidentialité des renseignements sur les clients (décembre 2004) 4       4  
DGPO Petites et moyennes entreprises
(décembre 2000)
1   1      
DGPO Suivi de la vérification interne de la vérification multirégionale de 2002 sur le Programme des paiements anticipés des déclarations de la TPS/TVH avec solde créditeur (septembre 2007) 1     1    
DGPO Programme des divulgations volontaires (décembre 2004) 4   3 1    
DGPO Gestion des indices et élaboration de la charge de travail (juin 2004) 1       1  
DGSCGC Examen de la gestion des comptes clients (janvier 2005) 5   3   2  
DGSCP
Winnipeg
Pacifique
Rectifications des nouvelles cotisations T1 (juin 2004) 1     1    
DGFA
Ontario
Gestion des biens autres qu’en capital (mai 2004) 3   2     1
DGI
Atlantique
Cadre de gestion de la technologie de l’information (avril 2004) 5   2   3  
  TOTAL 47 99 94 14 29 9

LÉGENDE - BUREAU DE PREMIÈRE RESPONSABILITÉ (BPR)

Appels Direction générale des appels
DGSCP Direction générale des services de cotisation et de prestations
DGSCGC Direction générale des services aux contribuables et de la gestion  des créances
DGPO Direction générale des programmes d'observation
DGPLAR Direction générale de la politique législative et des affaires  réglementaires
DGSEDM Direction générale des stratégies d'entreprise et du développement des marchés
DGAP Direction générale des affaires publiques
DGI Direction générale de l’informatique
DGVEE Direction générale de la vérification et de l’évaluation de l’entreprise
DGFA Direction générale des finances et de l’administration
DGRH Direction générale des ressources humaines
Atlantique Région de l’Atlantique
Québec Région du Québec
Ontario Région de l’Ontario
Prairies Région des Prairies
Pacifique Région du Pacifique

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