Vérification des procédures sélectionnées de fin d'exercice 2007-2008

Rapport final

Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Décembre 2008

Table des matières

• Sommaire
• Introduction
• Portée de la vérification
• Constatations, recommandations et plans d’action
  • 1.0 Provision pour créances douteuses (PCD)
  • 2.0 Suppression des soldes de comptes de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) du Grand livre des recettes (GLR)
  • 3.0 Conversion des renseignements financiers relatifs au bois d’œuvre
• Conclusion

Sommaire

Contexte : L'Agence du revenu du Canada (ARC) prépare les états financiers annuels des activités administrées afin de rendre compte des recettes fiscales en utilisant la comptabilité d'exercice intégrale. Comme dans les années antérieures, la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) a demandé l'aide de la Division de la vérification interne (DVI) pour donner à la direction l'assurance que les renseignements financiers sélectionnés aux fins de ces états financiers sont exacts et complets.

Le travail a été effectué en même temps que la vérification annuelle des états financiers menée par le Bureau du vérificateur général (BVG), lequel est chargé d'émettre une opinion sur leur fidélité. La DVI a orienté ses efforts sur trois secteurs qui étaient considérés comme à risque par la direction pour l'exercice 2007-2008. L'approche, la méthodologie et les résultats de la vérification ont fait l'objet de discussions avec la DGFA au fur et à mesure que les travaux avançaient, et le BVG s'est servi de certaines parties des travaux menés par la DVI pour formuler son opinion sur les états financiers des activités administrées par l'ARC.

Objectif : La vérification avait pour objectif de donner à la direction l'assurance que les renseignements financiers qui résultent des procédures sélectionnées de fin d'exercice ou des changements aux systèmes présentent les caractères voulus d'intégralité et d'exactitude relativement à l'analyse des comptes clients visant à établir la provision pour créances douteuses (PCD) de fin d'exercice courant et à la suppression des soldes de comptes de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) du Grand livre des recettes (GLR) de l'ARC. En outre, l'intégration des renseignements financiers relatifs au bois d'œuvre dans le Système de cotisation des autres prélèvements (SCAP) de l'ARC a fait l'objet d'un examen. La portée de la vérification ne comprenait pas la vérification des montants qui apparaîtraient dans les états financiers. Les secteurs nécessitant un suivi par rapport aux vérifications de fin d'exercice précédentes se rapportaient également à la PCD et à la séparation des comptes de l'ASFC du GLR.

La phase d'examen de la vérification s'est déroulée entre les mois de février et d'août 2008, et elle a été effectuée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.

Conclusion : En général, les procédures relatives aux rapports financiers et les renseignements liés aux secteurs examinés par la DVI se sont révélés exacts et complets à tous les égards importants. Les montants des écritures dans la balance de vérification de l'ASFC, préparée par l'ARC, ne comprenaient que les recettes de l'ASFC qui avaient été transférées de façon appropriée à l'ASFC et, ensuite, contrepassées dans le système du GLR de l'ARC. La DVI a examiné la migration des données relatives au bois d'œuvre d'une base de données manuelle et a confirmé l'exactitude et l'intégralité des renseignements financiers qui avaient été transférés au SCAP et automatiquement reportés dans le GLR.

Un secteur où des améliorations pourraient être apportées a trait à la collecte de données pour les estimations de la PCD. La DVI a examiné un échantillon de 10 % des registres sélectionnés par la DGFA aux fins de calculs de la PCD afin d'évaluer l'exactitude et l'intégralité des renseignements compilés pour chaque compte. Des erreurs ont été relevées parmi les données saisies dans 20 % de l'échantillon et une analyse approfondie a révélé que 3 % [Note 1] de ces registres comportaient des erreurs qui auraient pu avoir une incidence sur les estimations de la PCD. Le petit nombre et la répartition de la valeur en dollars de ces erreurs n'ont toutefois pas permis une estimation précise de l'impact monétaire des résultats finaux. Néanmoins, une amélioration des contrôles du processus de saisie de données et d'autres modifications de la méthodologie de la PCD permettraient d'accroître la fiabilité et la rapidité des estimations de la PCD à l'avenir.

Plan d'action : La DGFA introduira des améliorations au processus de saisie de données de la PCD qui réduiront le risque d'erreurs dans l'activité de collecte de données de 2008-2009. Ces améliorations offriront également la possibilité d'apporter des changements à la formule de calcul de la PCD s'ils deviennent nécessaires, sans avoir à modifier les modèles de données chaque fois. De plus, au cours des trois à cinq prochaines années, la DGFA étudiera la faisabilité d'automatiser entièrement le processus de saisie de données de la PCD.

Introduction

L'Agence du revenu du Canada (ARC) prépare les états financiers annuels des activités administrées afin de rendre compte des recettes fiscales en utilisant la comptabilité d'exercice intégrale. Le Bureau du vérificateur général (BVG) est chargé chaque année de vérifier ces états financiers et d'émettre une opinion sur leur fidélité.

Comme dans les années antérieures, la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) a demandé l'aide de la Division de la vérification interne (DVI) de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise (DGVEE) pour donner à la direction l'assurance que les procédures sélectionnées ou les renseignements utilisés en vue de préparer ces états financiers sont exacts et complets. La vérification était axée sur des secteurs spécifiques qui étaient considérés comme à risque pour l'exercice 2007-2008.

L'approche, la méthodologie et les résultats de la vérification ont fait l'objet de discussions avec la DGFA au fur et à mesure que les travaux avançaient, et le BVG s'est servi de certaines parties des travaux menés par la DVI pour formuler son opinion sur les états financiers des activités administrées par l'ARC.

Portée de la vérification

La vérification avait pour objectif de donner à la direction l'assurance que les renseignements financiers qui résultent des procédures sélectionnées de fin d'exercice ou des changements aux systèmes présentent les caractères voulus d'intégralité et d'exactitude relativement à ce qui suit :

• l'analyse des comptes clients visant à établir la provision pour créances douteuses (PCD) de fin d'exercice courant;
• la suppression des soldes de comptes de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) du Grand livre des recettes (GLR) de l'ARC;
• l'intégration des renseignements financiers relatifs au bois d'œuvre dans le Système de cotisation des autres prélèvements (SCAP) de l'ARC.

La portée de la vérification n'englobe pas la vérification générale des soldes de comptes qui apparaîtraient dans les états financiers.

La vérification par sondages a été menée entre les mois de février et d'août 2008. Le travail de vérification comprenait l'examen du processus de saisie de données utilisé par la DGFA dans le cadre de l'analyse de la PCD, l'examen et le rapprochement de la balance de vérification de l'ASFC préparée par l'ARC, ainsi qu'un rapprochement des soldes de compte relatifs au bois d'œuvre à la suite de la conversion à un système automatisé. Les seuls secteurs nécessitant un suivi par rapport aux vérifications de fin d'exercice précédentes se rapportaient à la PCD et à la séparation des comptes de l'ASFC du GLR et, par conséquent, ont été abordés au cours de cette vérification par sondages.

La vérification a été effectuée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.

Constatations, recommandations et plans d’action

1.0  Provision pour créances douteuses (PCD)

La provision pour créances douteuses est établie et utilisée par la direction pour indiquer la meilleure estimation de la recouvrabilité des montants de recettes déjà cotisés, mais impayés. Pour l'exercice 2007-2008, la DGFA a adopté une nouvelle méthodologie qui est fondée sur le classement chronologique des comptes clients et qui vise à fournir des estimations plus objectives et rapides par rapport aux années antérieures [Note 2]. Grâce à cette nouvelle approche, des données historiques sur les montants perçus ou radiés relativement aux comptes sélectionnés au hasard à partir de différentes catégories d'âge sont saisies et utilisées pour déterminer le taux de la PCD pour les comptes clients de chaque catégorie.

Les estimations de l'exercice courant étaient fondées sur les données de trois exercices, soit de 2000 à 2002. Les comptes clients de chaque source de recettes au cours de ces trois années ont été stratifiés selon leur âge et leur valeur, et environ 7 000 comptes au total ont ensuite été sélectionnés au hasard par la DGFA aux fins d'utilisation dans le cadre de l'exercice de collecte de données. Étant donné que l'examen de chaque source de recettes a été effectué par la DGFA, un sous-échantillon de 10 % des comptes a été sélectionné au hasard par la DVI pour évaluer l'exactitude et l'intégralité des renseignements qui y avaient été consignés.

La DVI a adopté les mêmes procédures de saisie de données pour chaque compte du sous-échantillon afin de vérifier le respect des lignes directrices de la DGFA concernant la saisie de données et l'exactitude des renseignements. Les processus suivis par la DGFA visant la compilation des résultats finaux utilisés dans l'analyse de la PCD ont également été révisés. La DVI a constaté que 20 % des registres du sous­échantillon comportaient une ou plusieurs erreurs dans les données recueillies. Une analyse approfondie de ces registres a révélé que 3 % [Note 3] des erreurs auraient pu avoir une incidence sur les estimations de la PCD cette année. Toutefois, le petit nombre et la vaste répartition de la valeur en dollars de ces erreurs n'ont pas permis une estimation précise de l'impact monétaire des résultats finaux. Néanmoins, l'exactitude du processus initial de saisie de données pourrait être améliorée, ce qui permettrait d'accroître la fiabilité et la rapidité des estimations de la PCD à l'avenir.

Près de la moitié des 20 % des registres comportant des erreurs constatées à l'origine par la DVI auraient également été relevés par la DGFA au cours de ses essais de contrôle des écarts, si de tels essais avaient été exécutés plus tôt dans le cadre du processus. Par conséquent, le taux global d'erreurs constatées dans le sous-échantillon a chuté à 11 % [Note 4] dès que les corrections apportées aux données par la DGFA ont été prises en compte à la suite de ces essais de contrôle de la qualité. La plupart des erreurs que la DGFA n'a pu relever au cours de ces essais se rapportaient aux champs de données qui n'avaient pas été utilisés dans l'analyse de la PCD, mais qui devaient y être inclus afin de veiller à ce que tous les renseignements qui puissent avoir une incidence sur les soldes de compte puissent être saisis. La DVI a tenu compte de cela au moment de calculer le taux final d'erreurs de 3 %.

Plusieurs versions de modèles de données ont été produites par la DGFA en vue de compiler l'ensemble des résultats en raison des changements nécessaires au cours de la modification de la méthodologie de la PCD. En général, la vérification par sondages a révélé des écarts légers par rapport au nombre de registres inclus dans les différentes versions, mais aucune erreur importante n'a été constatée parmi les données saisies. Quoi qu'il en soit, le temps consacré à la création de plusieurs versions s'est ajouté au temps nécessaire pour achever l'examen et a augmenté le risque d'erreurs de transcription ou de calcul attribuables à la nature manuelle des processus de saisie de données utilisés.

Recommandation n^o 1

La DGFA devrait s'assurer que des procédures de contrôle de la qualité sont appliquées dès que possible dans le cadre du processus de saisie de données et d'examen utilisé pour l'analyse de la PCD pour les rapports financiers de 2008-2009. De plus, dans la mesure du possible, la DGFA devrait déterminer la faisabilité d'automatiser les processus de saisie de données.

Plans d'action

Avant la prochaine activité de collecte de données en 2008-2009, la DGFA introduira des améliorations au processus de saisie de données, lequel comprend l'intégration de champs supplémentaires afin d'isoler de façon adéquate les renseignements pertinents et l'établissement de procédures de contrôle de la qualité dans les modèles de saisie de données. De plus, au cours des trois à cinq prochaines années, la DGFA étudiera la faisabilité d'automatiser entièrement le processus de saisie de données.

Recommandation n^o 2

La DGFA devrait assurer une stabilisation rapide de la méthodologie et de la formule de calcul de la PCD qui doivent être utilisées pour les rapports financiers de 2008-2009 afin de réduire le nombre de versions de modèles produites et de réduire au minimum le risque d'erreurs.

Plans d'action

Avec la mise en œuvre et l'adoption de la nouvelle méthodologie de la PCD au cours de l'exercice 2007-2008, la DGFA prévoit que des changements mineurs à la formule de calcul de la PCD pourront être nécessaires à l'avenir. Les améliorations qui devront être ajoutées aux modèles de collecte de données de 2008-2009 offriront une flexibilité supplémentaire à la mise en œuvre de tout changement, réduisant ainsi le besoin de restructurer les données et de produire plusieurs versions des modèles.

2.0 Suppression des soldes de comptes de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) du Grand livre des recettes (GLR)

L'ASFC est devenue une entité distincte en 2004, mais elle a continué à partager certains comptes avec l'ARC dans le système d'enregistrement et de rapport des opérations relatives aux recettes du GLR. Cet accord a dû être modifié afin de permettre l'établissement des rapports financiers distincts à l'intention de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour les Comptes publics. Avec l'aide de l'ARC, l'ASFC a mis en œuvre son propre système du GLR en janvier 2008 et le système du GLR de l'ARC a été rajusté à ce moment-là afin d'en supprimer les renseignements financiers de l'ASFC. Pour ce faire, la DGFA devait reporter les écritures de contre-passation afin d'annuler les soldes de l'ASFC transférés au nouveau système de l'ASFC.

La DVI a examiné la balance de vérification de janvier 2008 de l'ASFC, préparée par l'ARC, au moment où le GLR de l'ASFC a été mis en production et a confirmé l'exactitude et l'intégralité des données transférées à l'ASFC. Tous les montants des écritures ne comprenaient que les recettes de l'ASFC et ces montants avaient été contrepassés de façon exacte dans le système du GLR de l'ARC. Les documents préparés par la DGFA pour rapprocher le compte des encaissements ont été examinés et l'exactitude du transfert des fonds de l'ASFC, constatée lors du rapprochement, a été vérifiée.

Dans certains cas, les recettes de l'ASFC ont continué d'être reportées dans le système du GLR de l'ARC à la suite de la date de la balance de vérification en janvier 2008. Toutefois, ces recettes ont depuis été contrepassées et la DGFA a pris les mesures nécessaires pour bloquer du GLR les comptes de l'ASFC qui pourraient toujours accepter des reports.

3.0 Conversion des renseignements financiers relatifs au bois d'œuvre

En octobre 2006, l'ARC a commencé à percevoir des droits à l'exportation du bois d'œuvre en vertu de l'Accord sur le bois d'œuvre résineux entre le gouvernement du Canada et le gouvernement des États-Unis, conformément à la Loi de 2006 sur les droits d'exportation de produits de bois d'œuvre. Les renseignements de cotisation relative aux déclarations du bois d'œuvre ont été conservés dans une base de données manuelle, et des écritures de journal ont été reportées manuellement dans le GLR tous les mois par la DGFA, jusqu'en octobre 2007. À cette époque, le traitement des cotisations relatives au bois d'œuvre avait été transféré au Système automatisé de cotisation des autres prélèvements (SCAP). Les montants antérieurs des écritures de journal manuelles dans le GLR ont été contrepassés avant la conversion et les renseignements relatifs au bois d'œuvre ont alors été traités dans le SCAP et le Système de comptabilité normalisée (CN), et reportés de nouveau automatiquement dans le GLR.

La DVI a examiné le processus de conversion et a confirmé l'exactitude et l'intégralité des renseignements financiers qui avaient été transférés au SCAP et au système de CN et qui ont été reportés de nouveau dans le GLR. Il y avait des écarts entre les montants totaux des comptes clients et des recettes antérieurs et postérieurs à la conversion, mais ils pourraient être largement attribuables aux opérations qui doivent encore être converties sous réserve de l'approbation finale de la vérification et des écarts temporaires dans les reports. La DGFA a également effectué un rapprochement des comptes clients entre le système de CN et le GLR à la fin de l'exercice afin de veiller à l'intégralité des reports relatifs au bois d'œuvre dans le système de CN et les états financiers.

La mise en correspondance des données entre les systèmes a également fait l'objet d'un examen et les codes de champs figurant sur les formulaires du bois d'œuvre se sont révélés correctement mis en correspondance du SCAP au GLR.

Un échantillon aléatoire de 75 comptes de contribuables qui se trouvaient dans la base de données manuelle sur le bois d'œuvre ont été évalués afin de vérifier l'exactitude des montants transférés du SCAP au système de CN et reportés dans le GLR. Les reports dans le GLR se sont révélés conformes aux montants antérieurs à la conversion compris dans la base de données manuelle sur le bois d'œuvre pour tous les comptes évalués. Dans neuf comptes de l'échantillon, il y avait des écarts dans les montants reportés dans le système de CN, mais ils étaient minimes (les écarts variaient de 0,01 $ à 125,77 $) et résultaient des recalculs comptables automatisés dans le système de CN.

Conclusion

En général, les procédures relatives aux rapports financiers et les renseignements liés aux secteurs examinés par la DVI se sont révélés exacts et complets à tous les égards importants. Les montants des écritures dans la balance de vérification de l'ASFC, préparée par l'ARC, ne comprenaient que les recettes de l'ASFC qui avaient été transférées de façon appropriée à l'ASFC et, ensuite, contrepassées dans le système du GLR de l'ARC. La DVI a examiné la migration des données relatives au bois d'œuvre de la base de données manuelle et a confirmé l'exactitude et l'intégralité des renseignements financiers qui avaient été transférés au SCAP et au système de CN et reportés dans le GLR.

Toutefois, un secteur où des améliorations pourraient être apportées a trait à la collecte de données pour les estimations de la PCD. La DVI a examiné un échantillon de 10 % des registres sélectionnés par la DGFA aux fins de calculs de la PCD afin d'évaluer l'exactitude et l'intégralité des renseignements compilés pour chaque compte. Des erreurs ont été relevées parmi les données saisies dans 20 % de l'échantillon et une analyse approfondie a révélé que 3 % de ces registres comportaient des erreurs qui auraient pu avoir une incidence sur les estimations de la PCD. Le petit nombre et la vaste répartition de la valeur en dollars de ces erreurs n'ont toutefois pas permis une estimation précise de l'impact monétaire des résultats finaux. Néanmoins, une amélioration des contrôles du processus de saisie de données et d'autres modifications de la méthodologie permettraient d'accroître la fiabilité et la rapidité des estimations de la PCD à l'avenir.

Notes