Entente concernant l’échange de renseignements en matière d’impôts et autres droits avec Revenu Québec

Rapport final

Direction générale de la vérification, de l'évaluation et des risques
Août 2013


Résumé exécutif

Contexte

L’Agence du revenu du Canada (ARC) conclut des ententes de collaboration écrites, tels que des protocoles d’entente (PE), avec différents ministères et organismes fédéraux, provinciaux et territoriaux en vue d’améliorer l’efficience et l’efficacité dans la prestation des programmes. Lorsque des renseignements sensibles sont échangés avec ces entités, l’ARC s’assure que les ententes sont rédigées de manière à ce que les parties connaissent et respectent les exigences juridiques et les politiques relatives à l’utilisation et à la sécurité des renseignements échangés.

Afin de s’assurer que les deux parties respectent ces dispositions, les PE comportent une clause exigeant que l’on mène des vérifications internes de l’utilisation et de la protection des renseignements échangés. En particulier, ce PE stipule que chacune des parties réalisera des vérifications de la protection des renseignements obtenus de l’autre partie, dans un délai de deux ans de la signature du PE. Les vérifications subséquentes seront effectuées à des dates convenues par les personnes responsables de l’application du PE en fonction des résultats de la vérification précédente.

La présente vérification a traité des renseignements protégés reçus à l’ARC en vertu de l’Entente concernant l’échange de renseignements en matière d’impôts et autres droits entre l’ARC, le ministre du Revenu du Québec et le ministre responsable des Affaires intergouvernementales canadiennes et de la Réforme des institutions démocratiques (Entente).

La Direction des relations avec les clients de la Direction générale de la stratégie et de l’intégration (DGSI) oriente et coordonne les relations avec les clients internes et externes en appuyant les directions générales et les régions en ce qui concerne toutes les ententes conclues avec les partenaires de l’ARC.

Les directions générales qui participent à la plupart des demandes de renseignements dans le cadre de ce PE sont les suivantes : La Direction générale des services de cotisation et de prestations, la Direction générale des programmes d’observation, et la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances. De plus, les activités opérationnelles sont menées dans les bureaux des services fiscaux et les centres fiscaux de la région du Québec.

Objectif

L’objectif de cette vérification consistait à donner l’assurance que l’ARC observe les modalités régissant l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements reçus de Revenu Québec.

Conclusion

Dans l’ensemble, l’ARC observe les modalités régissant l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements reçus de Revenu Québec. Toutefois, certaines améliorations devraient être apportées afin de mieux doter les employés et les gestionnaires de directives et d’outils nécessaires à l’échange de renseignements avec Revenu Québec.

Les rôles et responsabilités des employés et des gestionnaires impliqués dans la réception des renseignements de Revenu Québec devraient être mieux définis. De plus, il importe d’élaborer des procédures, de mettre à jour la séance de formation et d’offrir cette formation de façon plus fréquente.

Plan d’action

La DGSI et le directeur des programmes fiscaux dans la région du Québec ont fourni des plans d’action pour donner suite aux recommandations. Ceux-ci visent à assurer que les rôles et les responsabilités des membres de la direction sont clairement définis et communiqués, que le matériel de formation est mis à jour, et que des séances de formation sont offertes aux agents de liaison.

Introduction

L’Agence du revenu du Canada (ARC) conclut des ententes de collaboration écrites (ECE), tels que des protocoles d’entente (PE), avec différents ministères et organismes fédéraux, provinciaux et territoriaux en vue d’améliorer l’efficience et l’efficacité dans la prestation des programmes.

Afin de s’assurer que les deux parties respectent les dispositions, les PE comportent une clause exigeant que l’on mène des vérifications internes de l’utilisation et de la protection des renseignements échangés. En particulier, ce PE stipule que chacune des parties réalisera des vérifications de la protection des renseignements obtenus de l’autre partie, dans un délai de deux ans de la signature du PE. Les vérifications subséquentes seront effectuées à des dates convenues par les personnes responsables de l’application du PE en fonction des résultats de la vérification précédente.

L’Entente concernant l’échange de renseignements en matière d’impôts et autres droits entre l’ARC, le ministre du Revenu du Québec et le ministre responsable des Affaires intergouvernementales canadiennes et de la Réforme des institutions démocratiques a été signée le 21 décembre 2009.

L’Entente a pour but de:

La Direction des relations avec les clients de la Direction générale de la stratégie et de l’intégration (DGSI) est responsable de gérer tous les ECE et d’en maintenir un répertoire qui aide les employés de l’ARC dans la communication et l’échange de renseignements et d’ententes de service.

Les directions générales qui  sont impliquées dans la plupart des demandes de renseignements dans le cadre de ce PE sont les suivantes : La Direction générale des services de cotisation et de prestations, la Direction générale des programmes d’observation (DGPO), et la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC). De plus, les activités opérationnelles sont menées dans les bureaux des services fiscaux (BSF) et les centres fiscaux (CF) de la région du Québec.

Les renseignements de Revenu Québec peuvent être reçus en format papier, par voie électronique ou par téléphone, et ce, sur une base mensuelle, trimestrielle ou continue. Dans certains cas, les renseignements peuvent également être échangés sur demande.

Portée de la vérification

L’objectif de cette vérification consistait à donner l’assurance que l’ARC observe les modalités régissant l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements reçus de Revenu Québec.

La phase d’examen de la vérification s’est déroulée de mai 2012 à mai 2013. Les entrevues et l’examen de documents ont été effectués à la DGSCGC (Direction des comptes clients), à la DGPO (Direction du secteur international et des grandes entreprises et Direction des petites et moyennes entreprises), au CF de Jonquière ainsi qu’aux BSF de Montréal et de Laval.

La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Constatations, recommandations et plans d’action

1.0 Utilisation et communication de renseignements

Gouvernance

Dans la région du Québec, les renseignements sont principalement fournis par Revenu Québec en format papier ou par téléphone. Au niveau des directions générales, les renseignements sont pour la plupart fournis par voie électronique dans le cas des données de masse (p. ex., données TP1, listes de sociétés, assurance parentale).

Conformément à la section 6 du PE, les gestionnaires de la région du Québec sont responsables de désigner des membres du personnel (il y a environ 300 agents de liaison) autorisés à envoyer et à recevoir des renseignements de Revenu Québec. L’annexe C du PE établit les modalités de cette délégation. Ces membres du personnel nommés, appelés « agents de liaison », sont autorisés à exécuter des opérations afin d’envoyer et de recevoir des renseignements. Un agent de liaison peut échanger des renseignements à l’oral ou à l’écrit avec l’autre partie afin de clarifier ou de compléter des renseignements qui ont été fournis à cette partie conformément au PE.

La plupart des employés interviewés ont indiqué que lorsqu’il était nécessaire d’obtenir des renseignements de Revenu Québec, ils connaissaient bien les lignes directrices requises pour communiquer avec l’agent de liaison pertinent. Ces agents de liaison  connaissaient l’existence de la liste des personnes autorisées et s’en servaient pour échanger des renseignements avant de communiquer avec leurs homologues de Revenu Québec. Les gestionnaires de la région du Québec ont informé le personnel de la Vérification interne qu’ils se fient à leurs agents de liaison pour s’assurer que les renseignements sont échangés de façon appropriée.

L’un des secteurs visités par le personnel de la Vérification interne était le Programme des renvois du Québec. Ce programme a pour mandat d’apporter des ajustements, au besoin, à la suite de cotisations établies par Revenu Québec. On a noté que, dans le cadre du Programme, des procédures ont été mises en place relativement au processus de traitement des ajustements. La direction est responsable de contrôler et de surveiller ces activités, et elle dispose de procédures à cet effet. Elle a mis en place un système d’établissement de rapports visant à faciliter le suivi des renseignements reçus de Revenu Québec. Il existe également des lignes directives relatives à l’archivage, à la disposition, ainsi qu’aux périodes de conservation des renseignements reçus.

La direction a pour rôle de donner des conseils et une orientation aux employés qui traitent les renseignements reçus par Revenu Québec. Toutefois, à l’exception du Programme des renvois du Québec, le rôle de la direction relativement à l’échange de renseignements n’a pas été clairement cerné. Le personnel de la Vérification interne a relevé un manque de procédures ou de contrôles spécifiques énonçant de façon détaillée les responsabilités de la direction.

De plus, le PE présente des lignes directrices relatives au traitement et à l’utilisation des renseignements reçus. Selon les entrevues et l’examen de la documentation, le personnel de la Vérification interne a relevé un manque de procédures de travail relatives à l’échange d’information dans les secteurs visités, à l’exception du Programme des renvois du Québec.

Diverses annexes du PE se rapportent à la communication de renseignements. Par exemple, l’annexe A énumère les types de document et le calendrier (fréquence) des renseignements envoyés par l’ARC, tandis que l’annexe B énumère les types de document et le calendrier (fréquence) des renseignements reçus de Revenu Québec. En plus de la fréquence, l’annexe B comporte un élément pour chaque direction générale, y compris le type de document ou de dossier que l’on peut recevoir et la section de travail responsable à Revenu Québec.Toutefois, la vérification a révélé que les employés ne connaissaient pas cette annexe, voire l’Entente elle‑même.

Le personnel de la Vérification interne a été informé qu’un comité régional destiné aux échanges fédéraux et provinciaux a été mis sur pied en juin 2012 afin de maintenir le rendement au travail des agents de liaison. Ce comité est composé d’un ou de deux représentants (employés) de divers secteurs des BSF et des CF de la région du Québec, visant à encourager l’horizontalité et l’échange de pratiques exemplaires. Les membres du comité se réunissent tous les mois par téléconférence, et le comité est dirigé par la Division des affaires du Québec et des taxes à la consommation de la DGSI à l’Administration centrale (AC).

Bien que ce comité représente un outil de communication pour les employés qui sont directement impliqués directement à l’échange d’information, il y a un manque de communication entre les bureaux locaux et les directions générales pour ce qui est de l’encadrement de ces échanges.

Recommandation

La DGSI devrait examiner les rôles et responsabilités des membres de la direction en ce qui a trait aux échanges de renseignements (en format papier, par téléphone ou par voie électronique).

La DGSI  devrait consulter la région du Québec et les directions générales afin de définir le niveau d’implication des gestionnaires de l’ARC et d’envisager des contrôles propres à l’échange de renseignements.

Conformément aux nouvelles lignes directrices pour les ECE, la DGSI devrait recommander que la région du Québec et les directions générales de l’ARC désignent des employés qui seraient responsables de l’exécution des modalités de l’Entente ainsi que de ses annexes et appendices.

Plan d’action

Le directeur des programmes fiscaux dans la région du Québec, en collaboration avec la DGSI, définira clairement les rôles et les responsabilités des membres de la direction, et les communiquera à l'équipe de gestion régionale (EGR), qui sera invitée à participer aux séances de formation sur les PE. La date d’achèvement prévue pour ce plan d’action est en décembre 2013.

Le directeur des programmes fiscaux dans la région du Québec assurera un lien de communication entre les agents de liaison et l’EGR. Cette communication permettra à la DGSI de répertorier les renseignements provenant de Revenu Québec et d'identifier les personnes qui les reçoivent. Tout changement apporté aux directives et aux contrôles sera communiqué au personnel responsable de l'échange de renseignements. La date d’achèvement prévue pour ce plan d’action est en juin 2014.

Le comité régional d'échange de renseignements avec Revenu Québec publiera des questions et réponses pour le personnel régional. La DGSI identifiera les personnes à l'AC qui sont responsables de recevoir les renseignements en vertu du PE avec Revenu Québec. La date d’achèvement prévue pour ce plan d’action est en mai 2014.

Formation

Une séance de formation intitulée « Protocole d’entente concernant l’échange de renseignements avec Revenu Québec 2009 » a été créée par des représentants de la DGSI en collaboration avec les conseillers régionaux. Toutefois, il n’y avait aucune preuve que cette séance de formation a été offerte au cours des dernières années aux employés des directions générales de l’ARC qui sont impliqués dans l’échange de renseignements.

Les entrevues menées auprès des employés et des agents de liaison régionaux ont indiqué qu’ils n’avaient pas récemment reçu de la formation sur l’échange de renseignements. La dernière séance de formation a eu lieu en 2009. À l’heure actuelle, la formation des nouveaux agents de liaison est faite par l’entremise des collègues. Quant aux membres de la direction, l’accent est mis sur les obligations en matière de sécurité de l’ARC et de la formation dans ce domaine leur a donc été offerte régulièrement dans les dernières années.

On a noté que les gestionnaires, les employés et la majorité des agents de liaison connaissent peu ou pas l’Entente ainsi que les annexes A, B et F (Normes générales de sécurité) du PE. Diverses annexes du PE se rapportent à la communication des renseignements. Étant donné que certaines d’entre elles ne sont pas disponibles sur le site Web, les gestionnaires doivent s’assurer que ces annexes sont distribuées aux employés qui sont impliqués dans l’échange de renseignements. Bien que la séance de formation mentionnée ci-dessus comprenne les annexes A et F, elle ne fait pas mention de l’annexe B.

Recommandation

La DGSI devrait mettre à jour la séance de formation sur l’échange de renseignement pour l’Entente avec Revenu Québec, plus particulièrement les renseignements reçus en vertu de l'annexe B, et promouvoir la sensibilisation aux annexes B et F.

Plan d’action

La DGSI a mis à jour le matériel de formation en juillet 2013, incluant les annexes A et B. La DGSI a offert des séances de formation à plus de 60 agents de liaison en juillet 2013.

La DGSI mettra à jour la séance de formation annuelle, incluant une section sur les annexes du PE. La première mise à jour aura lieu d'ici juin 2014.

Communication

Comme il est mentionné ci-dessus, les modalités concernant la délégation des fonctions aux agents de liaison sont indiquées à l’annexe C. La liste des employés autorisés à échanger des renseignements est accessible sur le site InfoZone et mise à jour chaque mois. Par opposition à la région du Québec, aucun agent de liaison n’est affecté à l’envoi et à la réception des renseignements dans les directions générales de l’AC.

À l’exception du Programme des renvois du Québec, toutes les entrevues ont permis de conclure qu’il n’existe pas de processus de délégation en place et que les personnes interviewées ne connaissaient pas le contenu de l’annexe C du PE.

En ce qui concerne les échanges de renseignements proprement dits, les entrevues et l’examen de dossiers ont permis aux employés de la Vérification interne de conclure que les renseignements reçus de Revenu Québec respectent ce qui est indiqué à l’annexe B.

Recommandation

La DGSI devrait fournir aux gestionnaires des paramètres afin de définir les exigences visant à désigner des employés autorisés à échanger des renseignements avec Revenu Québec.

La DGSI, de concert avec la région du Québec, devrait inclure un rappel concernant l’annexe C dans le matériel de formation. Ceci permettra d’accroître la sensibilisation des gestionnaires et des agents de liaison au fait que les renseignements ne devraient être échangés que par des employés désignés et autorisés en leur absence.

La DGSI devrait recommander que les directions générales désignent des agents de liaison responsables de la réception des documents.

Plan d’action

Le directeur des programmes fiscaux dans la région du Québec analysera et déterminera le nombre d'agents de liaison requis pour échanger des renseignements, conformément aux exigences du PE. Le directeur des programmes fiscaux dans la région du Québec précisera le processus visant à nommer des agents de liaison lors des rencontres de l’EGR et de l'équipe régionale du directeur adjoint, et y discutera des critères pour procéder à de telles nominations. Ces plans d’action seront complétés en collaboration avec la DGSI. La date d’achèvement prévue est en mai 2014.

La DGSI révisera le PE et ses annexes d'ici octobre 2013. Le directeur des programmes fiscaux dans la région du Québec fera un rappel à l'EGR concernant les exigences en matière de renseignements de Revenu Québec et de leur communication. La date d’achèvement prévue pour ce plan d’action est en 2014.

La DGSI effectuera une analyse afin de déterminer la pertinence de nommer des agents de liaison pour les envois de renseignements en masse reçus. De concert avec Revenu Québec, la DGSI mène actuellement une analyse afin de cerner tous les envois de renseignements en masse reçus de Revenu Québec. La date d’achèvement prévue pour ce plan d’action est en juin 2014.

2.0 Protection des renseignements

Période de conservation

L’annexe G du PE énumère les méthodes de dispositions finales des documents reçus en format papier et par voie électronique. Afin de procéder à la disposition des documents, une période de conservation doit être connue et appliquée. Toutefois, les employés interviewés n’ont pas fait de distinction en ce qui concerne la conservation des documents reçus de Revenu Québec. Les employés utilisent les mêmes normes de classement et d’entreposage qui s’appliquent à l’ARC. Aucune directive particulière n’a été donnée pour la conservation de ces renseignements. Il y a toutefois une exception : dans le Programme des renvois du Québec, une période de conservation de cinq ans est prescrite et appliquée.

Recommandation

La DGSI devrait définir la période de conservation des renseignements reçus de Revenu Québec, communiquer celle-ci à tous les employés impliqués dans l’échange de renseignements et fournir un document de référence.

Plan d’action

La DGSI ajoutera une section à leur matériel de formation qui portera sur la conservation des renseignements reçus de Revenu Québec. La date d’achèvement prévue pour ce plan d’action est en juin 2014.

Système de gestion des dossiers

Conformément à l’annexe A « Rôles et responsabilités » de la Politique de gestion de l’information, les dirigeants de l’ARC doivent rendre compte de la gestion de l’information dans leur direction générale ou région.

Dans la région du Québec, les documents papier reçus de Revenu Québec sont consignés dans un chiffrier électronique. Dans le Programme des renvois du Québec, les documents reçus sont consignés dans une base de données. Des formulaires de suivis des dossiers sont remplis et envoyés aux archives, et des suivis sont effectués par la Gestion des documents.

Comme pratique exemplaire, la Direction des comptes clients de la DGSCGC inscrit une note sommaire au compte du client dans l’ordinateur central de l’ARC pour les échanges téléphoniques entre l’ARC et Revenu Québec. Actuellement, il n’existe aucune directive concernant les méthodes de consignation des renseignements reçus de façon verbale.

Recommandation

La DGSI devrait veiller à ce que les directions générales et la région du Québec soient informées de leurs obligations de consigner adéquatement les renseignements reçus de façon verbale.

Plan d’action

Le directeur des programmes fiscaux dans la région du Québec, en collaboration avec la DGSI, émettra une directive afin d’informer les agents de liaison du recouvrement que tous les renseignements  reçus de façon verbale avec un agent de liaison de Revenu Québec doivent être saisis dans le dossier du contribuable aux fins de conservation. La date d’achèvement prévue pour ce plan d’action est en juin 2014.

Conclusion

Dans l’ensemble, l’ARC observe les modalités qui régissent l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements reçus de Revenu Québec.

Toutefois, certaines améliorations devraient être apportées afin de mieux doter les employés et les gestionnaires de directives et d’outils nécessaires à l’échange de renseignements avec Revenu Québec.

Les rôles et responsabilités des employés et des gestionnaires impliqués dans la réception des renseignements de Revenu Québec devraient être mieux définis. De concert avec les gestionnaires, la DGSI devrait apporter des améliorations relativement à la promotion du PE et de ses annexes, à la création de procédures de travail spécifiques et aux méthodes de consignation des renseignements. Un processus de communication devrait être établi une fois que les rôles et les responsabilités auront été définis.

La séance de formation existante sur l’échange de renseignements devrait inclure les exigences pour les documents reçus conformément à l’annexe B de l’Entente ainsi qu’un rappel concernant l’annexe F « Normes générales de sécurité ».

Conformément à l’annexe C de l’Entente, des paramètres devraient être élaborés afin de déterminer les exigences de nommer des membres du personnel désigné à la réception et à la transmission des renseignements, et ce, plus particulièrement au niveau des directions générales. Les exigences relatives au processus de délégation du personnel autorisé devraient également être ajoutées à la séance de formation.

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