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Rapport d’évaluation de l’inscription des entreprises

Rapport final

Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Octobre 2012

Table des matières

Résumé

Introduction

En juin 2011, le Comité de gestion de la vérification et de l'évaluation de l'Agence du revenu du Canada (ARC) a approuvé le Cadre d'évaluation de l'inscription des entreprises. Ce cadre a permis de définir deux questions à poursuivre dans le cadre de l'étude d'évaluation, soit (1) l'inscription des entreprises est-elle administrée efficacement et avec efficience? et (2) l'inscription des entreprises est-elle coordonnée adéquatement à l'Agence?

Contexte

Le numéro d'entreprise (NE) a été introduit en 1994 afin d'attribuer aux entreprises un identificateur unique lorsqu'elles communiquent avec les gouvernements fédéral et provinciaux. Le processus d'inscription au NE a été conçu afin de permettre aux entreprises de fournir une seule fois des renseignements que différents organismes gouvernementaux participants utiliseront souvent, et de ce fait, d'alléger le fardeau administratif qui incombe aux entreprises et de réduire les chevauchements dans l'ensemble des programmes gouvernementaux. Jusqu'à maintenant, six ministères et organismes fédéraux ainsi que de nombreuses organisations des gouvernements provinciaux ont adopté le NE pour l'exécution de plus de 100 programmes. L'ARC est le registraire de tous les ministères et organismes fédéraux qui ont adopté le NE.

La Division du numéro d'entreprise (DNE), Direction des déclarations des entreprises (DDE) de la Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP), est responsable sur le plan fonctionnel de veiller à ce que les entreprises soient inscrites correctement et efficacement. Cependant, un certain nombre d'autres secteurs à l'ARC se sont vu attribuer l'autorité d'inscrire des comptes d'entreprises dans le cadre de leurs activités, dans un effort visant à fournir des services avec efficience et en temps opportun.

En 2010-2011, un total de 339 647 nouvelles entreprises se sont inscrites relativement à 398 010 comptes d'entreprises à l'aide de différentes options d'inscription. Actuellement, on compte tout juste un peu plus de 7,7 millions de comptes dotés d'un NE.

Méthodes

Diverses méthodes ont été employées afin d'aborder les questions liées à l'évaluation, y compris des entrevues auprès du personnel et de la direction de l'ARC, une analyse de données, l'examen des pratiques d'autres administrations fiscales et des entrevues avec celles-ci, ainsi que des examens de la documentation.

Constatations et conclusions

Bien que l'ARC traite les demandes avec efficience, les coûts de programme varient considérablement selon la méthode d'inscription choisie.

L'inscription au moyen de l'option en direct semble s'avérer la méthode d'inscription la plus rentable et efficace.

On a constaté des incohérences quant à la façon d'obtenir des renseignements, et des données sur l'inscription incomplètes peuvent nuire à l'évaluation des risques et aux autres activités d'observation.

En dernier lieu, l'ARC n'a pas confié à la DDE un mandat complet en matière d'observation et de vérification comprenant des responsabilités de surveillance correspondantes pour l'inscription des entreprises. Sans rôles et responsabilités clairement définis, l'administration efficace du processus d'inscription des entreprises risque d'être compromise.

Recommandations

  1. Un comité devrait être mis sur pied afin d'examiner les politiques, les procédures et toute loi à l'appui de l'inscription du NE, ou touchant celle-ci, afin de veiller à ce que l'ARC obtienne des renseignements au moment de l'inscription, et qu'elle ait l'autorité d'obtenir de tels renseignements, afin de l'aider à déployer ses efforts en matière observation.
  2. Que ce soit par l'intermédiaire d'un comité ou par d'autres moyens, un examen des méthodes d'inscription actuelles devrait être effectué afin de veiller à ce que l'ARC offre les méthodes les plus rentables et efficaces qui tirent pleinement avantage de la technologie, des données existantes ainsi que des processus de vérification et de validation.
  3. Le mandat, les rôles, les responsabilités et les ressources disponibles de la DDE devraient faire l'objet d'un examen afin de veiller à ce qu'elle dispose des moyens, de la responsabilisation et de l'autorité nécessaires pour exécuter un programme d'inscription des entreprises complet et efficace.

1. Introduction

En juin 2011, le Comité de gestion de la vérification et de l'évaluation a approuvé le Cadre d'évaluation de l'inscription des entreprises. L'étude d'évaluation portait essentiellement sur les enjeux liés à l'efficacité, à l'efficience et à la coordination de l'inscription à l'Agence du revenu du Canada (ARC). Le présent rapport présente les constatations, les conclusions et les recommandations de l'évaluation.

2. Contexte

2.1 Qu'est-ce qu'un NE?

Un numéro d'entreprise (NE) est un numéro à neuf chiffres suivi d'un identificateur du compte de programme composé de deux lettres et de quatre chiffres. Par exemple, une entreprise qui souhaite s'inscrire auprès de l'ARC en vue d'obtenir un NE, un compte de TPS/TVH et deux comptes de paie recevra un NE et des identificateurs de compte comme suit :

Le numéro d'entreprise (NE) a été introduit en 1994 afin d'attribuer aux entreprises un identificateur unique lorsqu'elles communiquent avec les gouvernements fédéral et provinciaux. Le processus du NE a été conçu afin de permettre aux entreprises de fournir une seule fois des renseignements que différents organismes gouvernementaux participants utiliseront souvent, et de ce fait, d'alléger le fardeau administratif qui incombe aux entreprises et de réduire les chevauchements dans l'ensemble des programmes gouvernementaux.

Jusqu'à maintenant, six ministères et organismes fédéraux ainsi que de nombreuses organisations des gouvernements provinciaux ont adopté le NE pour l'exécution de plus de 100 programmes. L'ARC est le registraire de tous les ministères et organismes fédéraux qui ont adopté le NE.

2.2 Description du programme

Avant l'introduction du NE, les entreprises étaient tenues de s'inscrire auprès de divers secteurs de programme à l'ARC (c.-à-d. les retenues sur la paie, la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH), les importations-exportations ou l'impôt sur le revenu) et d'obtenir un identificateur pour chaque programme. Depuis sa mise en place, les entreprises peuvent s'inscrire auprès de plusieurs sources et par divers moyens afin d'obtenir un NE auprès de l'ARC : par courrier ou par télécopieur, par téléphone, en ligne sur le site Web de l'ARC ou automatiquement si une entité est constituée en personne morale par l'entremise d'un partenaire ayant un NE. Ces multiples options ont été introduites afin de faciliter et d'accélérer le processus d'inscription des comptes des entreprises en prévoyant qu'elles maximisent le nombre d'entreprises qui s'inscrivent volontairement et qu'elles aident à réduire le fardeau des contribuables.

Un certain nombre de secteurs dans l'ensemble de l'ARC ont l'autorité d'inscrire des comptes d'entreprises. Toutefois, la Division du numéro d'entreprise (DNE), Direction des déclarations des entreprises (DDE) de la Direction générale des services de cotisation et de prestations (DGSCP), est responsable sur le plan fonctionnel de veiller à ce que les entreprises soient inscrites correctement et efficacement.

En 2010-2011, un total de 339 647 entreprises se sont inscrites relativement à 398 010 comptes d'entreprises à l'aide de différentes options d'inscription. À la fin de 2010‑2011, l'ARC a indiqué que 5,8 millions d'entreprises Note 1 étaient inscrites auprès de l'Agence, ce qui représente 7,7 millions de comptes d'entreprises.

Les sections des Services du numéro d'entreprise (SNE) dans les sept centres fiscaux situés partout au pays ont traité environ 15 % du nombre total d'inscriptions. Les unités des SNE sont responsables d'inscrire les entreprises qui soumettent une demande par courrier et par télécopieur et qui figurent dans la Gazette du Canada Note 2. La DGSCP a l'autorité fonctionnelle des unités de SNE. Presque 18 % de toutes les inscriptions ont été traitées au moyen du portail de l'Inscription en direct des entreprises (IDE) disponible sur le site Web de l'ARC. L'IDE est fait sur mesure pour les petites et moyennes entreprises qui n'ont pas d'exigences complexes en matière d'inscription.

Les inscriptions par téléphone sont traitées par des agents provenant de quatre centres d'appels des demandes de renseignements situés partout au pays et représentent tout juste un peu plus de 30 % des inscriptions. Environ 3 % des nouvelles inscriptions sont traitées aux bureaux des services fiscaux (BSF) locaux. De plus, environ 1 % des entreprises sont inscrites par les programmes des non-déclarants et des non-inscrits dans les BSF locaux et au moyen du Programme d'identification de l'inscription qui exerce ses activités à partir du centre fiscal de Summerside. Ces fonctions d'inscription relèvent de la responsabilité de la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC).

Pour terminer, on fournit automatiquement un compte de NE aux fins d'impôt des sociétés à tout juste un peu moins de 31 % des inscrits au NE lorsque ceux-ci sont constitués en personne morale auprès des partenaires fédéraux ou provinciaux. Industrie Canada et les provinces partenaires fournissent à l'ARC les renseignements obtenus au moment de la constitution en personne morale en vertu des modalités de nombreux protocoles d'entente. L'ARC a convenu d'accepter ces renseignements afin de faciliter l'inscription des comptes de sociétés.

La figure 1 illustre une répartition du nombre total de comptes inscrits en 2010-2011 au moyen des diverses méthodes d'inscription.

Figure 1

Comptes d'entreprises inscrits en 2010-2011 par méthode d'inscription

Source : Analyses des données sur le NE de la DGVEE Note 3

2.3 Autorité législative

Il n'existe aucune disposition législative qui régit l'inscription au NE; rien ne stipule la façon dont les renseignements devraient être communiqués ou quels renseignements normalisés sont requis. Selon la source auprès de laquelle une inscription est demandée (c.‑à‑d. un gouvernement provincial, Industrie Canada ou l'ARC), les exigences en matière d'inscription diffèrent d'une source à l'autre.

Parmi les diverses lois que l'ARC est responsable d'administrer, la Loi de l'impôt sur le revenu (LIR) et la Loi sur la taxe d'accise (LTA) font mention du NE.

Ainsi, le paragraphe 248(1) de la LIR définit le numéro d'entreprise comme « le numéro, sauf le numéro d'assurance sociale, utilisé par le ministre pour identifier les entités suivantes, et dont il les a avisé :

Le paragraphe 240(1) de la LTA exige que toute personne qui effectue une fourniture taxable au Canada s'inscrive aux fins de la loi. Conformément au paragraphe 241(1), le ministre peut inscrire toute personne qui lui présente une demande d'inscription et lui attribuer un numéro d'entreprise.

2.4 Inscription et observation

L'inscription des entreprises et l'un des quatre piliers de l'observation à l'ARC. L'inscription des entreprises, en ce qui a trait à l'administration fiscale, a pour but unique d'obtenir des renseignements qui appuient les activités d'observation. Elle donne à l'ARC la possibilité d'obtenir les renseignements nécessaires afin de s'assurer que les entreprises sont adéquatement informées de leurs obligations et qu'on leur envoie des formulaires et des rappels, et afin de traiter les enjeux liés à l'observation au fur et à mesure qu'ils surviennent. L'inscription des entreprises n'est pas seulement le point d'accès aux programmes de l'ARC, mais, comme l'indique la figure 2, les renseignements relatifs au NE constituent aussi le fondement de toutes les activités subséquentes d'établissement de cotisations, de comptabilité et d'observation.

Figure 2

Incidence des renseignements relatifs au NE Note 4

Source : Graphique modifié provenant du Manuel de formation des SNE.

Les entreprises qui demandent un NE auprès de l'ARC doivent fournir certains renseignements, peu importe le secteur d'activité Note 5, le type d'entreprise Note 6 ou la méthode d'inscription Note 7. Les renseignements demandés sont principalement des renseignements de base (p. ex., nom, adresse, numéro de téléphone et preuve d'identification sous la forme d'un numéro d'assurance sociale (NAS) du propriétaire, des associés, des directeurs d'entreprise ou des agents) ainsi que des renseignements sur l'entreprise, y compris une description de l'activité commerciale principale.

Les renseignements sur l'inscription des entreprises sont téléchargés dans la majorité des systèmes de données opérationnels de l'ARC. Ces renseignements aident l'ARC dans ses efforts en matière d'observation, tels que l'évaluation du risque d'inobservation fiscale, la détermination des charges de travail relatives à l'observation dans les diverses directions générales et la facilitation du travail des vérificateurs, des agents de recouvrement et des enquêteurs. Le fait d'assurer que les renseignements sur l'inscription des entreprises sont complets et exacts est essentiel au succès de ces activités d'observation fiscale – en ce qui concerne l'administration de l'impôt, l'inscription des entreprises a pour but unique de faciliter l'observation des obligations fiscales.

3. Portée de l'évaluation et contraintes

La portée de la présente évaluation était limitée à un examen du traitement des inscriptions de comptes d'entreprises auprès de l'ARC. Elle ne s'applique pas aux relations entre l'ARC et ses partenaires externes. En se fondant sur les consultations et les recherches effectuées en préparation du cadre d'évaluation, la Division de l'évaluation des programmes (DEP) a cerné les deux questions suivantes :

Question 1 : L'inscription des entreprises est-elle administrée efficacement et avec efficience?

Afin de répondre à cette question, notre examen a compris une évaluation de l'exhaustivité et, dans la mesure du possible, de l'exactitude des renseignements sur l'inscription, ainsi qu'un examen des processus de validation et d'authentification. Nous avons également examiné les répercussions de la qualité des données liées à l'inscription sur les activités d'observation en aval. Enfin, nous avons effectué un examen de l'efficacité des processus d'inscription dans l'ensemble de tous les secteurs responsables à l'ARC.

Question 2 : L'inscription des entreprises est-elle coordonnée adéquatement à l'ARC?

Afin de répondre à cette question, nous avons examiné la mesure dans laquelle les rôles et responsabilités régissant l'inscription sont clairs et assignés correctement ainsi que la question de savoir si la collaboration permet d'améliorer les processus d'inscription des entreprises. Nous avons également évalué la mesure dans laquelle la collaboration se manifeste au sein de toutes les parties à l'ARC responsables des processus d'inscription et entre les unités de traitement des inscriptions et les utilisateurs des renseignements.

Contraintes

Bien que nous ayons déterminé que l'exactitude est l'une des caractéristiques de l'efficacité des programmes, nous n'avons pas été en mesure, sauf dans des circonstances très limitées, d'examiner l'exactitude des données liées à l'inscription en raison de contraintes de temps.

4. Méthodes

Les méthodes de collecte et d'analyse de données suivantes ont été employées dans le cadre de la présente évaluation :

5. Constatations de l'évaluation

5.1 Efficience et efficacité des inscriptions

Les inscriptions sont traitées en temps opportun; toutefois, les coûts varient selon la méthode d'inscription.

Les inscriptions par téléphone représentent la majorité des inscriptions traitées par l'ARC, soit environ 44 % des comptes inscrits. Selon des données de l'ARC, environ 5 % des 3,5 millions de demandes de renseignements des entreprises reçues en 2010-2011 visaient à s'inscrire ou à ouvrir un compte. Selon la moyenne de 6,3 minutes et un coût de 8,14 $ par demande de renseignements Note 8, les coûts associés aux ressources de l'ARC requises pour traiter 120 000 demandes d'inscription par téléphone s'élèvent à environ 1 million de dollars.

Les demandes traitées aux SNE (p. ex., par courrier et par télécopieur) représentent 22 % des comptes inscrits à l'ARC en 2010-2011. Selon une moyenne de 8 minutes pour traiter une demande d'inscription à un coût de 4,20 $, le coût annuel pour traiter 60 740 comptes s'élève tout juste à un peu plus de 255 000 $.

La majeure partie des 70 542 comptes inscrits en 2010-2011 au moyen de l'IDE (soit 26 % des comptes inscrits à l'ARC) entraîne des coûts marginaux négligeables pour l'ARC puisque la plupart des renseignements sont vérifiés et traités en utilisant une logique de système et leur traitement requiert très peu d'intervention humaine. Dans l'ensemble, il s'agit de la méthode d'inscription la plus efficiente.

Dans la plupart des cas, les entreprises qui veulent s'inscrire au moyen de l'IDE ou par téléphone reçoivent immédiatement un NE dès la fin du processus. Le traitement des demandes reçues par télécopieur ou par courrier dépasse la norme de service de l'ARC, selon laquelle 95 % des inscriptions sont traitées en 10 jours (en 2011-2012, 98 % des inscriptions ont été traitées en 10 jours).

On a constaté des incohérences quant à la façon d'obtenir des renseignements ainsi qu'une divergence des exigences aux fins d'inscription.

Il n'existe aucune disposition législative qui régit l'utilisation des renseignements ou qui stipule les renseignements requis pour obtenir un NE. Selon la source auprès de laquelle une inscription est demandée (c.‑à‑d. un gouvernement provincial, Industrie Canada ou l'ARC), les exigences en matière d'inscription diffèrent d'une source à l'autre et selon les circonstances.

Le formulaire de demande d'un NE (RC1) de l'ARC demande à tous les demandeurs de fournir le numéro d'assurance sociale (NAS) du propriétaire, des associés, des directeurs d'entreprise ou des agents de l'entreprise. Le NAS est un identificateur universel utilisé pour accéder à de nombreux programmes du gouvernement et doit être présenté dans des circonstances précises. Ces circonstances sont imposées par la loi. L'ARC utilise le NAS comme moyen d'authentifier l'identité des demandeurs.

PROTÉGÉ

Les organisations partenaires reçoivent des renseignements qui sont pertinents à l'administration de leurs propres programmes et attribuent des NE qui sont exclusifs à ces programmes. De plus, les sociétés constituées en personne morale auprès des partenaires provinciaux et fédéraux sont automatiquement inscrites pour qu'on leur assigne un NE aux fins d'impôt des sociétés en fonction des renseignements fournis par les organismes partenaires acheminés à l'ARC en vertu des protocoles d'entente. PROTÉGÉ.

Parmi les 191 770 entreprises inscrites à des comptes d'impôt des sociétés à l'ARC, on a automatiquement attribué à 64 % d'entre elles (soit 122 109) un NE aux fins de l'impôt des sociétés en raison de leur constitution en personne morale auprès des partenaires provinciaux ou fédéraux. La totalité (soit 100 %) de ces comptes inscrits ne comportait pas de NAS ou de description de l'activité commerciale principale.

Dans l'ensemble, pour l'exercice 2010-2011, 43 % des comptes inscrits ne comportaient pas de NAS, 39 %, de description de l'activité commerciale principale, 20 %, d'identification du propriétaire et 24 %, de numéros de téléphone des personnes-ressources. Consultez la figure 3 pour voir une répartition des renseignements manquants par méthode d'inscription.

Figure 3

Renseignements manquants au moment de l'inscription initiale par méthode d'inscription (2010-2011)

Pourcentage du total des inscriptions

Méthode NAS manquant Description manquante de l'activité commerciale principale Numéro de téléphone manquant Nom du propriétaire manquant Total des inscriptions
Demandes auprès des partenaires externes 100 % 99 % 53 % 50 % 122 109
Par téléphone 6 % 6 % 1 % 0 % 120 673
Inscription en direct des entreprises 0 % 0 % 0 % 0 % 70 542
« Autre » méthode 62 % 40 % 58 % 47 % 39 787
Par télécopieur 44 % 26 % 8 % 0 % 26 311
Par courrier 35 % 15 % 17 % 3 % 18 588
Total 43 % 39 % 24 % 20 % 398 010

Le pourcentage des renseignements manquants sous la catégorie des demandes auprès des partenaires externes dans la figure 3 ne devrait pas être considéré comme une critique des partenaires de l'ARC. Ces renseignements ne sont pas demandés par les partenaires. La figure 3 présente les renseignements manquants au moment de l'inscription initiale. La DGSCP a indiqué qu'elle examine ces comptes dans les 30 jours suivant l'inscription et tente d'obtenir les renseignements manquants (voir la section 5.2). Même si des données n'étaient pas disponibles pour démontrer la mesure dans laquelle les renseignements manquants de 2010-2011 ont été obtenus à la suite d'un examen après l'inscription, la DGSCP a fourni des données indiquant que, de toutes les entreprises inscrites dans le système (4,8 millions), les pourcentages globaux des renseignements manquants allaient comme suit :

Les inscriptions en direct sont celles qui permettent d'obtenir le plus de renseignements complets.

Comme il est indiqué ci-dessus, les entreprises peuvent s'inscrire au moyen de diverses méthodes, et selon la méthode choisie, les exigences en matière de renseignements et l'exhaustivité des champs varient considérablement. Cependant, les demandeurs qui veulent s'inscrire au moyen du portail de l'IDE de l'ARC doivent fournir tous les renseignements requis pour être admissible à un NE. Le NAS et une description de l'activité commerciale principale sont des renseignements obligatoires. En outre, les demandeurs de l'IDE qui sont des propriétaires uniques doivent avoir produit une déclaration de revenus pour être admissible à un NE.

Les taux d'inobservation dans la population des petites et moyennes entreprises (PME) démontrent le besoin d'obtenir des données complètes et exactes.

Les données de l'ARC indiquent que les petites et moyennes entreprises (PME), qui représentent 99 % de la population du NE, affichent des taux d'inobservation plus élevés que chez les déclarants particuliers et, selon le type d'entreprise ou sa nature, les risques liés à l'observation varient considérablement entre les secteurs. Comme le révèlent les données de l'ARC, les PME sont un groupe à risque élevé en ce qui concerne l'inobservation puisque, en général, il n'y a pas de données provenant de tiers avec lesquelles on peut comparer les renseignements qu'elles ont déclarés Note 9.

La Direction générale des programmes d'observation (DGPO) publie un Rapport de surveillance de l'observation qui présente les résultats des principaux segments de contribuables (soit les particuliers, les entreprises non constituées, les sociétés, les inscrits aux fins de la TPS/TVH et les employeurs). La DGPO emploie une série d'indicateurs de l'observation afin de déterminer les taux d'observation pour chaque segment de la population, englobant toutes les exigences pertinentes en matière d'observation, y compris celles relatives à la production, à la déclaration et au paiement.

Les indicateurs de l'inobservation en matière de déclaration dans le cadre du Programme de vérifications aléatoires (PVA) Note 10 indiquent un taux d'inobservation en matière de déclaration aussi élevé que 25 % pour ce qui est des comptes de sociétés et que 30 % pour ce qui est des comptes de la TPS/TVH Note 11. Ces mêmes groupes affichent un taux d'inobservation liée à la production tardive de 28 % et de 44 % respectivement. De plus, bien que le rapport reste muet sur les taux d'inobservation en matière de paiement chez les inscrits aux fins de la TPS/TVH, tout juste un peu moins de 34 % des détenteurs de comptes de sociétés omettent de payer dans les délais prescrits.

PROTÉGÉ

Les données sur l'inscription incomplètes peuvent nuire à l'évaluation des risques et aux autres activités d'observation.

L'inscription des entreprises aux fins de l'impôt a pour but unique d'appuyer les activités d'observation subséquentes (volontaires, améliorées et exécutées).

L'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE), dans son rapport de mars 2011 intitulé L'administration fiscale dans les pays de l'OCDE et dans certains pays hors OCDE : série « Informations comparatives » (2010) a émis le commentaire suivant :

La plupart des pays ont mis en place un système complet d'enregistrement et d'identification des contribuables qui constitue un élément essentiel du système fiscal et sur lequel reposent les activités liées au dépôt des déclarations, au recouvrement et à la liquidation de l'impôt.

Pour certaines autorités fiscales, l'enregistrement consiste à tenir à jour des informations d'identification (pour les personnes physiques, par exemple, le nom et le prénom, l'adresse ainsi que la date de naissance; pour les entreprises, le nom complet, l'adresse du lieu d'exercice de l'activité et l'adresse postale) en utilisant un numéro de citoyen ou d'entreprise qui est généralement valable dans l'ensemble de l'administration et qui, en matière fiscale, permet l'identification des contribuables en vue d'accomplir toute une série d'actions administratives (envoi d'avis, détection des défauts de déclaration, suivi des mesures d'exécution).

L'ARC ne dispose que de ressources limitées pour traiter les enjeux liés à l'observation et doit donc recourir à des renseignements et à une évaluation des risques pour diriger ses activités d'observation. Les processus d'évaluation des risques et des renseignements dépendent de renseignements que recueille l'ARC et qui, dans la mesure du possible, doivent être complets, exacts et pertinents.

Nous avons mené des entrevues auprès d'un échantillon représentatif du personnel de l'observation Note 12 dans les bureaux locaux et à l'Administration centrale, et nous avons examiné les processus de cotation des risques et des renseignements afin de mieux comprendre la façon dont les données sur l'inscription influent sur les activités d'observation subséquentes. Les membres du personnel de l'observation ont indiqué à l'unanimité qu'il était essentiel, dans le cadre de leur travail, de disposer de renseignements sur l'inscription complets et exacts. Le manque de renseignements ou des renseignements erronés PROTÉGÉ.

Une description de l'activité commerciale principale manquante ou erronée peut nuire à la cotation des risques ou à l'analyse sectorielle utilisée pour cerner les tendances en matière d'observation.

L'ARC saisit la description de l'activité commerciale principale au moment de l'inscription et l'achemine à Statistique Canada. Par la suite, Statistique Canada détermine le code approprié du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) Note 13 à attribuer. L'ARC utilise ensuite ces codes aux fins des programmes d'observation. La DGPO indique qu'elle est en mesure de fournir des niveaux d'observation statistiquement valides dans l'ensemble des secteurs industriels en utilisant le code du SCIAN de concert avec son nouveau Programme de vérification de la recherche (PVR). La DGPO affirme que l'ARC profitera du PVR en disposant de ce qui suit :

Statistique Canada a déterminé Note 15 que l'activité commerciale de plus de la moitié (soit 55 %) des 400 000 entreprises inscrites auprès de l'ARC en 2008 n'était pas suffisante pour permettre l'attribution d'un code du SCIAN. Statistique Canada a également déterminé que parmi les 5 millions d'entreprises inscrites auprès de l'ARC, 13,2 % d'entre elles avaient un code du SCIAN erroné, allant de 3,5 % dans les secteurs de la santé et de l'aide sociale à 33,5 % dans le secteur de la gestion de sociétés et d'entreprises.

Ces erreurs auraient probablement une incidence sur l'exactitude de l'analyse sectorielle et, conséquemment, sur l'exactitude de la sélection des vérifications Note 16. Notre analyse indique que 39 % des entreprises inscrites en 2010-2011 ne comportent aucune description de l'activité commerciale principale.

La direction de la DGSCP a indiqué qu'au cours des dernières années, l'ARC a travaillé avec Statistique Canada et Finances Canada afin de mettre en œuvre de nombreuses initiatives conçues pour améliorer la qualité des données des codes du SCIAN, y compris l'établissement d'un groupe de travail sur les codes du SCIAN avec Finances Canada.

Administration d'un numéro d'entreprise unique en Australie.

L'Australie a adopté un numéro d'entreprise unique (Australian Business Number ou ABN) avec l'adoption de la New Tax System (Australian Business Number) Act 1999. Cette Loi a pour principal objectif ce qui suit :

[Traduction]

(1) […] faire en sorte qu'il soit plus facile pour les entreprises de mener leurs affaires avec le gouvernement australien. Pour ce faire, on établit un système pour inscrire les entreprises et leur attribuer un numéro d'identification unique pour qu'elles puissent s'identifier de manière fiable aux fins suivantes :

a) dans le cadre de toutes les affaires qu'elles traitent avec le gouvernement australien;

b) pour toute autre fin du Commonwealth.

(2) Sans limiter la portée du paragraphe 1)b), cette loi a pour objet principal de permettre aux entreprises de s'identifier de manière fiable aux fins d'application des lois sur l'impôt.

L'inscription et l'attribution d'un numéro d'entreprise sont administrées par le Australia Business Register (ABR) (Registre des entreprises de l'Australie), un organisme indépendant qui relève de la direction du commissaire du Australia Tax Office.

La loi exige que des renseignements normalisés soient recueillis au moment de l'inscription. L'ABR doit inscrire un demandeur s'il est convaincu que le demandeur satisfait aux critères suivants :

L'ABR stipule clairement sur son site Web que [Traduction] « si un niveau élevé de confiance ne peut être obtenu concernant l'identité d'une entité selon les données fournies, l'authentification et donc l'attribution d'un ABN lui seront refusées ». Cela est en grande partie attribuable au fait que l'ABR croit qu'il est responsable d'assurer l'intégrité des renseignements dans son registre afin de maintenir la crédibilité de ce dernier.

Comme moyen de contrôler l'uniformité, l'inscription en vue d'obtenir un ABN se limite à deux voies de service, c.‑à‑d. en direct ou par écrit en remplissant un formulaire prescrit. L'ABR encourage l'utilisation du service d'inscription en direct et a réussi à amener la plupart des demandeurs à faire la transition vers le portail d'inscription en direct – environ 90 % des inscriptions sont traitées en direct.

La Loi ne prescrit pas la façon dont l'ABR doit tenir le registre à jour. Toutefois, elle exige que les inscrits veillent à ce que leurs renseignements soient exacts et à jour. Elle stipule également que les inscrits doivent aviser l'ABR dans un délai de 28 jours si les renseignements qu'ils ont fournis antérieurement ne sont plus corrects. L'inobservation de cette exigence constitue une infraction en vertu du paragraphe 8C de la Taxation Administration Act (Loi sur l'administration de l'impôt) de 1953, ce qui pourrait entraîner une poursuite contre l'inscrit et l'imposition de pénalités.

Figure 4

Processus d'inscription en vue d'obtenir un ABN

Source : Australian National Audit Office – Administration of Australian Business Number Registrations – Australian Taxation Office, juin 2003.

5.2 Coordination de l'inscription des entreprises à l'ARC

En tant que gardienne du NE, la DNE a pris des mesures afin d'évaluer et d'améliorer la qualité des données et d'assurer le caractère complet des données d'inscription.

La DNE a reconnu que des données sur l'inscription incomplètes sont problématiques et nuisent aux efforts d'observation que déploie l'ARC, et elle a pris des mesures en collaboration avec la DGPO afin d'évaluer les conséquences. Un projet pilote, centralisé dans le bureau de l'Intérieur‑Sud de la Colombie-Britannique, a été lancé en novembre 2011 afin de déterminer la mesure dans laquelle des données sur l'inscription incomplètes ont des conséquences sur la sélection des vérifications et sur leurs résultats Note 17. Au moment de l'évaluation, les résultats n'étaient pas encore connus.

En 2010, une équipe d'examen du numéro d'entreprise a été mise sur pied à Whitby, en Ontario, en vue de communiquer avec tous les propriétaires d'entreprises nouveaux et existants ou avec les représentants autorisés d'entités juridiques afin de valider ou de mettre à jour tous les renseignements d'identification du NE, tels que les suivants :

De plus, un programme d'examen amélioré de l'inscription aux fins de la TPS/TVH est exécuté aux centres fiscaux de St. John's et de Winnipeg depuis 2000 et dont le mandat consiste à examiner toutes les nouvelles inscriptions aux fins de la TPS/TVH pour détecter des renseignements manquants ou incomplets et à renvoyer des comptes aux fins d'une enquête plus approfondie en fonction de critères établis par la DGPO et le Programme des non-déclarants/non-inscrits.

Bien que ces initiatives tentent de recueillir des renseignements incomplets après l'inscription, elles vont à l'encontre d'un des objectifs initiaux du NE qui visait à obtenir tous les renseignements nécessaires une seule fois au moment de l'inscription. De plus, les fonctions conçues après l'inscription afin d'obtenir des renseignements manquants ou incomplets qui auraient pu être obtenus au moment de l'inscription augmentent les coûts de programme.

Il y a preuve de collaboration entre la DNE et les autres secteurs responsables de l'inscription ainsi qu'entre la DDE et les utilisateurs des renseignements.

Nous avons examiné les ordres du jour et les procès-verbaux de réunions tenues entre la DDE et les secteurs responsables d'activités relatives aux enjeux liés à l'inscription ou à l'observation. Ces réunions portaient sur des enjeux allant du vol d'identité, à la validité des inscrits aux fins de la TPS/TVH, à l'amélioration de l'examen des inscrits aux fins de la TPS/TVH après l'inscription, à l'annulation de l'inscription et à l'incidence des renseignements sur l'inscription incomplets. Les procès-verbaux des réunions que nous avons examinés indiquent une forte sensibilisation aux répercussions de l'inscription des entreprises sur l'observation et un engagement à améliorer les processus d'inscription.

De la même manière, nous avons examiné les ordres du jour et les procès-verbaux de réunions, les courriels et les communiqués entre la DNE et les autres secteurs de l'ARC responsables de l'inscription. Là encore, il semble y avoir un niveau élevé de communication entre tous les secteurs pertinents responsables de l'inscription.

La DNE est devenue le registraire des entreprises de facto sans avoir un mandat complet et clair.

Le régime fiscal du Canada est fondé sur l'autocotisation, et à cet égard, l'ARC semble incomber aux demandeurs le fardeau de déterminer s'ils doivent s'inscrire. L'inscription est une fonction de traitement qui dépend largement de la capacité du demandeur à prendre une décision éclairée. L'évaluation a permis de constater que l'ARC traite les demandes et attribue un numéro d'inscription sans vraiment procéder à l'avance à une évaluation des risques ou à un examen rigoureux de l'observation.

Les gestionnaires de programme à la DNE ont reconnu que leur mandat en matière d'inscription devait au départ consister en une fonction de traitement (qui correspond au mandat de la Section des opérations du numéro d'entreprise), conçue en vue de traiter les demandes et d'attribuer des NE en fonction des renseignements fournis. Il n'était pas prévu que le rôle et la responsabilité de la DNE engloberaient un rôle plus robuste en matière d'observation (c.‑à‑d. l'interprétation des lois, la détermination de l'admissibilité selon l'interprétation des lois et la vérification des renseignements par rapport aux incidences sur l'observation).

La DNE est limitée dans son exécution des politiques et des procédures et lorsqu'il s'agit de fournir une orientation aux divers secteurs disparates qui sont responsables de l'inscription des entreprises. Compte tenu de sa responsabilité directe à l'égard de seulement 15 % de toutes les inscriptions d'entreprises traitées chaque année sans aucun soutien législatif, la DNE est limitée à fournir une orientation générale concernant les exigences en matière d'inscription ou à accepter des données sur l'inscription incomplètes qui doivent être traitées après l'inscription.

Au fil du temps, la DNE est devenue le registraire des entreprises de facto sans avoir une autorisation ou un mandat complet qui englobe tous les aspects du traitement des inscriptions et de l'observation.

6. Conclusion

L'observation volontaire et l'autocotisation, qui constituent le fondement de l'administration fiscale à l'ARC, sont facilitées en aidant les entreprises à observer leurs obligations en matière d'inscription tout en allégeant le fardeau administratif qui leur incombe, grâce à des moyens facilement accessibles à peu de frais. La prémisse sur laquelle le NE est fondé consiste à obtenir une seule fois les renseignements nécessaires qu'utilise souvent l'ARC et d'autres ordres du gouvernement participants. L'inscription des entreprises à l'ARC a pour but unique d'obtenir des renseignements et d'autres données de base afin d'appuyer les activités d'observation subséquentes. En omettant d'obtenir des données complètes, l'intégrité du système et les activités d'observation subséquentes pourraient être compromises.

L'ARC traite efficacement les demandes soit en attribuant un NE après avoir terminé le processus de demande, soit en traitant les demandes dans les 10 jours suivant la soumission d'une demande en format papier. Les coûts de programme varient considérablement selon la méthode d'inscription choisie, allant de 1 million de dollars par année pour ce qui est des inscriptions par téléphone à pratiquement aucun coût en ressources humaines associé à l'IDE.

L'ARC continue d'investir dans la technologie électronique, y compris ses toutes dernières initiatives en matière de services électroniques. L'IDE est le seul moyen d'inscription qui oblige le demandeur à fournir tous les renseignements demandés et qui s'avère être la méthode d'inscription la plus fiable pour ce qui est d'assurer l'exhaustivité. Le système valide actuellement les identités en fonction d'un NAS et offre une fonction de rejet d'après les antécédents en matière de production des propriétaires uniques.

Il existe des risques relativement aux coûts et à l'observation si l'on offre différentes options d'inscription.

En dernier lieu, l'ARC n'a pas attribué à la DDE un mandat complet en matière d'observation et de vérification comprenant des responsabilités de surveillance correspondantes pour l'inscription des entreprises. Sans rôles et responsabilités clairement définis, l'administration efficace du processus d'inscription des entreprises risque d'être compromise.

Il est possible de tirer des leçons de l'expérience de l'Australie. L'ABR n'offre que deux options d'inscription pour obtenir un ABN tout en mettant l'accent sur l'inscription en direct. Il exige aussi que des renseignements normalisés (appuyés par la loi) soient fournis à l'appui des demandes des entreprises. Les responsabilités en matière d'inscription et l'autorité correspondante relèvent exclusivement de l'ABR. L'omission de fournir des renseignements suffisants afin de déterminer l'admissibilité et l'identité du demandeur donnera lieu au rejet de la demande d'inscription.

7. Recommandations

  1. Un comité devrait être mis sur pied afin d'examiner les politiques, les procédures et toute loi à l'appui de l'inscription du NE, ou touchant celle-ci, afin de veiller à ce que l'ARC obtienne des renseignements au moment de l'inscription, et qu'elle ait l'autorité d'obtenir de tels renseignements, afin de l'aider à déployer ses efforts en matière observation.
  2. Que ce soit par l'intermédiaire d'un comité ou par d'autres moyens, un examen des méthodes d'inscription actuelles devrait être effectué afin de veiller à ce que l'ARC offre les méthodes les plus rentables et efficaces qui tirent pleinement avantage de la technologie, des données existantes ainsi que des processus de vérification et de validation.
  3. Le mandat, les rôles, les responsabilités et les ressources disponibles de la DDE devraient faire l'objet d'un examen afin de veiller à ce qu'elle dispose des moyens, de la responsabilisation et de l'autorité nécessaires pour exécuter un programme d'inscription des entreprises complet et efficace.

8. Réponses de la direction de la DGSCP

La réponse et les plans d'action de la direction suivants ont été rédigés par la DGSCP. Ces renseignements n'ont pas été validés par la DGVEE.

Réponse de la direction

La DGSCP reconnaît que la Division de l'évaluation des programmes a obtenu l'approbation afin de fixer la portée de l'évaluation et, en tant qu'organisation indépendante et objective, elle est soumise à l'obligation professionnelle de présenter les preuves qu'elle juge les plus pertinentes.  

Plans d'action

Recommandation no 1 :

Afin de bien comprendre les recommandations formulées dans l'évaluation de programme et les plans d'action de la DGSCP, il faut tenir compte de certains éléments clés du contexte de l'inscription des entreprises :

Les programmes de l'ARC se fondent sur l'observation volontaire pour générer la grande majorité des recettes annuelles qui s'élèvent à 377 milliards de dollars. Ainsi, les services de qualité, tels que l'attribution opportune des NE sans fardeau inutile, est une fonction critique afin de remplir le mandat de l'ARC.

Des contrôles sont également nécessaires pour réduire le risque d'inobservation. L'inscription des entreprises exerce un contrôle clé sur l'intégrité des données après l'attribution initiale des NE qui est semblable à l'approche utilisée par l'ARC pour évaluer les déclarations de revenus des particuliers ou ses programmes de vérification. Nos vérifications de validation après l'attribution initiale des NE améliorent considérablement l'intégrité des données grâce à un investissement annuel de 8 millions de dollars et de plus de 100 équivalents temps plein. Toutefois, le présent rapport ne met pas l'accent sur ces efforts ou sur le fait qu'ils sont constamment accrus et améliorés depuis une évaluation de l'observation de la TPS/TVH menée en 2008.

PROTÉGÉ. De plus, l'ARC ne saisit pas les codes du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) et elle ne les attribue pas. Au lieu, l'Agence fournit des renseignements à Statistique Canada qui, dans son rôle de propriétaire du SCIAN, achemine les codes appropriés à l'ARC. L'utilisation du SCIAN par l'Agence est expressément contrôlée par Statistique Canada, et des codes erronés peuvent entraîner d'importantes répercussions sur les prévisions économiques.

L'évaluation ne porte que sur un aspect du rôle d'observation des NE et fournit des données à l'appui de l'évaluation des risques. Toutefois, les NE apportent d'autres contributions importantes en ce qui a trait à l'observation, à savoir : des renvois au programme des non-déclarants qui permet de générer des recettes fiscales s'élevant à 5 millions de dollars par année, des remboursements réduisant automatiquement la dette de 1,6 milliard de dollars chaque année, et des services de rapprochement des données par les partenaires provinciaux permettant de générer un revenu s'élevant à plus de 100 millions de dollars pour la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail.

Enfin, la principale conclusion du rapport démontre que des données incomplètes pourraient nuire à la capacité de l'ARC à évaluer les risques associés aux entreprises qui paient des impôts. Prenons l'exemple des données sur les NAS. L'énoncé général formulé à cet égard ne s'applique qu'au secteur de revenu de la TSP/TVH (recettes annuelles de 30 milliards de dollars) et n'a aucun impact sur les retenues à la source (recettes annuelles de 204 milliards de dollars), l'impôt des sociétés (recettes annuelles de 46 milliards de dollars) ou les autres droits (recettes annuelles de 10 milliards de dollars), puisque les programmes de vérification de ces secteurs de revenus ne se fondent pas sur les données des NAS.

La DGSCP formera un comité exécutif, d'ici décembre 2012, qui se penchera sur les améliorations éventuelles aux politiques et aux procédures d'inscription ainsi que sur toutes propositions législatives, en plus de celles qui sont déjà en cours d'élaboration. Les aspects touchant la rapidité de la validation des données seront tenus hors de portée jusqu'à ce que les résultats de la deuxième recommandation soient mis au point. Un rapport des travaux réalisés par ce comité sera présenté au Comité des politiques d'ici juin 2013.

Recommandation no 2 :

La DGSCP examinera les coûts et les bienfaits de l'approche actuelle d'inscription par rapport aux options qui permettraient d'obtenir et de valider des renseignements supplémentaires au moment de l'inscription. Les résultats de cette analyse et tout changement proposé seront documentés dans le modèle « Définition du problème opérationnel ou de la possibilité » de la Direction de la gestion des ressources, et une copie de ce rapport sera soumise au commissaire de l'ARC d'ici le 31 mars 2013.

Recommandation no 3 :

La DGSCP consultera les directions générales en ce qui concerne les mandats, les rôles et les responsabilités appropriés, et elle soumettra un rapport comprenant des recommandations au Comité des politiques d'ici septembre 2013.

Note 1 Il se peut que le nombre réel d'entreprises actives soit inférieur. Selon les estimations de Statistique Canada, le nombre d'entreprises actives correspond à 57 % du nombre d'entreprises inscrites auprès de l'ARC. L'ARC ne désinscrit pas activement les comptes.

Note 2 Les SNE n'inscrivent plus les entreprises à l'aide de la Gazette du Canada.

Note 3 La catégorie « Autre » comprend les comptes des non-déclarants et des non-inscrits, les inscriptions faites selon les déclarations produites, ainsi que d'autres inscriptions administratives.

Note 4 Légende : RS&DE – Recherche scientifique et développement expérimental; T1 – déclaration de revenus des particuliers; T2 – déclaration de revenus des sociétés; T3 – déclaration de revenus des fiducies; T5 – déclaration de revenus de placements.

Note 5 TPS/TVH, paie, impôt des sociétés, importations-exportations.

Note 6 Société, particulier, société de personnes, fiducie.

Note 7 Par téléphone, télécopieur, courrier ou l'Inscription en direct des entreprises.

Note 8 Données sur les demandes de renseignements téléphoniques des entreprises de la DGSCGC – 2010-2011.

Note 9 Conférence mondiale du Dialogue fiscal international, L'imposition des petites et moyennes entreprises, Stratégies et techniques de vérification des PME fondées sur la détection et la sélection des risques.

Note 10 Un programme de vérifications aléatoires annuel qui procède à une vérification par rotation des secteurs d'activité des PME depuis 1999 est aussi utilisé pour produire des estimations fiables de l'inobservation en matière de déclaration pour les PME.

Note 11 Renvoie à l'inobservation en matière de déclaration pour les comptes supérieurs à 1 000 $.

Note 12 Un total de 50  vérificateurs, agents de recouvrement et enquêteurs des BSF ainsi que 15 cadres supérieurs des programmes liés à l'observation à l'AC (vérification, recouvrement et recherche).

Note 13 Statistique Canada, en collaboration avec des organismes statistiques aux États-Unis et au Mexique, a créé un système commun de classification des industries appelé SCIAN.

Note 14 Condensé d'observation fiscale de l'Agence du revenu du Canada, numéro 8, printemps 2011.

Note 15 Statistique Canada – The implementation of tools to support the data quality of the Business Register at Statistics Canada [La mise en œuvre d'outils en vue d'appuyer la qualité des données du Registre des entreprises à Statistique Canada], Mario Ménard, novembre 2008.

Note 16 Conférence mondiale du Dialogue fiscal international, L'imposition des petites et moyennes entreprises, Stratégies et techniques de vérification des PME fondées sur la détection et la sélection des risques, Jim Gauvreau, directeur général de la Direction des petites et moyennes entreprises de la Direction générale des programmes d'observation.

Note 17 Nettoyage des données sur le numéro d'entreprise au centre fiscal, à l'appui des programmes d'observation, juin 2011.

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