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Vérification interne (suivi) – Gestion de la discipline

Rapport final

Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques

Juin 2017

Table des matières

Résumé exécutif

Contexte

L’élaboration de normes claires et uniformes fait partie intégrante de la création d’un milieu de travail éthique afin de gérer les cas d’inconduite dans l’éventualité où des employés se comportent de façon inappropriée.

L’alinéa 51(1)f) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada autorise l’Agence du revenu du Canada (ARC) à se doter de normes disciplinaires à l’intention de ses employés et à imposer des sanctions en cas de manquement à la discipline ou d’inconduite, incluant la suspension et le licenciementFootnote 1.

La Direction de la vérification interne de la Direction générale de la vérification de l’évaluation et des risques (DGVER) a effectué une vérification interne de la gestion de la discipline en mai 2014 (voir l’annexe E). Des possibilités d’amélioration ont été relevées en ce qui a trait à l’application, à l’administration et à la reddition de compte sur la discipline, et des plans d’action ont été élaborés afin de tenir compte des recommandations. La présente vérification interne a été menée pour donner suite à la vérification de la gestion de la discipline de 2014.

Objectif

L’objectif de la vérification de suivi consiste à évaluer l’étendue selon laquelle les contrôles internes en place qui ont été sélectionnés sont efficients, efficaces et fonctionnent comme prévu aux fins de l’administration uniforme et opportune de la discipline à l’ARC.

Conclusion

Dans le cadre de la phase de planification de la vérification de suivi, nous avons procédé à l’évaluation de l’exhaustivité des plans d’action de 2014. Cette évaluation a donné lieu à une approche fondée sur le risque pour déterminer sur quels contrôles internes nous devions nous concentrer au cours de la vérification. En effet, sur les 12 recommandations formulées dans le cadre de la vérification interne de la gestion de la discipline de 2014, 9 ont été mises en œuvre et 3 ont été partiellement mises en œuvre.

À la suite de la vérification interne de la gestion de la discipline de 2014, des contrôles internes ont été renforcés dans les secteurs de la documentation des dossiers disciplinaires, de la rapidité d’exécution des mesures disciplinaires et de la pertinence du cadre de surveillance. En outre, des contrôles internes sont en place pour appuyer l’administration uniforme de la discipline de manière uniforme à l’ARC. Il existe toutefois des possibilités d’améliorer les contrôles internes, notamment :

Plan d’action

La DGRH accepte les recommandations formulées dans ce rapport et a élaboré des plans d’action connexes. La Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération élaborera et mettra en œuvre un processus national d’examen de la qualité des dossiers disciplinaires, améliorera les pratiques en matière de communication avec les employés des relations de travail, élaborera un processus normalisé pour les consultations avec le sous-commissaire, sensibilisera les gestionnaires à l’exigence des 30 jours ouvrables et surveillera les exigences en matière de documentation. La DGVER a examiné les plans d’action de la direction et a conclu qu’ils sont adéquats et raisonnables pour donner suite aux recommandations.

Introduction

L’Agence du revenu du Canada (ARC) a établi et maintenu de vastes systèmes de contrôle interne qui aident à atténuer les risques liés à l’atteinte des buts de programme. Les activités de contrôle interne sont conçues pour offrir une assurance raisonnable selon laquelle les objectifs particuliers sont atteints comme prévu et peuvent être classées en catégories selon le genre ou la nature de l’activité. Il est important de comprendre qu’aucune mesure de contrôle en soi ne peut offrir une assurance adéquate, mais que c’est plutôt leur effet combiné qui renforce les contrôles internes.

L’inconduite est un acte ou une omission délibérée de la part d’un employé qui contrevient à la loi, à un règlement, à une règle, au Code d’intégrité et de conduite professionnelle ou d’un instrument de politique de l’ARC, et qui peut mener à la prise de mesures disciplinairesFootnote 2. La gravité de l’inconduite dépend de plusieurs facteurs. Cela comprend la mesure dans laquelle l’inconduite rend l’employé incapable d’effectuer ses tâches d’une manière impartiale ou satisfaisante, nuit à la réputation de l’ARC en général de même qu’à la réputation de ses employés, et brise le lien de confiance qui est essentiel à la relation entre l’employeur et l’employé.

L’élaboration de normes disciplinaires claires et cohérentes est essentielle à la création d’un milieu de travail éthique. En décembre 2015, la Directive sur la discipline de l’ARC, conjointement avec la Politique sur la gestion du milieu de travail, a remplacé la Politique sur la discipline de 2011Footnote 3. La Directive sur la discipline est complétée par les Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employésFootnote 4.

Les sous-commissaires sont responsables de veiller à ce que ces instruments de politique soient mis en œuvre, que leur application soit surveillée et que les gestionnaires et les employés puissent y accéder.

La Directive sur la discipline comprend les trois objectifs suivants :

La Directive comprend un « Tableau des mesures disciplinaires » dans lequel les actes d’inconduite sont associés à des groupes précis, et ces groupes sont liés à un éventail suggéré de mesures disciplinaires (voir la figure 1). Les groupes sont établis en fonction de la gravité de l’inconduite, et l’éventail des groupes a pour but d’aider à atteindre une uniformité dans l’application des mesures disciplinaires. Afin de déterminer la mesure disciplinaire appropriée parmi l’éventail, il est impératif de prendre en considération les facteurs atténuants et les facteurs aggravants ainsi que de consulter avec un conseiller en relations de travail. Les facteurs atténuants sont des circonstances qui peuvent justifier l’atténuation des mesures disciplinaires imposées, alors que les facteurs aggravants peuvent justifier la mesure contraireFootnote 5.

Figure 1: Tableau des mesures disciplinaires (avril 2016)

Les actes d’inconduite sont associés à un groupe ayant un éventail de mesures disciplinaires qui représentent la gravité relative de l’inconduite aux yeux de l’ARC.

Inconduites du groupe 1 : les mesures disciplinaires varient d’une réprimande orale à une suspension de 5 jours.

Inconduites du groupe 2 : les mesures disciplinaires varient d’une réprimande écrite à une suspension de 10 jours.

Inconduites du groupe 3 : les mesures disciplinaires varient d’une suspension d’un jour à une suspension de 20 jours.

Inconduites du groupe 4 : les mesures disciplinaires varient d’une suspension de 5 à 30 jours.

Inconduites du groupe 5 : les mesures disciplinaires varient d’une suspension de 20 jours à la cessation d’emploi.

Les mesures disciplinaires peuvent se situer à l’extérieur de l’éventail suggéré.

En 2013, l’ARC a introduit et défini des exigences officielles en matière de consultation dans les Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés, cherchant ainsi à atteindre l’uniformité dans la gestion du processus disciplinaire. Les dossiers pour lesquels il serait justifié d’appliquer une mesure disciplinaire, mais qui se situent à l’extérieur de l’éventail de mesures disciplinaires suggéré, doivent faire l’objet d’une consultation avec la Division des relations de travail (DRT) de la Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DRMTR) et, dans certains cas, avec le sous-commissaire.

Étant l’autorité fonctionnelle pour les relations de travail, la DRMTR assume la responsabilité principale relative à la Directive sur la discipline et aux instruments de politique d’entreprise connexes. Elle coordonne les activités de surveillance et d’établissement de rapports sur les incidents d’inconduite liés à des mesures disciplinaires, ainsi que les documents de communication et de formation liés à la Directive.

Depuis avril 2016, le point de contact central pour les politiques et les programmes des relations de travail est la DRT. Les activités de la Division consistent à donner des conseils, une orientation et des recommandations à la haute direction quant à l’élaboration et à la tenue à jour de politiques et de programmes nationaux sur les relations de travail qui visent à adresser l’inconduite des employés par l’application de mesures disciplinaires dans les cas où le comportement de l’employé est coupable.

Il existe six centres d’expertise des relations en milieu de travail (CERMT) qui offrent, dans leur région respective, des services consultatifs aux gestionnaires au sujet de questions relatives aux relations de travail. Depuis le 1er avril 2016, ces centres (Administration centrale, région de l’Atlantique, de l’Ontario, du Pacifique, des Prairies et du Québec) sont dirigés par leur directeur régional des ressources humaines respectif, lequel relève du sous-commissaire adjoint de la Direction générale des ressources humaines (DGRH).

Point de mire de la vérification

La Direction de la vérification interne (DVI) de la Direction générale de la vérification de l’évaluation et des risques a effectué une vérification interne de la gestion de la discipline en mai 2014. Des possibilités d’amélioration ont été relevées en ce qui concerne l’uniformité, l’application et l’établissement de rapports en matière de discipline. Des plans d’action ont été élaborés en réponse aux recommandations et la DVI s’est engagée à entreprendre une vérification de suivi au cours de l’exercice 2015-2016.

Dans le cadre de la présente vérification, elle a procédé à l’évaluation de l’état des plans d’action découlant de la vérification de 2014, et la portée de la présente vérification a été rajustée en conséquence. L’objectif de la vérification consistait à évaluer l’étendue selon laquelle les contrôles internes sélectionnés en place sont efficients, efficaces et fonctionnent comme prévu aux fins de l’administration uniforme et opportune de la discipline à l’ARC.

Des activités d’examen et des entrevues ont été menées dans cinq des six CERMT. L’équipe de la vérification a également examiné des échantillons discrétionnaires de dossiers disciplinaires pour vérifier l’uniformité du processus disciplinaire et l’exhaustivité des dossiers. Ces dossiers portaient sur une vaste gamme de cas d’inconduite d’employés de divers niveaux et comprenaient des mesures disciplinaires qui ont été prises entre le 1er avril 2014 et le 30 juin 2016. L’accent a été mis sur les types d’inconduite présentant le risque le plus élevé, comme les divulgations et les accès non autorisés. L’annexe C fournit des détails sur la méthode de sélection des dossiers.

La phase d’examen s’est déroulée de novembre 2016 à mars 2017.

La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Constatations, recommandations et plans d’action

Comme pour d’autres vérifications internes, les recommandations présentées dans le présent rapport abordent seulement les enjeux importants ou les exigences obligatoires. Sur les 12 recommandations découlant de la vérification de la gestion de la discipline de 2014, 9 ont été mises en œuvre, 3 ont été partiellement mises en œuvre. Consultez l’annexe E pour la disposition des recommandations découlant de la vérification de 2014.

1.0 Gestion de programme

1.1 Communication des politiques et procédures

L’ARC met régulièrement à jour ses instruments de politique sur la discipline et les outils de soutien connexes. En décembre 2015, un nouvel ensemble de 11 politiques sur la gestion du milieu de travail a été mis en œuvre dans le cadre du projet de renouvellement et de simplification des politiques des ressources humaines. L’ensemble comprenait une nouvelle Directive sur la discipline et des modifications aux Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés, qui vise à promouvoir l’application d’une méthode corrective à l’égard des comportements inappropriés et de l’inconduite. Une stratégie de communication détaillée a été utilisée pour diffuser ces changements auprès des employés.

Les pratiques de communication continues comprennent des conférences téléphoniques mensuelles au niveau des directeurs adjoints et la communication de renseignements aux conseillers en relations de travail par le biais du bulletin d’information des relations de travail. Cependant, les entrevues avec les conseillers en relations de travail ont révélé que ces derniers ne sont pas toujours informés des mises à jour les plus récentes apportées aux outils et aux procédures ou des raisons de ces modifications. La DRMTR communique les modifications apportées aux procédures, aux gabarits et aux outils aux membres de la direction des CERMT, mais les renseignements ne sont pas toujours communiqués aux employés de première ligne. Bien que la DRMTR tienne à jour les documents et les gabarits dans le logiciel SharePoint, les conseillers en relations de travail préfèrent avoir accès à ces documents sur leur lecteur partagé local.

Recommandation : La DRMTR devrait s’assurer que les mises à jour des procédures et des outils sont communiquées de manière uniforme aux employés des CERMT et que ces employés les utilisent.

Plan d’action

La DRMTR s’assurera que les mises à jour des procédures et des outils, y compris les raisons pour lesquelles les modifications sont apportées, sont communiquées par le biais de communications trimestrielles continues avec la communauté des relations de travail, comme des conférences téléphoniques, le bulletin d’information des relations de travail et la ZoneOutilsRH.

Date d’achèvement : Terminé

La DRMTR centralisera tous les outils des relations de travail dans la ZoneOutilsRH (wiki de l’ARC) et s’assurera que la page contenant les renseignements sur les inconduites et la discipline est bien structurée et organisée (p. ex., des dossiers pour le contenu actuel et des archives).

Date d’achèvement : Juin 2017

La DRMTR communiquera avec les conseillers en relations de travail afin que ces derniers fassent ce qui suit :

Date d’achèvement : Juin 2017

La DRMTR demandera à chaque CERMT de mettre à jour, sur une base trimestrielle, ses listes de distribution dans la ZoneOutilsRH.

Date d’achèvement : Juin 2017

1.2 Soutien et outils de formation

La vérification interne de la gestion de la discipline de 2014 a permis de conclure qu’InfoZone était la première source de référence pour les gestionnaires et les employés de l’ARC. Elle a également recommandé d’afficher dans le Coin des employés d’InfoZone des documents de référence et des outils complets sur tous les aspects de la discipline. La recommandation nº 10 de l’annexe E décrit la recommandation correspondante, qui a d’ailleurs été mise en œuvre.

Des éléments qui figuraient dans le Coin des employés ont depuis été déplacés sur la page Web MesRH. La page MesRH contient un lien vers la Boîte à outils sur la discipline. La Boîte à outils sur la discipline contient, quant à elle, des liens vers la Directive sur la discipline, les Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés et le Guide pour enquêter une inconduite.

Les documents de référence sont appuyés par des outils de formation qui sont à la disposition des employés et des gestionnaires. Le cours en ligne « Discipline – Ce que vous devriez savoir », qui présente des renseignements sur la discipline, est mis à la disposition de tous les employés et le cours en ligne « Discipline – Délégation pour les gestionnaires » est mis à la disposition des gestionnaires. Récemment, l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) a lancé un cours de trois jours sur les relations de travail destiné aux gestionnaires pour remplacer le cours que donnait l’ARC. La DVI a conclu que la disponibilité des renseignements et des outils de formation relatifs au processus disciplinaire était adéquate.

Les renseignements sur InfoZone et la formation sur le processus disciplinaire à l’intention des gestionnaires font actuellement l’objet d’un examen afin qu’ils s’orientent davantage sur les processus que sur les règles, point qui avait été soulevé lors des consultations de la DGRH avec les gestionnaires. Ces initiatives sont en cours.

1.3 Test de l’application uniforme du Tableau des mesures disciplinaires

Les Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés indiquent qu’« à chaque étape du processus disciplinaire, le gestionnaire doit consulter un conseiller en relations de travail »Footnote 6. Lorsqu’il doit traiter un cas d’inconduite, le gestionnaire délégué détermine la mesure disciplinaire appropriée en consultation avec le conseiller en relations de travail. La mesure disciplinaire doit tenir compte des facteurs atténuants et aggravants ainsi que de la jurisprudence pertinente. Le Tableau des mesures disciplinaires donne une orientation pour déterminer le niveau de la mesure disciplinaire, et permet d’assurer l’équité et l’uniformité au sein du processus disciplinaire.

Dans les cas où le gestionnaire délégué décide de rendre une décision à l’extérieur de l’éventail suggéré par le Tableau des mesures disciplinaires, il doit consulter la DRT. De telles consultations doivent aussi avoir lieu dans les cas à risque le plus élevé, comme les cas d’inconduite des groupes 4 et 5, les cas de suspension administrative pour une période indéterminée en attente des résultats d’une enquête, et les cas de cessation d’emploi. La consultation avec la DRT permet d’assurer l’uniformité des décisions disciplinaires et l’harmonisation de celles-ci avec la jurisprudence pertinente. Une consultation avec un sous-commissaire ou avec le sous-commissaire de la DGRH est également requise dans certaines circonstances (voir l’annexe D pour obtenir des détails sur les exigences en matière de consultation). Quelles que soient les exigences en matière de consultation, le pouvoir décisionnel concernant les mesures disciplinaires à prendre revient au gestionnaire délégué.

Selon l’examen effectué par la DVI d’un échantillon de décisions disciplinaires provenant de toutes les régions, une fois que l’on a pris en compte les facteurs atténuants, les facteurs aggravants ainsi que la jurisprudence pertinente, les décisions prises entre avril 2014 et juin 2016 étaient conformesFootnote 7 au niveau des mesures disciplinaires suggérées par le Tableau des mesures disciplinaires.

1.4 Test de l’exhaustivité des dossiers disciplinaires

Les instruments de politique de la Directive sur la discipline et des Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés fournissent des indications sur les normes en matière de documentation. La Liste de vérification du dossier des relations de travail et la Liste de vérification du dossier du gestionnaire donnent un aperçu de la documentation que doivent contenir les dossiers de relations de travail.

Au cours de la vérification interne de la gestion de la discipline de 2014, on avait entrepris un examen des dossiers disciplinaires pour évaluer s’ils étaient exhaustifs et contenaient les renseignements nécessaires pour appuyer les mesures qui avaient été prises. Un échantillon discrétionnaire avait été sélectionné qui comprenait des dossiers de toutes les régions et correspondait à 25 % de tous les dossiers traités entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2013. Pour mesurer l’exhaustivité de chaque dossier, seize critères avaient été établis. Les résultats de l’examen des dossiers des exercices 2009-2010 à 2012-2013 sont présentés à la figure 2. La recommandation nº 5 de l’annexe E s’adressait à la DGRH afin qu’elle s’assure que les dossiers des relations de travail étaient exhaustifs et qu’ils contenaient des renseignements adéquats.

En avril 2014, la DRMTR a donné suite à la recommandation au moyen d’un plan d’action visant à introduire la Liste de vérification du dossier des relations de travail. Cette liste de vérification a été conçue à titre de complément à la Liste de vérification du dossier du gestionnaire qui était utilisée depuis juin 2011.

La DVI a effectué de nouveau le test de l’exhaustivité afin de déterminer si les contrôles s’étaient améliorés depuis la dernière vérification. La DVI a choisi un échantillon discrétionnaire correspondant à 26 % de tous les dossiers provenant de 5 des 6 régions. Elle a utilisé 9 des critères qui avaient été utilisés lors de la vérification de 2014 et en a ajouté 12Footnote 8. Calculé en fonction des 21 critères, le taux d’observation est passé de 85 % à 91 % pendant la période faisant l’objet de l’examen. Il s’agit d’une amélioration importante du taux global d’observation comparativement à celui calculé lors de la vérification précédente, où il se situait entre 55 % et 65 % (voir la figure 2).

Figure 2 : Taux d’exhaustivité des dossiers disciplinaires

Taux d’exhaustivité des dossiers disciplinaires (en %)

Vérification de 2014

2009-2010 : 55 %

2010-2011 : 56 %

2011-2012 : 61 %

2012-2013 : 65 %

Vérification de 2017

2014-2015 : 85 %

2015-2016 : 87 %

2016-2017 : 91 % (Q1)

Bien qu’elle estime que d’autres améliorations pourraient être apportées, la DVI, s’appuyant sur l’examen des dossiers et l’amélioration de la tendance, a déterminé que de manière générale les dossiers disciplinaires contenaient des renseignements pertinents et de la documentation à l’appui des mesures prises.

1.5 Documentation des exigences en matière de consultation

Au cours de la vérification interne de la gestion de la discipline de 2014, on avait signalé que les consultations avec les conseillers en relations de travail n’étaient pas toujours effectuées ou documentées de manière uniforme et que le respect des exigences en matière de consultation n’était pas surveillé dans le cadre de la Politique sur la discipline. Les recommandations nos 3 et 4 de l’annexe E ont été partiellement mises en œuvre au moyen de l’amélioration des outils liés à la discipline.

À l’aide de l’échantillon utilisé pour le test de l’exhaustivité des dossiers, la DVI a examiné les dossiers disciplinaires pour vérifier si l’exigence en matière de consultation avait été respectée au cours du processus disciplinaire. Des éléments de preuve ont été trouvés dans 91 % des dossiers, pourcentage qui a été jugé comme une amélioration importante relativement aux constatations de la vérification de 2014. Cependant, la documentation relative aux consultations avec les sous-commissaires a été jugée inégale.

Le gestionnaire délégué doit consulter le sous-commissaire lorsque les scénarios suivants se produisent :

Les instruments de politique et les outils connexes indiquent quelle personne devrait être consultée et à quel moment, mais ils n’indiquent pas clairement la documentation requise pour les consultations avec le sous-commissaire.

Sur l’ensemble des dossiers, on a observé un manque d’uniformité, tant en ce qui a trait au niveau de renseignements partagés avec le sous-commissaire que le format de l’approbation du sous-commissaire relative à la mesure corrective proposée. La documentation en question varie des séances d’information de vive voix aux communications par courriel incluant ou non le document d’information.

Des exigences claires en matière de consultation avec le sous-commissaire aideraient à garantir que le sous-commissaire a tous les renseignements pertinents sur l’inconduite de l’employé en vue de prendre une décision éclairée.

Recommandation : La DRMTR devrait revoir le processus de consultation du sous-commissaire et clarifier les exigences en matière de documentation.

Plan d’action

La DRMTR élaborera un modèle normalisé de note d’information à remplir lors des consultations avec le sous-commissaire.

Elle officialisera l’utilisation de cette note dans le cadre des processus de consultation et de documentation.

Date d’achèvement : Mars 2018

La DRMTR surveillera l’utilisation de la note d’information normalisée dans le cadre du processus d’examen de la qualité.

Date d’achèvement : Septembre 2018

1.6 Processus d’examen de la qualité (EQ)

La vérification de 2014 a permis de conclure qu’il n’existait pas de norme à l’échelle de l’ARC concernant l’uniformité de la documentation et de la gestion des dossiers. Par conséquent, la recommandation nº 5 de l’annexe E visait à établir une orientation nationale claire concernant la documentation des dossiers afin de veiller à ce qu’ils soient exhaustifs et adéquats. Cette recommandation a été partiellement traitée au moyen de la mise en œuvre d’une liste de vérification pour renforcer le processus de gestion des dossiers. Toutefois, il n’y a toujours pas de pratiques de surveillance en place à l’échelle de l’ARC pour assurer l’uniformité de la gestion des dossiers.

Les dossiers disciplinaires sont examinés et conservés dans les CERMT. Pendant la phase d’examen de la présente vérification, la DVI a noté qu’il y avait une certaine forme d’examen des dossiers dans chacune des régions visitées. Toutefois, la nature et l’étendue de l’EQ, la responsabilité à l’égard des examens ainsi que la façon dont les résultats de l’EQ ont été documentés variaient d’une région à l’autre en raison de l’absence de lignes directrices nationales. Les résultats des EQ locaux et régionaux étaient souvent utilisés pour cerner les possibilités de formation des conseillers en relations de travail, mais les renseignements sur l’EQ n’ont pas été compilés ou communiqués à la DRMTR aux fins de surveillance. Il faut mettre en place un processus d’EQ normalisé, uniforme et continu qui comprend une fonction d’établissement de rapports pour garantir que le processus disciplinaire est conforme aux instruments de politique sur la discipline de l’ARC.

Recommandation : La DRMTR devrait mettre en œuvre un processus national d’EQ pour les dossiers disciplinaires dans le but d’assurer l’exhaustivité des dossiers et l’observation des instruments de politique, des procédures ou des outils dans l’ensemble des régions.

Plan d’action

La DRMTR élaborera et mettra en œuvre un processus national d’EQ pour les dossiers disciplinaires, ce qui permettra d’assurer l’exhaustivité des dossiers et la conformité aux instruments de politique, aux procédures et aux outils.

Date d’achèvement : Septembre 2018

1.7 Cadre de surveillance

Pendant la vérification de 2014, des recommandations ont été formulées pour s’assurer que les données étaient saisies de manière uniforme, analysées, puis déclarées aux membres de la direction aux fins de prise de décision. La DGRH a donné suite aux recommandations nos 7 et 8 de l’annexe E en élaborant un cadre de surveillanceFootnote 10 qui est utilisé pour recueillir des données sur les mesures disciplinaires, évaluer le rendement des instruments de politique et cerner les lacunes liées à l’application de ceux-ci.

La DRT est responsable de surveiller la discipline à l’échelle de l’ARC et de communiquer les résultats à la haute direction. La plupart des renseignements de surveillance sont recueillis par le biais du Modèle de rapport sur les mesures correctives (MRMC), en place depuis 2012. Un MRMC doit être rempli pour chaque mesure disciplinaire et est envoyé à la DRMTR à diverses étapes du processus disciplinaire.

Les renseignements recueillis servent à préparer un certain nombre de rapports à l’intention de la haute direction (trimestriels, annuels et semestriels). La DVI a procédé à l’examen des rapports en question et elle a constaté que la DRMTR surveille les secteurs à risque élevé, comme le nombre de cas qui n’ont pas respecté l’exigence de 30 jours ouvrables pour rendre une décision, la liste des raisons du défaut de respecter l’exigence de 30 jours ouvrables, les renseignements sur les dossiers où la mesure disciplinaire prise était à l’extérieur de l’éventail suggéré dans le Tableau des mesures disciplinaires, ainsi que le nombre de dossiers de griefs. La DVI a conclu que, du fait de cet effort combiné en matière d’établissement de rapports, la discipline est surveillée de manière adéquate.

1.8 Rapidité d’exécution des décisions disciplinaires et exigences en matière d’avis

Les Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés indiquent qu’à la suite de l’audience disciplinaire, le processus disciplinaire doit être réalisé « dans un délai de 30 jours ouvrables à partir du moment où l'employé a reçu le rapport d'enquête complété, ou a été mis au courant des faits pour lesquels la mesure disciplinaire est envisagée ». Selon le tableau de bord de la DGRH pour cette norme, les décisions doivent être rendues dans un délai de 30 jours ouvrables dans 75 % des cas.

Les résultats de la vérification interne de la gestion de la discipline de 2014 ont indiqué que l’exigence de 30 jours ouvrables pour rendre une mesure disciplinaire n’avait pas été respectée et que la justification du défaut de respecter cette exigence n’avait pas toujours été documentée. La recommandation correspondante nº 6 de l’annexe E a été partiellement mise en œuvre.

La DVI a revu toutes les décisions disciplinaires de la période visée par l’examen et elle en a conclu que la cible du tableau de bord de la DGRH avait été atteinte. De plus, la justification du défaut de respecter cette exigence a également été consignée dans tous les dossiers à l’aide du MRMC, et a été communiquée à la DRMTR aux fins de surveillance.

Les Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés précisent également que si le processus disciplinaire ne peut être mené dans un délai de 30 jours ouvrables à partir du moment où l’employé a reçu le rapport d’enquête complété ou a été mis au courant des faits pour lesquels la mesure disciplinaire est imposée, le gestionnaire doit informer l’employé et le conseiller en relations de travail par écrit des motifs du retard. Un examen des dossiers a permis de déterminer que cette démarche n’a été documentée que dans 65 % des dossiers.

Recommandation : La DRMTR devrait bien faire comprendre aux gestionnaires l’obligation d’informer les employés et le conseiller en relations de travail dans l’éventualité où la mesure disciplinaire ne peut pas être rendue dans un délai de 30 jours ouvrables et de documenter l’avis connexe.

Plan d’action

La DRMTR élaborera un outil de travail sur SavoirFaire dans le but de bien faire comprendre aux gestionnaires l’exigence de 30 jours ouvrables et les exigences en matière de documentation connexe.

Date d’achèvement : Juin 2018

La DRMTR renforcera le rôle des conseillers régionaux en relations de travail en rappelant aux gestionnaires l’exigence de 30 jours ouvrables et l’importance de consigner dans les dossiers disciplinaires le motif du non-respect du délai.

Date d’achèvement : Octobre 2017

La DRMTR surveillera le respect de l’exigence de 30 jours ouvrables et celle relative à la documentation connexe au moyen du processus d’EQ.

Date d’achèvement : Septembre 2018

1.9 Sensibilisation à la gestion du processus disciplinaire

L’une des recommandations formulées lors de la vérification de 2014 suggérait que la DGRH soit responsable de s’assurer que les gestionnaires comprennent bien ce qu’est la gestion de la discipline (recommandation nº 9 de l’annexe E). La recommandation a été mise en œuvre.

De février à juin 2016, la DGRH a mené des consultations auprès des gestionnaires régionaux au sujet des outils en ressources humaines. Ces consultations ont été tenues dans le cadre du projet de renouvellement et de simplification des politiques des ressources humaines. Dans le cadre du processus, des renseignements ont été recueillis sur la sensibilisation des gestionnaires aux outils et aux instruments de politique liés à la discipline. La DVI a également réalisé des entrevues avec le personnel des relations de travail. La liste suivante résume les points saillants des consultations et des travaux menés par la DVI :

S’appuyant sur les commentaires recueillis lors du processus de consultation, la DGRH développe actuellement des outils juste-à-temps et des séances d’apprentissage à titre de complément au cours « Principes et pratiques des relations de travail à l’intention des superviseurs et gestionnaires » de l’EFPC et aux produits d’apprentissage liés à la discipline de l’ARC (FP1527 et FP1509). La DVI a estimé que la sensibilisation de la gestion au processus disciplinaire était adéquate.

Conclusion

L’ARC s’engage à soutenir un milieu de travail respectueux et une culture d’intégrité. Les employés de l’ARC sont tenus à une norme de conduite élevée et l’ARC a mis des contrôles en place dans le but de conserver la norme de conduite prévue.

L’exhaustivité des plans d’action découlant de la vérification interne de la gestion de la discipline de 2014 a été évaluée : sur les 12 recommandations formulées dans le cadre de cette vérification, 9 ont été mises en œuvre et 3 ont été partiellement mises en œuvre. À la suite de la vérification interne de la gestion de la discipline de 2014, des contrôles internes ont été renforcés dans les secteurs de la documentation des dossiers disciplinaires, de la rapidité d’exécution des mesures disciplinaires et de la pertinence du cadre de surveillance. Il existe toutefois des possibilités d’améliorer les contrôles internes, notamment :

Les contrôles internes en place appuient la gestion uniforme et opportune des cas d’inconduite à l’ARC. En donnant suite aux constatations de la vérification, l’ARC renforcera son engagement à respecter l’intégrité du régime fiscal canadien.

Remerciements

En conclusion, la DVI souhaite remercier la DRMTR ainsi que les CERMT, qu’elle a visités, pour leur temps, de même que pour les renseignements et l’accès aux dossiers qu’ils lui ont été fournis dans le cadre de cette mission.

Annexes

Annexe A : Lexique des acronymes

La liste ci-dessous définit les acronymes standards utilisés dans le présent rapport.

CERMT Centre d’expertise des relations en milieu de travail
DGRH Direction générale des ressources humaines
DRMTR Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération
DRT Division des relations de travail
DVI Direction de la vérification interne
EFPC École de la fonction publique du Canada
EQ Examen de la qualité
MRMC Modèle de rapport sur les mesures correctives

Annexe B : Lexique des termes techniques

La liste ci-dessous définit les termes techniques utilisés dans le présent rapport :

Terme Définition
Comportement coupable On entend par comportement coupable les actes inappropriés, qui sont sous le contrôle de l’employé et qui sont accomplis de manière délibérée et intentionnelle ou qui résultent de l’inaction de l’employé. Source : Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés de l’ARC
Échantillon discrétionnaire Une méthode de sélection des échantillons dans laquelle le jugement personnel joue un rôle déterminant, contrairement à un échantillonnage probabiliste. Source : General Accounting Office (GAO) des États-Unis, Using Statistical Sampling, 1992.
Exigence de 30 jours ouvrables Lorsqu’il a été établi qu’il y a eu inconduite, le gestionnaire devrait rencontrer l’employé pour rendre la mesure disciplinaire dans un délai de 30 jours ouvrables à partir du moment où l’employé a reçu le rapport d’enquête complété ou a été mis au courant des faits pour lesquels la mesure disciplinaire est imposée. Si un retard est inévitable, le gestionnaire doit informer l’employé et le conseiller en relations de travail par écrit des motifs du retard et de quand ils peuvent s’attendre à connaître la décision définitive. Source : Directive sur la discipline de l’ARC Source : Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés de l’ARC
Facteurs aggravants Circonstances qui peuvent justifier une aggravation des mesures disciplinaires à imposer, dans l’éventail suggéré dans le Tableau des mesures disciplinaires. Source : Directive sur la discipline de l’ARC Source : Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés de l’ARC
Facteurs atténuants Circonstances qui peuvent justifier l’atténuation des mesures disciplinaires imposées. Source : Directive sur la discipline de l’ARC Source : Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés de l’ARC
Inconduite

Un acte ou une omission délibérée de la part d’un employé qui contrevient à la loi, à un règlement, à une règle, au Code d’intégrité et de conduite professionnelle ou d’un instrument de politique de l’ARC et qui peut mener à la prise de mesures disciplinaires.

La gravité de l’inconduite dépend de plusieurs facteurs. Cela inclut la mesure dans laquelle l’inconduite :

  • rend l’employé incapable d’effectuer ses tâches d’une manière impartiale ou satisfaisante;
  • nuit à la réputation de l’ARC en général de même qu’à la réputation de ses employés;
  • brise le lien de confiance qui est essentiel à la relation entre l’employeur et l’employé.
Source : Directive sur la discipline de l’ARC Source : Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés de l’ARC
Mesure corrective Une mesure prise pour corriger une situation. Source : Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés de l’ARC
Mesure disciplinaire

Il s’agit de la réponse de l’employeur à une situation d’inconduite. Le but de la discipline est de décourager les employés de commettre des actes d’inconduite, de motiver les employés à corriger leur comportement lorsqu’une inconduite se produit et de respecter les normes de conduite attendues (à l’exception par exemple des situations de licenciement).

Les mesures disciplinaires peuvent être une réprimande orale ou écrite, une suspension, une sanction pécuniaire, une rétrogradation ou une cessation d’emploi. Source : Directive sur la discipline de l’ARC Source : Procédures pour gérer les situations d’inconduite des employés de l’ARC

Annexe C : Méthodologie

La présente vérification interne de la gestion de la discipline a été effectuée à titre de suivi de la vérification interne de la gestion de la discipline de 2014. Des possibilités d’amélioration ont été relevées en ce qui concerne l’uniformité, l’application et l’établissement de rapports en matière de discipline. Des plans d’action ont été élaborés en réponse aux recommandations faites à la suite de la vérification de 2014.

Dans le cadre de la phase de planification de la vérification de suivi, nous avons procédé à l’évaluation de l’exhaustivité des plans d’action de 2014. Cette évaluation a donné lieu à une approche fondée sur le risque pour déterminer sur quels contrôles internes nous devions nous concentrer au cours de la vérification.

Parmi les tests effectués au cours de la phase d’examen, deux ont nécessité que la DVI examine un échantillon de décisions disciplinaires parmi les 642 décisions prises entre le 1er avril 2014 et le 30 juin 2016.

Test de l’application uniforme du Tableau des mesures disciplinaires

Un échantillon stratifié de 26 dossiers a été prélevé dans chaque région. La plus grande portion de l’échantillonnage concernait les inconduites liées au défaut de protéger les renseignements et à la réputation de l’ARC. Trente-deux dossiers ont été ajoutés à l’échantillon. Ces dossiers contenaient des décisions disciplinaires qui ne correspondaient pas à l’éventail suggéré du Tableau des mesures disciplinaires. En tout, l’échantillon discrétionnaire contenait 198 décisions disciplinaires.

Test de l’exhaustivité des dossiers disciplinaires

Des visites des lieux étaient requises pour examiner l’exhaustivité des dossiers. Par conséquent, l’équipe de la vérification a visité cinq des six régions. L’échantillon utilisé était identique à celui utilisé pour le test de l’application uniforme, mais excluait les dossiers de la région qui n’a pas été visitée. Ce sont donc 169 dossiers qui ont été examinés afin de vérifier l’exhaustivité.

Annexe D : Exigences de consultationFootnote 11

Les tableaux suivants décrivent les exigences en matière de consultation en fonction des circonstances liées au cas et de la nature de la mesure disciplinaire requise. En général, les consultations ont lieu entre les intervenants dans l’ordre des étapes énumérées ci-dessous.

Étape 1 : Exigences de consultation des conseillers en relations de travail
Type de cas Personnes consultées
Tous les cas d’inconduite faisant partie des groupes 4 et 5 Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DRMTR)
Mesures disciplinaires à l’extérieur de l’éventail (à l’exception des mesures disciplinaires progressives)
Suspension pour une période indéterminée
Suspension de 10 jours ou plus
Rétrogradation disciplinaire
Licenciement
Pénalité financière
Acceptation d’une démission (à la suite d’allégations d’inconduite ou en remplacement de mesures disciplinaires)
Étape 2 : Exigences de consultation des gestionnaires délégués
Type de cas Personnes consultées
Mesures disciplinaires à l’extérieur de l’éventail (à l’exception des mesures disciplinaires progressives) Le sous-commissaire de la direction générale ou région appropriée est consulté pour obtenir des conseils et une orientation. Une entente est conclue par écrit.
Cas d’accès ou de divulgation non autorisés aux renseignements sur les contribuables
Cas d’abus de pouvoir causant des représailles ou menaces de représailles envers des contribuables Pour ces cas, le sous-commissaire de la direction générale ou région appropriée doit approuver par écrit les décisions proposées.
Acceptation d’une démission (à la suite d’allégations d’inconduite ou en remplacement de mesures disciplinaires)
Étape 3 : Exigences de consultation de la DRMTR
Type de cas Personnes consultées
Mesures disciplinaires moins sévères pour l’accès ou la divulgation non autorisée Sous-commissaire, DGRH
Acceptation d’une démission (à la suite d’allégations d’inconduite ou en remplacement de mesures disciplinaires)
Mesures disciplinaires suite à un abus de pouvoir causant des représailles ou menaces de représailles envers des contribuables

Selon la nature du dossier, il se peut que des étapes soient répétées, et certaines consultations pourraient avoir lieu simultanément afin de veiller à ce que les décisions soient rendues le plus efficacement possible. Par conséquent, les conseillers en relations de travail pourraient modifier le flux des consultations, au cas par cas, afin de gérer leurs cas de façon efficace.

Annexe E : Disposition des recommandations de la vérification de 2014

La vérification interne (suivi) de la gestion de la discipline de 2017 a permis de déterminer que sur les 12 recommandations formulées dans le cadre de la vérification interne de la gestion de la discipline de 2014, 9 ont été mises en œuvre et 3 ont été partiellement mises en œuvre. Le tableau ci-dessous montre la relation entre les recommandations de 2014 et les recommandations de 2017.

Vérification interne de la gestion de la discipline de 2014 Vérification interne (suivi) – Gestion de la discipline de 2017
Recommandation Section examinée Résultats
1) La DGRH devrait entreprendre un exercice d’évaluation des risques afin d’évaluer les risques associés à la gestion de la discipline. 2.3 Gestion des risques La recommandation précédente a été mise en œuvre.
2) La DGRH devrait clairement communiquer les attentes telles qu’elles sont décrites dans la Politique sur la discipline relativement à l’exigence de consulter les relations de travail dans les cas disciplinaires. 3.3 Exigence de consulter des conseillers en relations de travail La recommandation précédente a été mise en œuvre. Nouvelle recommandation émise : La DRMTR devrait s’assurer que les mises à jour des procédures et des outils sont communiquées de manière uniforme aux employés des CERMT et que ces employés les utilisent.
3) La DGRH devrait s’assurer que les dossiers disciplinaires des relations de travail consignent clairement la consultation entre le gestionnaire et le conseiller en relations de travail. 3.3 Exigence de consulter des conseillers en relations de travail La recommandation précédente a été mise en œuvre.
4) La DGRH devrait surveiller les dossiers disciplinaires des RT afin de s’assurer qu’il y a conformité avec les exigences en matière de consultation telles qu’elles sont décrites dans la Politique sur la discipline et d’établir des rapports à leur sujet. 3.3 Exigence de consulter des conseillers en relations de travail La recommandation précédente a été partiellement mise en œuvre. Nouvelle recommandation émise : La DRMTR devrait revoir le processus de consultation du sous-commissaire et clarifier les exigences en matière de documentation.
5) La DGRH devrait établir et mettre en œuvre une orientation nationale claire sur la documentation selon la nature des dossiers afin de s’assurer que les dossiers des relations de travail sont complets et adéquats. 3.4 Documentation La recommandation précédente a été partiellement mise en œuvre. Nouvelle recommandation émise : La DRMTR devrait mettre en œuvre un processus national d’EQ pour les dossiers disciplinaires dans le but d’assurer l’exhaustivité des dossiers et l’observation des instruments de politique, des procédures ou des outils dans l’ensemble des régions.
6) La DGRH devrait communiquer l’importance de respecter l’exigence de 30 jours ouvrables et consigner la justification du non-respect de l’exigence. 3.5 Conformité avec l'exigence de 30 jours ouvrables pour prendre une mesure disciplinaire La recommandation précédente a été partiellement mise en œuvre. Nouvelle recommandation émise : La DRMTR devrait bien faire comprendre aux gestionnaires l’obligation d’informer les employés et le conseiller en relations de travail dans l’éventualité où la mesure disciplinaire ne peut pas être rendue dans un délai de 30 jours ouvrables et de documenter l’avis connexe.
7) La DGRH devrait élaborer et communiquer un ensemble complet de mesures du rendement afin de s’assurer que la direction a accès à des renseignements complets et utiles aux fins de la prise de décisions. 4.2 Mesure de rendement et établissement de rapports La recommandation précédente a été mise en œuvre.
8) La DGRH devrait s’assurer que des données appropriées et exactes sont systématiquement saisies afin d’améliorer l’intégrité des données et de faciliter les efforts d’analyse des tendances et des modèles. 4.2 Mesure de rendement et établissement de rapports La recommandation précédente a été mise en œuvre.
9) La DGRH devrait mettre en œuvre des mécanismes de rétroaction fournissant à l’Agence des renseignements sur les points de vue des gestionnaires en vue d’évaluer l’efficacité des efforts prévus qui sont déployés pour veiller à la prise de conscience et à la compréhension de la gestion des mesures disciplinaires, tel que cela est décrit dans la politique et les procédures sur la discipline. 5.1 Stratégie de communication La recommandation précédente a été mise en œuvre.
10) La DGRH devrait s’assurer que le Coin des employés dans InfoZone fournit des ressources et des documents de référence complets et détaillés concernant tous les aspects des mesures disciplinaires, y compris les moyens de signaler les cas d’inconduite. 5.2 Communication de l'orientation et des ressources La recommandation précédente a été mise en œuvre.
11) La Direction de la sécurité et des affaires internes de la DGFA devrait consulter les relations de travail de la DGRH et créer un protocole de communication officiel qui décrit les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte. 6.1 Conformité avec les normes de 45 et de 120 jours civils La recommandation précédente a été mise en œuvre.
12) La Direction de la sécurité et des affaires internes de la DGFA devrait imposer les normes qu'elle a établies en matière d'achèvement des dossiers d'enquête, surveiller la conformité avec les normes et en établir des rapports. 6.1 Conformité avec les normes de 45 et de 120 jours civils La recommandation précédente a été mise en œuvre.

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