Vérification interne – Programme d’examen de la qualité de la vérification (Phase 1)

Rapport final

Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques

Octobre 2016

Table des matières

• Résumé exécutif
• Introduction
• Point de mire de la vérification
• Constatations, recommandations et plans d’action
• Gestion du programme
• Surveillance et établissement de rapports
• Conclusion
• Remerciements

Résumé exécutif

Contexte

Les Canadiens et les Canadiennes s’attendent à ce que l’Agence du revenu du Canada (ARC) soit bien gérée, que les renseignements soient protégés et que les ressources soient utilisées de façon efficace et efficiente, tout en s’assurant que les contribuables s’acquittent de leurs obligations en matière d’observation. Ils s’attendent aussi à ce qu’il y ait intégrité et équité dans ses processus, ce qui favorise le traitement uniforme de tous les contribuables.

Le Programme d’examen de la qualité de la vérification (EQV) est le fruit des efforts déployés par la Direction générale des programmes d’observation nationaux (DGPON) pour améliorer davantage la qualité de la vérification et des contrôles internes, en vue de favoriser une culture d’intégrité. Le programme d’EQV, lancé au printemps 2013, se fonde sur sept mesures de contrôle des programmes d’observation conçues par la DGPON et la Direction générale du secteur international, des grandes entreprises et des enquêtes (DGSIGEE). Ces mesures de contrôle ont été introduites afin de mettre à jour et d’encourager la rigueur dans les activités de vérification, d’améliorer l’efficacité des processus de vérification et d’assurer l’intégrité de la prestation des programmes d’observation.

Objectif

La présente est la première phase d’une vérification interne à deux phases du programme d’EQV. L’objectif de la vérification consiste à fournir une assurance que les sept mesures de contrôle ont été intégrées au programme d’EQV, et qu’elles sont en place et fonctionnent comme prévu pour appuyer le mandat du programme et atteindre ses objectifs. La deuxième partie de cette vérification portera sur la gouvernance et les contrôles internes en place pour appuyer la réalisation des buts et objectifs du programme.

Conclusion

En général, les sept mesures de contrôle sont représentées dans le programme d’EQV. Tout problème lié à la mise en œuvre peut être attribuable à la jeunesse relative du programme d’EQV et du défi que pose la coordination du soutien offert par les programmes de vérification. Parmi les forces du programme d’EQV, notons le processus d’examen des dossiers de vérification et le soutien du processus de vérification axée sur le risque. Un système de surveillance complet contribuera à aborder les rôles divers du programme d’EQV. Les mécanismes de surveillance et de rétroaction du programme d’EQV doivent préciser les responsabilités à l’échelle régionale et nationale.

Plan d’action

En réponse aux conclusions présentées, la DGPON accepte les recommandations issues de la vérification interne et a élaboré des plans d’action pour répondre aux questions en suspens qui sont décrites dans les constatations de la vérification et renforcer davantage le programme d’EQV.

Ces plans d’action comprennent ce qui suit :

• concevoir un cadre pour la surveillance accrue des activités de vérification, qui présente les attentes relatives à l’EQV;
• documenter les rôles et les responsabilités pour aborder les résultats de l’EQV et les besoins en formation cernés en lien avec le rendement des programmes de vérification;
• documenter le plan de surveillance du programme national d’assurance de la qualité;
• documenter la justification à l’appui des taux de couverture et des règles opérationnelles qu’utilise l’EQV.

Introduction

Les Canadiens et les Canadiennes s’attendent à ce que l’Agence du revenu du Canada (ARC) soit bien gérée, que les renseignements soient protégés et que les ressources soient utilisées de façon efficace et efficiente, tout en s’assurant que les contribuables s’acquittent de leurs obligations en matière d’observation. Ils s’attendent aussi à ce qu’il y ait intégrité et équité dans ses processus, ce qui favorise le traitement uniforme de tous les contribuables.

L’ARC a établi et maintenu de vastes systèmes de contrôle interne qui aident à atténuer les risques liés à la réalisation des buts du programme. Les activités de contrôle internes sont conçues pour offrir une assurance raisonnable que les objectifs particuliers sont atteints comme prévu et peuvent être classées en catégories selon le genre ou la nature de l’activité. Il est important de comprendre qu’aucune mesure de contrôle en soi ne peut offrir une assurance adéquate, mais que c’est plutôt leur effet combiné qui renforce les contrôles internes.

Le Programme d’examen de la qualité de la vérification (EQV) est issu de l’objectif de la Direction générale des programmes d’observation nationaux (DGPON) d’améliorer davantage la qualité de la vérification et des contrôles internes, en vue de favoriser une culture d’intégrité. Le programme d’EQV se fonde sur sept mesures de contrôle des programmes d’observation conçues par la DGPON et la Direction générale du secteur international, des grandes entreprises et des enquêtes (DGSIGEE). Les mesures de contrôle ont été introduites afin de mettre à jour et d’encourager la rigueur dans les activités de vérification, d’améliorer l’efficacité des processus de vérification et d’assurer l’intégrité de la prestation des programmes d’observation.

Le programme d’EQV, un processus d’examen des dossiers de vérification en temps réel, a été mis en œuvre au printemps 2013. L’objectif du programme consiste à appuyer l’exécution d’examens de la qualité de la vérification qui sont rapides, exacts et indépendants, et à fournir une rétroaction efficace concernant la qualité des dossiers de vérification. Les responsabilités de soutien fonctionnel du programme d’EQV, situées à l’Administration centrale (AC), sont réparties entre l’impôt sur le revenu et la TPS/TVH. La composante de l’impôt sur le revenu se trouve dans la Section de la qualité de la Division des renseignements d’entreprise de la Direction des petites et moyennes entreprises. La composante sur la TPS/TVH, quant à elle, se trouve dans la Section de l’assurance de la qualité de la Division de la vérification des petites et moyennes entreprises de la Direction de la TPS/TVH, qui relèvent toutes de la DGPON.

À l’échelle régionale, où les dossiers de vérification sont examinés, le programme d’EQV est jumelé au programme des Renseignements d’entreprise (RE) sous un directeur qui relève du sous-commissaire régional. Chaque région dispose d’un programme des Renseignements d’entreprise et d’assurance de la qualité (REAQ). Le directeur des REAQ dans chaque région surveille l’exécution du programme d’EQV pour les programmes de vérification de l’impôt sur le revenu et de la TPS/TVH ci-dessous.

Direction des petites et moyennes entreprises :

• Vérification au bureau (centralisée dans la région de l’Atlantique)
• Vérification des petites entreprises
• Vérification des moyennes entreprises

Direction de la TPS/TVH :

• Vérification de la TPS/TVH des petites et moyennes entreprises
• Intégrité des remboursements de la TPS/TVH
• Vérification de la TPS/TVH des grandes entreprises (centralisée dans la région de l’Ontario)
• Vérification complexe de la TPS/TVH des non-résidents
• Organismes de services publics
• Planification fiscale abusive en matière de TPS/TVH (centralisée dans la région du Pacifique)

Description des processus de vérification et d’examen de la vérification

En général, le travail sur les dossiers de vérification s’amorce par une évaluation du risque de la déclaration du particulier ou de l’inscrit aux fins de la TPS/TVH et son historique de production par les RE à l’échelle régionale. S’il est retenu aux fins de vérification, les RE attribuent le dossier à un vérificateur. Le vérificateur traite les enjeux soulevés par les RE et propose une nouvelle cotisation, lorsque cela est justifié. Après avoir été examiné par le chef d’équipe, le dossier de vérification terminé est téléchargé dans le système de gestion des cas.

À ce moment, le dossier de vérification est fermé ou sélectionné aléatoirement pour un examen de la qualité de la vérification. Les programmes d’observation ont établi les taux de couverture et les règles opérationnelles qui définissent le pourcentage et la nature des dossiers de vérification qui seront examinés pour leur charge de travail particulière. L’agent d’EQV examine les éléments du dossier liés à la qualité, y compris le processus de planification, l’autorité législative, ainsi que les politiques et procédures de l’ARC qui sont applicables au dossier de vérification terminé. Si des changements doivent être apportés, le dossier de vérification est renvoyé au secteur de la vérification. Une fois que les changements requis sont apportés et approuvés par l’EQV, le dossier est fermé. Dans certaines situations, il est possible que des dossiers de vérification sélectionnés aux fins d’examen soient fermés immédiatement, ce qui donne lieu au report de l’examen par l’EQV, par exemple, lorsqu’il y a des contraintes liées aux ressources.

Les examens des dossiers de vérification menés par le programme d’EQV, ainsi que les résultats trimestriels régionaux et nationaux, font partie du processus de surveillance des programmes d’observation. Les programmes d’observation utilisent ces renseignements pour cerner les possibilités d’amélioration.

Le Programme national d’assurance de la qualité examine les dossiers de l’EQV afin de vérifier l’uniformité dans l’application des normes de qualité de la vérification. Ces examens relèvent des sections de l’examen de la qualité de la vérification de la DGPON. Les résultats régionaux et nationaux d’EQV sont présentés aux gestionnaires des programmes d’observation et à la haute direction de l’Agence.

Figure 1 : Processus de vérification et d’examen de la qualité de la vérification

Point de mire de la vérification

La présente est la première phase d’une vérification interne à deux phases du Programme d’EQV. L’objectif de la vérification consiste à fournir une assurance que les sept mesures de contrôle ont été intégrées au programme d’EQV, et qu’elles sont en place et fonctionnent comme prévu pour appuyer le mandat du programme et atteindre ses objectifs. La deuxième phase de la vérification portera sur la gouvernance et les contrôles internes en place pour appuyer la réalisation des buts et objectifs du programme. La deuxième phase a été incluse dans l’inventaire des missions à l’étude pour 2017-2019 du Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques de la Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques (DGVER).

Les sept mesures de contrôle à examiner sont les suivantes :

1. Toutes les décisions liées au tri et à la sélection de la charge de travail, y compris l’évaluation du risque, sont saisies par voie électronique.
2. Les charges de travail à portée restreinte sont limitées à des projets approuvés à l’échelle nationale.
3. L’analyse du risque, la planification et l’exécution des dossiers de cas sont consignées.
4. Le stockage électronique central des dossiers de cas est obligatoire.
5. L’examen des dossiers aux fins de conformité avec les lois, les politiques et les procédures est obligatoire.
6. Les procédures de l’allègement pour les contribuables et/ou d’autres considérations semblables sont établies, conformes aux lignes directrices nationales, consignées et autorisées.
7. La surveillance des activités est effectuée au niveau des programmes.

Au cours de la phase d’examen, nous avons examiné et analysé les résultats de l’EQV, mené des entrevues à l’AC et dans les régions sélectionnées, et examiné les rapports d’examen des dossiers de vérification de l’EQV.

L’équipe de la vérification a examiné un échantillon aléatoire et statistiquement valide de 121 rapports d’examen de l’impôt sur le revenu et 102 rapports d’examen de la TPS/TVH selon un niveau de confiance de 90 % et une marge d’erreur de 7 %.

La phase d’examen a eu lieu de mars à juin 2016.

La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Constatations, recommandations et plans d’action

L’intégration des mesures de contrôle constitue un élément important pour l’atteinte des buts et des objectifs du programme d’EQV. Elles témoignent de l’apport du programme à l’efficacité du processus de vérification. Il est possible d’observer le degré d’intégration et de mise en œuvre dans la gestion du programme (mesures de contrôle nos 1 à 6), ainsi que dans les processus de surveillance et d’établissement de rapports (mesure de contrôle no 7) du programme d’EQV.

Gestion du programme

Le programme d’EQV a comme rôle d’examiner des dossiers de vérification terminés pour les différentes charges de travail de l’observation de la DGPON. La Direction de la vérification interne (DVI) a constaté que les examens de la qualité de la vérification appuyaient l’approche de vérification axée sur le risque de la direction générale et qu’ils maintenaient l’efficacité du processus de vérification. Une lacune a toutefois été relevée dans les lignes directrices pour décider si l’examen de dossiers sélectionnés devrait être reporté après la fermeture du dossier. Ces constatations sont abordées ci-dessous.

Vérification axée sur le risque

L’approche de vérification axée sur le risque adoptée par la DGPON correspond à la sélection des dossiers de vérification selon le risque lié à l’observation fiscale évalué par les sélectionneurs du programme des RE avant d’être attribué à un vérificateur (mesure de contrôle no 1). Ce processus tente de cerner et d’attribuer les dossiers présentant le risque le plus élevé. Les vérificateurs doivent examiner les questions soulevées par les sélectionneurs. Le dossier de vérification attribué fait l’objet d’une autre évaluation du risque par le vérificateur, en vue de cerner d’autres questions de vérification (mesure de contrôle no 3). Dans le cadre de la vérification interne qui est l’objet du présent rapport, on a conclu qu’à la lumière de l’examen des dossiers, le programme d’EQV appuie les processus de vérification axés sur le risque, en confirmant que tous les risques cernés par le sélectionneur et le vérificateur sont abordés dans le cadre de la vérification. Ceci permet de vérifier la qualité et l’intégralité du dossier de vérification.

Efficacité du processus de la vérification

Le programme d’EQV a entre autres objectifs d’accroître l’efficacité du processus de vérification. L’EQV peut contribuer à l’atteinte de cet objectif en déterminant les changements à apporter dans un dossier de vérification et en les communiquant de manière efficace (mesure de contrôle no 5).

Selon certains vérificateurs de la TPS/TVH et de l’impôt sur le revenu, l’exigence relative à la documentation détaillée donnait lieu à du travail supplémentaire (mesure de contrôle no 1). On peut toutefois considérer cette remarque comme positive, puisque cette exigence permet d’améliorer la qualité du dossier de vérification et elle est un résultat direct de l’instauration du programme d’EQV.

Selon l’examen des dossiers d’EQV mené par la DVI, lorsque des dossiers de vérification devaient être modifiés, les examinateurs de l’EQV présentaient des explications détaillées des changements à apporter au dossier. L’explication détaillée des changements requis a permis de corriger des dossiers de vérification et de les traiter sans retard inutile. En outre, la vérification interne a conclu que les EQV appliquent uniformément les normes et les éléments de qualité de la vérification aux dossiers de vérification, conformément aux politiques et aux procédures de la Direction générale et de l’Agence (mesures de contrôle nos 5 et 6).

Dossiers reportés

Les dossiers reportés sont des vérifications terminées, sélectionnées aux fins d’EQV, qui ne sont examinées qu’après l’envoi de la nouvelle cotisation (s’il y a lieu) au contribuable ou à l’inscrit et la fermeture du dossier de vérification. Les chefs d’équipe de l’EQV reportent ces dossiers lorsqu’ils déterminent qu’un examen de la qualité de la vérification mené avant la nouvelle cotisation pourrait ajouter un retard déraisonnable à l’achèvement du dossier de vérification (à titre d’exemple, les cas où les ressources disponibles dans une région en particulier ne peuvent traiter le volume d’arrivage). Les procédures en place qui permettent de décider de reporter un dossier se concentrent principalement sur le volume de l’arrivage et les ressources disponibles. Les dossiers sont reportés sans évaluer le risque lié à la possibilité d’erreurs dans le dossier. Cela pourrait entraîner la réouverture du dossier et l’établissement d’une nouvelle cotisation. La politique est de rouvrir les dossiers uniquement dans le cas d’erreurs qui pourraient être avantageuses pour le contribuable; par conséquent, sans mener un examen superficiel avant de fermer et de reporter les dossiers, des dossiers reportés qui auraient pu donner lieu à une nouvelle cotisation plus élevée après l’examen de la qualité de la vérification demeurent fermés.

Recommandation :

La DGPON devrait établir des facteurs de risque à prendre en considération au moment de décider de reporter un dossier d’EQV.

Plan d’action

Le concept d’évaluer le risque lié au dossier au moment de prendre des décisions en matière de report a été envisagé pendant les phases de conception et de mise en œuvre initiale de l’EQV, mais en pratique, il s’est avéré inatteignable et a donc été abandonné.

Étant donné le faible nombre de dossiers reportés et, plus particulièrement, du nombre encore plus faible de dossiers reportés ayant des cotisations excédentaires ou insuffisantes, la DGPON est prête à accepter le risque minime de devoir rouvrir des dossiers de vérification examinés à la suite d’un report. Les cotisations excédentaires qui se trouvent dans des dossiers reportés sont corrigées et elles présentent donc un faible risque pour la réputation de l’Agence.

Nonobstant ce risque minime, la DGPON établira des lignes directrices pour officialiser la pratique actuelle qui consiste à reporter les dossiers de projet qui présentent un risque faible connu avant de reporter des dossiers de vérification réguliers.

Secteur responsable : sections de la qualité de la Direction des petites et moyennes entreprises (DPME) et de la TPS/TVH

Date d’achèvement : troisième trimestre de 2016

Surveillance et établissement de rapports

La mesure de contrôle no 7 a comme objectif d’établir un meilleur processus de surveillance, comme il est indiqué dans le document « Contrôles de vérification de la Direction générale des programmes d’observation ». Cette mesure de contrôle vise à offrir une surveillance fonctionnelle adéquate et continue afin de garantir ce qui suit :

• que l’on soit conforme avec les objectifs des programmes d’observation en termes d’éléments qualitatifs et quantitatifs;
• que l’accent soit mis de façon équilibrée entre la qualité et la quantité;
• que les indicateurs de rendement clés efficaces soient améliorés et fassent l’objet d’un suivi régulier;
• qu’un mécanisme de suivi efficace (rétroaction) soit en place avec ceux et celles qui sont responsables de l’exécution du programme.

Bien qu’il y ait certains éléments de la surveillance améliorée au sein du processus de l’EQV, on a cerné des contrôles qui nécessitent un renforcement. Ils sont décrits ci-dessous.

Rôles et responsabilités de l’EQV

Un meilleur processus de surveillance exige des rôles et responsabilités clairement définis, documentés et acceptés. Ces responsabilités contribuent à l’atteinte du mandat de la fonction, soit de promouvoir et de surveiller la mise en application uniforme des normes de qualité établies. Les programmes d’observation comptent sur le programme d’EQV dans le cadre de leur processus de surveillance de programme.

Les programmes d’observation s’attendent à ce que l’EQV cerne et, dans la mesure du possible, corrige les lacunes dans la conduite de vérification et l’établissement de rapports à leur égard. L’EQV devrait veiller à ce que les vérificateurs respectent les normes de qualité de la vérification et qu’ils rendent compte de toute lacune aux régions et aux programmes d’observation à l’AC. Les programmes d’observation pourraient cerner les contrôles à renforcer dans leurs processus au moyen des renseignements de surveillance fournis par l’EQV. Il n’y a aucun document qui définit clairement les obligations et les responsabilités qui confirment l’attente des programmes d’observation à l’égard du service d’EQV pour leurs secteurs.

Les obligations et les responsabilités ne sont documentées dans aucun protocole et aucun protocole d’entente à l’échelle nationale ou régionale. L’attribution des obligations et des responsabilités permettra de clarifier les rôles au sein de la DGPON et des régions en vue de répondre aux résultats, aux recommandations et aux besoins en formation et en apprentissage du programme d’EQV.

Recommandation :

La DGPON devrait clarifier les obligations et les responsabilités pour offrir des services au secteur fonctionnel, et pour répondre aux résultats, aux recommandations et aux besoins de formation et d’apprentissage en matière des programmes d’observation cernés par l’EQV.

Plan d’action

La DGPON documentera les rôles et les responsabilités pour aborder les résultats de l’EQV et les besoins de formation cernés en lien avec le rendement des programmes de vérification.

Secteur responsable : sections de la qualité, sections de la formation et sections du programme de Vérification de la DPME et de la TPS/TVH. Directeurs des REAQ et directeurs des programmes régionaux.

Date d’achèvement : premier trimestre de 2017

Documentation

Lorsque les rôles et les responsabilités des programmes d’observation et du programme d’EQV se chevauchent, l’absence de documents peut faire obstacle au processus décisionnel ou toucher la qualité des renseignements déclarés par l’EQV. À titre d’exemple, on a cerné une lacune dans la documentation de la justification et de l’analyse des répercussions pour les taux de couverture et les règles opérationnelles utilisées pour déterminer la charge de travail admissible à l’EQV pour chacun des programmes de vérification applicables.

Les programmes d’observation déterminent le pourcentage et la nature des dossiers de vérification sélectionnés par le système en fonction des taux de couverture et des règles opérationnelles. À titre d’exemple, on pourrait déterminer que des dossiers de vérification T1 qui font l’objet d’une nouvelle cotisation en raison d’une vérification de la TPS/TVH ne peuvent être sélectionnés par l’EQV. La justification ou l’analyse utilisée dans ces types de détermination présenterait un registre historique de la manière dont les décisions ont été prises, ainsi qu’un point de vue supplémentaire sur l’accent des secteurs des programmes d’observation.

Recommandation :

La DGPON devrait documenter la justification pour déterminer le taux de couverture et les règles opérationnelles utilisées dans le processus d’EQV.

Plan d’action

La DGPON documentera la justification à l’appui des taux de couverture et des règles opérationnelles utilisées par l’EQV.

Secteur responsable : sections de la qualité de la DPME et de la TPS/TVH

Date d’achèvement prévue : troisième trimestre de 2016

Lignes directrices sur la surveillance

Comme on l’a indiqué précédemment, il incombe aux sections de l’EQV de la DGPON de surveiller le programme d’EQV. Ces sections surveillent les activités régionales d’EQV et fournissent un soutien fonctionnel aux organisations régionales des REAQ. Le Programme national d’assurance de la qualité, qui fait partie du processus de surveillance, a comme mandat d’examiner les dossiers d’EQV pour vérifier l’uniformité de la mise en application des normes de la qualité de la vérification dans les régions. Le Programme national d’assurance de la qualité rend compte des résultats de l’EQV à l’échelle régionale et nationale.

La DVI est consciente que ces activités de surveillance se déroulent dans le cadre du programme d’EQV; il n’y a cependant aucune ligne directrice complète qui présente en détail les objectifs, la méthodologie ainsi que les mesures et les attentes de rendement du programme en ce qui concerne le soutien des divers programmes d’observation.

De même, le Programme national d’assurance de la qualité exige des lignes directrices détaillées sur la surveillance, qui définissent les indicateurs de rendement clés du programme d’EQV, ainsi que les résultats et les extrants du programme à surveiller. De telles lignes directrices permettraient de mieux cerner les apports et les attentes du programme d’EQV en matière de surveillance au nom des programmes d’observation.

Recommandation :

La DGPON devrait élaborer des lignes directrices complètes, qui présentent en détail les buts et objectifs, les rôles et les responsabilités, la méthodologie, l’établissement de rapport et les attentes en matière de rendement du programme d’EQV.

Plan d’action

La DGPON concevra un cadre pour la surveillance accrue des activités de vérification, qui présente les attentes relatives à l’EQV. Ce cadre sera conçu en tenant aussi compte de la recommandation sur la clarification des rôles et responsabilités.

Secteur responsable : sections de la vérification et sections de la qualité de la DPME et de la TPS/TVH.

Date d’achèvement : premier trimestre de 2017

Recommandation :

La DGPON devrait créer un programme de surveillance complet, qui décrit par exemple, la fréquence des visites de surveillance, la méthodologie, l’établissement de rapport et les attentes en matière de rendement pour les activités régionales d’EQV.

Plan d’action

La DGPON documentera le plan de surveillance du Programme national d’assurance de la qualité.

Secteur responsable : sections de la qualité de la DPME et de la TPS/TVH

Date d’achèvement : troisième trimestre de 2016

Rétroaction

Il est important d’instaurer un mécanisme efficace de rétroaction ou de suivi pour atteindre bon nombre des objectifs des sept mesures de contrôle des programmes de l’observation. À titre d’exemple, les objectifs qui suivent des mesures de contrôle exigent que l’on mette en place un mécanisme de rétroaction efficace :

• Améliorer et suivre les indicateurs de rendement clés
• Répondre à des irrégularités ou à des tendances inhabituelles par l’intermédiaire du programme de surveillance
• Atteindre les objectifs visant à structurer et à diriger les activités d’évaluation du risque, et à concentrer l’effort de vérification vers les enjeux les plus pertinents en premier
• Limiter les dossiers de vérification restreinte aux projets approuvés à l’échelle nationale à des fins précises
• S’assurer que l’allègement pour les contribuables, dans la mesure où il porte sur la renonciation à l’intérêt, est utilisé d’une manière conforme aux lignes directrices nationales

Des mécanismes de rétroaction sont essentiels pour atteindre de nombreux objectifs des mesures de contrôles et renforcer le programme d’EQV. On constate, à la suite des entrevues menées dans les régions, que le programme d’EQV disposait d’un processus informel de rétroaction qui a permis de répondre à diverses préoccupations et d’apporter des changements aux politiques et processus d’EQV.

L’efficacité du mécanisme de rétroaction dépend de l’exactitude et de l’intégralité des données collectées et analysées. Dans le cadre de la vérification interne, on a constaté que des contrôles sont en place pour soutenir l’exactitude et l’intégralité des données d’EQV (mesure de contrôle no 4).

Rétroaction issue de dossiers contestés

L’information provenant des dossiers examinés par le programme d’EQV, mais dont les changements requis sont contestés par le vérificateur et le chef d’équipe de la vérification, représente une voie possible de rétroaction. À l’échelle locale et régionale, cette information pourrait être utilisée pour améliorer la qualité des vérifications en identifiant les ressemblances dans les dossiers contestés et en fournissant une source de référence aux fins d’interprétations futures des politiques ou des procédures de la direction générale. Les discussions et les décisions prises dans le cadre du processus de règlement des litiges ne sont pas documentées de façon uniforme, comme l’exigent les politiques et les procédures.

Recommandation :

La DGPON devrait documenter le règlement des dossiers contestés et en faire le suivi, ainsi que créer une boucle de rétroaction afin de contribuer à renforcer le programme d’EQV.

Plan d’action

La DGPON veillera à ce que les directeurs régionaux des REAQ consignent et suivent les dossiers contestés de façon uniforme parmi les régions, et elle renforcera la surveillance par l’AC.

Secteur responsable : sections de la qualité de la DPME et de la TPS/TVH, directeurs des REAQ de toutes les régions

Date d’achèvement : troisième trimestre de 2016

Projets d’observation régionaux

Les projets d’observation régionaux donnent des conseils qui pourraient éclairer les décisions du programme prises à l’échelle régionale et nationale. Ces projets sont menés dans chacune des régions afin de répondre aux questions d’inobservation dans des secteurs qui sont peut‑être propres à la région. La mesure de contrôle no 2 a comme objectif de limiter les cas de vérification à portée restreinte aux projets approuvés à l’échelle nationale à des fins précises. Puisque les dossiers de vérification à portée restreinte sont habituellement limités à une seule question précise dès le départ, un processus complet d’évaluation des risques ou de sélection peut ne pas se tenir. La vérification ou l’examen peut ne pas comporter une étape complète de planification; dans ce cas, les secteurs de risque importants ne seraient pas décelés ou abordés.

Dans chaque région, le directeur des REAQ est responsable d’approuver les projets d’observation régionaux, avec une participation restreinte de l’AC en ce qui concerne le programme d’EQV. À l’heure actuelle, il n’y a aucune politique et aucune ligne directrice relativement à l’inclusion ou à l’exclusion du programme d’EQV dans de nouveaux projets d’observation régionaux ou nationaux. Sans politique ou ligne directrice, il est possible que les secteurs fonctionnels de l’EQV ne soient pas au courant de projets régionaux en cours, ce qui donne lieu à leur omission dans la charge de travail du programme d’EQV.

Recommandation :

La DGPON devrait inclure tous les projets nationaux et régionaux dans le processus d’EQV, en fonction de critères élaborés pour aider à déterminer les cas où les projets doivent être exclus du processus d’EQV.

Plan d’action

La DGPON a élaboré des lignes directrices sur l’établissement de rapports et l’approbation de projets pour lesquels il faut consulter le programme d’EQV au préalable. Des lignes directrices seront émises sous peu afin de clarifier et de définir les circonstances où des projets peuvent être exclus de l’EQV.

Secteur responsable : sections de la qualité et sections des RE de la DPME et de la TPS/TVH.

Date d’achèvement : troisième trimestre de l’exercice 2016

Conclusion

L’objectif de la vérification consistait à fournir une assurance que les sept mesures de contrôle ont été intégrées au programme d’EQV, et qu’elles sont en place et fonctionnent comme prévu pour appuyer le mandat du programme et atteindre ses objectifs. En général, les sept mesures de contrôle sont représentées dans le programme d’EQV. Tout problème lié à la mise en œuvre peut être attribuable à la jeunesse relative du programme d’EQV et du défi que pose la coordination du soutien offert par les programmes de vérification. Parmi les forces du programme d’EQV, notons le processus d’examen des dossiers de vérification et le soutien du processus de vérification axée sur le risque. Un système de surveillance complet contribuera à aborder les rôles divers du programme d’EQV. Les mécanismes de surveillance et de rétroaction du programme d’EQV doivent préciser les obligations et les responsabilités à l’échelle régionale et nationale.

Remerciements

En conclusion, nous souhaitons exprimer notre reconnaissance à l’égard de la Section de la qualité et de la Section de l’assurance de la qualité de la TPS/TVH de la DGPON, ainsi que les organisations des REAQ des régions de l’Atlantique, du Québec, de l’Ontario, des Prairies et du Pacifique pour le temps qu’elles nous ont consacré et les renseignements qu’elles nous ont fournis tout au long de cette mission.