Vérification interne (suivi) – Processus de soumission et d’attribution de marchés

Rapport final

Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques

Juin 2017

Table des matières

• Résumé exécutif
• Introduction
• Point de mire de la vérification
• Constatations, recommandations et plans d’action
  • 1.0 Conformité avec les politiques et les procédures
    • 1.1 Directive sur les contrats et Procédures de planification de l’approvisionnement et d’administration
    • 1.2 Directive sur les situations de contrat après coup
    • 1.3 Directive sur l’examen de conformité en matière d’approvisionnement
    • 1.4 Formation et sensibilisation
  • 2.0 Surveillance et examen de la qualité
    • 2.1 Exactitude et fiabilité des données d’approvisionnement et répartition des tâches
    • 2.2 Analyse des tendances
    • 2.3 Processus de suivi
• Conclusion
• Remerciements
• Annexes
• Annexe A : Lexique des acronymes
• Annexe B : Vérification de soumission et d’attribution de marchés de 2014
• Annexe C : Disposition des recommandations de la vérification de 2014

Résumé exécutif

Contexte

Un engagement à l’égard de l’équité, de l’ouverture et de la transparence est une exigence établie par le gouvernement du Canada dans la Loi sur la gestion des finances publiques. L’article 61 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada accorde à l’Agence du revenu du Canada (ARC) le plein pouvoir de conclure des marchés, exception faite des marchés pour services juridiques. L’Agence doit aussi se conformer aux dispositions de plusieurs accords commerciaux complexes. De plus, en vertu de l’article 30(1) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, l’ARC a compétence dans les domaines des grandes orientations administratives, y compris les politiques sur les marchés.

La Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques (DGVER) a terminé la vérification du processus de soumission et d’attribution de marchés en août 2014 (voir l’annexe B). Des possibilités d’amélioration des contrôles internes ont été relevées afin de promouvoir le respect des instruments de politique en matière d’approvisionnement, l’exhaustivité des documents à l’appui et l’exactitude des données. Des plans d’action ont été élaborés par la Direction de l’administration (DA) de la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) pour donner suite aux recommandations.

Objectif

L’objectif de la vérification consiste à valider la mise en œuvre des plans d’action élaborés pour donner suite aux constatations découlant de la Vérification des processus de soumission et d’attribution de marchés de 2014.

Conclusion

Sur les 15 recommandations découlant de la vérification de 2014, 11 ont été entièrement mises en œuvre, 3 ont été partiellement traitées et une recommandation n’a pas été mise en œuvre. Par conséquent, d’autres possibilités d’amélioration existent afin de continuer à accroître les contrôles internes par les moyens suivants :

• en documentant certaines exigences obligatoires;
• en fournissant une orientation aux agents d’approvisionnement sur les exceptions aux procédures opérationnelles;
• en améliorant l’exactitude du codage des marchés générant la propriété intellectuelle;
• en exécutant des examens de conformité;
• en surveillant les tendances.

Bien que cette vérification n'ait pas été conçue précisément pour relever les manques d'intégrité, les vérificateurs étaient conscients que ceux-ci pourraient représenter un risque potentiel et ont fait preuve de diligence dans la réalisation des tests de la vérification. Aucun cas de manque d'intégrité n'a été relevé dans l'échantillon de marchés examinés dans le cadre de la vérification.

Plan d’action

La DGFA a accepté les recommandations formulées dans ce rapport et a élaboré des plans d’action connexes. Les plans de la DA comprennent la mise à jour des procédures internes et des listes de contrôle pertinentes, la prestation de séances de formation et de sensibilisation à l’intention du personnel de l’approvisionnement et la mise en œuvre d’un nouvel outil de conformité qui vise à améliorer les contrôles internes et la surveillance. La DGVER a examiné les plans d’action de la direction et a conclu qu’ils sont adéquats et raisonnables afin de donner suite aux recommandations.

Introduction

Un engagement à l’égard de l’équité, de l’ouverture et de la transparence est une exigence établie par le gouvernement du Canada dans la Loi sur la gestion des finances publiques. L’article 61 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada accorde à l’Agence du revenu du Canada (ARC) le plein pouvoir de conclure des marchés, exception faite des marchés pour services juridiques. En vertu de la Loi sur Services partagés Canada, Services partagés Canada (SPC) est responsable de l’approvisionnement et de la fourniture de matériels et de logiciels, y compris ceux liés à la sécurité, pour les dispositifs des utilisateurs finaux. L’ARC a également recours à Services publics et Approvisionnement Canada pour les exigences en matière de construction^{Note de bas de page 1}, de publicité, de recherche sur l’opinion publique et dans les cas où il y a un avantage clair pour l’ARC de le faire. L’ARC doit aussi respecter les dispositions de plusieurs accords commerciaux complexes, tels que l’Accord de libre-échange nord-américain. De plus, en vertu de l’article 30(1) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, l’ARC a compétence dans les domaines des grandes orientations administratives, y compris les politiques sur les marchés.

L’ARC a établi et a maintenu de vastes systèmes de contrôle interne qui aident à atténuer les risques liés à l’atteinte des buts de programme. Les activités de contrôle internes sont conçues pour offrir une assurance raisonnable selon laquelle des objectifs particuliers sont atteints comme prévu et peuvent être classées en catégories selon le genre ou la nature de l’activité. Il est important de comprendre qu’aucune mesure de contrôle en soi ne peut offrir une assurance adéquate, mais que c’est plutôt leur effet combiné qui renforce les contrôles internes.

À l’ARC, le commissaire et premier dirigeant est responsable de la surveillance de haut niveau de la fonction d’approvisionnement. La responsabilité et l’autorité en matière des politiques et des services liés à l’approvisionnement incombent à la Direction de l’administration (DA) de la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA).

Plus précisément, la DA est chargée de veiller à ce que le processus d’acquisition des produits et des services soit juste, équitable et transparent pour aider l’Agence à atteindre ses objectifs opérationnels. La DA est l’autorité fonctionnelle^{Note de bas de page 2}en matière d’approvisionnement au sein de l’Agence; par conséquent, elle est responsable des systèmes et des procédures utilisés à l’ARC en ce qui a trait à la réception, au traitement et à l’évaluation des soumissions et des propositions pour les marchés d’acquisition ou les accords contractuels de l’ARC. La DA est aussi chargée de fournir une surveillance en matière d’assurance de la qualité et d’observation des activités d’approvisionnement de l’ARC.

Au cours de l’exercice 2016-2017, l’ARC a déclaré un total de 653 nouveaux marchés concurrentiels et non concurrentiels, totalisant 57 millions de dollars.

La Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques (DGVER) a terminé la vérification du processus de soumission et d’attribution de marchés en août 2014. L’objectif de cette vérification de suivi consistait à donner l’assurance que les contrôles internes du processus de soumission et d’attribution de marchés de l’ARC étaient en place et fonctionnaient comme prévu. La vérification de 2014 a permis de relever des occasions d’améliorer les contrôles internes afin de promouvoir le respect des instruments de politique, l’exhaustivité des documents d’appui et l’exactitude des données.

La DA a élaboré des plans d’action afin de donner suite aux 15 recommandations découlant de la vérification de 2014. Les mesures identifiées comprenaient l’élaboration ou la mise à jour des documents pertinents (tels que les instruments de politique, les formulaires et les listes de contrôle), la formation opportune du personnel, ainsi que d’autres améliorations des activités d’observation, de surveillance et d’établissement de rapports.

Point de mire de la vérification

Cette vérification de suivi avait comme objectif de valider la mise en œuvre des plans d’action élaborés pour donner suite aux constatations découlant de la Vérification des processus de soumission et d’attribution de marchés de 2014.

La vérification de suivi portait sur la validation des plans d’action mis en œuvre afin de veiller à ce qu’ils abordent les recommandations et les enjeux sous-jacents observés dans la vérification précédente.

La phase d’examen de cette vérification s’est déroulée d’octobre 2016 à avril 2017 à l’Administration centrale. Les échantillons ont été recueillis entre le 1er avril et le 30 novembre 2016.

La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Constatations, recommandations et plans d’action

Comme pour d’autres vérifications internes, les recommandations présentées dans le présent rapport abordent seulement les enjeux importants ou les exigences obligatoires. Sur les 15 recommandations découlant de la vérification de 2014, 11 ont été entièrement mises en œuvre, 3 ont été partiellement traitées et une recommandation n’a pas été mise en œuvre. Consultez l’annexe C pour la disposition des recommandations découlant de la vérification de 2014.

Bien que cette vérification n’ait pas été conçue précisément pour relever les manques d’intégrité, les vérificateurs étaient conscients que ceux-ci pourraient représenter un risque potentiel et ont fait preuve de diligence dans la réalisation des tests de la vérification. Aucun cas de manque d’intégrité n’a été relevé dans l’échantillon des marchés examinés dans le cadre de la vérification.

1.0 Conformité avec les politiques et les procédures

1.1 Directive sur les contrats et Procédures de planification de l’approvisionnement et d’administration

Documentation des dossiers

La vérification de 2014 a permis de conclure que des renseignements complets n’étaient pas toujours maintenus dans les dossiers d’approvisionnement et qu’il y avait des incohérences entre les instruments de politique et les procédures internes.

Les recommandations nos 2 et 3 de l’annexe C ont été abordées adéquatement au moyen de mises à jour des instruments de politique et de l’élimination de procédures internes, ce qui a permis de résoudre le problème d’incohérence. De plus, le respect des instruments de politique par les agents d’approvisionnement a été renforcé grâce à l’introduction de listes de contrôle et à l’inclusion d’attentes en matière de rendement liées à la documentation des dossiers.

Examen de l’énoncé des travaux

La vérification de 2014 a permis de conclure que des éléments de preuve n’étaient pas toujours au dossier pour confirmer que l’agent d’approvisionnement avait examiné et validé l’énoncé des travaux (EDT). De plus, un examen des marchés non concurrentiels a relevé seulement quelques marchés où l’on pourrait conclure que le spécialiste en approvisionnement a réellement vérifié si le marché entraînerait ou non l’établissement d’une relation employeur-employé^{Note de bas de page 3} . Bien que l’EDT soit considéré comme un document essentiel dans le processus d’approvisionnement et que la relation employeur-employé doive être évitée en raison des répercussions sur le statut d’emploi, des preuves documentées n’étaient pas requises pour ces deux aspects.

Les exigences en matière de documentation du processus d’examen de l’EDT effectué à la suite de la vérification de 2014 étaient incohérentes pour certains dossiers, car une seule des deux listes de contrôle des dossiers obligatoires incluait les outils et les tâches pour examiner et valider un EDT et éviter des relations employeur-employé. Par conséquent, la recommandation no 4 de l’annexe C n’a été que partiellement traitée.

Recommandation : La DA de la DGFA devrait exiger que les agents d’approvisionnement consignent leur examen des documents obligatoires préparés par le client et la considération des relations employeur-employé pour les approvisionnements à faible risque.

Plan d’action : La DA a mis à jour le formulaire et la liste de contrôle de l’approbation à faible risque afin d’inclure une confirmation des tâches indiquant que les agents d’approvisionnement ont examiné l’EDT et que le potentiel de relations employeur-employé a été pris en considération.

Date d’achèvement : Terminé

De plus, les mesures prises depuis la vérification de 2014 exigeaient entre autres que les agents d’approvisionnement émettent, puis obtiennent des accusés de réception par courriel auprès du chargé de projet, conformément aux exigences des procédures internes et des listes de contrôle. Dans l’échantillon, deux des dossiers de marchés n’incluaient pas d’accusé de réception par courriel, car cela avait été laissé à la discrétion de l’agent d’approvisionnement; il s’agit d’une pratique pouvant mener à des incohérences.

Le risque de conflits et de coûts financiers connexes, y compris les contestations juridiques, est diminué lorsque les renseignements de l’EDT sont clairement exprimés et documentés. De plus, l’Agence peut faire des économies et optimiser les ressources, car les services seraient offerts comme prévu ou auraient une valeur ajoutée si les renseignements de l’EDT sont adéquats.

Recommandation : La DA de la DGFA devrait fournir une orientation aux agents d’approvisionnement sur l’applicabilité et les exceptions à l’envoi et à l’obtention d’un accusé de réception par courriel.

Plan d’action : La DA distribuera un avis à tous les agents d’approvisionnement pour les informer des facteurs qui créent un potentiel de relations employeur-employé, y compris une orientation sur l’applicabilité de l’accusé de réception par courriel. L’avis exigera que, dans les rares situations où l’on détermine que l’accusé de réception par courriel ne s’applique pas, l’agent d’approvisionnement indique clairement dans le dossier d’approvisionnement le motif pour lequel il n’a pas envoyé le courriel.

Date d’achèvement : Septembre 2017

Stockage des documents

Dans la vérification de 2014, la piste de vérification a été difficile à suivre, car les pratiques de gestion des documents variaient et l’utilisation de l’application logicielle principale pour le stockage des documents n’a pas été respectée.

La recommandation no 5 de l’annexe C a été traitée adéquatement au moyen de mises à jour des instruments de politique.

1.2 Directive sur les situations de contrat après coup

Dans la vérification de 2014, des problèmes d’incohérence ont été relevés dans la définition de la situation de contrat après coup (CAC)^{Note de bas de page 4} entre la Directive et l’Analyse des tendances nationales et examen des situations relatives aux contrats après coup (maintenant intitulé « examen et analyse des tendances nationales »).

La recommandation no 7 de l’annexe C a été traitée adéquatement au moyen d’une mise à jour de la directive qui s’harmonise désormais avec le rapport.

1.3 Directive sur l’examen de conformité en matière d’approvisionnement

Au moment de la vérification de 2014, la Directive sur l’examen de conformité en matière d’approvisionnement (DECA) exigeait un examen obligatoire de conformité des marchés à fournisseur exclusif excédant 25 000 $ à l’étape préalable à la demande de soumissions^{Note de bas de page 5} . Toutefois, cette exigence ne représentait pas de façon adéquate le processus d’approvisionnement étant donné qu’il n’y avait aucune étape préalable à la demande de soumissions pour ces types de marchés.

Un examen de la nouvelle version de la DECA a permis de constater que l’exigence susmentionnée y est toujours présente. Bien que la DA ait confirmé qu’une étape préalable à la demande de soumission n’aurait pas lieu pour ce type de marchés, la Direction a choisi de conserver cette exigence dans la DECA plutôt que de créer une nouvelle section distincte pour les cas où il pourrait y avoir une négociation avant l’étape suivante du processus d’approvisionnement, soit l’étape préalable à l’attribution^{Note de bas de page 6} .

La recommandation no 9 de l’annexe C a été traitée adéquatement selon la justification de la DA en tenant compte des risques connexes.

1.4 Formation et sensibilisation

Évaluation des soumissions

La vérification de 2014 a permis de conclure que quelques marchés concurrentiels n’incluaient pas de preuve dans le dossier d’approvisionnement pour illustrer que les appels d’offres ont été évalués par l’agent d’approvisionnement en fonction des critères obligatoires. De plus, pour l’un des marchés susmentionnés, il n’y avait pas de preuve confirmant que le soumissionnaire retenu se conformait à la partie non financière des critères obligatoires.

La recommandation no 1 de l’annexe C a été traitée adéquatement au moyen d’exigences précises en matière de formation, y compris celles liées à l’évaluation des soumissions et aux méthodes de sélection de l’entrepreneur, ainsi que d’autres formations informelles et complémentaires relatives à l’approvisionnement. En outre, le respect des critères par les agents d’approvisionnement a été renforcé grâce à l’introduction des listes de contrôle obligatoires.

Exactitude et exhaustivité du codage

Dans la vérification de 2014, les résultats d’un examen comparatif de la documentation des dossiers d’approvisionnement et des données de l’exercice 2012-2013 indiquaient un manque d’exactitude dans la classification et la détermination de certains aspects des opérations d’approvisionnement.

Compte tenu de cela, la DA a mis en œuvre les mesures suivantes afin de renforcer l’importance de l’exactitude du codage :

• l’inclusion d’attentes de rendement pour le personnel de l’approvisionnement en ce qui a trait à l’exactitude des données, à la validation et aux rapports faits aux intervenants;
• des lettres d’appel de validation émises mensuellement pour appuyer le processus de validation (voir le point 2.1.1 ci-dessous);
• la création d’un répertoire central de documents de codage accessible au personnel de l’approvisionnement;
• la diffusion et la discussion des renseignements lors des réunions de la direction et des réunions d’équipe;
• des instructions supplémentaires et des communiqués transmis au personnel de l’approvisionnement.

De plus, à la suite de la vérification de 2014, la Directive sur le titre de propriété intellectuelle a été simplifiée et comprend maintenant une exigence selon laquelle « le codage de la propriété intellectuelle (PI) doit être rempli dans les Systèmes administratifs d’entreprise pour tous les marchés », et des instructions de codage dans une annexe pour appuyer le personnel de l’approvisionnement.

Depuis la vérification de 2014, le nombre de marchés codés comme générant de la PI a diminué, ce qui correspond à la compréhension que la majorité des marchés de l’ARC ne génèrent pas de PI. Un examen des rapports sur les activités d’approvisionnement de 2014 et 2015 a permis de déterminer des cas de codage inexact en lien avec les opérations codées comme ayant généré de la PI (0,3 % des opérations dans le rapport sur les activités d’approvisionnement de 2014 et moins de 1 % dans les opérations du rapport de 2015). Bien que 14 sur 24 (58 %) des opérations codées comme ayant généré de la PI dans les rapports sur les activités d’approvisionnement de 2014 et de 2015 aient été corrigés au moyen d’activités de surveillance et d’examen de la qualité avant le début de la présente vérification, 9 (38 %) demeurent inexactes. Étant donné la petite population de marchés générant de la PI, les agents d’approvisionnement peuvent ne pas savoir comment ces marchés doivent être traités. Par conséquent, la recommandation no 6 de l’annexe C n’a été que partiellement traitée.

L’Agence doit pouvoir compter sur l’exhaustivité et l’exactitude des données de PI déclarées. De plus, des renseignements de PI fiables et exacts devraient être disponibles aux fins d’analyse pour déterminer les tendances.

Recommandation : La DA de la DGFA devrait mettre en œuvre des mesures visant à améliorer l’exactitude des marchés codés comme générant de la PI.

Plan d’action : La DA donnera des séances d’information sur la PI à tous les agents d’approvisionnement afin de garantir une pleine compréhension et l’application de la Directive sur le titre de propriété intellectuelle.

Date d’achèvement : Septembre 2017

Situations de CAC

La vérification de 2014 a permis de conclure qu’il y avait quelques cas dans l’examen de l’échantillon de marchés non concurrentiels où le client s’est adressé directement au fournisseur pour solliciter des services et a discuté de questions contractuelles avant d’impliquer la DA.

La recommandation no 8 de l’annexe C a été traitée adéquatement au moyen de l’élaboration et de la prestation du matériel de formation pour les clients et le personnel de l’approvisionnement. De plus, l’intranet de l’ARC contient maintenant des renseignements détaillés pour renseigner les intervenants sur les bons processus d’approvisionnement ainsi que les rôles et les responsabilités connexes. En outre, une présentation faite au Comité d’examen et de surveillance des acquisitions (CESA) en mars 2016 sur l’examen et l’analyse des tendances nationales de 2014-2015 concernant les situations de CAC pour lesquelles des plans d’action ont été subséquemment mis en œuvre et des communications ont été transmises à tous les membres du personnel afin de s’assurer que toutes les questions cernées ont été comprises et traitées.

2.0 Surveillance et examen de la qualité

2.1 Exactitude et fiabilité des données d’approvisionnement et séparation des tâches

Dans la vérification de 2014, des problèmes d’intégrité des données ont été notés dans les renseignements présentés dans les rapports et des lacunes de données, y compris des erreurs de codage. En outre, les examens de conformité obligatoires n’ont pas toujours été effectués de façon uniforme, et les agents d’approvisionnement étaient responsables de présenter leurs propres dossiers de passation des marchés aux fins d’examen, ce qui ne respecte pas le principe de séparation des tâches (SDT).

Compte tenu de cela, la DA a surveillé les opérations d’approvisionnement pour s’assurer de l’exactitude et de la fiabilité des renseignements par l’entremise des activités suivantes :

• continuer les examens par les pairs ou la direction;
• améliorer le processus de validation;
• améliorer les examens de conformité;
• effectuer des examens ciblés ou ponctuels;
• mettre en œuvre de nouveaux codes d’approvisionnement et examens d’exactitude;
• effectuer des examens des situations de CAC;
• maintenir le CESA, un comité qui examine les approvisionnements à risque élevé et de grande valeur de l’ARC aux fins de conformité.

Pour faire un suivi des lacunes de données qui ont été cernées dans la vérification de 2014, la DGVER a tout d’abord envisagé d’effectuer un examen des dossiers. Au moment de valider la méthodologie d’examen de l’exactitude et du codage des approvisionnements, et son approche d’échantillonnage statistique, la DGVER a plutôt choisi de s’en remettre à l’examen effectué par la DA. Les résultats de cet examen ont indiqué une amélioration globale de l’exactitude des données à partir de 2014.

En ce qui concerne les situations de CAC, l’indicateur connexe est examiné dans plusieurs des activités mentionnées ci-dessus, y compris le processus de validation, le processus de conformité et les examens de l’exactitude du codage des approvisionnements. De plus, l’exactitude et le codage des situations de CAC sont validés par la Division de la passation des marchés dans le cadre de la préparation de ses rapports de gestion, tels que le rapport semestriel sur la passation de marchés et le tableau de bord trimestriel sur le rendement. Les renseignements sont également validés de nouveau par la Section d’observation et d’examen des programmes (SOEP) à titre de fonction de remise en question indépendante dans le cadre de la préparation de l’examen et de l’analyse des tendances nationales concernant les situations de CAC et du tableau de bord trimestriel des situations de CAC.

La mise en œuvre des mesures de surveillance ci-dessus a traité adéquatement la recommandation no 15 de la vérification de 2014.

En ce qui concerne les examens de conformité, on s’en remet encore aux agents d’approvisionnement pour soumettre leurs propres dossiers; toutefois, les contrôles compensatoires suivants ont été mis en place pour régler les préoccupations concernant la SDT :

• surveillance accrue de la direction;
• rapprochement indépendant entre les dossiers prévus et reçus;
• amélioration des activités de surveillance, comme le processus de validation.

La mise en œuvre de ces contrôles compensatoires a traité adéquatement la recommandation no 11 de la vérification de 2014.

En outre, l’examen par les pairs ou la direction est considéré comme une mesure préventive visant à s’assurer que des examens de conformité sont effectués pour les dossiers; toutefois, les examens par les pairs sont seulement recommandés et non obligatoires. Par conséquent, la recommandation no 10 de l’annexe C n’a été que partiellement traitée.

L’efficacité et la valeur ajoutée de l’examen de conformité sont augmentées, et le risque de différends et de coûts financiers connexes, y compris le défi juridique, est réduit lorsque les dossiers d’approvisionnement sont assujettis à l’examen de conformité.

Recommandation : La DA de la DGFA devrait mettre en œuvre des mesures préventives pour garantir le respect de la Directive sur l’examen de conformité en matière d’approvisionnement (DECA) pour les dossiers nécessitant des examens de conformité obligatoires.

Plan d’action : La DA élaborera et mettra en œuvre un nouvel outil d’approbation et de surveillance en matière d’approvisionnement qui comprendra des indicateurs afin d’identifier les dossiers qui nécessitent un examen de conformité obligatoire et de prévenir la finalisation des dossiers avant que l’examen de conformité obligatoire soit achevé, le cas échéant. L’outil permettra également aux membres de la direction de la Division de la passation des marchés et de la SOEP d’accéder à tous les dossiers qui ont été marqués pour un examen de conformité obligatoire et d’effectuer un suivi de façon proactive pour s’assurer que ces dossiers sont soumis.

Date d’achèvement : Décembre 2017

2.2 Analyse des tendances

Dans la vérification de 2014, des préoccupations ont été soulevées au sujet de la subjectivité des examens de conformité obligatoires et du fait que les résultats de ces examens n’ont pas été analysés pour déterminer les tendances.

Compte tenu de cela, des lignes directrices sur l’examen de conformité ont été élaborées et publiées, répondant ainsi adéquatement à la recommandation no 12 de l’annexe C. Toutefois, les résultats n’ont pas été analysés afin de déterminer les tendances ou de soutenir une amélioration continue. Bien que la DA ait mené un examen des marchés à fournisseur unique ainsi que plusieurs examens de codage spéciaux ciblés dont les constatations ont été transmises à la direction aux fins de mesures correctives, les examens n’étaient pas détaillés. La direction a aussi indiqué qu’un outil de conformité amélioré était en cours d’élaboration et qu’il n’est donc pas assujetti à cette vérification. Par conséquent, la recommandation no 14 de l’annexe C n’a pas été mise en œuvre.

Recommandation : La DA de la DGFA devrait appuyer l’amélioration continue en effectuant une analyse détaillée des résultats des examens de conformité.

Plan d’action : La SOEP mènera une analyse des tendances liées aux constatations de l’examen des dossiers, qui sera communiquée avec le directeur de la Division de la passation des marchés de façon régulière aux fins d’amélioration continue du processus. Le nouvel outil d’approbation et de surveillance en matière d’approvisionnement permettra de recueillir automatiquement des données à partir des examens de la conformité, ce qui soutiendra l’analyse des tendances. L’analyse des tendances ne débutera que lorsque l’outil aura été mis en place pendant au moins six mois (une fois que des données suffisantes auront été saisies). 

Date d’achèvement : Septembre 2018

2.3 Processus de suivi

Dans la vérification de 2014, le mandat et le processus de la SOEP n’incluaient pas de suivi des résultats pour les activités d’examen.

La SOEP a indiqué que le gestionnaire et l’agent d’approvisionnement sont chargés de veiller à ce que les mesures appropriées soient prises en fonction des observations du rapport de conformité. Dans les circonstances où les questions sont transmises à la direction, la SOEP s’assurera également que les mesures appropriées sont prises.

Un échantillon de 12 rapports de conformité avec des observations a été examiné afin de s’assurer que les mesures appropriées ont été prises, et l’on a conclu que des mesures ont été prises ou étaient réputées non nécessaires après une étude plus approfondie en ce qui a trait à 95 % des observations de conformité.

La recommandation no 13 de l’annexe C a été traitée adéquatement étant donné ces résultats.

Conclusion

Sur les 15 recommandations découlant de la vérification de 2014, 11 ont été entièrement mises en œuvre, 3 ont été partiellement traitées et une recommandation n’a pas été mise en œuvre. Cela a permis d’améliorer les contrôles internes afin de promouvoir le respect des instruments de politique en matière d’approvisionnement et les procédures opérationnelles, l’exhaustivité des documents à l’appui, et l’exactitude des données. Par conséquent, d’autres possibilités d’amélioration existent afin de continuer à accroître les contrôles internes par les moyens suivants :

• en documentant certaines exigences obligatoires;
• en fournissant une orientation aux agents d’approvisionnement sur les exceptions aux procédures opérationnelles;
• en améliorant l’exactitude du codage des marchés générant la propriété intellectuelle;
• en exécutant des examens de conformité;
• en surveillant les tendances.

Remerciements

Pour conclure, nous souhaitons reconnaître et remercier la DA de la DGFA pour le temps accordé et les renseignements fournis au cours de cette mission.

Annexes

Annexe A : Lexique des acronymes

La liste ci-dessous est tirée du lexique de l’ARC et comprend la description des acronymes et des sigles.

ARC	Agence du revenu du Canada
CAC	Contrat après coup
CESA	Comité d’examen et de surveillance des acquisitions
DA	Direction de l’administration
DECA	Directive sur l’examen de conformité en matière d’approvisionnement
DGFA	Direction générale des finances et de l’administration
DGVER	Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques
EDT	Énoncé de travaux
PI	Propriété intellectuelle
SDT	Séparation des tâches
SOEP	Section d’observation et d’examen des programmes

Annexe B : Vérification de soumission et d’attribution de marchés de 2014

Vérification du processus de soumission et d'attribution de marchés – Rapport final 2014

Annexe C : Disposition des recommandations de la vérification de 2014

Vérification interne du processus de soumission et d’attribution de marchés de 2014	Vérification interne (suivi) – Processus de soumission et d’attribution de marchés de 2017
Recommandation	Section examinée	Résultats
1) La DGFA devrait offrir une formation et une orientation de manière ponctuelle à tous les spécialistes en approvisionnement sur l’évaluation des soumissions du processus d’approvisionnement.	3.1.4.1 Évaluation des soumissions	La recommandation précédente a été mise en œuvre.
2) La DGFA devrait renforcer les contrôles d’examen des dossiers de marchés pour assurer l’observation de la Directive sur les marchés, c’est-à-dire les processus de passation de marchés et les procédures connexes.	3.1.1.1 Documentation des dossiers	La recommandation précédente a été mise en œuvre.
3) La DGFA devrait mettre à jour la Directive sur les marchés afin qu’elle tienne compte des exigences en matière de documentation pour les marchés de TI de faible valeur en dollars et d’assurer l’uniformité entre les procédures internes et la Directive.	3.1.1.1 Documentation des dossiers	La recommandation précédente a été mise en œuvre.
4) En tant que pratique exemplaire, la DGFA devrait exiger que les spécialistes en approvisionnement documentent de manière exhaustive leur examen des documents obligatoires préparés par le client et leur considération de la relation employeur-employé.	3.1.1.2 Examen de l’énoncé des travaux	La recommandation précédente a été partiellement mise en œuvre. Nouvelle recommandation émise : La DA de la DGFA devrait exiger que les agents d’approvisionnement consignent leur examen des documents obligatoires préparés par le client et la considération des relations employeur-employé pour les approvisionnements à faible risque. La DA de la DGFA devrait fournir une orientation aux agents d’approvisionnement sur l’applicabilité et les exceptions à l’envoi et à l’obtention d’un accusé de réception par courriel.
5) En tant que pratique exemplaire, la DGFA devrait élaborer des procédures qui favorisent l’utilisation de Synergie pour tous les processus de gestion des marchés et examiner les contrôles existants en place pour améliorer le stockage des documents.	3.1.1.3 Stockage des documents	La recommandation précédente a été mise en œuvre.
6) La DGFA devrait renseigner les spécialistes en approvisionnement sur l’importance de l’exactitude et de l’exhaustivité du codage et effectuer une surveillance régulière de ces aspects.	3.1.4.2 Exactitude et exhaustivité du codage	La recommandation précédente a été partiellement mise en œuvre. Nouvelle recommandation émise : La DA de la DGFA devrait mettre en œuvre des mesures visant à améliorer l’exactitude des marchés codés comme générant de la propriété intellectuelle.
7) Dans la Directive sur les situations de contrat après coup (CAC), la DGFA devrait clarifier la définition des CAC afin d’améliorer l’uniformité aux fins d’identification et de codage.	3.1.2 Directive sur les situations de CAC	La recommandation précédente a été mise en œuvre.
8) La DGFA devrait renseigner les clients et le personnel de l’approvisionnement sur l’importance d’avoir des marchés valides en place pour demander et recevoir des biens et des services, en plus des conséquences des marchés invalides.	3.1.4.3 Situations de CAC	La recommandation précédente a été mise en œuvre.
9) La DGFA devrait examiner et mettre à jour les critères obligatoires dans la Directive sur l’examen de conformité en matière d’approvisionnement (DECA) pour leur caractère approprié et pertinent.	3.1.3 Directive sur l’examen de conformité en matière d’approvisionnement	La recommandation précédente a été mise en œuvre.
10) La DGFA devrait clarifier et appliquer les lignes directrices sur les dossiers nécessitant un examen obligatoire conformément à la DECA.	3.2.1 Exactitude et fiabilité des données d’approvisionnement et séparation des tâches	La recommandation précédente a été partiellement mise en œuvre. Nouvelle recommandation émise : La DA de la DGFA devrait mettre en œuvre des mesures préventives pour garantir le respect de la DECA pour les dossiers nécessitant des examens de conformité obligatoires.
11) La DGFA devrait mettre en œuvre des contrôles afin de respecter le principe de répartition des tâches.	3.2.1 Exactitude et fiabilité des données d’approvisionnement et séparation des tâches	La recommandation précédente a été mise en œuvre.
12) La DGFA devrait élaborer des lignes directrices exhaustives afin de renforcer le processus d’examen pour son uniformité et pour saisir les renseignements pertinents et fiables qui sont opportuns et utiles pour déterminer les tendances et les motifs.	3.2.2 Analyse des tendances	La recommandation précédente a été mise en œuvre.
13) En tant que pratique exemplaire, la DGFA devrait inclure un processus de suivi afin d’améliorer la valeur ajoutée, particulièrement en ce qui a trait aux recommandations.	3.2.3 Processus de suivi	La recommandation précédente a été mise en œuvre.
14) La DGFA devrait appuyer l’amélioration continue des processus en effectuant une analyse détaillée des tendances relativement aux résultats provenant des examens obligatoires des dossiers.	3.2.2 Analyse des tendances	La recommandation précédente n’a pas été mise en œuvre. Nouvelle recommandation émise : La DA de la DGFA devrait appuyer l’amélioration continue en effectuant une analyse détaillée des résultats des examens de conformité.
15) La DGFA devrait surveiller les principaux éléments des opérations d’approvisionnement pour l’exactitude et la fiabilité des renseignements saisis aux fins d’établissement de rapports.	3.2.1 Exactitude et fiabilité des données d’approvisionnement et séparation des tâches	La recommandation précédente a été mise en œuvre.