Vérification interne – Activités administrées radiation des comptes clients

Rapport final

Direction générale de la vérification‚ de l’évaluation et des risques

Janvier 2021

Résumé exécutif

L’Agence du revenu du Canada (l’Agence) est responsable du recouvrement des dettes fiscales qui sont générées par l’administration de diverses lois, y compris la Loi de l’impôt sur le revenu et la Loi sur la taxe d’accise. L’Agence recouvre ces dettes au nom des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

Afin de gérer efficacement le volume des dettes en souffrance de l’Agence, la Direction générale des recouvrements et de la vérification peut, par voie administrative, radier ou réduire la valeur^{Note de bas de page 1} des comptes en les rendant irrécouvrables lorsqu’elle confirme que toutes les avenues de recouvrement ont été poursuivies et épuisées.

Il existe deux types de radiations : irrécouvrables et administratives. Des lois, comme la Loi sur la faillite et l’insolvabilité et diverses lois sur la prescription influent sur la possibilité de recouvrer une dette en souffrance. Lorsque la dette devient irrécouvrable en raison de ces lois, elle est retirée pour toujours des systèmes de l’Agence et la radiation est jugée irrécouvrable. Contrairement aux radiations irrécouvrables, les radiations administratives sont conservés dans les systèmes de l’ARC et si elles devaient devenir recouvrables à une date ultérieure, la dette serait rétablie.

L’objectif de cette vérification était de déterminer si des contrôles internes suffisants et appropriés sont en place pour veiller à ce que les processus de radiation des comptes clients liés à l’impôt soient efficaces, rentables et appliqués systématiquement. La vérification s’est concentrée sur le processus de radiation actuel pour les comptes clients en ce qui a trait aux activités administrées. Elle comprenait tous les flux d’impôt recouvrés par l’Agence. L’équipe de la vérification interne a effectué un examen des dossiers de radiations de l’exercice 2017-2018. La Section de l’analyse des données de la Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques a également examiné quatre années de données liées aux radiations, soit d’avril 2014 à mars 2018.

L’utilisation des radiations administratives a permis à la Direction générale des recouvrements et de la vérification de concentrer ses efforts sur des comptes plus immédiatement viables en supprimant des inventaires actifs les comptes dont la possibilité de recouvrement est faible. Cette stratégie est solide. Toutefois, l’équipe de la vérification interne a constaté qu’il n’y avait pas de procédures en place favorisant l’examen et l’approbation des radiations en temps opportun en raison de l’absence de paramètres définissant ce que veut dire « en temps opportun ». D’autre part, il a été confirmé que les processus d’approbation pour les demandes de radiation étaient documentés et accessibles. Lorsque l’équipe de la vérification a examiné plus en détail les processus en vigueur, elle a conclu que les analyses des données et les renseignements d’entreprise pouvaient être mieux utilisés pour recueillir des données provenant de radiations afin d’améliorer les stratégies de recouvrement et d’observation.

Enfin, l’équipe de la vérification a également relevé un problème concernant la méthode utilisée pour calculer les dollars de production et les unités de production^{Note de bas de page 2}. Cette méthode ne fournit pas une mesure représentative de l’utilisation des radiations dans l’exécution du programme de recouvrement.

Sommaire des recommandations

La Direction générale des recouvrements et de la vérification devrait examiner et mettre à jour ses procédures afin d’accroître l’uniformité de la documentation requise et du traitement des radiations. Ces procédures devraient également comprendre des contrôles pour faire en sorte qu’il ne soit pas possible de traiter des radiations sans l’obtention des approbations appropriées. Les processus d’assurance de la qualité devraient être mis à jour afin d’intégrer ces facteurs dans leurs examens.

La Direction générale des recouvrements et de la vérification devrait également élaborer et mettre en œuvre des paramètres pour déterminer ce qui est considéré comme une radiation « en temps opportun ». L’établissement de paramètres pour mesurer la rapidité d’exécution aiderait également la direction générale à élaborer des mesures de rendement permettant de mieux illustrer l’incidence de la production des radiations sur les résultats globaux du programme.

Enfin, la Direction générale des recouvrements et de la vérification et d’autres directions générales de l’Agence devraient examiner et analyser systématiquement les radiations dans le but d’améliorer les stratégies de recouvrement et d’observation de l’Agence.

Réponse de la direction

La Direction générale des recouvrements et de la vérification est d’accord avec les recommandations du présent rapport et a élaboré des plans d’action connexes. La Direction générale de la vérification‚ de l’évaluation et des risques a déterminé que ces plans d’actions semblent raisonnables pour donner suite aux recommandations. 

1. Introduction

L’Agence du revenu du Canada (l’Agence) administre la Loi de l’impôt sur le revenu, la Loi sur la taxe d’accise et diverses autres lois. Elle est responsable de recouvrer les dettes fiscales qui découlent de l’administration de ces lois. L’Agence recouvre ces dettes au nom des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

Lorsqu’une dette ne peut pas être recouvrée, elle est considérée comme une dette irrécouvrable. La suppression des dettes irrécouvrables des inventaires actifs permet à l’Agence de mieux mettre en lumière la valeur de réalisation nette de l’ensemble des comptes clients. La suppression d’une dette irrécouvrable des inventaires est désignée comme une radiation.

Il existe deux types de radiations : irrécouvrables et administratives. L’article 25 de la Loi sur la gestion des finances publiques est l’acte législatif faisant autorité qui permet au Conseil du Trésor de radier les dettes. Le Règlement sur la radiation des créances (1994) énonce les conditions de radiation des dettes et stipule qui a le pouvoir délégué d’approuver les radiations. D’autres lois, comme la Loi sur la faillite et l’insolvabilité et diverses lois sur la prescription influent sur la possibilité de recouvrer une dette en souffrance. Lorsque ces lois déterminent que la dette est irrécouvrable, l’Agence l’élimine de façon permanente de ses systèmes et la radiation est jugée irrécouvrable.

Afin de gérer efficacement le volume important des dettes en souffrance de l’Agence, la Direction générale des recouvrements et de la vérification peut, par voie administrative, radier ou réduire la valeur^{Note de bas de page 3} des comptes en les rendant irrécouvrables lorsqu’elle confirme que toutes les avenues de recouvrement ont été poursuivies et épuisées. Voici les facteurs dont il faut tenir compte au moment de déterminer si une dette est irrécouvrable :

• Il n’y a pas d’espoir raisonnable de recouvrement.
• Le débiteur ne peut être retracé.
• Le débiteur ne peut pas payer.

Une fois qu’une radiation ou une réduction est proposée, la matrice de délégation de pouvoirs détermine qui autorisera la mesure. Si la valeur est inférieure à 250 000 $, la décision est prise au niveau régional par la direction et le Comité d’examen des créances irrécouvrables du bureau des services fiscaux. Si la valeur d’une radiation est supérieure à 250 000 $, la demande est transférée à l’Administration centrale : d’abord à la Direction générale des recouvrements et de la vérification, puis à la Direction générale des finances et de l’administration afin d’obtenir l’approbation de l’administrateur supérieur des affaires financières. Enfin, si le montant dépasse 500 000 $, la proposition est présentée au commissaire de l’Agence aux fins d’approbation. Les étapes clés du processus des radiations sont décrites à la figure 1.

Figure 1 : Processus de radiation

Le montant de la réduction ou de la radiation administrative est alors supprimé du répertoire actif mais conservé dans les systèmes de l’ARC, et il sera considéré comme une dette réglée à des fins de déclaration. La Couronne se garde le droit de recouvrer la créance et le débiteur a toujours l’obligation de payer. Contrairement aux radiations irrécouvrables, si le compte devenait recouvrable à une date ultérieure, la créance serait rétablie.

2. Portée de la vérification

2.1 Importance

Cette vérification est importante, car un examen du processus de radiation confirme si les contrôles sont en place et s’ils fonctionnent comme prévu pour assurer l’application uniforme et en opportun des dispositions sur la radiation. La suppression des dettes irrécouvrables des répertoires actifs en temps opportun permet à l’Agence de gérer les comptes plus efficacement. Les montants en dollars radiés au cours des quatre derniers exercices se trouvent à la figure 2.

Figure 2: Montants radiés

De plus, la vérification donne l’occasion d’évaluer les stratégies visant à améliorer l’observation globale grâce aux renseignements recueillis lors des radiations. Par conséquent, cela permettrait d’appuyer PROTÉGÉ.

La présente vérification interne a été incluse dans le plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques 2018-2021 approuvé par le Conseil de direction (Conseil). Le cahier de planification a été approuvé par le Comité de gestion de la vérification et de l’évaluation le 26 juin 2019.

2.2 Objectif

L’objectif de cette vérification était de déterminer si des contrôles internes suffisants et appropriés sont en place pour veiller à ce que les processus de radiation des comptes clients liés à l’impôt soient efficaces, rentables et appliqués systématiquement.

2.3 Portée

Cette vérification a été menée à l’Administration centrale ainsi que dans les régions de l’Ouest et de l’Ontario. Elle portait sur le processus de radiation actuel pour les comptes clients en ce qui a trait aux activités administrées. Elle comprenait tous les flux fiscaux recouvrés par l’Agence.

Cette vérification n’examinait pas ce qui suit :

• le recouvrement et l’élimination des prêts aux étudiants du gouvernement fédéral par la Section du recouvrement des programmes gouvernementaux, en raison d’une vérification de ce secteur par le Bureau du vérificateur général du Canada au printemps 2020;
• la provision pour créances douteuses examinée par le Bureau du vérificateur général du Canada dans le cadre de sa vérification annuelle des états financiers sur les activités administrées de l’Agence.

La Section de l’analyse des données de la Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques a examiné les données relatives aux radiations pour la période d’avril 2014 à mars 2018. De plus, l’équipe de la vérification interne a procédé à un examen des dossiers individuels de radiations de comptes pour l’année fiscale 2017-2018.

2.4 Critères et méthodologie de la vérification

Les critères et la méthodologie de la vérification se trouvent à l’annexe A.

La phase d’examen de la vérification s’est déroulée de juillet à octobre 2019.

La vérification a été effectuée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, tel qu’il est soutenu par les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

3. Constatations, recommandations et plans d’action

La Direction générale des recouvrements et de la vérification est d’accord avec les recommandations formulées du présent rapport et a élaboré des plans d’action connexes. La Direction générale de la vérification, de l’évaluation et des risques a déterminé que ces plans d’action semblent raisonnables pour donner suite aux recommandations.

3.1 Examen et contrôle des dossiers

3.1.1. Les processus d’approbation des demandes de radiation sont documentés et accessibles. Toutefois, il n’y a pas d’uniformité dans la documentation de l’examen et de l’approbation des dossiers irrécouvrables par l’autorité compétente selon la matrice d’approbation.

L’équipe de la vérification interne a constaté que le processus d’examen et d’approbation des radiations est décrit sur la page Web interne de la Direction générale des recouvrements et de la vérification. Les facteurs généraux à prendre en considération lors de l’examen des comptes, ainsi que les processus en vigueur au sein des bureaux des services fiscaux pour soumettre une demande à leur Comité respectif d’examen des créances irrécouvrables, y sont clairement définis. De plus, les matrices de délégation de pouvoirs – Créances irrécouvrables, qui figurent sur la page Web de la Direction générale des recouvrements et de la vérification, énoncent clairement les niveaux de gestion ayant le pouvoir délégué d’approuver les radiations.

Toutefois, dans le cadre de l’examen des dossiers de 405 comptes à radier, l’équipe de la vérification interne a constaté que la quantité de renseignements figurant dans les journaux du Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source relatifs aux comptes soumis aux fins de radiation variait entre les agents des recouvrements et les régions. L’équipe de vérification a également constaté qu’une proportion importante des renvois aux chefs d’équipe et aux gestionnaires n’était pas consignée ou l’était de manière peu claire. En raison des différents niveaux de détail dans les dossiers, il n’était pas toujours évident de savoir si la personne qui approuvait la radiation avait le pouvoir de le faire. Cela était particulièrement vrai lorsque l’autorité responsable de l’approbation était un employé intérimaire et que le nom de celui-ci n’était pas indiqué dans le journal du Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source.

Recommandation 1

La Direction générale des recouvrements et de la vérification devrait examiner, mettre à jour, communiquer et surveiller le respect de ses procédures et en rendre compte afin d’accroître l’uniformité des documents requis pour l’approbation des radiations et de s’assurer que les approbations sont conformes aux lignes directrices appropriées en matière de délégation de pouvoirs.

Plan d’action 1

La Direction des recouvrements entreprendra un examen des pratiques administratives pour le traitement des dettes irrécouvrables afin de :

• Renforcer l’utilisation des ressources existantes.
• Combler les lacunes qui font en sorte que les procédures locales ne cadrent pas avec l’intention des procédures nationales.
• Mettre en place des procédures plus uniformes à suivre par tous les BSF afin d’assurer la cohérence.

Date d’achèvement : novembre 2021

3.1.2. Il n’existe pas de procédures de radiation favorisant l’examen et l’approbation des comptes à radier en temps opportun par la direction.

Au cours de l’examen des dossiers, l’équipe de la vérification interne a constaté que le temps moyen consacré à l’examen et à l’approbation des comptes à radier dans les différents seuils variait considérablement. Après des recherches plus approfondies, l’équipe de la vérification n’a trouvé aucun paramètre permettant à la direction de définir ce qui est considéré comme étant un examen et une approbation des radiations « en temps opportun », à l’exception des cas d’insolvabilité. L’insolvabilité est une situation financière qui survient lorsqu’une personne ou une société ne peut plus payer ses dettes à temps, ou lorsque la valeur de ses dettes est supérieure à celle de ses actifs. Le programme d’insolvabilité diffère des charges de travail habituelles en raison de la nature des faillites qui, en vertu de la loi, permettent de renoncer à une dette. Le programme d’insolvabilité a établi un objectif pour les radiations en temps opportun dans le cadre du processus de renvoi aux chefs d’équipe et aux gestionnaires. Pour les autres programmes, il n’existe pas de tels paramètres pour définir ce qu’est un examen et une approbation des radiations en temps opportun. Par conséquent, l’équipe de la vérification interne n’a pas été en mesure de déterminer le nombre de dossiers revus qui ont fait l’objet d’un examen et d’une approbation en temps opportun. Toutefois, l’équipe a constaté que les délais d’examen et d’approbation étaient en moyenne de 84 jours ouvrables.

De même, la Section de l’assurance de la qualité des recouvrements qui effectue des examens de l’assurance de la qualité afin de promouvoir l’amélioration de la qualité a examiné les délais d’approbation au cours de l’exercice 2018-2019. En raison du format des systèmes actuels en place, il a été extrêmement difficile pour l’équipe de l’assurance de la qualité de déterminer avec précision combien de temps a été en réalité nécessaire pour approuver les radiations. L’équipe devait se fier aux notes de journal, lorsqu’elles étaient disponibles, pour déterminer la date de renvoi. D’après les résultats nationaux de la Section de l’assurance de la qualité des recouvrements découlant des examens des dettes irrécouvrables effectués en 2018-2019, le délai moyen pour l’approbation d’une radiation était d’environ 97 jours, ce qui est assez cohérent avec le délai de 84 jours qui a été constaté par l’équipe de la vérification interne.

Les paramètres qui déterminent ce qui est considéré comme étant un traitement « en temps opportun » peuvent permettre d’orienter le processus d’examen et d’approbation, et de limiter le temps pendant lequel une proposition de radiation peut demeurer à la direction locale. Les radiations qui restent dans les inventaires pendant de longues périodes en attendant d’être examinées et approuvées retardent la capacité des agents des recouvrements à recouvrer des dettes qui présentent un potentiel réel de recouvrement.

Recommandation 2

La Direction générale des recouvrements et de la vérification devrait élaborer et mettre en œuvre des paramètres pour définir ce qui est considéré comme étant un traitement « en temps opportun » pour la préparation, l’examen et l’approbation d’une radiation pour chaque seuil d’approbation et rendre compte des résultats au moins une fois par an.

Plan d’action 2

Nos systèmes ne permettent pas au programme de surveiller la rapidité d’exécution de manière automatisée. Toutefois, la Direction des recouvrements effectuera ce qui suit :

• Analyser les délais de traitement des dettes irrécouvrables afin de déterminer ce qui constitue un délai raisonnable pour l’achèvement de la radiation pour les différentes étapes du processus.
• Une fois le délai établi, il sera intégré aux examens de la Section de l’assurance de la qualité des recouvrements.

Date d’achèvement : novembre 2021

3.1.3. Les contrôles en place ne garantissent pas que les demandes de radiation ont été dûment approuvées avant leur traitement électronique.

Les demandes de radiation qui doivent être examinées par le Comité d’examen des créances irrécouvrables du bureau des services fiscaux doivent comprendre un examen de la demande de radiation présentée au moyen du formulaire T1520. Une fois approuvé, le formulaire T1520 est estampillé et signé par les trois examinateurs du Comité d’examen des créances irrécouvrables. Dans le cas des dossiers dont la valeur est inférieure à 250 000 $, c’est le coordonnateur du Comité d’examen des créances irrécouvrables qui se charge, à la fin, de supprimer le compte à radier du système électronique. Lors de l’examen des dossiers T1520 par l’équipe de vérification, on a constaté que certains formulaires n’avaient pas les signatures et le timbre d’approbation appropriés, même si la radiation avait été traitée.

De plus, une fois que l’approbation du comité est reçue, le coordonnateur du Comité d’examen des créances irrécouvrables pourrait radier plusieurs dossiers et il n’y a pas d’examen officiel réalisé par les régions afin de s’assurer que seules les radiations approuvées sont traitées. Il incombe aux régions d’examiner le dossier afin de s’assurer que le compte a été radié par voie électronique.

Par ailleurs, dans le cas des dossiers approuvés par le Comité d’examen des créances irrécouvrables de l’Administration centrale, la Direction générale des finances et de l’administration procède à un rapprochement après la radiation électronique, afin d’atténuer partiellement le risque de traitement d’une radiation non approuvée.

Recommandation 3

La Direction générale des recouvrements et de la vérification doit veiller à ce que les radiations ne puissent être traitées sans les approbations appropriées.

Plan d’action 3

La Direction des recouvrements entreprendra un examen des pratiques administratives pour le traitement des dettes irrécouvrables et veillera à :

• Renforcer l’utilisation des ressources existantes.
• Combler les lacunes dans les procédures locales qui font en sorte que celles-ci ne cadrent pas avec l’intention des procédures nationales.
• Mettre en place des procédures plus uniformes à suivre par les bureaux afin d’assurer la cohérence.
• Établir un processus dans le cadre duquel le délégué de pouvoir approprié est tenu de s’identifier clairement dans le journal du compte, notamment en précisant le titre de son poste et s’il s’agit d’un poste d’attache ou d’une affectation intérimaire.
• Intégrer un échantillonnage de comptes dans l’examen de la Section de l’assurance de la qualité des recouvrements aux fins de surveillance.

Date d’achèvement : novembre 2021

3.1.4. Les activités nationales d’examen de la qualité ont permis de cerner des problèmes potentiels d’efficacité, de rentabilité et d’uniformité, mais elles ne définissent pas de critères précis pour l’examen des radiations aux fins d’uniformité.

La Section de l’assurance de la qualité des recouvrements a pour mandat de mener des examens d’assurance de la qualité et de promouvoir l’amélioration de la qualité dans l’exécution des programmes administrés par la Direction des recouvrements. Les rôles et les responsabilités de la section sont énoncés clairement dans InfoZone, le site Web interne de l’Agence. Le programme national d’examen est également appuyé par les agents de l’assurance de la qualité et de programmes de tous les bureaux des services fiscaux.

Le guide que la Section de l’assurance de la qualité des recouvrements utilise pour examiner les radiations insiste sur l’importance de vérifier que toutes les possibilités de recouvrement ont été épuisées et de relever les radiations qui auraient pu être évitées. Toutefois, l’uniformité dans l’application du processus de radiation n’est pas un critère abordé dans le guide. En l’absence de critères clairs pour déterminer la qualité du dossier de radiation, la Direction des recouvrements ne peut garantir que toutes les lacunes dans la qualité des dossiers sont relevées et examinées.

Recommandation 4

La Direction générale des recouvrements et de la vérification devrait revoir ses procédures de radiation et mettre en place des étapes à suivre cohérentes. L’assurance de la qualité devrait intégrer un examen de ces étapes requises dans ses examens.

Plan d’action 4

La Direction des recouvrements entreprendra un examen des pratiques administratives pour le traitement des dettes irrécouvrables et veillera à :

• Renforcer l’utilisation des ressources existantes.
• Combler les lacunes dans les procédures locales qui font en sorte que celles-ci ne cadrent pas avec l’intention des procédures nationales.
• Mettre en place des procédures plus uniformes à suivre par les bureaux afin d’assurer la cohérence.
• Intégrer un échantillonnage de comptes dans l’examen de la Section de l’assurance de la qualité des recouvrements aux fins de surveillance.

Date d’achèvement : novembre 2021

3.2.  Analyse des données, renseignements d’entreprise et établissement de rapports

3.2.1. La Direction générale des recouvrements et de la vérification n’utilise pas ou ne communique pas les données provenant des radiations pour améliorer les stratégies de recouvrement et d’observation.

En 2019, l’Organisation de coopération et de développement économiques a publié un rapport intitulé « Successful Tax Debt Management: Measuring Maturity and Supporting Change » (Gestion fructueuse de la dette fiscale : mesurer la maturité et favoriser le changement). Ce rapport se veut une ressource pour les administrations fiscales lors de l’évaluation et de l’amélioration de leurs approches stratégiques en matière de gestion de la dette fiscale. Un groupe consultatif composé d’administrations fiscales de six pays, dont le Canada, a mis au point un outil de modélisation de la maturité de la dette fiscale. Le modèle définit cinq niveaux de maturité : émergent, en progression, établi, éminent et ambitieux. Lorsque ce modèle est appliqué au principe stratégique de traitement des dettes qui ne sont pas susceptibles d’être recouvrées, la partie inférieure du spectre est définie par des processus et des décisions manuels et ponctuels. À l’extrémité du spectre de maturité, les processus de radiation sont décrits comme des processus automatisés, et les décisions sont basées sur une grande variété de sources et d’analyses de données.

L’équipe de la vérification interne a constaté que la Direction générale des recouvrements et de la vérification utilise les analyses des données et les renseignements d’entreprise pour accroître l’efficacité et les possibilités de recouvrement des comptes. Toutefois, la direction générale n’utilise pas les analyses des données et les renseignements d’entreprise pour déterminer ce qui suit :

• les facteurs qui pourraient entraîner la radiation d’un compte;
• des indicateurs dans les radiations qui pourraient permettre de prévoir leur issue finale;
• le moment où la situation idéale pour radier un compte.

Ces trois éléments concernent l’horizontalité du processus de recouvrement et entraînent une augmentation de la charge de travail et des radiations.

L’équipe de la vérification interne a constaté que d’autres sections de la Direction générale des recouvrements et de la vérification, comme la Section de l’assurance de la qualité des recouvrements ainsi que la Section de l’analyse des programmes et de leurs risques, ont examiné des facteurs comme la rapidité de traitement des radiations et l’incidence des cotisations factuelles. Toutefois, cela n’a pas été fait en utilisant des analyses des données ou des renseignements d’entreprise. Conformément à la position de l’Organisation de coopération et de développement économiques concernant la gestion efficace et rentable de la dette fiscale, les analyses des données et les renseignements d’entreprise devraient être utilisés pour améliorer les processus de radiation et relever les stratégies d’observation de l’Agence infructueuses qui conduisent à la radiation de dossiers. Les ressources peuvent alors être concentrées sur des stratégies d’observation viables qui génèrent des comptes, plutôt que d’être consacrées au recouvrement de comptes dont la possibilité de recouvrement est faible, voire nulle.

Recommandation 5

La Direction générale des recouvrements et de la vérification, avec les autres directions générales de l’Agence, devrait établir une procédure pour examiner et analyser périodiquement les radiations et en rendre compte, afin d’améliorer les stratégies de recouvrement et d’observation de l’Agence.

Plan d’action 5

Afin d’améliorer le processus de recouvrement, la Direction des recouvrements procédera à un examen des radiations de plus de 250 000 $ lorsqu’une partie de la dette découle d’une mesure d’observation.

La Direction des recouvrements communiquera les résultats de l’examen et établira une boucle de rétroaction récurrente sur les radiations avec nos partenaires de la Direction générale des recouvrements et de la vérification et de la Direction générale des programmes d’observation, afin de les aider à examiner l’incidence potentielle des radiations sur les stratégies d’observation.

Date d’achèvement : novembre 2021

À la suite du premier rapport, la Direction des recouvrements, en consultation avec tous les différents programmes de l’observation, envisagera d’élargir la sélection des dossiers à examiner pour assurer une approche plus globale (c-à-d., échantillonner également les radiations de valeurs en dollars inférieures). Le plan proposé pour cet examen sera présenté au Comité directeur exécutif de l’observation et des recouvrement afin d’obtenir l’appui des secteurs de programme pertinents.

Date d’achèvement : juin 2022

3.3.  Mesure du rendement

3.3.1. La méthode utilisée pour calculer les dollars de production et les unités de production, ne fournit pas une mesure représentative des buts et des objectifs du programme.

Les mesures de rendement jouent un rôle important dans l’orientation des politiques et des comportements des personnes qui exécutent le travail. Bien qu’il n’y ait pas d’objectifs explicites en matière de radiations, la Section de l’établissement de rapports de la Division de l’affectation et la surveillance des ressources publie les résultats mensuels du rendement de chaque programme de recouvrement des impôts dans la mesure des dollars de production et des unités de production. Les radiations traitées (unités de production) correspondent aux sommes recouvrées (dollars de production) dans les mesures de rendement actuelles.

Avant chaque exercice, la Direction générale des recouvrements et de la vérification établit une cible pour la dette fiscale réglée, et les résultats réels du programme sont comparés à cette cible prédéterminée. Les engagements annuels en matière de production des programmes fiscaux ont été atteints et dépassés au cours des trois dernières années. La production des programmes fiscaux s’est élevée à 103,6 % pour l’exercice 2018-2019, à 109,3 % pour l’exercice 2017-2018 et à 100,2 % pour l’exercice 2016-2017.

Un compte irrécouvrable peut être radié en tout temps, comme le montre l’écart indiqué à la constatation 3.1.2. Les radiations peuvent également être mises de côté afin d’être traitées à une date ultérieure, comme pendant les temps morts des jours fériés ou à la fin de l’exercice afin de résoudre les problèmes budgétaires. Lorsque l’on fait le suivi du temps directement consacré aux radiations et aux réductions, on constate généralement qu’il augmente au cours des troisième et quatrième trimestres de l’exercice. Les engagements en matière de rendement peuvent être facilement atteints si le programme peut contrôler ses résultats en mettant de côté des radiations et en les traitant, selon les besoins, pour atteindre les objectifs de production. L’absence d’objectifs de rendement concrets et mesurables constitue un obstacle à l’amélioration du programme.

Une autre conséquence du report des radiations est qu’elles restent dans l’inventaire actif. Un agent des recouvrements pourrait plutôt radier le compte irrécouvrable pour qu’un nouveau compte potentiellement recouvrable puisse être intégré à son inventaire. Le report des radiations peut aggraver le vieillissement de l’inventaire et entraîner un coût de renonciation lié au non-recouvrement de comptes exploitables. Une gestion inefficace de l’inventaire compromet l’efficacité du programme à traiter les dossiers les plus appropriés.

Recommandation 6

La Direction générale des recouvrements et de la vérification devrait élaborer et rendre compte des mesures de rendement dans le but de réduire les retards dans le processus de radiations et calculer l’incidence sur les résultats globaux de production du programme.

Plans d’action 6

Le processus de recouvrement est très différent d’un compte à l’autre et la détermination définitive d’une radiation est initialement effectuée par un agent. Cette détermination est fondée sur le jugement et les connaissances de l’agent et nécessite plusieurs niveaux d’examen pour valider sa recommandation de radiation.

Pour assurer la bonne gestion de la charge de travail des recouvrements et éviter les retards qui ont une incidence sur la production globale, il est nécessaire de passer rapidement du processus de recouvrement au processus d’irrécouvrabilité, tout en continuant à équilibrer les priorités des comptes recouvrables dans l’inventaire des agents. Les systèmes de recouvrement actuels ne permettent pas au programme de surveiller de manière automatisée la détermination potentielle d’une radiation au niveau des agents. Toutefois, la Direction des recouvrements effectuera ce qui suit :

• Effectuer des analyses et déterminer ce qui constitue un délai raisonnable pour l’achèvement de la radiation au niveau de l’agent, à partir du moment où il est confirmé que la dette est irrécouvrable jusqu’à la présentation de la demande aux fins d’approbation initiale.
• Une fois le délai établi, il sera intégré aux examens de la Section de l’assurance de la qualité des recouvrements.

Date d’achèvement : novembre 2021

La Direction des recouvrements, avec l’assistance de la Direction du laboratoire de recherche et d'innovation, Direction générale du service, de l'innovation et de l'intégration, élaborera un indicateur de rendement pour donner suite à la recommandation.

Date d’achèvement : juin 2022

3.3.2 Des outils et des ressources sont mis à la disposition des agents des recouvrements pour les aider à atteindre les objectifs de rendement. Il y a également des preuves que les indicateurs de rendement sont examinés et modifiés, au besoin.

L’équipe de la vérification interne a constaté que les agents des recouvrements disposaient d’outils et de ressources pour les aider à atteindre les objectifs de rendement du programme. Des manuels sur les recouvrements et les créances irrécouvrables sont mis à la disposition des régions et sont également publiés sur le portail des employés de l’ARC (InfoZone). Chaque région peut également utiliser son propre processus interne pour décrire comment les pouvoirs délégués examinent et approuvent les renvois de radiation, par exemple en ajoutant un examen supplémentaire par la personne-ressource/agent des cas complexes.

L’équipe de la vérification interne a également constaté que la Direction générale des recouvrements et de la vérification a mis à l’essai un générateur de formulaires afin de faciliter la rédaction des formulaires T1520 en 2018. Le résultat escompté du générateur est d’assurer l’uniformité dans la présentation du formulaire T1520, qui fournit des précisions sur le compte et la raison pour laquelle la dette devrait être radiée. La Direction générale des recouvrements et de la vérification a également mis au point un exercice de rapprochement de la paie pour faciliter l’analyse des comptes en vue de recouvrement des créances salariales.

À la suite des examens annuels de 2018-2019, la Section de l’assurance de la qualité des recouvrements a travaillé de concert avec les agents de l’assurance de la qualité et de programmes, afin de mettre au point un nouvel outil local d’examen de la qualité. Cet outil vise à aider les agents de l’assurance de la qualité et de programmes, ainsi que la direction locale, à intervenir plus tôt dans la vie d’un compte afin de pouvoir cerner les problèmes de responsabilité des administrateurs et les régler avant que le compte ne devienne irrécouvrable.

En ce qui concerne l’examen et l’ajustement des indicateurs de rendement, l’équipe de la vérification a constaté que l’Administration centrale de la Direction générale des recouvrements et de la vérification produit des rapports mensuels afin de faire le suivi du nombre de radiations et d’informer les régions de leur inventaire.

À des fins statistiques et pour aider la direction à gérer les charges de travail liées au recouvrement, la Division de l’affectation et de la surveillance des ressources publie de nombreux rapports en format Excel dans InfoZone.

La Section de l’assurance du programme fait le suivi de plusieurs indicateurs de rendement sur une base hebdomadaire, mensuelle et annuelle. Ces indicateurs permettent à la direction de suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs, de prévoir les résultats du programme et de relever les risques potentiels.

La Direction des recouvrements examine les comptes conservés dans l’inventaire depuis plus de cinq ans, qui sont considérés comme des comptes vieillissants. La direction s’est engagée par écrit à réduire la taille de l’inventaire vieillissant en deçà de 15 %, ce qui est prévu dans un document de planification. 

4.Conclusion

L’objectif de cette vérification était de déterminer si des contrôles internes suffisants et appropriés sont en place pour veiller à ce que les processus de radiation des comptes clients liés à l’impôt soient efficaces, rentables et appliqués systématiquement.

L’utilisation des radiations administratives a permis à la Direction générale des recouvrements et de la vérification de concentrer ses efforts sur des comptes plus viables en supprimant des inventaires actifs les comptes dont la possibilité de recouvrement est faible. Toutefois, l’équipe de la vérification interne a constaté que les procédures de radiation sont inefficaces pour assurer l’examen et l’approbation des radiations en temps opportun. Les procédures pourraient être améliorées en définissant ce qui est considéré comme un traitement « en temps opportun ». L’équipe de la vérification a également constaté que les analyses des données et les renseignements d’entreprise n’étaient pas utilisés pour recueillir des données sur les radiations afin d’améliorer les stratégies de recouvrement et d’observation.

En outre, l’équipe de la vérification a relevé un problème avec la méthode utilisée pour calculer les dollars de production et les unités de production. En effet, cette méthode ne fournit pas une mesure représentative de l’utilisation des radiations et, en fin de compte, du rendement du programme.

Dans l’ensemble, l’équipe de la vérification interne a conclu que, même si les processus d’approbation, la surveillance du programme et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs de rendement sont en place, il est possible d’améliorer l’efficience, la rentabilité et l’uniformité du processus de radiation. 

5. Remerciements

En conclusion, la Direction générale de la vérification‚ de l’évaluation et des risques souhaite remercier la Direction générale des recouvrements et de la vérification ainsi que la Direction générale des finances et de l’administration pour le temps consacré et les renseignements fournis au cours de ce processus de consultation.

6. Annexes

Annexe A : Critères et méthodologie de la vérification

Secteurs d’intérêt

En fonction de l’évaluation des risques de la Direction générale de la vérification‚ de l’évaluation et des risques, les secteurs d’intérêt suivants ont été cernés : 

Méthodologie

La méthodologie d’examen comprenait :

• Une analyse des données pour définir et comprendre les tendances concernant l’ensemble des charges de travail liées aux radiations T1, T2 et de la TPS/TVH; les statistiques et les objectifs de production des programmes ont fait l’objet d’un examen afin de déterminer les tendances en matière d’établissement de rapports sur le rendement.
• Un examen des documents et des dossiers afin de s’assurer que les radiations sont traitées et approuvées conformément aux procédures et aux processus documentés, ainsi que de façon efficace et rentable.
• Un examen des dossiers de 405 comptes à radier de 2017-2018, représentant un échantillon aléatoire.
• Des entretiens avec certains membres de la direction et du personnel de l’Administration centrale et des régions pour confirmer leur respect des documents de politique générale. 

Annexe B : Glossaire