ARCHIVÉE - Bulletin pour les organismes de bienfaisance enregistrés - No 5 - Hiver 1995-96

Puisque certaines questions sont souvent posées par nos clients qui appellent notre service de renseignements, nous avons jugé opportun d'examiner ces sujets dans notre bulletin, sous forme de questions et réponses.

Où sont situés nos bureaux?

Nos bureaux sont situés au 400, rue Cumberland, 5e étage, Ottawa. Nous vous prions de téléphoner pour prendre rendez-vous si vous désirez nous rencontrer.

Quand devez-vous produire votre déclaration T3010?

Tous les organismes de bienfaisance enregistrés sont tenus de remplir annuellement le formulaire T3010, Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés et déclaration publique de renseignements, et d'y joindre les annexes et états financiers connexes, au plus tard six mois après la fin de chaque exercice. L'organisme qui ne produit pas sa déclaration à temps pourrait voir son enregistrement révoqué. Nous envoyons aux organismes de bienfaisance un avis leur rappelant de produire leur déclaration, par contre, nous n'accordons aucune prolongation de délai.

Pour assurer un traitement rapide de toute correspondance que vous nous enverrez, veuillez ne pas l'insérer à votre déclaration annuelle; placez-la plutôt sur le dessus de votre déclaration, ou envoyez-la sous pli séparé.

Comment peut-on maintenir la confiance du public dans le secteur des organismes de bienfaisance et dans son propre organisme en remplissant le formulaire T3010?

Les donateurs veulent savoir que leurs dons serviront à des activités de bienfaisance. Ils sont parfois inquiets du fait que des organismes de bienfaisance paient des sommes déraisonnables pour des activités de financement, des services d'experts-conseils en financement, ainsi que des activités administratives et de gestion qui n'appuient pas directement les activités de bienfaisance. Comme vous êtes tenu d'indiquer ces renseignements dans votre déclaration T3010, il vous serait opportun de tracer un profil plus précis de votre organisme en nous fournissant le plus de données financières possible. N'hésitez pas à consulter le guide d'accompagnement pour vous aider à remplir votre déclaration.

Où et pourquoi le Ministère vous oblige-t-il, en tant qu'organisme de bienfaisance enregistré, à tenir des livres et registres?

Votre organisme doit tenir des livres et registres adéquats, en français ou en anglais (à une adresse au Canada qui figure dans nos dossiers), de sorte que nous puissions vérifier les reçus officiels pour dons de bienfaisance que vous avez délivrés, de même que vos revenus et dépenses.

En outre, selon une modification récente à la Loi de l'impôt sur le revenu, les organismes de bienfaisance doivent conserver des renseignements, autres que ceux consignés dans les livres et registres, pour nous permettre de déterminer si leurs activités sont toujours des activités de bienfaisance. Ces renseignements, qui varient d'un organisme à l'autre, comprennent notamment des procès-verbaux de réunions, de la correspondance, ainsi que des brochures et autres documents publicitaires.

Que devez-vous faire si vous désirez changer le nom de votre organisme, son adresse ou son numéro de téléphone?

Si votre organisme a officiellement changé de nom, vous devez nous fournir les documents juridiques attestant ce changement. Voici des exemples de tels documents :

• dans le cas d'un organisme constitué en personne morale, vous devez fournir une copie des lettres patentes supplémentaires ou un certificat de modification portant le sceau, l'estampille ou la signature de l'autorité fédérale ou provinciale qui a approuvé le nouveau nom;
• dans le cas d'un organisme non constitué en personne morale (comme une entité établie par une constitution ou un acte de fiducie), vous devez fournir une copie de l'entente écrite ou de la résolution signée par deux administrateurs de l'organisme, indiquant le nouveau nom de l'organisme et la date d'entrée en vigueur du changement.

Si votre organisme change d'adresse ou de numéro de téléphone, veuillez nous en aviser par écrit dès que possible. Cela nous permettra de communiquer avec vous et de vous envoyer les formulaires de déclaration annuelle, des avis de rappel et des publications.

Vous devez vous assurer que le nom et l'adresse de l'organisme qui sont indiqués sur vos reçus pour dons de bienfaisance sont tels qu'ils figurent dans nos dossiers.

Comment pouvez-vous obtenir du Ministère la permission de changer d'exercice?

Si, en tant qu'organisme de bienfaisance, vous désirez changer d'exercice, vous devez en faire la demande par écrit à l'avance et indiquer les raisons qui motivent ce changement. En conséquence, vous aurez peut-être, au début, à remplir deux déclarations annuelles.

Ce bulletin fait partie d'une série de bulletins. Veuillez le conserver pour pouvoir le consulter au besoin.