ARCHIVÉE - Tableau : Types de livres de comptes et durée de conservation

Bien que vous deviez consulter les dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu (LIR), le tableau suivant donne une vue d'ensemble des exigences générales de la durée de conservation de certains livres de comptes d'organismes de bienfaisance enregistrés (constitués en personne morale ou non). Remarque : dans certaines situations, par exemple si un organisme de bienfaisance fait appel d'une décision, il est possible que les livres de comptes doivent être conservés plus longtemps que les durées indiquées ci-dessous.

  Type de livres de comptes Période de conservation 1

Livres de comptes liés aux dons

- Duplicata des reçus émis pour des dons (autres que les dons sur une durée de 10 ans à des organismes de bienfaisance enregistrés)

- 2 ans après la fin de la dernière année civile à laquelle les reçus s'appliquent (alinéa 5800(1)f)) 2

 

- Tous les dossiers concernant les dons sur une durée de 10 ans

- 2 ans après la date de révocation de l'enregistrement de l'organisme de bienfaisance enregistré (sous-alinéa 5800(1)d)(iv))

Comptes rendus de réunions

- Comptes rendus des réunions du conseil de direction et des cadres

- 2 ans après la date de révocation de l'enregistrement (sous-alinéa 5800(1)d)(i)) ou, dans le cas d'une société, 2 ans après la date de la dissolution de la société (sous-alinéa 5800(1)a)(i))

 

- Comptes rendus des réunions des membres et des actionnaires

- 2 ans après la date de révocation de l'enregistrement (sous-alinéa 5800(1)d)(ii))

Grand livre général

- Grand livre général ou tout autre livre d'inscriptions définitives renfermant le sommaire des transactions reportées d'une année à l'autre

- Lorsque l'enregistrement est révoqué, 2 ans après la date de révocation de l'enregistrement (alinéa 5800(1)e) et/ou, dans le cas d'une société, 2 ans après la date de la dissolution de la société (sous-alinéa 5800(1)a)(iv)) et, pour une entreprise d'une personne 3 (autre qu'une société), 6 ans après le dernier jour de l'année d'imposition de la personne où l'entreprise a cessé d'exister (sous-alinéa 5800(1)c)(i))

 

- Accords ou contrats spéciaux nécessaires à la compréhension des inscriptions du grand livre général ou de tout autre livre d'inscriptions définitives

- Lorsque l'enregistrement est révoqué, 2 ans après la date de révocation de l'enregistrement (alinéa 5800(1)(e)) et/ou, dans le cas d'une société, 2 ans après la date de la dissolution de la société (sous-alinéa 5800(1)a)(v)) et, pour une entreprise d'une personne 3 (autre qu'une société), 6 ans après le dernier jour de l'année d'imposition de la personne où l'entreprise a cessé d'exister (sous-alinéa 5800(1)c)(ii))

Statuts et autres documents régissant un organisme de bienfaisance

- Statuts et autres documents régissant un organisme de bienfaisance

- 2 ans après la date de révocation de l'enregistrement (sous-alinéa 5800(1)d)(iii))

Autres registres et livres de comptes

- Registres et livres de comptes, ainsi que les comptes et les pièces justificatives, renfermant le sommaire des transactions reportées d'une année à l'autre de l'organisme de bienfaisance

- 6 ans après le dernier jour de l'année d'imposition à laquelle les documents se rapportent (paragraphes 230(2) et 230(4)) 4

 

- Pour les organismes de bienfaisance dont l'enregistrement a été révoqué, registres et les livres de comptes qui ne sont pas visés à l'alinéa 5800(1)d) et pièces justificatives et comptes nécessaires à la vérification des renseignements contenus dans ces registres et livres de comptes

- 2 ans après la date de révocation de l'enregistrement (alinéa 5800(1)e))

 

- Pour une société dissoute, registres et livres de comptes qui ne sont pas visés à l'alinéa 5800(1)a) et pièces justificatives et comptes nécessaires à la vérification des renseignements contenus dans ces registres et livres de comptes

- 2 ans après la date de la dissolution de la société (alinéa 5800(1)b))

Autre*

*la liste n'est pas exhaustive

- États financiers

- Factures et pièces justificatives

- Formulaires T3010A

- 6 ans après le dernier jour de l'année d'imposition à laquelle les documents se rapportent ou, si l'enregistrement de l'organisme de bienfaisance a été révoqué, 2 ans après la date de révocation de l'enregistrement (paragraphes 230(2) et 230(4)) 4



1 Dans tous les cas, lorsque deux dates sont possibles, la dernière des deux s'applique.

2 Règlement de l'impôt sur le revenu. À moins d'avis contraire, toutes les références renvoient au Règlement de l'impôt sur le revenu.

3 Les organismes de bienfaisance sont considérés comme des personnes. Ceci fait référence au grand livre général et aux documents à l'appui de l'entreprise de l'organisme de bienfaisance.

4 Loi de l'impôt sur le revenu.

Veuillez envoyer vos commentaires ou vos suggestions au sujet du présent tableau par courriel à l'adresse charities-bienfaisance-bulletin@ccra-adrc.gc.ca.

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