Tenue de registres électroniques

De : Agence du revenu du Canada

Cette version est disponible en version électronique seulement.

Cette circulaire annule et remplace la circulaire d'information 05-01, en date de juin 2005.

Préambule

1. Cette circulaire d'information fournit les renseignements et les directives nécessaires aux personnes qui doivent tenir, selon la loi, des registres comptables aux termes des articles 230 et 230.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu, de l'article 87 de la Loi sur l'assurance-emploi et de l'article 24 du Régime de pensions du Canada. Elle ne tient pas compte des exigences imposées par d'autres lois, qu'elles soient fédérales, provinciales/territoriales ou par des règlements municipaux relativement à la tenue de registres suffisants.

2. Les articles et les paragraphes cités dans cette circulaire sont tirés de la Loi de l'impôt sur le revenu. La Loi sur l'assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada prévoient des dispositions équivalentes pour la plupart des questions traitées. Les distinctions importantes sont toutefois signalées. La Loi sur la taxe d'accise comporte des exigences semblables, et les chapitres 15.1 et 15.2 de la Série des mémorandums sur la TPS/TVH renferment des renseignements concernant la tenue des registres électroniques relatifs à la TPS/TVH. La Loi de 2001 sur l'accise comporte aussi des exigences semblables, et des renseignements applicables figurent dans la Série des mémorandums sur les droits d'accise 9.1.1.

3. Aux fins de cette circulaire, le terme personne a le sens que lui attribue le paragraphe 248(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu (la Loi). Par conséquent, en plus des particuliers, dans ce contexte, une « personne » comprend une société, une fiducie et toute entité exonérée énumérée au paragraphe 149(1) de la Loi, comme un organisme de bienfaisance enregistré, une association canadienne enregistrée de sport amateur et un organisme à but non lucratif. Dans cette circulaire, on entend par « système de tenue de registres électroniques » les systèmes d'affaires électroniques qui produisent, traitent, conservent et mettent à jour les registres financiers d'une personne et qui fournissent l'accès à ces registres, y compris, sans toutefois s'y limiter, les logiciels comptables personnalisés et commerciaux, les systèmes de point de vente ainsi que les systèmes d'affaires commerciaux électroniques par internet.

4. Les contribuables doivent conserver tous les registres de transactions commerciales dans un support électronique intelligible. Les registres doivent renfermer les renseignements nécessaires pour déterminer lers responsabilités et obligations des contribuables ou leur droit à tout remboursement ou ristourne selon la Loi. Le contribuable ne peut se soustraire à cette responsabilité parce qu'il la confie à un tiers, tel qu'un comptable, un gestionnaire de transactions commerciales électroniques, un fournisseur d'accès Internet, un fournisseur de services applicatifs, un centre de traitement à façon, un service de temps partagé ou selon d'autres dispositions.

5. Le commerce électronique peut se définir sommairement comme un moyen de fournir des renseignements, des produits, des services ou des paiements par téléphone, par ordinateur, par Internet ou par un autre moyen automatisé.

6. Un registre électronique correspond à tout renseignement qui est enregistré dans un support électronique intelligible.

7. Un support électronique intelligible signifie que l'information est appuyée par un système capable de produire une copie accessible et utilisable.

  • Une copie accessible signifie que le contribuable doit fournir aux vérificateurs de l'Agence du revenu du Canada (ARC) une copie acceptable des registres électroniques dans un support électronique intelligible et utilisable afin de permettre à ceux-ci de traiter les registres électroniques au moyen de l'équipement de l'ARC.
  • Une copie est utilisable si les registres électroniques peuvent être traités et analysés à l'aide des logiciels de l'ARC.
  • La copie utilisable doit être dans un support non propriétal, utilisé couramment dans l'échange de données et compatible avec le logiciel de l'ARC.
  • Les fichiers électroniques conservés dans un support chiffré ou en copie de sauvegarde propriétale doivent pouvoir être restitués à une date ultérieure dans un état accessible et utilisable afin de répondre aux exigences de l'ARC.

Les questions au sujet des types de support qui sont compatibles avec les logiciels de l'ARC devraient être portées à l'attention des spécialistes de la vérification du commerce électronique au bureau des services fiscaux de l'ARC le plus près. Ces conseils ne doivent pas être interprétés ou considérés comme étant une vérification, une inspection ou une décision effectuée ou émise par l'ARC. La responsabilité de tenir, de mettre à jour, de conserver et de sauvegarder les registres ne relève que du contribuable.

Conservation des registres

8. Les exigences concernant la conservation des registres sont décrites dans la Loi de l'impôt sur le revenu comme suit :

  • Le paragraphe 230(4) prévoit que les contribuables doivent conserver leurs registres financiers pendant les six ans suivant la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent.
  • Le paragraphe 230(4.1) prévoit que quiconque tient des registres électroniques doit les conserver sous une forme électronique intelligible pendant la durée de conservation prescrite, même si cette personne garde une copie papier.
  • Le paragraphe 230(4.2) prévoit que le ministre peut, selon des modalités qu'il estime acceptables, dispenser une personne ou une catégorie de personnes de l'exigence de tenir des registres électroniques.

On trouvera plus de renseignements sur la conservation de registres dans la circulaire d'information 78-10R, Conservation et destruction des livres et des registres.

Lieu de conservation des registres

9. Les registres doivent être conservés au lieu d'affaires ou à la résidence au Canada de la personne ou à l'endroit qui aura été désigné par le ministre. Ils doivent être mis à la disposition des agents de l'ARC, sur demande et à toute heure normale, aux fins de vérification. Les registres qui sont conservés à l'extérieur du Canada et auxquels on peut avoir accès par voie électronique à partir du Canada ne sont pas considérés comme des registres au Canada. Toutefois, lorsque les registres sont conservés de façon électronique dans un endroit à l'extérieur du Canada, l'ARC peut accepter une copie de ceux-ci, pourvu qu'ils soient disponibles au Canada dans un support électronique intelligible et utilisable par ses agents et qu'ils renferment suffisamment de détails pour appuyer les déclarations de revenus produites à l'ARC.

10. Tous les registres conservés doivent être clairement étiquetés et entreposés dans un lieu sûr au Canada. L'autorisation de conserver ailleurs les registres peut être accordée, sous réserve des modalités précisées par écrit par le ministre. Ces modalités, identiques à celles visant les registres conservés au Canada et qui s'appliquent aux registres électroniques, précisent que les registres entreposés à l'extérieur du Canada devront être mis à la disposition des agents de l'ARC, sur demande et à toute heure normale, aux fins de vérification, conformément aux dispositions de la Loi et de cette circulaire d'information. On peut obtenir une telle autorisation en écrivant au bureau des services fiscaux de l'ARC le plus près.

11. Puisque, pour des motifs de sécurité et de précaution (en cas de feu, d'inondation, de vol ou d'une autre cause), il est pratique courante d'entreposer les copies de sauvegarde dans un lieu autre qu'au lieu d'affaires, l'ARC encourage cette pratique commerciale et recommande de faire en sorte que ces copies de sauvegarde soient conservées dans un lieu au Canada.

12. Il incombe au contribuable de présenter les registres requis pour inspection, peu importe où ils se trouvent.

13. Les entreprises qui opèrent sur Internet et qui sont exploitées par l'entremise d'un serveur situé à l'extérieur du Canada, doivent être au courant de leur responsabilité de conserver leurs registres au Canada. Les entreprises ayant des activités sur Internet ont les mêmes responsabilités en matière de conservation des registres que toute autre entreprise.

Tenue de registres

14. Les personnes qui utilisent des systèmes d'affaires électroniques doivent s'assurer que suffisamment de renseignements sont saisis et produits afin que les montants de l'impôt sur le revenu administrés par l'ARC puissent être bien établis et vérifiés. Les renseignements ainsi produits doivent être conservés pour un minimum de six ans à compter de la dernière année d'imposition.

15. Lorsque l'on conserve un registre en copiant ou en sauvegardant les données dans un autre support, il faut suivre la procédure établie par les fabricants du support, en accordant une attention particulière à la durée utile proposée pour le support. Les renseignements enregistrés dans un support d'enregistrement réinscriptible, comme le disque dur d'un ordinateur, doivent être sauvegardés sur une bande magnétique ou sur un autre support fiable pour éviter qu'ils soient perdus, supprimés ou effacés de façon accidentelle. Le support renfermant les renseignements enregistrés doit être rangé dans un endroit à l'abri de dangers qui pourraient l'endommager, comme les champs magnétiques, la lumière directe, l'humidité excessive et les températures extrêmes.

16. Il incombe au contribuable de s'assurer que les fichiers de données de la période courante ou antérieure ont été archivés ou sauvegardés de façon appropriée et suffisante afin de respecter les obligations en matière de tenue de registres.

17. Lorsque des sauvegardes de dossiers électroniques servent de méthode de tenue de registres, il faut mettre en œuvre des procédures en vue d'assurer que :

  • les fichiers de données sauvegardés peuvent être restaurés dans un support qui sera accessible et utilisable par l'ARC;
  • les données visées sont réellement écrites sur le support utilisé
  • la procédure de sauvegarde n'entraîne pas la réécriture des sauvegardes des périodes antérieures ou des journaux et, par le fait même, leur destruction;
  • le support utilisé est étiqueté de façon particulière et facilement identifiable;
  • le journal est préparé de façon à indiquer les données et les registres qui sont enregistrés sur le support;
  • le journal indique la durée de conservation du support avant qu'une réécriture puisse avoir lieu ou que le support puisse être mis au rebut (voir « Conservation de registres »);
  • le nom et le numéro de version du logiciel utilisé pour produire les registres sont indiqués sur l'étiquette et dans le journal du support;
  • les bons logiciels des systèmes d'affaires électroniques et du système d'exploitation sont disponibles afin de restaurer les copies de sauvegarde dans leur environnement d'origine;
  • des vérifications périodiques des copies de sauvegarde sont effectuées afin de confirmer que les copies de sauvegarde des registres peuvent être restaurées dans un support électronique intelligible.

18. Les personnes qui utilisent des logiciels commerciaux ou personnalisés pour la tenue de registres électroniques ont la responsabilité de tenir des registres adéquats malgré les lacunes que pourrait avoir le logiciel. Elles doivent prévoir une procédure de sauvegarde particulière pour la conservation adéquate des registres dans les cas où la procédure de sauvegarde du logiciel serait déficiente. Les documents expliquant cette procédure doivent décrire en détail l'entrée des données, les rapports produits ainsi que toute autre fonction qui permet de modifier les rapports réguliers ou d'en créer de nouveaux.

Utilisation des services offerts par des fournisseurs de services tiers

19. Les personnes qui confient à un tiers la tâche de tenir des registres électroniques ne sont pas dégagées de leurs responsabilités relatives à la tenue, à l'intelligibilité, à la conservation et à l'accessibilité des registres. C'est le cas lorsque la tâche est effectuée en temps partagé par un teneur de livres, un comptable, un gestionnaire de transactions dans Internet, un fournisseur de services applicatifs, un fournisseur d'accès Internet ou un centre de traitement à façon ou selon d'autres dispositions.

20. De plus, les autres documents, qu'ils soient par écrit ou sous toute autre forme, y compris les pièces justificatives telles que les feuilles de travail du comptable qui ont permis d'établir les obligations et droits, sont considérés comme faisant partie des registres du contribuable et doivent être à la disposition de l'ARC.

21. Il incombe au contribuable de s'assurer que les registres électroniques sont conservés pour la période précisée dans la Loi de l'impôt sur le revenu et de fournir, sur demande, les données nécessaires aux vérificateurs de l'ARC dans un support électronique intelligible. Une bonne pratique serait pour les contribuables de demander au tiers de leur fournir des copies acceptables des renseignements requis par l'ARC dans un support électronique intelligible.

22. Ces personnes doivent s'assurer que ces exigences sont respectées de façon continue, même dans l'éventualité où le tiers apporte des changements aux systèmes, que ce soit lors de conversion ou de mise à niveau de logiciels ou du matériel, de déménagement du tiers ou de faillite de celui-ci. Le contribuable a l'obligation de tenir des registres électroniques et d'en fournir l'accès aux personnes autorisées. On trouvera plus de renseignements sur les changements relatifs aux systèmes d'affaires au numéro 41.

La gestion de registres électroniques et l'imagerie

23. Les pièces justificatives et les registres conservés sur un support électronique doivent l'être dans un support électronique intelligible, même s'ils ont été transférés sur un autre support de données, tel que les microfilms.

24. Afin d'assurer la fiabilité, l'intégrité et l'authencité des registres élctroniques, le document en attente de publication concernant les normes nationales, intitulé Ébauche de norme sur l'enregistrement électronique de preuves documentaires (CAN/ONGC-72.34 2005) décrira les politiques, les procédures, les pratiques et la documentation en matière de gestion de registres électroniques qui aideront à l'établissement de la validité juridique d'un registre électronique.

25. On entend par image électronique la représentation d'une pièce justificative qui peut être utilisée pour générer une reproduction intelligible de celle-ci ou la reproduction de la pièce. Dans le cas de la pièce justificative sur papier :

  • la reproduction est faite dans le but de remplacer la pièce justificative;
  • l'interprétation de la reproduction fournit les mêmes renseignements que la pièce justificative, pour les fins auxquelles elle est utilisée;
  • la reproduction est bien définie malgré certaines contraintes (p. ex. résolution, tons ou teintes) et permet de bien distinguer les détails importants.

26. Les reproductions au moyen d'images électroniques et de microfilms (y compris les microfiches) des livres-journaux et des pièces justificatives doivent être produites, contrôlées et mises à jour selon la plus récente
norme nationale canadienne décrite dans la publication intitulée Microfilms et images électroniques – Preuve documentaire (CAN/CGSB-72.11-93).

Ces normes peuvent être obtenues auprès de l'organisme suivant :

Office des normes générales du Canada

Adresse postale :
Centre des ventes
Office des normes générales du Canada
Gatineau QC K1A 1G6

Adresse municipale :
Place du Portage
11, rue Laurier
Phase 3, 6B1
Gatineau (Québec)

Numéro de téléphone :
Région d'Ottawa : (819) 956-0425
Numéro sans frais pour le reste du Canada : 1 800 665-2472

Numéro de télécopieur :
(819) 956-5644

Courriel :
ncr.cgsb-ongc@pwgsc.gc.ca

27. Conformément à la publication de l'Office des normes générales du Canada mentionnée au numéro 26, un programme d'imagerie acceptable doit remplir les conditions suivantes :

  1. un représentant dûment autorisé de l'organisation a confirmé par écrit que le programme s'inscrit dans le cadre des activités habituelles de l'organisation;
  2. des procédures et des systèmes doivent être établis et documentés;
  3. un registre doit être tenu et comporter les renseignements suivants :
    • la date de la prise d'images;
    • les signatures des personnes qui ont autorisé et effectué la prise d'images;
    • une description des dossiers pris en images;
    • des précisions qui indiquent si les pièces justificatives ont été détruites ou mises au rebut à la suite de la prise d'images et la date de la destruction ou de la mise au rebut;
  4. l'imagiciel utilisé doit comporter un index permettant de repérer immédiatement tout registre, et on doit pouvoir enregistrer la date de la prise d'images ainsi que le nom de la personne qui l'a effectuée;
  5. les images doivent être de qualité commerciale, claires et intelligibles lorsqu'elles apparaissent sur un écran d'ordinateur ou lorsqu'elles sont reproduites sur papier;
  6. un système d'inspection et de contrôle de la qualité doit être mis en place pour assurer le respect des exigences c), d) et e) ci-dessus;
  7. sur avis raisonnable, on doit avoir accès à un équipement permettant de visionner les documents pris en images ou, lorsque cela est possible, de les reproduire sur papier.

28. Les pièces justificatives sur papier, dont une image a été prise selon la plus récente norme nationale (voir au numéro 26), peuvent être mises au rebut et les images peuvent être conservées comme registres permanents.

29. S'il confie ce travail à un tiers, le contribuable doit s'assurer que la prise d'images est effectuée de manière acceptable.

Documentation des systèmes d'affaires

30. La documentation, qu'elle soit écrite ou sous toute autre forme, décrivant les systèmes d'exploitation et les systèmes d'affaires doit être mise à jour, conservée et mise à la disposition de l'ARC sur demande.

31. La documentation du système d'exploitation et du système d'affaires devrait décrire ce qui suit :

  • les opérations du système d'affaires, y compris la documentation relative aux fichiers de données;
  • les contrôles physiques et de système visant à empêcher la modification non autorisée ou la perte des registres;
  • la création et le traitement des opérations;
  • la façon dont les rapports réguliers sont produits.

32. En plus des documents qui sont habituellement disponibles dans les systèmes d'affaires, les opérations dans Internet peuvent produire des renseignements supplémentaires, soit pendant le traitement des opérations (p. ex. les carnets Web), soit par suite de mesures de sécurité visant à préserver l'authenticité et l'intégrité du registre obtenu (p. ex. les signatures électroniques). Ces renseignements supplémentaires représentent une partie importante de la piste de vérification et doivent être conservés lorsqu'ils sont pertinents aux fins fiscales. En ce qui concerne les entreprises qui font des affaires par Internet et qui utilisent les services d'un fournisseur de services applicatifs, ces renseignements doivent être obtenus auprès du fournisseur.

33. La documentation ayant trait à la conservation et à l'archivage de fichiers comprend les articles suivants :

  • des procédures, y compris les périodes de conservation, la fréquence et le lieu des fichiers conservés;
  • des renseignements relatifs au fichier, tels que le nom, la description, le format et la description d'enregistrement (c.-à-d. disposition d'enregistrement ou dictionnaire de données);
  • une description du support d'entreposage, du matériel et des logiciels utilisés dans le cadre du processus d'archivage.

34. Les contribuables qui confient la tâche de la comptabilité ou de la tenue de livres à des tiers doivent quand même fournir la documentation mentionnée ci-dessus.

35. La documentation peut varier d'un système à l'autre selon la complexité des systèmes d'affaires et des logiciels. Lorsque la documentation des systèmes d'affaires et des logiciels personnalisés et commerciaux comporte des lacunes, une bonne pratique commerciale serait de la créer, dans la mesure du possible, ou de communiquer avec le vendeur du système d'affaires en vue de l'obtenir.

Piste de vérification

36. La piste de vérification, soit les renseignements nécessaires pour recréer la séquence d'événements liée à une opération commerciale, doit comprendre suffisamment de détails pour justifier les renseignements résumés. Les registres électroniques doivent indiquer une piste de vérification à partir des pièces justificatives, qu'elles soient sur papier ou sur support électronique, jusqu'aux comptes financiers résumés. De plus, la piste de vérification peut aussi inclure un certain nombre de liens aux autres processus et événements connexes tels que les systèmes frontaux (commerce électronique, point de vente), les reçus, les paiements et l'inventaire des stocks, qui pourraient tous avoir leurs propres systèmes de piste de vérification. Par exemple, dans le cas d'opérations de commerce électronique dans Internet, d'autres registres, tels que les carnets Web, les courriels utilisés dans le cadre de l'opération (p.ex. les factures et les confirmations) ou les mesures de sécurité (p. ex. les signatures numériques) pourraient représenter une partie importante de la piste de vérification. En ce qui concerne les opérations visées par une entente de partenariat commercial dans le cadre d'un échange de données informatisé (EDI), les registres électroniques, y compris les accusés de réception fonctionnels, doivent être conservés. Il incombe au contribuable de veiller à la fiabilité et à l'intelligibilité de ces relevés d'opérations.

37. Lorsque des registres conservés sur support électronique sont convertis d'un support à un autre, le contribuable doit s'assurer que les registres convertis sont fiables et intelligibles. La conversion ne doit pas entraîner la perte, la destruction ni la modification des données et des renseignements pertinents à l'établissement du montant des impôts exigibles, perçus ou retenus.

38. Cela est particulièrement important dans le cas des entreprises Internet qui font affaire avec des tiers et dont les documents et les registres relatifs aux opérations sont tenus ou conservés par un fournisseur de services applicatifs.

39. Les contribuables qui tiennent des registres électroniques doivent aussi conserver des pièces justificatives. Les pièces justificatives comprennent des factures de vente, des factures d'achat, des reçus de caisse, des contrats officiels écrits, des reçus de carte de crédit, des bordereaux de livraison, des bordereaux de dépôt, des bons de travail, des dossiers, des chèques, des relevés bancaires, des déclarations de revenus, et peuvent aussi inclure des courriels et de la correspondance générale pertinente aux fins fiscales. Les registres sur papier peuvent être conservés sous forme de microfiches, de microfilms ou d'images électroniques, conformément à la politique de l'ARC. Lorsque ces documents sont d'abord produits, transmis ou reçus par voie électronique, ils constituent des registres électroniques qui doivent aussi être conservés de façon électronique.

Intégrité et sécurité des opérations

Contrôles de système

40. Les personnes qui exploitent une entreprise à l'aide d'un système d'affaires électronique doivent faire en sorte que des contrôles adéquats soient en vigueur pour protéger l'exactitude, la sécurité et l'intégrité des registres électroniques traités et conservés par le système. Ces contrôles peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter, les points suivants :

  • les contrôles d'accès, qui garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au système informatique pour traiter les données;
  • les contrôles des données à l'entrée et à la sortie, qui garantissent l'exactitude et la sécurité des renseignements créés, reçus et transmis;
  • les contrôles sur le traitement, qui protègent et garantissent l'intégrité des renseignements traités par le système;
  • les contrôles de sauvegarde, qui garantissent la conservation des copies de sauvegarde des registres électroniques, des programmes d'ordinateur et de la documentation concernant le système, ainsi que la récupération des registres électroniques en cas de défaillance du système;
  • les contrôles pour s'assurer qu'il n'y aura pas de modification ou de suppression accidentelle ou intentionnelle des opérations inscrites ou réalisées. Toute modification apportée aux opérations enregistrées doit être consignée par une écriture de journal bien documentée et doit au moins comporter les renseignements suivants :
    1. l'identification de la personne qui a fait la modification;
    2. la date de la modification;
    3. les détails de l'opération antérieure;
    4. les détails de l'opération actuelle;
    5. le motif de la modification ou de la suppression.

Modifications apportées aux systèmes d'affaires

41. Si des modifications sont apportées au système d'exploitation ou d'affaires, il faut préserver la possibilité d'avoir accès aux données et d'en extraire. Les modifications ne doivent pas entraîner la perte, la destruction ou la modification des renseignements et des données se rapportant à l'établissement du montant des impôts exigibles, perçus ou retenus. Des documents adéquats doivent être conservés afin de préserver un registre chronologique précis des modifications, y compris les modifications des logiciels ou des systèmes ainsi que du support des fichiers. Cette documentation doit, sur demande, être mise à la disposition de l'ARC.

42. Avant de mettre en œuvre un nouveau système d'affaires, le contribuable doit voir à ce qui suit :

  • les renseignements suffisamment détaillés sont saisis et produits de sorte que les montants de l'impôt sur le revenu administrés par l'ARC sont bien établis;
  • la piste de vérification est conservée pour chacune des opérations afin de permettre aux vérificateurs de l'ARC de vérifier l'exactitude des montants d'impôt sur le revenu établis par le contribuable;
  • les contrôles internes adéquats sont intégrés au système pour garantir l'exactitude et l'intégralité de toutes les opérations enregistrées;
  • le système garantit l'intégrité et la sécurité des opérations;
  • le système saisit et sauvegarde sous un support intelligible tous les renseignements dont l'ARC a besoin;
  • les vérificateurs de l'ARC auront accès à tous les renseignements produits par le système et dont l'ARC a besoin pour vérifier les déclarations produites;
  • des procédures adéquates de sauvegarde et de restauration seront en place pour protéger les renseignements dont l'ARC a besoin;
  • le système continuera de permettre l'exportation des renseignements requis dans un support dont l'usage est répandu et non propriétal.

Inspections, vérifications et examens

43. Une personne autorisée par le ministre en vertu de l'article 231.1 peut inspecter, vérifier ou examiner les documents, les biens ou les procédés pertinents d'une personne ou de toute autre personne se rapportant ou pouvant se rapporter soit aux renseignements qui figurent dans les livres ou registres du contribuable ou qui devraient y figurer. Cette personne peut, en tout temps raisonnable, pénétrer dans un lieu où est exploitée une entreprise et requérir des personnes présentes qu'elles lui donnent toute l'aide raisonnable et qu'elles répondent à toutes les questions pertinentes. Ces examens comprennent la vérification de registres électroniques et, dans le cadre de la fourniture d'une aide raisonnable, le contribuable doit permettre aux vérificateurs de l'ARC d'accéder à ses registres électroniques. Cela signifie que le contribuable doit, en vertu de l'article 231.5, fournir une copie acceptable des registres électroniques dans un support électronique intelligible et utilisable par les vérificateurs de l'ARC afin de leur permettre de les traiter à l'aide de l'équipement de l'ARC.

44. Toute modification qui pourrait avoir des répercussions sur la capacité du contribuable d'accéder aux registres et d'en faire la lecture doit être signalée à l'ARC.

Évaluations des systèmes d'affaires

45. L'ARC peut effectuer un examen des systèmes d'affaires afin de comprendre la circulation des renseignements, d'évaluer la fiabilité des contrôles internes et de préciser les fichiers de données électroniques qui seront nécessaires pour des vérifications ultérieures. Ces examens sont entrepris afin de fournir à l'ARC un aperçu des systèmes, y compris les données sur la circulation des renseignements au moyen des systèmes et des sous-systèmes d'affaires. Puisque cela fait partie de l'aide raisonnable attendue des contribuables, ces derniers doivent, sur demande d'une personne autorisée, fournir tous les renseignements relatifs à leur système d'affaires.

Registres perdus, endommagés ou incomplets

46. Les contribuables doivent voir à ce que des registres de sauvegarde soient conservés en tout temps. Si des registres électroniques qui doivent être conservés sont perdus, détruits ou endommagés, les contribuables doivent en informer l'ARC et recréer les dossiers dans des délais raisonnables.

Registres insuffisants

47. Lorsqu'une personne n'a pas tenu les registres exigés d'une façon adéquate, le ministre peut, en vertu du paragraphe 230(3) de la Loi, préciser quels registres doivent être tenus.

48. Si l'ARC estime que les registres sont insuffisants, elle exigera habituellement qu'un accord écrit soit établi, indiquant que les registres doivent être tenus de la façon exigée. Après un délai raisonnable d'au moins un mois, l'ARC fera un suivi de la demande, par écrit ou sur place, pour s'assurer que le contribuable s'y est conformé.

49. Si les exigences ne sont pas respectées dans le délai prévu, l'ARC émettra une demande péremptoire décrivant les renseignements à inscrire dans les registres ainsi que les conséquences juridiques et les pénalités applicables en cas d'inobservation de la loi.

50. Les personnes qui, pour éluder le paiement d'un impôt, détruisent des registres ou en disposent autrement peuvent faire l'objet de poursuites en vertu de l'article 239 de la Loi. La circulaire d'information 73-10R, Évasion fiscale, traite de la politique de l'ARC en cette matière.

Infractions et pénalités

Registres insuffisants et omission de fournir des renseignements

51. Selon l'article 231.2, le ministre peut exiger qu'une personne qui n'a pas fourni des renseignements ou des documents nécessaires, y compris des livres et des registres, lui fournisse les renseignements ou documents demandés.

52. Si la personne ne conserve pas des registres suffisants ou ne fournit pas les renseignements ou les documents nécessaires, conformément à l'article 231.2, l'ARC peut intenter une poursuite à son égard. Sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, en plus de devoir payer toute pénalité exigible, cette personne est passible d'une amende d'au moins 1 000 $, à laquelle peut s'ajouter une peine d'emprisonnement.

53. Subsidiairement, en vertu de l'article 231.7, le ministre peut demander à la cour d'émettre une ordonnance selon laquelle le juge ordonnerait à la personne de fournir l'accès, l'aide, les renseignements ou les documents que le ministre cherche à obtenir en vertu des articles 231.1 ou 231.2. Si la personne omet ou refuse de se conformer à une telle ordonnance, elle peut être trouvée coupable d'outrage au tribunal et assujettie aux procédures et sanctions prévues par le tribunal.

Conseils

54. L'ARC est disposée à fournir des conseils en matière de registres électroniques. Ces conseils peuvent être obtenus auprès des bureaux des services fiscaux. Il incombe aux contribuables de tenir, de conserver et de protéger leurs registres électroniques. Les recommandations de l'ARC ne doivent pas être considérées comme étant contraignantes. Les responsabilités des contribuables en matière de tenue de registres peuvent changer en fonction d'un certain nombre de facteurs, notamment un changement dans l'orientation ou les activités du contribuable, un changement relatif à ses systèmes informatiques ou des modifications législatives.

La plupart des publications de l'Agence du revenu du Canada se trouvent dans le site Web de l'ARC à l'adresse www.arc.gc.ca sous la rubrique « Formulaires et publications ».

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