Dispositions législatives relatives au numéro d'assurance sociale et établissement des feuillets de renseignements

Dispositions législatives relatives au numéro d'assurance sociale et établissement des feuillets de renseignements

OBJET : Dispositions législatives relatives au numéro d'assurance sociale et établissement des feuillets de renseignements

No : 82-2R2 DATE : le 20 novembre 1992

RÉFÉRENCE : Paragraphes 162(5), 162(6), 221(1), 237(1), 237(2) et 239(2.3), ainsi que les parties II et XXXVIII du Règlement de l'impôt sur le revenu

La présente circulaire annule et remplace la Circulaire d'information 82-2R du 28 février 1990.

Remarque : Dans cette publication, toutes les expressions désignant des personnes visent à la fois les hommes et les femmes.

Introduction

1. La présente circulaire d'information explique comment, selon la Loi de l'impôt sur le revenu, la personne chargée d'établir les feuillets de renseignements doit procéder pour demander et déclarer les numéros d'assurance sociale (NAS) sur ces feuillets. Cette personne assume, en vertu de la loi, la responsabilité de l'établissement des feuillets de renseignements, même si c'est un agent qui, dans les faits, établit les feuillets ou les déclarations. La circulaire explique également les conditions dans lesquelles des particuliers (autre que des fiducies) doivent fournir leur NAS.

Exemptions

2. Le NAS d'un enfant âgé de moins de 18 ans n'est pas requis si son le revenu annuel total ne dépassera vraisemblablement pas 2 500 $. Quant aux corporations et aux sociétés, elles ont leur propre numéro d'identification. Selon le paragraphe 104(1) de la Loi, les fiducies ne sont pas tenues de satisfaire aux exigences concernant le NAS.

Prescriptions de la Loi

3. Le paragraphe 237(l) de la Loi exige des particuliers qui résident au Canada ou qui sont employés au Canada de fournir leur NAS sur demande à toute personne chargée d'établir un feuillet de renseignements à leur égard. Les particuliers qui n'ont pas de NAS doivent en demander un au Centre d'emploi du Canada le plus proche dans les 15 jours qui suivent la date à laquelle la personne chargée d'établir le feuillet leur demande leur NAS. Lorsqu'ils reçoivent leur NAS, ils disposent de 15 jours pour le transmettre à la personne chargée d'établir le feuillet. Toute personne qui ne se conforme pas à cette obligation peut se voir imposer une pénalité de 100 $ pour chaque infraction, en vertu du paragraphe 162(4) de la Loi.

Obligations des personnes chargées d'établir les feuillets de renseignements

4. Le paragraphe 237(2) de la Loi exige des personnes chargées d'établir les feuillets de renseignements de prendre des moyens raisonnables pour obtenir le NAS des clients pour lesquels elles établissent des feuillets. En vertu du paragraphe 162(5) de la Loi, ces personnes sont passibles d'une pénalité de 100 $ chaque fois qu'elles n'indiquent pas le NAS dans un feuillet de renseignements, sauf si elles ont pris des moyens raisonnables pour l'obtenir.

5. Les personnes chargées d'établir les feuillets doivent demander à leurs clients de fournir leur NAS et d'autres renseignements personnels, tels que leur nom et leur adresse. Pour faire cette demande, les personnes chargées d'établir les feuillets peuvent procéder de la façon qui leur convient.

6. La personne chargée d'établir le feuillet de renseignements doit demander le NAS chaque fois qu'elle prépare une déclaration d'information.

Cas spéciaux

Les numéros 8 à 11 ci-dessous ne s'appliquent pas aux employeurs qui établissent des feuillets de renseignements T4 ou T4A. Ces employeurs doivent obtenir le NAS de chaque employé dans tous les cas et transmettre l'information à Revenu Canada, Impôt.

7. Dans le cas d'une personne décédée, les feuillets de renseignements sont ordinairement établis au nom de la succession, par exemple "la succession de ...". Les revenus accumulés jusqu'à la date du décès sont normalement déclarés dans la dernière déclaration de revenus du défunt. Par conséquent, tout feuillet de renseignements établi pour l'année du décès doit indiquer le NAS du défunt.

Dans les feuillets de renseignements établis au nom de la succession pour une année qui suit celle du décès, il n'est pas nécessaire d'indiquer le NAS de al personne décédée. Il n'est pas nécessaire non plus d'indiquer le NAS du défunt dans les feuillets de renseignements qui font état de biens de la succession distribués après l'année du décès; il faut toutefois y indiquer le NAS de tout bénéficiaire. Voir le paragraphe 2 pour l'explication des exemptions.

8. Bon nombre de parents établissent des comptes dans lesquels ils déposent de l'argent destiné à leurs enfants. Si le compte constitue une fiducie en vertu du paragraphe 104(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu, la loi n'exige pas qu'un NAS soit déclaré (paragraphe 237(1)).

Toutefois, s'il n'y a pas d'acte de fiducie et si le déposant peut retirer les fonds à n'importe quel moment, la personne chargée d'établir les feuillets de renseignements doit déclarer le NAS, sauf dans le cas où l'enfant est âgé de moins de 18 ans et où son revenu annuel total ne dépassera vraisemblablement pas 2 500 $.

9. Dans le cas de cobénéficiaires, la personne chargée d'établir les feuillets doit inscrire le NAS d'un seul des bénéficiaires. Toutefois, cette dernière devra consulter le guide approprié afin de savoir si elle doit inscrire ou non, le nom de tous les bénéficiaires dans la zone réservée au nom et à l'adresse du bénéficiaire.

Documents à conserver

10. Les personnes chargées d'établir les feuillets de renseignements doivent conserver tout document dont elles pourraient avoir besoin pour prouver qu'elles ont pris des moyens raisonnables pour obtenir le NAS de leurs clients. Par exemple, lorsqu'elles envoient une demande par la poste, les personnes chargées d'établir les feuillets doivent conserver une note indiquant la date de la demande, un échantillon de la formule de demande utilisée et le nom des contribuables auxquels elles se sont adressées (par exemple, les actionnaires inscrits à la date de la demande, les membres de la coopérative ou les détenteurs de comptes de dépôt).

11. Si un client ne fournit pas son NAS à la suite d'une demande à cet effet, la personne chargée d'établir les feuillets doit quand même respecter l'échéance de production des déclarations de renseignements. Si elle n'obtient pas le NAS du client, elle doit laisser en blanc la case réservée à ce numéro.

Utilisation des NAS

12. Revenu Canada, Impôt protège la confidentialité des NAS qui lui sont fournis, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu en matière de confidentialité.

13. Le paragraphe 239(2.3) prévoit que toute personne chargée d'établir les feuillets de renseignements ne peut, sciemment, utiliser, communiquer ou permettre que soit communiqué un NAS à une fin autre que celle pour laquelle il est requis, autorisé par la loi ou fourni par le particulier.