Cartes d'achat – Exigences documentaires relatives aux demandes de crédits de taxe sur les intrants

Agence du revenu du Canada – Avis 199

juin 2005

Table des matières


Admissibilité

Les inscrits qui ne reçoivent pas suffisamment de renseignements dans le relevé de l'émetteur de la carte relativement aux achats effectués à l'aide de cartes d'achat pour pouvoir satisfaire aux exigences documentaires prévues au paragraphe 169(4) de la Loi sur la taxe d'accise (la « Loi »).

Les inscrits dont les activités sont toutes ou presque toutes (90% ou plus) des activités commerciales, telles qu'elles sont définies au paragraphe 123(1) de la Loi, exception faite des administrations provinciales de jeux et paris, telles qu'elles sont définies dans le Règlement sur les jeux de hasard (TPS/TVH).

Renvois

Article 169 de la Loi et le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH)

Objectif 

Permettre aux inscrits admissibles de demander des crédits de taxe sur les intrants (CTI) relativement aux achats qu'ils ont faits au moyen de cartes d'achat, et ce, en fonction d'un montant estimatif de la taxe payée, qui est déterminé au moyen de ratios. La politique ne vise que les achats de moins de 1 000 $ qui sont effectués à l'aide de cartes d'achat.

Date d'entrée en vigueur 

La politique entre en vigueur à la date de diffusion.

Sommaire 

Le présent énoncé de politique correspond à l'approche de l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour le traitement des achats effectués au moyen de cartes d'achat et le traitement des demandes connexes de crédits de taxe sur les intrants qui sont faites en vertu de la Loi.

Vu les difficultés qui découleraient de l'inclusion des entités qui exercent à la fois des activités taxables et des activités exonérées, la politique de vérification de l'ARC concernant l'utilisation des cartes d'achat ne s'applique qu'aux inscrits qui achètent des produits et des services pour les utiliser tous, ou presque tous, dans leurs activités commerciales. Par conséquent, les entités comme les municipalités, les universités, les écoles et les hôpitaux (MUEH) et les institutions financières ne peuvent pas utiliser la politique concernant l'utilisation des cartes d'achat.

Même si les activités des administrations provinciales de jeux et paris, telles qu'elles sont définies dans le Règlement sur les jeux de hasard (TPS/TVH), constituent toutes ou presque toutes des activités commerciales au sens de la Loi, ces administrations ne peuvent pas demander de CTI relativement aux intrants se rapportant aux fournitures liées au jeu. La taxe nette des administrations provinciales de jeux et paris est déterminée selon les règles spéciales prévues dans le Règlement sur les jeux de hasard (TPS/TVH). Par conséquent, les administrations provinciales de jeux et paris ne sont pas visées par la politique concernant l'utilisation des cartes d'achat.

En vertu du paragraphe 169(5) de la Loi, le ministre peut dispenser un inscrit des exigences documentaires prévues au paragraphe 169(4) relativement aux demandes de CTI. La dispense pour les achats effectués à l'aide de cartes d'achat ne s'applique que dans le cas où toutes les conditions de la présente politique sont remplies.

L'inscrit doit joindre à sa demande de dispense des données électroniques (voir l'annexe B) indiquant les achats effectués à l'aide des cartes d'achat pour l'année précédant la demande, et ce, pour une période d'échantillonnage donnée. L'échantillon doit comprendre les données intégrales pour quatre mois complets d'opérations, soit un mois pour chaque trimestre, et doit être sélectionné de façon uniforme. L'inscrit doit analyser les pièces justificatives de l'échantillon et calculer le ratio des achats admissibles (RAA) et le ratio des achats taxables (RAT).

Après que l'ARC a vérifié les résultats de l'échantillonnage et qu'elle a approuvé le ratio des achats admissibles et le ratio des achats taxables, tel qu'ils sont expliqués aux numéros 12 et 13 ci-dessous, l'inscrit peut demander des CTI au taux de 7/107 ou au taux de 15/115 (selon le cas) du montant total des achats figurant sur le relevé de l'émetteur de la carte, dans la mesure où les ratios sont calculés conformément à la politique de vérification concernant l'utilisation des cartes d'achat. Le montant total des achats figurant sur le relevé de l'émetteur de la carte doit comprendre les taxes.

Selon la présente politique, l'inscrit est dispensé des exigences documentaires liées aux demandes de CTI faites relativement aux achats effectués à l'aide de cartes d'achat et l'information fournie dans le relevé de l'émetteur de la carte est considérée comme étant acceptable à ce moment-là. Les ratios sont valides pour une période de cinq ans. Toutefois, la dispense peut être révoquée si l'inscrit ne respecte pas toutes les dispositions en matière de TPS/TVH prévues à la partie IX de la Loi. L'ARC peut aussi établir de nouvelles cotisations à une date ultérieure si elle découvre que les ratios ne sont pas appliqués correctement ou qu'ils ne sont pas mis à jour pour tenir compte de changements importants au cours de la période visée.

Question 

La question des cartes d'achat tourne autour de la disponibilité de l'information documentaire nécessaire pour déterminer la teneur en taxe des achats effectués à l'aide de cartes d'achat.

En règle générale, les relevés que l'émetteur de la carte d'achat fournit à l'inscrit à titre de pièce justificative pour les achats ne donnent qu'un minimum d'information. Par exemple, certains relevés n'indiquent pas le montant réel de la taxe payée ou de la taxe exigible pour les fournitures. En outre, de nombreux relevés ne comprennent ni de description du type de produits ou de services achetés, ni le numéro d'inscription du marchand.

Par conséquent, la plupart des inscrits qui achètent des produits et des services à l'aide de cartes d'achat ne satisferaient pas normalement aux exigences documentaires prévues au paragraphe 169(4) relativement aux demandes de CTI. Lorsque les exigences documentaires ne sont pas satisfaites, l'inscrit ne peut pas demander de crédits de taxe sur les intrants avant d'avoir obtenu les pièces justificatives supplémentaires nécessaires pour fournir le détail des achats ou d'avoir obtenu une dispense des exigences documentaires prévues au paragraphe 169(5).

Politique administrative 

Comme l'autorise le paragraphe 169(5) de la Loi, le ministre dispense les inscrits ou les catégories d'inscrits admissibles des exigences documentaires prévues au paragraphe 169(4) pour ce qui est des demandes de CTI faites relativement aux achats effectués au moyen de cartes d'achat, pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

1) Les conventions écrites conclues entre l'inscrit et l'émetteur de la carte doivent indiquer que l'inscrit est le seul responsable du paiement de tous les frais engagés avec la carte d'achat. Les employés de l'inscrit ne peuvent pas être des parties aux conventions. Le paiement du solde exigible figurant sur les relevés des cartes d'achat doit être fait uniquement par l'inscrit à l'émetteur de la carte, et non à l'employé à titre de remboursement des dépenses engagées au moyen de la carte.

2) La ou les cartes servent à acheter des produits et des services à des fins de consommation, d'utilisation ou de fourniture dans le cadre des activités commerciales de l'inscrit. Lorsque des produits et services sont achetés à des fins autres qu'exclusivement pour la consommation, l'utilisation ou la fourniture dans le cadre des activités commerciales de l'inscrit, tous les CTI auxquels l'inscrit a droit doivent être demandés en conformité avec les alinéas 169(1)a) à c) et avec l'article 141.01 de la Loi.

3) L'inscrit sait que, aux fins de la présente politique, les achats suivants sont des opérations non admissibles :

i. tous les produits et services achetés à l'extérieur du Canada;

ii. tous les produits et services qui sont exonérés ou détaxés;

iii. la partie non déductible des frais de repas et de divertissement (voir le numéro 5 ci-dessous),

iv. tous les produits et services achetés auprès de non-inscrits,

v. les produits et services achetés pour des fins autres qu'exclusivement pour la consommation, l'utilisation ou la fourniture dans le cadre des activités commerciales de l'inscrit (les CTI sont demandés en conformité avec les règles indiquées au numéro 2 ci-dessus);

vi. les dépenses personnelles, les retraits en espèces, les frais d'adhésion ou les achats visés par les autres restrictions mentionnées à l'article 170;

vii. les achats individuels dont le prix est égal ou supérieur à 1 000 $;

viii. les biens meubles d'une valeur de moins de 1 000 $, achetés autrement que pour servir principalement dans le cadre des activités commerciales de l'inscrit (parce qu'aucun CTI ne peut être demandé selon le paragraphe 199(2) de la Loi);

ix. les améliorations aux biens meubles d'une valeur de moins de 1 000 $, achetés autrement que pour servir principalement dans le cadre des activités commerciales de l'inscrit (parce qu'aucun CTI ne peut être demandé selon le paragraphe 199(4) de la Loi).

4) L'inscrit doit dissocier les opérations non admissibles, telles qu'elles sont décrites au numéro 3, des autres achats faits au moyen de la carte d'achat. L'inscrit doit fournir à l'ARC une preuve satisfaisante, fondée sur un échantillonnage statistique, que le calcul du RAA, tel qu'il est décrit au numéro 12 ci-dessous, tient compte des opérations non admissibles. L'inscrit peut demander des CTI relativement aux opérations non admissibles qui donnent droit à des CTI, en vertu du paragraphe 169(1) de la Loi, pourvu que les exigences documentaires prévues au paragraphe 169(4) de la Loi soient satisfaites.

5) La dispense des exigences documentaires prévues au paragraphe 169(4) de la Loi relativement aux demandes de CTI ne s'applique aux frais de repas et de divertissement payés par carte d'achat que dans les cas où l'inscrit fournit à l'ARC une preuve satisfaisante qu'il sépare ces frais pour tenir compte de la restriction relative aux CTI qui est imposée selon l'article 236 de la Loi.

6) Les achats qui sont effectués au moyen de cartes d'achat et qui sont assujettis à la TVH au taux de 15 % doivent être dissociés des achats assujettis à la TPS au taux de 7 %.

7) Lorsque l'inscrit a des centres de coûts, des divisions, des secteurs d'activité ou d'autres catégories, les achats doivent être dissociés selon ces catégories pour déterminer l'admissibilité aux CTI et le niveau de consommation ou d'utilisation des achats dans le cadre des activités commerciales.

8) Les relevés relatifs aux cartes d'achat sont examinés et autorisés par le superviseur immédiat de l'employé qui a utilisé la carte, par l'administrateur de la carte ou par un employé supérieur autorisé de l'inscrit, autre que l'employé qui s'est servi de la carte, pour voir au respect de la politique concernant l'utilisation des cartes d'achat de l'inscrit.

9) L'ARC doit recevoir une confirmation écrite du vérificateur externe de l'inscrit indiquant que les contrôles internes de l'inscrit en ce qui concerne les achats effectués au moyen de cartes d'achat sont fiables.

10) L'inscrit doit joindre à sa demande de dispense des données électroniques indiquant les achats effectués à l'aide des cartes d'achat pour l'année précédant la demande, et ce, pour une période d'échantillonnage donnée. L'échantillon doit comprendre des données intégrales pour quatre mois complets d'opérations, soit un mois pour chaque trimestre, et doit être sélectionné de façon uniforme. Toutes les opérations pour les périodes visées doivent être comprises. L'inscrit sait que l'approbation lui permettant de demander des CTI relativement aux achats effectués au moyen de cartes d'achat selon un ratio donné peut être refusée ou révoquée s'il ne se conforme pas à toutes les dispositions relatives à la TPS/TVH prévues à la partie IX de la Loi. L'ARC peut aussi établir une nouvelle cotisation à une date ultérieure si elle découvre que les ratios ne sont pas appliqués correctement ou qu'ils ne sont pas mis à jour pour tenir compte de changements importants au cours de la période visée.

11) L'échantillon des achats effectués au moyen de cartes d'achat pour la période préétablie ci-dessus a été sélectionné et vérifié par un vérificateur externe ou par une personne de rang élevé qui est désignée par l'inscrit, qui possèdent les compétences requises pour procéder à un échantillonnage statistique et qui est responsable des résultats de l'échantillonnage. L'échantillon a été sélectionné en fonction des centres de coûts, des divisions, des secteurs d'activité ou d'autres catégories appropriées. En outre, pour chaque opération sélectionnée faisant partie de l'échantillon, l'inscrit doit avoir obtenu les pièces justificatives nécessaires pour satisfaire aux exigences documentaires prévues au paragraphe 169(4) de la Loi.

12) À partir de l'échantillon sélectionné, l'inscrit doit établir le ratio des achats admissibles (RAA). Le RAA représente le rapport entre le total des achats taxables avant la taxe pour lesquels l'inscrit peut demander des CTI, exception faite des opérations non admissibles selon le numéro 3 ci-dessus, et le montant total des achats avant la taxe que l'inscrit a effectués au moyen de cartes d'achat durant la période visée. Sous réserve des conditions susmentionnées, le ratio des achats admissibles est calculé comme suit (voir l'annexe A pour un exemple) :

RAA =
Total des achats admissibles (avant la TPS/TVH et la TVP) ÷
Total des achats sélectionnés pour l'échantillon (avant la TPS/TVH et la TVP)

13) À partir de l'échantillon sélectionné, l'inscrit doit déterminer le ratio des achats taxables (RAT), qui sert à supprimer le montant de la taxe de vente provinciale (TVP) inclus dans le montant total des achats qui figure sur le relevé de l'émetteur de la carte. Si l'inscrit est dispensé de l'obligation d'acquitter la TVP, cette dispense est examinée et indiquée dans le rapport remis à l'ARC, et le RAT de l'inscrit sera égal à 1. Le ratio des achats taxables est calculé comme suit (voir l'exemple à l'annexe A) :

RAT =
1 + taux de la TPS ÷
1 + taux de la TPS + taux de la TVP

Ou

Dans les provinces où la TVP et la TPS sont combinées :

1 + taux de la TPS ÷
1 + taux de la TPS + [(1 + taux de la TPS) x taux de la TVP]

Lorsque les achats sont faits dans plusieurs provinces dont les taux de TVP sont différents, ces achats doivent être répartis par province, dans la mesure du possible. Sinon, l'ARC peut accepter une estimation raisonnable du taux de TVP moyen après avoir reçu de l'inscrit des preuves satisfaisantes, fondées sur un échantillonnage statistique.

14) L'inscrit doit fournir à l'ARC les résultats de l'échantillonnage et les renseignements liés au calcul des ratios. L'ARC doit vérifier les résultats de l'échantillonnage et les ratios avant que l'inscrit commence à suivre cette politique. Si les résultats de la vérification de l'ARC relativement au ratio ne se situent pas dans une fourchette acceptable, l'ARC demande à l'inscrit de revoir son analyse et de recalculer le ratio pour examen et approbation ultérieure.

15) L'inscrit doit avoir reçu de l'ARC l'autorisation écrite d'utiliser la politique de vérification de la TPS/TVH concernant l'utilisation des cartes d'achat ainsi qu'une confirmation de la date d'entrée en vigueur de l'autorisation.

16) Le ratio des achats admissibles et le ratio des achats taxables doivent être utilisés de façon uniforme pour une période de cinq ans. Les exceptions à cette règle sont traitées au cas par cas et doivent être approuvées par l'ARC. L'inscrit doit présenter une nouvelle demande à l'ARC s'il veut continuer à utiliser cette politique après la fin de la période de dispense. Lorsqu'il y a un changement opérationnel qui a une incidence sur le RAA ou le RAT, de nouveaux ratios doivent être déterminés. L'inscrit doit informer l'ARC et obtenir une approbation avant de pouvoir demander des CTI calculés selon les nouveaux ratios relativement aux achats effectués au moyen de cartes d'achat.

L'ARC peut établir de nouvelles cotisations si les ratios n'ont pas été mis à jour pour tenir compte de changements opérationnels importants (p. ex. marchés avec des pays étrangers, changement dans l'utilisation des cartes d'achat, etc.). L'approbation nécessaire pour faire des demandes de CTI en vertu de cette politique peut aussi être révoquée dans de telles situations.

17) L'inscrit ne doit pas avoir choisi d'utiliser la méthode rapide de comptabilité abrégée (la « méthode rapide ») ou la méthode abrégée fondée sur le crédit de taxe sur les intrants.

18) L'inscrit doit fournir à l'ARC, sur demande, des rapports périodiques qui exposent en détail toutes les fournitures qu'un fournisseur particulier a effectuées, classées par code fournisseur (ou selon un autre code équivalent), ou tous les autres renseignements pouvant être nécessaires pour vérifier le détail des opérations et pour déterminer si le fournisseur a perçu et versé la TPS/TVH.

Si toutes les conditions susmentionnées sont remplies, l'ARC considère que les renseignements minimums qui suivent, fournis à l'inscrit par l'institution financière émettrice de la carte d'achat, constituent des pièces justificatives satisfaisantes au moment où le crédit de taxe sur les intrants est demandé.

L'inscrit peut demander des CTI au taux de 7/107, ou au taux de 15/115 pour les provinces participantes, du montant total des achats (taxes comprises) figurant sur le relevé de l'émetteur de la carte, jusqu'à concurrence du ratio des achats admissibles aux CTI et du ratio des achats taxables.

Demande de dispense des exigences documentaires prévues au paragraphe 169(4) de la Loi relativement aux demandes de CTI

Les personnes qui veulent utiliser cette politique doivent envoyer une lettre au gestionnaire, Section de la vérification spécialisée, Direction de la vérification, Direction générale des programmes d'observation, Agence du revenu du Canada, 112, rue Kent, Place de Ville, tour B, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

L'inscrit doit joindre ce qui suit à sa demande de dispense :

Pour obtenir de plus amples renseignements concernant cette politique, veuillez communiquer avec le gestionnaire, Section de la vérification spécialisée, Direction de la vérification, Direction générale des programmes d'observation, Agence du revenu du Canada, 112, rue Kent, Place de Ville, tour B, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

L'ARC se réserve le droit de réviser ou d'annuler la présente politique en tout temps.


Annexe A

Exemple

Lorsque l'ARC est convaincue que toutes les conditions énoncées dans la politique de vérification concernant l'utilisation les cartes d'achat ont été remplies, les inscrits admissibles peuvent demander des CTI relativement aux achats effectués à l'aide de cartes d'achat, et ce, en fonction d'un montant estimatif de la taxe payée, qui est déterminé au moyen de ratios. Ces ratios sont calculés selon une méthode d'échantillonnage statistique.

L'exemple qui suit montre comment les ratios sont déterminés au moyen des données de l'année précédant la demande de dispense. Il montre aussi la méthode utilisée pour demander des CTI relativement aux achats effectués à l'aide de cartes d'achat pour une période de demande ultérieure.

L'inscrit doit sélectionner un échantillon statistiquement valide d'achats effectués à l'aide de cartes d'achat, au moyen de la méthode d'échantillonnage statistique susmentionnée. Il doit obtenir pour les achats sélectionnés pour l'échantillon, des documents qui indiquent les renseignements nécessaires pour satisfaire aux exigences documentaires prévues au paragraphe 169(4) de la Loi.

Les renseignements suivants seraient obtenus à partir des résultats de l'échantillonnage :

 

Montant brut de l'achat selon les pièces justificatives

Montant réel de la TPS selon les pièces justificatives

Assujettissement à la taxe

1

100,00

 7,00

Taxable au taux
de 7 %

2

 49,00

 3,43

Taxable au taux
de 7 %

3

225,00

 0,00

Exonéré

4

219,00

15,33

Taxable au taux
de 7 %

5

 25,00

 1,75

Taxable au taux
de 7 %

6

 99,00

 6,93

Taxable au taux
de 7 %

7

299,00

20,93

Taxable au taux
de 7 %

8

700,00

49,00

Taxable au taux
de 7 %

9

145,00

10,15

Taxable au taux
de 7 %

10

124,99

 0,00

Détaxé

11

   133,00  

 9,31

Taxable au taux
de 7 %

Total de l'échantillon

2 118,99

   

Partie I – Détermination des ratios

Partie II – Application de la méthodologie

Après que les ratios ont été déterminés et qu'ils ont été approuvés par l'ARC, l'inscrit peut demander des crédits de taxe sur les intrants au taux de 7/107, ou au taux de 15/115 pour les provinces participantes, du montant total des achats (taxes comprises) figurant sur le relevé de l'émetteur de la carte, dans la mesure où il fait son calcul selon le ratio des achats admissibles aux fins des CTI et du ratio des achats taxables.

Les CTI admissibles calculés selon la politique de vérification de la TPS/TVH concernant l'utilisation des cartes d'achat pour une période de demande ultérieure seraient déterminés comme suit :

Annexe B

Données

Les fichiers électroniques des données utilisées pour estimer le RAA et le RAT doivent contenir les renseignements énumérés ci-dessous pour chaque opération (chaque élément de données doit être indiqué dans une colonne distincte sur une feuille de calcul établie selon le modèle approprié), y compris les renseignements connexes permettant à l'ARC de vérifier les ratios et tout écart dans les estimations.

  1. Code de l'opération;
  2. Date de l'opération (jj/mm/aaaa);
  3. Numéro de la carte;
  4. Code fournisseur (code CTI);
  5. Code CTI;
  6. Province où l'opération a été effectuée;
  7. Pays où l'opération a été effectuée;
  8. Montant total de l'opération (y compris les taxes payées);
  9. Montant de base de l'opération (sans taxes);
  10. Exonération de la taxe (oui / non);
  11. Admissibilité de l'opération aux fins des CTI (oui / non);
  12. Montant estimatif de la TPS calculé en fonction des pratiques de l'entreprise (ratio utilisé par l'entreprise pour calculer les CTI demandés);
  13. Taux utilisé pour estimer le montant de la TPS;
  14. Montant de TPS payée (montant réel);
  15. Montant de TVP payée (montant réel);
  16. Montant de TVH payée (montant réel);
  17. Montant du CTI demandé (montant réel);
  18. Montant du CTI qui aurait dû être demandé;
  19. Respect des règles liées aux demandes de CTI (respect / non-respect)
  20. Satisfaction des exigences documentaires (oui / non / acceptable).

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