Demandes en ligne, par voie électronique ou par téléphone

Les émetteurs de régimes enregistrés d’épargne-retraite (REER) et de fonds enregistrés de revenu de retraite (FERR) disposent de différentes options pour obtenir des renseignements de la part des rentiers éventuels. Lorsque les émetteurs recueillent les renseignements d’un client au moyen d’un processus de demande en ligne, par voie électronique ou par téléphone (appelé ci-après une demande sans papier), ils doivent remplir les exigences suivantes :

• Les renseignements qui doivent être consignés dans la demande sans papier, doivent être les mêmes que ceux qui sont exigés dans le formulaire de demande sur papier d’un spécimen approuvé. Pourvu que les renseignements figurant sur le formulaire de demande approuvé soient saisis dans une version sans papier, il n’est pas nécessaire de nous présenter la demande sans papier pour examen.
• Si l’émetteur n’a pas un spécimen approuvé, et qu’il désire que les renseignements soient saisis au moyen d’un processus de demande sans papier (plutôt qu’au moyen d’un formulaire de demande sur papier), non seulement il doit nous présenter une copie de la déclaration de fiducie/modalités/police et avenant (selon le cas), il doit également nous présenter une copie sur papier des instantanés d’écran, des formulaires électroniques ou de la transcription des appels téléphoniques pour examen et approbation. Dans ce cas, le processus habituel d’approbation du spécimen sera suivi.
• Le rentier doit recevoir les éléments suivants :
  • une copie de la déclaration de fiducie/modalités/police et avenant (selon le cas) qui respecte le spécimen approuvé;
  • le numéro de contrat;
  • la confirmation de la date et l’heure de la demande.
• L’émetteur considérera la demande dûment remplie comme une demande d’enregistrement dès que le rentier aura donné son consentement. L’émetteur est responsable d’évaluer ce qui caractérise le consentement (notamment la signature électronique ou numérique, ou l’acceptation par téléphone).
• Vos dossiers doivent être maintenus selon les exigences de conservation que l’on trouve dans la version la plus récente des publications IC78-10R, Conservation et destruction des registres comptables, et IC05-1R, Tenue des registres électroniques.

Veuillez noter que nous envisagerons d’accorder un allégement administratif pour des questions liées à l’enregistrement d’un REER ou d’un FERR seulement si nous recevons la copie certifiée de la transcription complète des événements, de même que les autres documents appropriés qui sont énumérés sur notre site Web. Pour plus d'informations, allez à Demandes d'allégement administratif pour corriger des erreurs d'enregistrement seulement.