Aperçu de Représenter un client

L’inscription d’une entreprise vous permet de gérer l’accès des employés aux renseignements de vos clients. Les clients peuvent autoriser une entreprise en tant que représentant autorisé, et seuls les employés associés à l’entreprise peuvent accéder aux renseignements des clients.

Étapes :

• Sélectionnez « Inscrivez votre entreprise comme représentante ».
  • Seuls les particuliers reconnus par l’ARC en tant que personnes autorisées pour l’entreprise (propriétaire, partenaire, directeur ou agent) sont en mesure d’inscrire l’entreprise à l’aide du service.
• Entrez votre numéro d’entreprise (NE).
• Renseignements sur l’identification
  • Sélectionnez le nom que vous souhaitez utiliser pour ce service. Cette information sera affichés en ligne ou dans une correspondance écrite destinée à vos clients lorsqu’ils autorisent votre entreprise ou un employé de votre entreprise.
  • Si le nom que vous souhaitez utiliser ne s’affiche pas dans la liste déroulante, vous pouvez ajouter ou modifier un nom commercial en appelant les Demandes de renseignements des entreprises au 1-800-959-5525.
• Confirmez les renseignements sur l’inscription.
• L’inscription d’entreprise et personnelle est achevée.
  • Donnez votre NE aux clients qui souhaitent autoriser votre entreprise en tant que représentant.
  • Un ID Rep a aussi été créé pour usage personnel. Vous pouvez le donner à tout client qui souhaite vous autoriser, et seulement vous, en tant que représentant.

L’association des employés à une entreprise vous permet de gérer l’accès des employés aux renseignements des clients. Les clients peuvent autoriser une entreprise, et seuls les employés associés à l’entreprise peuvent accéder aux renseignements des clients.

Étapes :

• Sélectionnez « Réviser et mettre à jour ».
  • Le menu « Réviser et mettre à jour » est personnalisé selon le rôle de chaque utilisateur. Seules les options disponibles pour l’utilisateur sont affichées.
• Sélectionnez le nom d’entreprise que vous souhaitez gérer.
• Sélectionnez « Associer des employés au groupe » à partir de l’onglet « Gérer l’accès des employés ».
• Sélectionnez Rôle.
  • Pour obtenir une description détaillée des privilèges associés à chaque rôle, allez à Foire aux questions - Comment utiliser ce service?
  • Les étapes visant à associer des employés à l’entreprise sont les mêmes, peu importe le rôle sélectionné.
• Entrez les ID Rep des employés.
  • Vous pouvez aussi sélectionner une date à laquelle ces employés seront dissociés de votre entreprise.
• Confirmez les renseignements sur les employés.
• Les employés sont maintenant associés à votre entreprise.
  • Vos employés sont maintenant associés à l’entreprise dans le rôle que vous avez sélectionné. Ils peuvent accéder aux renseignements de tout client qui les a autorisés, à l’aide de leur ID Rep d’employé ou de l’ensemble de l’entreprise en utilisant le numéro d’entreprise.

Attribuer les privilèges

En plus d’offrir différents rôles aux utilisateurs qui vous permettent de gérer l’accès de vos employés aux comptes clients, de nouveaux privilèges peuvent être attribués à des employés particuliers peu importe leur rôle. Voici les privilèges en cours:

• Voir et supprimer les clients particuliers
  • Voir et télécharger la liste de clients pour l’entreprise
  • Supprimer l’autorisation
• Voir et supprimer les clients opérationnels
  • Voir et télécharger la liste de clients pour l’entreprise
  • Demande d’autorisation
  • Supprimer l’autorisation
• Gérer accès au courrier
  • Voir les lettres de revue de préévaluation et de traitement qui ont été envoyé électronniquement au déclarant du service TED.

La création de groupes permet aux entreprises de mieux gérer l’accès de leurs employés aux renseignements des clients. Tout client qui a autorisé une entreprise peut être affecté à un groupe. Seuls les propriétaires d’entreprise, les cadres supérieurs et les employés associés à un groupe auront le droit d’accéder aux renseignements des clients affectés à ce groupe.

Étapes :

• Sélectionnez « Réviser et mettre à jour ».
  • Le menu « Réviser et mettre à jour » est personnalisé selon le rôle de chaque utilisateur. Seules les options disponibles pour l’utilisateur sont affichées.
• Sélectionnez « Nom d’entreprise » et à la page suivante « Créer un groupe » à partir de l’onglet « Information de l’entreprise ».
• Entrez les renseignements du groupe.
• Confirmez les renseignements du groupe.
• Le groupe est créé.
  • Le groupe est maintenant créé. Le propriétaire d’entreprise ou un cadre supérieur peut maintenant exécuter des activités, comme associer des employés et attribuer des clients au groupe.

Étapes :

• Sélectionnez « Réviser et mettre à jour ».
  • Le menu « Réviser et mettre à jour » est personnalisé selon le rôle de chaque utilisateur. Seules les options disponibles pour l’utilisateur sont affichées.
• Sélectionnez le groupe que vous souhaitez mettre à jour.
• Sélectionnez « Associer des employés au groupe » à partir de l’onglet « Gérer l'accès des employés ».
• Sélectionnez Rôle.
  • Pour obtenir une description détaillée des privilèges associés à chaque rôle, allez à Foire aux questions - Comment utiliser ce service?
  • Les étapes visant à associer des employés au groupe sont les mêmes, peu importe le rôle sélectionné.
• Entrez les ID Rep des employés.
  • Vous pouvez aussi sélectionner une date à laquelle ces employés seront dissociés de votre entreprise.
• Confirmez les renseignements sur les employés.
• Les employés sont maintenant associés au groupe.
  • Les employés associés au groupe auront accès aux renseignements des clients qui sont affectés au groupe. Les employés seront encore en mesure d’effectuer des opérations pour le compte des clients qui ont autorisé l’employé particulièrement à l’aide de leur ID Rep d’employé. L’employé sera encore en mesure d’accéder aux renseignements des clients qui ont autorisé l’entreprise et qu’ils n’ont pas été affectés à un autre groupe.

Attribuer les privilèges

En plus d’offrir différents rôles aux utilisateurs qui vous permettent de gérer l’accès de vos employés aux comptes clients, un privilège peut être attribué à des employés particuliers peu importe leur rôle. Voici le privilège en cours:

• Gérer accès au courrier
  • Voir les lettres de revue de préévaluation et de traitement qui ont été envoyé électroniquement au déclarant du service TED

Seuls les propriétaires d’entreprise, les cadres supérieurs et les employés associés à un groupe auront le droit d’accéder aux renseignements des clients affectés à ce groupe.

Étapes :

• Sélectionnez « Réviser et mettre à jour ».
  • Le menu « Réviser et mettre à jour » est personnalisé selon le rôle de chaque utilisateur.
• Sélectionnez le groupe que vous souhaitez gérer.
• Sélectionnez « Attribuer des contribuables » à partir de l’onglet « Gérer des clients »
• Entrez les numéros d’assurance sociale (NAS) des contribuables ou les numéros d’entreprises (NE).
• Confirmez les renseignements sur le contribuable.
• Les contribuables sont maintenant affectés au groupe.

Le menu « Réviser et mettre à jour » est personnalisé selon le rôle de chaque utilisateur. Cette option permet au propriétaire d’entreprise de mettre à jour le nom de l’entreprise et les coordonnées dans le service Représenter un client.

Étapes :

• Sélectionnez « Réviser et mettre à jour ».
  • Le menu « Réviser et mettre à jour » est personnalisé selon le rôle de chaque utilisateur.
• Sélectionnez le nom d’entreprise que vous souhaitez mettre à jour.
• Sélectionnez « Inscription de l’entreprise » à partir de l’onglet « Information de l’entreprise ».
• Affichez et mettez à jour les renseignements sur l’inscription.
  • Apportez les changements nécessaires à vos coordonnées d’entreprise.
• Confirmez les renseignements sur l’inscription de l’entreprise.
• Les renseignements ont été mis à jour.

Si vous travaillez pour une entreprise qui est ou qui sera inscrite dans le service Représenter un client, vous devez vous inscrire à l’aide de ce service avant d’être en mesure d’effectuer des opérations en ligne pour des clients de l’entreprise.

Étapes :

• Sélectionnez « Inscrivez-vous » comme représentant.
• Entrez vos renseignements.
• Confirmez les données saisies en sélectionnant « J’accepte »
• Votre inscription est terminée.
• Prenez note de votre ID Rep
  • Avant que vous ne soyez en mesure d’accéder aux renseignements et aux services pour des particuliers ou des entreprises, votre ID Rep doit être associé à l’entreprise de votre employeur. Par conséquent, donnez cet ID Rep à votre employeur.

Toute personne qui participe aux affaires fiscales des particuliers et/ou des entreprises (l’entreprise pour laquelle vous travaillez) doit aussi s’inscrire à l’aide de ce service avant que vous ne soyez en mesure d’effectuer des opérations en ligne pour d’autres personnes. Cela peut comprendre les suivants :

• un employé qui gère les comptes de paie, de TPS, de l’impôt sur le revenu des sociétés, entre autres, pour l’employeur
• un aide-comptable
• un curateur public
• un avocat
• un planificateur financier
• un ami ou un membre de la famille

Étapes :

• Sélectionnez « Inscrivez-vous » comme représentant.
• Créez un profil.
• Entrez vos renseignements.
• Confirmez les données saisies en sélectionnant « J’accepte ».
• Votre inscription est terminée.
• Prenez note de votre ID Rep
  • Donnez cet ID Rep à tout particulier ou à toute entreprise qui l’utilisera pour vous autoriser pour l’accès en ligne

Tout représentant inscrit au service Représenter un client peut créer un groupe qui sera identifié par un ID Groupe unique à partir du menu « Réviser et mettre à jour ». Tout représentant associé à l’ID Groupe aura un accès en ligne aux renseignements fiscaux des contribuables qui ont autorisé l’ID Groupe.

Étapes :

• Sélectionnez « Réviser et mettre à jour » .
  • Le menu « Réviser et mettre à jour » est personnalisé selon le rôle de chaque utilisateur.
• Sélectionnez « Créer un groupe » à partir de l’onglet « Gérer les associations ».
• Entrez les renseignements du groupe.
• Confirmez les renseignements du groupe en sélectionnez « J’accepte ».
• L’ID Groupe est créé.
  • Le groupe a été créé et affecté à un ID Groupe. Donnez cet ID Groupe à tout particulier qui l’utilisera pour autoriser le groupe aux fins d’un accès en ligne. Des représentants peuvent maintenant être associés au groupe.

Étapes :

• Sélectionnez « Réviser et mettre à jour ».
  • Le menu « Réviser et mettre à jour » est personnalisé selon le rôle de chaque utilisateur.
• Sélectionnez le groupe auquel vous associerez les représentants.
• Sélectionnez « Associer des représentants » à partir de l’onglet « Gérer l’accès des représentants ».
• Sélectionnez le rôle.
  • Les étapes visant à associer des représentants au groupe sont les mêmes, peu importe le rôle sélectionné.
• Entrez les ID Rep des représentants.
  • Vous pouvez aussi sélectionner une date à laquelle ces représentants seront dissociés de votre entreprise.
• Confirmez les renseignements sur les représentants.
• Les représentants sont maintenant associés au ID groupe.
  • Les représentants associés au groupe auront accès aux renseignements des contribuables qui ont été autorisés au groupe à l’aide de l’ID Groupe.

Assigner les privilèges

En plus d’offrir différents rôles aux utilisateurs qui vous permettent de gérer l’accès de vos employés aux comptes clients, de nouveaux privilèges peuvent être attribués à des employés particuliers peu importe leur rôle. Voici les privilèges en cours :

• Voir et supprimer les clients particuliers
  • Voir et télécharger la liste de clients pour l’entreprise
  • Supprimer l’autorisation
• Voir et supprimer les clients opérationnels
  • Voir et télécharger la liste de clients pour l’entreprise
  • Supprimer l’autorisation
• Ajouter des autorisations d’entreprises
  • Soumettre une demande d’autorisation de la part d’une entreprise
• Gérer accès au courrier
  • Voir les lettres de revue de préévaluation et de traitement qui ont été envoyé électronniquement au déclarant du service TED

Cette fonction vous permettra de supprimer un représentant ou vous-même d’un groupe.

Étapes :

• Sélectionnez « Réviser et mettre à jour ».
  • Le menu « Réviser et mettre à jour » est personnalisé selon le rôle de chaque utilisateur. Seules les options disponibles pour l’utilisateur sont affichées.
• Sélectionnez « Listes des représentants » à partir de l’onglet « Gérer l’accès des représentants ».
• Sélectionnez la liste que vous souhaitez mettre à jour ou dans laquelle vous voulez chercher pour le représentant par nom.
• Sélectionnez l’ID Rep du représentant que vous souhaitez supprimer.
• Sélectionnez « Supprimer du groupe ».
• Confirmez la suppression du groupe.
  • Vous ou le représentant êtes maintenant supprimés du groupe. Vous ou le représentant ne serez plus en mesure d’accéder aux renseignements et aux services en ligne pour ce groupe.
  • Toutefois, vous ou le représentant supprimé serez en mesure de continuer à accéder aux renseignements et aux services en ligne que les clients ont autorisés pour votre ID Rep.

Les renseignements liés à votre inscription au service pour lesquels les clients vous ont autorisé et d’autres fonctions de tenue à jour sont disponibles à partir du lien « Réviser et mettre à jour ».

• Sélectionnez « Réviser et mettre à jour ».
  • Le menu « Réviser et mettre à jour » est personnalisé selon le rôle de chaque utilisateur. Seules les options applicables pour l’utilisateur sont affichées.
• Les fonctions disponibles à partir du lien « Réviser et mettre à jour » sont les suivantes :
  • Le lien Voir et mettre à jour mes renseignements d’inscription à partir de l’onglet « Information sur l’ID Rep » vous permet de réviser et de mettre à jour vos coordonnées personnelles.
  • Le lien Contribuables qui ont autorisé cet ID Rep à partir de l’onglet « Gérer des clients » vous permet d’afficher votre liste de clients particuliers, de demander une fréquence de téléchargement pour votre liste de clients, de télécharger une copie de votre liste de clients et d’obtenir des renseignements détaillés d’autorisation.
  • Le lien Entreprises qui ont autorisé cet ID Rep à partir de l’onglet « Gérer des clients » vous permet d’afficher votre liste d’entreprises clientes, de demander une fréquence de téléchargement pour votre liste de clients, de télécharger une copie de votre liste de clients et d’obtenir des renseignements détaillés d’autorisation.
  • Le lien Transactions effectuées sur le compte des contribuables (NAS) à partir de l’onglet « Gérer des clients » vous permet d’afficher une liste des opérations que vous avez effectuées pour vos clients particuliers.
  • Le lien Transactions effectuées sur le compte d'entreprises (NE) à partir de l’onglet « Gérer des clients » vous permet d’afficher une liste des opérations que vous avez effectuées pour vos clients d’entreprises
  • Le lien Annuler mon ID Rep à partir de l’onglet « Information sur l’ID Rep » vous permet d’annuler votre ID Rep si vous ne souhaitez plus utiliser le service Représenter un client.

Les représentants peuvent utiliser les services en ligne pour soumettre une demande d’autorisation. Le service se trouve sous l’onglet « Gérer des clients » dans le menu « Réviser et mettre à jour » :

Étapes :

• Entrer les renseignements concernant votre demande d’autorisation;
• Imprimer la page d’accréditation sur laquelle se trouve la signature de votre client opérationnel;
• Soumettre le document signé au moyen du service « Soumettre des documents » qui se trouve dans le portail Représenter un client.

Étapes :

• À partir du menu principal de Représenter un client, entrez le numéro d’assurance sociale (NAS) du client dans la zone appropriée.
• Affichez les renseignements sur le compte.
  • Vous pouvez afficher les renseignements sur les déclarations de revenus, les versements des prestations, les régimes de pension et d’autres renseignements financiers, y compris les relevés de solde, et apporter certains types de changement. Tout ce que vous devez savoir se trouve à votre portée. Si vous souhaitez accéder aux renseignements et aux services d’un autre contribuable ou retourner au menu principal de Représenter un client, vous pouvez utiliser les liens se trouvant dans la barre latérale gauche.
  • Les renseignements sont personnalisés à chaque utilisateur, seules les options disponibles pour un utilisateur sont affichées.

Étapes :

• À partir du menu principal de Représenter un client, entrez le numéro d’entreprise (NE) du client dans la zone appropriée.
• Affichez les renseignements sur le compte.
  • Vous pouvez afficher les renseignements sur la TPS/TVH, sur la paie, sur la société et d’autres renseignements financiers, y compris des relevés de solde, et apporter certains types de changement. Tout ce que vous devez savoir se trouve à votre portée. Si vous souhaitez accéder aux renseignements et aux services d’une autre entreprise ou retourner au menu principal de Représenter un client, vous pouvez utiliser les liens se trouvant dans la barre latérale gauche.
  • Les renseignements sont personnalisés à chaque utilisateur, seules les options disponibles pour un utilisateur sont affichées.

Les représentants peuvent supprimer les autorisations de leurs clients et de leurs entreprises. La fonctionnalité se trouve sous l’onglet « Gérer des clients » dans le menu « Réviser et mettre à jour »

Le service « Soumettre des documents » vous permet d’envoyer par voie électronique des documents à l’ARC au nom de votre entreprise ou de vos clients opérationnels. Il est possible d’accéder à « Soumettre des documents » directement au moyen de Représenter un client (RUC) et de soumettre des documents au nom de plusieurs clients sans avoir à quitter le service « Soumettre des documents ». Le service sert uniquement à soumettre des documents en réponse à une demande de l’ARC de soumettre des documents à l’appui et un numéro de référence vous est fourni à des fins d’usage.

Les déclarants par voie électronique peuvent recevoir des lettres des programmes de précotisation et de la revue du traitement, liées aux déclarations T1, en ligne.

L'autorisation est accordée lorsque :

• Le contribuable rempli la partie D du formulaire T183, Déclaration de renseignements pour la transmission électronique d’une déclaration de revenus et de prestations d’un particulier, et
• Le déclarant inscrit par voie électronique soumet la déclaration en indiquant le code de contact pour les préparateurs.

Pour s’inscrire, sélectionner « Gérer le courrier en ligne » sous l’onglet « Renseignements ID Rep », « Information de l’entreprise », ou « Gérer l’ID Groupe », au besoin, dans le menu « Réviser et mettre à jour ».

• L’inscription au courrier en ligne est limitée aux propriétaires d’entreprise et aux administrateurs principaux.

Pour voir les lettres, sélectionner « Accéder au courrier » dans le menu latéral gauche.

• Offert aux propriétaires d’entreprise, aux administrateurs supérieurs et à d’autres représentants ayant le privilège « Gérer accès au courrier ».

Seulement les lettres reçues par voie électronique peuvent être visualisées en ligne dans Représenter un client.

Le service « Liste des avis émis » vous permet de consulter les avis de cotisation (ADC) et les avis de nouvelle cotisation (ANC) qui ont été émis à vos clients à la suite de la production ou de la modification d’une déclaration de revenus. Seuls les avis émis au cours des 365 derniers jours figurent sur cette liste. Vous pouvez accéder au service « Liste des avis émis » en passant par le portail Représenter un client.