Série d'orientation - Intégration de l'équité en matière d'emploi au processus de nomination

État d'avancement :

Ébauche : document de travail

Date d'entrée en vigueur :

Décembre 2005

Contact :

Conseillers au soutien en dotation

Documents connexes :

• Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination
  • Facteurs à prendre en considération
  • Questions et réponses
• Guide pour la mise en oeuvre des lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination
• Série d'orientation - Intégration de l'équité en matière d'emploi au processus de nomination

Table des matières

1. Introduction
   • 1.1 Contexte
   • 1.2 Objet du présent document
2. L'équité en matière d'emploi sous le régime de la LEFP
   • 2.1 Le cadre législatif de l'équité en matière d'emploi
   • 2.2 Le cadre de délégation, de responsabilisation et des lignes directrices
3. Intégration de l'équité en matière d'emploi au processus de nomination
   • 3.1 L'utilisation d'une optique d'équité en emploi
   • 3.2 Application d'une optique d'équité en emploi aux points de décision clés du processus de nomination
     • 3.2.1 Planification des ressources humaines
     • 3.2.2 Programmes d'équité en emploi
     • 3.2.3 Établissement des critères de mérite
     • 3.2.4 Choix du processus de nomination
     • 3.2.5 Zone de sélection
     • 3.2.6 Annonces
     • 3.2.7 Évaluation
     • 3.2.8 Sélection et nomination
     • 3.2.9 Discussion informelles
     • 3.2.10 Notification
     • 3.2.11 Mesures correctives et révocations
     • 3.2.12 Dotation des postes de cadres de direction
   • 3.3 Collecte de renseignements sur l’équité en matière d’emploi
     • 3.3.1 Autodéclaration
     • 3.3.2 Formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone
     • 3.3.3 Auto-identification
4. Autres outils et modèles
   • 4.1 Optique d'équité en emploi
     • 4.1.1 Qu'est-ce qu'une optique d'équité en emploi?
     • 4.1.2 Optique d'équité en emploi - Domaines clés
   • 4.2 Modèle pour les programmes d'équité en emploi
     • 4.2.1 Le modèle de la CFP : Principes directeurs et éléments
     • 4.2.2 Autres suggestions pour les programmes d'équité en emploi

Annexes

• Annexe 1 - Extraits pertinents des principales lois afférentes à l'équité en matière d'emploi
• Annexe 2 - Optique d'équité en emploi - Documents de référence par étape

1. Introduction

1.1 Contexte

Le préambule de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) énonce ce qui suit : « [...] il demeure aussi avantageux pour le Canada de pouvoir compter sur une fonction publique vouée à l'excellence, représentative de la diversité canadienne et capable de servir la population avec intégrité et dans la langue officielle de son choix ». Les Canadiens s'attendent à ce que leurs besoins, leurs préoccupations et leurs intérêts soient reflétés dans les politiques, les programmes et les services que les gouvernements fournissent à leurs citoyens. Des perspectives et des approches diversifiées contribuent à de meilleurs programmes et de meilleurs avis en matière de politiques, et cela pour le bienfait de tous les Canadiens. La fonction publique, à titre d'employeur, ne peut pas se permettre d'ignorer l'occasion stratégique fournie par un besoin de main d'œuvre diversifiée.

La fonction publique a fait des progrès pour accroître la représentation des quatre (4) groupes visés par la Loi sur l'équité en matière d'emploi (LEE) soit : les femmes, les personnes handicapées, les Autochtones et les personnes qui font partie des minorités visibles. Cependant, la représentation des personnes qui font partie des minorités visibles demeure inférieure à leur disponibilité sur le marché du travail canadien.

Au cours de la prochaine décennie, la population en âge de travailler proviendra de plus en plus des groupes de minorités visibles et des Autochtones. Examinons les faits suivants.

En 2017, les personnes qui font partie des minorités visibles pourraient constituer entre 19 et 23 p. 100 de la population canadienne, et elles dépasseront largement les 50 p. 100 dans les grandes villes comme Toronto et Vancouver (estimations de Statistique Canada).

Les Autochtones constituent présentement 4,4 p. 100 de la population, mais ce pourcentage augmente de 22,2 p. 100 tous les 5 ans, comparativement à une croissance de 3,4 p. 100 tous les 5 ans pour la population non autochtone (Statistique Canada 2001).

Parallèlement, l'effectif de la fonction publique vieillit : un grand nombre de fonctionnaires, surtout ceux qui sont des personnes handicapées, seront admissibles à prendre leur retraite. Le rapport annuel au Parlement 2003-2004 portant sur l'équité en matière d'emploi dans la fonction publique fédérale soulignait que les deux tiers des personnes handicapées travaillant à la fonction publique étaient âgées de 45 ans et plus, et donc qu'elles seraient admissibles à la retraite au cours des 10 années suivantes, et que la moitié du reste des fonctionnaires se situait dans cette tranche d'âge.

Compte tenu de ces chiffres, la prochaine décennie constituera pour la fonction publique l'occasion de se renouveler. Si on planifie bien le remplacement des fonctionnaires qui prendront leur retraite, on réalisera une fonction publique qui témoigne de la diversité du pays et qui est capable de servir la population dans la langue officielle de son choix.

La LEFP donne plus de souplesse pour remplir l'engagement du gouvernement qui vise à accroître la représentativité de la fonction publique. Elle propose des mesures pour l’EE et de nouvelles options pour que les organisations puissent adapter la dotation à leurs besoins, tout en respectant les valeurs directrices de justice, de transparence, d'accessibilité et de représentativité. Elle établit également un contexte permettant aux gestionnaires et aux conseillers en RH de former un partenariat stratégique afin d'aider le gouvernement à aller de l'avant.

1.2 Objet du présent document

Le présent document est un outil destiné aux conseillers en RH. Il vise à donner de l'orientation pour intégrer les objectifs et les facteurs relatifs à l'EE à chaque étape du processus de nomination.

Le document présente et utilise une optique d'EE comme outil conçu pour aider les gestionnaires à prendre des décisions à des points clés. Il explique également comment réaliser l'EE grâce aux éléments de souplesse qu'offre la LEFP et au partage des modèles et des leçons apprises.

Les principales parties de ce document sont les suivantes :

• un survol de l'EE sous le régime de la LEFP, notamment le cadre législatif, de délégation, de responsabilisation et des lignes directrices;
• des conseils sur la façon d'intégrer l'EE à chaque point de décision du processus de nomination;
• autres outils et modèles :
  • une optique d'EE, outil utile pour s'assurer que tous les processus tiennent compte des divers facteurs de l'équité en emploi;
  • un modèle de programmes d'EE, et les leçons apprises correspondantes.

Les annexes proposent également des sources législatives, des documents de référence et des liens vers d'autres ressources.

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2. L'équité en matière d'emploi sous le régime de la LEFP

2.1 Le cadre législatif de l'équité en matière d'emploi

Les décisions de nomination visant à créer une fonction publique qui témoigne de la diversité du Canada sont prises, non seulement dans le contexte de la LEFP, mais aussi dans celui d'un cadre législatif, lequel comprend :

• La Charte canadienne des droits et libertés (la Charte) : établit le droit à l'égalité, interdit les pratiques discriminatoires fondées sur la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, le sexe, l'âge ou les déficiences mentales ou physiques, et permet de créer des programmes spéciaux destinés à améliorer les conditions des groupes défavorisés.
• La Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP) : interdit la discrimination et prévoit qu'il n'est pas discriminatoire de mettre en œuvre des programmes spéciaux visant à réduire les désavantages que subit une personne ou un groupe pour des motifs fondés sur la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial, la situation de famille, la déficience ou l'état de personne graciée. Elle établit également l'obligation de l'employeur de prendre des mesures d'adaptation lorsque celles-ci n'imposent pas une contrainte excessive en matière de coûts, de santé et de sécurité.
• La Loi sur l'équité en matière d'emploi (LEE) : établit l'obligation de l'employeur d'identifier et de supprimer les obstacles systémiques et de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes faisant partie des quatre groupes désignés. La Commission de la fonction publique (CFP) est chargée, en vertu de la LEE, de définir et de supprimer, dans ses propres systèmes, politiques et pratiques de recrutement et de dotation, les obstacles qui peuvent avoir des effets négatifs sur les membres des groupes désignés, conformément à son rôle et à son mandat en vertu de la LEFP. Les organisations fédérales, quant à elles, ont la charge d'appliquer la LEE au sein de leur propre organisation.
• La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) : constitue le cadre législatif pour les nominations, lesquelles doivent être fondées sur le mérite et l'impartialité. Le cadre est conçu de manière à être souple et efficace. Il prévoit la responsabilisation appropriée des gestionnaires tout en préservant les valeurs directrices de la fonction publique telles que la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité. La LEFP offre des éléments de souplesse dont les organisations peuvent se servir pour adapter le processus de nomination de manière à répondre à leurs besoins en matière d'EE. Parmi ces éléments de souplesse, soulignons la possibilité de faire de l'EE un critère de mérite, plus précisément un besoin organisationnel, celle de limiter ou d'élargir la zone de sélection pour toucher des groupes visés par l'EE, et la possibilité qu'ont les organisations d'établir leur propre programme d'EE.

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2.2 Le cadre de délégation, de responsabilisation et des lignes directrices

Aux termes de la LEFP, la CFP conserve le pouvoir d'effectuer des nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci. La CFP a délégué une grande partie de ce pouvoir aux administrateurs généraux, et elle a élaboré un cadre de lignes directrices en matière de nomination et de responsabilisation que ceux-ci doivent respecter comme une condition de la délégation. Les responsabilités en vertu de la LEE relatives à l'examen des systèmes, des politiques et des pratiques en matière d'emploi demeurent inchangées. Elles sont également déléguées aux organisations.

Conditions de la délégation

L'IDRN exige des organisations qu'elles respectent, entre autres, les valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité, les exigences juridiques de la LEFP, de la LEE et de la Loi sur les langues officielles, et qu'elles :

• respectent le Cadre de nomination de la CFP, lequel englobe les Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination de la CFP;
• prennent en compte et équilibrent leurs besoins d'affaires, les objectifs liés à l'EE et à la gestion des RH, les intérêts de la fonction publique et les aspirations professionnelles des membres du personnel lorsqu'elles élaborent et appliquent des lignes directrices et des pratiques en matière de nomination.

Cadre de responsabilisation

Afin de rendre les administrateurs généraux responsables en vertu de la LEFP de l'exercice des pouvoirs délégués en matière de nomination et des pouvoirs connexes, la CFP :

• fournit le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD);
• surveille les tendances en matière de nomination et procède à la collecte d'information et à l'évaluation du risque;
• exige des administrateurs généraux des rapports sur leur gestion des pouvoirs délégués;
• donne de la rétroaction aux organisations délégataires afin qu'elles puissent prendre des mesures pour améliorer leur système de dotation et, également, protéger le mérite dans le système en général;
• procède à des vérifications, à des études et à des enquêtes;
• a recours à une gamme d'interventions ou de mesures correctives quand elle constate des abus ou des pratiques douteuses;
• fait rapport au Parlement sur l'état du système de dotation de la fonction publique.

Le CRGD et les rapports de responsabilisation correspondants soumis à la Commission permettent de recueillir de l'information démontrant jusqu'à quel point les organisations s'assurent que les facteurs d'EE sont intégrés dans les processus de nomination. Vous trouverez de plus amples renseignements au sujet du Cadre de responsabilisation au site Web de la CFP.

Le cadre des lignes directrices

La CFP a élaboré un cadre de lignes directrices en matière de nomination afin de veiller à ce que les valeurs fondamentales que sont le mérite et l'impartialité, ainsi que les valeurs directrices (justice, transparence, accessibilité et représentativité) sont respectées dans les systèmes de nomination. De plus, le cadre appuie une fonction publique compétente qui incarne la dualité linguistique du Canada.

Voici les faits saillants des Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination de la CFP :

Énoncé des lignes directrices

Les objectifs d'EE sont intégrés à la conception des processus de nomination.

Exigences des lignes directrices

Les administrateurs généraux doivent :

• prendre des mesures d'adaptation, lorsque ces mesures n'imposent pas une contrainte excessive, à toutes les étapes du processus de nomination, afin de corriger les désavantages découlant de motifs de distinction illicite;
• utiliser des outils et des processus d'évaluation qui sont élaborés et mis en application de façon impartiale et qui n'entraînent pas d'obstacles systémiques;
• être en mesure de démontrer que la décision de restreindre la zone de sélection aux membres d'un ou de plusieurs groupes désignés est conforme au plan d'EE ou au plan des RH de l'organisation.

Obligation de prendre des mesures d'adaptation

L'obligation de prendre des mesures d'adaptation repose sur les dispositions de la Charte, de la LCDP et de la LEE. Elle constitue une exigence à respecter tout au long du processus de nomination. Il s'agit de l'obligation pour un employeur ou un prestataire de services de prendre les mesures nécessaires afin d'éliminer les désavantages subis par les fonctionnaires, les fonctionnaires éventuels et les clients, à cause d'une règle, d'une pratique ou d'un obstacle matériel, qui a ou qui pourrait avoir un effet défavorable sur des personnes ou des groupes de personnes protégés en vertu de la LCDP, ou désignés aux termes de la LEE. Un effet défavorable peut être reconnu s'être produit lorsque l'application d'une règle, d'une norme, d'une politique, d'une pratique, neutre en apparence, entraîne un désavantage disproportionné (intentionnellement ou non) pour une personne ou un groupe de personnes protégé en vertu de cette loi.

Les employeurs doivent s'assurer d'intégrer le plus possible les mesures d'adaptation à leurs lignes directrices et à leurs pratiques dès le lancement d'un processus de nomination. Cependant, même si tout est mis en œuvre pour s'assurer à l'avance que les activités organisationnelles, y compris les pratiques liées à l'emploi, sont exemptes de discrimination, il y aura des situations où il faudra prendre des mesures spécifiques pour répondre aux besoins d'une personne ou d’un groupe de personnes. Dans de tels cas, les employeurs devraient fournir les mesures d’adaptation à ces personnes tant que la prise de telles mesures ne constitue pas une contrainte excessive.

Dans le cadre du processus de nomination, l'obligation de prendre des mesures d'adaptation signifie qu'il faut concevoir des règles, des lignes directrices et des pratiques inclusives en matière de nomination, et éliminer ou modifier celles qui entraînent une discrimination fondée sur la caractéristique d'un groupe, telle la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe (y compris la grossesse), l'orientation sexuelle, l'état matrimonial, la situation de famille et la déficience. Cela signifie aussi qu'il faut fournir des mesures d'adaptation, tant que celles-ci n'imposent pas de contrainte excessive.

La contrainte excessive détermine la limite au-delà de laquelle les employeurs et les prestataires de services ne sont pas obligés de prendre une mesure d'adaptation compte tenu des questions de santé, de sécurité et de coût, et des exigences professionnelles justifiées (EPJ). Une EPJ est une norme ou une règle qui touche directement la capacité de remplir les fonctions liées à un poste. Par exemple, une excellente vision est indispensable pour piloter un avion en toute sécurité. Pour qu'une norme soit considérée une EPJ, l'employeur doit établir que toute mesure d'adaptation liée à la norme ou toute modification apportée à celle-ci causerait une contrainte excessive. On s'attend à ce que les organisations épuisent toutes les possibilités raisonnables d'adaptation avant d'invoquer le principe de contrainte excessive. Prière de noter que les tribunaux ont clairement établi que les employeurs doivent s'attendre à une certaine contrainte lorsqu'ils éliminent des obstacles et fournissent des mesures d'adaptation. Pour en connaître davantage sur la façon dont les tribunaux définissent la « contrainte excessive », veuillez consulter le site Web de la Commission canadienne des droits de la personne.

Faits saillants d'autres lignes directrices de la CFP qui sont pertinents à l'atteinte des objectifs de l'équité en matière d'emploi :

Trois ensembles de lignes directrices sont particulièrement pertinentes par rapport à la défense des valeurs directrices de justice, de transparence, d'accessibilité et de représentativité et pour favoriser une fonction publique diversifiée et inclusive, qui respecte les deux langues officielles :

• Les Lignes directrices en matière de choix du processus de nomination de la CFP :
  Le choix du processus de nomination (annoncé ou non annoncé, interne ou externe) a une incidence sur l'accessibilité. Il importe de veiller à ce que ce choix donne aux membres des groupes désignés une possibilité raisonnable de poser leur candidature et d'être pris en considération pour un emploi dans la fonction publique. L'utilisation d'un processus non annoncé peut permettre d'atteindre les objectifs de l'EE si l'organisation a choisi d'en faire un besoin organisationnel.
• Les Lignes directrices en matière de zone de sélection de la CFP :
  La zone de sélection détermine le bassin de candidats potentiels qui seront pris en considération. Le fait qu'elle englobe les membres des groupes désignés et ceux des deux collectivités de langue officielle a des incidences directes sur l'accessibilité. On peut accroître l'accessibilité à des emplois dans la fonction publique pour les membres des groupes désignés grâce à l'élément de souplesse qui permet de restreindre la zone de sélection aux membres de ces groupes, sans recourir à un programme d'EE. Une telle décision doit toutefois être liée au plan d'EE ou au plan des RH.
• Les Lignes directrices en matière d'évaluation de la CFP :
  Ces lignes directrices mettent l'accent sur le respect du mérite et des valeurs directrices de justice, de transparence, d'accessibilité et de représentativité. L'évaluation est un domaine où la partialité et les obstacles systémiques peuvent avoir de plus grandes incidences négatives pour les membres des groupes désignés que pour les autres personnes. C'est pourquoi il faut s'efforcer d'utiliser des processus et des outils d'évaluation qui sont justes et n'entraînent pas d'obstacles systémiques.

Remarque :
Le Conseil du Trésor et son organe administratif, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) (l'employeur, dans le présent document), sont responsables de la Politique sur l'équité en emploi dans son ensemble. Les lignes directrices correspondantes de la CFP ne touchent que le processus de nomination.

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3. Intégration de l'équité en matière d'emploi au processus de nomination

3.1 L'utilisation d'une optique d'équité en emploi

L'énoncé des Lignes directrices en matière d'équité en emploi dans le processus de nomination de la CFP précise que : « Les objectifs d'équité en matière d'emploi sont intégrés à la conception des processus de nomination ». Pour y arriver, il faudrait tenir compte des facteurs liés à l'EE aux points de décision clés du processus de nomination, soit : à la planification, au moment d'établir les critères de mérite, de choisir le processus, de définir la zone de sélection, d'annoncer le processus, de procéder à l'évaluation, de mener les discussions informelles, à la sélection, à la notification, à la nomination, au moment de prendre des mesures correctives et à la révocation.

Les conseillers en RH forment un partenariat stratégique avec les gestionnaires. Les conseils stratégiques donnés à des points de décision clés permettent de s'assurer que les décisions de nomination sont en harmonie avec la planification des activités, des RH et de l'EE. L'utilisation d'une optique d'EE à chaque point de décision s'avère particulièrement utile pour s'assurer que le processus de nomination tient compte des facteurs liés à l'EE.

Au moment de prendre de telles décisions, il est utile d'envisager quelle incidence les choix et les options auront sur l'EE. Une optique d'EE fonctionne selon le principe de l'inclusion planifiée. Il s'agit d'une démarche permettant d'intégrer les facteurs de l'EE aux diverses activités liées à la recherche, à la planification, à la mise en œuvre ainsi qu'à l'évaluation des lignes directrices et des programmes. L'optique d'EE présente des questions et des éléments dont il faut tenir compte aux points de décision clés.

L'utilisation d'une optique d'EE constitue une façon de veiller à ce que les exigences des Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination de la CFP soient respectées.

Une présentation détaillée de l'optique d'EE se trouve à la section 4.1 du présent document.

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3.2 Application d'une optique d'équité en emploi aux points de décision clés du processus de nomination

La présente partie illustre la manière dont l'optique d'EE peut appuyer le processus de prise de décision aux diverses étapes du processus de nomination, en intégrant les facteurs de l'EE dans l'ensemble de celui-ci. À la fin de cette partie sont également présentés des renseignements concernant la dotation des postes de cadres de direction (EX), domaine où il faut intensifier les efforts visant à accroître la représentation.

3.2.1 Planification des ressources humaines

Le Cadre de nomination de la CFP, qui prévoit :

• le recrutement est délégué;
• la nomination à des postes du groupe EX est déléguée;
• les administrateurs généraux sont chargés d'élaborer leurs propres lignes directrices pour répondre à leurs besoins en matière de RH;
• les administrateurs généraux, qui sont chargés de concevoir des programmes d'EE et de les mettre en œuvre, peuvent déterminer si l'EE constitue un besoin actuel ou futur de l'organisation.

Une organisation ne peut utiliser, et efficacement mettre en œuvre, l'EE comme besoin actuel ou futur, qu'en intégrant la planification des activités et des RH. Une planification efficace permet de définir les lacunes en matière de compétences et les écarts de représentation qu'il est possible de combler grâce au processus de nomination. Une telle planification permettra aux gestionnaires de prendre des décisions pour :

• établir les critères de mérite,
• choisir un processus de nomination,
• établir les zones de sélection,
• élaborer des programmes d'EE.

La planification intégrée des activités et des RH devrait comprendre une analyse des écarts en matière d'EE, ainsi que des stratégies et des plans pour les réduire. Compte tenu des changements démographiques qui touchent la fonction publique et le marché du travail au Canada, le fait de planifier une démarche visant à réaliser les objectifs de l'EE permettra aux gestionnaires et aux fonctionnaires de savoir quels sont les objectifs de l'organisation dans ce domaine et quelles mesures seront prises pour les atteindre.

Une trousse d'outils de la planification intégrée des ressources humaines et des activités ainsi qu'une liste de contrôle relative aux objectifs organisationnels d'EE sont accessibles au site Web du BDPRH.

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3.2.2 Programmes d'équité en emploi

Un programme d'EE renvoie à des politiques, à des pratiques positives, ou à des éléments d'un plan d'EE qui sont conçus pour corriger les désavantages subis par un groupe désigné et remédier à la sous-représentation d'un tel groupe.

Un programme d'EE lié à un plan d'EE ou des RH, et élaboré à l'aide d'une optique d'EE, peut fournir la souplesse nécessaire afin d'accélérer les progrès visant à combler les écarts de représentation. Les organisations ont la souplesse d'élaborer leurs propres programmes d'EE sans devoir obtenir l'approbation de la CFP.

La LEFP confère à la CFP le pouvoir de prendre un règlement dans le but de faciliter la mise en œuvre des programmes d'EE que l'employeur ou un administrateur général a élaborés. Le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique établi par la Commission comprend un article à cet égard, dont les organisations qui disposent d'un programme d'EE peuvent se prévaloir.

Cet article du Règlement décrète qu'on n'est pas obligé de tenir compte des bénéficiaires de droits de priorité de nomination lorsque la nomination de membres des groupes désignés est effectuée dans le cadre d'un programme d'EE, à moins que le bénéficiaire d'une priorité de nomination soit membre du groupe d'EE auquel s'applique le programme.

Si elles le souhaitent, les organisations peuvent utiliser le modèle de programme d'EE que la CFP a élaboré, lequel est présenté à la section 4.2.

3.2.3 Établissement des critères de mérite

Le mérite est défini dans la LEFP de la façon suivante :

« Une nomination est fondée sur le mérite lorsque les conditions suivantes sont réunies :

1. selon la Commission, la personne à nommer possède les qualifications essentielles - notamment la compétence dans les langues officielles - établies par l'administrateur général pour le travail à accomplir;
2. la Commission prend en compte :
   1. toute qualification supplémentaire que l'administrateur général considère comme un atout pour le travail à accomplir ou pour l'administration, pour le présent ou l'avenir,
   2. toute exigence opérationnelle actuelle ou future de l'administration précisée par l'administrateur général,
   3. tout besoin actuel ou futur de l'administration précisé par l'administrateur général ».

Les administrateurs généraux ont la possibilité d'intégrer des objectifs d'EE comme un critère de mérite. S'il y a des écarts de représentation des groupes d'EE, ou que de tels écarts sont prévus, l'accroissement de la représentation pourrait constituer un besoin actuel ou futur de l'organisation.

Les administrateurs généraux peuvent également tenir compte des besoins actuels et futurs de l'ensemble de la fonction publique, tels que définis par l'employeur. L'EE est une priorité de la fonction publique comme en témoigne la Politique sur l’équité en emploi de l’employeur. Le greffier du Conseil privé a lui aussi défini cette même priorité dans les Priorités stratégiques du BCP.

Lorsque vous aidez les gestionnaires à décider d'utiliser les objectifs d'EE comme besoin organisationnel actuel ou futur pour un poste en particulier, consultez le plan des RH ou d'EE, et les lignes directrices de votre organisation en la matière, et tenez compte de ce qui suit :

• l'endroit où se situe le poste, son niveau, son groupe ou sa nature;
• les critères d'utilisation d'EE comme critère de mérite :
  • À quel niveau actuel ou prévu de sous-représentation cette option sera-t-elle utilisée?
  • Faudrait-il utiliser l'EE comme critère de mérite dans le cadre de processus non annoncés? Dans le cadre de processus annoncés?
  • Quand faudrait-il utiliser cette option plutôt que celles en matière de zone de sélection?
    1. Restreindre la zone de sélection à un groupe d'EE peut augmenter les chances d'attirer des membres de ce groupe. Lorsque le niveau de sous-représentation est élevé, vous pourriez choisir d'utiliser cette option pour combler les écarts plus rapidement, si les critères ont été bien communiqués et compris.
    2. Élargir la zone de sélection afin de l'ouvrir à des membres d'un groupe désigné constitue une façon d'augmenter la présence de membres de ces groupes dans le bassin de candidats. Lorsqu'elle est agencée à l'utilisation de l'EE comme besoin organisationnel, cette option offre plus de souplesse.

Remarque :
Un processus de nomination peut servir à doter des postes similaires immédiatement ou dans l'avenir, en appliquant différents éléments des critères de mérite à différentes nominations. On peut appliquer le critère de mérite du besoin organisationnel à un poste qui est vacant immédiatement, ou plus tard, lorsque d'autres postes le deviendront.

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3.2.4 Choix du processus de nomination

Exigences des lignes directrices de la CFP

Les Lignes directrices en matière de choix du processus de nomination de la CFP énoncent que les administrateurs généraux doivent « établir et communiquer les critères régissant l'utilisation de processus non annoncés ». Les « Autres exigences » stipulent que les administrateurs généraux doivent « respecter la Loi sur l'équité en matière d'emploi en ce qui concerne la réalisation et le maintien d'une organisation représentative ».

Processus de nomination non annoncés

Tous les processus de nomination non annoncés doivent être menés selon les critères établis par l'administrateur général. Cependant, l'utilisation de processus non annoncés peut favoriser les objectifs de l'EE, si celle-ci fait partie des critères organisationnels définis pour ce type de processus. La justification du recours à de tels processus peut se fonder sur le bassin disponible de membres des groupes désignés ainsi que sur les exigences de l'organisation, telles qu'elles sont définies dans le plan d'EE ou des RH.

Avant de prendre la décision d'utiliser un processus non annoncé pour accroître la représentation des groupes d'EE, assurez-vous de ce qui suit :

• Le critère relatif à la nomination de membres des groupes désignés au moyen d'un processus non annoncé a été établi et communiqué par l'administrateur général. Dans un souci de transparence, il faut transmettre ouvertement et en temps opportun l'information concernant les décisions, les lignes directrices et les pratiques. Il importe donc de disposer d'un plan de communication bien préparé concernant l'EE. Les produits de communication devraient, d'une part, démontrer que les valeurs directrices sont respectées et, d'autre part, prôner efficacement le bien-fondé de l'EE dans toute l'organisation.
• « La nomination de membres des groupes désignés » constitue un besoin organisationnel. Déterminez dans quelles situations précises les gestionnaires sont encouragés à utiliser le critère de mérite lié à l’EE. Qu'est-ce qui pourrait justifier l'utilisation d'un processus non annoncé assorti d’un critère de mérite relatif à l’EE? La pénurie en matière de compétences, le taux de roulement élevé des membres des groupes désignés ou la difficulté de recruter des membres des groupes désignés dans un domaine particulier peuvent constituer autant de raisons.
• Il y a une justification solide (et elle est consignée). Pourquoi sélectionnez-vous une personne en particulier pour le poste? D'autres personnes visées par l'EE sont-elles qualifiées pour le poste?

Voici quelques éléments à prendre en compte :

• le nombre de processus annoncés par rapport au nombre de processus non annoncés;
• le nombre total de processus (EE et autres);
• le nombre de processus non annoncés complétés ou planifiés, et dont la justification repose sur l'EE;
• si des processus non annoncés au sein de l'organisation ont fait l'objet d'une plainte auprès du Tribunal de la dotation de la fonction publique pour des motifs d'abus de pouvoir;
• si l'organisation a donné l'occasion à d'autres membres du même groupe désigné de poser leur candidature à des postes du même groupe et du même niveau dans le passé ou si elle le fera dans un proche avenir;
• si on a envisagé d'autres façons de recruter des membres du même groupe désigné.

Pour en savoir plus sur le choix d'un processus de nomination, veuillez consultez le Guide de mise en œuvre des lignes directrices en matière de choix du processus de nomination.

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3.2.5 Zone de sélection

Exigences des lignes directrices de la CFP

Au moment d'établir la zone de sélection et d'intégrer les objectifs d’EE, il importe de se rappeler ce qui suit.

Les Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination de la CFP exigent que les administrateurs généraux soient en mesure de démontrer que la décision de restreindre la zone de sélection aux membres d'un ou de plusieurs groupes désignés est conforme au plan d'EE ou des RH de l'organisation.

De plus, les Lignes directrices en matière de zone de sélection de la CFP énoncent qu'une zone nationale de sélection est établie, à tout le moins, pour tous les processus externes annoncés. Ces mesures ont des incidences importantes sur l'accessibilité aux emplois dans la fonction publique pour les membres des groupes désignés, tout particulièrement pour les personnes qui font partie des minorités visibles et les Autochtones, qui sont concentrés dans certaines zones géographiques.

Zone de sélection et objectifs de l'équité en matière d'emploi

L'application d'une zone de sélection particulière peut constituer un outil efficace pour accroître la diversité de la fonction publique et la représentation au sein de celle-ci. Les décisions relatives à la zone de sélection doivent respecter la valeur directrice d'accessibilité. De plus, les décisions qui visent à restreindre la zone de sélection aux membres d'un groupe désigné doivent s'appuyer sur un cadre intégré de planification des RH, de l'EE et des activités.

1) Restreindre la zone de sélection

La LEFP offre la souplesse d'établir une zone de sélection restreinte à un ou à plusieurs groupes désignés.

Dans le cas où une organisation a des écarts de représentation à combler, les gestionnaires pourraient choisir cette option afin d'attirer le plus grand nombre possible de membres d'un groupe désigné et ainsi accroître les chances de trouver une personne qualifiée provenant de ce groupe pour doter le poste. Une telle mesure permettrait d'accroître le nombre de postulants provenant d'un groupe d'EE, qui auraient pu être découragés par des obstacles auxquels ils ont fait face.

Exemple :

• Selon le plan d'EE ou des RH de l'organisation, il est possible de combler certains écarts de représentation en nommant des personnes qui font partie des minorités visibles. Ces personnes dans les groupes de la relève pour un certain niveau sont présentement sous-représentées dans la fonction publique. Il se pourrait qu'on doive recruter de l'extérieur de celle-ci. S'il est prévu que le poste à doter attirera de nombreux postulants, dont des personnes qui font partie des minorités visibles, l'organisation peut rendre le poste plus attrayant pour elles en restreignant la zone de sélection à celles-ci. Ainsi, l'organisation augmente ses chances de trouver des personnes qualifiées qui font partie des minorités visibles tout en assurant l'efficacité du processus.

2) Élargir la zone de sélection

La LEFP permet d'élargir la zone de sélection afin d'accroître le nombre de membres des groupes désignés dans un bassin de candidats. Les organisations peuvent établir des critères géographiques et organisationnels différents pour les membres des groupes désignés. Élargir la zone de sélection dans le but d'inclure des membres des groupes désignés peut permettre d'accroître leur participation au processus de nomination.

Les organisations peuvent combiner la possibilité d’élargissement de la zone de sélection et l'utilisation de l'EE comme critère de mérite. Veuillez consulter le paragraphe 3.2.7 pour en savoir plus sur l'utilisation de l'EE comme besoin organisationnel (critère de mérite).

Exemple 1 :

• Un poste sera doté au moyen d'un processus de nomination interne annoncé. L'organisation a identifié le besoin d'accroître la représentation des Autochtones dans le groupe professionnel visé, mais leur nombre dans la région est insuffisant. L'organisation peut atteindre un bassin plus large d'Autochtones en ouvrant le processus de nomination à ses fonctionnaires œuvrant dans cette région et aux fonctionnaires autochtones dans d'autres régions.

Exemple 2 :

• Il n'y a présentement pas de sous-représentation dans l'organisation, mais des écarts sont prévus dans le plan d'EE. Le gestionnaire dote un poste dans un groupe professionnel pour lequel peu de postulants provenant des groupes d'EE sont disponibles ou intéressés. Le gestionnaire peut élargir la zone de sélection, intégrer les objectifs d'EE en tant que besoin organisationnel futur et annoncer ce critère de mérite pour attirer des postulants faisant partie des groupes visés par l'EE.

Les données recueillies par les organismes centraux et au moyen de sondages sont utiles pour prendre des décisions par rapport aux possibilités en matière de zone de sélection. En outre, les étapes et les questions suivantes aideront les gestionnaires à prendre une décision :

• Passer en revue le plan organisationnel d'EE et des RH, tout programme organisationnel d'EE, de même que les Lignes directrices en matière de zone de sélection de l'organisation en ce qui a trait aux groupes désignés.
• Examiner le niveau de sous-représentation au sein de l'organisation en général, de la région, de la direction générale, du groupe et du niveau visés, ainsi que le nombre de postes à doter.
• Analyser la fréquence à laquelle l'organisation a utilisé les éléments de souplesse permettant d'élargir ou de restreindre la zone de sélection, et les résultats qui en ont découlé.
• Prendre en compte la nécessité d'englober des postulants éventuels provenant des collectivités des deux langues officielles, selon la nature du poste et le lieu où il se trouve, de même que les obligations en matière de langues officielles de la fonction publique et de l'organisation.
• Évaluer s'il y a, dans l'organisation, des personnes qui pourraient posséder les qualifications requises pour le poste, et s'il y a des occasions d'avancement professionnel.

Pour de plus amples renseignements concernant la manière de définir la zone de sélection, veuillez consulter le Guide de mise en œuvre des lignes directrices en matière de zone de sélection.

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3.2.6 Annonces

Exigences des lignes directrices de la CFP

Les Lignes directrices en matière d'annonces dans le processus de nomination de la CFP exigent qu'il faut fournir assez d'information sur les critères utilisés aux fins de la présélection des personnes qui sont dans la zone de sélection et toute autre information nécessaire pour permettre aux personnes qui sont dans cette zone de sélection de postuler.

Il est précisé dans les « Autres exigences » que tout document doit être diffusé, sur demande, dans un format accessible aux fins de communication avec les personnes handicapées.

Joindre et attirer les membres des groupes désignés

L'organisation a pour objectif d'accroître la représentation. En outre, on a déterminé que l'EE constitue un besoin organisationnel, c'est-à-dire un élément des critères de mérite. En plus de communiquer cette information dans l'annonce afin, d'une part, d'aviser les personnes dans la zone de sélection que l'EE constitue un critère de mérite qui sera appliqué et, d'autre part, d'attirer des membres des groupes désignés visés par ce critère, il y a lieu de tenir compte de ce qui suit :

• Si l'EE constitue un critère de mérite, cela a-t-il été annoncé de manière efficace pour atteindre et attirer les membres d'un ou des groupes ciblés?
• A-t-on communiqué dans l'annonce la façon dont le critère de mérite sera appliqué pendant le processus de sélection et de nomination?
• A-t-on communiqué l'information portant sur les outils d'évaluation de manière à ce que les postulants sachent s'ils auraient ou non besoin de mesures d'adaptation?

Pour atteindre un public diversifié de manière rapide et inclusive, les conseillers en RH peuvent vouloir aviser les gestionnaires de l'existence d'autres mécanismes en plus des mécanismes de communication minimaux établis dans les Lignes directrices en matière d’annonces de la CFP (Publiservice, emplois.gc.ca). Par exemple :

• Utiliser des moyens de communication multiples et appropriés, comme 1-800-0-Canada, le site Web du gouvernement du Canada, Publiservice ou PH-endirect.
• Pour attirer plus de membres des groupes désignés, envoyer de l'information aux organismes communautaires comme les centres d'amitié autochtones, les associations de personnes handicapées, ou qui leur sont consacrées, le Conseil national de minorités visibles et les journaux ciblant les membres des groupes de minorités visibles.
• Utiliser des systèmes qui sont inclusifs et exempts d'obstacles, par exemple des sites Web qui respectent la Normalisation des sites Internet et qui, par conséquent, sont accessibles aux personnes qui utilisent des technologies adaptées de même qu'une multiplicité de formats (gros caractères, audio, électroniques, Infotel etc.).
• Planifier l'inclusion des personnes handicapées. Par exemple, veiller à ce que les systèmes de soumission des candidatures en ligne soient accessibles pour les personnes non voyantes ou qui ont une vision réduite, et à ce que celles-ci puissent s'en servir, et utiliser de la technologie informatique adaptée telle que les synthétiseurs de la parole.
• Si les annonces sont affichées dans un lieu, s'assurer que l'environnement est accessible (p. ex., qu'il y a des rampes d'accès, des ouvre-portes automatiques).
• Offrir, dans l'annonce, de fournir les documents en divers formats.

Dans le cadre des processus de nomination où la zone de sélection est restreinte à un ou à plusieurs groupes désignés, il faut préciser clairement dans l'annonce que seuls les postulants qui mentionnent dans leur demande d'emploi qu'ils sont membres du ou des groupes visés par l’EE verront leur candidature en considération.

Dans les cas où on a établi qu'EE constitue un critère de mérite, il faut informer les postulants que si ce critère est utilisé, seules seront prises en considération les candidatures des personnes ayant mentionné qu'elles sont membres du groupe ou des groupes visés par l’EE verront leur candidature prise en considération.

Dans un processus de nomination interne, il faut également informer les postulants du fait qu'on peut divulguer l’information concernant l’utilisation de l’EE comme besoin organisationnel – critère de mérite – pendant les discussions informelles. Cependant, les renseignements personnels demeurent confidentiels, aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Formulaire de déclaration pour les membres des groupes désignés

Lorsque le statut d’Autochtone est utilisé comme critère de sélection ou de nomination selon les Lignes directrices an matière de sélection et de nomination, les postulants doivent être informés du fait que, pour respecter les conditions de nomination, les personnes ayant le statut d’Autochtone qui sont nommées ou proposées en vue d’une nomination doivent remplir et signer le FAAA, et ce, même si elles ont déjà déclaré leur appartenance à un groupe désigné dans leur demande.

Pour en savoir plus sur les éléments à prendre en compte en ce qui à trait aux annonces, veuillez consulter le Guide de mise en œuvre des lignes directrices en matière d'annonces dans le processus de nomination.

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3.2.7 Évaluation

Exigences des lignes directrices de la CFP

Les Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination de la CFP exigent que soient utilisés des outils et des processus d'évaluation qui n'entraînent pas d'obstacles systémiques à l'emploi. Elles stipulent également que les administrateurs généraux doivent « prendre des mesures d'adaptation, lorsque ces mesures n'imposent pas une contrainte excessive, [...], afin de corriger les désavantages découlant de motifs de distinction illicite ».

Les Lignes directrices en matière d'évaluation de la CFP énoncent que les administrateurs généraux doivent s'assurer que :

• l'évaluation est élaborée et mise en application de façon impartiale, exempte d'influence politique ou de favoritisme personnel et n'entraîne pas d'obstacles systémiques;
• les processus et les méthodes d'évaluation permettent d'évaluer efficacement les qualifications essentielles et les autres critères de mérite qui sont déterminés, et ils sont administrés de façon juste;
• l'identification des personnes qui répondent aux exigences opérationnelles et aux besoins organisationnels est effectuée de façon objective.

Les administrateurs généraux doivent veiller que l'utilisation des outils d'évaluation n'entraînent pas d'obstacles systémiques à l'emploi, et à fournir des renseignements en temps opportun aux personnes à évaluer au sujet des méthodes d'évaluation qui seront utilisées de leur droit de recevoir des mesures d'adaptation et de la façon d'exercer ce droit.

L'évaluation est un élément clé du processus de nomination, car elle constitue le moyen de déterminer le mérite d'une personne. En conséquence, il importe que les évaluations soient justes et que les éléments de l'EE soient intégrés au processus d'évaluation.

Afin de veiller à ce que la valeur directrice de justice soit respectée, les conseillers en RH peuvent aider les gestionnaires à identifier et éliminer les obstacles dans le processus, particulièrement dans l'élaboration et le choix des méthodes d'évaluation. Assurez-vous que celles-ci sont justes et inclusives en examinant la présente partie avec le gestionnaire concerné.

Les gestionnaires peuvent ne pas savoir que certains types d'outils d'évaluation peuvent constituer un obstacle pour les membres des groupes désignés. Par exemple, un test écrit, par nature, ne peut pas être lu par une personne ayant une déficience visuelle. Il n'existe pas de solution unique pour éliminer les obstacles dans les outils d'évaluation. Cette démarche exige plutôt un niveau élevé de sensibilisation aux obstacles potentiels, et de faire preuve de jugement pour appliquer les principes d'évaluation juste et d'inclusivité. Une attention particulière à la conception d'outils d'évaluation en tenant compte des éléments suivants aidera à s'assurer qu'ils sont justes et inclusifs :

• Au moment de l'élaboration ou du choix des instruments d'évaluation, respectez le principe d'égalité des chances : assurez-vous que les personnes ont une chance égale de démontrer complètement leurs qualifications en leur offrant des mesures d'adaptation, au besoin.
• Utilisez une multiplicité d'outils d'évaluation afin que les personnes aient l'occasion de démontrer leurs compétences de plusieurs façons.
• Évaluez si les questions et les scénarios exigent des connaissances de nature culturelle qui ne se rapportent pas au travail, ou bien s'ils constituent un désavantage pour certains groupes (par exemple, subtilités de vocabulaire, expressions familières ou blagues sans signification pour des personnes de cultures différentes).
• Il n'est pas nécessaire d'utiliser les mêmes méthodes d'évaluation et sources d'information pour toutes les personnes, tant que le niveau et la nature des qualifications évaluées sont les mêmes. Par exemple, on peut présenter des questions d'entrevue de vive voix pour la plupart des personnes, mais par écrit pour d'autres qui ont besoin de mesures d'adaptation. Un changement apporté aux procédures d'évaluation ne devrait pas donner d'avantage indu à quiconque.
• Les exigences de l'outil d'évaluation dépassent-elles celles de l'emploi? Par exemple, pour doter un poste de commis ne nécessitant pas une excellente capacité en rédaction, il ne serait pas juste de demander aux personnes de répondre par écrit à des questions de procédures complexes. Si l'emploi exige seulement de faire des photocopies, une question demandant d'expliquer en détail par écrit les procédures relatives à la photocopie peut faire en sorte d'éliminer les personnes qui comprennent bien ces procédures, mais qui ne possèdent pas une excellente capacité de rédaction.
• Les instruments d'évaluation sont-ils uniquement axés sur les connaissances et les compétences qu'on peut seulement acquérir grâce à l'expérience professionnelle, sans tenir compte des autres compétences et de la capacité d'apprendre? Par exemple, les personnes qui n'ont pas eu accès à des opportunités telles que des nominations intérimaires, ou à du travail à contrat peuvent être désavantagées.

D'autres moyens pour s'assurer que le processus est juste et qu'il n'entraîne pas d'obstacles systémiques dont :

• Nommer des membres des groupes désignés aux comités d'évaluation. Un des avantages possibles de faire appel à un comité d'évaluation diversifié est une plus grande compréhension des façons dont les personnes peuvent démontrer leurs qualifications et ainsi permettre au comité de prendre des décisions de sélection éclairées et fondées sur des exigences de l'emploi. Des outils de formation interactifs pour les comités d'évaluation sont également en voie d'élaboration pour ce site.
• Veiller à ce que les évaluateurs soient guidés ou formés à propos des perspectives d'évaluations impartiales.
• Consulter le Guide relatif à l’évaluation des personnes handicapées – Comment établir et mettre en place des mesures d’adaptation en matière d’évaluation de la CFP de même que les Lignes directrices relatives à une évaluation équitable dans un milieu de travail diversifié : supprimer les obstacles qui rencontrent les membres des minorités visibles et les peuples autochtones de la CFP.

Conseils aux évaluateurs

Les évaluateurs doivent être conscients de leurs propres cultures, valeurs et suppositions (préjugés). Ils doivent faire attention à ne pas se laisser influencer par ces sources de partialité potentielle lors d'une évaluation. Par exemple, des personnes peuvent avoir tendance à évaluer plus positivement des personnes qui leur ressemblent ou à fonder leur décision sur les caractéristiques d'un groupe plutôt que sur les caractéristiques individuelles (stéréotype). La supposition qu'une personne handicapée peut ne pas être autant en mesure que les autres qui ne le sont pas, d'effectuer un travail est un exemple de partialité.

Les antécédents culturels peuvent influer sur la façon dont les personnes communiquent et démontrent leurs compétences. Par exemple, dans de nombreuses cultures, il est mal vu de parler de ses réalisations. L'évaluateur devra donc peut-être poser des questions incitant le candidat à fournir plus de renseignements. Une formation sur les différences culturelles pourrait s'avérer utile à cet égard.

Soyez conscient du risque de partialité à l'égard de l'expérience acquise à l'étranger.

Les évaluateurs doivent aussi prendre conscience des messages que transmettent leurs comportements non verbaux, comme les inflexions dans la voix. Les membres de divers groupes peuvent interpréter les comportements non verbaux de manière très différente (p. ex., un signe de tête du haut vers le bas peut signifier « oui » dans certaines cultures et « non » dans d'autres). Cependant, les messages non verbaux qui renforcent la réceptivité et l'ouverture de l'évaluateur, par exemple l'acquiescement de la tête ou le contact visuel, peuvent rassurer les personnes hésitantes et les encourager à communiquer plus de renseignements utiles.

Mesures d'adaptation durant le processus d'évaluation

Les personnes concernées doivent informer les responsables de l'évaluation de toute mesure d'adaptation dont elles ont besoin. Cependant il n'est pas nécessaire d’avoir déclaré son appartenance à un groupe donné dans le formulaire d’autodéclaration ou d’auto-identification pour demander des mesures d'adaptation durant le processus de nomination. Veuillez prendre note que dans un processus de nomination où l'EE est un critère de mérite ou encore la zone de sélection est restreinte aux membres des groupes visés par l'EE, la personne qui postule doit déclarer son appartenance ou aux groupes désignés visés de façon à être prise en considération pour la nomination.

Les gestionnaires peuvent consulter le Centre de psychologie du personnel (CPP) de la CFP au sujet des mesures d'adaptation et des façons qui permettent de relever le défi que représente l'évaluation de postulants aux antécédents et à l'expérience très diversifiés. À titre de conseiller en RH, vous voudrez peut-être rappeler aux gestionnaires que les postulants connaissent habituellement bien leurs besoins. Il est donc important de les consulter tout au long du processus.

Que doit faire une organisation pour être inclusive?

• Fournir de l'information aux personnes dans un format accessible.
• Informer les personnes, en temps opportun, des méthodes et des outils d'évaluation utilisés afin qu'elles puissent présenter une demande de mesures d'adaptation en toute connaissance de cause. À cette fin, il faut leur communiquer, entre autres renseignements, la nature des outils d'évaluation et leur mode de présentation. L'information qui se limite au type d'outil utilisé (par exemple, une entrevue) ne suffit généralement pas pour permettre aux personnes de demander des mesures d'adaptation, car toutes les entrevues ne se déroulent pas de la même manière (par exemple, il arrive parfois que les questions soient communiquées par écrit à l'avance).
• Demander aux personnes quels sont leurs besoins d'adaptation particuliers. Certaines personnes pourraient ne pas être en mesure de se présenter à une entrevue si la date entre en conflit avec la célébration d'une fête religieuse; les personnes ayant une déficience, par exemple une personne malentendante pourrait avoir besoin de temps afin de prendre des dispositions pour se faire accompagner par un interprète en langage des signes; les personnes qui ont la garde de jeunes enfants peuvent ne pas être en mesure de participer à une entrevue qui a lieu de bonne heure, soit avant l'ouverture de la garderie, etc.
• Si nécessaire, consulter le CPP, des professionnels de la santé ou des spécialistes, avec le consentement de la personne visée, afin de déterminer les mesures d'adaptation appropriées à ses besoins.
• Modifier les procédures d'évaluation, au besoin, en gardant à l'esprit les questions liées à la justice.
• Veiller à ce que le lieu où se déroule l'examen soit accessible pour les personnes ayant une incapacité liée à la mobilité (p. ex., à ce qu'il y ait des rampes d'accès, des ouvre-portes automatiques, des places de stationnement accessibles), etc.
• Puisque certaines personnes peuvent s'inquiéter du fait que l'information concernant leurs besoins pourrait influencer négativement la décision du gestionnaire, relative à la nomination, veiller à ce que la personne qui recueille l'information concernant les mesures d'adaptation soit formée en matière de traitement d'information médicale confidentielle, qu'elle ne la communique au gestionnaire responsable de la décision de nomination que lorsque c'est nécessaire (par exemple, si le gestionnaire est chargé d'administrer les mesures d'adaptation). Veuillez noter que la personne ou les personnes qui fournissent la mesure d'adaptation sont uniquement autorisées à connaître la limitation fonctionnelle de la personne visée et la nature de la mesure d'adaptation requise et non la nature du handicap.
• S'assurer qu'il y a assez de temps pour tenir compte de tous les points ci-dessus et que l'efficacité ne prime pas sur la mise en œuvre des mesures d'adaptation dans le processus.

Exigences linguistiques

La personne qui, en conditions d'examen normales, n'est pas en mesure de démontrer complètement ses compétences en langue seconde à cause d'une déficience peut se voir offrir une gamme de mesures d'adaptation aux fins d'évaluation de ses compétences.

Dans le cas des postes bilingues à nomination non impérative, des raisons médicales peuvent constituer un motif pour exempter une personne de satisfaire aux exigences linguistiques du poste. Par exemple, en raison d'une déficience durable ou récurrente d'une capacité physique, mentale ou d'apprentissage, une personne n'est pas en mesure de satisfaire, au moyen de la formation linguistique, aux exigences en matière de langues officielles. Veuillez consulter la Série d'orientation - Les langues officielles dans le processus de nomination.

Application de l'équité en matière d'emploi comme besoin organisationnel – critère de mérite

La LEFP permet une certaine souplesse dans l'application des besoins organisationnels à titre de critères de mérite.

Les gestionnaires peuvent :

• choisir d'appliquer ou non les critères de mérite définis à titre de besoins organisationnels;
• les appliquer dans n'importe quel ordre, à toute étape du processus de nomination.

Exemple :

• S'il a été établi que l'EE constitue un besoin organisationnel, le gestionnaire concerné peut choisir de ne pas retenir la candidature des postulants qui ne sont pas membres du ou des groupes désignés, ou bien procéder d'abord à l'évaluation des autres critères de mérite et utiliser le critère de mérite « besoin organisationnel » à la fin du processus afin de sélectionner la personne qui sera nommée. Il est possible d'appliquer l'EE comme critère de mérite pour un poste ou pour tous les postes annoncés, selon le principe de « la bonne personne » pour le poste, tout en tenant compte des autres besoins de l'organisation. La décision d'utiliser un critère de mérite particulier pour décider qui est « la bonne personne » est laissée à la discrétion du gestionnaire délégataire. Étant donné l'importance de cette étape, cette décision doit être prise de façon objective, en respectant les valeurs directrices de justice et de transparence. À titre de conseiller en RH, vous voudrez peut-être discuter des options avec le gestionnaire et lui fournir de l'information à jour au sujet du progrès de l'organisation dans l'atteinte de la représentativité.

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3.2.8 Sélection et nomination

Exigences des lignes directrices de la CFP

Les Lignes directrices en matière de sélection et de nomination de la CFP énoncent que les administrateurs généraux doivent s'assurer que la sélection aux fins de nomination est juste et transparente. Les lignes directrices exigent que les gestionnaires documentent les raisons justifiant la décision relative à la nomination. Lorsque l'EE est appliquée comme critère de mérite, l'information qui s'y rapporte est présentée dans une justification qui lie la décision au plan des RH ou au plan d'EE.

Une autre exigence est à l’effet que les personnes qui ont le statut d’Autochtone et qui sont nommées ou proposées aux fins de nomination au terme d’un processus de nomination où le statut d’Autochtone est utilisé comme critère de sélection ou de nomination tel qu’énoncé dans les Lignes directrices, doivent remplir et signer le Formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone (FAAA).

L’offre de nomination doit préciser que le fait de remplir le FAAA constitue une condition d’emploi qui doit être remplie avant la présentation de la lettre d’offre ou au moment de celle-ci, et que la nomination ne peut prendre effet avant que le FAAA soit rempli et signé. Veuillez noter que même si, dans sa demande, la personne qui sera nommée a déclaré son statut d’Autochtone, elle doit tout de même remplir et signer le FAAA lorsqu’elle est nommée ou proposée en vue d’une nomination.

Mentionnons également la nécessité de communiquer en format accessible avec les personnes ayant une déficience pour présenter l'offre de nomination, ou faire prêter serment ou souscrire l'affirmation solennelle, le cas échéant.

Éléments à prendre en compte :

La sélection peut se fonder sur divers critères de mérite, dont l'EE comme besoin actuel ou futur de l'organisation. Ce besoin organisationnel aurait été défini dans le plan des RH ou d'EE de l'organisation. Cependant, à ce point de décision, vous pouvez examiner les éléments suivants avec le gestionnaire :

• Le degré de sous-représentation des personnes provenant des groupes désignés dans l'organisation, le nombre de nominations de telles personnes et les points de décision où leur candidature n'est plus retenue. Y a-t-il une tendance à ce que cela se produise à certains points? Pour quelle raison?
• Pour le processus visé, y a-t-il eu un taux important d'élimination de candidatures de personnes de groupes désignés au moment de sélection? Dans l'affirmative, a-t-on examiné les critères pour en déterminer la cause?
• Le poste permet-il à des membres du groupe de la relève d'accéder à un niveau où il y a un écart de représentation (p. ex., postes à un ou à deux niveaux en dessous du niveau EX)?
• Y a-t-il d'autres postes de groupe et de niveau similaires pour lesquels il est prévu d'utiliser l'EE comme critère de mérite?

À ce point de décision, on peut également vérifier si le processus de sélection s'est déroulé de façon juste et transparente et si on a utilisé les critères annoncés ou prédéterminés.

Pour en savoir plus sur le processus de sélection et de nomination, veuillez consulter le Guide de mise en œuvre des lignes directrices en matière de sélection et de nomination.

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3.2.9 Discussions informelles

Exigences des lignes directrices de la CFP

Les Lignes directrices en matière de discussions informelles de la CFP exigent que les organisations respectent la valeur directrice de transparence et l'obligation de prendre des mesures d'adaptation. Les personnes doivent pouvoir obtenir des mesures d'adaptation, jusqu'au point de contrainte excessive. Les lignes directrices exigent de diffuser l'information aux fonctionnaires handicapés en temps opportun et dans un format accessible.

Les Lignes directrices en matière de discussions informelles de la CFP exigent que les administrateurs généraux offrent la possibilité de participer à une discussion informelle sur demande, lorsque la candidature d'une personne n'a pas été retenue.

Les discussions informelles constituent, d'une part, un moyen de partager de l'information afin que la personne dont la candidature n'a pas été retenue puisse comprendre les raisons qui sous-tendent la décision et, d'autre part, un moyen de permettre au gestionnaire concerné de corriger les erreurs, le cas échéant. Les discussions informelles contribuent à un contexte de communication ouverte et de confiance. Les gestionnaires seront en mesure d'expliquer leurs décisions pendant le processus de nomination.

Au cours des discussions informelles, il faudra peut-être, pour respecter la valeur directrice de transparence, expliquer comment le processus de nomination permet de réaliser les objectifs de l'EE. Tant les membres des groupes désignés que les autres personnes doivent comprendre pourquoi leur candidature n'a pas été retenue aux fins de nomination, car tous et toutes peuvent soulever des questions en ce sens :

• Les personnes dont la candidature n'a pas été retenue peuvent se montrer préoccupées de l'utilisation de l'EE comme critère de mérite. Se référer au plan de communications sur l'EE de l'organisation peut aider à communiquer un message cohérent.
• Les membres des groupes désignés peuvent soulever des préoccupations ayant trait à des obstacles qu'ils ont rencontrés pendant le processus d'évaluation. Il s'agit d'une occasion d'en apprendre davantage au sujet de ces obstacles et des façons d'y faire face dans le cadre du processus en cours ou afin d'améliorer les processus dans l'avenir.
• Une personne peut arriver à démontrer que l'évaluation lui a causé des désavantages. Il faudra peut-être prendre la décision de revoir son évaluation.
• Si les personnes qui mènent les discussions informelles sont sensibles aux besoins des membres des groupes désignés, la qualité des discussions pourrait s'en trouver améliorée. Une personne ayant une déficience, comme la surdité, peut avoir besoin d'un ou interprète en langage des signes. Le gestionnaire devra se préparer à de telles éventualités.

Remarque :
Si, dans le cadre d’un processus de nomination, la zone de sélection a été restreinte à un ou des groupes désignés ou encore que l'EE a été utilisée comme critère de mérite, les postulants doivent préciser dans leur demande d'emploi, pour que celle-ci soit prise en considération, qu'ils proviennent d'un ou de groupes désignés (voir la section 3.2.6 portant sur les annonces). Ces renseignements sont personnels. Ils sont donc protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne peuvent servir qu'aux fins du processus de nomination. Étant donné que les discussions informelles et l'utilisation de l'EE comme critère de mérite sont des éléments nouveaux, votre rôle de soutien à titre de conseiller en RH est très important. Les gestionnaires peuvent consulter le ou la spécialiste en matière de protection des renseignements personnels dans l'organisation ou encore la Loi sur la protection des renseignements personnels s'ils ne savent pas avec certitude quels renseignements ils peuvent communiquer.

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter la Série d'orientation - Participer à des discussions informelles.

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3.2.10 Notification

Lignes directrices de la CFP - Objectif et autres exigences

Les Lignes directrices en matière de notification de la CFP ont pour objectif d'assurer la transparence. Les « Autres exigences » établissent l'obligation de prendre des mesures d'adaptation dans l'émission de la notification.

Éléments à prendre en compte :

Dans la notification de candidature retenue, la communication des critères de mérite utilisés, par exemple, l'EE comme critère de mérite, constitue une bonne pratique. Ainsi, toute préoccupation à cet égard peut être soulevée en temps opportun avant que ne soit prise la décision finale.

Comme c'est le cas pour toutes les autres communications, il importe de comprendre les questions liées à l'obligation de prendre des mesures d'adaptation :

• Les envois postaux peuvent constituer un obstacle pour une personne non voyante. En effet, celle-ci peut n'avoir personne à qui demander de lui lire la lettre pendant la période de notification. Règle générale, il vaut mieux répondre aux postulants dans le format dont ils se sont servis pour présenter leur demande d'emploi.
• Si la notification est affichée sur un site Web, veiller à ce que celui-ci soit conforme à la Normalisation des sites Internet.
• Si la notification est affichée dans un lieu, celui-ci est-il facile d'accès (par exemple, pour les personnes en fauteuil roulant)?

Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter le Guide pour la mise en œuvre des lignes directrices en matière de notification.

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3.2.11 Mesures correctives et révocations

Exigences des lignes directrices de la CFP

Les Lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations de la CFP exigent que les organisations assurent la justice et la transparence lorsqu'elles prennent la décision d'appliquer des mesures correctives ou de révoquer une nomination. En outre, les organisations doivent établir et communiquer des lignes directrices organisationnelles qui comportent un mécanisme de surveillance et d'examen, et respecter l'obligation de prendre des mesures d'adaptation.

La décision de révoquer une nomination ou de prendre une mesure corrective doit se fonder sur l'un des motifs suivants : une erreur, une omission ou une conduite irrégulière qui a pesé sur la nomination de la personne nommée ou proposée aux fins de nomination.

Éléments à prendre en compte :

Les Lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations de la CFP exigent que les organisations établissent un mécanisme de surveillance et d'examen. Dans la logique de l'application d'une optique d'EE, il faut faire le suivi des questions relatives à la nomination de membres des groupes désignés. La surveillance des plaintes reçues et des motifs qui sous-tendent la révocation ou la prise de mesures correctives constitue une bonne pratique. Étant donné que tous les renseignements issus de la surveillance seront intégrés au cycle de planification sous la forme de leçons apprises, il importe de savoir s'il y a des enjeux relatifs aux mesures d'EE qui ont été appliqués pendant le processus de nomination, et de comprendre les préoccupations présentées par les membres des groupes désignés.

• Les membres des groupes désignés relèvent-ils des erreurs ou des omissions communes?
• Les erreurs ou les omissions touchent-elles la nomination de membres des groupes désignés?
• A-t-on omis de respecter l'obligation de prendre des mesures d'adaptation? Est-ce systémique?
• Quelle conduite irrégulière les membres des groupes désignés soulèvent-ils le plus souvent? Y a-t-il eu des plaintes s'appuyant sur des motifs de distinction illicite aux termes de la LCDP?
• Quelle conduite irrégulière liée à l'appartenance à un groupe désigné est mise de l'avant?

Grâce à des critères de surveillance pertinents, l'administrateur général serait en mesure de discerner s'il y a une tendance associée aux motifs de révocation et de prise de mesures correctives à l'endroit des membres des groupes désignés.

Pour en savoir plus sur le sujet, veuillez consulter le Guide pour la mise en œuvre des lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations.

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3.2.12 Dotation des postes de cadres de direction

La dotation des postes EX est entièrement déléguée, sauf pour ce qui est de la nomination à des postes EX de bénéficiaires de priorité qui occupaient auparavant des postes exclus du Secrétariat du gouverneur général. Les nominations au groupe EX doivent aussi respecter les obligations relatives à l'EE. Les éléments de souplesse et facteurs qui s'appliquent aux nominations aux postes EX sont les mêmes que ceux qui s'appliquent aux nominations aux autres groupes et niveaux. La plupart des éléments de l'EE sont les mêmes pour les postes EX que pour les autres postes.

Comme le souligne l'employeur dans l'évaluation préliminaire de l'initiative « Faire place au changement » de 2004, la dotation des postes de cadres de direction est un domaine dans lequel il faut accélérer les efforts sur le plan de l’EE. Les organisations pourraient vouloir envisager d'établir un programme d'EE pour les postes EX, en tenant compte des éléments suivants :

• Le niveau de sous-représentation de chaque groupe désigné dans le groupe de la direction et les niveaux servant de relève au groupe EX, au sein de l'organisation.
• Toute préoccupation particulière à l'organisation concernant le recrutement et la promotion des membres des groupes désignés à des postes EX.
• Les résultats que l'organisation a atteints par rapport à l'objectif-repère de un sur cinq de « Faire place au changement » comparativement à d'autres organisations.
• Tout objectif d'EE défini particulièrement pour le groupe EX. Comment ces objectifs ont-ils été intégrés au plan des RH ou d'EE?
• Les stratégies de l'organisation pour combler la sous-représentation au niveau EX.
• Quelles mesures particulières faut-il mettre en œuvre pour le groupe EX?
• Envisager de prendre des initiatives de recrutement ou des mesures spéciales afin d'enrichir l'expérience des membres des groupes d'EE qui font partie des groupes de relève du groupe EX, - détachements, nominations intérimaires ou autres programmes de perfectionnement.

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3.3 Collecte de renseignements sur l’équité en matière d’emploi

Les renseignements portant sur l’appartenance à un groupe visé par l’EE sont recueillis au moyen du processus d’autodéclaration, du FAAA et du processus d’auto-identification.

3.3.1 Autodéclaration

L’autodéclaration constitue le processus par lequel les postulants fournissent volontairement de l’information liée à l’EE pendant le processus de nomination. L’information est recueillie en vertu de la LEFP, de la LCDP et de la LEE à diverses fins, en fonction du consentement du postulant :

• Pour les processus de nomination dans lesquels la zone de sélection a été restreinte ou élargie de façon à inclure les membres d’un ou de plusieurs groupes visés par l’EE, l’information sert à vérifier que le candidat satisfait aux exigences liées à la zone de sélection.
• Pour les processus de nomination dans lesquels l’EE a été définie comme un besoin organisationnel, l’information permet de vérifier que le candidat remplit ce critère de mérite, si celui-ci est appliqué dans le cadre d’une nomination donnée.
• L’information est recueillie à des fins statistiques liées aux nominations (rapports, analyses et études spéciales); elle sert à analyser les renseignements sur les postulants faisant partie des groupes désignés, à mesurer le taux de réussite des membres des groupes visés par l’EE tout au long du processus de nomination et à connaître le nombre de postulants et de personnes nommées faisant partie de ces groupes, de même qu’à faire rapport à cet égard. L’information est également recueillie à des fins statistiques liées à la représentation de l’effectif; elle permet ainsi de compiler des statistiques sur la composition des groupes désignés au sein de la fonction publique et de faire rapport des résultats regroupés au Parlement en vertu de la LEE.

Les postulants peuvent déclarer leur appartenance à un groupe désigné en remplissant par voie électronique le « Formulaire d’autodéclaration pour les membres des groupes désignés de l’équité en emploi » dans le Système de ressourcement de la fonction publique, s’il s’agit d’un processus externe, et dans Publiservice, s’il s’agit d’un processus interne. Les postulants qui ne présentent pas leur demande en ligne peuvent fournir l’information à cet égard dans leur curriculum vitae. Les renseignements recueillis dans les demandes d'emploi sont conservés dans le dossier des candidats de la CFP et dans le dossier de dotation de l'organisation.

Les organisations peuvent utiliser les renseignements d'autodéclaration fournis par les postulants de l'extérieur de la fonction publique pour des fins d'auto-identification quand ils sont nommés à la fonction publique suite au processus de nomination dans lequel ils ont fait une autodéclaration. Les renseignements d'autodéclaration fournis par les fonctionnaires peuvent aussi être utilisés aux fins de l'auto-identification. Pour ce, les postulants externes et les fonctionnaires doivent avoir donné leur consentement, par exemple, en ayant rempli les écrans d'autodéclaration dans les formulaires de demande d'emploi électroniques de Publiservice ou jobs.gc.ca. Quand les renseignements d'autodéclaration sont utilisés à des fins d'auto-identification, ils sont conservés dans la Banque de données sur l'équité en emploi du Secrétariat du Conseil du Trésor et/ou dans la banque de données sur l’EE de l’organisation.

3.3.2 Formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone

Le FAAA est un formulaire qui doit être rempli lors des processus – internes et externes, annoncés et non annoncés – où le statut d’Autochtone est utilisé comme critère de sélection ou de nomination tel qu’énoncé dans les Lignes directrices sur la sélection et la nomination. En remplissant le formulaire, la personne à nommer déclare solennellement son appartenance autochtone; il s’agit là d’une condition de nomination.

L’information demandée dans le FAAA est recueillie en vertu de la LEFP. Les données sont protégées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont conservées uniquement dans le dossier de dotation de l’organisation.

Pour obtenir davantage de renseignements sur le FAAA, veuillez consulter le site Web de la CFP .

3.3.3 Auto-identification

L’auto-identification constitue le processus par lequel les fonctionnaires fournissent volontairement de l’information liée à l’EE. La collecte des renseignements se fait généralement au moyen de sondages menés sur les lieux de travail, et n’est aucunement liée à quelque processus de nomination que ce soit. Les renseignements sont recueillis à des fins statistiques, et ils servent à analyser et à suivre l’évolution des groupes visés par l’EE au sein de la fonction publique de même qu’à faire rapport au Parlement relativement à la représentativité de l’effectif. L’information ainsi recueillie est conservée dans la Banque de données sur l’équité en emploi du Secrétariat du Conseil du Trésor ou dans la banque de données sur l’EE de l’organisation.

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4. Autres outils et modèles

Cette partie comprend :

• une « optique d'EE »;
• un modèle de programme d'EE;
• des leçons apprises.

D'autres outils et modèles seront ajoutés à mesure que nous tirerons les leçons des bonnes pratiques qu'appliquent les organisations.

4.1 Optique d'équité en emploi

L'énoncé des Lignes directrices sur l'équité en matière d’emploi dans le processus de nomination de la CFP est « pour s'assurer que la fonction publique respecte la valeur de la représentativité et qu'elle reflète notre société diversifiée ». Il stipule également que : « Les objectifs d'équité en matière d'emploi sont intégrés à la conception des processus de nomination ». Cet énoncé renvoie à l'esprit de l'inclusion planifiée. L'utilisation d'une optique d'EE pour élaborer et mettre en œuvre les lignes directrices, les programmes, les systèmes et les pratiques permettra d'intégrer les objectifs de l'EE. Nous vous invitons à partager cet outil avec vos collègues au sein de votre organisation.

Le présent outil est particulièrement utile aux fins de l'élaboration de lignes directrices, en matière de processus de nomination, car les Lignes directrices en matière de zone de sélection de la CFP, d'une part, et les Lignes directrices en matière de mesures correctives et de révocations de la CFP, d'autre part, exigent que les organisations élaborent leurs propres lignes directrices dans ces deux matières. Les organisations peuvent également décider d'élaborer d'autres lignes directrices en matière de processus de nomination, selon leurs besoins.

Lorsque les organisations élaborent leurs propres lignes directrices, elles devraient intégrer une analyse fondée sur l'EE à toutes les étapes du processus d'élaboration, de mise en œuvre et d'examen. L'optique d'EE est un outil utile pour évaluer l'incidence des lignes directrices sur les groupes désignés et pour éliminer les obstacles à leur participation pleine et entière.

Une optique d'EE consiste en une série de questions et d'éléments à prendre en compte. Une optique générique, comme celle-ci, peut servir à n'importe quelle initiative organisationnelle. On peut ensuite poser les questions qui concernent particulièrement le sujet. Veuillez consulter la partie 3 du présent document pour en savoir plus au sujet de la façon d'intégrer l'EE au processus de nomination lorsqu'il s'agit d'aspects particuliers liés à l'élaboration des lignes directrices, des programmes et des systèmes portant sur chaque étape du processus de nomination.

Sur un plan plus large, plus général, voici des questions que vous pouvez vous poser :

• Avez-vous identifié les principaux groupes d'intérêt, parties ou personnes qui sont visés par les enjeux et qui seront les plus touchés? Les groupes désignés sont-ils touchés? Les a-t-on consultés?
• Quels sont les besoins des membres des groupes désignés? Avez-vous réfléchi à l'incidence que l'initiative peut avoir sur ces groupes?
• Quelles questions relatives à l'EE sont particulièrement pertinentes en regard de l'initiative?
• L'initiative respecte-t-elle la législation en matière d'EE et les lignes de conduite des organismes centraux qui exigent d'adopter des démarches inclusives et non discriminatoires?

Afin de s'assurer que les aspects relatifs à l'EE sont intégrés à chaque initiative organisationnelle, qu'il s'agisse d'un programme, de la conception d'un système ou de l'élaboration de lignes directrices, il faut tenir compte des éléments particuliers à chaque étape clé.

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4.1.1 Qu'est-ce qu'une optique d'équité en emploi?

Une optique d'EE est :

• un outil permettant de définir et de régler les enjeux (discrimination ou obstacles systémiques) qui ont une incidence sur l'inclusion des membres des groupes désignés dans le milieu de travail et leur pleine participation à celui-ci, notamment à toutes les étapes du processus de nomination;
• un cadre servant à l'élaboration et l'évaluation de lignes directrices, de systèmes, de programmes et de pratiques visant à évaluer l'incidence des initiatives existantes ou proposées sur les membres des groupes désignés, à l'étape de la conception et tout au long du processus, notamment toutes les phases du processus de nomination;
• une ressource qui appuie la création d'initiatives qui traduisent les droits et les besoins des membres des groupes désignés.

4.1.2 Optique d'équité en emploi - Domaines clés

L'EE est entièrement intégrée dans des lignes directrices, un système ou un programme lorsque :

• des recherches adéquates ont été menées à l'avance;
• le cycle complet de planification, d'élaboration, de conception, de mise en œuvre, de surveillance et d'évaluation suit le modèle ci-dessous;
• les questions pertinentes sont posées à chaque étape.

Recherches (collecte de données et consultation)

La connaissance des groupes désignés aidera à faire en sorte que les lignes directrices, les programmes et les services soient adéquats, inclusifs et n'entraînent pas d'obstacles. Si aucune donnée n'existe, il pourra s'avérer nécessaire d'en recueillir auprès de diverses sources, notamment au moyen d'enquêtes officielles ou de consultations avec les membres des groupes désignés et les autres parties intéressées.

Questions à poser

• Avez-vous consulté des documents, des rapports ou des sondages afin de recueillir de l'information vous permettant de planifier, de concevoir et de mettre en œuvre vos lignes directrices, programmes ou systèmes de manière à ce qu'ils n'entraînent pas d'obstacles et qui sont inclusifs pour les membres des groupes désignés? Par exemple, lorsque vous élaborez vos lignes directrices, procédures et systèmes relatifs au processus de nomination, prenez-vous connaissance des données du recensement, notamment l'Enquête sur la participation et les limitations d'activités (EPLA), de même que les plans des RH, d'EE et d'activités de votre organisation, afin de vous assurer que vos stratégies respectent à la fois les buts de celle-ci et les besoins de la clientèle?
• Votre organisation recueille-t-elle des données sur les membres des groupes désignés? Par exemple, l'organisation fait-elle le suivi du taux de réussite des membres des groupes désignés à toutes les étapes du processus de nomination? Une telle démarche peut permettre d'obtenir des données concrètes portant sur le taux d'élimination des candidatures provenant des membres de ces groupes tout au long du processus de nomination. Elle peut permettre aussi de repérer les obstacles et de prendre les mesures correctives adéquates.
• Lorsque vous évaluez les résultats de recherches et déterminez les orientations, tenez-vous compte de l'incidence sur les membres des groupes désignés? Par exemple, votre stratégie de relations externes comprend-elle des mécanismes visant à atteindre les membres des groupes désignés?
• Avez-vous consulté des représentants des comités d'EE et des personnes membres des groupes désignés dans votre organisation afin d'obtenir leurs avis et de vous assurer que vos lignes directrices, programmes et systèmes, ainsi que vos études et outils de collecte de données sont inclusifs et n'entraînent pas d'obstacles?

Planification, élaboration et conception (précision des buts, résultats anticipés et préparation du plan d'action)

Dès le départ, il faut concevoir les lignes directrices, les programmes et les services de manière à ce qu'ils soient inclusifs et exempts d'obstacles, afin de répondre aux besoins d'une clientèle de plus en plus diversifiée, notamment les membres des groupes désignés. Dans le but de s'assurer que l'obligation de prendre des mesures d'adaptation est respectée, il faut englober les coûts qui s'y rapportent dans les dépenses budgétaires. On pourra ainsi éviter de créer un obstacle supplémentaire à leur utilisation.

Questions à poser

• Vos programme, système et lignes directrices respectent-ils la législation, les politiques du Conseil du Trésor, les Lignes directrices en matière de nomination de la CFP, les valeurs d'accessibilité et de représentativité et les lignes de conduite de l'organisation qui exigent d'adopter des démarches inclusives et non discriminatoires, notamment l'obligation de prendre des mesures d'adaptation?
• Quels facteurs (d'ordre légal, économique, social ou culturel) ou quelles forces (priorités du gouvernement, objectifs stratégiques, y compris votre plan des RH et le plan des activités, etc.) pourraient favoriser ou empêcher la mise en œuvre de l'initiative ou de l'activité prévue lorsqu'il s'agit des membres des groupes désignés?
• Quelles conséquences le fait de ne pas tenir compte des questions relatives à l'EE entraîne-t-il pour l'initiative ou l'activité? Pour l'organisation? Pour les membres des groupes désignés?
• A-t-on envisagé les besoins en matière de mesures d'adaptation des personnes membres des différents groupes désignés? Les a-t-on prévus et intégrés aux lignes directrices, aux programmes, aux services et aux systèmes, notamment dans le budget, en utilisant une approche classique de l'aménagement organisationnel? Par exemple, si vous instaurez un système de recrutement électronique, est-il conçu dès le départ de manière à être inclusif et exempt d'obstacles? A-t-on mis en place des solutions de rechange permettant aux personnes qui n'ont pas accès à Internet de postuler?

Mise en œuvre (prestation des services y compris les communications)

Des mécanismes de prestation des services et de communications appropriés, souples et variés faciliteront la mise en œuvre des programmes et des services, et l'accès à ceux-ci, par une clientèle de plus en plus diversifiée.

Questions à poser

• Les personnes qui jouent un rôle dans le processus de nomination sont-elles formées de façon à être conscientes des divers besoins des membres des groupes désignés, et à s'y montrer sensibles? Par exemple, savent-elles comment veiller à ce que tous puissent participer pleinement aux entrevues, aux examens et aux discussions informelles, entre autres?
• Des mécanismes de prestation appropriés, souples et variés sont-ils en place pour s'assurer que les personnes ayant des compétences et des antécédents divers peuvent utiliser les lignes directrices, le programme, le service ou le système visé? Par exemple, l'horaire des entrevues et des tests est-il assez souple pour répondre aux besoins de personnes de croyances religieuses différentes ou qui doivent s'occuper de jeunes enfants ou de personnes âgées? Afin d'assurer une évaluation juste, est-il prévu d'accorder plus de temps aux personnes qui ont besoin d'une telle mesure?
• Les documents et les communications sont-ils fournis en divers formats (par exemple, gros caractères, courriel, sites Web accessibles qui respectent la Normalisation des sites Internet, braille, appareil télétranscripteur pour sourds (ATS), entre autres) afin de garantir l'accessibilité et la convivialité pour tous les Canadiens?
• Les documents et les communications sont-ils rédigés en langage simple? Utilisez-vous des images et un langage appropriés et inclusifs pour transmettre les messages?
• Si un programme ou service est fourni par une tierce partie, intégrez-vous à l'entente de service des conditions visant à vous assurer que tout le monde peut l'utiliser?

Surveillance et évaluation

La surveillance révélera des constantes et des tendances. Elle permettra aussi de cerner les obstacles et de proposer des mesures appropriées qui pourront faciliter l'inclusion pleine et entière des membres des groupes désignés. Les mécanismes de surveillance et d'évaluation devraient être conçus à l'étape de la planification afin de pouvoir évaluer l'efficacité globale des lignes directrices et des programmes par rapport à leurs objectifs.

Questions à poser

• Lorsque vous évaluez vos lignes directrices et vos programmes, mesurez-vous la participation et le taux de satisfaction des membres des groupes désignés?
• Des mécanismes sont-ils en place pour identifier les constantes systémiques et les questions particulières auxquelles sont confrontés les membres des groupes désignés? Pour les présenter à la haute direction? Pour essayer de résoudre les problèmes de concert avec les membres des groupes désignés?
• Les mécanismes d'évaluation sont-ils conçus de manière à mesurer l'efficacité des programmes, des systèmes, des lignes directrices et des pratiques dans la perspective des membres des groupes désignés? Par exemple, comment les lignes directrices et les pratiques en matière de nomination sont-elles évaluées pour s'assurer qu'elles sont justes et qu'elles offrent un accès équitable aux groupes de l'EE? Mesure-t-on le taux de satisfaction des membres des groupes désignés? Mesure-t-on les obstacles à la pleine participation des membres des groupes désignés, comme des exigences liées à l'emploi qui sont injustifiées, des outils d'évaluation qui peuvent entraîner des obstacles ou de la partialité, des obstacles physiques à l'accessibilité (par exemple des kiosques inaccessibles ou des mécanismes de prestation électronique comme des sites Web inaccessibles)?
• Le programme, le système et les lignes directrices respectent-ils la législation, les politiques du Conseil du Trésor, les Lignes directrices de la CFP en matière de nomination, les valeurs d'accessibilité et de représentativité et les lignes de conduite de l'organisation qui exigent d'adopter des démarches inclusives et non discriminatoires, notamment l'obligation de prendre des mesures d'adaptation? S'appuient-ils sur le plan des RH et le plan d'activités, et y sont-ils intégrés?

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4.2 Modèle pour les programmes d'équité en emploi

4.2.1 Le modèle de la CFP : Principes directeurs et éléments

En mai 2004, la CFP a mis en œuvre le Cadre pour les programmes d'équité en emploi. En vertu de la LEFP, les organisations n'ont pas à faire approuver leurs programmes d'EE par la CFP. Toutefois, elles peuvent s'inspirer du Cadre qui figure ci-dessous, ou bien élaborer leur propre cadre, adapté à leurs objectifs.

Le Cadre se veut un outil habilitant, visant à permettre aux organisations de corriger les écarts de sous-représentation et de participer aux engagements du gouvernement envers la réalisation d'une fonction publique non partisane, compétente et représentative.

Le Cadre est conçu de manière à accroître les éléments de souplesse à l'égard de l'EE et à accélérer l'élimination des écarts de sous-représentation tout en encourageant une bonne planification des ressources humaines. Il repose sur un ensemble de principes directeurs et d'éléments.

Principes directeurs

La conception et la mise en œuvre des programmes d'EE aux termes du Cadre prennent en compte les principes suivants :

• Le programme d'EE doit faire avancer l'égalité.

Le programme doit être conçu et mis en œuvre de manière à atteindre une « égalité véritable », c.-à-d. une représentation des groupes désignés équivalente à leur représentation au sein de la population active canadienne. Il est donc nécessaire de limiter l'utilisation de ces programmes à l'élimination de la « sous-représentation » telle que définie dans le Cadre.

• Le programme d'EE doit corriger un désavantage authentique.

Un programme d'EE peut servir à corriger les écarts de représentation dans une organisation ou à en corriger à l'échelle de la fonction publique. L'analyse de l'effectif et l'exécution d'un plan d'EE permettent de relever les écarts au sein des organisations. Les écarts à l'échelle de la fonction publique sont signalés par le BDPRH.

• Le programme d'EE doit être proportionnel au niveau de sous-représentation ou au désavantage.

Il doit y avoir un lien entre le programme d'EE et le plan d'EE de l'organisation démontrant que les objectifs quantitatifs et les stratégies prévus correspondent aux écarts dans la représentation des groupes désignés ciblés.

• Les incidences du programme d'EE sur des tiers, comme des membres des groupes non désignés, doivent être prises en considération.

Des mesures doivent être prises pour s'assurer que ces incidences nuisent le moins possible aux possibilités des tiers tout en demeurant pertinent par rapport au besoin global et aux objectifs du programme. En outre, il faut souligner que le programme d'EE ne constitue pas la seule façon de combler les écarts de sous-représentation. Ce n'est qu'une parmi de nombreuses mesures spéciales pouvant être utilisées jusqu'à l'atteinte de résultats durables grâce à des stratégies d'élimination des obstacles.

• Les programmes d'EE sont temporaires et leur nécessité doit être examinée périodiquement.

Les programmes d'EE sont en vigueur pour une période maximale de cinq (5) ans après laquelle ils sont évalués. On décidera alors s'il y a lieu de les prolonger ou de les modifier.

• Éléments du Cadre

Les programmes d'EE visés par le Cadre peuvent être appliqués à n'importe lequel des quatre groupes de l'EE ou à tous : personnes membres des minorités visibles, autochtones, femmes et personnes handicapées, dans tous les groupes professionnels où l'on peut établir qu'il y a « sous-représentation » dans le groupe d'EE particulier.

La « sous-représentation » est établie lorsque la représentation de la main-d'œuvre est inférieure à la disponibilité sur le marché du travail à n'importe lequel des niveaux donnés ci-dessous. Les statistiques sur la représentation dans la fonction publique et les données sur la disponibilité sur le marché du travail sont publiées ou communiquées par le BDPRH.

• Fonction publique : niveau national ou régional.
• Ministère : niveau national ou régional ou direction générale.
• Groupe professionnel particulier : au niveau a) ou b).

Pour ce qui est de déterminer s'il y a un écart au chapitre de la représentation, la représentation de la main-d’œuvre est établie par la composition de celle-ci et doit tenir compte de la croissance ou de la réduction prévue de la main-d’œuvre de l'employeur, et du renouvellement prévu du personnel au sein de la main-d'œuvre de l'employeur pendant la période à laquelle s'appliquent les objectifs numériques établis dans son plan d'EE. Toutefois, les situations de sous-représentation prévues doivent être appuyées statistiquement par des analyses de l'effectif dans les organisations.

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4.2.2 Autres suggestions pour les programmes d'équité en emploi

En plus d'utiliser le Cadre de la CFP pour modèle, vous pourriez collaborer avec des collègues de l'administration centrale pour élaborer des stratégies qui pourraient être englobées dans les programmes d'EE afin de rendre plus efficaces les processus de nomination visant à accroître la représentativité, par exemple :

• mettre les efforts en commun avec d'autres organisations afin de lancer des processus ciblant les membres des groupes désignés pour doter des postes similaires, et établir des bassins ou des répertoires communs de membres des groupes désignés;
• entreprendre des campagnes d'information spéciales avec d'autres organisations dans le but de recruter des étudiants ou des spécialistes qui sont membres des groupes désignés.

Voici quelques éléments que vous pourriez prendre en compte pour élaborer un programme d'EE :

• Le programme servira-t-il à la sélection interne ou externe afin de doter des postes pour une période déterminée, pour une durée indéterminée ou par intérim? Y aura-t-il dans le programme des critères pour les processus non annoncés?
• Le fonctionnement du programme, notamment les démarches et les variantes régionales.
• Toutes lignes directrices sur l'EE qu'il faudra élaborer ou examiner.
• Le programme comprendra-t-il une composante de formation ou de perfectionnement?

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Annexe 1 - Extraits pertinents des principales lois afférentes à l'équité en matière d'emploi

Il y a un ordre d'importance des lois touchant à l'EE. Les responsabilités à cet égard dans la fonction publique sont clairement énoncées dans la LEE.

Les lois citées ci-dessous le sont en ordre de prépondérance. Veuillez prendre note qu'il ne s'agit pas d'une liste exhaustive de toutes les références juridiques.

Charte canadienne des droits et libertés

Elle proclame le fait que la société canadienne est libre et démocratique. Elle établit les droits à l'égalité sans discrimination et elle autorise les programmes spéciaux destinés à améliorer la situation de groupes défavorisés. Dispositions pertinentes :

• le paragraphe 15(1) interdit les pratiques discriminatoires fondées sur la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, le sexe, l'âge ou les déficiences mentales ou physiques et le paragraphe 15(2) autorise les programmes spéciaux destinés à corriger les désavantages.

Loi canadienne sur les droits de la personne

Elle établit que toutes les personnes doivent avoir une chance égale les unes par rapport aux autres et le droit d'obtenir des mesures d'adaptation sans qu'interviennent des pratiques discriminatoires; elle dispose qu'il n'est pas discriminatoire d'offrir des programmes et des plans spéciaux destinés à prévenir, à éliminer ou à réduire les désavantages que subit toute personne ou groupe de personnes pour des motifs fondés sur les éléments énoncés à l'article 3. Dispositions pertinentes :

• l'article 3, qui établit que les motifs de distinction illicite sont ceux qui sont fondés sur la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial, la situation de famille, la déficience, ou l'état de personne graciée;
• l'alinéa 15(1)a), qui établit que les exigences professionnelles doivent être justifiées;
• le paragraphe 15(2), qui dispose qu'il faut offrir les mesures destinées à répondre aux besoins d'une personne ou d'une catégorie de personnes visées tant qu'elles ne constituent pas, pour la personne qui doit les prendre, une contrainte excessive;
• le paragraphe 16(1), qui prévoit que les programmes spéciaux destinés à prévenir, à diminuer ou à supprimer les désavantages subis pour des motifs fondés sur un motif de distinction illicite ne constituent pas un acte discriminatoire;
• le paragraphe 16(2), qui établit que la CCDP peut faire des recommandations relatives aux objectifs souhaitables pour les programmes spéciaux, et fournir des avis et conseils.
• le paragraphe 16(3), qui établit que le fait de recueillir des renseignements relatifs à un motif de distinction illicite s'ils sont destinés à servir lors de l'adoption ou de la mise en œuvre des programmes, plans ou arrangements destinés à prévenir les désavantages, ne constitue pas un acte discriminatoire.

Loi sur l'équité en matière d'emploi

La LEE établit l'obligation pour l'employeur : d'identifier et de supprimer les obstacles, de prendre des mesures adaptées aux différences pour les personnes des quatre groupes désignés d'instaurer des politiques et des pratiques positives et des mesures afin d'accélérer les progrès pour combler les écarts de représentation le cas échéant, de produire un plan d'EE afin de préciser les mesures et les pratiques positives qui seront instaurées, y compris des buts quantitatifs pour corriger la sous-représentation. Il importe de souligner que l'article 6 de la LEE dispose que l'employeur n'est pas tenu d'« engager ou promouvoir des personnes sans égard au mérite ».

Dispositions pertinentes :

• l'article 3, qui donne la définition des quatre groupes désignés (Autochtones, femmes, personnes handicapées, personnes membres des minorités visibles);
• l'alinéa 5a), qui établit l'obligation de mettre en œuvre l'EE et d'identifier et de supprimer les obstacles découlant des systèmes, des politiques et des pratiques liés à l'emploi;
• l'alinéa 5b), qui établit l'obligation d'instaurer des politiques et des pratiques positives et de prendre des mesures d'adaptation pour veiller à la représentation des groupes désignés;
• les alinéas 6b) et c), qui précisent que la sélection est fondée sur le mérite;
• l'article 9, qui établit l'obligation d'étudier les systèmes l'emploi;
• le paragraphe 9(2), qui précise qu'en vue de réaliser l'EE, seuls sont pris en compte dans les groupes correspondants les salariés qui s'identifient comme faisant partie d'un groupe visé par l'EE;
• l'article 10, qui établit l'obligation de produire un plan d'EE lorsqu'une analyse de l'effectif a déterminé qu'il y a sous-représentation.

Loi sur la gestion des finances publiques

Cette loi régit la gestion des finances du gouvernement du Canada. L'alinéa 11.1(1)e) autorise le Conseil du Trésor (sous réserve de la LEE) d'établir des politiques et des programmes relatifs à l'EE dans la fonction publique.

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

Cette loi établit les principes et les conditions qui régissent les nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci.

Dispositions pertinentes :

• le préambule, qui prône la diversité et la représentativité;
• l'article 15, qui stipule que la CFP peut déléguer des pouvoirs aux administrateurs généraux;
• l'article 16 et le paragraphe 29(3), qui précisent que les lignes directrices de la CFP sont contraignantes pour les administrateurs généraux;
• l'article 17, qui stipule que la CFP peut effectuer des vérifications sur tout sujet relevant de ses attributions;
• l'alinéa 22(2)d), qui précise que la CFP a le pouvoir de prendre des règlements pour faciliter la mise en œuvre des programmes de l'EE;
• le paragraphe 23(3), qui précise que la CFP peut présenter un rapport spécial au Parlement sur toute question urgente ou importante;
• le paragraphe 30(1), qui stipule que les nominations sont fondées sur le mérite et sont indépendantes de toute influence politique;
• le sous-alinéa 30(2)b)(i), qui définit ce que sont les qualifications constituant un atout;
• le sous-alinéa 30(2)b)(ii), qui précise que le mérite tient compte des besoins actuels et futurs de l'organisation;
• le paragraphe 30(3), qui stipule que les besoins actuels et futurs de l'organisation peuvent comprendre les besoins actuels et futurs de la fonction publique;
• le paragraphe 30(4), qui stipule qu'il n'est pas obligatoire de prendre en compte plus d'une personne pour faire une nomination fondée sur le mérite;
• les paragraphes 34(1) et 34(2), qui confèrent le pouvoir d'élargir ou de restreindre la zone de sélection pour atteindre les membres des groupes désignés.

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Annexe 2 - Optique d'équité en emploi - Documents de référence par étape

Il existe de nombreux outils, programmes et services pour aider les organisations, d'une part, à réaliser et à maintenir un effectif représentatif et, d'autre part, à planifier et à réaliser l'inclusivité et à répondre aux besoins en matière de mesures d'adaptation des postulants au cours du processus de nomination.

1 - Étape de la recherche

Documents et sites

• Faire place au changement dans la fonction publique fédérale - Groupe de travail sur la participation des minorités visibles dans la fonction publique fédérale
• L'équité en emploi dans la fonction publique fédérale 2003-2004 Rapport annuel au Parlement
• Une approche intégrée à l'analyse comparative entre les sexes
• Site Web du BDPRH sur la diversité et l’équité en matière d’emploi
• AFPC - Guide de l'analyse de l'effectif
• Site Web de la CFP sur l'équité en matière d'emploi et la diversité
• CPP - Équité en matière d'emploi
• Site Web de la CCDP

Groupes désignés : Information et sites

• Comité national des employés handicapés fédéraux (CNEHF)
• Conseil national des employés fédéraux autochtones
• National Association of Aboriginal Friendship Centres
  Remarque : site disponible en anglais seulement.

Information statistique

• Statistique Canada (2005) : Projections de la population des groupes de minorités visibles, Canada, provinces et régions, 2001-2017 (numéro de catalogue 91-541-XIF), Ottawa.
• Statistique Canada : Étude : « Population des groupes de minorités visibles au Canada en 2017 »
• Statistique Canada : recensement de 2001, Série « Analyses » Peuples autochtones du Canada : un profil démographique (numéro de catalogue 96F0030X1F2001007)
• Statistique Canada : Portrait ethnoculturel du Canada : une mosaïque en évolution (numéro de catalogue 96F0030XIF2001008)
• Statistique Canada (1995) : Projections de la population d'ascendance autochtone, Canada, provinces/régions et territoires, 1991-2016. (numéro de catalogue 91-539-X)
• L'Enquête sur la participation et les limitations d'activités (EPLA) constitue la plus importante enquête nationale concernant les personnes handicapées au Canada. Profil de l'incapacité au Canada en 2001 présente les principales constatations de l'EPLA 2001.

2 - Optique d’équité en emploi : étape de la planification

• Une approche classique d'aménagement organisationnel ayant trait à la planification, à l'élaboration et la conception d'une politique ou d'un programme - North Carolina State University, Centre for Universal Design
  Remarque : site disponible en anglais seulement

Lois non mentionnées à l'annexe 1

• Loi sur l'accès à l'information
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Loi sur le multiculturalisme

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3 - Optique d’équité en emploi : étape de la mise en œuvre et de la communication

Voici des ressources concernant les formats accessibles (annonces, évaluation, notification, etc.)

• Guide à l'intention des gestionnaires pour la production des documents en formats alternatifs et/ou substituts
  Remarque : un tutoriel est également accessible en ligne à l'adresse http://www.liens-ta.gc.ca/guide/
• Normalisation des sites Internet (NSI) - accessibilité : normes visant à s'assurer que les sites du gouvernement du Canada sont uniformes, accessibles et faciles à consulter pour tous les Canadiens.
• Politique de communication du gouvernement du Canada

Pour les solutions de technologie adaptée, consulter :

• Le programme de technologie informatique adaptée (TIA) - Environnement Canada : offre des services pour les personnes handicapées, les techniciens, les webmestres, les personnes qui développent des logiciels, les gestionnaires de projet, les gestionnaires et les utilisateurs, et appuie les autres organisations.
• E-TIA : ce site Web donne aux gestionnaires et aux fonctionnaires accès à des renseignements concernant les solutions adaptées technologie informatique adaptée, etc., les forums de discussions et d'autres sites Web et publications connexes.
• La boîte à outils accessible pour l'approvisionnement : Bureau des appareils et accessoires fonctionnels, Industrie Canada : pour en savoir plus, entre autres, sur les conditions d'utilisation de programmes ou d'entente de services fournis par des tiers.

Autres ressources concernant l'inclusivité

• Établir un milieu de travail accueillant pour les employés handicapés
• Une place pour tous : Guide pour la création d'un milieu de travail inclusif - CCDP
• Politique du Conseil du Trésor sur l'accessibilité aux biens immobiliers - traite des obstacles dans un environnement physique.
• Guide relatif à l’évaluation des personnes handicapées – Comment établir et mettre en place des mesures d’adaptation en matière d’évaluation de la CFP
• Lignes directrices relatives à une évaluation équitable dans un milieu de travail diversifié : supprimer les obstacles que rencontrent les membres des minorités visibles et les peuples autochtones de la CFP