Sur cette page

• Aperçu
• Langage clair, simple et concis
• Conformité au niveau AA des WCAG 2.1
• Endroit où publier la description de votre processus de rétroaction
• Quand publier la description de votre processus de rétroaction
• Exemptions
• Aviser le commissaire à l’accessibilité et les autres autorités
• Modifier le processus de rétroaction
• Description de votre processus de rétroaction demandée sur supports de substitution
• Conserver des copies de la description de votre processus de rétroaction

Aperçu

N'oubliez pas : La Loi canadienne sur l’accessibilité (la Loi) et le Règlement canadien sur l’accessibilité (le règlement) exigent que votre organisme publie une description de son processus de rétroaction.

La Loi et son règlement ne précisent aucune longueur minimale ou maximale pour la description de votre processus de rétroaction.

La description de votre processus de rétroaction doit respecter certaines exigences énoncées dans les Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG). Concrètement, elle doit être conforme au niveau AA de la version la plus récente des WCAG en français et en anglais, soit actuellement les WCAG 2.1.

Vous pouvez également consulter la Boîte à outils d’accessibilité numérique et le Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca pour obtenir des recommandations sur la création de documents accessibles.

Langage clair, simple et concis

Selon le règlement, vous devez publier vos plans sur l’accessibilité, vos rapports d’étape et la description de votre processus de rétroaction dans un langage simple, clair et concis. Cela garantira qu’ils sont faciles à lire et à comprendre.

Aussi, dans la mesure du possible, vous devriez :

• faire des phrases courtes et directes;
• éviter ou réduire l’utilisation de termes techniques ou propres à l’industrie;
• prendre soin de toujours utiliser les mêmes mots et formulations pour décrire les choses.

En résumé, une personne qui ne connaît pas du tout votre organisme ou son travail devrait être en mesure de comprendre le contenu de la description du processus de rétroaction.

Des lignes directrices supplémentaires sur l’utilisation d’un langage simple, clair et concis seront disponibles dans les prochains mois.

Conformité au niveau AA des WCAG 2.1

La version numérique de la description de votre processus de rétroaction doit remplir certaines exigences énoncées dans les Règles pour l’accessibilité aux contenus (WCAG). Concrètement, elle doit être conforme au niveau AA de la version la plus récente des WCAG en français et en anglais. Voici la version actuelle des WCAG 2.1.

Remarque : La conformité au niveau AA signifie que la plateforme numérique satisfait à tous les critères de réussite du niveau A et du niveau AA. Lorsque votre organisme modifie la version numérique de la description de son processus de rétroaction, la version modifiée doit également respecter ces exigences.

Endroit où publier la description de votre processus de rétroaction

Vous devez publier votre description sur la plateforme numérique principale dont vous êtes propriétaire, que vous exploitez ou qui est sous votre contrôle, et que vous utilisez pour communiquer avec le public.

Quelle que soit la plateforme numérique que vous utilisez, vous devez prendre l’une des mesures suivantes :

• publier la description sur la page ou l’écran d’accueil de cette plateforme; ou
• fournir un hyperlien sur la page ou l’écran d’accueil de cette plateforme qui mène à la description.

Quelle que soit la solution retenue, vous devriez afficher la description, ou le lien qui y conduit, dans un endroit bien en vue pour qu’elle soit facile à trouver. Par exemple, vous pourriez la placer à côté de la plus récente version de votre plan sur l’accessibilité et de votre rapport d’étape sur votre page ou écran d’accueil. Vous n’êtes pas tenu de publier votre description et votre plan dans le même document.

Si votre organisme n’a pas de plateforme numérique, vous devez imprimer une copie de votre description et l’afficher avec votre plan sur l’accessibilité. Vous devez afficher ces documents à la réception ou à l’entrée de chacun des établissements de votre organisme. Les documents doivent être dans un endroit bien en vue et accessibles au public.

Quand publier la description de votre processus de rétroaction

N’oubliez pas : vous devez publier une description de votre processus de rétroaction à la même date que celle à laquelle vous publiez votre plan initial sur l’accessibilité. Cela ne signifie pas que vous devez inclure la description et le plan dans le même document.

Les entités réglementées doivent publier leur plan initial sur l’accessibilité dans un délai d’un an (12 mois) après la date fixée dans le règlement. Selon les dates fixées dans le Règlement canadien sur l’accessibilité, voici les dates limites pour la publication des plans sur l’accessibilité et des descriptions des processus de rétroaction :

• pour les entités du gouvernement fédéral, y compris les ministères, les organismes, les sociétés d’État ou les entités apparentées au gouvernement, comme les Forces canadiennes ou les entités parlementaires : d’ici le 31 décembre 2022;
• pour les entités du secteur privé sous réglementation fédérale comptant en moyenne 100 employés ou plus : d’ici le 1er juin 2023;
• pour les entités du secteur privé sous réglementation fédérale comptant en moyenne de 10 à 99 employés : d’ici le 1er juin 2024.

Veuillez lire les paragraphes 1(2) et 1(3) du règlement pour savoir comment calculer votre nombre moyen d’employés. Vous pouvez également consulter les pages sur l’accessibilité du site Web de la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) pour voir des exemples de ces calculs.

Remarque : Les dates limites ci-dessus visent les entités réglementées qui ne sont pas exemptées, qui existaient en 2021 et qui étaient assujetties à la Loi durant cette année-là. Le règlement précise différentes dates qui établissent les dates limites de publication du plan initial sur l’accessibilité pour les entités réglementées qui ont déjà été exemptées, mais qui ne le sont plus. Il fixe aussi différentes dates qui déterminent les dates limites de publication du plan initial sur l’accessibilité pour les entités qui ont été fondées après l’entrée en vigueur du règlement.

Ces entités doivent également publier leur plan initial sur l’accessibilité dans un délai d’un an (12 mois) après la date fixée dans le règlement. Elles doivent aussi publier les descriptions de leur processus de rétroaction à la même date que celle à laquelle elles publient leur plan initial sur l’accessibilité. Consultez les paragraphes 4(2) et 4(3) du règlement pour connaître les dates limites pour ces entités.

Lorsque les entités réglementées modifient leur processus de rétroaction, elles doivent également en publier une nouvelle description aussitôt que possible.

Exemptions

Tous les organismes visés par la Loi et son règlement ne doivent pas forcément publier une description de leur processus de rétroaction. Le règlement donne des précisions au sujet de ces exemptions.

• Exemptions concernant les organismes visés aux alinéas 7(1)e) ou f) de la Loi, et qui emploient en moyenne moins de 10 employés.
• Exemptions concernant les conseils de bande des Premières Nations, qui s’appliquent durant 5 ans à compter de la date (13 décembre 2021) d’entrée en vigueur du règlement.

Aviser le commissaire à l’accessibilité et les autres autorités

Votre organisme doit aviser le commissaire à l’accessibilité dans les 48 heures suivant la publication d’une version de la description de son processus de rétroaction. Le commissaire à l’accessibilité est un membre de la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP).

Vous devez envoyer vos avis au commissaire à l’accessibilité par courriel ou par d’autres moyens électroniques. Chaque avis doit inclure l’adresse URL de la description, l’hyperlien menant à cette adresse ou l’adresse postale du ou des endroits où vous avez affiché votre description. Vous devez également envoyer un avis lorsque vous publiez une version modifiée de la description de votre processus de rétroaction.

N’oubliez pas : selon le règlement, vous devez publier la description du processus de rétroaction de votre organisme à la même date que celle à laquelle vous publiez son plan initial sur l’accessibilité. Vous devez tout de même aviser le commissaire à l’accessibilité de la publication de ces deux documents. Vous pouvez lui envoyer un avis distinct pour chaque document ou lui envoyer les deux avis dans un seul message. N’oubliez pas d’inclure dans les deux documents les adresses URL, les hyperliens ou les adresses postales appropriés.

Veuillez lire la section des lignes directrices portant sur les responsabilités relatives aux avis des entités qui relèvent également du CRTC ou de l’OTC.

Modifier le processus de rétroaction

Si vous modifiez le processus de rétroaction de votre organisme, vous devez publier aussitôt que possible la description de la nouvelle version du processus. Vous pouvez, en tout temps, modifier votre processus de rétroaction ainsi que sa description.

Description de votre processus de rétroaction demandée sur supports de substitution

Le règlement précise que vous devez fournir sur demande 1 copie de la description de votre processus de rétroaction sur les supports suivants :

• papier;
• gros caractères (police de plus grande taille et plus lisible);
• braille (système de points en relief que les personnes aveugles ou malvoyantes peuvent lire avec les doigts);
• audio (enregistrement d’une personne qui lit le texte à haute voix);
• électronique (support électronique compatible avec les technologies d’adaptation visant à aider les personnes en situation de handicap).

Les gens peuvent présenter ces demandes en se servant des coordonnées figurant sous la rubrique « Renseignements généraux » de vos plans sur l’accessibilité ou rapports d’étape. Vous pourriez conserver les copies électroniques ou papier de ces demandes de la même façon dont vous devez conserver les copies de la rétroaction.

Vous devez répondre à ces demandes aussitôt que possible et, au plus tard, aux dates limites indiquées ci-après. Ces dates limites dépendent de la taille et du secteur de l’entité, ainsi que du type de support demandé.

• Support papier, gros caractères et support électronique :
  • entités du gouvernement fédéral, y compris les ministères, les organismes, les sociétés d’État ou les entités apparentées au gouvernement, comme les Forces canadiennes ou les entités parlementaires : dans les 15 jours suivant la date de réception de la demande;
  • entités du secteur privé sous réglementation fédérale comptant en moyenne 100 employés ou plus : dans les 15 jours suivant la date de réception de la demande;
  • entités du secteur privé sous réglementation fédérale comptant en moyenne 99 employés ou moins : dans les 20 jours suivant la date de réception de la demande.
• Braille ou support audio :
  • toutes les entités : dans les 45 jours suivant la date de réception de la demande.

Veuillez lire les paragraphes 1(2) et 1(3) du règlement pour savoir comment calculer votre nombre moyen d’employés. Vous pouvez également consulter le site Web du commissaire à l’accessibilité pour voir des exemples de ces calculs.

Conserver des copies de la description de votre processus de rétroaction

Vous devez conserver une copie de la description de votre processus de rétroaction pendant la plus longue des 2 périodes suivantes :

• une période de 7 ans à compter de la date à laquelle vous publiez la description; ou
• une période commençant à la date à laquelle vous publiez la description et se terminant à la date à laquelle vous publiez une nouvelle description.

Si vous avez une plateforme numérique accessible au public, vous devez y conserver la description. Dans le cas contraire, vous devez en conserver une copie électronique ou papier qui est accessible au public.

N’oubliez pas : votre organisme doit également conserver une copie électronique ou papier de toute rétroaction reçue pendant 7 ans à compter de la date de sa réception. Vous devez aussi vous conformer à l’ensemble des lois ou règlements portant sur le respect de la vie privée, comme la Loi sur la protection des renseignements personnels ou la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.