Règlement sur l’équité en matière d’emploi – Définitions et interprétations aux fins de la déclaration des renseignements sur la rémunération – IPG­-106

Objet

Définitions et interprétations relatives à la rémunération aux fins de la déclaration sur l’équité en matière d’emploi dans le cadre du Programme légiféré d’équité en matière d’emploi (PLEME).

Enjeu

La présente ligne directrice clarifie ce que les employeurs doivent inclure comme rémunération dans leurs rapports annuels sur l’équité en matière d’emploi et ce qu’ils ne doivent pas être.

Contexte

Le PLEME s’applique aux employeurs du secteur privé relevant de la compétence fédérale, y compris les sociétés d’État et d’autres organismes fédéraux, qui sont assujettis à la Loi sur l’équité en matière d’emploi (la Loi).

Le Règlement sur l’équité en matière d’emploi (le Règlement) exige que les employeurs du PLEME incluent des renseignements sur les écarts de rémunération et sur les échelles de rémunération dans leurs rapports annuels sur l’équité en matière d’emploi à soumettre au plus tard le 1er juin.

Politique

Les paiements et avantages suivants doivent être inclus dans la déclaration sur l’équité en matière d’emploi et sont définis dans la prochaine section :

Pour remplir le formulaire 2, parties A à G, de leurs rapports sur l’équité en matière d’emploi, les employeurs ne doivent pas inclure la « prime » et la « paie d’heures supplémentaires » dans les calculs de la rémunération annuelle et du salaire horaire. Les employeurs doivent plutôt déclarer la « prime » et la « paie d’heures supplémentaires » séparément dans leurs rapports sur l’équité en matière d’emploi.

Les paiements et avantages suivants ne doivent pas être inclus dans la déclaration sur l’équité en matière d’emploi et sont définis dans la dernière section :

Définitions et interprétations des paiements à déclarer

Rémunération

La rémunération est la somme versée, avant les déductions applicables*, sous forme de :

*Les déductions applicables sont des montants qui peuvent être prélevés sur la paie d’un salarié du fait qu’ils sont :

  • prévus par les loi fédérales ou provinciales, comme les impôts et les cotisations d’assurance-emploi;
  • autorisés en vertu d’une ordonnance judiciaire, notamment pour une pension alimentaire ou une mesure de saisie-arrêt, ou en vertu d’une convention collective, comme les cotisations syndicales;
  • autorisés par écrit par le salarié (avec quelques exceptions).

Un employeur peut aussi prélever sur la paie d’un salarié les sommes versées en trop au titre du salaire, mais ces sommes ne doivent pas être incluses dans la rémunération d’un salarié aux fins de la déclaration sur l’équité en matière d’emploi. Ces déductions résultent souvent d’une erreur dans le paiement de la rémunération et ne représentent donc pas équitablement la rémunération d’un salarié.

La rémunération comprend les congés annuels ainsi que les congés payés (réaffectation et congé liés à la maternité, congé personnel, congé pour victimes de violence familiale et congé de décès, avec certaines conditions) qui sont obligatoires en vertu du Code canadien du travail. Les autres congés payés par l’employeur et utilisés par le salarié durant la période de rapport doivent aussi être inclus dans la rémunération.

Si un salarié travaille durant un jour férié, toute somme versée en plus de la rémunération qu’il reçoit habituellement durant un jour férié doit être déclarée comme paie d’heures supplémentaires. Les heures travaillées durant ces jours fériés doivent être déclarées comme heures supplémentaires.

Salaire de base

Le salaire de base est la somme des revenus qu’un salarié reçoit en échange de la quantité de travail prévue au contrat. Celui-ci est généralement énoncé dans :

  • les conditions d’emploi;
  • le contrat de travail;
  • la convention collective.

Salaire à la pièce

Le salaire à la pièce désigne les montants qu'un salarié reçoit en fonction des unités produites ou des tâches accomplies plutôt qu’en fonction du temps travaillé.

Prime de quart de travail

La prime de quart de travail peut également être appelée « prime de poste » et elle inclut la prime de fin de semaine. Il s’agit d’une pratique qui consiste à verser à un salarié un taux majoré, en reconnaissance du fait qu’il doit travailler un quart ou des heures moins attrayants en raison d’exigences opérationnelles.

Les employeurs doivent inclure la prime de quart de travail dans la rémunération aux fins de la déclaration d’équité en matière d’emploi lorsqu’elle fait partie :

  • des conditions normales de travail;
  • de la rémunération actuelle d’un salarié.

Prime

La prime est toute somme supplémentaire versée par un employeur à un salarié attribuable :

  • à la participation aux bénéfices;
  • aux primes à la productivité;
  • aux primes au rendement;
  • aux commissions;
  • à toute autre mesure incitative (par exemple, les primes à la signature).

Si un salarié reçoit, en plus de son salaire de base, des paiements à titre de récompenses automatiques, l’employeur doit déclarer ceux-ci comme prime. Quant aux sommes versées pour le travail d’heures supplémentaires, l’employeur doit plutôt les déclarer comme paie d’heures supplémentaires.

Les employeurs doivent déclarer la prime pour l’année civile au cours de laquelle elle est versée au salarié. Il en est ainsi même lorsque le salarié a effectué le travail ayant mené à la prime au cours d’une année civile précédente.

Les employeurs doivent déclarer les primes non monétaires qui sont acquises et versées à un salarié pour l’année civile au cours de laquelle elles sont versées. Cela comprend :

  • les actions;
  • les quote-parts;
  • tout autre type d’avantage sur capitaux propres.

Les paiements qu’un salarié reçoit en plus de son salaire de base pour les raisons suivantes doivent également être déclarés comme prime :

  • la participation aux bénéfices;
  • tout autre programme d’incitation au rendement mis en place par une organisation et qui dépend de la rentabilité de celle-ci.

Paie d’heures supplémentaires

La paie d’heures supplémentaires est toute somme versée pour les heures de travail travaillées par un salarié au-delà des heures normales de travail.

Les conditions pour recevoir la paie d’heures supplémentaires sont généralement énoncées dans :

  • la partie III du Code canadien du travail;
  • les conditions d’emploi;
  • le contrat de travail;
  • la convention collective.

Les employeurs doivent déclarer les paiements reçus par les salariés pour avoir effectué des heures supplémentaires comme paie d’heures supplémentaires pour l’année civile au cours de laquelle les paiements sont versés.

Cela comprend toutes les sommes versées pour le travail effectué pendant les heures supplémentaires, y compris les sommes versées pour :

  • le travail supplémentaire, en plus du travail normal;
  • du travail particulièrement pénible;
  • du travail effectué dans des conditions inhabituellement exigeantes;
  • une prime de quart de travail pendant les heures supplémentaires seulement.

Lorsque le versement d’une prime pour le travail par quarts fait partie des conditions normales de travail d’un salarié, les employeurs doivent déclarer cette somme comme rémunération.

Si un salarié en attente fait l’objet d’un rappel au travail, le paiement versé (p. ex., une indemnité de rappel ou de présence) doit être déclaré comme paie d’heures supplémentaires pour l’année civile au cours de laquelle le salarié reçoit le paiement.

Paiements et avantages à ne pas déclarer

Les paiements et avantages définis dans cette section ne doivent pas être inclus dans la déclaration sur l’équité en matière d’emploi. Ils doivent être exclus parce qu’ils varient considérablement d’un employeur à l’autre ou parce que leur valeur en espèces peut être difficile à déterminer.

Avantages, y compris les avantages imposables

Ces paiements sont versés pour des choses de nature personnelle. Il s’agit souvent de paiements pour un bien ou un service :

  • que l’employeur donne au salarié; ou
  • qu’un tiers donne au salarié, comme il a été convenu avec l’employeur.

Indemnités

Les indemnités correspondent à tout paiement périodique ou autre paiement semblable destiné à soutenir les fonctions du salarié et qui répond à tous les critères suivants :

  • il s’agit d’un montant prédéterminé;
  • le montant est payé pour un besoin en particulier;
  • le montant payé est à la seule disposition du salarié qui le reçoit;
  • le salarié qui reçoit le montant n’a aucune obligation de le rembourser ou de démontrer qu’il a été réellement dépensé.

Il peut s’agir de paiements pour :

  • l’hébergement;
  • le transport;
  • les repas;
  • compenser la différence de coûts qui est associée au fait de travailler dans des lieux isolés.

Indemnités de départ ou de cessation d’emploi

L’indemnité de départ est un paiement versé à un salarié licencié ayant travaillé sans interruption pour le même employeur pendant au moins 12 mois. L’indemnité de cessation d’emploi, ou indemnité de préavis, est un paiement versé à un salarié licencié à qui l’employeur n’a pas fourni un préavis écrit au moins 2 semaines avant la date prévue du licenciement. Les indemnités de départ versées sous la forme d’une continuation de la rémunération doivent aussi être exclues de la déclaration des écarts de rémunération.

Indemnités de vacances (sans prise de congé)

L’indemnité de vacances sans prise de congé est un paiement qu’un salarié reçoit au lieu de prendre des vacances. Elle est calculée en fonction d’un pourcentage du salaire du salarié durant son année de service. Elle est versée :

  • aux salariés qui n’ont pas droit à des vacances;
  • aux salariés qui décident de ne pas prendre les vacances auxquelles ils ont droit.

Les paiements versés aux salariés durant les vacances prises au cours de l’année civile, telles que durant les congés annuels, doivent être déclarés comme rémunération.

Paiements en nature

Le paiement en nature est l’utilisation d’un bien ou d’un service comme paiement au lieu d’espèces.

Paiements rétroactifs (pour des engagements précédant la période de rapport)

Les paiements rétroactifs sont des paiements versés pour honorer des engagements d’années civiles antérieures qui n’ont pas été remplis dans un délai prévu ou habituel. Il s’agit de la différence entre ce qui devait être payé et ce qui a été payé.

Les paiements versés pour honorer des engagements relatifs à la rémunération au cours d’une même période de rapport doivent être déclarés comme rémunération.

Les paiements versés pour honorer des engagements relatifs à la paie d’heures supplémentaires au cours d’une même période de rapport doivent être déclarés comme paie d’heures supplémentaires.

Les paiements versés comme prime doivent être déclarés pour l’année civile au cours de laquelle ils sont versés au salarié. Il en est ainsi même lorsque le salarié a effectué le travail ayant mené à la prime au cours d’une année civile précédente.

Remboursements de dépenses d’emploi

Il s’agit de paiements destinés à rembourser les frais qu’un salarié a encourus dans l’exercice de ses fonctions. Ceux-ci sont versés sur présentation d’une preuve des déboursements.

Sommes versées pour les services supplémentaires

La somme versée pour les services supplémentaires correspond à un paiement pour :

  • du travail supplémentaire effectué pendant les heures normales de travail;
  • du travail particulièrement pénible, effectué pendant les heures normales de travail; ou
  • du travail effectué dans des conditions inhabituellement exigeantes, pendant les heures normales de travail.

Suppléments de traitement

Il s’agit de tout autre paiement versé en plus du salaire de base, qui n’a pas déjà été mentionné et défini dans cette ligne directrice.

Cela inclut la rémunération ou l’indemnité de disponibilité reçues par le salarié en guise de dédommagement pour le temps passé à disposition de l’employeur, hors des heures normales de travail du salarié. Les sommes versées pour dédommager le temps passé à attendre un rappel au travail hors des heures normales de travail ne doivent pas être déclarées comme rémunération ou comme paie d’heures supplémentaires.

Les suppléments de traitement incluent aussi les sommes versées en supplément aux prestations d’assurance-emploi pour des congés, telles que les prestations de maternité, parentales (y compris l’adoption), de compassion ou pour proches aidants.

Valeurs mobilières

Les valeurs mobilières s’entendent d’un vaste ensemble d’actifs financiers. Elles comprennent les titres de créances, les titres de capitaux propres et les produits dérivés. Les valeurs mobilières qui ne donnent pas lieu à des paiements de la part de l’employeur sont exclues de la rémunération.

Les valeurs mobilières, telles que les actions et les quotes-parts, versées par un employeur à un salarié à titre de prime doivent être déclarées comme prime.

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