Vérification de la gestion et de l'exécution de l'approvisionnement : chapitre 1

Résumé

Cette vérification de la gestion et de l'exécution de l'approvisionnement a été incluse dans le Plan intégré de vérification et d'évaluation axé sur le risque (2013) de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE), tel qu'il a été approuvé par le sous-ministre, suivant la recommandation du Comité consultatif externe de vérification (CCEV).

Objectifs de la vérification :

• déterminer si les principaux éléments d'un cadre de contrôle de la gestion appuient la réalisation d'activités d'approvisionnement efficaces harmonisées avec les besoins opérationnels du Ministère;
• fournir l'assurance que les opérations d'approvisionnement d'ECCC sont conformes aux exigences du gouvernement du Canada, ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Ministère et des organismes centraux.

Les activités liées à la passation de marchés et à l’approvisionnement jouent un rôle essentiel dans l’atteinte de ses objectifs du Ministère. En 2013-2014, environ 8 900 opérations d’approvisionnement ont été traitées, pour une valeur totale évaluée à près de 148 millions de dollars, ce qui représente environ 15 % du budget total du Ministère^{Note de bas de page1}.

Ces dernières années, la Division de l'approvisionnement et des marchés, de la Direction générale des finances, a fait un certain nombre de changements pour améliorer l'ensemble des opérations d'approvisionnement. Par exemple, des postes de direction clés qui étaient vacants depuis longtemps ont été pourvus, les normes de service ont été revues et l'outil ECollab est désormais utilisé pour centraliser les renseignements et les documents relatifs à l'approvisionnement.

La Division continue d'évoluer, et la vérification a révélé que, dans l'ensemble, de nombreux éléments clés d'un cadre efficace de gestion de l'approvisionnement étaient en place. Par exemple, la vérification a permis de montrer que les rôles et les responsabilités, de même que la délégation des pouvoirs au chapitre de l'approvisionnement, étaient bien définis. En outre, des progrès très notables ont été accomplis pour s'assurer que les opérations d'approvisionnement sont traitées d'une manière plus uniforme tout au long de l'année. Toutefois, la vérification a également noté certains points à améliorer, comme le renforcement de l'assurance de la qualité, un meilleur suivi et de meilleurs rapports sur les normes de service et l'examen des lignes directrices afin d'améliorer la cohérence dans l'application des politiques et des directives.

Par ailleurs, la vérification a révélé que les activités d'approvisionnement et de passation de marchés étaient, dans l'ensemble, menées dans le respect des exigences de la politique, sauf quelques exceptions dans les domaines suivants : l'approbation des opérations d'approvisionnement, la signature et la datation des contrats, ainsi que le maintien d'une piste de vérification adéquate en ce qui a trait aux documents relatifs à l'approvisionnement et aux contrats.

Pour répondre aux conclusions présentées dans ce rapport, les recommandations suivantes ont été formulées.

Recommandations

1. La sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels et des finances devrait passer en revue et améliorer le cadre de gestion de l'approvisionnement afin :
   • qu'un programme officiel d'assurance de la qualité soit élaboré et mis en œuvre;
   • que des directives à l'intention des agents d'approvisionnement soient élaborées davantage et communiquées en vue d'améliorer l'uniformité  dans l'application des lois, des politiques et des procédures;
   • que les dossiers soient tenus de manière à ce qu'ils comprennent  une piste de vérification complète des principaux documents;
   • qu'une surveillance accrue et qu'une analyse des tendances relatives aux marché  soient effectuées en ce qui concerne, par exemple, les marché  à fournisseur unique.
2. La sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels et des finances devrait passer en revue l'approche utilisée pour surveiller l'efficacité des activités d'approvisionnement et de passation de marchés afin de :
   • mieux intégrer les principales activités liées à l'approvisionnement et aux clients (programme) dans les normes de service;
   • surveiller périodiquement les résultats réels par rapport aux normes de service établies, et en rendre compte.

 

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec les recommandations ci-dessus, et la Direction générale a déjà commencé à mettre en œuvre  certains éléments du  plan d'action de la direction.