Entrée continue de propositions : Comment préparer une demande

3. Comment préparer une demande

La première étape consiste à créer un compte dans le Système d’admission de demandes et de documents en ligne (SADDEL). Consultez le guide de l’utilisateur du système ou visionnez le Vidéos d’instructions : SADDEL pour apprendre comment naviguer et utiliser le système. Ces ressources vous aideront à créer et à gérer votre compte, et à compléter, soumettre, et suivre votre demande.

Nous vous recommandons de consulter cette section au moment de remplir la demande. Elle fournit des précisions importantes sur les renseignements et les documents dont nous avons besoin. Nous examinerons votre demande selon :

• les critères d’admissibilité : exigences de base devant être respectées.
• les critères d’évaluation : autres éléments utilisés pour évaluer la validité de votre demande. Nous évaluerons uniquement les demandes admissibles.

Nous avons indiqué les critères dans les instructions ci-dessous. Seuls les renseignements demandés dans le formulaire seront évalués.

Partie A : Renseignements sur l’organisme

Veuillez fournir les renseignements demandés dans cette section dans le profil de votre organisme dans le Système d’admission de demandes et de documents en ligne (SADDEL). Nous vous recommandons de réviser ces renseignements avant de développer chaque demande de financement. Vous devrez peut-être aussi mettre à jour vos coordonnées.

Nom légal

Indiquez le nom légal de votre organisme. Il se trouve sur le certificat de constitution ou sur un document de l’Agence du revenu du Canada. S’il s’agit d’un acronyme, indiquez le nom légal complet.

S’il n’y a pas de nom légal, indiquez le nom commercial ou commun de votre organisme. S’il s’agit d’un acronyme, indiquez le nom commercial complet.

Nom commercial

Indiquez le nom commercial ou commun de votre organisme s’il diffère du nom légal. Le nom commercial est le nom le plus utilisé par votre organisme. S’il s’agit d’un acronyme, indiquez le nom commercial complet.

Légalement constitué

Vous devez fournir la preuve que votre organisme est légalement constitué. Nous n’évaluerons pas votre demande sans cette preuve. Il existe deux façons de prouver que votre organisme est légalement constitué :

• le certificat de constitution ou des lettres patentes émis par une autorité provinciale ou territoriale

OU

• le certificat de constitution émis en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif

Indiquez comment votre organisme est légalement constitué.

Si vous avez sélectionné « créé en vertu d’une loi », indiquez laquelle, telle que la Loi sur les Indiens ou la Loi sur les universités. Dans la plupart des cas, les organismes disposent également d’un certificat. Dans ce cas, vous devez télécharger une copie du certificat pour éviter tout retard. Par exemple, les organismes créés en vertu de la British Columbia Societies Act ou de la Loi sur les compagnies au Québec ont aussi un certificat.

Si vous avez sélectionné « constitué en personne morale (incorporé) », vous devez télécharger une copie du certificat. Le numéro de constitution figure sur le certificat.

Notez qu'un organisme de bienfaisance enregistré n'est pas nécessairement légalement constitué. Nous n’évaluerons pas votre demande si vous fournissez seulement l’enregistrement d’organisme de bienfaisance.

Critères d’admissibilité :

• L’organisme demandeur est un organisme admissible.
• La demande est complète et comprend un certificat valide.

Type

Sélectionnez le type de votre organisme.

En plus des exigences des priorités individuelles, tous les organismes demandeurs doivent répondre aux critères suivants :

• être un organisme canadien légalement constitué
• disposer d’une preuve d’incorporation ou être créé en vertu d’une loi

Critère d’admissibilité :

• L’organisme demandeur est un organisme admissible.

Portée de l’organisme

Indiquez la portée de votre organisme qui figure dans votre mandat actuel :

• Portée locale : Les activités de l’organisme couvrent au moins une communauté, comme un village ou une ville.
• Portée régionale, provinciale ou territoriale, interprovinciale ou interterritoriale : Les activités de l’organisme couvrent une partie ou l’ensemble d’une province ou d’un territoire ou au moins deux provinces ou territoires.
• Portée nationale : Les activités de l’organisme peuvent avoir des retombées dans tout le Canada.

Comment la portée correspond à la définition de FEGC

Décrivez comment la portée de votre organisme correspond à la définition de la portée du ministère. Cette question n’apparait que si vous avez sélectionné une portée autre que locale.

Adresse

Indiquez l’adresse municipale de votre organisme.

Organismes établis au Québec

L’Assemblée nationale du Québec a adopté la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (M-30). Elle énonce les conditions pour les organismes souhaitant signer une entente avec le gouvernement fédéral. Les organismes doivent assurer le respect de la Loi.

Si FEGC retient votre projet, vous devrez déterminer si votre organisme est assujetti à la Loi. Si tel est le cas, vous devrez obtenir une autorisation du gouvernement du Québec. Vous pourrez ensuite signer une entente avec le Ministère.

Adresse confidentielle

Indiquez si l’adresse municipale de votre organisme est confidentielle, comme l’adresse d’une maison d’hébergement.

Téléphone et courriel

Indiquez le numéro de téléphone et l’adresse courriel de l’organisme.

Langue officielle de communication privilégiée

Choisissez la langue officielle dans laquelle vous souhaitez communiquer.

Mandat

Indiquez le mandat de votre organisme. Il apparaît dans vos documents de gouvernance et votre site Web.

Gouvernance

Décrivez le type d’organe de gouvernance de votre organisme. Par exemple, un conseil d’administration ou un comité consultatif.

Décrivez la façon dont l’organe de gouvernance supervise le travail de l’organisme. Indiquez la fréquence à laquelle il se réunit pour examiner ses ressources, ses activités et ses résultats.

S’il y a lieu, décrivez les changements à votre gouvernance ou haute gestion au cours des deux dernières années. Décrivez leurs répercussions.

Critère d’évaluation :

• La demande démontre que l’organisme a la capacité de gérer et d’appuyer le projet.

Montants dus

Indiquez si votre organisme doit un montant au gouvernement du Canada. Si oui, indiquez les renseignements suivants : le nom du ministère ou de l’organisme, le montant dû, la nature de la dette et la présence d’un plan de paiement.

Partie B : Coordonnées de la personne‑ressource principale

La personne-ressource principale est celle avec qui le Ministère communiquera. Cette personne doit connaître les détails du projet proposé. Indiquez son nom, titre, numéro de téléphone et adresse courriel. Nous enverrons toute correspondance à l’adresse courriel de la personne-ressource principale.

Partie C : Coordonnées de la personne-ressource secondaire

Nous communiquerons avec cette personne en l’absence de la personne-ressource principale. Cette personne doit également connaître les détails du projet proposé. Indiquez son nom, titre, numéro de téléphone et adresse courriel.

Partie D : Renseignements sur le projet

Comment vous avez pris connaissance de cette possibilité de financement

Indiquez comment vous avez entendu parler de cet possibilité de financement.

Pour les projets d’amplification seulement : Preuve de la réussite du projet original

Toutes les demandes d’amplification de projet doivent inclure la preuve qu’il a démontré des résultats positifs. En général, les preuves ne sont disponibles que pour les projets achevés ou en voie d’achèvement.

Utilisez des preuves qualitatives ou quantitatives pour démontrer les résultats positifs. Ils peuvent être présentés dans une évaluation de projet, un rapport final, une enquête, une étude de cas, des entrevues, des témoignages, des articles de presse, des statistiques ou des lettres de recommandation.

Pour les projets d’amplification sous le Programme de promotion de la femme, les preuves doivent démontrer que :

• Le projet a visé des changements dans les obstacles fondamentaux à l’égalité des femmes dans un système. Il n’a pas visé des changements chez les femmes pour qu’elles s’adaptent au système.
• À la fin du projet initial, un ou plusieurs des résultats du projet ont fait progresser l’égalité des femmes.
• Le projet a permis de faire avancer un changement systémique.

Des exemples de preuves de changements systémiques pourraient inclure :

• Changer les normes et les attitudes en matière de genre : Fournir des preuves de changement dans les normes et les attitudes issues d’entrevues ou de groupes de discussion.
• Soutenir les changements positifs en matière d’autorité, de voix à la table et de pouvoir de décision : Décrire le changement dans la répartition du pouvoir.
• Développer les réseaux et la collaboration : Décrire comment votre projet a aidé les gens à travailler ensemble pour faire avancer le changement systémique.
• Encourager une mise en commun plus efficace et équitable des ressources : Décrire comment votre projet a permis de modifier la répartition des ressources.
• Modifier les politiques et les pratiques : Décrire les modifications apportées à la loi, aux politiques ou aux pratiques.

Pour les projets d’amplification sous le Programme de financement de la lutte contre la violence fondée sur le sexe, les preuves doivent démontrer que :

• La pratique prometteuse comble une lacune dans les soutiens à une population sous-desservie.
• Une évaluation externe a présenté des preuves que la pratique prometteuse a donné des résultats positifs.

Des exemples de preuves qu’une pratique prometteuse a donné des résultats positifs pourraient inclure :

• Pour toutes les pratiques prometteuses : Fournir des preuves que la pratique prometteuse a aidé des populations à risque. Elles pourraient être issues d’entrevues ou de groupes de discussion.
• Soutiens intégrés qui favorisent la sécurité, la guérison, et le bien-être des personnes survivantes : Décrire comment le modèle a aidé les personnes survivantes à accéder des différents types de soutiens.
• Interventions qui augmentent la capacité des prestataires de service à travailler avec les personnes survivantes : Décrire comment votre projet a équipé les prestataires de service à travailler avec les personnes survivantes de VFS.
• Initiatives qui visent à éliminer les obstacles à l’accès aux soutiens ou services VFS : Décrire comment votre projet a éliminé des obstacles à l’accès aux soutiens pour les personnes survivantes de la VFS.
• Initiatives portant sur la prévention de la VFS : Fournir des preuves attitudes issues d’entrevues ou de groupes de discussion sur ce que les gens affirment avoir appris. Cela pourrait inclure l’intention de changer leur comportements.

Critère d’évaluation :

• S’applique seulement à l’amplification d’un projet réussi :
  • Pour un projet d’amplification d’un projet de changement systémique : La demande démontre un changement systémique dans le projet original.
  • Pour un projet d’amplification d’un projet de pratique prometteuse : La demande démontre que la pratique prometteuse du projet original fut réussie. Elle a comblé une lacune dans les soutiens à une population mal desservie.

Titre

Indiquez le titre du projet. Il doit être bref et descriptif.

Date de début prévue

Indiquez la date prévue de début du projet. Le Ministère ne remboursera pas les coûts engagés avant la signature de l’entente. Nous supprimerons les coûts des activités encourus avant la signature.

Date de fin prévue

Indiquez la date prévue pour la fin du projet. Nous supprimerons les coûts des activités se poursuivant après ces dates.

Portée du projet

Indiquez la portée du projet :

• Portée locale : Les activités du projet couvrent au moins un village ou une ville. Un projet qui couvre une municipalité régionale est également considéré comme local.
• Portée régionale, provinciale ou territoriale : Les activités du projet couvrent une partie d’une ou des provinces ou territoires. Elles peuvent aussi couvrir l’ensemble d’une province ou d’un territoire. Un projet est aussi régional s'il couvre l’une des grandes municipalités suivantes : les régions métropolitaines de Toronto, Montréal et de Vancouver.
• Portée pancanadienne : Le projet doit avoir des répercussions dans au moins quatre des régions de FEGC. Il doit se dérouler dans les deux langues officielles. Il se peut que FEGC renonce à cette exigence pour les organismes autochtones. Cela dépendra de la population impliquée dans leur projet.

Critère d’évaluation :

• Le montant total demandé respecte le montant maximum pour la portée du projet.

Type d’emplacement des activités

Indiquez si la plupart des activités du projet auront lieu dans une région rurale ou urbaine, ou les deux. Une région rurale est une région située à l’extérieur de communautés de 1 000 personnes. Elle compte moins de 400 personnes par kilomètre carré. Consultez le site Web de Statistique Canada sur le Profil du recensement pour de plus amples renseignements.

Indiquez si la plupart des activités auront lieu dans une région éloignée. Une région éloignée est une région :

• où les vols sont peu fréquents
• sans route d’accès
• dotée seulement de routes forestières
• dotée seulement d’un accès routier en hiver

Indiquez si des activités auront lieu dans une région du Nord. Une région du Nord est l’un des trois territoires ou une région se situant au‑dessus du :

• 50^e parallèle à Terre-Neuve-et-Labrador
• 54^e parallèle au Québec ou en Ontario
• 53^e parallèle au Manitoba
• 54^e parallèle en Saskatchewan, en Alberta ou en Colombie-Britannique

Ces renseignements se trouvent sur le site Web Latitude et longitude.

S’il y a des coûts supplémentaires, les critères d’évaluation suivants s’appliquent :

• La demande soutient les coûts plus élevés liés à des activités dans une région éloignée ou nordique.
• Le plan de travail présente des activités réalisées dans une région éloignée ou nordique.
• Le budget présente des coûts engagés pour des activités dans une région éloignée ou nordique.
• Les coûts plus élevés sont liés à des activités dans une région éloignée ou nordique.

ACS Plus

Avant de remplir une demande, nous vous invitons à suivre le cours en ligne gratuit Introduction à l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS Plus).

L’ACS Plus sert à évaluer l'effet des politiques et des programmes sur divers groupes de personnes. Le « plus » signifie que l’ACS Plus va au-delà des différences liées au sexe et au genre. De nombreux facteurs identitaires intersectionnels font de nous qui nous sommes. Aussi, l’ACS Plus tient compte de nombreux autres facteurs comme l’ethnicité et l’âge.

Décrivez comment vous avez intégré l’ASC Plus dans la conception de votre projet.

Critère d’évaluation :

• La demande montre que l’organisme a tenu compte des résultats de son ACS Plus pour le projet proposé.

Besoins à satisfaire

Décrivez comment ce projet comblera les besoins de la population qui en bénéficiera. Incluez des preuves de l'existence du besoin identifié. Indiquez les ajustements que vous avez apportés sur la base de votre ACS Plus.

Critères d’évaluation :

• La demande cerne les besoins pertinents au programme ou à une des priorité de l’entrée continue.
• La demande démontre que l’organisme a considéré les résultats de son ACS Plus.

Objectifs du projet

Les objectifs du projet doivent correspondre à la priorité à laquelle vous soumettrez une proposition.

Les objectifs décrivent ce que vous ferez, comment vous suivrez les progrès, et comment vous mesurerez le succès. Ils doivent être clairs, pratiques, et décrire des buts mesurables.

Indiquez les objectifs du projet :

• Présentez comment ils contribuent à l’objectif de la priorité.
• Incluez des références à la question en jeu ou au besoin visé par le projet.
• Indiquez comment votre organisme mesurera le succès.

Critère d’évaluation :

• Les objectifs du projet correspondent au programme ou à une priorité de l’entrée continue.

Population à qui le projet bénéficiera

Indiquez le genre de la population à qui le projet bénéficiera. Vous pouvez en sélectionner deux au plus, sauf si vous sélectionnez « Tous les genres ». Le genre d’une personne peut différer du sexe attribué à une personne à la naissance. Les catégories « Femmes », « Hommes » et « Tous les genres » incluent les personnes cisgenres et transgenres. Si le projet bénéficie à un autre genre, choisissez la catégorie « Genre non identifié ci-dessus ».

Indiquez la tranche d’âge de la population à qui bénéficiera le projet. Vous pouvez en sélectionner deux au plus, sauf si vous sélectionnez « Tous les âges ».

Indiquez le facteur d’identité principal qui décrit le mieux la population qui bénéficiera du projet. Ne sélectionnez qu’un seul facteur ou “Toute la population canadienne”.

Si le projet bénéficie aux Autochtones, indiquez comment les personnes s’identifient en majorité: Premières Nations, Inuits, Métis, non affiliés ou Autochtones en milieu urbain. De plus, si vous choisissez "Première Nations", précisez l'information suivante : membres des Premières Nations hors réserve, des Premières Nations dans les réserves ou encore de toutes les Premières Nations.

Si le projet est axé sur les personnes qui s'identifient comme 2ELGBTQI+, indiquez le groupe de population auquel il s'adresse. Si la population qui bénéficiera du projet est une autre population, indiquez-la dans la catégorie "Autre".

Si le projet bénéficie aux personnes racisées, indiquez quel groupe de population est visé. Si le projet bénéficie à une autre population racisée, indiquez-le en utilisant la catégorie « Autre ».

Indiquez le facteur d’identité secondaire qui décrit le mieux la population qui bénéficiera du projet. Ne sélectionnez qu’un seul facteur ou “Tous les Canadiens”.

Indiquez tous les autres facteurs d'identité qui décrivent le mieux la population qui bénéficiera du projet.

Représentation

Indiquez si le leadership de votre organisme est représentatif de la population à qui bénéficiera le projet. Cela comprend l’organe de gouvernance ou d’autres structures dotées d’un pouvoir décisionnel.

Nous pourrions utiliser ces renseignements pour prioriser les demandes qui :

• sont présentées par des organismes représentatifs de la population qu’ils desservent
• comblent toute autre lacune jugée prioritaire par le Ministère

Personnes servies

Indiquez le nombre de personnes servies chaque année par votre organisme. Pour les réseaux de partenaires ou de membres, indiquez le nombre total de personnes servies chaque année.

Mobilisation

Décrivez comment vous allez engager et impliquer la communauté concernée par la question ou le besoin.

L'engagement est un dialogue qui permet aux personnes concernées par le problème d'influencer les décisions. Elles peuvent vouloir participer au projet de différentes manières. Elles peuvent vouloir donner des conseils, aider à concevoir le projet ou travailler sur certaines activités.

Critère d’évaluation :

• La demande démontre que la population touchée par l’enjeu sera impliquée dans le projet.

Plan de travail

Le plan de travail fournit des renseignements sur les principales activités et les échéanciers. Les organismes utilisent souvent des plans de travail détaillés pour gérer les projets. Pour cette demande, veuillez n’inclure que les étapes qui vous aideront à atteindre vos objectifs. N’incluez pas toutes les étapes de la gestion de projet telles que l’embauche de personnel ou la rédaction de rapports. Si le projet est approuvé, vous devrez rendre compte de toutes les activités au Ministère. La rédaction de rapports sera plus facile si vous ne rendez compte que des activités importantes dans le plan de travail.

Les principales activités doivent :

• être réalistes compte tenu du financement disponible
• être classées par ordre chronologique
• être bien définies
• être liées aux objectifs et aux produits livrables du projet
• avoir des échéanciers réalistes pour les activités proposées
• montrer en quoi les résultats du projet perdureront après la fin du projet
• faire participer les partenaires ou les parties prenantes, le cas échéant
• démontrer qu’elles auront lieu dans une région éloignée ou nordique, le cas échéant

Lisez la section Activités pour en savoir plus sur les activités admissibles et non admissibles.

Vous pouvez inclure des services de soutien culturel et affectif dans vos activités.

Pour les activités pancanadiennes, vous pouvez inclure des services de traduction ou d’autres soutiens.

Les activités proposées dans le plan de travail doivent correspondre aux coûts du budget.

Critères d’admissibilité :

• La demande est complète, y compris le plan de travail.
• Les activités du plan de travail sont admissibles et conformes au programme. Ou, Les activités du plan de travail sont admissibles et conformes à une priorité de l’entrée continue.

Critères d’évaluation :

• Le plan de travail et la demande fournissent une description claire de chaque activité.
• Les activités sont admissibles et mesurables.
• Le plan de travail et la demande montrent la pertinence des activités par rapport aux objectifs du projet.
• Le plan de travail fourni des échéanciers clairs et réalistes qui correspondent aux activités du projet.
• Le plan de travail et la demande montrent comment seront maintenus les résultats après le projet.

Partenaires

Nouveau! Les clarifications suivantes s’appliquent à tous les projets financés par FEGC. Voici les différences entre un demandeur, un bénéficiaire, un partenaire, et un fournisseur :

Un demandeur est l’organisme qui développe et dépose une demande de financement. Si le ministère approuve son projet, le demandeur devient un bénéficiaire. Le bénéficiaire signera l’entente avec FEGC et est responsable des résultats du projet. Un partenaire de projet connait bien l’enjeu et y est intéressé. Un partenaire peut être un individu ou un organisme. Bien que le rôle d’un partenaire puisse varier, il n’est pas redevable des résultats du projet. Les demandeurs devraient considérer l’impact du retrait d’un partenaire. Il serait prudent de développer un plan alternatif sur lequel se reposer dans un tel cas. Sa contribution peut être en nature ou financière. Il n’est pas payé pour sa participation. Un fournisseur est un organisme ou une personne consultante embauché par le bénéficiaire. Un fournisseur peut livrer une activité ou peut offrir ses services ou son expertise. Un fournisseur peut aussi vendre des biens, tels que des matériaux de projets et de l’équipement. Le bénéficiaire est redevable du processus de sélection équitable des fournisseurs. Il doit choisir le fournisseur qui offre le meilleur rapport qualité-prix.

Si votre projet comprend des partenaires, indiquez leur type d’organisme et le rôle qu’ils joueront dans le projet. Si vous avez travaillé avec le partenaire par le passé, décrivez son rôle.

Les partenaires de projet sont importants dans le contexte de projets de changement systémique. Avant de postuler, nous vous encourageons à contacter les partenaires impliqués dans l'élément du système à changer.

Description du projet

La description de votre projet nous servira de résumé du projet en question. La description devrait permettre à quiconque de comprendre votre projet. Les descriptions de projet peuvent nous permettre de cerner des projets pour un financement prioritaire. Nous pouvons également fournir la description de votre projet à des comités d’examen internes et externes.

Décrivez brièvement les principales activités et les résultats attendus. Indiquez le nom de votre organisme et la durée du projet en nombre de mois.

Voici un modèle pour les projets de changements systémiques sous le Programme de promotion de la femme :

Grâce à ce projet de changement systémique de [insérer le nombre de mois] mois, [insérer le nom de l’organisme] contribuera à faire progresser l’égalité pour les femmes. Plus précisément, le projet s’attaquera aux obstacles systémiques au sein de [insérer le(s) élément(s) du système] en [insérer les activités clés].

Voici un modèle pour les projets qui proposent de tester, de mettre en place et d’évaluer une pratique prometteuse sous le Programme de financement de la lutte contre la violence fondée sur le sexe :

Grâce à ce projet de [insérer le nombre de mois] mois, [insérer le nom de l’organisme] élaborera et mettra en place une [nom de la pratique prometteuse] afin de renforcer le secteur de la VFS. Il traitera [nom des lacunes, des besoins, des obstacles]. Pour ce faire, le projet comprendra [décrire les principales activités uniquement]. Une évaluation externe permettra de mesurer et d’évaluer les répercussions de la pratique prometteuse. [Insérer le nom de l’organisme] fera [insérer l’activité] pour informer les autres sur la pratique prometteuse afin de leur permettre de la reproduire ou l’amplifier.

Voici un modèle pour les projets qui proposent d’amplifier une pratique prometteuse sous le Programme de financement de la lutte contre la violence fondée sur le sexe :

Grâce à ce projet de [insérer le nombre de mois] mois, [insérer le nom de l’organisme] amplifiera une [nom de la pratique prometteuse] afin de renforcer le secteur de la VFS. Il permettra d’amplifier [insérer à quel niveau ou à quel groupe de population vous amplifierez la pratique]. Il traitera [nom des lacunes, des besoins, des obstacles]. Pour ce faire, le projet comprendra [décrire les étapes clés nécessaires à l’amplification uniquement]. [Insérer le nom de l’organisme] fera [insérer l’activité] pour informer les autres sur la pratique prometteuse afin de leur permettre de la reproduire ou l’amplifier.

Voici un modèle pour les projets sous le Programme de promotion de l’égalité des sexes, de l’orientation sexuelle, de l’identité et de l’expression de genre :

Grâce à ce projet de [insérer le nombre de mois] mois, [insérer le nom de l’organisme] s’attaquera aux besoins et aux obstacles en matière d’égalité pour les communautés 2ELGBTQI+. Pour ce faire, l’organisme [décrire les principales activités de votre projet].

Communauté de langue officielle en situation minoritaire

Une communauté de langue officielle en situation minoritaire (CLOSM) est soit :

• une population francophone vivant à l’extérieur du Québec; ou
• une population anglophone vivant au Québec.

Consultez les listes des Communautés de langue officielle en situation minoritaire pour plus de détails.

Indiquez si le projet bénéficiera aux membres d’une CLOSM ou les fera participer. Cette question s’applique aux organismes qui travaillent au sein et aux environs d’une CLOSM. Il pourrait être important de les faire participer pour rendre le projet plus inclusif.

Voici quelques façons dont votre organisme peut impliquer les CLOSM :

• faire participer des CLOSM à la conception et aux activités du projet
• inviter un organisme d’une CLOSM au sein du comité consultatif du projet
• adapter les activités du projet aux besoins des CLOSM

Il ne suffit pas de traduire des documents existants ou nouveaux pour que cela soit considéré un avantage pour une CLOSM ou une participation de celle‑ci.

Si le projet fait participer des CLOSM, décrivez comment votre organisme le fera.

Partie E : Budget

Les renseignements fournis dans cette section nous permettront d’évaluer le coût total du projet. Nous vérifierons également si les sources de financement prévues couvriraient les coûts. Les coûts doivent correspondre aux activités décrites dans le plan de travail.

Budget (Nouveau!)

Remplissez le budget. Consultez le guide de l’utilisateur du système SADDEL pour de plus amples renseignements.

Conseils importants pour créer votre budget :

• Inscrivez seulement les coûts demandés à FEGC. Si vous incluez d’autres coûts, nous ajusterons le budget.
• Rédigez des descriptions claires et détaillées pour chaque coût afin de les associer facilement aux activités. Utilisez les exemples de coûts admissibles fournis ci-dessous.
• Comparez votre budget à votre plan de travail pour vous assurer qu’il comprend tous les coûts requis pour chaque activité. Nous pouvons supprimer les coûts qui ne sont pas clairement liés aux activités. Le Ministère ne couvre que les coûts et les activités directement liés à un projet.
• Les coûts doivent être raisonnables et comparable aux normes régionales.
• Arrondissez tous les coûts au dollar près.
• Si votre projet dure plus d’une année financière, vous devez également répartir les coûts par année.
• Chaque année financière commence le 1^er avril et se termine le 31 mars. La répartition par année financière pourraient être modifiée lors de la négociation d'entente.
• Vous devez inclure les frais de vérification pour les projets de plus de 300 000 $ dans les coûts administratifs. Le Ministère exige chaque année :
  • un état des revenus et des dépenses examiné à l’externe pour les projets entre 300 000 $ et 999 999 $
  • un état financier vérifié pour les projets d’un million de dollars et plus
• Les coûts de la vie et des déplacements sont souvent plus élevés dans les régions nordiques ou éloignées. Vous pouvez ainsi demander un supplément de 35 % pour les activités qui se déroulent dans ces régions.
• Les coûts de la vie et des déplacements sont souvent plus élevés dans les régions nordiques ou éloignées. Vous pouvez ainsi demander un supplément de 35 % pour les activités qui se déroulent dans ces régions. Voir la question Type d’emplacement des activités pour les définitions.

Les coûts admissibles sont ceux qui sont nécessaires à l’atteinte de l’objectif du projet. Il existe deux catégories de coûts admissibles :

• Les coûts directs : dépenses liées à la réalisation du projet en lien avec des activités précises.
• Les coûts d’administration : dépenses engagées pour gérer et appuyer le projet.

Nouveau! FEGC propose maintenant deux options pour les coûts administratifs.

• Vous pouvez demander jusqu’à un maximum de 20% du montant total demandé à FEGC. Si vous choisissez cette option, vous devrez présenter les détails des coûts. Consultez l’information fournie dans les exemples de coûts admissibles pour le niveau de détail requis.
• Vous pouvez demander un taux fixe de jusqu’à un maximum de 15% du montant total demandé à FEGC. Dans ce cas, vous ne donnerez pas de détails de ces coûts. Il suffit d’inscrire « jusqu’à un taux fixe de 15 % du montant total demandé à FEGC » dans n’importe quelle ligne de la section des couts administratifs. Dans cette même section sur les coûts, indiquez le montant total par exercice financier.

Vous ne pouvez choisir qu’une option.

Dans les deux cas, vous devrez continuer de tenir compte de vos dépenses à l’interne. Nous demanderons seulement ces informations dans le cas d’un audit ou vérification. Vous continuez d’être responsable de tenir des livres comptables tel qu’exigé par les principes comptables généralement reconnus. Le seul changement est de ne pas avoir à nous donner les détails dans votre demande et autres rapports.

Il est important d’inscrire les coûts dans les bonnes catégories des coûts directs et administratifs. Si les coûts ne sont pas dans la bonne catégorie, il se peut que nous devions les retirer. Cela pourrait avoir un impact sur le montant total.

Renseignements et exemples de coûts directs et administratifs par catégorie

Cette section vous aidera à créer votre budget. Elle présente ce qu’il faut inclure dans votre description et des exemples concrets. Elle présente également la différence entre les coûts directs et administratifs.

Déplacements

Pour les coûts directs, FEGC ne supporte que les déplacements qui sont nécessaires à atteindre les objectifs du projet. Les coûts ne peuvent pas être plus élevés que ceux énoncés dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Fournissez les informations suivantes :

• le titre du voyageur
• la fréquence des déplacements
• les moyens de transport
• les lieux de départ et d’arrivée
• la raison du voyage
• l’hébergement
• les repas

Voici un exemple :

• Année financière 1 : Coordonnatrice de projet, 1 voyage aller-retour de Ottawa à Montréal pour un atelier de 2 jours, billets de train 114 $, coûts des repas 90 $, hébergement 150 $, total : 354 $
• Année financière 2 : Coordonnatrice de projet, 2 voyages aller-retour de Ottawa à Montréal pour des réunions de travail avec des parties prenantes, billets de train 114 $ x 2 = 228 $, coûts des repas 90 $ x 2 = 180 $, hébergement 150 $ x 2 = 300 $, total :
  708 $

FEGC ne supporte pas les coûts administratifs liés aux déplacements.

Salaires et charges sociales obligatoires de l’employeur (CSOE)

Pour les coûts directs, FEGC appuie les salaires et les CSOE pour le travail directement lié au projet. Ceux-ci doivent être conformes aux normes régionales pour un travail équivalent. Fournissez les renseignements suivants :

• le nombre de personnes qui travaille sur le projet et le titre de leur poste
• le salaire annuel
• le pourcentage et la durée du travail consacrés au projet

Voici un exemple :

• Année financière 1 : Coordonnatrice de projet, salaire annuel 60 000 $, 100% du temps attribué au projet, total : 60 000 $
• Année financière 2 : Coordonnatrice de projet, salaire annuel 60 000 $, 100% du temps attribué au projet, total : 60 000 $

Pour les coûts administratifs, FEGC peut payer une partie des salaires et CSOE du personnel de gestion et de soutien. Fournissez les informations suivantes :

• le nombre de personnel de gestion et de soutien
• salaire annuel
• le pourcentage et le temps de travail consacré au projet

Voici un exemple :

• Année financière 1 : Direction générale, salaire annuel 95 000 $, 3% du temps attribué à la supervision du projet, total : 2 850 $
• Année financière 2 : Direction générale, salaire annuel 95 000 $, 3% du temps attribué à la supervision du projet, total : 2 850 $

Honoraires et frais professionnels

Les honoraires sont des paiements versés à une personne pour avoir effectué une tâche particulière. Ils peuvent également être versés pour des connaissances apportées au projet. Les services professionnels sont des paiements pour une activité spécifique, comme la traduction. Ceux-ci devraient être conformes aux normes régionales pour des types de travail similaires. Vous ne pouvez pas payer les membres de l’organisme pour des services professionnels.

Nouveau! Les clarifications suivantes s’appliquent à tous les projets financés par FEGC. Voici les différences entre un demandeur, un bénéficiaire, un partenaire, et un fournisseur :

Un demandeur est l’organisme qui développe et dépose une demande de financement. Si le ministère approuve son projet, le demandeur devient un bénéficiaire. Le bénéficiaire signera l’entente avec FEGC et est responsable des résultats du projet. Un partenaire de projet connait bien l’enjeu et y est intéressé. Un partenaire peut être un individu ou un organisme. Bien que le rôle d’un partenaire puisse varier, il n’est pas redevable des résultats du projet. Les demandeurs devraient considérer l’impact du retrait d’un partenaire. Il serait prudent de développer un plan alternatif sur lequel se reposer dans un tel cas. Sa contribution peut être en nature ou financière. Il n’est pas payé pour sa participation. Un fournisseur est un organisme ou une personne consultante embauché par le bénéficiaire. Un fournisseur peut livrer une activité ou peut offrir ses services ou son expertise. Un fournisseur peut aussi vendre des biens, tels que des matériaux de projets et de l’équipement. Le bénéficiaire est redevable du processus de sélection équitable des fournisseurs. Il doit choisir le fournisseur qui offre le meilleur rapport qualité-prix. FEGC pourrait offrir une exception basée sur une justification solide.

Aussi, le bénéficiaire devra obtenir une offre d'un nombre raisonnable de fournisseurs pour les contrats ou biens de 25 000 $ ou plus avant les taxes. Il est interdit de diviser un contrat ou un achat pour contourner cette règle. Si vous ne vous conformez pas à cette règle, nous pourrions refuser de rembourser les coûts associés.

Pour les coûts directs, FEGC peut payer les honoraires et les frais professionnels pour le travail lié aux activités. Fournissez les informations suivantes :

• le service acheté
• le coût du service
• le pourcentage et la durée du service consacré au projet, s’il y a lieu

Voici un exemple pour les honoraires :

• Année financière 1 : Aîné pour guider les activités du projet, 400 $ par demi-journée, 1 atelier d’une demi-journée, total : 400 $
• Année financière 2 : Aîné pour guider les activités du projet, 400 $ par demi-journée, 2 ateliers d’une demi-journée, total : 800 $

Voici un exemple pour les frais professionnels :

• Année financière 1 : Consultation externe liée à l’activité 2, 500 $ par jour, 5 jours, total : 2 500 $

• Année financière 2 : Consultation externe liée à l’activité 4, 500 $ par jour, 2 jours, total : 1 000 $

Pour les coûts administratifs, FEGC supporte une partie des honoraires et frais professionnels qui appuient le projet. Fournissez les informations suivantes :

• le service acheté
• le coût du service
• le pourcentage de temps consacré au projet et la durée de l’embauche s’il y a lieu

Voici un exemple :

• Année financière 1 : Comptabilité, 90 $ l’heure, 13 jours de 7 heures, 15% du temps attribué au projet, total : 1 229 $
• Année financière 2 : Comptabilité, 90 $ l’heure, 13 jours de 7 heures, 15% du temps attribué au projet, total : 1 229 $

Fournitures et approvisionnements

Pour les coûts directs, FEGC supporte le matériel et les fournitures nécessaires pour les activités du projet. Fournissez les informations suivantes :

• l’article acheté
• le nombre d’articles
• le coût par article

Voici un exemple :

• Année financière 1 : Matériaux d’atelier, 13 $ par personne, 16 personnes, 1 atelier, total : 208 $
• Année financière 2 : Matériaux d’atelier, 13 $ par personne, 16 personnes, 2 ateliers, total : 416 $

Pour les coûts administratifs, FEGC peut payer une partie du matériel et des fournitures de bureau utilisés pour appuyer le projet. Fournissez les informations suivantes :

• l’article acheté
• le nombre d’articles
• le coût par article

Voici un exemple :

• Année financière 1 : Services de photocopie et d’impression, 80 $ par mois, 10 % attribué au projet pendant 12 mois, 80 $ x 10 % x 12 = 96 $
• Année financière 2 : Services de photocopie et d’impression, 80 $ par mois, 10 % attribué au projet pendant 12 mois, 80 $ x 10 % x 12 = 96 $

Locaux

Ceux-ci devraient être conformes aux normes régionales.

Pour les coûts directs, FEGC peut payer la location de salles pour les activités du projet, comme les ateliers. Fournissez les informations suivantes :

• la raison de la location
• la durée de la location
• le type d’espace loué
• l’équipement audiovisuel loué

Voici un exemple :

• Année financière 1 : Consultation communautaire, location de local, 400 $ par jour, location d'équipement audiovisuel, 75 $ par jour, total 475 $
• Année financière 2 : Présentation des résultats de projet à la communauté, 400 $ par jour, location d'équipement audiovisuel, 75 $ par jour, total 475 $

Pour les coûts administratifs, FEGC peut payer une partie des coûts de location des bureaux et des services publics. Fournissez les informations suivantes :

• le coût total de la location de bureau
• la partie attribuée au projet

Voici un exemple :

• Année financière 1 : Local de l'organisme, 1 450 $ par mois, 5% attribué au projet, total : 870 $
• Année financière 2 : Local de l'organisme, 1 450 $ par mois, 5% attribué au projet, total : 870 $

Voici un autre exemple :

• Année financière 1 : Espace de cotravail, 500 $ par mois, 5 % attribué au projet, total : 300 $
• Année financière 2 : Espace de cotravail, 500 $ par mois, 5 % attribué au projet, total : 300 $

Publicité et promotion

Pour les coûts directs, FEGC peut payer les coûts de publicité et de promotion en lien avec le projet. Fournissez les informations suivantes :

• le type de publicité
• le coût par service
• la fréquence de la publicité

Voici un exemple :

• Année financière 1 : Espace publicitaire pour 1 campagne de publicité, 200 $ par campagne, total 200 $
• Année financière 2 : Espace publicitaire pour 3 campagnes de publicité, 200 $ par campagne, total 600 $

FEGC ne paye pas les coûts administratifs liés à la publicité et à la promotion de l’organisme.

Autres

Il s’agit de coûts qui ne sont pas inclus dans les autres catégories. Fournissez les informations suivantes :

• la description du coût
• le prix par article

Voici des exemples :

• Année financière 1 : Rafraîchissements servis durant une consultation communautaire, 50 personnes, 10 $ par personne, total 500 $
• Année financière 2 : Coûts liés à la prestation de soins à des personnes à charge ou à des enfants durant une consultation communautaire, 40 $ par jour par dépendant, 10 dépendants, total 400 $

FEGC ne supporte pas les coûts administratifs liés à cette catégorie.

Équipement de bureau

FEGC ne supporte pas les coûts directs liés à cette catégorie.

Pour les coûts administratifs, FEGC peut payer une partie des coûts de location ou d’achat pour le personnel du projet. Vous ne pouvez pas demander des coûts pour l’équipement de bureau qui appartient déjà à l’organisme. Fournissez les informations suivantes :

• l’article ou service acheté
• le coût par article ou service
• le pourcentage du service attribué au projet et durée du service, s’il y a lieu

Voici quelques exemples :

• Année financière 1 : Achat d'un ordinateur portable pour la coordonnatrice de projet, total 800 $
• Année financière 2 : Services internet, 100 $ par mois, 10% attribué au projet, total : 120 $

Critères d’admissibilité :

• La demande est complète, y compris le budget.
• Pour le Programme de financement de la lutte contre la violence fondée sur le sexe seulement : La demande présente un financement de contrepartie d’au moins 50 % du total des dépenses admissibles pour les organismes suivants :
  • les établissements d’enseignement et académiques, tels que les universités, les écoles secondaires, les conseils scolaires, et les districts scolaires
  • les provinces, les territoires, les municipalités, et les organismes connexes
  • les établissements de santé publics, les hôpitaux, et les prestataires de services de santé

Critères d’évaluation :

• Le budget présente et détaille les coûts.
• Les coûts sont admissibles, raisonnables, et comparables aux normes régionales.
• Le budget montre que les coûts sont directement liés aux activités décrites dans le plan de travail.
• Le budget comprend les ressources nécessaires à la réalisation du projet.
• Si l’organisme demandeur a choisi de fournir des détails pour obtenir jusqu’à 20 % des coûts administratifs : Les coûts administratifs s’élèvent en tout à 20 % ou moins du montant total demandé.
• Si l’organisme demandeur a choisi le taux fixe de jusqu’à 15 % des coûts administratifs : Les coûts administratifs s’élèvent en tout à 15 % ou moins du montant total demandé.
• Le montant total demandé est inférieur au montant maximal fixé.

Sources de revenus

Il n’est pas obligatoire de présenter des contributions financières ou en nature d’autres sources. Toutefois, si d’autres partenaires contribuent au projet, vous devez remplir cette section.

Une contribution financière est de l’argent qui couvre les coûts du projet. Elle pourrait provenir d’autres ordres de gouvernement, du secteur privé, ou de fondations.

Une contribution en nature est une solution de remplacement à l’argent. Il s’agit d’un bien ou d’un service fourni à la place de l’argent. Par exemple, si un partenaire fournis une salle pour une activité de projet, mais ne vous impose pas de frais, il s’agit d’une contribution en nature. Un autre exemple est le temps qu’un bénévole consacre à votre projet. Assignez un montant raisonnable et comparable aux normes régionales à ces contributions. Le Ministère ne remboursera pas les contributions en nature.

Nous nous réservons le droit de demander des références.

Redistribution de fonds

Attention! La redistribution de fonds n’est pas toujours admissible. Vérifiez les priorités de l’entrée continue pour de plus amples renseignements.

Indiquez si vous utiliserez le financement de FEGC pour financer les projets d’autres organismes. Il ne s’agit pas de payer d’autres organismes pour un service lié au projet. FEGC peut rembourser des frais professionnels pour des services tels que la traduction et la compatibilité.

Si votre projet inclut la redistribution de fonds à d’autres organismes, fournissez les renseignements suivants :

• le processus clair, transparent, et ouvert que vous utiliserez pour choisir les organismes
• comment vous assurerez que les organismes choisis respecteront les modalités de votre entente
• comment vous surveillerez les sous-ententes, incluant rapporter sur les résultats
• le montant à redistribuer aux organismes dans la catégorie « autre » du budget

Si le projet inclut la redistribution de fonds, les critères d’évaluation suivants s’appliquent :

• La demande présente un plan pour un processus clair, transparent, et ouvert pour sélectionner les organismes.
• La demande présente un plan sur comment l’organisme surveillera les sous-ententes.
• Le budget présente les montants qui seront redistribués aux autres organismes.

Financement de contrepartie ou à frais partagés

Attention! Le financement de contrepartie ou à frais partagés n’est pas toujours requis. Vérifiez les priorités de l’entrée continue pour de plus amples renseignements.

Si nous exigeons que vous sécurisiez un autre financement, fournissez les renseignements suivants :

• comment vous sécuriserez des contributions financières d’autres parties
• les échéanciers et les étapes importantes pour rencontrer vos objectifs

Critère d’admissibilité :

• Pour le Programme de financement de la lutte contre la violence fondée sur le sexe seulement : La demande présente un financement de contrepartie d’au moins 50 % du total des dépenses admissibles pour les organismes suivants :
  • les établissements d’enseignement et académiques, tels que les universités, les écoles secondaires, les conseils scolaires, et les districts scolaires
  • les provinces, les territoires, les municipalités, et les organismes connexes
  • les établissements de santé publics, les hôpitaux, et les prestataires de services de santé

Critère d’évaluation :

• La demande présente un plan sur comment l’organisme sécurisera des contributions financières d’autres parties. Il est logique et réalisable et inclut des échéanciers et des étapes importantes.

Partie F : Déclaration

Seule une personne dotée du pouvoir de signature peut signer la demande. Pour signer, entrez le nom et le poste de la personne signataire. En signant la demande, la personne représentante confirme avoir :

• lu et compris les lignes directrices pour l’entrée continue
• lu et compris la déclaration

Ensuite, soumettez la demande.

Critères d’admissibilité :

• La demande est complète.
• Une personne autorisée par l’organisme a signé la demande électroniquement.

Liste de vérification

La liste de vérification suivante est aussi intégrée au formulaire de demande. Elle vous aidera à soumettre une demande dûment remplie :

• Avez-vous lu la section « Comment préparer une demande » du matériel en ligne? Elle inclut des instructions pour chaque question de la demande. Il s’agit de vous aider à élaborer une excellente demande.
• Avez-vous démontré que vous remplissez tous les critères d’admissibilité? Il s’agit notamment du type d’organisme et des activités que vous avez proposées.
• Avez-vous fourni la preuve que votre organisme est légalement constitué?
• Avez-vous rempli la demande dans son intégralité? Assurez-vous que toutes les parties de la demande sont remplies, y compris le budget et le plan de travail.
• Avez-vous fourni suffisamment de détails dans vos descriptions budgétaires? Avez-vous consulté les exemples fournis dans la partie liée au budget de « Comment préparer une demande »?
• Avez-vous inclus les coûts de vérification pour les projets de 300 000 $ et plus dans vos coûts administratifs?
• Si le projet inclus des activités dans des régions du nord ou éloignées, leurs coûts sont-ils présentés dans le budget?
• Les coûts directs sont-ils tous liés aux activités prévues dans votre plan de travail?
• Un signataire de votre organisme a-t-il signé la demande?
• Avez-vous soumis la demande?